Tiết kiệm bằng các công cụ hội thảo trực tuyến Nếu bạn không thích tham dự các cuộc hội thảo doanh nghiệp, tại sao không sử dụng các công cụ Internet hữu dụng để lên kế hoạch các nhóm là
Trang 1Tiết kiệm bằng các công cụ hội thảo trực tuyến
Nếu bạn không thích tham dự các cuộc hội thảo doanh nghiệp, tại sao không
sử dụng các công cụ Internet hữu dụng để lên kế hoạch các nhóm làm việc
và điều hành nhóm một cách hiệu quả hơn Tất cả các công cụ này đều làm việc trên hầu hết các trình duyệt thông dụng thêm vào đó một trong hầu hết các công cụ này đều được cung cấp miễn phí hoặc có giá thành rất rẻ Tuy nhiên để hiểu và biết được công cụ nào phù hợp với hoàn cảnh riêng của từng tình huống thì bạn cần phải đọc và tìm hiểu qua các công cụ mà chúng tôi giới thiệu trong bài này
Đồng bộ nhiều Calendar với nhau
Hầu như các tình huống hay gặp nhất là khi bạn muốn đồng bộ một bộ lịch công tác (calendar) dùng chung, chẳng hạn như giữa các PDA của ai đó và Microsoft Outlook của họ, hoặc giữa calendar của ông chủ với calendar của thư ký Nhiều dịch vụ có thể tạo chia sẻ calendar giữa các thành viên trong các nhóm làm việc với nhau (hoặc thậm chí giữa các thành viên gia đình hoặc bạn bè) một cách đơn giản hơn Google Calendar và Yahoo Calendar đều cho phép đồng bộ calendar miễn phí, một số lớn các sản phẩm khác như Connect củaCalgoo, MobileMe của Apple và iTunes cho các máy tính và iPhones của họ, NuevaSync và SugarSync đều làm việc tốt với cả hai dịch
vụ BusySync và Spanning Sync cũng có thể đồng bộ giữa iCal calendars của Apple với Google Calendar
Tuy nhiên các dịch vụ đồng bộ này không phải lúc nào cũng làm việc như mong đợi Một phần của vấn đề là hầu hết các bộ lịch công tác (calendar)
Trang 2trực tuyến và các sản phẩm lập kế hoạch đều sử dụng email cho việc thông báo các sự kiện và lời mời, chính vì vậy các chương trình calendar khác rất khó có thể nhận ra hoặc làm việc trên các thông điệp email như vậy theo một cách thức nhất quán nào đó Một vấn đề khác nữa là nếu bạn nhận một email
từ chương trình calendar có nhúng URL, khi đó dịch vụ antispam của công
ty bạn rất có thể sẽ khóa chặn email này Và trong một tình huống khác chẳng hạn, khi hai người trên hai máy chủ Microsoft Exchange khác nhau có thể sẽ muốn lập kế hoạch cho một cuộc hội thảo chung – mặc dù có thể câu kết cả hai calendar của Exchange để đồng bộ với cùng tài khoản Google Calendar nhưng vẫn rất khó khăn trong thao tác thực hiện Một giải pháp khác mang tính tiềm tàng cho vấn đề cuối cùng đó là sử dụng MailShadow for Google Apps của Cemaphore để đồng bộ hóa các máy chủ Exchange với Google Calendar; phần mềm có giá 60$ cho mỗi tài khoản email trong một năm sử dụng
Có một thứ và cả Google Calendar và Yahoo Calendar đều làm rất tốt đó là gửi ra các bộ nhắc nhở email về các cuộc hội thảo có tính chất định kỳ đến một số các địa chỉ cần thiết nào đó Chỉ cần bạn nhập vào các địa chỉ đúng thì chức năng này sẽ làm việc tốt
Cho phép máy khách thiết lập các cuộc gặp
Điều gì sẽ xảy ra nếu khách của bạn hoặc những người khác không phải nhân viên trong công ty đặt một cuộc hẹn trực tiếp với bạn? Trước đây, các thư ký sẽ phải chịu trách nhiệm về lịch hay thời gian biểu của ông chủ và họ phải thiết lập thời gian hội thảo bằng giấy và mực Tuy nhiên ngày nay, bạn
có thể chỉ cho khách hoặc các đồng nghiệp bên ngoài sử dụng bộ tự lập kế hoạch hẹn gặp trên web, chẳng hạn như HourTown hoặcTimeDriver Các
Trang 3site này có thể hiển thị sự rảnh rỗi của các nhân viên cùng biên chế cũng những thời điểm họ bận rộn với các công việc khác, ngoài ra còn có một bảng kiểm kê thời gian cho các cuộc hẹn gặp Chúng cũng gửi đi các thông báo email và không yêu cầu bất cứ một phần mềm đặc biệt nào ngoài trình duyệt web để xác nhận cuộc hẹn Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh lịch biểu khi
đi công tác xa hoặc không available Cả hai dịch vụ này đều được cung cấp với một giá thành phải chăng: TimeDriver có 90 ngày dùng thử và giá thành
sử dụng trong một năm là 30$, còn HourTown cung cấp dưới ba hình thức khác, trong đó có hình thức miễn phí cho phép sử dụng trong hai tháng