GIỚI THIỆU
Đối với các công ty sản xuất, việc duy trì một lượng hàng tồn kho nhất định là cần thiết để đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục Hàng tồn kho đóng vai trò như "miếng đệm an toàn" giữa cung ứng và sản xuất, bao gồm cả tồn kho thành phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng, tồn kho bán thành phẩm để duy trì quy trình sản xuất, và tồn kho nguyên vật liệu cần thiết Quản lý hàng tồn kho một cách hợp lý là rất quan trọng, vì lượng hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh, chiếm từ 40% đến 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp chế tạo sản phẩm kỹ thuật chủ yếu nhập và bán hàng, việc quản lý và kiểm soát lượng hàng tồn kho thành phẩm giá trị cao là rất quan trọng Xác định mức tồn kho hợp lý giúp tránh tình trạng thiếu hàng, từ đó giữ chân khách hàng, đồng thời cũng hạn chế tình trạng thừa hàng, vì điều này sẽ gia tăng chi phí tồn kho, là một thách thức lớn mà các công ty phải giải quyết.
Các công ty kỹ thuật tại Việt Nam, tương tự như các doanh nghiệp chế tạo khác, thường không tiến hành sản xuất mà chủ yếu nhập khẩu nguyên liệu để chế tạo sản phẩm và bán lại, dẫn đến nhiều thách thức trong việc quản lý hàng tồn kho.
Công ty Bình Minh Việt, một doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực kỹ thuật, đang đối mặt với thách thức trong quản lý kho do sản phẩm có kích thước và trọng lượng đa dạng Hệ thống thông tin quản lý hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu, dẫn đến việc thông tin giữa các bộ phận không liên kết chặt chẽ, gây ra sai sót trong dự báo số lượng hàng hóa và tiến độ thực hiện hợp đồng.
Trong quá trình tìm hiểu, nhóm em nhận thấy công ty chưa chú trọng đến việc tối ưu hóa chi phí tồn kho và thiếu chính sách đặt hàng hợp lý Công ty không xác định được thời điểm và số lượng đặt hàng, dẫn đến việc dự báo nhu cầu sản phẩm chưa được thực hiện Hàng hóa chủ yếu được đặt theo cảm tính hoặc theo nhu cầu của khách hàng, gây ra tình trạng thiếu hụt cho một số mặt hàng trong khi một số khác lại tồn kho lớn.
Công ty đang tìm kiếm một hệ thống quản lý kho hiệu quả hơn để đáp ứng nhu cầu của các phòng ban, giảm chi phí tồn kho, giảm tỷ lệ đơn hàng bị mất và nâng cao khả năng đáp ứng trước sự thay đổi nhu cầu của khách hàng Để đạt được điều này, nhóm nghiên cứu đã quyết định thực hiện đề tài luận văn: “THIẾT KẾ PHẦN MỀM”.
THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN LÝ KHO CHO CÔNG TY BÌNH MINH VIỆT” để làm tiền đề cho xây dựng hệ thống sau này.
Mục tiêu của đồ án là thiết kế một hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ quản lý kho, đồng thời xây dựng quy trình tính toán dự báo và hoạch định tồn kho hiệu quả.
Triển khai quy trình với một số sản phẩm tiêu biểu.
Kết quả của đề tài là một bảng Excel chi tiết, được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của công ty, đồng thời cung cấp hướng dẫn cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Tìm hiểu sản phẩm, quy trình hoạt động của công ty.
Xác định vấn đề của công ty.
Thiết kế chi tiết phần mềm xây dựng quy trình tính toán dự báo nhu cầu, hoạch định tồn kho.
Triển khai quy trình với một số sản phẩm tiêu biểu.
Phạm vi và giới hạn đề tài
Do hạn chế về thời gian và lập trình nên đề tài chỉ giới hạn trong nội dung sau:
Khảo sát nhu cầu của các phòng ban trong công ty.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ xây dựng hệ thống quản lý kho.
Xây dựng quy trình tính toán dự báo, tồn kho.
Để thực hiện dự báo nhu cầu và hoạch định tồn kho cho một số sản phẩm tiêu biểu, chúng tôi đã thu thập số liệu xuất nhập từ phòng kế toán trong khoảng thời gian từ tháng 5 năm 2013 đến tháng 8 năm 2014.
Chương 1: Giới thiệu tổng quát về đồ án: lý do hình thành đề tài, mục tiêu và nội dung của đề tài.
Chương 2: Giới thiệu sơ nét về công ty và phân tích hiện trạng.
Chương 3: Tóm tắt kết quả đạt được của các bước thực hiện.
Chương 4: Kết luận và kiến nghị các kết quả.
Kế hoạch thực hiện và phân công nhiệm vụ
Bảng 1.1 Kế hoạch thực hiện và phân công nhiệm vụ
Stt Nội dung Người thực hiện
1 Thu thập và tổng hợp dữ liệu. Đánh giá, xác định vấn đề.
Phân tích nhu cầu của công ty và yêu cầu của phần mềm.
Thiết kế phần mềm trên nền tảng EXCEL.
2 Thu thập và tổng hợp dữ liệu. Đánh giá, xác định vấn đề.
Phân tích chức năng của của phần mềm
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
Giới thiệu công ty
Tên công ty CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CƠ ĐIỆN BÌNH
Tên giao dịch BINH MINH VIET MECHANICAL AND
Giám đốc Nguyễn Ngọc Hân
Văn phòng trụ sở chính 364 Nguyễn Văn Nghi, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP
Hồ Chí Minh Địa chỉ thực tập 158/6, tổ 3 ấp 1, Nhị Bình, Hóc Môn, Hồ Chí Minh
Mã số thuế 0310989859 Điện thoại 028 2253 2579
Hệ Thống Thông Gió, Làm Mát Thang Máng Cáp Điện
Một số sản phẩm tiêu biểu được trình bày trong bảng dưới đây:
Bảng 2.1 Một số dòng sản phẩm tiêu biểu
Stt Tên sản phẩm Hình dáng Trọng lượng (kg)
3 Ống gió bọc cách nhiệt
6 Miệng gió tôn soi lỗ 2
Từ các sản phẩm tiêu biểu trên, ta có thể thấy kích thước và trọng lượng của hàng hóa mà công ty đang kinh doanh.
Phân tích hiện trạng của công ty
- Công ty tiếp nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng hoặc bằng điện thoại, fax, email.
- Sau khi nhận đơn đặt hàng thì
SẢN PHẨM TỪ NHÀ SẢN XUẤT ->>> PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN ->>> XƯỞNG ->>> CHẾ TẠO ->>> LƯU KHO ->>> KHÁCH HÀNG,CÔNG TRÌNH
Hàng hóa được lưu trữ và kiểm soát trong kho thông qua phần mềm, nhưng hệ thống hiện tại vẫn tồn tại nhiều khuyết điểm và chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu, dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh.
Một số hàng hóa có cùng tên nhưng mã hàng không thống nhất, và một số sản phẩm chưa có mã hàng, dẫn đến tình trạng giao nhầm sản phẩm.
Bảng 2.2 Thống kê mã hàng một số sản phẩm từ tháng 6/2018 đến tháng 12/2018
Tên hàng Tên mã hàng
Miệng gió 1 lớp cánh MG MG
Miệng gió 2 lớp cánh MG MG
Miệng gió tôn soi lỗ MG MG
Từ bảng 2.2, mã hàng của một số sản phẩm trong tháng 6/2018 và tháng 12/2018 không trùng khớp, gây khó khăn trong quản lý hàng hóa và kiểm soát số lượng tồn thực tế Việc cập nhật chính xác đối với sản phẩm lớn và số lượng ít là khả thi, nhưng với các mặt hàng nhỏ như giấy điện tim, giấy não, kéo, kẹp nhập theo thùng với số lượng lớn, việc kiểm soát trở nên khó khăn Một số hàng hóa được công ty nhập về với số lượng ít nhưng không tiêu thụ được, dẫn đến tồn kho lâu Tình trạng này không chỉ làm giảm khả năng đáp ứng đơn đặt hàng mà còn ảnh hưởng đến uy tín và lợi nhuận của công ty.
Việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban không chặt chẽ dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng Bộ phận kỹ thuật không xác định được thời gian bảo hành, gây chậm trễ trong việc thông báo cho bộ phận kế toán để thu hồi khoản tiền đảm bảo từ ngân hàng, làm mất đi cơ hội tài chính Hơn nữa, việc không kiểm soát thời gian xuất nhập và hạn sử dụng dẫn đến hàng hóa quá hạn mà không được thông báo cho kho, chỉ phát hiện khi bán hàng Bên cạnh đó, thống kê số lượng tồn kho giữa bộ phận kho và kế toán không đồng nhất, gây khó khăn trong quản lý hàng hóa.
Tên hàng hóa Số liệu bộ phận kho
Số liệu bộ phận kế toán Ống gió vuông 58 34
Van động cơ On-off 69 49
(Đơn vị tính (đvt): cái)
Bảng 2.3 cho thấy sự không khớp giữa số liệu hàng tồn kho của bộ phận kho và bộ phận kế toán tính đến tháng 12/2018, nguyên nhân chủ yếu là do thiếu liên kết trong việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban Điều này dẫn đến tình trạng số liệu không chính xác và không chặt chẽ Hơn nữa, bộ phận thư ký không theo dõi được tiến độ hợp đồng, gây ra việc giao hàng chậm trễ, dẫn đến chi phí bồi thường hoặc chi phí vận chuyển nhanh không cần thiết.
Bảng 2.4 Tổng hợp các vấn đề
Hệ thống hiện tại vẫn tồn tại nhiều khuyết điểm và chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng Cụ thể, một số hàng hóa có cùng tên nhưng lại có mã hàng không thống nhất giữa hai giai đoạn liên tiếp Bên cạnh đó, việc cập nhật số lượng sản phẩm cũng không chính xác, gây khó khăn trong việc kiểm soát, đặc biệt đối với các sản phẩm nhỏ với số lượng lớn.
Thông tin trao đổi giữa các phòng ban trong công ty chưa được thực hiện một cách chặt chẽ, dẫn đến nhiều vấn đề Bộ phận kỹ thuật không xác định được thời gian bảo hành, trong khi thống kê xuất nhập khẩu sản phẩm giữa bộ phận kho và kế toán không đồng nhất Hơn nữa, bộ phận thư ký không theo dõi được tiến độ hợp đồng, và một số hàng hóa có số lượng tồn kho cao trên phần mềm nhưng thực tế lại không có trong kho.
- Chưa có chính sách hoạch định tồn kho hợp lý, dẫn đến chi phí tồn
Bảng 2.5 các yêu cầu đối với hệ thống
Bảng 2.5 nêu rõ các yêu cầu mà công ty cần từ hệ thống quản lý kho mới nhằm giải quyết các vấn đề đã được tóm tắt ở bảng 2.4 Do giới hạn về thời gian và khả năng lập trình, chúng tôi quyết định lựa chọn phương án thiết kế mô hình hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý kho.
- Thống nhất tên mã hàng.
- Cập nhật chính xác và kịp thời số lượng xuất nhập của hàng hóa.
- Thông tin giữa các phòng ban liên kết chặt chẽ với nhau.
- Theo dõi được tiến độ hợp đồng.
- Theo dõi được thời gian bảo hành và hạn sử dụng của sản phẩm.
- Quản lí được số lượng sản phẩm xuất -nhập của xưởng
- Hệ thống giúp giảm chi phí tồn kho, giảm tỷ lệ đơn hàng bị mất và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
THIẾT KẾ MÔ HÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÍ KHO
Xác định nhu cầu
Sau khi khảo sát yêu cầu từ các bên liên quan, nhóm chúng em đã chuyển đổi thành đặc tính của hệ thống như bảng dưới đây:
Yêu cầu người dùng Yêu cầu hệ thống
Tôi muốn kiểm soát được việc xuất nhập hàng hóa trong kho theo mã hàng.
Các bộ phận trong công ty xuất các báo cáo khi tôi cần.
Bộ phận kỹ thuật nắm được mã hàng, số seri để kiểm tra thời gian bảo hành của sản phẩm.
Tôi muốn hệ thống được xây dựng và hoàn thành sớm với chi phí thấp.
Hệ thống được xây dựng dựa trên nền Microsoft Excel.
Hệ thống có tính bảo mật cao
Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng.
Hiển thị thời gian xuất nhập hàng theo mã hàng.
Thống kê số lượng tồn của sản phẩm.
Quản lý thời gian xuất nhập theo mã hàng.
Xây dựng trên Microsoft Excel.
Sắp xếp từng công việc,dụng cụ,vật liệu rõ ràng,cố định.
Tôi muốn kiểm soát dễ dàng hàng hóa theo mã hàng.
Tôi muốn dễ dàng tìm kiếm nội dung cần tra cứu.
Tôi muốn quản lý được số lượng xuất,nhập, hàng tồn trong kho dễ dàng theo mã hàng.
Theo dõi dễ dàng được thời gian xuất nhập của hàng theo mã hàng.
Tôi biết được giá, thời gian bảo hành, hạn sử dụng của sản phẩm từ hệ thống.
Tôi quản lý được thông tin khách hàng khi cần thiết.
Hệ thống xuất các phiếu: phiếu giao hàng, nhập hàng.
Lưu trữ thông tin hàng hóa theo mã hàng.
Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng,
Thống kê số lượng tồn theo mã hàng.
Hiển thị thời gian xuất nhập theo mã hàng.
Hiển thị giá sản phẩm.
Hiển thị thời gian xuất nhập hàng hóa.
Lưu trữ thông tin khách hàng.
Xuất thông tin giao nhận hàng theo bảng biểu.
Kỹ thuật: gian hoàn thành bán thành phẩm qua từng máy.
Tôi muốn dễ dàng bảo trì bảo dưỡng dụng cụ,máy móc trong nhà xưởng.
Tôi muốn bán thành phẩm được cung cấp nhanh nhất cho công đoạn tiếp theo.
Tôi muốn kiểm dễ kiểm tra chất lượng của bán thành phẩm và sản phẩm làm ra.
Tính toán sơ bộ thời gian hoàn thành ban thành phẩm.
Máy móc,thiết bị phải để gọn gàn,chỉ định một chỗ nhất định để dễ dàng tìm kiếm.
Phải để tách biệt rõ rang với nhau.
Để bán thành phẩm gần nhất với máy tiếp theo.
Đặt dụng cụ gần nơi làm việc,sắp xếp gọn gàn.
Sau khi chuyển đổi yêu cầu của người sử dụng thành đặc tính của hệ thống, nhóm sẽ phân loại các nhu cầu để xác định yêu cầu chức năng, phi chức năng và yêu cầu không bắt buộc Tiếp theo, nhóm sẽ tập trung vào các yêu cầu chức năng để xây dựng hệ thống đáp ứng đầy đủ các chức năng này.
Phân loại các nhu cầu
1 Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng x
2 Hiển thị thời gian xuất nhập hàng theo mã hàng x
3 Hiển thị giá sản phẩm. x
4 Thông tin cập nhật liên tục x
5 Xây dựng trên nền Microsoft Excel. x
7 Lưu trữ thông tin vị trí hàng hóa. x
8 Thống kê số lượng tồn theo mã hàng. x
9 Xuất thông tin giao nhận hàng theo bảng biểu. x
10 Xuất báo cáo trong 10 phút. x
Sơ đồ chức năng
Ý nghĩa của từng chức năng:.
+Báo cáo kinh doanh, công nợ, kho.
+Dự báo nhu cầu sản phẩm.
+Xác định số lượng và điểm tái đặt hàng.
+Kiểm soát số lượng nhập xuất, tồn trong kho theo mã hàng, nhà sản xuất.
+Kiểm soát thời gian xuất nhập hàng hóa.
+Vị trí của hàng trong kho.
Nhu cầu Chức năng Kiểm soát hàng hóa
Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng x
Hiển thị thời gian xuất nhập hàng theo mã hàng. x
Hiển thị giá sản phẩm x
Thông tin cập nhật liên tục x
Lưu trữ thông tin vị trí hàng hóa giúp quản lý kho hiệu quả Thống kê số lượng tồn kho theo mã hàng cho phép theo dõi chính xác Hệ thống cảnh báo khi hàng tồn kho sắp hết hoặc dưới mức tối thiểu đảm bảo cung ứng liên tục.
Lưu trữ báo cáo xuất nhập hàng x Xuất thông tin giao nhận hàng theo bảng biểu. x
Phân quyền sử dụng giữa các phòng ban x x
Tính toán dự báo nhu cầu khách hàng theo từng tháng. x Tính toán lượng hàng sắp hết,còn trong kho x
Từ các chức năng của hệ thống, trình tự thực hiện trong từng chức năng được thể hiện như sơ đồ dưới đây:
Pha kiểm soát hàng hóa
Sau khi được cấp quyền truy cập vào pha kiểm soát hàng hóa và nhận đơn hàng từ nhà cung cấp, người dùng cần “nhập, chọn mã/tên hàng” để hệ thống “xuất/hiển thị thông tin hàng” Đối với hàng mới, người dùng có thể “tạo mới hoặc xóa” thông qua các tùy chọn tương ứng Tiếp theo, người dùng có khả năng “cập nhật, chỉnh sửa thông tin cơ bản của hàng hóa”, thiết lập “giá sản phẩm” và cần “xác nhận” để dữ liệu mới được “lưu trữ” Dữ liệu đã lưu trữ sẽ được sử dụng cho các mục đích quản lý và theo dõi hàng hóa.
“cảnh báo hàng sắp hết hạn” hoặc xuất dữ liệu cho các chức năng dự báo, đặt hàng, báo cáo…
Pha dự báo, điểm/ cỡ lô đặt hàng
Sau khi được cấp quyền truy cập vào pha dự báo, người dùng sẽ nhập mã hàng và chọn hàng, dẫn đến hai trường hợp: dự báo tính điểm và cỡ lô đặt hàng hoặc lập danh sách đặt hàng Đối với trường hợp dự báo cỡ lô, sau khi chọn hàng, hệ thống sẽ thực hiện tính toán theo quy trình dự tên và sau đó sẽ được hiệu chỉnh và xác nhận trước khi lưu trữ Các dữ liệu này sẽ trở thành nguồn thông tin quan trọng cho báo cáo.
Giao diện chính của phần mềm cung cấp cái nhìn tổng quan về thông tin công ty, đồng thời giới thiệu đầy đủ các chức năng của phần mềm.
Phần dannh mục sản phẩm sẽ được chia ra theo từng loại sản phẩm riêng thuận lợi cho việc tìm kiếm cũng như là thống kê.
-Nhấn vào Ô “tìm kiếm” trên “Giao Diện Chính”.
-Chúng ta sẽ Tìm kiếm theo STT,Tên Sản Phẩm hoặc Mã Hàng!!
-Ví dụ về “Tìm kiếm” bằng “Số Thứ Tự”.
-Ví dụ “Tìm Kiếm” bằng “Mã Hàng”.
-Cho dù chúng ta “Tìm kiếm” bằng cách nào đi nữa thì khi hiện ra kết quả.Nếu như
-Nhấn vào ô Nhập Liệu trên Giao diện chính.
-Điền đầy đủ các thông tin cần nhập.
Hệ thống sẽ tự động nhập dữ liệu bạn vừa mới nhập sang “Xuất –Nhập-Tồn”.
-Các bạn có thể nhập dữ liệu vào Trang Xuất-Nhập-Tồn bằng 2 cách là:
+Sử dụng Trang “Nhập Liệu”.
+Nhập trực tiếp cao Form trong Trang “Xuất-Nhập-Tồn”.
-Những sản phẩm nào có “số lượng tồn” < 10 sẽ bị cánh báo bằng việc bôi đỏ ô đó.
-Chúng ta có thể nhấn vào ô “Chỉnh sửa” ở giao diện chính hoặc ô “Chỉnh sửa” trong Trang “Vị Trí kho”
-Trong Form “Chỉnh sửa”,chúng ta có các tính năng “Thêm vào”, ”Sửa”, ”Xóa”,
Báo cáo bao gồm các Thông tin liên quan đến Công Ty và sản phẩm như:
-Ngày/Tháng/Năm Xuất/Nhập/Tồn.
Thiết kế sơ khởi
[1]Lê Minh Tài, 2019, Bài giảng kĩ thuật hệ thống, Đại Học Sư Phạm Kĩ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh.
[2]Nguyễn Như Phong, 2010, Quản lý vật tư tồn kho, thành phố Hồ Chí Minh, NXB ĐH Quốc gia Tp HCM.
[3]Bộ môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp, 2009, Tài liệu giảng dạy kỹ thuật dự báo, Thành phố Hồ Chí Minh.
[4]Bùi Thị Kim Dung, 2009, Tài liệu giảng dạy hệ thống thông tin quản lý, Thành phố Hồ Chí Minh.
[5]Hồ Thanh Phong – Nguyễn Tuấn Anh, 2005, Kỹ Thuật Hệ Thống, Thành phố Hồ Chí Minh, NXB ĐH Quốc gia Tp HCM.
[6]Lê Minh Tài, 2019, Đồ án Mẫu, Đại Học Sư Phạm Kĩ ThuậtThành Phố Hồ Chí Minh.
