PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
Giới thiệu công ty
Tên công ty CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CƠ ĐIỆN BÌNH
Tên giao dịch BINH MINH VIET MECHANICAL AND
Giám đốc Nguyễn Ngọc Hân
Văn phòng trụ sở chính 364 Nguyễn Văn Nghi, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP
Hồ Chí Minh Địa chỉ thực tập 158/6, tổ 3 ấp 1, Nhị Bình, Hóc Môn, Hồ Chí Minh
Mã số thuế 0310989859 Điện thoại 028 2253 2579
Ngành nghề hoạt động Hệ Thống Thông Gió, Làm Mát Thang
Một số sản phẩm tiêu biểu được trình bày trong bảng dưới đây:
Bảng 2.1 Một số dòng sản phẩm tiêu biểu
Stt Tên sản phẩm Hình dáng Trọng lượng (kg)
3 Ống gió bọc cách nhiệt
6 Miệng gió tôn soi lỗ 2
Từ các sản phẩm tiêu biểu trên, ta có thể thấy kích thước và trọng lượng của hàng hóa mà công ty đang kinh doanh.
Phân tích hiện trạng của công ty
- Công ty tiếp nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng hoặc bằng điện thoại, fax, email.
- Sau khi nhận đơn đặt hàng thì
SẢN PHẨM TỪ NHÀ SẢN XUẤT ->>> PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN ->>> XƯỞNG ->>> CHẾ TẠO ->>> LƯU KHO ->>> KHÁCH HÀNG,CÔNG TRÌNH
Với quy trình hoạt động như trên, hàng hóa được lưu trong kho và kiểm soát bằng phần mềm Tuy nhiên, hệ thống vẫn còn nhiều khuyết điểm, chưa phù hợp với nhu cầu dẫn đến nhiều tình trạng như:
-Một số hàng hóa cùng tên nhưng mã hàng lại không thống nhất và có những hàng hóa chưa có mã hàng dẫn đến tình trạng giao nhầm sản phẩm (bảng bên dưới) :
Bảng 2.2 Thống kê mã hàng một số sản phẩm từ tháng 6/2018 đến tháng 12/2018
Tên hàng Tên mã hàng
Miệng gió 1 lớp cánh MG MG
Miệng gió 2 lớp cánh MG MG
Miệng gió tôn soi lỗ MG MG
Từ bảng 2.2, ta thấy mã hàng của một số sản phẩm trong hai giai đoạn liên tiếp là tháng 6/2018 và tháng 12/2018 không trùng khớp, có hai tên khác nhau, dẫn đến việc quản lý hàng hóa gặp khó khăn, không kiểm soát được số lượng tồn thực tế. o Với những sản phẩm lớn, số lượng ít thì việc cập nhật chính xác, nhưng những mặt hàng nhỏ như giấy điện tim, giấy não, kéo, kẹp nhập về theo thùng với số lượng lớn, khách hàng lấy sỉ hoặc lẻ (từ 10 cuộn (cái) trở lên), thì lại khó kiểm soát Một số hàng công ty nhập về số lượng ít, nhưng không bán được nên tồn lâu Dẫn đến tình trạng không đáp ứng đủ đơn đặt hàng, làm mất uy tín của công ty và giảm lợi nhuận.
Việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban khác không được thực hiện chặt chẽ dẫn đến nhiều tình trạng: o Bộ phận kỹ thuật không xác định được thời gian bảo hành (từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc), dẫn đến việc thông báo với bộ phận kế toán để thu hồi khoản tiền đảm bảo từ ngân hàng bị chậm, làm mất đi chi phí cơ hội; không kiểm soát được thời gian xuất nhập và hạn sử dụng, dẫn đến hàng quá hạn dùng mà không thông báo cho kho hay, khi bán hàng ra thì mới biết. o Thống kê về số lượng tồn của hàng trong kho không đồng nhất giữa bộ phận kho và kế toán (bảng bên dưới):
Tên hàng hóa Số liệu bộ phận kho Số liệu bộ phận kế Ống gió vuông 58 toán34
Van động cơ On-off 69 49
(Đơn vị tính (đvt): cái)
Bảng 2.3 trình bày một số sản phẩm có số lượng hàng tồn tính đến tháng 12/2018, ta thấy số liệu không trùng khớp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán Nguyên nhân là do việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban không liên kết với nhau, dẫn đến tình trạng số liệu không trùng khớp, không chặt chẽ. o Bộ phận thư ký không theo dõi được tiến độ hợp đồng, dẫn đến việc giao hàng bị trễ thời hạn, phải bồi thường hoặc phải chịu những chi phí vận chuyển nhanh không đáng có.
Bảng 2.4 Tổng hợp các vấn đề
- Hệ thống vẫn còn nhiều khuyết điểm, chưa phù hợp với nhu cầu: o Một số hàng hóa cùng tên nhưng mã hàng trong 2 giai đoạn liên tiếp lại không thống nhất. o Cập nhật số lượng không chính xác, khó kiểm soát với các sản phẩm nhỏ, số lượng nhiều.
- Thông tin trao đổi giữa các phòng ban khác không được thực hiện chặt chẽ: o Bộ phận kỹ thuật không xác định được thời gian bảo hành. o Thống kê về xuất nhập của sản phẩm không đồng nhất giữa bộ phận kho và kế toán. o Bộ phận thư ký không theo dõi được tiến độ hợp đồng. o Một số hàng có số lượng tồn cao từ phần mềm nhưng khi kiểm tra thực tế thì không có trong kho.
- Chưa có chính sách hoạch định tồn kho hợp lý, dẫn đến chi phí tồn
Bảng 2.5 các yêu cầu đối với hệ thống
Bảng 2.5 trình bày những yêu cầu mà công ty mong muốn hệ thống quản lý kho mới đáp ứng để khắc phục được những vấn đề đã trình bày tổng hợp ở bảng 2.4 Tuy nhiên, vì hạn chế về thời gian và khả năng lập trình, chúng tôi quyết định đưa ra phương án giải quyết là thiết kế mô hình hệ thống thông tin hỗ trợ quản lí kho
- Thống nhất tên mã hàng.
- Cập nhật chính xác và kịp thời số lượng xuất nhập của hàng hóa.
- Thông tin giữa các phòng ban liên kết chặt chẽ với nhau.
- Theo dõi được tiến độ hợp đồng.
- Theo dõi được thời gian bảo hành và hạn sử dụng của sản phẩm.
- Quản lí được số lượng sản phẩm xuất -nhập của xưởng
- Hệ thống giúp giảm chi phí tồn kho, giảm tỷ lệ đơn hàng bị mất và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
THIẾT KẾ MÔ HÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÍ KHO
Xác định nhu cầu
Sau khi khảo sát yêu cầu từ các bên liên quan, nhóm chúng em đã chuyển đổi thành đặc tính của hệ thống như bảng dưới đây:
Yêu cầu người dùng Yêu cầu hệ thống
Tôi muốn kiểm soát được việc xuất nhập hàng hóa trong kho theo mã hàng.
Các bộ phận trong công ty xuất các báo cáo khi tôi cần.
Bộ phận kỹ thuật nắm được mã hàng, số seri để kiểm tra thời gian bảo hành của sản phẩm.
Tôi muốn hệ thống được xây dựng và hoàn thành sớm với chi phí thấp.
Hệ thống được xây dựng dựa trên nền Microsoft Excel.
Hệ thống có tính bảo mật cao
Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng.
Hiển thị thời gian xuất nhập hàng theo mã hàng.
Thống kê số lượng tồn của sản phẩm.
Quản lý thời gian xuất nhập theo mã hàng.
Xây dựng trên Microsoft Excel.
Sắp xếp từng công việc,dụng cụ,vật liệu rõ ràng,cố định.
Tôi muốn kiểm soát dễ dàng hàng hóa theo mã hàng.
Tôi muốn dễ dàng tìm kiếm nội dung cần tra cứu.
Tôi muốn quản lý được số lượng xuất,nhập, hàng tồn trong kho dễ dàng theo mã hàng.
Theo dõi dễ dàng được thời gian xuất nhập của hàng theo mã hàng.
Tôi biết được giá, thời gian bảo hành, hạn sử dụng của sản phẩm từ hệ thống.
Tôi quản lý được thông tin khách hàng khi cần thiết.
Hệ thống xuất các phiếu: phiếu giao hàng, nhập hàng.
Lưu trữ thông tin hàng hóa theo mã hàng.
Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng,
Thống kê số lượng tồn theo mã hàng.
Hiển thị thời gian xuất nhập theo mã hàng.
Hiển thị giá sản phẩm.
Hiển thị thời gian xuất nhập hàng hóa.
Lưu trữ thông tin khách hàng.
Xuất thông tin giao nhận hàng theo bảng biểu.
Kỹ thuật: gian hoàn thành bán thành phẩm qua từng máy.
Tôi muốn dễ dàng bảo trì bảo dưỡng dụng cụ,máy móc trong nhà xưởng.
Tôi muốn bán thành phẩm được cung cấp nhanh nhất cho công đoạn tiếp theo.
Tôi muốn kiểm dễ kiểm tra chất lượng của bán thành phẩm và sản phẩm làm ra.
Tính toán sơ bộ thời gian hoàn thành ban thành phẩm.
Máy móc,thiết bị phải để gọn gàn,chỉ định một chỗ nhất định để dễ dàng tìm kiếm.
Phải để tách biệt rõ rang với nhau.
Để bán thành phẩm gần nhất với máy tiếp theo.
Đặt dụng cụ gần nơi làm việc,sắp xếp gọn gàn.
Sau khi chuyển đổi yêu cầu của người sử dụng thành đặc tính của hệ thống, nhóm phân loại các nhu cầu để xác định yêu cầu nào là chức năng, phi chức năng, yêu cầu nào là không bắt buộc Sau đó sẽ xem xét các yêu cầu chức năng để xây dựng hệ thống đáp ứng các chức năng này.
Phân loại các nhu cầu
STT Yêu cầu Bắt buộc
1 Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng x
2 Hiển thị thời gian xuất nhập hàng theo mã hàng x
3 Hiển thị giá sản phẩm x
4 Thông tin cập nhật liên tục x
5 Xây dựng trên nền Microsoft Excel x
7 Lưu trữ thông tin vị trí hàng hóa x
8 Thống kê số lượng tồn theo mã hàng x
9 Xuất thông tin giao nhận hàng theo bảng biểu x
10 Xuất báo cáo trong 10 phút x
Sơ đồ chức năng
Ý nghĩa của từng chức năng:.
+Báo cáo kinh doanh, công nợ, kho.
+Dự báo nhu cầu sản phẩm.
+Xác định số lượng và điểm tái đặt hàng.
+Kiểm soát số lượng nhập xuất, tồn trong kho theo mã hàng, nhà sản xuất.
+Kiểm soát thời gian xuất nhập hàng hóa.
+Vị trí của hàng trong kho.
Nhu cầu Chức năng Kiểm soát hàng hóa
Dự báo đặt hàng Phân quyền Báo cáo
Thống kê số lượng xuất nhập theo mã hàng x
Hiển thị thời gian xuất nhập hàng theo mã hàng. x
Hiển thị giá sản phẩm x
Thông tin cập nhật liên tục x
Lưu trữ thông tin vị trí hàng hóa x
Thống kê số lượng tồn theo mã hàng x
Cảnh báo khi hàng tồn trong kho sắp hết hoặc dưới mức tối thiểu. x
Lưu trữ báo cáo xuất nhập hàng x
Xuất thông tin giao nhận hàng theo bảng biểu. x
Phân quyền sử dụng giữa các phòng ban x x
Tính toán dự báo nhu cầu khách hàng theotừng tháng x
Tính toán lượng hàng sắp hết,còn trong kho x
Từ các chức năng của hệ thống, trình tự thực hiện trong từng chức năng được thể hiện như sơ đồ dưới đây:
Pha kiểm soát hàng hóa
Sau khi được trao quyền truy cập vào pha kiểm soát hàng hóa và có đơn hàng nhập về từ nhà cung cấp, người dùng “nhập, chọn mã/ tên hàng”, hệ thống sẽ “xuất/ hiển thị thông tin hàng” Nếu là hàng mới thì có thể tạo mới, hoặc xóa đi thông qua “tạo hàng mới/ xóa” Người dùng từ đó có thể “cập nhật, chỉnh sửa thông tin cơ bản của hàng hóa”, thiết lập “giá sản phẩm” và phải “xác nhận” đồng ý thì dữ liệu mới được “lưu trữ” Dữ liệu được lưu trữ dùng để
“cảnh báo hàng sắp hết hạn” hoặc xuất dữ liệu cho các chức năng dự báo, đặt hàng, báo cáo…
Pha dự báo, điểm/ cỡ lô đặt hàng
Sau khi được trao quyền truy cập vào pha dự báo, điểm/ cỡ lô đặt hàng,người dùng “nhập mã hàng”, rồi “chọn hàng”, sẽ có 2 trường hợp là dự báo,tính điểm và cỡ lô đặt hàng hoặc là lên danh sách đặt hàng Một, khi muốn dự báo tính cỡ lô thì sau khi chọn hàng, hệ thống sẽ tính toán theo quy trình dự tên…) sẽ được “hiệu chỉnh/ xác nhận” lại rồi sẽ được lưu trữ Các dữ liệu này sẽ nguồn thông tin để “báo cáo”.
Giao diện chính: Ở giao diện chính,chúng ta có hình ảnh đầy đủ về thông tin của công ty đồng thời thể sơ qua về toàn bộ chức năng của phần mềm.
Phần dannh mục sản phẩm sẽ được chia ra theo từng loại sản phẩm riêng thuận lợi cho việc tìm kiếm cũng như là thống kê.
-Nhấn vào Ô “tìm kiếm” trên “Giao Diện Chính”.
-Chúng ta sẽ Tìm kiếm theo STT,Tên Sản Phẩm hoặc Mã Hàng!!
-Ví dụ về “Tìm kiếm” bằng “Số Thứ Tự”.
-Ví dụ “Tìm Kiếm” bằng “Mã Hàng”.
-Cho dù chúng ta “Tìm kiếm” bằng cách nào đi nữa thì khi hiện ra kết quả.Nếu như
-Nhấn vào ô Nhập Liệu trên Giao diện chính.
-Điền đầy đủ các thông tin cần nhập.
Hệ thống sẽ tự động nhập dữ liệu bạn vừa mới nhập sang “Xuất –Nhập-Tồn”.
-Các bạn có thể nhập dữ liệu vào Trang Xuất-Nhập-Tồn bằng 2 cách là:
+Sử dụng Trang “Nhập Liệu”.
+Nhập trực tiếp cao Form trong Trang “Xuất-Nhập-Tồn”.
-Những sản phẩm nào có “số lượng tồn” < 10 sẽ bị cánh báo bằng việc bôi đỏ ô đó.
-Chúng ta có thể nhấn vào ô “Chỉnh sửa” ở giao diện chính hoặc ô “Chỉnh sửa” trong Trang “Vị Trí kho”
-Trong Form “Chỉnh sửa”,chúng ta có các tính năng “Thêm vào”, ”Sửa”, ”Xóa”,
Báo cáo bao gồm các Thông tin liên quan đến Công Ty và sản phẩm như:
-Ngày/Tháng/Năm Xuất/Nhập/Tồn.
Thiết kế sơ khởi
[1]Lê Minh Tài, 2019, Bài giảng kĩ thuật hệ thống, Đại Học Sư Phạm Kĩ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh.
[2]Nguyễn Như Phong, 2010, Quản lý vật tư tồn kho, thành phố Hồ Chí Minh, NXB ĐH Quốc gia Tp HCM.
[3]Bộ môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp, 2009, Tài liệu giảng dạy kỹ thuật dự báo, Thành phố Hồ Chí Minh.
[4]Bùi Thị Kim Dung, 2009, Tài liệu giảng dạy hệ thống thông tin quản lý, Thành phố Hồ Chí Minh.
[5]Hồ Thanh Phong – Nguyễn Tuấn Anh, 2005, Kỹ Thuật Hệ Thống, Thành phố Hồ Chí Minh, NXB ĐH Quốc gia Tp HCM.
[6]Lê Minh Tài, 2019, Đồ án Mẫu, Đại Học Sư Phạm Kĩ ThuậtThành Phố Hồ Chí Minh.
