(TIỂU LUẬN) báo cáo THỰC tập NGHỀ NGHIỆP MẢNG tổ CHỨC sự KIỆN

GIƠI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP

Lịch sử hình thành và phát triển

Tập đoàn truyền thông KIM được thành lập năm 2015,có trụ sở chính đặt tại TP

HCM, chi nhánh tạiHà Nội và vệ tinh tại các thành phố quan trọng khác như Đà Nẵng,Nha Trang, Cần Thơ và Hải Phòng.

Hình 1.1 Các chi nhánh của công ty KIM trên toàn quốc

Chia sẻ của Giám đốc công ty Kim :

Trong kinh doanh, việc đạt được mục tiêu là điều tối quan trọng, và sự nghiệp của mỗi cá nhân cũng vậy Đó là lý do KIM ra đời, với mục tiêu trở thành Cơ quan BTL tích hợp hoàn toàn, cung cấp giải pháp một cửa từ lập kế hoạch đến thực hiện, giúp khách hàng tiếp cận thị trường hiệu quả Chúng tôi không chỉ gần gũi với khách hàng mà còn duy trì vị trí hàng đầu trong tâm trí họ, đồng thời là trung tâm đào tạo những tài năng trẻ đam mê trong lĩnh vực Tiếp thị và Quảng cáo, cùng phát triển bền vững.

KIM cung cấp các dịch vụ chiến lược truyền thông hiệu quả, bao gồm tư vấn thương hiệu, phát triển ý tưởng sáng tạo, nghiên cứu sự kiện, kích hoạt, kỹ thuật số, PR và sản xuất.

Hình 1.2 Các dịch vụ của công ty Kim

1.2 Nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp

Kim Communication hiện tại có nhiều hơn 32 người đam mê dành toàn thời gian với kinh nghiệm vững chắc trong IMC và BTL Marketing.

Trong bối cảnh thị trường năng động và thay đổi nhanh chóng, nhiệm vụ của họ là không ngừng tạo ra GIÁ TRỊ cho khách hàng, đối tác, nhân viên và cộng đồng người Việt.

Hệ thống tổ chức của doanh nghiệp

Hình 1.3 Cấu trúc của công ty Kim

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban

_Liên hệ tìm kiếm khách hàng.

– Trình bày/bán/thuyết phục: đảm bảo những ý tưởng, đề nghị của agency được khách hàng chấp nhận.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ phát triển concept và ý tưởng, xây dựng proposal chi tiết và dự trù kinh phí hợp lý Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đưa ra những tư vấn chuyên sâu về marketing, quảng cáo và chiến lược phát triển, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.

(những quyết định này phải phản ánh quan điểm của agency) đối với dự án và khách hàng Ký hợp đồng với khách hàng…

– Thực thi: sau khi khách hàng chấp nhận, Account sẽ trực tiếp quản lý dự án giúp cho kế hoạch được thực thi một cách tốt nhất.

Sau khi dự án hoàn tất, Account có trách nhiệm gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng, thực hiện thanh lý hợp đồng và hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc thu hồi công nợ Đồng thời, Account cần tiếp tục chăm sóc khách hàng để duy trì mối quan hệ và cung cấp dịch vụ liên tục cho họ.

_ Nhận Brief (bảng yêu cầu cụ thể) từ bộ phận Account Executive;

_ Triển khai chiến dịch quảng cáo của khách hàng;

_ Đề xuất chiến dịch tối ưu trong quá trình chạy quảng cáo Tổng hợp báo cáo, phân tích và đề xuất các giải pháp cho khách hàng;

_ Lập bảng báo giá và kế hoạch truyền thông theo yêu cầu khách hàng;

_ Phân phối ngân sách khách hàng sao cho phù hợp và tối đa hóa lợi ích của khách hàng;

_Theo dõi chiến dịch, yêu cầu xử lý lỗi, thay đổi chiến dịch nếu cần;

Quản lý và đánh giá các chỉ số của chiến dịch trong hợp đồng là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả Đồng thời, tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh từng bộ phận theo yêu cầu của quản lý giúp đưa ra quyết định chính xác Ngoài ra, thiết kế các hạng mục cho dự án cũng cần được thực hiện một cách bài bản để đạt được mục tiêu đề ra.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ in ấn, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, màn chiếu, khói lạnh và pháo sáng là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm cao nhất và giá cả hợp lý cho dự án.

_ Làm việc với nhà cung cấp và cộng tác viên để đáp ứng yêu cầu/quy mô của chương trình;

_ Vẽ sơ đồ (layout) vị trí lắp đặt dàn dựng cho dự án;

_ Giám sát đơn vị sản xuất để đảm bảo tiến độ/chất lượng của các hạng mục và có những điều chỉnh kịp thời;

_ Triển khai phần in ấn kỹ thuật số (KTS) cho phần dàn dựng;

_ Tìm & làm việc với các địa điểm tổ chức theo yêu cầu của chương trình;

Làm việc với các nhà cung cấp để thiết lập lịch triển khai chương trình, giám sát các hạng mục dàn dựng để đảm bảo tuân thủ bản vẽ và yêu cầu dự án Đồng thời, phối hợp với phòng sáng tạo, bên thứ ba và các phòng ban khác nhằm triển khai hiệu quả các hạng mục của dự án.

Xây dựng một hệ thống cộng tác viên hiệu quả để thực hiện các nhiệm vụ trong chương trình Đồng thời, triển khai và giám sát chặt chẽ các xưởng và nhà cung cấp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn cao.

_ Nghiên cứu nhà cung cấp bên ngoài cho các chương trình (2 lần/1 tuần) Nghiên cứu công nghệ mới (1 lần/1 tuần);

_ Hệ thống dữ liệu & đánh giá nhà cung cấp (in ấn/ánh sáng/màn chiếu/khói lạnh/pháo sang (1 lần/1 quý);

_ Hệ thống dữ liệu địa điểm event/activation cho dự án;

_ Hệ thống rate card sản xuất phần cứng (1 lần/1 năm) Phòng ban HR & Admin _ Lưu trữ hồ sơ nhân viên

_ Hỗ trợ xây dựng và thực hiện nội quy công ty, chính sách khen thưởng, hệ thống đánh giá chất lượng công việc, KPI ;

_ Tuyển dụng nhân viên khi có yêu cầu;

_ Thực hiện thủ tục tiếp nhận, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập trong thời gian thử việc;

_ Xử lý các công việc, thủ tục khi nhân viên nghỉ việc;

_ Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến nhân sự theo quy định;

_ Có kiến thức, kinh nghiệm về việc xây dựng hệ thống đãi ngộ nhân sự, triển khai hệ thống KPI;

Đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ thiết bị văn phòng là cần thiết để đảm bảo công ty nhận được mức giá hợp lý và dịch vụ tốt nhất, phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

_ Trợ giúp tổ chức các sự kiện trong công ty (sinh nhật nhân viên, đi chơi, nghỉ mát, tiệc );

_ Thực hiện các chế độ Khám sức khỏe cho nhân viên công ty (Khám sức khỏe định kỳ, BHTN…).

Một số kết quả hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp

Từ một công ty Start-Up vào năm 2015 với 6 thành viên và sau 3 năm hoạt động Kim đã có

Chúng tôi có đội ngũ 30 nhân viên chính thức và hàng nghìn nhân viên thời vụ, cùng nhau triển khai các dự án Event, Activation, Sampling và Digital cho hơn 30 khách hàng trên thị trường.

Việt Nam và một vài khách hàng trong khu vực Đông Nam Á như Indonesia, Thái

Với sự tin tưởng từ khách hàng, Kim không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ mỗi ngày Chúng tôi phát triển những ý tưởng và công nghệ mới nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, mang đến giá trị vượt trội.

Hình 1.5 Một số khách hàng của Kim

Bên cạnh đó, Kim còn có những đối tác tin tưởng cùng sát cánh trong những những dự án lớn nhỏ

Hình 1.6 Đối tác của Kim

Dưới đây là một số trong những dự án thành công của Kim

Be Activation: khách hàng VEEP

Hình 1.7 Kết quả đạt được của Kim

Hình 1.8 Những hoạt động trong sự kiện

_ Loại sự kiện: Direct selling booth activation

_ Đối tượng khách hàng: Người dùng cuối / Người tiêu dùng _Địa điểm thực hiện: thành phố Đà Nẵng

_Địa điểm: 3 siêu thị & 7 địa điểm công cộng

_Thương hiệu: Tuborg, Huda, Huda Gold

_ Kết quả đạt được: Một chiến dịch rất thành công của công ty khi đạt được

Doanh số bán hàng đạt 257% so với kế hoạch ban đầu nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các đội ngũ năng động, bao gồm nhân viên bán hàng, hoạt động lĩnh vực và đội ngũ quản lý Họ luôn tư vấn và hỗ trợ kịp thời, giúp đội ngũ giao hàng thực hiện tốt chương trình và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho người tiêu dùng, đặc biệt trong dịp lễ.

Hình 1.9 Những hoạt động của TUBORG TET BOOTH 2017

Về mảng Digital: SOFY FANPAGE

_ Thử thách: Xây dựng nhận thức về thương hiệu _ Giải pháp của KIM:

+ Tạo chiến lược chung bao gồm xây dựng nội dung và hình ảnh cho

+ Chạy quảng cáo truyền thông để quảng bá nội dung đến đúng người dùng và sử dụng lưu lượng truy cập vào Fanpage SOFY.

1.10 Kết quả đạt được của SOFY FANPAGE MANAGEMENT

Về mảng Tổ chức sự kiện:

Hình 1.11 Tết Booth ở Tây Ninh và Cần Thơ

Kim Communication, mặc dù chỉ mới ra đời 4 năm, đã nhanh chóng khẳng định được vị thế của mình trong ngành quảng cáo Công ty chú trọng đến chất lượng sản phẩm và luôn đặt khách hàng lên hàng đầu, giúp họ tìm ra những giải pháp tối ưu để giải quyết triệt để các vấn đề Với các lĩnh vực hoạt động như Activation, Sampling, Digital và Event, Kim Communication liên tục đạt được kết quả xuất sắc, vượt xa mong đợi của khách hàng Đội ngũ nhân viên tài năng và sáng tạo, cùng với tinh thần làm việc chuyên nghiệp, hứa hẹn sẽ mang đến những kết quả ấn tượng hơn trong tương lai, ngày càng củng cố vị trí của công ty trong lòng khách hàng và giữa các đối thủ cạnh tranh.

NỘI DUNG THỰC TẬP

Giới thiệu về bộ phận tập sự

Bộ phận Account trong công ty Kim Communication là một bộ phận nồng cốt, gồm 4 team Account.

Công việc của bộ phận này là:

_Liên hệ tìm kiếm khách hàng.

– Trình bày/bán/thuyết phục: đảm bảo những ý tưởng, đề nghị của agency được khách hàng chấp nhận.

Để phát triển một dự án thành công, cần xây dựng concept và ý tưởng rõ ràng, đồng thời thực hiện proposal chi tiết và dự trù kinh phí hợp lý Bên cạnh đó, việc đưa ra các đề nghị và tư vấn về marketing, quảng cáo, chiến lược cũng rất quan trọng, giúp tối ưu hóa hiệu quả truyền thông Cuối cùng, áp dụng các phương pháp quản lý công việc hiệu quả sẽ đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.

(những quyết định này phải phản ánh quan điểm của agency) đối với dự án và khách hàng Ký hợp đồng với khách hàng…

– Thực thi: sau khi khách hàng chấp nhận, Account sẽ trực tiếp quản lý dự án giúp cho kế hoạch được thực thi một cách tốt nhất.

Sau khi dự án hoàn thành, Account cần gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tiến hành thanh lý hợp đồng Đồng thời, Account cũng sẽ hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc thu hồi công nợ từ khách hàng và tiếp tục chăm sóc khách hàng để duy trì mối quan hệ và cung cấp dịch vụ liên tục.

2.1.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận tập sự

2.1 Sơ đồ cấu trúc bộ phận Account

2.1.2 Quy trình, cách thực hiệc công việc tại bộ phận tập sự

Quy trình, cách thức thực hiện:

Ban giám đốc giao Brift cho từng đội ngũ Account, hoặc Account Leader của mỗi đội sẽ tiếp nhận Brift từ khách hàng thông qua email hoặc gặp gỡ trực tiếp.

Bước 2: Leader từng team sẽ Brift lại cho thành viên trong team và bộ phận

Bước 3: Họp team chốt ý tưởng

Bước 4: Lên bảng báo giá

Bước 5: Gửi lên Giám đốc duyệt trước khi trình bày với khách hàng

Bước 6: Đi trình bày với khách hàng, nếu khách hàng chốt ý tưởng, đồng ý làm thì tiến hành thực thi ( đi tiếp những bước sau)

Bước 7: Lên timeline, checklist, làm việc với bộ phận Operation tiến hành triển

Bưóc 8: Tổ chức triển khai: trước, trong và sau sự kiện

Bước 9: Đánh giá- tổng kết và báo cáo.

Thực trạng hoạt động thực tập Account Intern tại công ty Kim Communication

Trong vai trò thực tập sinh Account, tôi đã có cơ hội tham gia vào các dự án của công ty cùng với đội ngũ Nhiệm vụ của tôi bao gồm hỗ trợ các công việc được giao bởi trưởng nhóm, đồng thời hỗ trợ các đội Account khác khi cần thiết và được sự chấp thuận từ quản lý.

_ Trong quá trình thực tập, em đã được làm qua những công việc sau:

+ Đi gặp khách hàng cùng team, họp triển khai thực hiện dự án;

+ Làm báo giá dự án của Mitsubishi, TNT;

+ Làm check list Sampling, Activation, Event;

+ Tìm kiếm, liên hệ supplier, báo giá các hạng mục quà tặng, dịch vụ;

+ Nhập phần mềm cho Viettel;

+ Làm báo cáo sau sự kiện;

+ Làm giấy ủy quyền, giấy xin phép….

Nhận xét về hoạt động thực tập Account Intern tại công ty Kim Communication

_ Công ty luôn tạo điều kiện để thực tập sinh có thể làm những dự án thực tế, và học tập từ nó.

Cách chào đón thành viên mới tại công ty rất ấn tượng, với mỗi người được tặng hoa và sắp xếp vị trí làm việc như những nhân viên chính thức.

_ Không phân biệt thực tập sinh với nhân viên, tất cả đều được đối xử công bằng.

_ Thực tập sinh được tham gia vào các cuộc họp hàng tuần của công ty, đucợ nắm bắt các dự án, cách làm việc của mọi người.

_Các nhân tận tình hướng dẫn thực tập sinh

_ Vì làm về sáng tạo, nên giờ giấc đi làm mọi người rất thoải mái, không kỷ luật.

Với hệ thống làm việc chuyên nghiệp, công ty vận hành trơn tru, giúp tôi tích lũy nhiều kinh nghiệm quý giá chỉ trong 6 tuần Từ một sinh viên thiếu kinh nghiệm, tôi đã có cái nhìn tổng quát hơn về ngành Ngoài kỹ năng sử dụng các công cụ như Word, Excel, PowerPoint, tôi đã nâng cao kỹ năng làm việc nhóm và thuyết trình Tôi còn học được cách xác nhận và phản hồi email, làm báo cáo và báo giá, cũng như lập timeline và checklist Tôi đã trải nghiệm hầu hết các công việc của một Account Môi trường làm việc khuyến khích sự chủ động học hỏi, với sự hỗ trợ tận tình từ các đồng nghiệp ở mọi phòng ban Đây thực sự là nơi lý tưởng để học tập và phát triển.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN BỘ PHẬN

Triển vọng thực hiện mục tiêu phát triển của bộ phận/doanh nghiệp

Công ty Kim có cơ cấu tổ chức và cách vận hành tốt, với các bộ phận hoạt động hiệu quả Tuy nhiên, ngoài các dự án bắt buộc, cần tăng cường các hoạt động giao lưu để nhân viên có cơ hội học hỏi và gắn kết hơn Tôi mong muốn có những buổi chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức, hoặc đơn giản là cảm xúc trong quá trình làm việc, nhằm tạo ra một môi trường làm việc bền vững và phát triển, vì con người là yếu tố cốt lõi của mọi thành công.