LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
Những vấn đề chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán
1.1.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân, công ty hoặc tổ chức) sang bên kia, thường diễn ra trong các giao dịch sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý ràng buộc.
Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện nghĩa vụ tài chính trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị và doanh nghiệp Các phương thức này bao gồm tiền mặt, séc, thanh toán qua ngân hàng và thẻ tín dụng, tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên trong giao dịch.
➢ Các phương thức thanh toán tiền mua hàng trong nước.
Thông thường có 2 cách thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.
Phương thức thanh toán trực tiếp cho phép doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán sau khi nhận hàng Hình thức thanh toán này có thể thực hiện bằng tiền mặt, chuyển khoản, hoặc thậm chí bằng hàng đổi hàng.
Phương thức thanh toán chậm trả cho phép doanh nghiệp nhận hàng mà chưa thanh toán tiền cho người bán Hình thức này thường áp dụng theo các điều kiện tín dụng ưu đãi được thỏa thuận giữa hai bên.
➢ Các phương thức thanh toán tiền mua hàng nhập khẩu.
Trong nhập khẩu hàng hóa, người ta thường dùng một trong các phương thức thanh toán quốc tế sau để thanh toán tiền hàng:
Phương thức chuyển tiền là cách mà khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình thực hiện việc chuyển một số tiền nhất định đến một người hưởng lợi tại một địa điểm cụ thể, sử dụng phương tiện chuyển tiền mà khách hàng lựa chọn.
Phương thức nhờ thu là một hình thức thanh toán, trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng của mình thu tiền từ người mua sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ Hình thức này dựa trên hối phiếu do người bán lập ra, giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên trong giao dịch.
Trong phương thức thanh toán nhờ thu bao gồm:nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
Nhờ thu phiếu trơn là phương thức mà người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người mua dựa trên hối phiếu do mình lập Trong quá trình này, các chứng từ sẽ được gửi trực tiếp đến người mua mà không thông qua ngân hàng.
Phương thức thu kèm chứng từ là hình thức mà người bán ủy thác cho ngân hàng thu tiền từ người mua dựa trên hối phiếu và bộ chứng từ gửi hàng Điều kiện để ngân hàng trao bộ chứng từ cho người mua là họ phải trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán hối phiếu, từ đó người mua mới có thể nhận hàng.
Phương thức ghi sổ là hình thức thanh toán trong đó người bán mở tài khoản hoặc sổ để ghi nợ người mua sau khi hoàn tất giao hàng hoặc dịch vụ Người mua sẽ thanh toán cho người bán theo định kỳ, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc nửa năm.
Phương thức tín dụng chứng từ là một thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng, trong đó ngân hàng mở thư tín dụng sẽ thanh toán một số tiền nhất định cho người hưởng lợi khi người này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các quy định trong thư tín dụng.
Hình thức thanh toán bao gồm các quy định và phương thức trả tiền, liên kết các yếu tố trong quá trình thanh toán Có hai loại hình thức thanh toán chính: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức như tiền Việt Nam, ngoại tệ, hối phiếu ngân hàng và các giấy tờ có giá trị Đây là phương thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên, trong đó bên mua trả tiền mặt cho bên bán khi nhận hàng hóa, vật tư hoặc dịch vụ Hình thức này thường chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, vì các giao dịch lớn có thể trở nên phức tạp và không an toàn Thông thường, thanh toán bằng tiền mặt được áp dụng cho công nhân viên và các nhà cung cấp nhỏ.
Thanh toán không bằng tiền mặt là phương thức thanh toán thông qua chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua ngân hàng Các hình thức phổ biến bao gồm thanh toán bằng séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi và thư tín dụng (L/C).
Thanh toán bằng Séc là hình thức sử dụng chứng từ do chủ tài khoản lập, yêu cầu ngân hàng trừ tiền từ tài khoản của mình để trả cho đơn vị được ghi trên Séc Chủ sở hữu Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc, và Séc chỉ được phát hành khi tài khoản ngân hàng có đủ số dư Các loại Séc bao gồm Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu là phương thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu hộ một khoản tiền nhất định từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
Nội dung tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán
1.2.2 Kế toán thanh toán với người mua:
-Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn/1 lần giao dịch).
- Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập.
-Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có.
- Biên bản đối chiếu công nợ.
TK 131: Phải thu của khách hàng.
Kết cấu TK 131: Phải thu của khách hàng.
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT,TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là khoản mục tiền tệ có
-Số tiền khách hàng đã trả nợ.
-Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT gốc ngoại tệ tại thời điểm lập
BCTC ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so vớitỷ giá ghi sổ kế toán) hoặc không có thuế GTGT).
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu khách hàng.
Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là một bước quan trọng trong báo cáo tài chính, đặc biệt khi các khoản mục này có gốc ngoại tệ Việc này trở nên cần thiết khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ảnh hưởng đến giá trị thực của khoản phải thu.
- Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số dư bên có (nếu có)
- Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tương cụ thể.
Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần chú ý ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng phải thu trong tài khoản này, đảm bảo rằng cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn" đều được phản ánh đầy đủ.
*Trường hợp bán chịu cho khách hàng:
- Khi bán chịu vật tư, hàng hóa cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn VAT, kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu:
Nợ TK 131: số phải thu của khách hàng
Có TK 511: doanh thu bán hàng
Có TK 3331: VAT của hàng bán ra
- Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 131: phải thu khách hàng
Có TK 711: thu nhập bất thường
Có TK 3331: VAT của hàng bán ra
- Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ cho khách hàng, khách hàng trả lại hàng ghi:
Nợ TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 3331: VAT của hàng bán bị trả lại
Có TK 131: ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng
- Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng , kế toán ghi:
Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Có TK 131 : Phải thu của khách hàng
*Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng.
- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131: phải thu của khách hàng
- Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131: tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán
Có TK 511: doanh thu bán hàng
Có TK 3331: VAT của hàng bán ra
- Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết trên TK 131.
*Trường hợp khách hàng không TT bằng tiền mà TT bằng hàng.
Nợ TK 152,153,156: (phương pháp KKTX)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131: Phải thu khách hàng
*Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi.
-Cuối niên độ của kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay:
Có TK 229 - 2293:dự phòng phải thu khó đòi
- Sang năm sau: tính số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập.
+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng.
+ Nếu số dự phòng lập năm nay lớn hơn số dự phòng năm trước đã lập thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch.
Có TK 229 - 2293 + Nếu số dự phòng năm nay nhỏ hơn số dự phòng năm trước đã lập thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch.
TH có dấu hiệu chắc chắn không đòi được nợ, kế toán ghi:
TH đã xóa sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường
Doanh nghiệp sử dụng TK 711 trong trường hợp tính VAT theo phương pháp trực tiếp, không áp dụng TK 3331 Khi đó, giá trị vật tư và hàng hóa bán ra sẽ bao gồm cả thuế VAT.
Sơ đồ 1.1: Kế toán thanh toán với người mua theo TT 133/ 2016/TT-BTC
1.2.3 Kế toán thanh toán với người bán:
Các chứng từ liên quan đến mua hàng hóa bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư và hàng hóa, phiếu nhập kho, cùng biên bản giao nhận.
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, séc, ủy nhiệm chi
- Biên bản đối chiếu công nợ.
TK 331: phải trả cho người bán
Kết cấu TK 331: Phải trả người bán:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa và người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp, và nhà thầu xây lắp là khoản thanh toán được thực hiện trước khi họ nhận được vật tư, hàng hóa, hoặc dịch vụ Khoản tiền này cũng áp dụng cho khối lượng sản phẩm xây lắp đã hoàn thành nhưng chưa được bàn giao.
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
-Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
-Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào các khoản nợ phải trả cho người bán.
-Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người là một khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán.
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế, cần điều chỉnh cho phù hợp Ngược lại, nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế, cũng cần thực hiện điều chỉnh tương ứng.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên nợ (nếu có)
Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số phải trả theo từng đối tượng cụ thể.
-Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Khi lập bảng CĐKT, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi nhận hai chỉ tiêu ở phần "Tài sản" và "Nguồn vốn".
Mua vật tư, TSCĐ: Căn cứ vào CT, HĐ, BB giao nhận kế toán ghi.
Nợ Tk 152,153,156,157,211: (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133: VAT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả người bán
Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, Thuế BVMT ( nếu có), Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ.
Nợ TK 152,153,156,157, 211: ( giá mua chứ có thuế GTGT)
Có 331: Phải trả người bán
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 331: Thuế GTGT Vào được khấu trừ
Trả nợ cho người bán, kế toán ghi
Nợ TK 331: phải trả người bán
Có TK 111: Trả bằng tiền mặt
Có TK 112: Trả bằng tiền gửi Ngân hàng
Có TK 341: Trả bằng tiền vay Khi được hưởng chiết khấu, giảm giá trả lại vật tư, hàng hóa cho người bán, kế toán ghi :
Nợ TK 331: Phải trả người bán
Có Tk 133 : VAT được khấu trừ
Trường hợp ứng trước tiền mua hàng.
Khi ứng tiền trước cho người bán để mua hàng
Nợ TK 331: phải trả người bán
Nhận mua hàng theo số tiền đã ứng trước
Nợ TK 133:VAT được khấu trừ
Có 331: Phải trả người bán
Thanh toán chênh lệch giứa giá trị hàng hóa và tiền ứng trước
+) Nếu số tiền ứng trước nhỏ hơn giá trị hàng mua thì DN phải trả số tiền còn thiếu.
Nợ TK 331: trả nợ còn thiếu nhà cung cấp
Có TK 111,112, 341 +) Nếu số tiền ứng trước lớn hơn giá trị hàng mua thì phải ghi thu
Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp
Nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước: vì không cung cấp được hàng hóa dịch vụ.
Có TK 331: phải trả người bán
Nhận dịch vụ cung cấp: (Chi phí vận chuyển Hàng hóa, điện nước, điện thoại của người bán) nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ Tk 242 : Chi phí trả trước
Khoản chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ do thanh toán trước thời hạn được trừ vào khoản nợ phải trả người bán:
Nợ TK 331: Phải trả người bán
Có TK 515: Doanh Thu hoạt động tài chính
Trường hợp nợ phải trả người bán nhưng không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập khác.
Nợ TK 331: Kết chuyển xóa nợ
TK 771, hay Thu nhập khác, được áp dụng khi doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp Trong trường hợp này, doanh nghiệp không sử dụng TK 133-VAT đầu vào để khấu trừ Do đó, giá trị vật tư và hàng hóa mua vào, cũng như giá trị hàng mua trả lại, sẽ bao gồm cả VAT.
Sơ đồ 1.2: Kế toán thanh toán với người bán theo TT 133/2016/TT-BTC
1.2.4 Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ.
➢ Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán
Tỷ giá hối đoái là mức giá của một đơn vị ngoại tệ so với đồng nội tệ, phản ánh giá trị của ngoại tệ trên thị trường Tỷ giá này được xác định bởi mối quan hệ cung cầu về ngoại tệ.
Quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán:
Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất (USD) Việc quy đổi này phải dựa trên tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ.
Trong kế toán sử dụng 3 loại tỷ giá: Tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ.
Tỷ giá giao dịch, hay còn gọi là tỷ giá thực tế, là tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Tỷ giá này được áp dụng trong các giao dịch liên quan đến doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, tài sản cố định, cũng như khi tăng tiền mặt, tiền gửi hoặc ghi tăng công nợ bằng ngoại tệ.
Tỷ giá xuất là tỷ giá được ghi nhận trên sổ kế toán trước thời điểm thanh toán Tỷ giá này áp dụng cho các trường hợp giảm vốn bằng tiền ngoại tệ và được tính theo phương pháp bình quân, FIFO hoặc theo phương pháp đích danh.
Tỷ giá ghi nhận nợ là tỷ giá được ghi chép trên sổ kế toán tại thời điểm phát sinh giao dịch mua bán Tỷ giá này được áp dụng khi ghi giảm công nợ bằng ngoại tệ.
Vận dụng hệ thống số sách kế toán vào công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1.3.1 Hình thức Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ nhật ký, với trọng tâm là sổ nhật ký chung Việc ghi chép này phải tuân theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của từng nghiệp vụ Sau đó, dữ liệu từ sổ nhật ký chung sẽ được sử dụng để tổng hợp thông tin cho các loại sổ chủ yếu khác.
-Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, phiếu chi, GBC
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp hợp chi tiết TK 131, 331
Nhật ký – Sổ cái (mở cho TK
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.3.2 Hình thức Nhật ký- Sổ cái
Theo hình thức sổ Nhật ký - Sổ cái, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian được ghi nhận trên một số trang duy nhất Đây là sổ tổng hợp duy nhất, trong đó toàn bộ các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được phản ánh Mỗi chứng từ kế toán sẽ được ghi nhận trên một dòng trong Nhật ký - Sổ cái, dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
1.3.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ, được lập dựa trên chứng từ gốc kế toán Sau khi hoàn thành, các chứng từ ghi sổ sẽ được sắp xếp vào sổ đăng ký để lấy số hiệu ngày tháng Các chứng từ ghi sổ đã được đăng ký và kèm theo chứng từ gốc, sau khi được kế toán trưởng duyệt, sẽ trở thành căn cứ ghi sổ cái.
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương đồng.
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, phiếu chi, GBC
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 331
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm, dựa trên số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Mỗi chứng từ này cần có chứng từ kế toán kèm theo và phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
-Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.3.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức kế toán trên máy vi tính được đặc trưng bởi việc thực hiện các công việc kế toán thông qua phần mềm kế toán Phần mềm này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức đó Mặc dù phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó vẫn đảm bảo in ra đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo từng hình thức kế toán sẽ tạo ra các loại sổ tương ứng với hình thức đó, tuy nhiên, các loại sổ này không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay truyền thống.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Điều này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành khoá sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết diễn ra tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập trong kỳ.
Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUANG THẮNG
Khái quát về công ty TNHH xây dựng Quang Thắng
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Tên doanh nghiệp :Công ty TNHH xây dựng Quang Thắng. Địa chỉ : thôn Minh Khai, xã Mỹ Đức, huyện An Lão,
Người đại diện pháp lý
: Công ty TNHH 2 TV trở lên ngoài quốc doanh (100% vốn tư nhân)
Công ty TNHH xây dựng Quang Thắng, được thành lập vào ngày 01/08/2009, là một doanh nghiệp tư nhân không ngừng đầu tư vào sản xuất kinh doanh và hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý Công ty đã trang bị máy móc hiện đại trong dây chuyền thi công xây dựng, đảm bảo năng lực và chất lượng công trình Nhờ vậy, Quang Thắng đã trúng thầu và được chỉ định thực hiện nhiều dự án xây dựng trên địa bàn rộng lớn, bao gồm các huyện và tỉnh như Kiến An, An Lão, Quận Lê Chân và Xã Tân Dân.
Công ty chuyên nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp nhóm C, bao gồm cả các công trình giao thông như nền và mặt đường bộ, cũng như hệ thống thoát nước Đồng thời, công ty cam kết quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn được ngân hàng giao, bảo toàn và phát triển nguồn lực tài chính.
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty thực hiện các công trình thông qua cả hình thức đấu thầu và chỉ định thầu Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế, công ty sẽ thành lập ban chỉ huy công trường để giao nhiệm vụ cho các phòng ban liên quan.
Chức năng lập kế hoạch sản xuất bao gồm việc xác định tiến độ và các phương án cung cấp vật tư, máy móc thiết bị thi công, nhằm tổ chức thi công hợp lý và đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ hợp đồng với chủ đầu tư Phòng Vật tư chịu trách nhiệm quản lý vật tư, theo dõi tình hình mua sắm cho đến khi xuất công trình, trong khi máy móc thi công chủ yếu thuộc sở hữu của công ty, nhưng cũng cần thuê ngoài để đảm bảo quá trình thi công diễn ra suôn sẻ Phòng Vật tư sẽ quản lý và vận hành máy móc trong thời gian thi công tại công trường.
Công ty chủ yếu sử dụng công nhân nội bộ, chỉ thuê lao động phổ thông ngoài khi cần thiết để đảm bảo tiến độ thi công theo hợp đồng.
Chất lượng công trình được quy định bởi bên A Trong quá trình thi công, mọi sự thay đổi cần được thảo luận và có sự chấp thuận bằng văn bản từ bên A, nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình luôn được duy trì.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường, công ty TNHH xây dựng Quang Thắng đã nỗ lực không ngừng để phát triển và mở rộng hoạt động Sự quan tâm từ công ty đã giúp xây dựng uy tín vững chắc với khách hàng, tạo ra một thị trường ổn định cho doanh nghiệp Đội ngũ công nhân của công ty cũng đóng góp quan trọng vào thành công này.
Phòng tổ chức hành chính và kinh doanh
Phòng kế toán- tài vụ
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH xây dựng Quang
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH xây dựng
Chức năng của từng phòng ban
• Ban giám đốc công ty:
Người đứng đầu phòng tài chính kế toán có trách nhiệm báo cáo với giám đốc công ty và các cơ quan Nhà nước về thông tin kế toán Họ tổ chức và điều hành công tác kế toán, đồng thời đôn đốc, giám sát, hướng dẫn và kiểm tra các nhiệm vụ do nhân viên kế toán thực hiện.
• Phòng kế toán – tài vụ :
Ghi chép chi tiết và chính xác các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày là rất quan trọng để theo dõi toàn bộ tài sản của doanh nghiệp Điều này không chỉ giúp phản ánh đầy đủ tình hình tài chính mà còn cung cấp thông tin cần thiết về hoạt động kinh tế của công ty.
Phản ánh đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ và kết quả thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng Việc này giúp doanh nghiệp nhận diện các vấn đề và tìm ra những biện pháp tối ưu để phát triển bền vững và đạt hiệu quả cao trong hoạt động.
-Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo quy định.
Quản lý hồ sơ, tài liệu và dự đoán bản vẽ thiết kế công trình là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc phân công cán bộ giám sát để theo dõi tiến độ thực hiện Khi công trình hoàn thành, cán bộ kỹ thuật sẽ xác định khối lượng thực hiện và chuyển cho phòng kế toán để đối chiếu, kiểm tra và quyết toán đầu tư Đồng thời, cần theo dõi tình hình xuất nhập vật tư, cung cấp vật tư theo kế hoạch và tiến độ thi công, và báo cáo vật tư theo quy định.
• Phòng tổ chức hành chính và kinh doanh :
Đảm nhận vai trò quản lý hành chính công ty, bao gồm việc sắp xếp tổ chức sản xuất, bố trí nhân sự, tổ chức hoạt động khoa học, thiết lập quy chế trả lương, chế độ bảo hiểm xã hội và công tác an toàn lao động Đồng thời, tổ chức hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực mua bán vật liệu xây dựng.
- Có nhiệm vụ thi công xây lắp các công trình do công ty giao.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH xây dựng Quang Thắng 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH xây dựng Quang Thắng
Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng kế toán tài chính, có trách nhiệm báo cáo với giám đốc công ty và các cơ quan nhà nước về thông tin kế toán Họ tổ chức và điều hành công tác kế toán, đồng thời giám sát, hướng dẫn và kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện.
Kế toán thanh toán là quá trình theo dõi các khoản công nợ giữa công ty và khách hàng, đồng thời lập báo cáo nhanh về tình hình công nợ để trình bày cho kế toán trưởng và giám đốc.
Kế toán tổng hợp là quá trình tập hợp chi phí dựa trên số liệu phát sinh hàng ngày, tổ chức ghi chép và tổng hợp thông tin về nhập xuất, các loại vốn và quỹ của công ty Chức năng chính của kế toán tổng hợp là xác định lãi lỗ, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế, đồng thời hỗ trợ giám đốc trong việc phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh một cách thường xuyên.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG
Nhận xét chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH xây dựng Quang Thắng
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH xây dựng Quang Thắng, tôi đã áp dụng kiến thức học được vào thực tế công việc và rút ra bài học quý giá về quản lý và hạch toán kế toán Trong bối cảnh kinh tế phát triển, công ty đang có những bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực hoạt động nhờ vào sự mở rộng hệ thống nhà cung cấp và khách hàng Do đó, công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán luôn được chú trọng và ngày càng hoàn thiện hơn.
Trong thời gian thực tập tại Công Ty TNHH xây dựng Quang Thắng, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ các anh chị nhân viên và áp dụng những kiến thức học được từ trường Qua đó, tôi nhận thấy công tác kế toán tại công ty này có những ưu điểm nổi bật cũng như một số khuyết điểm cần cải thiện.
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, giúp quản lý và giám sát hiệu quả hơn Tất cả công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp, từ đó dễ dàng theo dõi tình hình tài chính Hình thức này cũng giảm thiểu tình trạng thất lạc chứng từ và sai sót trong quá trình thực hiện công tác kế toán.
Thông tin từ bộ phận kế toán được cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan Điều này không chỉ giúp việc lập báo cáo tài chính diễn ra thuận lợi mà còn nâng cao hiệu quả công tác quản lý doanh nghiệp.
Công ty đã thiết lập một bộ máy tổ chức gọn nhẹ và hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh Các phòng ban hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho các cấp quản lý.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty năng động và ham học hỏi, sở hữu trình độ chuyên môn cao Bộ máy lãnh đạo có năng lực luôn chú trọng đến sự phát triển và quan tâm đến cán bộ nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự sáng tạo.
Công ty sử dụng hình thức sổ “Nhật ký chung” để thực hiện kế toán, đây là phương pháp đơn giản và phổ biến, phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty Hệ thống này cho phép các nghiệp vụ kế toán được ghi chép rõ ràng theo trình tự thời gian, giúp thông tin kế toán được cập nhật đầy đủ và thường xuyên Việc áp dụng Nhật ký chung không chỉ đơn giản hóa quy trình kế toán mà còn thuận tiện cho việc phân công công việc, theo dõi, kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các loại sổ sách.
Công ty TNHH xây dựng Quang Thắng áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và luôn cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước.
Công tác kế toán thanh toán và thu hồi công nợ của công ty được đánh giá là hiệu quả, với việc mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng người mua và người bán Điều này giúp nhà quản lý có thông tin chính xác về tình hình công nợ, từ đó sắp xếp thanh toán đúng hạn và thu hồi nợ kịp thời.
Mặc dù Công ty TNHH xây dựng Quang Thắng đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong công tác kế toán thanh toán, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Công ty vẫn chưa áp dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả, dẫn đến việc kế toán chủ yếu dựa vào Excel Mặc dù khối lượng công việc lớn, nhưng việc chưa sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng đã gây khó khăn trong việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế Điều này dẫn đến việc cung cấp báo cáo số liệu không kịp thời và thiếu chính xác, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc của công ty.
Công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, mặc dù đã phát sinh thực tế Việc này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình tài chính của công ty nếu các khoản nợ này không thể thu hồi trong tương lai.
Công ty thường xuyên thực hiện nhiều giao dịch mua bán với các đối tác, tuy nhiên, một số khoản thanh toán cho người bán chưa được thực hiện đúng hạn, gây ra tình trạng chậm trả Việc chưa thu hồi kịp thời các khoản nợ đã dẫn đến việc chậm trễ trong thanh toán, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty trong mắt các đối tác.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với
người mua,người bán tại công ty TNHH xây dựng Quang Thắng.
3.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua,người bán tại công ty TNHH xây dựng Quang Thắng
Nền kinh tế thị trường mang đến nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, nhưng cũng đối mặt với không ít khó khăn Doanh nghiệp nào biết điều phối tốt và khắc phục thách thức sẽ có cơ hội phát triển bền vững và hội nhập với xu hướng toàn cầu Trong những năm gần đây, Việt Nam đã nỗ lực hoàn thiện các chuẩn mực kế toán, giảm thiểu sự khác biệt giữa kế toán trong nước và quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hội nhập và phát triển.
Công ty TNHH xây dựng Quang Thắng cần điều chỉnh một số phương pháp hạch toán kế toán để phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán mới Việc này không chỉ giúp công ty tuân thủ quy định mà còn tạo cơ hội để nhanh chóng hòa nhập với sự phát triển của xã hội.
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua,người bán tại công ty TNHH xây dựng Quang Thắng Để có thể hoàn thiện tổ chức thanh toán với người mua, người bán tại công ty thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau: Hoàn thiện công tác kế toán phải dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin về kế toán mới nhất quán, việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được Các thông tin kế toán được lập nên dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định sẽ giúp cho việc thu thập các thông tin kế toán có chất lượng và khoa học giúp cho quá trình phân tích đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty một cách tốt nhất.
Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán là rất quan trọng để đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời, phản ánh chính xác các hoạt động tài chính của công ty Việc thông tin bị dồn ứ và không được cung cấp kịp thời có thể ảnh hưởng đến khả năng xử lý các tình huống khẩn cấp trong doanh nghiệp Đối với các bên quan tâm bên ngoài như ngân hàng và nhà đầu tư, nếu thông tin không được cung cấp đúng hạn, công ty có thể mất cơ hội đầu tư và để lại ấn tượng xấu, ảnh hưởng đến các mối quan hệ kinh doanh trong tương lai.
3.2.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua,người bán tại công ty TNHH xây dựng Quang Thắng
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán, công ty cần hiện đại hóa quy trình kế toán Việc áp dụng công nghệ mới và phần mềm kế toán tiên tiến sẽ giúp tăng cường tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý giao dịch Đồng thời, việc đào tạo nhân viên về các công cụ và phương pháp kế toán hiện đại cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng họ có thể làm việc hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường.
Công ty cần nhanh chóng triển khai phần mềm kế toán để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên kế toán và nâng cao hiệu quả công việc Hiện có nhiều lựa chọn phần mềm kế toán như MISA, FASR, BRAVO và SASINNOVA, do đó, công ty nên lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc điểm và nhu cầu của mình.
Việc áp dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp không chỉ giúp nhanh chóng thích nghi với nền công nghiệp hiện đại mà còn cải thiện hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí và thời gian Sử dụng phần mềm kế toán giúp đơn giản hóa bộ máy kế toán, đảm bảo hoàn thành tốt công việc Dưới đây là ba phần mềm kế toán phổ biến được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
❖ Phần mềm kế toán MISASME.NET 2019 Ưu điểm:
- Giao diện dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt, bám sát chế độ kế toán
- Phần mềm này cho phép tạo nhiều CSDL, nghĩa là mỗi đơn vị được thao tác trên một cơ sở dữ liệu độc lập.
- Tính chính xác cao Ít xảy ra các sai sót.
- Tính bảo mật có khả năng cao vì chạy trên công nghệ SQL
- Cấu hình máy yêu cầu khá cao vì chạy trên công nghệ SQL
- Tốc độ xử lý dữ liệu chậm
Các báo cáo khi xuất ra Excel thường không được sắp xếp theo thứ tự, gây khó khăn cho kế toán trong việc lập báo cáo Đơn giá dịch vụ dao động từ 2.950.000 đến 12.950.000 VNĐ.
❖ Phần mềm kế toán Fast Accounting Ưu điểm:
- Giao diện dễ sử dụng, sổ sách chứng từ bám sát chế độ kế toán hiện hành.
- Tốc độ xử lý nhanh
- Kết xuất ra excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp
- Tính bảo mật không cao
- Dung lượng phần mềm lớn Đơn giá 6.000.000 – 8.000.000
❖ Phần mềm kế toán BRAVO Ưu điểm:
- Giao diện ổn định dễ sử dụng.
- BRAVO được xây dựng theo từng phân hệ và có nhiều phân hệ mới.
Là một trong những nhà cung cấp hiếm hoi theo hướng tùy chỉnh, chúng tôi cho phép phần mềm được điều chỉnh linh hoạt Từ phần mềm cơ bản Bravo 6.3, doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình riêng theo nhu cầu cụ thể của mình.
- Phần mềm cho phép liên kết dữ liệu, số liệu có chức năng tìm và tự sửa lỗi dữ liệu.
- Mới chỉ tập trung vào một phiên bản là Bravo 6.3
Giá thành phần mềm kế toán thường dao động từ 6.000 USD đến 10.000 USD, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp Tôi khuyên công ty nên xem xét sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính hiệu quả.
2019 vì phần mềm này khá phổ biến, dễ sử dụng và giá cả phải chăng. Ý kiến 2: Hoàn thiện công tác lập dự phòng phải thu khó đòi :
➢ Đối tượng và điều kiện lập dự phòng phải thu khó đòi:
Là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
Khoản nợ cần phải có chứng từ gốc và xác nhận từ bên khách hàng về số tiền nợ, bao gồm các tài liệu như hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ liên quan khác Nếu các khoản phải thu không có đủ căn cứ xác định theo quy định, chúng sẽ được xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác.
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán có thể gặp rủi ro khi tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang tiến hành thủ tục giải thể Ngoài ra, trường hợp người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố cũng làm gia tăng nguy cơ không thu hồi được nợ.
- Những khoản nợ trên 3 năm trở lên không có khả năng thu hồi nợ được xử lý xóa nợ.
➢ Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp cần ước tính mức tổn thất có thể xảy ra và thời gian nợ quá hạn của các khoản nợ, đồng thời lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi Việc này cần kèm theo các chứng từ chứng minh cho các khoản nợ khó đòi đã nêu.
Thời gian quá hạn thanh toán Mức dự phòng trích lập
6 tháng ≤ T < 1 năm 30% giá trị nợ phải thu quá hạn
1 năm < T < 2 năm 50% giá trị nợ phải thu quá hạn
2 năm < T < 3 năm 70% giá trị nợ phải thu quá hạn
T > 3 năm 100% giá trị nợ phải thu quá hạn
Khi khách hàng có nợ phải thu chưa đến hạn nhưng đã rơi vào tình trạng phá sản, làm thủ tục giải thể hoặc bị cơ quan pháp luật truy tố, doanh nghiệp cần xác định mức tổn thất không thu hồi được để lập dự phòng.
Sau khi thực hiện lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần tổng hợp toàn bộ phần dự phòng này vào bảng kê chi tiết, nhằm làm căn cứ cho việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC để theo dõi các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK 2293- Dự phòng phải thu khó đòi
