NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP THEO THÔNG TƯ 133/2016/TT-BTC
Một số vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm Chúng không chỉ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất mà còn ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng Do đó, nguyên vật liệu được xem là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
1.1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu
- NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định.
- Toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, hình thái vật chất ban đầu không được giữ nguyên, mà sẽ trải qua sự biến đổi hoặc bị tiêu hao hoàn toàn.
1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất và thường xuyên chịu sự biến động Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra ổn định và liên tục, việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, sử dụng đến bảo quản cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ và toàn diện.
Trong khâu thu mua, việc lựa chọn vật liệu cần chú ý đến tính chất lý hóa, công dụng và tỷ lệ hao hụt của từng loại Điều này đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu sản xuất về số lượng, chất lượng và chủng loại Giá cả hợp lý và chi phí thu mua thực tế cũng cần được xem xét kỹ lưỡng nhằm mục đích giảm thiểu chi phí.
Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần phải quản lý dự trữ vật liệu một cách hợp lý, duy trì mức tối đa và tối thiểu cần thiết cho sản xuất Việc này giúp ngăn chặn tình trạng thiếu hụt nguyên liệu, từ đó đảm bảo hoạt động sản xuất không bị ảnh hưởng.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng và chất lượng sản phẩm, cần sử dụng vật liệu đúng định mức và đúng chủng loại Việc tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác tình hình xuất dùng, sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là rất quan trọng Do đó, tăng cường quản lý nguyên vật liệu là cần thiết, và cần liên tục cải tiến công tác này để phù hợp với thực tế sản xuất.
1.1.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liêu
1.1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Theo yêu cầu quản lý:
Nguyên liệu và vật liệu chính là yếu tố quan trọng cấu thành nên sản phẩm vật chất Chúng bao gồm bán thành phẩm và các nguyên liệu mua ngoài, nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và tạo ra hàng hóa.
Vật liệu phụ là những thành phần không tạo thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Chúng có khả năng kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc, mùi vị và hình dáng bề ngoài của sản phẩm, đồng thời nâng cao chất lượng và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chế tạo.
+ Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường
+ Vật tư thay thế: Là loại vật tư được sử dụng để thay thế sửa chữa bảo dưỡng các phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất…
Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp đầu tư cho xây dựng cơ bản, gồm cả thiết bị lắp đặt và không lắp đặt, cũng như công cụ và vật liệu kết cấu phục vụ cho việc thi công các công trình xây dựng.
- Theo nguồn gốc của vật liệu:
+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công chế biến của doanh nghiệp.
+ Nguyên vật liệu mua ngoài.
+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết.
- Theo mục đích, công dụng của vật liệu:
+ NVL dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ NVL dùng cho nhu cầu khác như: Nhượng bán,đem góp vốn liên doanh, đem biếu tặng, dùng trong quản lý, phục vụ nhu cầu xử lý thông tin.
1.1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu a Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu:
Nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực 02 quy định rằng hàng tồn kho vật liệu phải được đánh giá dựa trên giá gốc Giá gốc, hay còn gọi là trị giá vốn thực tế, bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để sở hữu vật liệu ở trạng thái và địa điểm hiện tại.
Nguyên tắc thận trọng trong kế toán yêu cầu rằng vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì sẽ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng cách lấy giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh và trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm cùng với chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Nguyên tắc nhất quán trong kế toán yêu cầu các phương pháp đánh giá vật liệu phải được áp dụng một cách đồng nhất trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có quyền thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng cần đảm bảo rằng phương pháp mới mang lại sự trung thực và hợp lý trong việc trình bày thông tin kế toán Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải giải thích rõ ràng về ảnh hưởng của sự thay đổi này.
Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh:
-Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua.
-Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập.
-Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. b.Đánh giá nguyên vật liệu
* Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho a.Nhập kho NVL do mua ngoài
Giá thực tế NVL nhập kho
Giá mua ghi trên hóa đơn
Chi phí khác liên quan đến quá trình thu mua
Các khoản thuế không được hoàn lại
Giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại
Giá mua ghi trên hóa đơn là số tiền doanh nghiệp phải thanh toán cho người bán, căn cứ vào hợp đồng hoặc hóa đơn, và phụ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng.
+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua hàng hóa là giá chưa có thuế GTGT đầu vào.
+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng thanh toán.
Các khoản thuế không hoàn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thu GTGT (không khấu trừ).
Chi phí thu mua nguyên vật liệu bao gồm nhiều yếu tố như chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép và các khoản phí liên quan đến công tác của bộ phận thu mua.
Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua nguyên vật liệu với số lượng lớn theo thỏa thuận.
Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
1.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình hạch toán kết hợp giữa bộ phận thủ kho và phòng kế toán, dựa trên các chứng từ nhập và xuất kho Mục tiêu của việc này là theo dõi chặt chẽ số lượng và giá trị của từng loại, từng nhóm vật tư, từ đó nắm bắt tình hình biến động và số hiện có một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống chứng từ và mở sổ kế toán chi tiết để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả Việc áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp sẽ giúp tăng cường quản lý và kiểm soát nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp và trình độ của nhân viên kế toán và thủ kho Ba phương pháp này bao gồm Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển và Sổ số dư.
1.2.1.1 Phương pháp thẻ song song Đặc điểm của phương pháp thẻ song song là sử dụng các sổ chi tiết để theo dõi thường xuyên, lên tục sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị.
Để hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu, cần mở thẻ kho để theo dõi số lượng tại kho và mở sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở phòng kế toán nhằm theo dõi cả về số lượng lẫn giá trị.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuấttồn kho của từng loại vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Trong phòng kế toán, kế toán sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình hiện có và biến động của nguyên vật liệu (NVL) theo từng loại Để đảm bảo sự đối chiếu chính xác giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán cần dựa vào các thẻ chi tiết nhằm lập bảng tổng hợp về nhập, xuất, và tồn kho của từng loại NVL theo giá trị.
Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song được trình bày theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
1.2.1.2 Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp này, kho sẽ theo dõi số lượng từng loại nguyên vật liệu (NVL), trong khi phòng kế toán cũng chỉ ghi nhận số lượng của từng loại NVL.
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu (NVL) theo số lượng Vào cuối tháng, thủ kho tính toán số lượng vật tư còn lại cho từng danh điểm trên thẻ kho và ghi vào sổ số dư Sổ này được kế toán mở cho từng kho và áp dụng trong suốt cả năm.
Tại phòng kế toán, kế toán định kỳ nhận chứng từ từ thủ kho, kèm theo phiếu giao nhận Dựa vào giá hạch toán, kế toán tính giá trị vật liệu nhập - xuất theo từng danh điểm và ghi vào bảng lũy kế nhập - xuất NVL, được lập theo từng danh điểm.
Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư được trình bày theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
1.2.1.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển giúp theo dõi biến động số lượng và trị giá của từng mặt hàng tồn kho Ghi sổ chỉ thực hiện một lần vào cuối tháng, với mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
Thủ kho có trách nhiệm theo dõi số lượng vật tư dựa vào phiếu nhập kho (PNK) và phiếu xuất kho (PXK) Sau khi thực hiện nhập xuất, thủ kho cần ghi chép vào thẻ kho cho từng loại vật tư, thực hiện định kỳ hoặc hàng ngày Đồng thời, thủ kho phải chuyển PNK và PXK cho kế toán vật tư và thường xuyên đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với số lượng thực tế trong kho và số liệu kế toán trên sổ chi tiết vật tư.
Tại phòng kế toán, kế toán tổng hợp các chứng từ nhập – xuất vật tư trong tháng để lập bảng kê nhập và xuất vật liệu Sau đó, thông tin này được ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và kiểm tra số tiền với kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được trình bày theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
1.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ theo chế độ chứng từ kế toán quy định được ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC ngày 26/8/2016của Bộ trưởng Bộ tài chính Các chứng từ về kế toán nguyên vật liệu đã ban hành bao gồm:
-Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT
-Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 03-VT
-Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT
- Biên bản kiểm kê vật tư Mẫu số 05-VT
-Bảng kê mua hàng Mẫu số 06-VT
-Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Mẫu số 07-VT
- Các chứng từ khác có liên quan như: Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi,…
1.2.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi liên tục việc nhập, xuất và tồn kho vật liệu trên sổ kế toán Phương pháp này giúp phản ánh tình hình biến động hàng tồn kho một cách liên tục, cho phép xác định giá trị hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, cần kiểm tra số liệu hàng tồn kho thực tế và so sánh với số liệu trên sổ kế toán Số tồn kho thực tế phải hoàn toàn khớp với số liệu kế toán; nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong quản lý hàng tồn kho.
+ Xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm
+ Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
+ Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán).
Tổ chức sổ sách kế toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo các hình thức kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC
1.3.1 Hình thức Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh đều được ghi chép vào sổ Nhật ký, chủ yếu là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ các sổ Nhật ký sau đó được sử dụng để ghi vào Sổ Cái, phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sơ đồ 1.7: Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung trước, sau đó chuyển sang Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu có sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ cũng được ghi đồng thời vào những sổ, thẻ này Cuối tháng, quý, và năm, số liệu trên Sổ Cái được tổng hợp để lập Bảng cân đối số phát sinh, và sau khi kiểm tra đối chiếu, đảm bảo số liệu ghi chép chính xác.
Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
1.3.2 Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký – Sổ Cái Việc ghi chép này dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Sơ đồ 1.8: Ghi sổ kế toán NVL theo hình thức kê toán Nhật ký – Sổ Cái
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có trước khi ghi vào sổ Nhật ký.
Sổ Cái là nơi ghi chép số liệu của từng chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, với mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả phần Nhật ký và Sổ Cái Sau khi hoàn tất việc ghi chép vào sổ Nhật ký, các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp sẽ được chuyển sang Sổ Cái để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
1.3.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng Ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
NHẬT KÝ - SỔ CÁI (phần ghi TK152)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng Các chứng từ này được đánh số liên tục theo thứ tự trong tháng hoặc năm, và phải có chứng từ kế toán kèm theo Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ ghi sổ cần được kế toán trưởng phê duyệt.
Sơ đồ 1.9: Ghi sổ kế toán NVL theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ, từ đó ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và tiếp tục ghi vào Sổ Cái Các chứng từ này cũng được sử dụng để ghi vào Sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng, kế toán khóa sổ để tính tổng số tiền các nghiệp vụ phát sinh, xác định Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư từng tài khoản trên Sổ Cái Dựa vào Sổ Cái, kế toán lập Bảng cân đối phát sinh Sau khi đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính, đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có khớp nhau.
Tất cả các tài khoản trên Bảng Cân Đối số phát sinh cần phải cân bằng và tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng Ký Chứng từ ghi sổ phải tương ứng với tổng số này.
1.3.4 Hình thức kế toán máy vi tính
Công việc kế toán hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy tính, được thiết kế dựa trên các hình thức kế toán quy định Mặc dù phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng vẫn đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo yêu cầu Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán đã được kiểm tra làm căn cứ để ghi sổ, xác định tài khoản Nợ và Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy tính qua các bảng biểu có sẵn Theo quy trình, thông tin sẽ được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ chi tiết liên quan Cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực Kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra Các thao tác in báo cáo tài chính phải tuân thủ quy định Cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được in, đóng thành quyển, và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về ghi chép tay.
Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM DV HOÀNG TUẤN
Khái quát chung về Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hoàng Tuấn.
-Địa chỉ: Số 129 Lán Bè, phường Lam Sơn, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng.
Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hoàng Tuấn, được cấp giấy phép kinh doanh từ ngày 14/02/2008 bởi Sở kế hoạch đầu tư TP.Hải Phòng, đã hoạt động trong 12 năm và có sự phát triển mạnh mẽ qua từng năm.
Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng ngày càng tăng Nguyên vật liệu xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu này cho các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông và thủy lợi Việc sử dụng nguyên vật liệu chất lượng cao là yếu tố then chốt để đảm bảo sự kiên cố và bền vững cho các công trình, góp phần phát triển kinh tế quốc gia.
Hiện nay ngành nghề chính của công ty là bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Ngoài ra công ty còn đăng ký một số tên ngành nghề khác:
- Hoàn thiện công trình xây dựng
- Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre , nứa ) và động vật sống.
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình.
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.
- Bán buôn kim loại và quặng kim loại.
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
-Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng xe
-Vận tải hành khách đường bộ khác.
-Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
-Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ.
-Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu.
-Sửa chữa giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Bảng 2.1 Các chỉ tiêu kinh tế năm 2017 - 2019
CHỈ TIÊU Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
3.Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60P-51) 27.947.593 (36.352.744) 50.286.262
6.Nộp ngân sách nhà nước 2.014.241 3.014.214 4.354.201
Trong thời gian tới, công ty hướng tới việc xây dựng một mạng lưới khách hàng đông đảo bằng cách áp dụng công nghệ mới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm giá thành và tạo ra mức giá cạnh tranh Gần đây, công ty đã tổ chức các hội nghị khách hàng theo nhóm và gặp gỡ trực tiếp để hiểu rõ nhu cầu và lắng nghe ý kiến phản hồi từ khách hàng Đồng thời, công ty cũng cải thiện các thủ tục hành chính phức tạp, loại bỏ các khâu trung gian trong quy trình nhận hàng và hướng dẫn khách hàng một cách tận tình Tổng doanh thu năm 2019 đã tăng 40,52% so với năm 2017, nhờ vào nhu cầu lưu thông hàng hóa trong nước, đặc biệt là các loại hàng hóa vận chuyển giữa Bắc và Nam ngày càng gia tăng.
Từ năm 2017, tỷ lệ tăng trưởng đạt 729.53%, cho thấy sự thay đổi rõ rệt trong quy mô và cơ cấu kinh tế Sự thay đổi này phụ thuộc vào chiến lược phát triển của công ty và ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh.
2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(1) Giám đốc: Quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mỗi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
Phòng kế toán thực hiện hạch toán và kế toán theo quy định của Luật kế toán, đồng thời tư vấn cho Giám đốc công ty về quản lý tài sản và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn như vốn chủ sở hữu, vốn vay ngân hàng, và vốn huy động Phòng cũng xây dựng quy định về tạm ứng, thanh toán và hoàn thiện chứng từ liên quan đến các hợp đồng kinh tế và chi phí hoạt động Ngoài ra, phòng kế toán còn quản lý hồ sơ tài chính, theo dõi và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh để phát hiện vấn đề và đề xuất giải pháp cho Giám đốc.
Phòng kinh doanh thực hiện phân tích toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh trước, trong và sau quá trình sản xuất Họ thiết lập mối quan hệ với các cấp liên quan, lập hồ sơ dự toán công trình và định giá, đồng thời tạo phiếu giá thanh toán Bên cạnh đó, phòng cũng đóng vai trò tham mưu để đảm bảo tính pháp lý cho mọi hoạt động kinh tế.
Phòng kỹ thuật là bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý của Công ty, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc triển khai chỉ đạo và giám sát các công trình thi công Đơn vị này đảm nhận việc lập quyết toán cho các công trình và hạng mục theo hợp đồng, đồng thời tham gia nghiệm thu công tác thực hiện Thành viên của phòng kỹ thuật đều có trình độ chuyên môn về xây dựng và kỹ thuật, đảm bảo các công trình được thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật và phù hợp với ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty.
Mỗi phòng ban trong công ty có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng tất cả đều liên kết chặt chẽ dưới sự quản lý của Giám đốc Công ty để tối ưu hóa lợi ích cho tổ chức.
2.1.4 Đặc điểm bộ máy kế toán và hình thức kế toán của Công ty
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
+ Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty.
+ Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán.
+ Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty.
+ Lập Báo cáo tài chính.
+ Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
+ Có ý kiến bằng văn bản với Giám đốc công ty về việc tuyển dụng, tuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ quỹ.
+ Yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán.
+ Nộp tiền thuế với các Môn bài.
+ Thực hiện các bút toán đầu năm tài chính như: kết chuyển lãi lỗ năm tài chính cũ.
+ Hạch toán chi phí thuế môn bài năm tài chính mới.
Tiến hành thu thập và xử lý thông tin cùng số liệu kế toán từ các chứng từ kế toán là nhiệm vụ quan trọng trong công việc của kế toán tổng hợp, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là những hoạt động thiết yếu trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm việc mua bán hàng hóa, công cụ dụng cụ (CCDC), tài sản cố định (TSCĐ), cũng như thực hiện các giao dịch thu tiền và chi tiền.
Quản lý tiền mặt của công ty yêu cầu thực hiện ghi chép hàng ngày dựa trên phiếu thu chi để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt Việc này bao gồm ghi sổ quỹ và tổng hợp, đối chiếu số liệu thu chi một cách chính xác.
Cuối tháng cùng với kế toán trưởng và giám đốc tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tại két.
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
-Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Công ty khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hoá.
-Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: nhập trước xuất trước
-Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
-Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Thẻ song song
- Kỳ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
-Hệ thống tài khoản sử dụng: Áp dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành.
Công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung" để ghi sổ kế toán, mang lại nhiều thuận lợi trong công tác kế toán Hình thức này giúp cải thiện quy trình ghi chép và quản lý thông tin tài chính một cách hiệu quả hơn.
-Hệ thống sổ sách mà Công ty đang sử dụng bao gồm:
+ Sổ nhật ký chung theo tháng, quý trong năm.
+ Sổ cái các tài khoản 111,112,
+ Các sổ, bảng chi tiết như: Bảng tính lương, bảng kê khai tài sản cố định
-Hệ thống báo cáo kế toán sử dụng:
+ Báo cáo tổng hợp: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính.
+ Báo cáo chi tiết: Báo cáo công nợ.
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT CHỨNG TỪ
Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn
2.2.1 Đặc điểm cơ bản về nguyên vật liệu tại Công ty
2.2.1.1 Đặc điểm công tác quản lý
Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn được thành lập vào năm 2008, chuyên cung cấp và bán buôn vật liệu cùng thiết bị lắp đặt phục vụ cho ngành xây dựng và hoàn thiện công trình.
Công ty dịch vụ sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu, chiếm 60%-70% trong giá thành sản phẩm Tất cả nguyên vật liệu đều được mua ngoài, không có tự chế hay liên doanh, và dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết cũng như hao hụt trong quá trình vận chuyển Do đó, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả là rất quan trọng để giảm chi phí trong giá thành dịch vụ.
Quản lý vật liệu là bước thiết yếu trong quy trình sản xuất, không chỉ cần chú trọng đến số lượng mà còn phải kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu Điều này nhằm đảm bảo rằng nguyên vật liệu không bị biến chất và giữ được giá trị sử dụng cao.
- Khâu thu mua của công ty: công ty có bộ phận chuyên công tác thu mua, vận chuyển.
Hiện nay, việc quản lý nguyên vật liệu tại công ty đã được chú trọng và cải thiện đáng kể, với cách tổ chức và sắp xếp hợp lý trong khâu bảo quản dự trữ.
Công ty áp dụng định mức nguyên vật liệu và kế hoạch tiêu thụ để chủ động trong việc mua sắm vật tư, từ đó giảm thiểu lượng tồn kho Điều này không chỉ giúp giảm chi phí lưu kho mà còn ngăn chặn vốn ứ đọng, góp phần hạ giá thành dịch vụ.
Công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu được thực hiện ở phòng Kỹ thuật, thủ kho và phòng kế toán.
2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn cung cấp nguyên vật liệu đa dạng và phong phú, được phân loại chặt chẽ để thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu được phân chia theo vai trò và tác dụng của chúng trong hoạt động xây lắp, bao gồm nhiều loại khác nhau.
Vật liệu chính là thành phần chủ yếu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp, bao gồm các loại vật liệu như sắt thép, xi măng, gỗ, gạch, cát, đá, sỏi, cùng với vật liệu điện và nước mà Công ty sử dụng.
Vật kết cấu là các vật liệu đã qua chế biến, được hình thành từ vật liệu chính của công ty, bao gồm các loại kết cấu gỗ như khuôn cửa và cửa các loại, kết cấu bê tông như Panel PH, cọc bê tông, ống cống bê tông, và cột điện Ngoài ra, còn có kết cấu thép, kim loại và kính, bao gồm cửa sắt, cửa cuốn nhôm và cửa kính các loại.
Nhiên liệu là các vật liệu được sử dụng để tạo ra nhiệt năng, phục vụ cho các loại xe và máy trong quá trình sản xuất Các loại nhiên liệu phổ biến bao gồm xăng, dầu và mỡ Mặc dù nhiên liệu được xem là vật liệu phụ, nhưng nó được phân loại riêng biệt theo quy định chung.
Phụ tùng thay thế là vật tư thiết yếu cho việc sửa chữa và bảo dưỡng tài sản cố định của công ty, bao gồm nhiều loại như xăm lốp ô tô, ghen và đèn.
Vật liệu khác là những vật liệu phụ có vai trò hỗ trợ trong quá trình sản xuất và kinh doanh các công trình, sản phẩm của Công ty Các loại vật liệu phụ này bao gồm dây cước xây, dây thường, dây chão, dây đay, dây đai các loại, bao tải và bạt.
Công ty cung cấp nhiều công cụ lao động nhỏ thiết yếu cho quá trình thi công, bao gồm mũi khoan, kìm, mỏ lết, ống cao su, thước dây, xô, cuốc và xẻng Những công cụ này được sử dụng thường xuyên nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng trong các công trình xây dựng.
Cách phân loại nguyên vật liệu của Công ty thể hiện đặc trưng riêng của ngành xây lắp, khác biệt rõ rệt so với các doanh nghiệp sản xuất trong các lĩnh vực khác.
2.2.1.3 Tính giá nguyên vật liệu
Tất cả nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất tại Công ty đều được mua từ bên ngoài và được nhập kho bởi cán bộ phòng vật tư Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT trong kê khai thuế, do đó giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính toán dựa trên phương pháp này.
NVL nhập kho = Giá mua ghi trên HĐ
GTGT (chưa gồm VAT) + Chi phí thu mua thực tế phát sinh
Vào ngày 24/6/2019, Công ty Hoàng Tuấn đã nhập kho 8.478 kg tôn CT3-6mm từ Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh kim khí với đơn giá 14.909 đ/kg, kèm theo thuế GTGT 10% Hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ bên bán đến kho của Công ty Hoàng Tuấn mà không phát sinh thêm chi phí thu mua.
Trị giá thực tế NVL nhập kho tôn CT3-6mm = 8.478 x 14.909 = 126.398.502đ
* Nguyên vật liệu xuất kho
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM DV HOÀNG TUẤN
Đánh giá chung về công tác nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn
* Về bộ máy kế toán và đội ngũ kế toán viên
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Hoàng Tuấn được tổ chức theo mô hình tập trung, với toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán Các chứng từ sau khi được các phòng thu thập và kiểm tra sẽ được gửi về phòng kế toán để kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợp lệ, sau đó tổng hợp ghi vào sổ kế toán Mô hình này không chỉ phù hợp với quy mô của công ty mà còn đảm bảo quản lý tập trung, thống nhất công tác kế toán, dễ dàng phân công, kiểm tra, đối chiếu và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và hiệu quả, với cán bộ kế toán được phân công nhiệm vụ rõ ràng, đảm bảo chuyên môn hóa cao Điều này giúp các phần hành tiến hành nhanh chóng, chính xác và cung cấp thông tin trung thực, hợp lý, kịp thời Đội ngũ kế toán có trình độ và năng lực, nhiệt tình đáp ứng yêu cầu về công tác hạch toán kinh doanh và hạch toán chi phí sản xuất.
* Về hệ thống danh điểm nguyên vật liệu
Để quản lý hiệu quả và hạch toán chính xác khối lượng lớn vật tư, vật liệu đa dạng về tính năng và công dụng, công ty cần tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học và hợp lý.
Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo vai trò và công dụng của chúng thành các nhóm chủ yếu sau:
Nguyên vật liệu chính gồm những thành phần cấu thành nên khung sản phẩm: sắt, thép, xi măng, gạch xây, đá, cát, sỏi.
Vật liệu phụ bao gồm các phụ gia bê tông, thiết bị, vật kiến trúc, trang trí nội thất và ngoại thất, thiết bị vệ sinh, điều hòa không khí, khung cửa, và lan can, đều là những thiết bị không do chủ đầu tư cung cấp.
Vật liệu phụ khác bao gồm nhiên liệu, dầu mỡ cho xe máy thi công, sơn, vôi ve, đinh, que hàn thép ly và thiết bị xây dựng cơ bản loại nhỏ Để nâng cao công tác quản lý và hạch toán vật liệu, Công ty đã mở sổ danh điểm vật liệu Việc lập sổ này được thực hiện bằng cách gán mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng, thay thế cho tên gọi và nhãn hiệu, đồng thời sử dụng một số trang trong sổ để ghi chép đầy đủ các nhóm vật liệu thuộc loại đó.
Mã hoá tên vật liệu trong sổ danh điểm cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học và hợp lý, phục vụ yêu cầu quản lý của Công ty Việc này không chỉ giảm bớt khối lượng công việc kế toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các loại vật liệu.
*Về chế độ, chính sách liên quan đến kế toán nguyên vật liệu
Kế toán vật tư trong ngành xây dựng phản ánh kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên vật liệu, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Việc hạch toán nguyên vật liệu từ chi tiết đến tổng hợp được thực hiện đều đặn và đúng kỳ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, cho phép theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu, phù hợp với sự biến động của vật tư Để hạch toán chi tiết, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song, giúp đơn giản hóa quy trình, dễ kiểm tra số liệu và cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán tổng hợp, ngay cả khi có sự biến động thường xuyên trong hoạt động của công ty.
*Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ để đảm bảo cả số lượng và chất lượng, từ đó ngăn ngừa tình trạng tham ô và lãng phí Đồng thời, công ty cũng áp dụng các biện pháp kịp thời để xử lý những hiện tượng tiêu cực, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật liệu.
Công ty tiến hành đánh giá lại vật liệu khi tham gia góp vốn liên doanh và theo quy định của nhà nước nhằm bảo toàn vốn kinh doanh trong bối cảnh biến động giá cả lớn.
Khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp cần thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê bao gồm đại diện lãnh đạo, những người chịu trách nhiệm về vật liệu, phòng kế toán và đại diện nhân viên Quá trình kiểm kê yêu cầu thực hiện cân đo, đóng gói, đếm và lập biên bản kiểm kê để xác định sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu ghi trên sổ kế toán, đồng thời trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch này.
*Về thủ tục nhập - xuất nhập kho nguyên vật liệu
-Thủ tục thu mua nguyên vật liệu
Công ty áp dụng quy trình quản lý vật tư hiệu quả từ khâu tiếp nhận, cấp phát đến thu hồi, với sự phân công rõ ràng giữa bốn bộ phận: phòng quản lý vật tư, phòng quản lý chất lượng, phòng mua bán-xuất nhập khẩu và phòng kế toán Quy trình này giúp giảm khối lượng công việc cho từng phòng ban, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho Ban lãnh đạo Nhờ vậy, công ty luôn đảm bảo cung cấp vật tư kịp thời và đầy đủ, tránh được tình trạng ngưng hay giảm cường độ lao động do thiếu nguyên vật liệu, từ đó bảo vệ lợi ích kinh doanh.
Chất lượng vật tư luôn được đảm bảo đạt tiêu chuẩn cho sản xuất, với quy trình kiểm tra kỹ lưỡng không chỉ ở khâu nhập kho mà còn trước khi xuất dùng Điều này đã giúp công ty xây dựng lòng tin và uy tín, thu hút được nhiều khách hàng.
-Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Công ty chủ động mua nguyên vật liệu dựa trên định mức và kế hoạch tiêu thụ từ phòng thiết kế, giúp giảm lượng tồn kho, tiết kiệm chi phí lưu kho và hạ giá thành sản phẩm Nguyên vật liệu được quản lý chặt chẽ với kế hoạch sản xuất được Giám đốc phê duyệt Quy trình xuất kho yêu cầu chi tiết và rõ ràng về bộ phận sử dụng, mục đích và mối liên hệ giữa các bộ phận quản lý, thông qua phiếu xuất kho và thẻ kho Sự thống nhất trong thủ tục nhập, xuất kho giúp công tác quản lý nguyên vật liệu chính xác, đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm chi phí sản xuất.
Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn chuyên cung cấp nguyên vật liệu xây dựng và thực hiện các công trình xây lắp, do đó, nguyên vật liệu sử dụng rất đa dạng và biến động liên tục Để quản lý hiệu quả, công ty cần theo dõi chi tiết số lượng và tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán Sổ danh điểm này được phân chia theo tính năng hóa lý, quy cách phẩm chất và mã hóa thành một hệ thống logic, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất.
Việc luân chuyển chứng từ giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và thủ kho diễn ra thường xuyên, nhưng thiếu biên bản giao nhận khiến dễ xảy ra mất mát chứng từ Khi mất mát xảy ra, việc quy trách nhiệm trở nên khó khăn, dẫn đến tình trạng cán bộ công nhân viên thiếu trách nhiệm và buông lỏng quản lý chứng từ.
Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công
3.2.1 Sự cần thiết và các yêu cầu của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô, đặc biệt trong bối cảnh thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với sự điều tiết của Nhà nước Nó là công cụ thiết yếu cho quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong lĩnh vực kế toán, kế toán nguyên vật liệu giữ vị trí then chốt, vì nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là thành phần cấu thành sản phẩm Do đó, việc hạch toán nguyên vật liệu luôn được các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng.
Kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp tự chủ sản xuất kinh doanh Việc nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, là cần thiết để doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh tế xã hội và khẳng định vị thế trên thị trường.
Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Hoàng Tuấn hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, nơi mà chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm Để nâng cao hiệu quả kinh tế, công ty cần hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu Đối với quản lý nguyên vật liệu, việc nắm bắt chính xác tình hình về số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu là rất quan trọng, giúp công ty xây dựng dự toán nguyên vật liệu một cách kinh tế mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình Do đó, việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý này.
Công ty sử dụng nguyên vật liệu đa dạng, bao gồm cả vật liệu ngoài trời, để phục vụ cho quá trình sản xuất và thi công Việc theo dõi và bảo quản nguyên vật liệu chặt chẽ là cần thiết nhằm giảm thiểu hao hụt và đảm bảo chất lượng không bị thay đổi trong quá trình dự trữ Hơn nữa, việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu cũng góp phần quan trọng vào việc đạt được mục tiêu của Công ty.
Việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu hiệu quả sẽ giúp thông tin tài chính được phản ánh nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ quản lý công ty tốt hơn Hiện nay, khối lượng công việc kế toán tại công ty rất lớn, đòi hỏi phải cải thiện quy trình hạch toán, đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu, để tìm ra phương pháp phù hợp và giảm bớt khối lượng công việc Do đó, việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu quan trọng cần được chú trọng.
Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn và các quy định ngày càng nghiêm ngặt của Chế độ Kế toán, Công ty đang nỗ lực hoàn thiện công tác kế toán nhằm biến nó thành công cụ quản lý hiệu quả cho quá trình sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu cần tuân thủ một số nguyên tắc khoa học và chính xác.
Các doanh nghiệp cần tuân thủ Chế độ Kế toán Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm và khả năng của nhân viên kế toán Việc hoàn thiện công tác kế toán đòi hỏi sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị.
Yêu cầu thống nhất trong công tác kế toán là rất quan trọng để Nhà nước quản lý hiệu quả tình hình sản xuất kinh doanh của các ngành và thành phần kinh tế Tính thống nhất này cần được thể hiện qua việc đồng nhất mẫu sổ, trình tự thực hiện và các nghiệp vụ kế toán, bao gồm việc xây dựng tài khoản cấp 1, cấp 2, nội dung phản ánh của tài khoản và tên gọi mã kho hàng hóa.
Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác là một yếu tố cơ bản trong công tác kế toán Việc này giúp ban lãnh đạo Công ty đưa ra các quyết sách đúng đắn, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận.
3.2.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn
3.2.2.1 Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu
Công ty TNHH TM DV Hoàng Tuấn chuyên cung cấp các công trình xây dựng với khối lượng nguyên vật liệu lớn và đa dạng về chủng loại, phẩm chất, kích cỡ Hiện tại, nguyên vật liệu của công ty được phân loại theo chức năng và vai trò trong sản xuất, nhưng cách phân loại này chưa khoa học và không rõ ràng về đặc điểm công dụng của từng loại Để cải thiện quy trình sản xuất, công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm vật tư thống nhất và áp dụng “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” để quản lý hiệu quả hơn.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu là tài liệu tổng hợp tất cả các loại nguyên vật liệu đang sử dụng, được theo dõi một cách chặt chẽ theo từng loại và nhóm Hệ thống danh điểm vật tư cần được thiết lập đơn giản, dễ nhớ và không trùng lặp Mỗi loại và nhóm nguyên vật liệu sẽ được quy định một mã riêng để dễ dàng quản lý.
Xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu là một biện pháp quan trọng giúp quản lý hiệu quả từng loại vật liệu, giảm thiểu nhầm lẫn và thiếu sót Điều này cũng tạo sự thống nhất giữa thủ kho và kế toán trong việc lập bảng kê và báo cáo nhập – xuất – tồn Với sổ danh điểm, việc cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán và ghi chép của thủ kho trở nên dễ dàng hơn, từ đó nâng cao tính chính xác Quản lý nguyên vật liệu trong công ty sẽ trở nên chặt chẽ, thống nhất và khoa học hơn Để lập sổ danh điểm, việc xây dựng bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp là điều cần thiết, đồng thời cần có dự trữ để bổ sung các mã vật liệu chưa có Công ty có thể dựa vào các đặc điểm của nguyên vật liệu để xây dựng bộ mã này.
-Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại;
-Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm;
-Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Dựa vào các con số tự nhiên, em xin đề xuất quy ước sau để xây đựng bộ mã nguyên vật liệu
Trước hết bộ mã nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu:
Để phân loại nhóm nguyên vật liệu có đặc tính, chức năng và vai trò tương đồng, chúng ta cần thêm số tự nhiên thứ 5 và thứ 6 vào sau số hiệu tài khoản cấp 2.
Để thể hiện quy cách và phẩm chất của từng loại nguyên vật liệu trong nhóm, chúng ta cần bổ sung số tự nhiên thứ 7 và thứ 8.
Ví dụ : Nguyên vật liệu chính 1521
Công ty Hoàng Tuấn có thể lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” theo mẫu sau đây:
Biểu số 3.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Ký hiệu Mã số danh Đơn vị Ghi
Danh điểm vật liệu tính chú
1522.01.01 Sơn chống rỉ M nâu Lít
1522.01.02 Sơn chống rỉ M ghi Lít
3.2.2.2 Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ
Công ty cần thiết lập sổ giao nhận chứng từ để quản lý việc luân chuyển tài liệu giữa các phòng ban Mỗi lần chuyển giao, các bên liên quan phải ký vào phiếu giao nhận, giúp xác định trách nhiệm rõ ràng trong trường hợp mất mát chứng từ Điều này không chỉ tăng cường tính minh bạch mà còn hỗ trợ trong việc xử lý sự cố một cách hiệu quả.
