Sơ đồ 1 .6 Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Sơ đồ 1.9 Ghi sổ kế tốn NVL theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Quy trình ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong tháng trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối phát sinh.Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiêu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân Đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng Ký Chứng từ ghi sổ.
1.3.4 Hình thức kế tốn máy vi tính
Cơng việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in đượcđầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, hay Chứng từ ghi sổ..) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (Cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH TM DV HỒNG TUẤN
2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH TM DV Hồng Tuấn
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hoàng Tuấn.
-Địa chỉ: Số 129 Lán Bè, phường Lam Sơn, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng.
- Số điện thoại: 0914276606. - Mã số thuế: 0200787419.
Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hoàng Tuấn được cấp giấy phép kinh doanh từ ngày 14/02/2008 do Sở kế hoạch đầu tư TP.Hải Phịng. Đến nay Cơng ty đã hoạt động được 12 năm và đang phát triển rõ rệt qua từng năm.
Những năm gần đây, với nền kinh tế đang phát triển như nước ta, trong thời kỳ mở cửa kinh tế thị trường đa dạng nhiều ngành thì nhu cầu về xây dựng cơ sở hạ tầng là rất lớn và nguyên vật liệu dùng trong xây dựng chiếm vị trí quan trọng. Để đáp ứng nhu cầu xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cơ sở hạ tầng,… phục vụ cho xã hội, góp phần phát triển kinh tế nhà nước thì nguyên vật liệu chất lượng để được các cơng trình kiên cố là điều rất quan trọng.
Hiện nay ngành nghề chính của cơng ty là bán bn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng .
Ngồi ra cơng ty cịn đăng ký một số tên ngành nghề khác: - Hồn thiện cơng trình xây dựng .
- Bán bn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre , nứa ) và động vật sống. - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình.
- Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác. - Bán buôn kim loại và quặng kim loại.
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng.
-Vận tải hành khách đường bộ khác. -Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
-Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ. -Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu. -Sửa chữa giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Bảng 2.1. Các chỉ tiêu kinh tế năm 2017 - 2019
CHỈ TIÊU Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1. Tổng doanh thu 10.000.315.409 10.569.315.409 10.928.317.879
2. Tổng chi phí 9.125.786.300 10.253.786.300 10.305.160.460
3.Lợi nhuận sau thuế thu nhập
doanh nghiệp (60=50-51) 27.947.593 (36.352.744) 50.286.262
4.Số lao động 27 28 30
5.Thu nhập bq/1lđ 4.540.000 5.600.000 6.200.000
6.Nộp ngân sách nhà nước 2.014.241 3.014.214 4.354.201
Trong thời gian tới, công ty đặt ra mục tiêu tạo một mạng lưới khách hàng đông đảo thông qua việc áp dụng công nghệ mới để nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm giá thành, xây dựng mức giá cạnh tranh . Trong những năm gần đây công ty đã mở các hội nghị khách hàng theo nhóm chủ hàng hoăc gặp trực tiếp các chủ hàng,tìm hiểu nhu cầu của họ và tiếp thu ý kiến phản hồi, ý kiến của khách hàng. Cải thiện các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp, cắt bỏ các khâu trung gian trong quá trình làm thủ tục nhận hàng, hướng dẫn khách tận tình chu đáo. Tổng doanh thu năm 2019 so với năm 2017 là tăng 40,52%. Nguyên nhân là do: Nhu cầu lưu thông hàng hoa trong nước nhất là các loại hàng hoá vận chuyển từ Bắc vào Nam và ngược lại ngày càng lớn. Tổng lợi nhuận năm 2019 so với năm 2017 tăng tăng 729.53%. , trong những năm qua, quy mơ và cơ cấu kinh tế đã có sự thay đổi, nó phụ thuộc vào chiến lược phát triển của công ty và sự tác động của môi trường kinh doanh
2.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty
Chức năng:
(1) Giám đốc: Quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mỗi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
(2) Phịng kế tốn: Thực hiện cơng tác hạch toán, kế toán đảm bảo đúng các quy định của Luật kế tốn.Tham mưu cho Giám đốc cơng ty về quản lý tài sản, sử dụng các nguồn vốn: vốn chủ sở hữu, nguồn vốn vay ngân hàng, vốn huy động, vốn liên doanh để sao cho sử dụng nguồn vốn kinh doanh có hiệu quả.Xây dựng quy định về tạm ứng, thanh tốn tiền và hồn thiện chứng từ kế toán: ứng tiền, thanh toán và quyết tốn cơng trình và các hợp đồng kinh tế, bảo lãnh hợp đồng kinh tế, tạm ứng và thanh toán các chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh của cơng ty. Ngồi ra cịn quản lý lưu trữ hồ sơ tài chính, theo dõi, tổng hợp và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở đó phát hiện những vấn đề bất cập, đề xuất với Giám đốc để tìm biện pháp giải quyết.
(3) Phịng kinh doanh: Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trước, trong và sau khi sản xuất, thiết lập mỗi quan hệ với các cấp, lập toàn bộ hồ sơ dự tốn cơng trình, định giá và lập phiếu giá thanh toán, làm tham mưu bảo đảm tính pháp lý của mọi hoạt động kinh tế.
(4) Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Cơng ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc Giám đốc để triển khai chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra giám sát các cơng trình thi cơng, lập quyết tồn các cơng trình, hạng mục cơng trình theo hợp đồng do Công ty giao; tham gia nghiệm thu công tác thực hiện; gồm những thành viên có trình độ về xây dựng, kỹ thuật tiến hành xây dựng cơng trình theo đúng yêu cầu kỹ thuật đến ngành nghề sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Mỗi phịng ban trong cơng ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng biệt nhưng giữa các phòng ban đều có mỗi quan hệ chặt chẽ dưới sự điều hành của Giám đốc Công ty nhằm đem lại lợi ích cao nhất cho Công ty.
2.1.4 Đặc điểm bộ máy kế tốn và hình thức kế tốn của Cơng ty
2.1.4.1 Bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Chức năng, nhiệm vụ: ❖ Kế tốn trưởng:
- Chức năng:
+ Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty.
+ Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn, tài chính trong đơn vị kế toán.
+ Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty.
+ Lập Báo cáo tài chính. - Quyền hạn:
+ Kế tốn trưởng có quyền độc lập về chun mơn, nghiệp vụ kế tốn. + Có ý kiến bằng văn bản với Giám đốc công ty về việc tuyển dụng, tuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ quỹ.
+ Yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán.
❖ Kế toán tổng hợp:
- Nhiệm vụ:
+ Nộp tiền thuế với các Môn bài.
+ Thực hiện các bút tốn đầu năm tài chính như: kết chuyển lãi lỗ năm tài chính cũ.
+ Hạch tốn chi phí thuế mơn bài năm tài chính mới.
+ Tiến hành thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn, các chứng từ kế tốn thơng qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cơng việc của kế tốn tổng hợp.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là các hoạt động của Doanh nghiệp liên quan đến quá trình kinh doanh của Doanh nghiệp: Có thể là việc mua bán hàng hóa, CCDC, TSCĐ... thực hiện thu tiền/ chi tiền...
❖ Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu chi để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phàn thu chi. Sau đó tổng hợp đối chiếu thu chi.
Cuối tháng cùng với kế toán trưởng và giám đốc tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tại két.
2.1.4.2 Hình thức kế tốn
Cơng ty áp dụng Chế độ Kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
-Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Công ty khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hố.
-Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: nhập trước xuất trước
-Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên -Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Thẻ song song
- Kỳ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
-Hệ thống tài khoản sử dụng: Áp dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành.
- Hình thức kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn “Nhật ký chung” để ghi sổ kế toán. Việc áp dụng phương pháp này mang lại cho công ty những thuận lợi trong công tác kế tốn.
-Hệ thống sổ sách mà Cơng ty đang sử dụng bao gồm: + Sổ nhật ký chung theo tháng, quý trong năm.
+ Sổ cái các tài khoản 111,112,...
+ Các sổ, bảng chi tiết như: Bảng tính lương, bảng kê khai tài sản cố định...
-Hệ thống báo cáo kế toán sử dụng:
+ Báo cáo tổng hợp: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính.
+ Báo cáo chi tiết: Báo cáo công nợ. + Báo cáo thuế.
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hằng ngày : Ghi cuối kỳ :
Kiểm tra đối chiếu:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT CHỨNG TỪ
2.2 Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH TM DV Hồng Tuấn Hồng Tuấn
2.2.1 Đặc điểm cơ bản về nguyên vật liệu tại Công ty
2.2.1.1 Đặc điểm công tác quản lý
Cơng ty TNHH TM DV Hồng Tuấn bắt đầu năm 2008 chủ yếu bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng và hồn thiện cơng trình xây dựng
Là cơng ty dịch vụ nên công ty sử dụng tương đối nguyên vật liệu với số lượng lớn và thường xuyên. Chi phí nguyên vật liệu chiếm 60%-70% trong giá thành sản phẩm. Mặt khác, nguyên vật liệu của cơng ty được nhập kho hồn tồn là do mua ngồi khơng có nguyên vật liệu tự chế hay liên doanh, vật liệu có tính chất dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết nếu không được bảo quản cẩn thận và dễ bị hao hụt trong q trình vận chuyển. Chính vì vậy cơng tác quản lý và sử dụng có hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành dịch vụ.
Quản lý vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên để đảm bảo cho quá trình sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu ở đây không chỉ về mặt số lượng mà phải quản lý cả về chất lượng nhằm đảm bảo cho nguyên vật liệu không bị biến chất, giảm giá trị sử dụng.
- Khâu thu mua của cơng ty: cơng ty có bộ phận chuyên công tác thu mua, vận chuyển.
- Khâu bảo quản dự trữ: hiện nay tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty đã được chú trọng và quan tâm với cách tổ chức, sắp xếp khá hợp lý.
- Khâu sử dụng: công ty căn cứ vào định mức nguyên vật liệu, và kế hoạch tiêu thụ để chủ động có kế hoạch mua vật tư nên lượng tồn kho ít, giảm chi phí lưu kho, vốn khơng ứ đọng, giá thành dịch vụ sẽ hạ bớt phần nào.
Công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu được thực hiện ở phịng Kỹ thuật, thủ kho và phịng kế tốn.
2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH TM DV Hồng Tuấn rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ nguyên vật liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác hạch tốn kế tốn, ngun vật liệu được
phân loại dựa trên vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu đối với hoạt động xây lắp. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu được phân ra các loại sau đây:
Vật liệu chính: là vật liệu cấu thành chủ yếu lên hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp. Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như: sắt thép, xi măng các loại, gỗ, vật liệu ngoài trời ( gạch,