2.1 Khái quát chung về Cơng ty TNHH TM DV Hồng Tuấn
2.1.4.1 Bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của cơng ty
Chức năng, nhiệm vụ: ❖ Kế tốn trưởng:
- Chức năng:
+ Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn phù hợp với tổ chức kinh doanh của cơng ty.
+ Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn, tài chính trong đơn vị kế toán.
+ Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và phù hợp với hoạt động của cơng ty.
+ Lập Báo cáo tài chính. - Quyền hạn:
+ Kế tốn trưởng có quyền độc lập về chun mơn, nghiệp vụ kế tốn. + Có ý kiến bằng văn bản với Giám đốc công ty về việc tuyển dụng, tuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ quỹ.
+ Yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến cơng việc kế tốn.
❖ Kế toán tổng hợp:
- Nhiệm vụ:
+ Nộp tiền thuế với các Mơn bài.
+ Thực hiện các bút tốn đầu năm tài chính như: kết chuyển lãi lỗ năm tài chính cũ.
+ Hạch tốn chi phí thuế mơn bài năm tài chính mới.
+ Tiến hành thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn, các chứng từ kế tốn thơng qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công việc của kế toán tổng hợp.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là các hoạt động của Doanh nghiệp liên quan đến q trình kinh doanh của Doanh nghiệp: Có thể là việc mua bán hàng hóa, CCDC, TSCĐ... thực hiện thu tiền/ chi tiền...
❖ Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu chi để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phàn thu chi. Sau đó tổng hợp đối chiếu thu chi.
Cuối tháng cùng với kế toán trưởng và giám đốc tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tại két.
2.1.4.2 Hình thức kế tốn
Cơng ty áp dụng Chế độ Kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
-Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Công ty khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hoá.
-Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: nhập trước xuất trước
-Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên -Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Thẻ song song
- Kỳ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
-Hệ thống tài khoản sử dụng: Áp dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành.
- Hình thức kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” để ghi sổ kế toán. Việc áp dụng phương pháp này mang lại cho cơng ty những thuận lợi trong cơng tác kế tốn.
-Hệ thống sổ sách mà Công ty đang sử dụng bao gồm: + Sổ nhật ký chung theo tháng, quý trong năm.
+ Sổ cái các tài khoản 111,112,...
+ Các sổ, bảng chi tiết như: Bảng tính lương, bảng kê khai tài sản cố định...
-Hệ thống báo cáo kế toán sử dụng:
+ Báo cáo tổng hợp: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính.
+ Báo cáo chi tiết: Báo cáo cơng nợ. + Báo cáo thuế.
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hằng ngày : Ghi cuối kỳ :
Kiểm tra đối chiếu:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT CHỨNG TỪ
2.2 Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH TM DV Hồng Tuấn Hồng Tuấn
2.2.1 Đặc điểm cơ bản về nguyên vật liệu tại Công ty
2.2.1.1 Đặc điểm công tác quản lý
Cơng ty TNHH TM DV Hồng Tuấn bắt đầu năm 2008 chủ yếu bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng và hồn thiện cơng trình xây dựng
Là cơng ty dịch vụ nên công ty sử dụng tương đối nguyên vật liệu với số lượng lớn và thường xuyên. Chi phí nguyên vật liệu chiếm 60%-70% trong giá thành sản phẩm. Mặt khác, nguyên vật liệu của công ty được nhập kho hoàn tồn là do mua ngồi khơng có nguyên vật liệu tự chế hay liên doanh, vật liệu có tính chất dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết nếu không được bảo quản cẩn thận và dễ bị hao hụt trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy cơng tác quản lý và sử dụng có hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí ngun vật liệu trong giá thành dịch vụ.
Quản lý vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên để đảm bảo cho quá trình sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu ở đây không chỉ về mặt số lượng mà phải quản lý cả về chất lượng nhằm đảm bảo cho nguyên vật liệu không bị biến chất, giảm giá trị sử dụng.
- Khâu thu mua của cơng ty: cơng ty có bộ phận chun cơng tác thu mua, vận chuyển.
- Khâu bảo quản dự trữ: hiện nay tình hình quản lý ngun vật liệu tại cơng ty đã được chú trọng và quan tâm với cách tổ chức, sắp xếp khá hợp lý.
- Khâu sử dụng: công ty căn cứ vào định mức nguyên vật liệu, và kế hoạch tiêu thụ để chủ động có kế hoạch mua vật tư nên lượng tồn kho ít, giảm chi phí lưu kho, vốn khơng ứ đọng, giá thành dịch vụ sẽ hạ bớt phần nào.
Công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu được thực hiện ở phòng Kỹ thuật, thủ kho và phịng kế tốn.
2.2.1.2 Phân loại ngun vật liệu
Nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH TM DV Hồng Tuấn rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ nguyên vật liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác hạch tốn kế tốn, ngun vật liệu được
phân loại dựa trên vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu đối với hoạt động xây lắp. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu được phân ra các loại sau đây:
Vật liệu chính: là vật liệu cấu thành chủ yếu lên hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp. Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như: sắt thép, xi măng các loại, gỗ, vật liệu ngoài trời ( gạch, cát, đá, sỏi,..), vật liệu điện, vật liệu nước,…
Vật kết cấu: là những vật liệu đã qua chế biến, được hình thành từ vật liệu chính của Cơng ty, bao gồm kết cấu gỗ (khuôn cửa, cửa các loại), kết cấu bê tông (Panel PH các loại, cọc bê tông, ống cống bê tông các loại, cột điện các loại), kết cấu thép, kim loại, kính (cửa sắt các loại, cửa cuốn nhơm, cửa kính các loại).
Nhiên liệu: là những vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng, phục vụ cho các loại xe, máy trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu gồm xăng, dầu, mỡ các loại. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng được tách ra thành một loại riêng theo quy định chung.
Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định của Công ty, gồm nhiều loại như: xăm lốp ô tô, ghen, đèn,…
Vật liệu khác: thực chất đây là những vật liệu phụ, có tác dụng phụ trong
q trình sản xuất kinh doanh các cơng trình, sản phẩm của Cơng ty. Thuộc về vật liệu phụ gồm các vật liệu như: dây cước xây, dây thường, dây chão, dây đay, dây đai các loại, bao tải, bạt,…
Ngoài ra, tại Cơng ty cịn có Cơng cụ lao động nhỏ. Đây là những cơng
cụ được sử dụng thường xun cho q trình thi cơng các cơng trình như: mũi khoan, kìm, mỏ lết, ống cao su, thước dây, xô, cuốc, xẻng,…
Như vậy, cách thức phân loại nguyên vật liệu của Công ty mang đặc trưng của ngành xây lắp, có sự khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất trong các lĩnh vực khác.
Các loại nguyên vật liệu sử dụng sản xuất trong Công ty đều là các nguyên vật liệu mua ngoài, cán bộ phịng vật tư mua về và nhập kho. Cơng ty tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau:
Trị giá thực tế
NVL nhập kho =
Giá mua ghi trên HĐ
GTGT (chưa gồm VAT) +
Chi phí thu mua thực tế phát sinh
Ví dụ 1 : Ngày 24/6/2019, Công ty nhập kho tôn CT3-6mm của Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh kim khí, số lượng 8.478 kg, đơn giá 14.909 đ/kg, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán. Hàng được bên bán vận chuyển thẳng tới và giao tại kho Cơng ty Hồng Tuấn. Khơng có phát sinh chi phí thu mua.
Trị giá thực tế NVL nhập
kho tôn CT3-6mm = 8.478 x 14.909 = 126.398.502đ * Nguyên vật liệu xuất kho
Tại Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Hoàng Tuấn, nguyên vật liệu được xuất kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước. Theo đó, khi xuất kho lơ ngun vật liệu nào thì tính theo giá nhập kho của lơ ngun vật liệu đó. Việc áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước là phù hợp trong điều kiện Công ty không xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, thi cơng cơng trình đến đâu thì mua ngun vật liệu đến đó.
Ví dụ 2: Tháng 6/2019, tình hình Tơn CT3-6mm như sau:
Tồn đầu kỳ: 2.880 kg, đơn giá 15.338đ/kg, trị giá 44.173.440đ. - Ngày 01: Xuất 200 kg tôn cho nhà nghỉ Hoa Mai
- Ngày 14: Xuất 1.950 kg tơn cho Cơng trình xây nhà Hồng Hoa - Ngày 19: Xuất 120 kg tôn cho sửa cho cửa hàng xăng dầu số 1 - Ngày 21: Xuất 350 kg tôn cho ống thơng hơi cty Hịa Anh - Ngày 23: Xuất 260 kg cho téc xăng cty PTS
- Ngày 24: Nhập 8.478kg Tôn CT3-6mm, đơn giá 14.909đ/kg - Ngày 25: Xuất 547 kg tơn cho cơng trình nhà Hồi An
- Ngày 26: Xuất 480 kg tôn cho nhà hàng Mai Lan
Như vậy, có giá thực tế xuất kho như sau:
Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền
01/6 200 15.338 3.067.600 14/6 1.950 15.338 29.909.100 19/6 120 15.338 1.840.560 21/6 350 15.338 5.368.300 23/6 260 15.338 3.987.880 25/6 547 14.909 8.155.223 26/6 480 14.909 7.156.320 27/6 1.750 14.909 26.090.750 Cộng 5.657,0 x 85.575.733,0
2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH TM DV Hồng Tuấn
Q trình nhập xuất NVL tại cơng ty diễn ra thường xuyên và nguyên vật liệu ở doanh nghiệp tương đối phong phú, đa dạng về chủng loại và số lần nhập, xuất nên để đơn giản, phù hợp với điều kiện doanh nghiệp nên công ty đã lựa chọn hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
Trong đó:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.4 Quy trình hạch tốn chi tiết NVL theo PP thẻ song song
- Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, xuất vật liệu để thực hiện cơng việc nhập, xuất. Sau đó, thủ kho vào thẻ kho nguyên vật liệu để theo dõi về số lượng tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Định kỳ 5-7 ngày, thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập, xuất và thẻ kho lên cho kế toán vật liệu để đối chiếu và ghi sổ kế toán.
- Ở phịng kế tốn: Định kỳ 5-7 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và nhận chứng từ nhập, xuất về để ghi sổ. Trước khi mang chứng từ về phòng, kế toán ký xác nhận về số chứng từ đã mang về vào một quyển sổ riêng do thủ kho lập mà không lập trực tiếp phiếu giao nhận chứng từ.
Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất, kế toán vào Sổ chi tiết vật liệu theo dõi trên các trang đối với từng chủng loại vật liệu như vật liệu chính (1521), vật liệu phụ (1522)… Kế tốn doanh nghiệp đã cải tiến Sổ chi tiết vật liệu bằng cách thêm cột ghi chú cuối cùng của trang sổ để tiện việc theo dõi chi tiết việc xuất dùng vật liệu theo đối tượng sử dụng. Từ đó để việc phân bổ nguyên vật liệu theo đối tượng sử dụng được dễ dàng hơn vào cuối tháng.
Cuối kỳ, kế toán dựa vào số tồn trên thẻ kho để vào Sổ kế toán chi tiết và từ Sổ chi tiết vật liệu, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu trong tháng (Biểu số 2.6) trong đó theo dõi giá trị vật liệu nhập kho theo các tài khoản đối ứng là 111 và 331. (Công ty thực hiện mua hàng chủ yếu theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc nợ nhà cung cấp hoặc vay ngắn hạn để trả tiền mua nguyên vật liệu).
Căn cứ vào các phiếu giao việc và tồn kho của nguyên vật liệu, bộ phận vật tư sẽ lập kế hoạch thu mua NVL.
Để rõ hơn về kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH TM DV Hồng Tuấn, em xin lấy ví dụ về q trình kế tốn chi tiết NVL của Tơn CT3- 6mm mà công ty đang sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Ví dụ 3: Ngày 24/06/2019 mua một lô nguyên vật liệu theo hóa đơn GTGT (biểu số 2.1)
Ví dụ 4: Ngày 28/6/2019, công ty mua đá hộc với số lượng 3.548m3 của
Công ty TNHH MTV XD-TM-VT Minh Anh, VAT 10% và hàng mua về được nhập kho.
Biểu số 2.1
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/19P
Liên 2: Giao khách hàng Số: 0000175 Ngày 24 tháng 6 năm 2019
Đơn vị bán: Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh kim khí Địa chỉ: Số 6- Nguyễn Trãi- Máy Tơ-Ngơ Quyền-Hải Phịng Số tài khoản: 0401291099
Điện thoại: 0225.382 6832 MST: 0200682519
Họ tên người mua hàng: Cao Thị Tơ
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Hoàng Tuấn
Địa chỉ: Số 129 Lán Bè, phường Lam Sơn, quận Lê Chân, thành phố Hải Phịng
Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: CK MST: 0200787419 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Tôn CT3-6mm Kg 8.478 14.909 126.398.502 2 Tôn CT3-8mm Kg 5.652 15.210 85.966.920 3 Tôn CT3-10mm Kg 3.533 15.795 55.803.735 4 Tôn chống trượt 5mm Kg 761 15.455 11.761.255 Cộng tiền hàng 279.930.412
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 27.993.041
Tổng cộng tiền thanh toán 307.923.453 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm lẻ bảy triệu chín trăm hai mươi ba nghìn bốn trăm năm mươi ba đồng.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên
Biểu số
2.40Cơng ty TNHH TM Dịch Vụ Hồng Tuấn
129 Lán Bè, Lam Sơn, Lê Chân, HP
PHIẾU YÊU CẦU NHẬP VẬT TƯ
Số: 105
Ngày 24 tháng 6 năm 2019 Họ và tên: Nguyễn Tuyết Loan
Đơn vị/ bộ phận: Phịng Kế tốn
Stt Tên và đặc điểm kỹ
thuật vật tư ĐVT
Số
lượng Đơn giá
Ghi chú 1 Tôn CT3-6mm Kg 8.478 14.909 2 Tôn CT3-8mm Kg 5.652 15.210 3 Tôn CT3-10mm Kg 3.533 15.795 4 Tôn chống trượt 5mm Kg 761 15.455
Người lập biểu Trưởng phịng kế tốn Giám đốc
Biểu số 2.41
Cơng ty TNHH TM Dịch Vụ Hồng Tuấn 129 Lán Bè, Lam Sơn, Lê Chân, HP
Mẫu số: 01 – VT
Thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính