GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP ĐIỆN TỬ T.C VIỆT NAM
Tên giao dịch quốc tế: T.C ELECTRONICS SOLUTION VIET NAM ,LTD
Tên viết tắt : TCE VN
Người đại diện : Huỳnh Quốc Giang Địa chỉ: Lô I-4B-6 Đường N3, Khu Công Nghệ Cao, TP Thủ Đức, TP.HCM
Lĩnh vực hoạt động: điện tử - viễn thông – truyền hình
Mã số thuế: 0309933499 Điện thoại: (028) 2253 8488 (028) 6286 3888
Email: sales@tce-ems.com
Website: www.tce-ems.com
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Năm 2012, TC Group đã thành lập TCE, một công ty độc lập với tổng vốn đầu tư 10 triệu USD tại Khu Công nghệ cao Sài Gòn, sau hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực điện tử TCE chuyên cung cấp các dịch vụ sản xuất điện tử phục vụ thị trường toàn cầu và từ năm 2018, công ty đã tập trung hoàn toàn vào thị trường Hoa Kỳ.
TCE đã đạt được thành công đáng kể nhờ vị trí chiến lược tại Sài Gòn, đặc biệt là trong khu công nghệ hàng đầu Việt Nam, Khu Công nghệ cao Sài Gòn (SHTP).
Năm 1990, TC Group được thành lập bởi một nhóm kỹ sư trẻ, chuyên nghiên cứu, thiết kế và sản xuất các sản phẩm cho thị trường truyền thông, công nghiệp và tiêu dùng Công ty tập trung vào các ứng dụng và hoạt động tại Việt Nam Đến năm 1998, TC Group đã có những bước tiến đáng kể trong ngành.
0 0 mở rộng phạm vi kinh doanh sang các công ty quốc tế ở Châu Á, Châu Âu và Hoa Kỳ.
Do đó, bộ phận EMS được gọi là TCE được thành lập như một thực thể riêng biệt trực thuộc TC Group.
Trong những năm qua, TCE đã thành công trong việc đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng từ Mỹ, Singapore, Anh và Châu Âu thông qua cam kết chất lượng và các biện pháp chống hàng giả, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, phân phối JIT và quản lý hậu cần TCE áp dụng Luật Hoa Kỳ thuộc Ban Quốc tế của Hiệp hội Trọng tài Hoa Kỳ như một phần trong đạo đức kinh doanh cho tất cả các thỏa thuận sản xuất Để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, TCE chú trọng xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với ban quản lý khách hàng và các nhà cung cấp Để nâng cao chất lượng dịch vụ, TCE đã mở văn phòng kinh doanh tại Hoa Kỳ nhằm can thiệp hàng ngày Ngoài ra, TCE cũng đang lên kế hoạch cho các chứng chỉ trong ngành Y tế và Ô tô cũng như IPO vào năm 2021.
Công ty TCE đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, bao gồm Huy chương tuổi trẻ sáng tạo, cùng với các Bằng khen tại hội thi sáng tạo kỹ thuật vào các năm 1992 và 1994.
Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty
Sản xuất, lắp ráp các thiết bị điện tử - viễn thông – truyền hình
Nghiên cứu, sáng tạo các sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động, bảo vệ môi trường đồng thời hướng tới lợi ích chung của toàn xã hội.
Trực tiếp thúc đẩy quá trình mở rộng sản xuất kinh doanh, góp phần khai thác hợp lý tiềm năng và thế mạnh của khu Công nghệ cao.
0 0 Đáp ứng nhu cầu hàng hóa ngày càng cao của xã hội.
Xây dựng và thực hiện hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh
Doanh nghiệp cần tối ưu hóa việc tạo vốn, quản lý và khai thác nguồn lực để đạt hiệu quả cao nhất Đồng thời, việc đào tạo cán bộ có kinh nghiệm là yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển bền vững và phục vụ lâu dài.
Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường ngoài nước, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu.
Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý xuất khẩu và giao dịch đối ngoại
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý kinh tế tài chính, cần thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo kế toán thống kê định kỳ và tuân thủ sự kiểm tra từ các cơ quan có thẩm quyền.
Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty
1.3.1 Hình thức tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự TCE)
1.3.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận a) Ban giám đốc:
Giám đốc điều hành có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần sự phê duyệt từ Hội đồng quản trị Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý, đồng thời đảm bảo rằng các quyết định quan trọng được đưa ra kịp thời để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như kế hoạch đầu tư của công ty, đồng thời xây dựng phương án tuyển dụng lao động và điều chỉnh lương cùng các phụ cấp cho nhân viên, bao gồm cả chức năng quản lý theo thẩm quyền của Ban Tổng giám đốc Bộ phận tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc này.
Thu mua nguyện vật liệu, hàng hóa trong và ngoài nước nhằm phục vụ hoạt động sản xuất của Công ty
Thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu cho hàng hóa, nguyên vật liệu mà T.C mua hoặc bán
Quản lý kho hàng hóa, nguyên liệu và linh kiện
Giao nhận hàng hóa từ Công ty đến khách hàng, đối tác
Thực hiện tuyển dụng, đào tạo, quản lý công và các chính sách bảo hiểm, phúc lợi cho người lao động
Kiểm soát an ninh, trật tự tại văn phòng làm việc Đảm bảo vệ sinh, cảnh quan tại Công ty c) Bộ phận kinh doanh
Lập kế hoạch kinh doanh
Tìm kiếm, liên hệ đối tác giới thiệu năng lực sản xuất
Triển khai kế hoạch bán hàng và báo cáo tiến độ Ban giám đốc
Tổ chức cho đối tác tham quan và giới thiệu về Nhà máy
Soạn thảo hợp đồng, phối hợp thúc đẩy hoàn thành ký kết hợp đồng
Phối hợp các phòng ban xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của đối tác, đề xuất Ban
0 0 giám đốc ký hợp đồng
Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng
Báo cáo hoạt động kinh doanh cho Ban giám đốc d) Bộ phận kế toán
Thực hiện các thủ tục, chính sách kế toán, tài chính và thống kê
Lập kế hoạch và quản lý thu chi, cân đối nguồn thu chi hiệu quả
Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo quản trị và bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán
Theo dõi, nhập liệu nguyên vật liệu, thành phẩm, tài sản trên ERP
Tổ chức và tham gia kiểm kê định kỳ và đột xuất tài sản, thiết bị, linh kiện công ty Thanh toán tiền lương nhân viên e) Xưởng sản xuất
Tổ chức hoạt động sản xuất theo yêu cầu từ Ban giám đốc đáp ứng tiến độ, chất lượng theo yêu cầu
Quản lý, bảo trì, thay thế các máy móc, thiết bị được trang bị Đào tạo công nhân đáp ứng yêu cầu sản xuất
Nghiên cứu và cải tiến các giải pháp kỹ thuật để nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí là rất quan trọng Đồng thời, việc lập báo cáo quản trị về sản xuất giúp theo dõi hiệu quả công việc Áp dụng và vận hành xưởng sản xuất theo tiêu chuẩn ISO 9001 và 5S sẽ đảm bảo sự phù hợp với thực tế công việc Cuối cùng, bộ phận bảo hành đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng sản phẩm.
Tiếp nhận, tư vấn và giải quyết các yêu cầu bảo hành, sửa chữa sản phẩm
Tham gia xây dựng chính sách bảo hành sản phẩm, dịch vụ
Báo cáo thống kê bảo hành, sửa chữa sản phẩm gửi Ban giám đốc
Huấn luyện, đào tạo nhân viên bảo hành đáp ứng yêu cầu công ty g) Bộ phần R&D
Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới theo yêu cầu của Ban giám đốc
Phát triển phần mềm, phần cứng và giải pháp cho sản phẩm nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng
Cải tiến, cập nhật sản phẩm
Lập kế hoạch và sản xuất hàng mẫu làm cơ sở đánh giá sản phẩm đưa vào sản xuất hàng loạt h) Bộ phận OA/OC
Tổ chức, kiểm soát chất lương thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu các công đoạn trong quá trình sản xuất
Thực hiện báo cáo kiểm soát chất lượng cấp quản lý Đào tạo, huấn luyện nhân viên đáp ứng yêu cầu bộ phận
Cải tiến quy trình kiểm tra, kiểm soát chất lượng nhằm đạt hiệu quả trong hoạt động sản xuất
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Kếế toán tr ưở ng
Kếế toán thanh toán, kiếm kếế toán Thuếế
1.4.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn : Bộ phận Kế toán TCE)
1.4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành
- Kế toán trưởng : là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ :
Tổ chức công tác kế toán, tổ chức tình hình ghi chép phản ánh trung thực kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức phân phối lợi nhuận.
Chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp cho cấp trên, hỗ trợ xây dựng kế hoạch và định mức với các phòng ban
Tham mưu và thực hiện công tác bảo đảm vốn cho kinh doanh Quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả.
Tổ chức lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán, nghiên cứu, phổ biến và áp dụng các quy chế mới về công tác tài chính kế toán.
Trực tiếp giám sát việc hạch toán nghiệp vụ của các kế toán viên
Chịu trách nhiệm báo cáo cho Kế toán trưởng về tình hình tài chính của công ty
Tập hợp số liệu kế toán chi tiết là bước quan trọng trong việc hạch toán tổng hợp lên Sổ Cái Quá trình này bao gồm việc lập bảng biểu, Bảng Cân đối số phát sinh, và các báo cáo tổng hợp định kỳ Cuối cùng, việc lập Báo cáo quyết toán cuối năm cũng là một phần không thể thiếu trong công tác kế toán.
Nhiệm vụ chính là theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, bao gồm cả khoản phải thu và phải trả Cần lập danh sách chi tiết các khoản nợ của các công ty và đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu chi hợp lý, đảm bảo thanh toán đúng hạn và theo đúng hợp đồng Đồng thời, cần đôn đốc, theo dõi và thu hồi các khoản nợ chưa thanh toán kịp thời.
Phân tích tình hình công nợ là rất quan trọng để đánh giá tỷ lệ thực hiện và tính tuổi nợ Cần đôn đốc và thu hồi nợ một cách trực tiếp, đặc biệt là với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ.
Nhận đề nghị xác nhận công nợ từ khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời xác nhận hóa đơn bán hàng và chứng từ thanh toán Liên lạc thường xuyên với bộ phận bán hàng và mua hàng để cập nhật tình hình thực hiện hợp đồng.
Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hóa và dịch vụ giữa các Chi nhánh và các Bên liên quan; thực hiện bút toán điều chỉnh tỷ giá cùng với các điều chỉnh cần thiết liên quan đến các bộ phận, khách hàng và nhà cung cấp.
Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
- Kế toán vật tư (Nhập – Xuất):
Hạch toán việc nhập kho hàng hóa, vật tư
Nhập vật tư vào phần mềm kế toán
Lập phiếu xuất/nhập kho theo yêu cầu
Báo cáo lượng vật tư còn tồn lên cấp trên và lập kế hoạch nhập thêm hàng hóa
- Kế toán thanh toán - kế toán Thuế:
Lập chứng từ thu chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ là rất quan trọng Việc này giúp phản ánh chính xác vào các sổ sách kế toán hằng ngày và đảm bảo đối chiếu với sổ quỹ, từ đó nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Hàng ngày và vào cuối tháng, cần kiểm tra tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty, đồng thời theo dõi các khoản chi tạm ứng cho nhân viên.
Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ.
Kiểm tra và tổng hợp quyết toán về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương cùng các khoản trích theo lương, cũng như chênh lệch tỷ giá là những bước quan trọng trong quản lý tài chính.
Thu thập, theo dõi và hạch toán hóa đơn chứng từ đầu vào và đầu ra là rất quan trọng để đảm bảo việc kê khai thuế hàng tháng, quý và quyết toán thuế cuối năm được chính xác và đầy đủ.
Tính thuế, kê khai lập báo cáo thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN hàng tháng, hàng quý và nộp tiền cho cơ quan thuế cuối mỗi quý.
Lưu trữ dữ liệu kế toán và in sổ chi tiết tổng hợp theo đúng quy định,
Lập báo cáo sử dụng hóa đơn là nhiệm vụ quan trọng, yêu cầu doanh nghiệp trực tiếp làm việc với cơ quan Thuế Doanh nghiệp có trách nhiệm giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế và thanh tra khi có yêu cầu.
Cuối năm lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho tháng cuối năm, báo cáo thuế TNDN quý IV và báo cáo quyết toán thuế TNCN.
1.4.2 Hình thức sổ kế toán
Công ty TNHH giải pháp điện tử T.C Việt Nam thực hiện sổ sách kế toán trên máy theo mẫu sổ nhật kí chung
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Công ty áp dụng Hệ thống chứng từ ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính gồm các loại chứng từ sau:
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có
- Các chứng từ liên quan khác
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
1.4.5 Hệ thống báo cáo kế toán
Công ty áp dụng hệ thống báo cáo kế toán ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-
BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
BCTC, hay Báo cáo tài chính, phản ánh kết quả công tác kế toán trong một kỳ kế toán, cung cấp thông tin toàn diện về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp BCTC bao gồm bốn biểu mẫu chính.
- Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01- DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02- DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03- DN
- Thuyết minh BCTC, mẫu số B09- DN
1.4.6 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng
- Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: từ ngày 01/1 đến ngày 31/12
Đơn vị tiền tệ chính thức của Việt Nam là VND (đồng Việt Nam) Khi có các giao dịch kinh tế liên quan đến ngoại tệ, công ty sẽ thực hiện quy đổi sang VND theo tỷ giá của Ngân hàng tại thời điểm quy đổi.
- Phương pháp tính giá trị hàng xuất bán: Bình quân gia quyền cuối kỳ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Kỳ kế toán: kỳ quý
1.4.7 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty
Công ty sử dụng phần mềm kế toán ERP để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty.
Hình 1.1 : Giao diện phần mềm kế toán ERP 1.4.8 Những thuận lợi và khó khăn của công ty
Công ty TNHH giải pháp điện tử T.C Việt Nam, với bề dày lịch sử hoạt động, sở hữu đội ngũ nhân viên lâu năm và giàu kinh nghiệm Sự hiểu biết lẫn nhau trong công ty cùng với quy trình kiểm tra và giám sát nghiêm ngặt đã giúp hạn chế các vấn đề tiêu cực như tham nhũng và lạm dụng tài sản công.
Công ty đã xây dựng được lòng tin từ khách hàng trong nước và quốc tế, nhờ vào sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và nhân viên trong việc theo kịp sự phát triển của xã hội Việc chuyển từ hạch toán bằng sổ sách sang sử dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh, hỗ trợ công ty duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả hiện tại và mở rộng sản xuất trong tương lai.
Công ty đang nỗ lực cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, mặc dù gặp phải một số khó khăn Để nâng cao năng suất lao động, công ty tập trung vào việc phát triển nguồn nhân lực trẻ.
Khái niệm, đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
NVL (Nguyên vật liệu) đóng vai trò quan trọng trong tài sản lưu động của công ty, là yếu tố thiết yếu cho quá trình sản xuất Tại công ty, NVL chủ yếu bao gồm các thiết bị điện tử như diac, triac, tụ điện, điện trở, bo mạch điện và các linh kiện SMT như Resister Network, Capacitor Network, Diode 4148, Chip LED Những linh kiện này không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn nâng cao hiệu suất sản xuất.
Linh kiện SMT là sự phát triển của linh kiện AI, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thu nhỏ linh kiện cho công nghệ vũ trụ, giúp máy tính nhẹ hơn cho các chuyến thám hiểm không gian của Hoa Kỳ Qua lịch sử lắp ráp điện tử, chúng ta thấy rằng linh kiện AI đã được cải tiến bằng cách loại bỏ chân dài và thay thế bằng hai đầu bịt kim loại, cho phép hàn trực tiếp lên bề mặt đồng của bảng mạch Kết quả là linh kiện SMT có hình dáng trụ tròn giống như linh kiện AI nhưng không có chân kẽm thò ra.
Công ty chuyên sản xuất thiết bị điện tử sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu (NVL) khác nhau với số lượng lớn và đa dạng Mặc dù giá trị đơn vị của NVL không cao, nhưng chúng cần được bảo quản trong kho lạnh để tránh nhiệt độ cao Việc tuân thủ quy định bảo quản NVL là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Một thiết bị điện tử của công ty được sản xuất từ nhiều loại nguyên liệu khác nhau, không chỉ đơn thuần từ một loại nguyên liệu duy nhất Để quản lý nguyên vật liệu (NVL) một cách hiệu quả và tiết kiệm công sức, công ty đã tiến hành phân loại NVL dựa trên công dụng kinh tế của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
+ NVL chính : các linh kiện SMT, tụ điện, điện trở, diac, triac, các bo mạch, … + NVL phụ : dán băng giấy, dán băng nhựa, bao nilong, …
Nhiên liệu là một khoản chi phí quan trọng trong sản xuất, chủ yếu do máy móc vận hành bằng điện Do đó, kho chứa nhiên liệu cần bao gồm xăng, dầu và nhớt để đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả.
+ Phụ tùng thay thế: lưới sàng, màng lọc,
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong DN
Công ty đã tổ chức quản lý NVL có hiệu quả, cụ thể là :
Thứ nhất: Công ty đã xây dựng hệ thống nhà kho đúng yêu cầu, NVL ở công ty được sắp xếp, bảo quản thành các kho riêng biệt:
+ Kho 1: Bảo quản NVL chính.
+ Kho 2: Bảo quản nhiên liệu.
+ Kho 3: Phụ tùng thay thế và vật liệu phụ.
Tại mỗi kho, thủ kho được trang bị đầy đủ các thiết bị cân, đo, đong, đếm Các phân xưởng cũng có kho riêng do tổ trưởng quản lý, đây là kho tạm thời để lưu trữ vật tư trước khi đưa vào sản xuất.
Bộ phận R&D đã nghiên cứu và thiết lập định mức tiêu hao cho từng loại mặt hàng dựa trên các thông số kỹ thuật đã được đăng ký Dựa vào định mức tiêu hao và số lượng sản phẩm cần sản xuất, quản đốc phân xưởng sẽ đề xuất với phòng kế toán về việc cung cấp vật tư cần thiết.
Nhân viên và công nhân trong công ty luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, bảo quản vật tư một cách tốt nhất Họ theo dõi chặt chẽ và cập nhật số liệu vào sổ sách về tình hình biến động của từng nguyên vật liệu (NVL), đảm bảo cung cấp đầy đủ NVL khi cần thiết.
Ý nghĩa và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu
2.3.1 Ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liêu
Để đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình sản xuất, việc đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ, đồng bộ và cung cấp kịp thời là vô cùng quan trọng Sự liên tục của nguồn nguyên vật liệu sẽ giúp quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Thiếu hụt nguyên vật liệu có thể gây thiệt hại lớn cho công ty, trong khi việc duy trì nguồn cung ổn định không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn tăng sản lượng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Để tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm Việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả không chỉ giúp giảm giá thành mà còn thu hút lượng khách hàng lớn, từ đó tăng doanh thu đáng kể Sự cải thiện này sẽ góp phần nâng cao khả năng chiếm lĩnh thị trường và sinh lời cho doanh nghiệp.
Để đảm bảo hiệu quả cao trong công tác quản lý, cần thiết lập quy trình nề nếp cho các lĩnh vực quản lý khác như quản lý nguồn lao động, quỹ lương, thiết bị và vốn.
Công tác quản lý nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty, bởi nó kiểm soát số lượng, chất lượng và phân phối nguyên vật liệu Qua đó, quản lý nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng đến năng suất lao động mà còn tác động đến số lượng và chất lượng sản phẩm, tình hình tài chính, đầu tư và khả năng nâng cao doanh thu của công ty.
Ghi chép và phản ánh chính xác số lượng, chất lượng, và giá thành của nguyên vật liệu mua vào và dự trữ là rất quan trọng để báo cáo cho kế toán trưởng, nhằm đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính.
Tổ chức thống nhất chứng từ và tài khoản kế toán tổng hợp là rất quan trọng để ghi chép phản ánh chính xác và kịp thời về số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của nguyên vật liệu (NVL) trong quá trình nhập, xuất và tồn kho, cũng như việc sử dụng và tiêu hao cho sản xuất.
Tổ chức kiểm tra và phân loại nguyên vật liệu (NVL) để đánh giá xem chúng có đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cũng như nguyên tắc quản lý của nhà nước và quản trị doanh nghiệp hay không.
Thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu (NVL) trong bộ phận sản xuất để đảm bảo không có tình trạng thừa hoặc thiếu Nếu phát hiện thiếu hụt, cần bổ sung kịp thời để duy trì quy trình sản xuất Ngược lại, nếu có NVL thừa, cần tìm kiếm phương án thanh lý hiệu quả.
Việc không để tồn kho nhiều nguyên vật liệu là rất quan trọng, vì điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và giá thành của sản phẩm Đồng thời, nó cũng giúp đánh giá và xác định chính xác giá thành sản phẩm.
Việc ghi chép số lượng nguyên vật liệu thừa hoặc thiếu là rất quan trọng để hạch toán hàng tồn kho, từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
Đánh giá nguyên vật liệu
2.4.1 Giá thực tế NVL nhập kho
Nguồn nguyên vật liệu (NVL) cho sản xuất tại công ty chủ yếu được mua trong nước và nhập khẩu Để đảm bảo việc đánh giá NVL chính xác và nhất quán hàng ngày, kế toán áp dụng giá thực tế ghi sổ Công ty sử dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) và theo dõi các giao dịch thanh toán qua các tài khoản 331, 111, 112, 133, 152, và 3333.
Vào ngày 10 tháng 03 năm 2021, theo phiếu nhập kho số 32692, Công ty đã nhập kho 10 kg vật phẩm Keo khóa ren Screw lock agent BB2100 từ Hà Nội với đơn giá 1.850.000đ/kg chưa bao gồm thuế GTGT Cước phí vận chuyển do bên bán chịu, do đó giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định.
Giá nhập kho = 1.850.000 x 10 = 18.500.000 (Việt Nam đồng)
2.4.2 Giá thực tế NVL xuất kho
Tại Công ty TNHH T.C.E, nguyên vật liệu (NVL) xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất sản phẩm Kế toán thực hiện tính giá thành thực tế của NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 70658 ngày 31 tháng 03 năm 2021 Công ty xuất kho
Sản xuất sản phẩm yêu cầu sử dụng nhiều nguyên vật liệu (NVL), trong đó có thể lấy ví dụ cụ thể về ốc vít kết hợp PM với số lượng xuất là 64.000 chiếc Đơn giá của mỗi chiếc là 0,00705 USD, và giá thực tế của NVL xuất kho cần được xác định.
(Tỉ giá đã được tính lúc nhập kho)
Kế toán chi tiết NVL
2.5.1 Kế toán chi tiết NVL nhập kho
- Tờ khai hải quan (đối với NVL nhập khẩu)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Packing list) (Đối với hàng nhập khẩu nước ngoài)
- Biên bản bàn giao hàng hóa (Delivery note) (Đối với hàng mua trong nước)
- Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
Các TK sử dụng là TK 152, 111, 112, 331
Để quản lý hiệu quả nguyên vật liệu (NVL), công tác hạch toán yêu cầu theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại NVL về số lượng và giá trị Việc tổ chức kế toán chi tiết NVL nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và hoàn thành kế hoạch của cấp trên Công ty áp dụng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến NVL, đồng thời sử dụng phương pháp thẻ song song trong hạch toán NVL.
Sơ đồ 2.1 Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Khi nhân viên mua hàng vận chuyển vật tư về kho, họ sẽ làm thủ tục nhập kho với thủ kho Tại đây, bộ phận kỹ thuật và đại diện Công ty sẽ kiểm tra quy cách và chất lượng hàng hóa để đảm bảo đúng tiêu chuẩn hợp đồng và hóa đơn, lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư Nếu không có vấn đề, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa, ghi số thực nhập vào Thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán Kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, lập Phiếu nhập kho trên phần mềm và in ra hai liên Giám đốc, kế toán trưởng và các bộ phận liên quan ký xác nhận, trong đó liên 1 được giữ lại làm chứng từ nhập kho và liên 2 giao cho nhân viên giao hàng.
Sau khi in phiếu nhập kho, phần mềm ERP sẽ tự động cập nhật thông tin vào các sổ sách liên quan, bao gồm sổ chi tiết vật tư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.
2.5.1.5 Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 1 : Ngày 03/03/2021, Công ty mua NVL theo hợp đồng đã ký với Công ty
Công ty TNHH keo dán Ellsworth Việt Nam tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư dựa trên Hóa đơn GTGT số 0000247 do bên bán lập Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào Biên bản bàn giao hàng hóa (Delivery Note) và sau đó các bên liên quan sẽ cùng ký xác nhận.
Kết quả kiểm nghiệm là vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách phẩm chất, thì thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán.
Dựa trên Hóa đơn GTGT và Biên bản bàn giao hàng hóa, kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu các chứng từ liên quan Khi các chứng từ đã được xác minh hợp lệ, kế toán tiến hành lập Phiếu nhập kho Cuối cùng, Phiếu nhập kho sẽ được trình ký xác nhận bởi Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán và các bên liên quan.
Hình 2.1 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ Nghiệp vụ 1
Hình 2.2 Thẻ kho Nghiệp vụ 1
Nghiệp vụ 2 : Ngày 10/03/2021, Công ty mua NVL theo hợp đồng đã ký với Công ty
Công ty TNHH Công nghiệp TATSU Việt Nam thực hiện kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư dựa trên Hóa đơn GTGT số 0000167 do bên bán lập Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản bàn giao hàng hóa và được xác nhận bởi các bên liên quan.
Kết quả kiểm nghiệm là vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách phẩm chất, thì thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán.
Dựa trên Hóa đơn GTGT và Biên bản bàn giao hàng hóa, kế toán thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu các chứng từ Khi các chứng từ đã được xác nhận hợp lệ, kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho Cuối cùng, Phiếu nhập kho sẽ được trình cho Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán và các bên liên quan ký xác nhận.
Hình 2.3 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ Nghiệp vụ 2
Hình 2.4 Thẻ kho Nghiệp vụ 2
Nghiệp vụ 3 : Ngày 12/03/2021, Công ty mua NVL theo hợp đồng đã ký với Công ty
TENPAO INTERNATIONAL LTD Dựa vào Tờ khai hải quan số 103880392930 và
Tại cửa khẩu 103880394810, Công ty đã thành lập ban kiểm nghiệm vật tư nhằm kiểm tra số lượng và chất lượng của vật tư Kết quả kiểm nghiệm được ghi lại trong Biên bản kiểm nghiệm vật tư và sau đó được các bên liên quan ký xác nhận.
Kết quả kiểm nghiệm là vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách phẩm chất, thì thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán.
Dựa trên Tờ khai hải quan và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán thực hiện kiểm tra và đối chiếu các chứng từ Khi các chứng từ được xác nhận hợp lệ, kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho và đưa cho Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán cùng các bên liên quan ký xác nhận Đối với các lần nhập kho lô linh kiện TENPAO có nhiều NVL SMD, kế toán chỉ ghi vào Sổ cái và Thẻ kho mà không hạch toán ghi Sổ chi tiết.
Hình 2.5 Thẻ kho Nghiệp vụ
Nghiệp vụ 4 : Ngày 19/03/2021, Công ty mua NVL theo hợp đồng đã ký với Công ty
Công ty TENPAO INTERNATIONAL LTD đã thành lập ban kiểm nghiệm vật tư dựa trên Tờ khai hải quan số 103897887110 tại cửa khẩu để kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm và được các bên liên quan ký xác nhận.
Kết quả kiểm nghiệm là vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách phẩm chất, thì thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán.
Dựa vào Tờ khai hải quan và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu các chứng từ Sau khi xác nhận các chứng từ hợp lệ, kế toán lập Phiếu nhập kho và trình Giám đốc, Kế toán trưởng cùng các bên liên quan ký xác nhận Đối với các lần nhập kho lô linh kiện TENPAO có nhiều NVL SMD, kế toán chỉ ghi vào Sổ cái và Thẻ kho mà không hạch toán ghi Sổ chi tiết.
Hình 2.6 Thẻ kho Nghiệp vụ
Nghiệp vụ 5 : Ngày 22/03/2021, Công ty mua NVL theo hợp đồng đã ký với Công ty
Công ty TENPAO INTERNATIONAL LTD đã thành lập ban kiểm nghiệm vật tư dựa trên Tờ khai hải quan số 103906065760 tại cửa khẩu, nhằm kiểm tra số lượng và chất lượng của vật tư Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư và được xác nhận bởi các bên liên quan.
Kết quả kiểm nghiệm là vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách phẩm chất, thì thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán.
Dựa vào Tờ khai hải quan và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu các chứng từ Khi các chứng từ được xác nhận hợp lệ, kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho và trình Giám đốc, Kế toán trưởng, cùng các bên liên quan ký xác nhận Đối với các lần nhập kho lô linh kiện TENPAO chứa nhiều NVL SMD, kế toán chỉ ghi vào Sổ cái và Thẻ kho mà không hạch toán ghi Sổ chi tiết.
Hình 2.7 Thẻ kho nghiệp vụ 2.5
2.5.2 Kế toán chi tiết NVL xuất kho
- Phiếu đề nghị xuất hàng
- Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
Các tài khoản sử dụng là TK 152, 155, 331, 111, 112
NVL được xuất kho chủ yếu cho các phân xưởng nhằm gia công sản phẩm Công ty quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật tư Thủ tục xuất kho NVL được thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt.
Dựa trên kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt và định mức vật tư cho từng sản phẩm, khi có nhu cầu vật tư, Quản đốc phân xưởng sẽ lập Phiếu đề nghị xuất hàng để trình phòng kỹ thuật và Giám đốc phê duyệt Sau khi nhận được sự đồng ý, Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo Phiếu đề nghị, trong khi Kế toán thực hiện Phiếu xuất kho, ký xác nhận và cập nhật số lượng thực xuất vào Thẻ kho.
2.5.2.5 Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 6 : Căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng số YC013/0221-96 ngày
Kế toán tổng hợp NVL
Kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày là một phần thiết yếu trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, bên cạnh kế toán tổng hợp nguyên vật liệu (NVL) cũng đóng vai trò quan trọng Tại Công ty TNHH Giải pháp Điện tử TC Việt Nam, công tác kế toán NVL được thực hiện theo phương pháp KKTX, trong đó kế toán chi tiết NVL và kế toán tổng hợp được ghi chép đồng thời Việc này giúp phản ánh chính xác tình hình nhập xuất vật liệu, bao gồm giá trị thực tế của vật liệu nhập kho và giá trị xuất kho theo từng đối tượng sử dụng Mục tiêu là cung cấp thông tin hữu ích cho công tác lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và theo dõi chặt chẽ việc thanh toán với người bán.
2.6.1 Kế toán tổng hợp NVL nhập kho
- Biên bản bàn giao hàng hóa
Kế toán sử dụng TK 152, 3319
Kế toán tổng hợp NVL được tiến hành như sau :
Cuối kỳ căn cứ vào các chứng từ: Hóa đơn bán hàng của người bán, Phiếu nhập kho,
Hình 2.8 Thẻ kho Nghiệp vụ 6
Hình 2.9 Thẻ kho Nghiệp vụ 6
Nghiệp vụ 7 : Căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng số YC013/0321-138 ngày
Vào ngày 27/03/2021, Ban giám đốc đã ký phê duyệt để Thủ kho xuất kho nguyên vật liệu (NVL), đồng thời Kế toán lập Phiếu xuất kho số 70576 và đưa cho Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán cùng các bên liên quan ký xác nhận Đối với các NVL SMD, do số lượng lớn, Kế toán sẽ không ghi vào Sổ chi tiết mà chỉ ghi vào Sổ cái và Thẻ kho.
Hình 2.10 Thẻ kho Nghiệp vụ 7
Nghiệp vụ 8 : Căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng số YC013/0321-129 ngày
Vào ngày 23/03/2021, Ban giám đốc đã ký duyệt, cho phép Thủ kho xuất kho nguyên vật liệu (NVL) Kế toán đã lập Phiếu xuất kho số 70601 và 70604, sau đó gửi đến Giám đốc, Kế toán trưởng, và các bên liên quan để ký xác nhận Đối với các NVL SMD, do số lượng lớn, Kế toán chỉ ghi vào Sổ cái và Thẻ kho mà không ghi vào Sổ chi tiết.
Hình 2.11 Thẻ kho Nghiệp vụ 8
Nghiệp vụ 9 : Căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng số YC013/0321-129 ngày
Vào ngày 23/03/2021, Ban giám đốc đã ký duyệt, cho phép Thủ kho xuất kho nguyên vật liệu (NVL) Kế toán đã lập Phiếu xuất kho số 70658 và 70668, sau đó trình Giám đốc, Kế toán trưởng và các bên liên quan ký xác nhận Đối với các NVL SMD, do số lượng lớn, Kế toán chỉ ghi vào Sổ cái và Thẻ kho, không ghi vào Sổ chi tiết.
Hình 2.12 Thẻ kho Nghiệp vụ
Hình 2.13 Bảng tổng hợp NXT trong tháng 03/2021
Trong quá trình nhập kho nguyên vật liệu (NVL) từ nhà cung cấp, Công ty tạm giữ các thùng giấy dùng để chứa NVL Sau khi xuất kho toàn bộ NVL, Công ty sẽ hoàn trả các thùng giấy cho bên bán theo Biên bản giao nhận ký ngày 18/03/2018.
Hình 2.14 Biên bản giao nhận
2.6 Kế toán tổng hợp NVL
Kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày là rất quan trọng, bên cạnh đó kế toán tổng hợp nguyên vật liệu (NVL) cũng là công cụ thiết yếu trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Tại Công ty TNHH Giải pháp Điện tử TC Việt Nam, công tác kế toán NVL được thực hiện theo phương pháp KKTX Ngoài việc ghi chép chi tiết NVL, kế toán còn phải lập sổ tổng hợp để phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu, bao gồm giá trị thực tế của NVL nhập kho và giá trị xuất kho theo từng đối tượng sử dụng Điều này nhằm cung cấp số liệu hỗ trợ cho công tác lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, và đảm bảo theo dõi chặt chẽ việc thanh toán với người bán.
2.6.1 Kế toán tổng hợp NVL nhập kho
- Biên bản bàn giao hàng hóa
Kế toán sử dụng TK 152, 3319
Kế toán tổng hợp NVL được tiến hành như sau :
Cuối kỳ căn cứ vào các chứng từ: Hóa đơn bán hàng của người bán, Phiếu nhập kho,
Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm kê, kế toán nhập vào Chứng từ ghi sổ tổng hợp tăng NVL và vào Sổ cái tài khoản có liên quan.
2.6.1.5 Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh
Dựa trên Hóa đơn GTGT và Biên bản bàn giao hàng hóa, kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu các chứng từ Sau khi xác nhận tính hợp lệ của các chứng từ, kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho Cụ thể, theo Phiếu nhập kho số 32598 ngày 03/03/2021, kế toán đã thực hiện ghi chép cần thiết.
Sau đó đưa Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán và các bên liên quan ký xác nhận
Dựa trên Hóa đơn GTGT và Biên bản bàn giao hàng hóa, kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu các chứng từ Sau khi xác nhận tất cả các chứng từ hợp lệ, kế toán lập Phiếu nhập kho Cụ thể, theo Phiếu nhập kho số 32692 ngày 10/03/2021, kế toán đã ghi nhận thông tin cần thiết.
Sau đó đưa Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán và các bên liên quan ký xác nhận.
Dựa trên Tờ khai hải quan và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu các chứng từ Khi hoàn tất kiểm tra và xác nhận các chứng từ hợp lệ, kế toán tiến hành lập Phiếu nhập kho Giá trị nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá thực tế dựa trên Tờ khai hải quan và tỷ giá ngoại tệ là 22.930 VND/USD.
Trị giá NVL nhập kho = 245.941,9 USD x 22.930 = 5.639.447.767 VND
Sau đó đưa Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán và các bên liên quan ký xác nhận.
Dựa vào Tờ khai hải quan và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán thực hiện kiểm tra và đối chiếu các chứng từ Sau khi xác minh các chứng từ hợp lệ, kế toán lập Phiếu nhập kho Trị giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá thực tế dựa trên Tờ khai hải quan và tỉ giá ngoại tệ là 22.960 VND/USD.
Trị giá NVL nhập kho = 237.093,41 USD x 22.960 = 5.443.664.694 VND
Sau đó đưa Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán và các bên liên quan ký xác nhận.
Dựa trên Tờ khai hải quan và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu các chứng từ liên quan Khi các chứng từ hợp lệ, kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho Giá trị nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá thực tế dựa trên Tờ khai hải quan và tỷ giá ngoại tệ là 22.960 VND/USD.
Trị giá NVL nhập kho = 64.217,35 USD x 22.960 = 1.474.430.378,96 VND
Sau đó đưa Giám đốc, Kế toán trưởng, kế toán và các bên liên quan ký xác nhận.
