(Nguồn: Internet)
1.4.3. Hệ thống chứng từ
Công ty áp dụng Hệ thống chứng từ ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính gồm các loại chứng từ sau:
- Hóa đơn mua hàng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo Nợ, giấy báo Có - Hóa đơn GTGT
- Các chứng từ liên quan khác
1.4.4. Hệ thống tài khoản
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
1.4.5. Hệ thống báo cáo kế tốn
Cơng ty áp dụng hệ thống báo cáo kế tốn ban hành theo thơng tư số 200/2014/TT-
11
BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
BCTC: là kết quả của cơng tác kế tốn trong một kì kế tốn, nó cung cấp thơng tin một cách tồn diện về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kì kế tốn. BCTC gồm 4 biểu mẫu sau:
- Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01- DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02- DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03- DN
- Thuyết minh BCTC, mẫu số B09- DN
1.4.6. Chế độ và chính sách kế tốn áp dụng
- Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: từ ngày 01/1 đến ngày 31/12
- Đơn vị tiền tệ: VND (đồng Việt Nam), khi có phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ thì cơng ty sẽ quy đổi thành VND theo tỷ giá của Ngân hàng tại thời điểm quy đổi.
- Phương pháp tính giá trị hàng xuất bán: Bình quân gia quyền cuối kỳ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo phương pháp đường thẳng - Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Kỳ kế toán: kỳ quý
12
1.4.7. Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn tại cơng ty
Công ty sử dụng phần mềm kế tốn ERP để phục vụ cho cơng tác kế tốn tại cơng ty.
Hình 1.1 : Giao diện phần mềm kế tốn ERP 1.4.8. Những thuận lợi và khó khăn của cơng ty
1.4.8.1. Thuận lợi
Công ty TNHH giải pháp điện tử T.C Việt Nam là một trong những cơng ty có tuổi đời khá dài. Do đó cơng ty đã sở hữu nhiều nhân viên lâu năm, dày dặn kinh nghiệm, tất cả nhân viên hiểu rõ nhau và hiểu rõ về công ty cũng như công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ nên đã hạn chế những tình trạng xấu như tham nhũng, lấy của cơng thành của tư, …
13
Bên cạnh đó, Cơng ty đã đạt được sự tin tưởng của các khách hàng trong nước và Quốc tế. Ban lãnh đạo và nhân viên công ty luôn cố gắng bắt kịp theo sự phát triển của xã hội. Bằng chứng là thay vì dùng sổ sách để hạch tốn, cơng ty đã chuyển sang nhập liệu, hạch tốn thơng qua phần mềm kế tốn. Đây là những lợi thế giúp cơng ty duy trì hoạt động kinh doanh trong hiện tại và phát triển, mở rộng sản xuất trong tương lai.
1.4.8.2. Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi, cơng ty cũng có những khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Về nhân lực, công ty đang cố gắng sở hữu nguồn nhân lực trẻ, nâng cao năng suất lao động.
Kỹ năng tin học, sử dụng phần mềm máy tính và việc khắc phục các
vấn đề liên quan
đến tin học, máy tính vẫn cịn nhiều khó khăn, hạn chế.
14
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP ĐIỆN TỬ T.C VIỆT NAM
2.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp2.1.1. Khái niệm 2.1.1. Khái niệm
NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của công ty. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL tại công ty là các thiết bị điện tử như diac, triac, tụ điện, điện trở, các bo mạch điện, và chủ yếu là các linh kiện SMT như : Resister Network, Capacitor Network, Diode 4148, Chip LED, … Thông tin thêm về linh kiện SMT :
Linh kiện SMT là sự "tiến hóa" của linh kiện AI trong quá khứ khi yêu cầu thu nhỏ linh kiện để phục vụ cơng nghệ vũ trụ cần có máy tính nhẹ hơn để chinh phục khơng gian của Hoa kỳ (có thể xem lịch sử lắp ráp điện tử phần SMT để hiểu thêm) thoạt tiên linh kiện AI thu ngắn bằng cách bỏ đi phần chân dài "loằng ngoằng" mà dùng hai đầu bịt kim loại làm điện cực để hàn trực tiếp lên phần đồng trên bảng mạch nên giai đoạn này linh kiện SMT có thân hình trụ trịn như linh kiện AI nhưng khơng có chân kẽm thị ra.
2.1.2. Đặc điểm
Là công ty chuyên sản xuất các thiết bị điện tử nên công ty sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau. Tuy giá trị đơn vị không lớn nhưng số lượng khá nhiều , đa dạng và thường xun liên tục. Chính vì vậy, NVL tại cơng ty phải được bảo quản trong các kho lạnh, tránh nhiệt độ cao, và tuân thủ theo quy định bảo quản NVL của công ty.
2.1.3. Phân loại
Một thiết bị điện tử của công ty không chỉ đơn giản là do một loại nguyên liệu cấu thành mà nhiều loại nguyên liệu khác nhau cùng tham gia vào quá trình sản xuất. Để quản lý chặt chẽ NVL, đảm bảo công việc dễ dàng, không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại NVL trên cơ sở công dụng kinh tế của NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm như sau :
15
+ NVL chính : các linh kiện SMT, tụ điện, điện trở, diac, triac, các bo mạch, … + NVL phụ : dán băng giấy, dán băng nhựa, bao nilong, …
+ Nhiên liệu : Do máy móc phục vụ cho sản xuất chủ yếu được chạy bằng điện, đây được xem là một khoản chi phí dịch vụ mua ngồi nên nguồn nhiên liệu trong kho gồm xăng, dầu, nhớt …
+ Phụ tùng thay thế: lưới sàng, màng lọc, ...
2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong DN
Công ty đã tổ chức quản lý NVL có hiệu quả, cụ thể là :
Thứ nhất: Công ty đã xây dựng hệ thống nhà kho đúng yêu cầu, NVL ở công ty được sắp xếp, bảo quản thành các kho riêng biệt:
+ Kho 1: Bảo quản NVL chính. + Kho 2: Bảo quản nhiên liệu.
+ Kho 3: Phụ tùng thay thế và vật liệu phụ.
Tại mỗi kho, thủ kho được trang bị đầy đủ phương tiện cân, đo, đong, đếm. Ở các phân xưởng cũng có những kho riêng do tổ trưởng quản lý, đây là kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật tư nếu phân xưởng nhận về nhưng chưa đưa vào sản xuất.
Thứ hai, Bộ phận R&D đã nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại mặt hàng dựa trên những thông số kỹ thuật đã đăng ký chất lượng trước đó. Dựa vào định mức tiêu hao và số lượng sản phẩm cần sản xuất, quản đốc phân xưởng đề nghị lên phịng kế tốn yêu cầu cung cấp vật tư.
Thứ ba, nhân viên và cơng nhân trong cơng ty ln có tinh thần trách nhiệm cao, bảo quản tốt vật tư, theo dõi chặt chẽ, cập nhật số liệu vào sổ sách về tình hình biến động của từng NVL, đảm bảo cung cấp đầy đủ NVL khi cần thiết.
2.3. Ý nghĩa và nhiệm vụ của cơng tác kế tốn ngun vật liệu
2.3.1. Ý nghĩa, tầm quan trọng của cơng tác kế tốn ngun vật liêu
Đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ, đồng bộ và cung cấp kịp thời: Quá trình sản xuất muốn đạt được kết quả tốt nhất, cần có sự liên tục của nguồn nguyên vật
16
liệu. Việc thiếu hụt nguyên vật liệu trong một khoảng thời gian sẽ gây ra thiệt hại đáng kể cho công ty. Ngược lại, việc đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu ổn định sẽ góp phần làm gia tăng năng suất lao động, gia tăng sản lượng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu hợp lí, tiết kiệm: Đây là cách để cơng ty tối ưu hóa chi phí, gia tăng được chất lượng sản phẩm với giá thành vừa phải, qua đó sẽ thu hút được lượng khách hàng lớn. Chỉ với việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, doanh thu của cơng ty đã có thể tăng đáng kể, việc chiếm lĩnh thị trường và khả năng sinh lời vốn sẽ được nâng cao.
Đảm bảo công tác quản lý khác đạt hiệu quả cao: Các công tác quản lý khác sẽ được đưa vào quy trình một cách nề nếp hơn như quản lý nguồn lao động, quỹ lương, thiết bị, vốn…
Như vậy, cơng tác quản lý ngun vật liệu đóng vai trị rất lớn trong sự phát triển
của cơng ty. Nó khơng chỉ kiểm sốt về mặt số lượng, chất lượng và phân phối của nguyên vật liệu, mà từ đó, quản lý ngun vật liệu cịn ảnh hưởng đến năng suất lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm, tình hình tài chính, đầu tư và khả năng nâng cao doanh thu của cơng ty.
2.3.2 Nhiệm vụ kế tốn
Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, chất lượng, giá thành của NVL mua vào, dự trữ để báo cáo kế toán trưởng phục vụ cho yêu cầu báo cáo tài chính.
– Tổ chức thống nhất chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng, giá trị thực tế nhập - xuất - tồn và quá trình sử dụng tiêu hao cho sản xuất của NVL
– Tổ chức kiểm tra, phân loại, đánh giá NVL có đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, nguyên tắc quản lý, tổ chức của nhà nước và quản trị doanh nghiệp hay không.
– Thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng NVL của bộ phận sản xuất xem có thừa hay thiếu khơng. Nếu thiếu thì bổ sung kịp thời, nếu thừa thì tìm phương án thanh lý,
17
không để tồn kho nhiều sẽ ảnh hưởng chất lượng và giá thành của nguyên vật liệu. Việc này cũng sẽ góp phần đánh giá, xác định được giá thành sản phẩm.
– Số lượng NVL thừa hay thiếu cũng phải ghi chép lại để hạch toán hàng tồn kho, cung cấp thơng tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
2.4. Đánh giá nguyên vật liệu2.4.1. Giá thực tế NVL nhập kho 2.4.1. Giá thực tế NVL nhập kho
Nguồn NVL cung cấp cho sản xuất sản phẩm ở Công ty đa số là mua trong nước và nhập khẩu. Vì vậy để đánh giá NVL được chính xác và thống nhất hàng ngày kế tốn sử dụng giá thực tế ghi sổ. Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và việc phản ánh thanh toán được theo dõi trên các tài khoản 331, 111, 112, 133, 152, 3333.
Ví dụ : Theo phiếu nhập kho số 32692 ngày 10 tháng 03 năm 2021 Công ty nhập kho
vật phẩm Keo khóa ren Screw lock agent BB2100 từ Hà Nội, số lượng nhập là 10 kg, đơn giá chưa có thuế GTGT là 1.850.000đ/kg, cước phí vận chuyển do bên bán chịu. Lúc này giá thực tế NVL nhập kho là :
Giá nhập kho = 1.850.000 x 10 = 18.500.000 (Việt Nam đồng)
2.4.2. Giá thực tế NVL xuất kho
Tại Công ty TNHH T.C.E, NVL xuất kho được dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm. Khi xuất kho NVL kế tốn tính giá thành thực tế của NVL xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền sau mỗi lần nhập.
Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 70658 ngày 31 tháng 03 năm 2021 Công ty xuất kho
NVL để sản xuất sản phẩm. Vì có nhiều NVL nên ta lấy ví dụ một NVL cụ thể là Combination screw PM xuất 64.000 pcs. Với đơn giá là 0,00705 USD/pcs. Giá thực tế NVL xuất kho là
Giá xuất kho = 64.000 x 0,00705 = 451,2 USD (Tỉ giá đã được tính lúc nhập kho)
18
2.5. Kế toán chi tiết NVL
2.5.1. Kế toán chi tiết NVL nhập kho2.5.1.1. Chứng từ 2.5.1.1. Chứng từ
- Phiếu nhập kho
- Tờ khai hải quan (đối với NVL nhập khẩu) - Hóa đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Packing list) (Đối với hàng nhập khẩu nước ngồi) - Biên bản bàn giao hàng hóa (Delivery note) (Đối với hàng mua trong nước) - Tờ khai hải quan
2.5.1.2. Sổ sách kế toán- Thẻ kho - Thẻ kho - Sổ chi tiết NVL - Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn 2.5.1.3. Tài khoản Các TK sử dụng là TK 152, 111, 112, 331 2.5.1.4. Quy trình ghi sổ
Một trong những u cầu của cơng tác hạch tốn NVL là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại NVL cả về số lượng và giá trị thông qua việc tổ chức kế tốn chi tiết NVL nhằm mục đích quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sản xuất sản phẩm, hoàn thành kế hoạch mà cấp trên đề ra. Để quản lý tốt vật tư trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế tốn để phản ánh tồn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất vật liệu. Cơng ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song trong việc hạch toán NVL.
19