(TIỂU LUẬN) báo cáo KIẾN tập THỰC TIỄN CÔNG tác văn THƯ, lưu TRỮ của UBND xã CUÔR KNIA

BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI - - BÁO CÁO KIẾN TẬP THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA NGƯỜI THỰC HIỆN: LỚP: MÃ SỐ SINH VIÊN: TP BUÔN MA THUỘT, NĂM 2022 LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hố - đại hố, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt Điều địi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Như biết, thời đại ngày phịng hành - văn thư giữ chức vị trí quan trọng, doanh nghiệp, tổ chức nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ Hoạt động phòng hành - văn thư đóng góp phần khơng nhỏ vào thành bại doanh nghiệp, tổ chức Vì vậy, văn phịng hành - văn thư phải đựơc tổ chức, quản lý cách khoa học hiệu Một văn phịng hành văn thư khoa học hoạt động có hiệu giúp cho đơn vị triển khai cơng việc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng cơng việc ngược lại Phịng hành - văn thư tham gia tổ chức lưu trữ Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hành, trả thủ tục hành in ấn đánh máy vi tính… phịng hành - văn thư tạo cho việc soạn thảo văn hành số cơng việc khác Thấy vai trị quan trọng hành - văn thư vấn đề cấp thiết người Là sinh viên kiến tập, sau bốn năm học tập trường Đại học Luật Hà Nội, nắm kỹ năng, thao tác làm việc chương trình dạy trường vào áp dụng hành – văn thư Tuy nhiên cịn nhiều điều mà tơi chưa biết cần học hỏi thêm nhiều ứng dụng vào công việc thực tế Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tơi xác định mục đích đợt kiến tập là: - Vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc người cán cơng chức hành - văn thư tương lai - Học hỏi thêm kiến thức trình kiến tập sở Và sau gần hai tuần thực tập UBND xã Cuôr Knia, cịn gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế, song nhờ giúp đỡ tận tình bác, anh, chị cố gắng thân, tơi hồn thành cơng việc kiến tâp cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Thực Kế hoạch kiến tập, xin báo cáo trình kiến tập sau: - Nơi kiến tập: UBND xã Cuôr Knia - huyện Buôn Đôn - tỉnh Đắk Lắk - Thời gian kiến tập: từ ngày … /…./2022 đến ngày … /… /2022 - Cán hướng dẫn thực tập: ………… - Cán Văn phịng - Thống kê UBND xã Cr Knia - Q trình kiến tập: S T T Thời gian Từ …/… đến …/… Nội dung cơng việc Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Cuôr Knia Nghiên cứu văn bản, nội quy, quy chế, chế độ sách quan Mục tiêu Phương hướng thực Hỏi Điều tra Thu thập thông tin Ghi chép Đọc Nghiên cứu Nghiên cứu văn ban hành UBND xã Cuôr Knia Kiến tập nghiệp vụ chuyên môn hoạt động khác Từ …/… đến …/… Tiếp tục cơng việc giao văn phịng Thực hành cơng việc Bắt đầu tiến hành làm báo cáo kiến tập Hoàn thành Ghi chép báo cáo kiến tập Đánh giá hoạt động cải cách hành quan Thực cơng việc Hồn thành báo cáo kiến tập Tổng kết rút kinh nghiệm Nội dung báo cáo kiến tập gồm có chương: Chương I: Tình hình, đặc điểm UBND xã Cuôr Knia Chương II: Những việc làm kết đạt thời gian kiến tập Chương III: Phần kết luận đề nghị Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận góp ý thầy, để báo cáo tơi hồn thành tốt Chương I: TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CUÔR KNIA I GIỚI THIỆU KHÁI QT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ CR KNIA Khái quát xã Cuôr Knia Cuôr Knia xã thuộc huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk, Việt Nam Xã Cuôr Knia thành lập vào năm 2001.Xã Cr Knia có diện tích 77,28 km², dân số năm 2001 16.215 người, mật độ dân số đạt 210 người/km² Xã Cr Knia nằm phía Đơng bắc huyện Bn Đơn, tỉnh Đắk Lắk, có 1.747 hộ với 8.345 khẩu; gồm dân tộc anh em chung sống, 56,7% người dân tộc thiểu số Để thực tốt công tác quân - quốc phòng địa phương, hàng năm Đảng ủy xã xây dựng Nghị chuyên đề lãnh đạo công tác quốc phịng - qn địa phương, từ tạo thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội Hệ thống trị 2.1 Hệ thống trị xã gồm: - 01 Đảng sở, có 14 chi trực thuộc (08 chi nông thôn, 06 chi trường học 01 chi quan) với 302 Đảng viên - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc đoàn thể hoạt động đồng đều, hàng năm hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Hội Cựu chiến binh có 08 chi trực thuộc với 190 hội viên - Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 08 chi hội với 365 hội viên - Hội Nơng dân có 08 chi hội với 319 hội viên - Đồn Thanh niên xã có 11 chi đồn với 114 đồn viên 2.2 Tình hình an ninh trật tự địa bàn: Tình hình an ninh trật tự địa bàn ổn định Tuy nhiên, q trình thị hố, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn tệ nạn trật tự an tồn xã hội Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự địa bàn ổn định phát triển kinh tế Đảng uỷ, quyền địa phương thường xuyên đạo ngành, chi thôn thông qua kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng xã II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia tổ chức nghiệp quản lý Nhà nước có chức quản lý Nhà nước HĐND giao cho, vừa UBND cấp giao chịu lãnh đạo thống Chính phủ Là quan hành Nhà nước hoạt động thường xuyên địa phương thuộc hệ thống hành thống thơng suốt nước Như thực việc đạo, điều hành ngày cơng việc hành Nhà nước địa phương quan HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành Nghị HĐND báo cáo công việc trước HĐND cấp UBND cấp Là quan hành Nhà nước địa phương song UBND không chịu trách nhiệm chấp hành Nghị HĐND mà Nghị quan quyền cấp thi hành pháp luật thống Nhà nước UBND xã Cr Knia có trụ sở thôn 6, xã Cuôr Knia - huyện Buôn Đơn - tỉnh Đắk Lắk, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng  UBND xã Cuôr Knia thực quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực sau: - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thể dục thể thao, quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, sách dân tộc, tơn giáo, tín ngưỡng thi hành pháp luật địa phương - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân cơng đồn địa phương - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phịng tồn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương việc cư trú, lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội - Tổ chức đạo, thi hành án địa phương - Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách địa phương (thuế) phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương - UBND xã Cr Knia cịn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành địa phương - UBND chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA a Giới thiệu cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia Hội đồng nhân dân cấp gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch uỷ viên uỷ ban Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã Chủ tịch UBND quy định Hiện Uỷ ban có 22 cán bộ, cơng chức biên chế quan, lại hợp đồng, hầu hết cán có trình độ Đại học, nhiều cán đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp Theo thống kê trình độ chun mơn - nghiệp vụ UBND xã Cuôr Knia sau: * Đại học: 11 người * Cao đẳng: 02 người * Trung cấp: 09 b Sơ đồ tổ chức: Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Cán Văn phòng - thống kê Cán Cán Cán Địa Tư pháp - xây dựng - Hộ tịch Kế tốn tài Chỉ huy trưởng quân Trưởng Cán Cán Công an Lao động TBXH Văn ho thông ti Qua sơ đồ ta thấy rõ mối quan hệ chặt chẽ thành viên uỷ ban với UBND, cán có chức tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực chức quản lý Nhà nước xã, bảo đảm thống quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã quan chuyên môn cấp huyện lĩnh vực phân công c Nguyên tắc làm việc UBND xã  Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động, sáng tạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân Mỗi việc giao người phụ trách chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công  Chấp hành đạo, điều hành quan Nhà nước cấp trên, lãnh đạo Đảng uỷ, giám sát Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ Uỷ ban nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc Đồn thể xã q tình triển khai thực nhiệm vụ  Giải công việc công dân tổ chức theo pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời hiệu quả; theo trình tự, thủ tục, thời hạn quy định chương trình, kế hoạch cơng tác UBND xã  Cán công chức cấp xã phải sâu sát sở, lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, bước đưa hoạt động UBND xã ngày quy, đại, mục tiêu xây dựng quyền sạch, vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân IV TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CR KNIA Cơng tác văn phịng 1.1 Chức Cán Văn phịng - Thống kê có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Cuôr Knia xây dưng, triển khai thực kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư trực tiếp triển khai cơng tác hành quản trị Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ UBND xã 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn  Lập tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm Định kỳ báo cáo công tác thực kế hoạch theo quy định  Thường xuyên theo dõi, đơn đốc đơn vị thực chương trình theo kế hoạch phải giải kịp thời cơng việc đột xuất tháo gỡ khó khăn, trở ngại trình thực kế hoạch  Thu thập xử lý thông tin kịp thời, xác  Chuẩn bị văn tổng hợp để báo cáo lên cấp  Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn quan văn bên quan gửi đến  Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng thuận tiện  Quản lý tồn tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động Uỷ ban, 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng có 01 Cán Văn phịng - Thống kê Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật Cán văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã công việc mà Chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn 1.4 Trang thiết bị văn phòng quan Các trang thiết bị văn phịng bố trí cách hợp lý nhằm phục vụ cho công việc văn phòng thuận lợi Hiện văn phòng có: máy photocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại để phục vụ cho cơng tác Cơng tác văn thư - lưu trữ 2.1 Quản lý, đạo công tác văn thư UBND xã Cuôr Knia Hiện nay, văn quản lý, đạo xã chưa có định ban hành Như biết văn quản lý đạo quan trọng mà quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn thư - lưu trữ Như vậy, văn quản lý, đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trị quan trọng quan Vì mà quan chưa ban hành cần phải có văn ban hành kịp thời việc quản lý đạo thuận lợi công tác văn thư - lưu trữ Nếu có văn bản, quản lý đạo cán quan nắm rõ nội dung yêu cầu quan thực theo nguyên tắc đề Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều cơng tác mang tính khoa học kỹ thuật cáp Cán làm công tác văn thư - lưu trữ cán bán chuyên trách không đáp ứng đầy đủ yêu cầu mà công việc đề Do mà hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn UBND huyện Buôn Đôn tổ chức theo đạo chung UBND huyện Buôn Đơn, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bán chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ Việc trang bị sở vật chất cho công tác văn thư quan việc cần thiết Về sở hạ tầng, quan tâm Đảng Nhà nước với nỗ lực phấn đấu công tác văn thư, đến Uỷ ban trang bị thiết bị làm việc tương đối đầy đủ Hình thức, tổ chức văn thư quan theo chế tập trung Có nghĩa tồn thao tác nghiệp vụ công tác văn thư thực nơi, vị trí quan hay làm việc nơi chung quan 2.2 Công tác soạn thảo văn Việc soạn thảo văn Cán Văn phòng - Thống kê trực tiếp soạn thảo, chủ yếu văn hành thơng thường như: Cơng văn, Báo cáo, thơng báo, tờ trình, định… Văn bao gồm nhiều yếu tố cấu thành nên viết nhiều vị trí quy định với cách viết phơng chữ, cỡ chữ quy định chặt chẽ trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành nhằm đảm bảo cho văn có tính pháp lý, thể quyền lực văn Bảng biểu thống kê số lượng văn quan năm gần đây: Năm 2018 2019 2020 2021 Báo cáo 40 43 57 45 Thông báo 06 05 12 13 Cơng văn 19 21 30 20 Tờ trình 15 18 30 26 Quyết định 40 38 40 46 Quy trình soạn thảo văn dùng để trình tự bước tiến hành soạn thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái quát quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hoá Xác định tên loại văn đối tượng văn Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ 10 Bước 3: Thông qua lãnh đạo Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt 2.3 Quản lý công văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan thủ trưởng quan năm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận giải văn bản; sử dụng bảo quản văn hoạt động ngày quan a Quản lý văn đi: Chỉ chung văn bản, tài liệu quan gửi Các thủ tục chuyển giao văn quan, có kèm theo phiếu gửi Việc chuyển giao văn quan có kịp thời Song đăng ký văn theo hình thức sổ Đăng ký Văn theo mẫu Quản lý văn UBND xã Cuôr Knia rõ ràng, xác, kịp thời, an tồn bí mật Văn thể đầy đủ nội dung song số lượng văn ban hành cịn q Sổ đăng ký văn gọn gàng, sẽ, dễ hiểu b Quản lý văn đến: Chỉ chung cho công văn, giấy tờ quan nhận Tất văn đến phải thông qua văn thư quan để đăng ký vào sổ Đăng ký công văn đến Sau văn chuyển giao qua thủ trưởng quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật theo quy định pháp luật 2.4 Quản lý dấu  Những quy định cảu quan quản lý sử dụng dấu: - Con dấu giao cho Cán văn phịng - thống kê có trách nhiệm, có trình độ chun mơn giữ bảo quản phải chịu trách nhiệm việc giữ đóng dấu - Không tự tiện mang dấu theo người - Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng dấu không quy định Nếu vi phạm quy định bị xử lý theo pháp luật hành - Khi hết làm việc Cán văn phòng phải cất dấu vào tủ cẩn thận 11  Việc đóng dấu quan: Trước đóng dấu lên văn cán văn thư phải kiểm tra soát kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống (đóng dấu khơng có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau) Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu quan với quy định pháp luật hành Văn thư quan quản lý loại dấu: dấu tròn, dấu uỷ ban, dấu chức danh, dấu tên Chương II: NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG THỜI GIAN KIÊN TẬP I NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP Trong thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia, cá nhân thực lĩnh nghiệp vụ chủ yếu công tác Văn thư quan Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư Công tác soạn thảo văn Soạn thảo văn cơng việc thường làm quan, tổ chức Như biết việc soạn thảo văn phải theo quy định chung cơng việc địi hỏi phải có độ xác cao văn có hiệu lực văn vật mang tin để ghi lại truyền đạt thơng tin hoạt động quản lý Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá văn pháp quy thực kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ Uỷ ban Quy trình soạn thảo văn dùng để trình tự bước tiến hành soạn thảo văn Quy trình soạn thảo văn bao gồm: chuẩn bị thảo văn bản, duyệt thảo, in (nhân bản), trình ký văn  Quá trình chuẩn bị - Sơ xác định vấn đề Đây động tác để xác định công tác soạn thảo văn người soạn thảo văn phải xem xét vấn đề + Mục đích ban hành văn + Thời gian ban hành văn 12 + Vấn đề cần giải văn + Đối tượng giải văn + Hậu tác động văn Căn để xác định: yêu cầu giải công việc (yêu cầu vấn đề cần giải hay yêu cầu quan) + Thực tế công tác quan có liên quan đến vấn đề giải văn Nội dung xác định: + Xác định vấn đề cần giải văn + Xác định thời gian văn - Xác định tên loại văn Cơng việc q trình chuẩn bị xác định tên loại văn cần soạn thảo Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn loại văn phù hợp với mục đích giải cơng việc thẩm quyền ban hành văn quan Mỗi văn có tác dụng mẫu cụ thể, việc chọn loại văn thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải công việc đạt hiệu quả, mục đích Căn để xác định + Thẩm quyền ban hành văn quan + Nội dung vấn đề cần giải + Mục đích, yêu cầu văn Nội dung công việc: + So sánh mục đích ban hành văn với công dụng loại văn để chọn văn cần sử dụng + Xác định mẫu văn theo tên loại chọn Tạo mẫu văn tiện cho việc thực mục đích ban hành văn bản, giải công việc đặt - Thu thập thơng tin Có loại thơng tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ thông tin thực tế + Cơ sở thu thập: vào mục đích ban hành văn mục đích giải cơng việc văn vào đối tượng thi hành văn 13 + Nội dung công việc: dựa vào thông tin thu thập Do vậy, địi hỏi thơng tin thu thập phải nhiều xác Có văn ban hành có tính khả thi,đáp ứng yêu cầu vấn đề đặt - Viết đề cương: Đây công việc cuối để hình thành văn Tất cơng việc chuẩn bị đến công việc cuối Việc viết đề cương hình thành cách hoàn thiện văn soạn thảo với việc xếp nội dung cách hợp lý, dễ hiểu Việc hình thành đề cương viết đề cương theo mẫu văn đặc điểm văn quản lý Nhà nước, sở hình thành đề cương mẫu văn chọn tên loại thực sau xác định mục đích ban hành văn Công việc giúp cho người soạn thảo văn hình thành văn cách chi tiết trước tiến hành viết thành văn Mặt khác, việc viết đề cương trước soạn thảo với mục đích ban hành văn - Phương pháp viết văn bản: viết tay đánh máy vi tính - Duyệt thảo: Như vậy, quy trình soạn thảo văn việc cần thiết soạn thảo văn Muốn soạn thảo văn tốt phải có quy trình hợp lý tạo nên văn logic Thể thức văn theo Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành Quản lý văn - đến 2.1 Giải văn đến  Nguyên tắc giải quyết: tất văn đến phải thông qua Văn thư quan để đăng ký vào sổ cơng văn đến Sau văn chuyển giao qua thủ trưởng quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật a Q trình xử lý văn Sau nhận văn đến, văn thư tiến hành sơ phân loại, bóc bì văn bản, văn có dấu hoả tốc bóc trước Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn ghi ngồi bì với thành phần tương ứng văn qua nhân viên bưu điện b Công việc vào sổ đăng ký Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại thông tin văn bản, tài liệu; địi hỏi khơng trùng lặp, khơng bỏ sót, văn đăng ký 14 lần Hình thức để đăng ký công văn đến quan dùng sổ Đăng ký cơng văn đến c Trình chuyển giao văn đến Sau vào sổ Công văn đến, phải xếp theo loại để trình Chủ tịch UBND xem xét, cơng văn đến ngày nào, phân phối ngày hơm đó, chậm đến sáng hôm sau Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp phải phân phối sau nhận Tất văn vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định: Ngày đến (1) Số Nơi gửi đến công văn (2) (3) Số, ký hiệu Ngày tháng công văn (4) (5) Tên loại Nơi nhận Ký Ghi trích yếu người nhận nội dung nhận (6) (7) (8) (9) - Phân phối chuyển giao văn đến: Tất văn đến quan sau có ý kiến phân phối Chủ tịch UBND xã phải chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không để chậm quên văn Khi chuyển giao văn cán văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn Sổ chuyển giao văn bản: Số đến Ngày chuyển Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Văn mật chuyển giao chậm 30 phút hành chính, ngồi hành 60 phút Văn mật thêm cột “mức độ mật” mẫu chuyển giao văn người nhận phải ký vào sổ 2.2 Giải văn Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự quản lý văn UBND xã Cuôr Knia tuân thủ theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư 15 hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Văn chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau đăng ký làm thủ tục gửi đí Chỉ tiếp nhận để phát hành văn đánh máy quy định, thể thức pháp lý Văn phát hành theo quy trình sau: - Ghi số văn - Ghi ngày, tháng, năm văn theo ngày tháng gửỉ - Đóng dấu lên văn có chữ ký hợp lệ vào sổ văn Văn chuyển ngày loại bí mật kèm theo phiếu gửỉ Mỗi văn phải lưu hai Tất văn vào sổ công văn theo biểu mẫu quy định: Ngày tháng văn Số ký hiệu (1) (2) Tên loại Người trích yếu ký nội dung (3) (4) Nơi Đơn vị nhận người nhận lưu (5) Số lượng văn Ghi (7) (8) (6) Quản lý dấu Tuân thủ quy định quan quản lý sử dụng dấu Trước đóng dấu lên văn Văn thư phải kiểm tra soát kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống (đóng dấu khơng có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau) Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Cơng tác lưu trữ 4.1 Sự đạo công tác lưu trữ Hiện UBND xã Cr Knia chưa có đạo công tác lưu trữ Mà đạo công tác lưu trữ quan trọng cần thiết Chính mà cần phải có đạo cơng tác lưu trữ Nếu có đạo chất lượng làm việc mang lại hiệu cao 4.2 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 16 Công tác Uỷ ban không có, mà cần phải có cơng tác chỉnh lý khoa học tài liệu để đem lại hiệu công việc cao thuận tiện việc tra cứu tài liệu II ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ Kết cụ thể công việc làm nguyên nhân kết đạt Với tinh thần nổ sinh viên tinh thần ham học hỏi cộng với giúp đỡ tận tình bác, anh chị UBND xã Cuôr Knia giúp vững tin trình học tập kinh nghiệm UBND xã Cr Knia - Tích cực tìm hiểu quan sát hoạt động quan - Chấp hành giấc quy định nội quy quan - Có thái độ tốt, lễ phép với bác, anh chị quan Bằng việc quan sát trực tiếp công việc quan kiến tập sau tham gia vào số cơng việc đơn giản để nắm cơng việc cách nhanh chóng Qua q trình quan sát để làm quen với cơng việc UBND xã Cuôr Knia ngày phân công thực tập số công việc cán văn thư thực thụ giúp có học bổ ích thiết thực, công việc cụ thể như: - Thực hành, tiếp nhận văn bản, cách xếp thủ tục giải công văn giấy tờ - Thực hành cách thức vào sổ, lưu chuyển giao công văn phân văn thư - Biết cách sử dụng loại máy văn phòng như: máy photocopy, máy in… - Quan sát, học hỏi thái độ, cử tiếp khách bác, anh chị văn phòng - Xem loại văn đến quan - Quan sát tham gia vào việc cán Văn thư - Nắm bắt cách thức trình bày loại văn quan Nhà nước Những mặt hạn chế Do tiếp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với thực tế môi trường làm việc chuyên nghiệp văn phòng nên gặp phải khó khăn như: 17 - Cịn bỡ ngỡ với môi trường làm việc - Kiến thức lý thuyết thực tế công việc không tương đồng nên gây khó khăn cơng việc Chương III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ I KẾT LUẬN Đánh giá chung UBND xã Cuôr Knia tổ chức nghiệp Nhà nước, kiến tập hội tốt cho tơi Hơn tơi cịn tạo điều kiện nhiều cơng việc để bộc lộ khả học hỏi nhiều điều chưa biết Sau gần hai tuần kiến tập UBND xã Cuôr Knia thời gian thật bổ ích tơi Có thể nói bước khởi đầu quan trọng giúp trưởng thành hơn, tự tin công việc sau Những điều làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía UBND xã Cr Knia chưa đủ giúp tơi tìm hiểu nắm bắt nhiều điều quan Song có thiếu sót, khuyết điểm khơng tránh khỏi Đợt kiến tập giúp nắm nhiều kiến thức thực tế nên hành Nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụt hể nói riêng Qua tơi thấy sinh viên cần phải có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường q trình thực tiễn cơng việc làm tốt cơng việc trường, trở thành cơng chức Nhà nước nói chung lĩnh vực hoạt động văn phịng nói riêng Bài học kinh nghiệm - Về quy trình nghiên cứu khảo sát tình hình cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng tác văn phịng quan, cần thực phương pháp thu thập thơng tin để từ so sánh, đánh giá kiến thức học với thực tiễn hoạt động HĐND - UBND xã Cuôr Knia - Cần tìm tịi nghiên cứu để vận dụng kiến thức học từ kết hợp tốt lý thuyết với thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân 18 - Trong cơng việc cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinh nghiệm từ người quan Bằng cố gắng, nỗ lực thân, tận dụng cách triệt để kiến thức học trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc kiến thức Hơn tơi cịn tạo lập kỹ nghiệp vụ công việc giao tiếp để vững vàng bước vào công việc sau II KIẾN NGHỊ Trong thời gian thực tập UBND xã Cuôr Knia thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích Sau tơi xin có vài ý kiến kiến nghị sau: Đối với UBND xã Cuôr Knia Dựa quan sát thực công việc, tơi xin đưa vài giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn phịng, văn thư - lưu trữ: a Về sở vật chất Để giúp cho công tác Văn thư - lưu trữ Uỷ ban bước đại hoá, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng cách đồng như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để hỗ trợ thêm cho công việc Thay số máy in tốc độ chậm, mua thêm máy photocopy đại tốc độ cao b Tạo động lực, cá nhân chủ động hồn thiện nhiệm vụ Cần có biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngồi việc khơng ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ Uỷ ban cần bố trí phịng cách hợp lý khoa học gọn gàng thống mát, xếp văn phòng cho việc trao đổi cán với thuận tiện c Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Để cán phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả cơng thích đáng Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán hoàn thành nhiệm vụ mức khác có khuyến khích cán tích cực cơng việc Đối với cán 19 có sáng kiến đem lại hiệu cao nên thưởng kịp thời để động viên mức thưởng 100.000đ Đối với quan Nhà nước cấp Nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, quan Nhà nước cấp cần trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phịng, văn thư - lưu trữ Tóm lại, báo cáo tơi q trình đúc kết gần hai tuần kiến tập vừa qua Đó điều tơi viết dựa lý thuyết học tập trường công việc thực tập Uỷ ban Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, mong góp ý thầy/cơ Qua nhận thấy đợt kiến tập lần thực bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập khảo sát công việc học hỏi thêm tinh thần, trách nhiệm công việc Hơn dịp sinh viên trau kiến thức Vững vàng bước vào công việc sau Một lần xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Luật Hà Nội giúp chúng tơi có điều kiện tiếp xúc với công việc thực tế Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia tạo điều kiện cho kiến tập Uỷ ban./ Cuôr Knia, ngày……tháng… năm 2022 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO 20 ... bên trái Công tác lưu trữ 4.1 Sự đạo công tác lưu trữ Hiện UBND xã Cr Knia chưa có đạo cơng tác lưu trữ Mà đạo công tác lưu trữ quan trọng cần thiết Chính mà cần phải có đạo cơng tác lưu trữ Nếu... CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CR KNIA Cơng tác văn phòng 1.1 Chức Cán Văn phòng - Thống kê có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Cuôr Knia xây dưng, triển khai thực. .. THỜI GIAN KIẾN TẬP Trong thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia, cá nhân thực lĩnh nghiệp vụ chủ yếu công tác Văn thư quan Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư Công tác soạn thảo văn Soạn