QUY TRÌNH TẠO VÀ CHỈNH SỬA TOUR
Bảng I-1 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình tạo và chỉnh sửa tour.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Phòng hệ thống phân phối Giúp phân phối tour và tư vấn cho khách hàng.
Phòng tiếp thị Giúp quảng bá tour.
Phòng điều hành Có nhiệm vụ nhập thông tin tour, tạo tour và chỉnh sửa tour.
Phòng du lịch Lên kế hoạch cho tour du lịch.
Bảng I-2 Danh sách các xử lý - Quy trình tạo và chỉnh sửa tour.
Thông báo kế hoạch phát triển kinh doanh Thông báo kế hoạch phát triển kinh doanh cho phòng giao dịch.
Nhận kế hoạch phát triển kinh doanh Nhận kế hoạch phát triển kinh doanh từ phòng điều hành.
Nhận thông tin tour Nhận thông tin tour vào hệ thống.
Tạo tour mới Tạo tour mới từ thông tin loại tour và thông tin địa điểm.
Chỉnh sửa tour Chỉnh sửa tour khi có yêu cầu.
Bán và tư vấn cho khách hàng Bán và tư vấn cho khách hàng.
Quảng bá tour Quảng bá, quảng cáo tour.
Bảng I-3 Danh sách các kho dữ liệu - Quy trình tạo và chỉnh sửa tour.
Kho dữ liệu Mô tả
Tour Lưu trữ thông tin tour.
Loại tour Lưu trữ thông tin loại tour. Địa điểm Lưu trữ thông tin địa điểm.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 9
Hình I-1.Sơ đồ BPM – Tạo và chỉnh sửa tour.
1 Phòng điều hành thông báo kế hoạch phát triển kinh doanh cho phòng du lịch.
2 Phòng du lịch nhận kế hoạch phát triển kinh doanh và lập kế hoạch cho tour gửi cho phòng điều hành.
3 Phòng điều hành tiến hành nhập thông tin tour lên hệ thống theo như kế hoạch đã đặt ra.
Bốn phòng điều hành có nhiệm vụ tạo ra tour mới và gửi thông tin tour đến phòng hệ thống phân phối để bán và tư vấn Đồng thời, thông tin tour cũng được chuyển đến phòng tiếp thị để quảng bá hiệu quả.
Nếu có sự thay đổi trong tour, phòng điều hành sẽ cập nhật thông tin tour và thông báo cho phòng hệ thống phân phối cùng phòng tiếp thị để tiến hành các công việc liên quan.
QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẠI LÝ
Bảng II-4 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đại lý.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Phòng hệ thống phân phối Giúp phân phối tour và tư vấn cho khách hàng.
Phòng giao dịch thông báo kết quả đăng ký đại lý và gửi hợp đồng cho các đại lý Đại lý là cá nhân hoặc tổ chức đại diện cho Fiditour.
Bảng II-5 Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đại lý.
Nộp hồ sơ đăng ký đại lý Đại lý nộp hồ sơ đăng ký đại lý cho Fiditour.
Nhận đăng ký đại lý Phòng hệ thống phân phối nhận đăng ký.
Duyệt hồ sơ đăng ký đại lý Duyệt hồ sơ đăng ký đại lý xem có hợp lệ, đáp ứng đủ tiêu chí hay không.
Tạo hồ sơ đăng ký đại lý Tạo hồ sơ đăng ký đại lý.
Tạo hợp đồng đăng ký đại lý Tạo hợp đồng đại lý sau khi đăng ký thành công.
Thông báo kết quả đăng ký đại lý Thông báo kết quả đăng ký đại lý cho bên đại lý.
Nhận kết quả Đại lý nhận kết quả.
Nhận hợp đồng Đại lý nhận hợp đồng.
Gửi hợp đồng Phòng giao dịch gửi hợp đồng cho đại lý.
Bảng II-6 Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình quản lý đại lý.
Kho dữ liệu Mô tả
Hợp đồng Lưu trữ thông tin hợp đồng đại lý. Đại lý Lưu trữ thông tin đại lý.
Hồ sơ đăng ký đại lý Lưu trữ thông tin hồ sơ đăng ký.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 11
Hình II-2 Sơ đồ BPM – Quản lý đại lý.
1 Đại lý nộp hồ sơ đăng ký đại lý cho Fiditour
2 Phòng hệ thống phân phối sẽ tiếp nhận đăng ký đại lý và lưu vào kho dữ liệu
3 Phòng hệ thống phân phối sẽ tiến hành duyệt hồ sơ đăng ký đại lý để xem hồ sơ có hợp lệ hay không.
Kết quả đăng ký đại lý sẽ được chuyển đến phòng giao dịch, nơi sẽ tiến hành gửi thông tin này cho đại lý.
5 phòng hệ thống phân phối sẽ tạo hợp đồng đại lý cho những hồ sơ đăng ký đại lý thành công, tiến hành lưu trữ hợp đồng và gửi đến bên đại lý.
6 Đại lý nhận hợp đồng đại lý
7 Khi có kế hoạch tour phòng hệ thống phân phối sẽ thông báo kế hoạch tour và khoản chiết khấu cho đại lý
QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH
Hình I-1.Sơ đồ BPM – Tạo và chỉnh sửa tour.
1 Phòng điều hành thông báo kế hoạch phát triển kinh doanh cho phòng du lịch.
2 Phòng du lịch nhận kế hoạch phát triển kinh doanh và lập kế hoạch cho tour gửi cho phòng điều hành.
3 Phòng điều hành tiến hành nhập thông tin tour lên hệ thống theo như kế hoạch đã đặt ra.
Phòng điều hành chịu trách nhiệm tạo ra các tour mới và gửi thông tin chi tiết đến phòng hệ thống phân phối để tiến hành bán và tư vấn tour Ngoài ra, thông tin về tour cũng được chuyển đến phòng tiếp thị nhằm mục đích quảng bá hiệu quả cho các tour này.
Nếu tour có sự thay đổi, phòng điều hành sẽ cập nhật thông tin tour và thông báo cho phòng hệ thống phân phối cùng phòng tiếp thị để họ có thể thực hiện công việc của mình.
II QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẠI LÝ
Bảng II-4 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đại lý.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Phòng hệ thống phân phối Giúp phân phối tour và tư vấn cho khách hàng.
Phòng giao dịch thông báo kết quả đăng ký đại lý và gửi hợp đồng cho các đại lý Đại lý là cá nhân hoặc tổ chức đại diện cho Fiditour.
Bảng II-5 Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đại lý.
Nộp hồ sơ đăng ký đại lý Đại lý nộp hồ sơ đăng ký đại lý cho Fiditour.
Nhận đăng ký đại lý Phòng hệ thống phân phối nhận đăng ký.
Duyệt hồ sơ đăng ký đại lý Duyệt hồ sơ đăng ký đại lý xem có hợp lệ, đáp ứng đủ tiêu chí hay không.
Tạo hồ sơ đăng ký đại lý Tạo hồ sơ đăng ký đại lý.
Tạo hợp đồng đăng ký đại lý Tạo hợp đồng đại lý sau khi đăng ký thành công.
Thông báo kết quả đăng ký đại lý Thông báo kết quả đăng ký đại lý cho bên đại lý.
Nhận kết quả Đại lý nhận kết quả.
Nhận hợp đồng Đại lý nhận hợp đồng.
Gửi hợp đồng Phòng giao dịch gửi hợp đồng cho đại lý.
Bảng II-6 Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình quản lý đại lý.
Kho dữ liệu Mô tả
Hợp đồng Lưu trữ thông tin hợp đồng đại lý. Đại lý Lưu trữ thông tin đại lý.
Hồ sơ đăng ký đại lý Lưu trữ thông tin hồ sơ đăng ký.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 11
Hình II-2 Sơ đồ BPM – Quản lý đại lý.
1 Đại lý nộp hồ sơ đăng ký đại lý cho Fiditour
2 Phòng hệ thống phân phối sẽ tiếp nhận đăng ký đại lý và lưu vào kho dữ liệu
3 Phòng hệ thống phân phối sẽ tiến hành duyệt hồ sơ đăng ký đại lý để xem hồ sơ có hợp lệ hay không.
Kết quả đăng ký đại lý sẽ được chuyển đến phòng giao dịch, nơi sẽ tiến hành gửi thông tin này cho đại lý.
5 phòng hệ thống phân phối sẽ tạo hợp đồng đại lý cho những hồ sơ đăng ký đại lý thành công, sau đó tiến hành lưu trữ hợp đồng và gửi cho bên đại lý.
6 Đại lý nhận hợp đồng đại lý
7 Khi có kế hoạch tour phòng hệ thống phân phối sẽ thông báo kế hoạch tour và khoản chiết khấu cho đại lý
III QUY TRÌNH ĐẶT DỊCH VỤ
Bảng III-7 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình đặt dịch vụ.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Phòng điều hành Có nhiệm vụ tổng hợp dịch vụ và đặt dịch vụ.
Nhà cung cấp Là cá nhân hay tổ chức cung cấp các dịch vụ như: nhà hàng, khách sạn và các dịch vụ tiện ích khác cho Fiditour.
Bảng III-8 Danh sách các xử lý – Quy trình đặt dịch vụ.
Tạo lịch trình Tạo lịch trình từ từ thông tin tour, dịch vụ.
Tổng hợp dịch vụ Tổng hợp thông tin phiếu đặt tour, khách hàng. Đặt dịch vụ Gửi phiếu đặt dịch vụ qua nhà cung cấp.
Nhận hóa đơn Nhận hóa đơn dịch vụ từ nhà cung cấp.
Lưu hóa đơn Lưu hóa đơn vào kho.
Gửi lại hóa đơn Hóa đơn được Nhà cung cấp gửi lại cho Phòng điều hành.
Nhận phiếu đặt Phiếu đặt được Nhà cung cấp nhận từ Phòng điều hành.
Tạo hóa đơn Hóa đơn được Nhà cung cấp tạo khi các dịch vụ được sử dụng.
Gửi hóa đơn Nhà cung cấp gửi hóa đơn hoàn chỉnh về cho Phòng điều hành.
Bảng III-9 Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình đặt dịch vụ
Kho dữ liệu Mô tả
Nhà cung cấp Nơi lưu trữ thông tin nhà cung cấp.
Vé máy bay Nơi lưu trữ vé máy bay khách hàng.
Phiếu đặt dịch vụ Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Hóa đơn NCC Nơi lưu trữ hóa đơn NCC
Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 13
Hình III-3 Sơ đồ BPM – Đặt dịch vụ.
1 Phòng điều hành sẽ tiến hành tổng hợp dịch vụ từ chi tiết khách hàng đi của phiếu đặt tour và thông tin dịch vụ của nhà cung cấp.
2 Phòng điều hành lập báo cáo tổng hợp các dịch vụ trên và tiến hành đặt dịch vụ từ Nhà cung cấp và vé máy bay (Nếu có).
Các dịch vụ đã đặt thành công thì sẽ tiến hành tạo lịch trình.
3 Phòng điều hành gửi phiếu đặt tour tới Nhà cung cấp, Nhà cung cấp nhận phiếu đặt tour.
4 Nhà cung cấp nhận phiếu đặt từ Phòng điều hành
5 Sau khi các dịch vụ đặt được sử dụng, Nhà cung cấp tạo hóa đơn về các dịch vụ đã sử dụng.
6 Hóa đơn được Nhà cung cấp gửi về cho Phòng điều hành.
7 Phòng điều hành nhận hóa đơn.
8 Phòng điều hành xác nhận hóa đơn Nếu hóa đơn chính xác thì lưu hóa đơn vào kho hóa đơn NCC.
IV QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH
Bảng IV-10 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình tạo lịch trình.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Phòng điều hành Có quyền tạo, chỉnh sửa tour và tạo lịch trình tour.
Khách hàng Người mua sản phẩm tour hoặc đại diện đơn vị của họ để mua tour.
Hệ thống Tự động cập nhật thông tin.
Hướng dẫn viên Là người hướng dẫn tour.
Bảng IV-11 Danh sách các xử lý – Quy trình tạo lịch trình.
Tạo lịch trình Tạo lịch trình từ từ thông tin tour, dịch vụ.
Xử lý dịch vụ từng khách hàng Chi tiết hóa các dịch vụ khách hàng sẽ sử dụng.
Thông báo lịch trình đến khách hàng Thông báo với nội dung chi tiết về tour sẽ đi.
Phân công nhân sự Phân công hướng dẫn viên nhận tour.
Thông báo phân công Thông báo với nội dung phân công cho hướng dẫn viên.
HDV sẽ được cập nhật thông tin và đồng ý với bảng phản công vào lịch trình tour Sau đó, Hướng dẫn viên sẽ nhận thông báo phân công từ Phòng điều hành để chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo.
Gửi email Hướng dẫn viện gửi email phản hồi về việc không chấp thuận bản phân công của Phòng điều hành.
Nhận thông báo Khách hàng nhận thông báo lịch trình từ Phòng điều hành.
Bảng IV-12 Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình tạo lịch trình.
Kho dữ liệu Mô tả
Phương tiện Nơi lưu trữ thông tin phương tiện.
Vé máy bay Nơi lưu trữ vé máy bay khách hàng.
Phiếu đặt dịch vụ Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 15
Hình IV-4 Sơ đồ BPM – Tạo lịch trình.
Phòng điều hành thu thập thông tin cần thiết từ Phiếu đặt tour, bao gồm dịch vụ cần đặt, thông tin tour và địa điểm Sau đó, phòng sẽ tiến hành tạo lịch trình tour và lưu trữ lịch trình này vào kho dữ liệu.
2 Phòng điều hành tiến hành xử lý dịch vụ từng khách hàng như thông tin phương tiện, thông tin vé máy bay.
3 Phòng điều hành tiếp tục tiến hành phân công nhân sự cho các hướng dẫn viên.
4 Sau khi phân công nhân sự xong, Phòng điều hành sẽ gửi thông báo phân công tới hướng dẫn viên.
5 Hướng dẫn viên nhận được thông báo phân công, sẽ xác nhận thông báo.
6 Nếu Hướng dẫn viên đồng ý, hệ thống sẽ cập nhật thông tin HDV vào lịch trình và lưu vào kho phân công.
7 Nếu Hướng dẫn viên từ chối, Hướng dẫn viên sẽ gửi mail về cho Phòng điều hành Phòng điều hành tiến hành phân công lại.
8 phòng điều hành sẽ thông báo lịch trình cho khách hàng sau khi hoàn tất các dịch vụ trong tour và phân công hướng dẫn viên cho từng tour.
9 Khách hàng sẽ nhận thông báo lịch trình từ Phòng điều hành.
QUY TRÌNH KẾ TOÁN HẠCH TOÁN
Quy trình kế toán đối với nhà cung cấp
VI.1 Quy trình quản lý đặt tour trên Website
Bảng VI-22 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đặt tour trên Website.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng có thể là người mua trực tiếp sản phẩm tour hoặc đại diện cho đơn vị của họ để thực hiện giao dịch Website đóng vai trò quan trọng, cho phép khách hàng xem và mua sản phẩm tour, gửi phản hồi, đăng ký làm đại lý, cũng như cung cấp nền tảng cho nhân viên bán hàng hỗ trợ khách hàng trong việc đặt tour.
Nhân viên phụ trách tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour.
Bộ phận Kế toán Là bộ phận xử lý các giao dịch liên quan đến tiền (nhận thanh toán, thanh toán, tạo phiếu thu chi, ghi nợ khách hàng).
Bảng VI-23 Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đặt tour trên Website.
Cung cấp thông tin đặt tour Khách hàng cung cấp thông tin đặt tour để tạo phiếu đặt.
Nhận đặt tour Website tiếp nhận thông tin đặt tour.
Khách hàng cần cung cấp thông tin thanh toán để thực hiện giao dịch tour Website sẽ tiếp nhận và xử lý thanh toán tour từ khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn.
Tạo hợp đồng Nhân viên phụ trách tour tạo hợp đồng tour cho khách hàng.
Gửi hợp đồng cho khách hàng Nhân viên phụ trách tour gửi hợp đồng cho khách hàng.
Nhận hợp đồng tour Khách hàng nhận hợp đồng tour.
Tạo phiếu thu Bộ phận kế toán tạo phiếu thu mới.
Bộ phận kế toán ghi nhận nợ của khách hàng khi họ chưa thanh toán đầy đủ Khách hàng sẽ nhận được thông báo xác nhận khi đặt tour thành công.
QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẶT TOUR
Quy trình quản lý đặt tour trên Website
Bảng VI-22 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý đặt tour trên Website.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng là người mua sản phẩm tour hoặc đại diện cho đơn vị của họ để thực hiện giao dịch này Website đóng vai trò là nền tảng để khách hàng có thể xem và mua các sản phẩm tour, gửi phản hồi, cũng như đăng ký làm đại lý Đồng thời, website cũng là nơi nhân viên bán hàng hỗ trợ khách hàng trong việc đặt tour.
Nhân viên phụ trách tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour.
Bộ phận Kế toán Là bộ phận xử lý các giao dịch liên quan đến tiền (nhận thanh toán, thanh toán, tạo phiếu thu chi, ghi nợ khách hàng).
Bảng VI-23 Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đặt tour trên Website.
Cung cấp thông tin đặt tour Khách hàng cung cấp thông tin đặt tour để tạo phiếu đặt.
Nhận đặt tour Website tiếp nhận thông tin đặt tour.
Khách hàng cần cung cấp thông tin thanh toán để thực hiện giao dịch cho tour Website sẽ tiếp nhận và xử lý thanh toán từ khách hàng để hoàn tất quy trình đặt tour.
Tạo hợp đồng Nhân viên phụ trách tour tạo hợp đồng tour cho khách hàng.
Gửi hợp đồng cho khách hàng Nhân viên phụ trách tour gửi hợp đồng cho khách hàng.
Nhận hợp đồng tour Khách hàng nhận hợp đồng tour.
Tạo phiếu thu Bộ phận kế toán tạo phiếu thu mới.
Bộ phận kế toán ghi nhận nợ của khách hàng khi họ chưa thanh toán đầy đủ Khách hàng sẽ nhận được thông báo xác nhận đặt tour thành công.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 23
Hình VI-8 Sơ đồ BPM – Quản lý đặt tour trên Website.
1 Khách hàng lựa chọn tour và cung cấp các thông tin mà website yêu cầu để tiến hành đặt tour trên website Fiditour.
2 Website tiếp nhận các thông tin đặt tour của khách hàng và hiển thị màn hình thanh toán cho khách hàng.
3 Khách hàng nhập thông tin thanh toán trên website.
4 Sau khi thực hiện thanh toán tour thành công, một phiếu đặt tour mới sẽ được tạo ra và lưu vào trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour.
5 Màn hình website sẽ hiển thị thông báo đặt tour thành công.
Bộ phận kế toán sử dụng thông tin thanh toán từ khách hàng để tạo phiếu thu cho tour Trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán đủ số tiền cho phiếu đặt tour, bộ phận Kế toán sẽ ghi nhận nợ của khách hàng.
Nhân viên phụ trách tour sẽ sử dụng thông tin từ kho dữ liệu Phiếu đặt tour để tạo hợp đồng tour cho từng phiếu đặt mới Mỗi phiếu đặt tour sẽ tương ứng với một hợp đồng tour riêng.
7 Nhân viên phụ trách tour cũng là người sẽ gửi những hợp đồng tour này đến khách hàng.
Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng là người mua sản phẩm tour hoặc đại diện cho đơn vị của họ để thực hiện việc mua tour Website là nền tảng cho phép khách hàng xem và mua sản phẩm tour, gửi phản hồi, đăng ký làm đại lý, và là nơi nhân viên bán hàng hỗ trợ đặt tour cho khách hàng.
Nhân viên phụ trách tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour
Bộ phận Kế toán Là bộ phận xử lý các giao dịch liên quan đến tiền (nhận thanh toán, thanh toán, tạo phiếu thu chi, ghi nợ khách hàng).
Nhân viên bán hàng Là nhân viên hỗ trợ tư vấn cũng như tạo phiếu đặt tour cho khách hàng trên website Fiditour.
Bảng VI-26 Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
Cung cấp thông tin đặt tour Khách hàng cung cấp thông tin đặt tour để tạo phiếu đặt.
Nhận thông tin đặt tour Nhân viên bán hàng nhập thông tin đặt tour khách hàng cung cấp lên trên website.
Gửi thông tin thanh toán Nhân viên bán hàng gửi thông tin thanh toán cho khách hàng.
Nhận thông tin thanh toán Khách hàng nhận thông tin thanh toán của Fiditour.
Thực hiện thanh toán tour Khách hàng thực hiện thanh toán tour cho Fiditour theo thông tin thanh toán được cung cấp.
Nhận thanh toán tour Bộ phận Kế toán nhận thanh toán tour của khách hàng.
Nhận đặt tour Website xác nhận đặt tour thành công.
Tạo phiếu thu Bộ phận Kế toán tạo phiếu thu mới.
Nhân viên bán hàng thông báo rằng việc đặt tour của khách hàng đã thành công Khách hàng sẽ nhận được thông báo xác nhận về việc đặt tour thành công.
Tạo hợp đồng Nhân viên phụ trách tour tạo hợp đồng tour cho khách hàng.
Gửi hợp đồng cho Nhân viên phụ trách tour gửi hợp đồng cho khách hàng.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 25
Nhân viên Nơi lưu trữ thông tin nhân viên.
Hợp đồng Nơi lưu trữ hợp đồng.
Khách hàng Nơi lưu trữ thông tin khách hàng.
Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu chi.
Ghi nợ khách hàng Nơi lưu trữ nợ của khách hàng.
Hình VI-9 Sơ đồ BPM – Quản lý đặt tour bởi nhân viên Fiditour.
1 Khách hàng cung cấp các thông tin đặt tour để nhân viên tiến hành tạo phiếu đặt tour trên website cho khách hàng.
2 Nhân viên bán hàng tiếp nhận và nhập các thông tin đặt tour của khách hàng lên website và gửi thông tin thanh toán cho khách hàng.
3 Khách nhận thông tin thanh toán và thực hiện thanh toán tour cho Fiditour.
Bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm nhận thanh toán từ khách hàng và lập phiếu thu cho giao dịch thu tiền tour Trong trường hợp khách hàng thanh toán chưa đủ số tiền cho phiếu đặt tour, bộ phận này sẽ ghi nhận khoản nợ của khách hàng.
5 Nhân viên bán hàng nhập thông tin đã thanh toán của khách hàng lên website và nhấn hoàn thành
6 Website hiển thị đặt tour thành công và một phiếu đặt tour mới sẽ được tạo ra và lưu vào trong kho dữ liệu Phiếu đặt tour.
7 Nhân viên bán hàng thông báo đặt tour thành công cho khách hàng.
Nhân viên phụ trách tour sẽ sử dụng thông tin từ kho dữ liệu Phiếu đặt tour để tạo hợp đồng cho các phiếu đặt tour mới Mỗi phiếu đặt tour sẽ được xử lý để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc lập hợp đồng.
Quy trình quản lý hủy tour trên Website
Bảng VI-28 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý hủy tour trên Website.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Khách hàng, bao gồm người mua sản phẩm tour hoặc đại diện của họ, có thể truy cập vào website để xem và mua các sản phẩm tour Tại đây, họ cũng có thể gửi phản hồi, đăng ký làm đại lý, và nhận sự hỗ trợ từ nhân viên bán hàng trong việc đặt tour.
Nhân viên bán hàng Là nhân viên hỗ trợ tư vấn cũng như tạo phiếu đặt tour cho khách hàng trên website Fiditour.
Bảng VI-29 Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý hủy tour trên Website.
Nhận hủy tour trên website Khách hàng nhấn nút hủy tour trên website.
Hủy tour Website tiến hành hủy tour.
Nhận thông báo hủy tour Khách hàng nhận thông báo hủy tour thành công từ giao diện của website.
Hoàn tiền Website hoàn tiền lại cho khách hàng theo phương thức thanh toán trước đó của khách hàng.
Nhận hoàn tiền Khách hàng nhận hoàn tiền từ Fiditour.
Xóa phiếu đặt tour liên quan Nhân viên phụ trách tour xóa phiếu đặt tour liên quan đó.
Bảng VI-30 Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình quản lý hủy tour trên Website.
Kho dữ liệu Mô tả
Phiếu đặt tour Nơi lưu trữ phiếu đặt tour.
Phiếu thu chi Nơi lưu trữ phiếu thu chi.
Phiếu hủy tour Nơi lưu trữ phiếu hủy tour.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 27
Hình VI-10 Sơ đồ BPM – Quản lý hủy tour trên Website.
1 Khách hàng nhấn hủy tour trên website.
2 Website nhận yêu cầu hủy tour và tiến hành hủy tour cho khách hàng.
3 Sau khi hủy tour thành công, một phiếu hủy tour sẽ được tạo ra và lưu vào trong kho dữ liệu Phiếu hủy tour.
4 Website hoàn tiền lại cho khách hàng theo phương thức thanh toán trước đó của khách hàng.
5 Website hiển thị thông báo hủy tour thành công.
6 Nhân viên bán hàng thực hiện xóa phiếu đặt tour liên quan.
Quy trình quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour
Bảng VI-31 Danh sách các tác nhân / bộ phận - Quy trình quản lý hủy tour bởi nhân viên
Tác nhân / Bộ phận Mô tả trợ đặt tour cho khách hàng
Nhân viên bán hàng Là nhân viên hỗ trợ tư vấn cũng như tạo phiếu đặt tour cho khách hàng trên website Fiditour.
Nhân viên phụ trách tour Là nhân viên phụ trách các công việc quản lý tour
Bảng VI-32 Danh sách các xử lý - Quy trình quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour.
Gửi yêu cầu hủy tour Khách hàng nhấn nút hủy tour trên website.
Nhân viên Fiditour tiếp nhận thông tin hủy tour từ khách hàng Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ thực hiện việc hủy tour trên website.
Hủy tour Website tiến hành hủy tour.
Thông báo hủy tour thành công đã được gửi đến khách hàng Nhân viên bán hàng đã hoàn tất quy trình hủy tour và thông báo cho khách hàng về sự việc này Khách hàng đã nhận thông báo hủy tour thành công từ phía công ty.
Hoàn tiền Website hoàn tiền lại cho khách hàng theo phương thức thanh toán trước đó của khách hàng.
Nhận hoàn tiền Khách hàng nhận hoàn tiền từ Fiditour.
Tính phí hủy tour Nhân viên phụ trách tour tính chi phí hủy tour cho khách hàng.
Thông báo phí hủy Nhân viên phụ trách tour thông báo chi phí hủy cho khách hàng.
Nhận và phản hồi thông báo chi phí hủy tour
Khách hàng nhận và phản hồi lại với nhân viên phụ trách tour của Fiditour về thông báo chi phí hủy tour.
Hủy tour Nhân viên phụ trách tour thực hiện hủy tour cho khách hàng.
Xóa phiếu đặt tour liên quan Nhân viên phụ trách tour, nhân viên bán hàng xóa phiếu đặt tour liên quan.
Xóa hợp đồng tour liên quan Nhân viên phụ trách tour xóa hợp đồng tour liên quan.
Bảng VI-33 Danh sách các kho dữ liệu - Quy trình quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour.
IV.QUY TRÌNH TẠO LỊCH TRÌNH 29
Hình VI-11 Sơ đồ BPM – Quản lý hủy tour bởi nhân viên Fiditour.
1 Khách hàng liên hệ với nhân viên Fiditour để yêu cầu hủy tour và cung cấp các thông tin hủy tour cho nhân viên.
Nếu khách hàng cần hủy tour, nhân viên bán hàng có thể thực hiện việc này trên website bằng cách nhấn nút hủy tour, miễn là thời gian đặt tour chưa vượt quá 24 giờ Nếu đã quá thời gian 24 giờ, nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho nhân viên phụ trách tour để xử lý.
Sau khi khách hàng nhấn hủy tour, website sẽ hoàn tiền theo phương thức thanh toán trước đó Nhân viên phụ trách tour sẽ tính toán chi phí hủy và thông báo cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý với chi phí hủy, nhân viên sẽ xác nhận hủy tour trên hệ thống.
4 Sau khi hủy tour thành công, nhân viên Fiditour sẽ thông báo với khách hàng.
Nếu thời gian đặt tour không quá 24 giờ, nhân viên bán hàng sẽ xóa phiếu đặt tour Đối với các trường hợp khác, nhân viên phụ trách tour sẽ xóa cả phiếu đặt tour và hợp đồng liên quan.
QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP
Bảng VII-34 Danh sách các tác nhân / bộ phận – Quy trình quản lý nhà cung cấp.
Tác nhân / Bộ phận Mô tả
Nhà cung cấp Là cá nhân hay tổ chức cung cấp các dịch vụ như: nhà hàng, khách sạn và các dịch vụ tiện ích khác cho Fiditour.
Phòng Điều hành Có nhiệm vụ quản lý các thông tin liên quan đến nhà cung cấp đồng thời tạo hợp đồng giữa nhà cung cấp và Fiditour.
Bảng VII-35 Danh sách các xử lý – Quy trình quản lý nhà cung cấp.
Cung cấp thông tin nhà cung cấp Nhà cung cấp cung cấp các thông tin liên quan cho Fiditour.
Phòng Điều hành có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin từ các nhà cung cấp, sau đó lưu trữ những dữ liệu này vào kho dữ liệu Nhà cung cấp.
Tạo hợp đồng nhà cung cấp Phòng Điều hành tạo hợp đồng nhà cung cấp và lưu nó trong kho dữ liệu Hợp đồng.
Gửi hợp đồng Phòng Điều hành gửi hợp đồng cho nhà cung cấp theo thông tin liên hệ được cung cấp.
Nhận hợp đồng Nhà cung cấp nhận hợp đồng.
Bảng VII-36 Danh sách các kho dữ liệu – Quy trình quản lý nhà cung cấp.
Kho dữ liệu Mô tả
Nhà cung cấp Nơi lưu trữ thông tin nhà cung cấp
Nhân viên Nơi lưu trữ thông tin nhân viên
Hợp đồng Nơi lưu trữ hợp đồng
