Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung, đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước và tổ chức chính trị xã hội nói riêng. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1CVP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật.Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh văn bản, tài liệu và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Trong đời sống xã hội, công tác văn thư, lưu trữ giữ vị trí quan trọng, không những phục vụ mọi nhu cầu công tác của cơ quan, tổ chức mà còn phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân, phản ánh kết quả quản lý xã hội đến đời sống vật chất, tinh thần của người dân.Tuy nhiên, từng giai đoạn, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chưa được nhận thức đúng về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; chưa được sự quan tâm, chỉ đạo thực hiện nên kết quả còn nhiều hạn chế. Từ việc người đứng đầu cơ quan không chỉ đạo quản lý tài liệu, người được giao xử lý, giải quyết công việc chưa lập hồ sơ, không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, dẫn đến tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu; hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống, phân tán, manh mún không quản lý tập trung và thống nhất; mất nhiều thời gian, công sức để chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tồn đọng, tích đống.Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ, công tác văn thư, lưu trữ dần dần chuyển từ văn thư, lưu trữ truyền thống sang hiện đại. Để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển của xã hội, công tác văn thư, lưu trữ cần được đầu tư, trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất để bảo quản, giữ gìn và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đầu tư các trang thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu tiến bộ của xã hội; người làm công tác văn thư, lưu trữ phải thật sự chuyên nghiệp, tận tụy, tổ chức lưu trữ thật sự là nơi nghiên cứu, học tập về giá trị văn hóa, lịch sử của dân tộc, thu hút nhiều đối tượng độc giả.Trong thời gian qua được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Tỉnh, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đạt được một số kết quả bước đầu như: Đã ban hành các văn bản quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ, bố trí cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; cán bộ văn thư, lưu trữ được bồi dưỡng, tập huấn thường xuyên,...
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐỀ ÁN “Nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2023 - 2027” (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày UBND tỉnh) tháng năm 2022 Phần I SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN I SỰ CẦN THIẾT Công tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội nói chung, hoạt động quan, tổ chức Đảng, Nhà nước tổ chức trị - xã hội nói riêng Vì vậy, Đảng Nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học - kỹ thuật Đối với quan, tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh văn bản, tài liệu văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong đời sống xã hội, công tác văn thư, lưu trữ giữ vị trí quan trọng, khơng phục vụ nhu cầu cơng tác quan, tổ chức mà cịn phục vụ nhu cầu đáng cơng dân, phản ánh kết quản lý xã hội đến đời sống vật chất, tinh thần người dân Tuy nhiên, giai đoạn, công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức chưa nhận thức vị trí, vai trị tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ; chưa quan tâm, đạo thực nên kết nhiều hạn chế Từ việc người đứng đầu quan không đạo quản lý tài liệu, người giao xử lý, giải công việc chưa lập hồ sơ, không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, dẫn đến tình trạng mát, hư hỏng tài liệu; hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống, phân tán, manh mún không quản lý tập trung thống nhất; nhiều thời gian, công sức để chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tồn đọng, tích đống Ngày nay, với phát triển khoa học, công nghệ, công tác văn thư, lưu trữ chuyển từ văn thư, lưu trữ truyền thống sang đại Để đáp ứng yêu cầu phát triển xã hội, công tác văn thư, lưu trữ cần đầu tư, trang bị đầy đủ sở vật chất để bảo quản, giữ gìn tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị đáp ứng nhu cầu tiến xã hội; người làm công tác văn thư, lưu trữ phải thật chuyên nghiệp, tận tụy, tổ chức lưu trữ thật nơi nghiên cứu, học tập giá trị văn hóa, lịch sử dân tộc, thu hút nhiều đối tượng độc giả Trong thời gian qua quan tâm lãnh đạo, đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân Tỉnh, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, hoạt động văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đạt số kết bước đầu như: Đã ban hành văn quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ, bố trí cán bộ, cơng chức phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ; cán văn thư, lưu trữ bồi dưỡng, tập huấn thường xuyên, Tuy nhiên, tình hình quản lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nhiều hạn chế từ việc nhận thức vai trò, vị trí tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; việc đạo đầu tư xây dựng, bố trí phịng, kho quản lý tài liệu lưu trữ, trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ, bố trí nhân làm công tác văn thư, lưu trữ, thực nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ chưa quan tâm thực tốt Đa số tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa chỉnh lý, xếp khoa học; nhiều tài liệu bị hư hỏng, có nguy khơng tổ chức sử dụng Tỉnh An Giang có 156 xã, phường, thị trấn thuộc 11 huyện, thị xã, thành phố Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn cấp quyền sở cấp quyền tỉnh, cấp huyện, thị xã, thành phố quan tâm đầu tư sở hạ tầng, trang thiết bị cho công tác quản lý nhà nước phục vụ đời sống xã hội nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn giải vấn đề quan trọng đời sống xã hội, góp phần lớn vào phát triển chung Tỉnh mặt kinh tế, văn hóa xã hội, quốc phịng an ninh Q trình hoạt động 156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lớn hình thành cần bảo quản tổ chức phục vụ cho công tác nghiên cứu, quản lý đời sống xã hội địa phương Qua kết khảo sát thống kê thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn cho thấy yêu cầu cấp bách cần phải nâng cao tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ II CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Chính phủ ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng năm 2020 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025" Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Thông tư số 09/2007/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Chỉ thị số 117/CT-UBND Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang ngày 10 tháng 01 năm 2017 việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ địa bàn tỉnh An Giang Phần II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN Theo số liệu tổng hợp từ báo cáo q trình khảo sát cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2021 156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh, hoạt động văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thống kê, tổng hợp sau: Công tác đạo, quản lý Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có quan tâm ban hành văn đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Tỷ lệ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn ban hành văn đạo cụ thể sau: - Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, có 141/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 90,4%; - Xây dựng Chương trình, kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ, có 153/156 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 98,1%; - Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, có 93/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 59,1%; - Ban hành Danh mục hồ sơ quan, có 129/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 82,7% Kết hoạt động văn thư, lưu trữ - Về bố trí nhân làm công tác văn thư, lưu trữ: Các Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí 01 người làm công tác văn thư, lưu trữ, đa số người làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác; - Về chức danh làm công tác văn thư, lưu trữ: Cơng chức Văn phịng Thống kê (12/156) người, đạt tỷ lệ 7,7%) người hoạt động không chuyên trách với chức danh Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ (144/156) người, đạt tỷ lệ 92,3%); - Về giới tính: Các Ủy ban nhân xã, dân phường, thị trấn bố trí người làm cơng tác văn thư, lưu trữ: Nữ 132/156 người, đạt tỷ lệ 84,6% nam 424/156 người, đạt tỷ lệ 15,4%; - Về trình độ chuyên ngành văn thư, lưu trữ: Trình độ chuyên ngành văn thư, lưu trữ thấp, đó: Đại học người; cao đẳng 0; trung cấp 15; tập huấn ngắn hạn 85 người; - Về độ tuổi: Từ 40 trở xuống 140 người, đạt 89,7%; 41- 50 10 người, chiếm 6,4%; 51 - 55 06 người, chiếm 3,9%; - Công tác lập hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn: Đã thực hiện, có 30/156 , đạt tỷ lệ 19,2%; chưa thực có 126/156, đạt tỷ lệ 80,8%; - Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: Đã thực hiện, có 15/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 9,6%; chưa thực hiện, có 141/156 xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 90,4%; - Một số Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa quan tâm bố trí Kho Lưu trữ bố trí nơi lưu trữ khơng đảm bảo bảo quản an tồn tài liệu, diện tích chưa theo quy định: + Chưa bố trí Kho Lưu trữ: có 73/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 46,8%; + Bố trí Kho Lưu trữ 20 m 2: có 46/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 29,5%; + Bố trí Kho Lưu trữ từ 20 m trở lên: có 37/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 23,7% 5 Như vậy, có 119 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa bố trí Kho Lưu trữ 156 xã, phường, thị trấn chưa trang bị thiết bị bảo quản an toàn tài liệu (chi tiết Phụ lục …) - Về trang bị bìa, hộp, kệ bảo quản hồ sơ: + Chưa bố trí: có 62/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, chiếm tỷ lệ 39,7%; + Bố trí chưa đầy đủ: có 77/156 xã, phường,thị trấn, chiếm tỷ lệ 49,4%; + Bố trí tương đối đầy đủ: có 17/156 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, chiếm tỷ lệ 10,9% Tuy nhiên, hệ thống giá, kệ, trang thiết bị xã, phường, thị trấn đa phần khơng đảm bảo cho cơng tác bảo quản an tồn hồ sơ, tài liệu Như vậy, có 156/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn cần đầu tư mua sắm trang thiết bị như: giá, kệ, bìa, hộp, cặp để bảo quản hồ sơ (chi tiết Phụ lục …) - Công tác thu thập tài liệu: Đa số Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa thu thập đầy đủ tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định công tác thu thập hồ sơ ( có 140/156 phường, xã, thị trấn, chiếm tỷ lệ 89,7%), có 16/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thu thập đầy đủ, chiếm tỷ lệ 10,3%; - Tổng số mét giá tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói 156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tính đến năm 2021 9.367,4 mét; có 141 mét chỉnh lý hồn chỉnh, đạt tỷ lệ 1,51%; 9.367,4 mét cần chỉnh lý, xếp khoa học (chi tiết Phụ lục …); - Đa số Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn chưa chỉnh lý tài liệu tồn đọng; có gần 5% xã, phường thị trấn thực chỉnh lý, xếp khoa học hồ sơ, tài liệu bảo quản; - Về ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ: Hiện hầu hết xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang điều sử dụng Hệ thống quản lý điều hành văn (gọi tắt VNPT - IOFFICE 4.0) dùng chung công tác văn thư nên công tác quản lý văn đi, văn đến đáp ứng phục vụ đạo điều hành quan, đơn vị Tuy nhiên, Hệ thống chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định công tác văn thư, lưu trữ như: Xây dựng Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ công việc; công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử Hệ thống; - Về tài liệu hư hỏng: Có 15/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có tài liệu hư hỏng số có dấu hiệu hư hỏng, số lượng tài liệu bị hư hỏng 93,1 mét giá Nguyên nhân hư hỏng biện pháp bảo quản kém, di dời trụ sở, ẩm mốc, mối mọt (chi tiết Phụ lục …) II NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Thuận lợi - Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có phân cơng nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ tăng cường chuyên môn, nghiệp vụ bước đầu đáp ứng yêu cầu công việc; - Công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn lãnh đạo Ủy ban nhân dân Tỉnh, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố quan tâm triển khai thực hiện; công tác đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tăng cường tạo chuyển biến nhận thức đội ngũ cán bộ, công chức, vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ; - Nhiều cán cơng chức có tinh thần trách nhiệm cao thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ Khó khăn, hạn chế: - Lãnh đạo số Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nhận thức chưa đầy đủ vai trị, vị trí công tác văn thư, lưu trữ - Đa số Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa ban hành đầy đủ văn đạo, quản lý thực công tác văn thư, lưu trữ - Nhiều Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa bố trí Kho Lưu trữ có bố trí chưa đảm bảo yêu cầu Kho Lưu trữ, chưa đầu tư đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu, chưa tổ chức thực tốt nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ chưa thu thập đầy đủ quản lý tốt, dẫn đến tài liệu số Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn bị hư hỏng, mát - Đa số cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn kiêm nhiệm, không ổn định, thường xuyên biến động; chưa có nhiều kinh nghiệm cơng tác văn thư, lưu trữ; đa số cán bộ, công chức chưa thực công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; công tác chỉnh lý, bảo quản phát huy giá trị tài liệu lưu trữ chưa thực theo quy định - Điều kiện làm việc, vị trí việc làm, sách chế độ, thu nhập chưa phù hợp; đời sống cán bộ, công chức, làm cơng tác văn thư, lưu trữ cịn nhiều khó khăn nên đa số chưa an tâm công tác - Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đào tạo chuyên ngành chiếm tỷ lệ thấp, đa số có nghiệp vụ chun mơn trái ngành qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn Trong đó, u cầu cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ Trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên Phần III MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN I MỤC TIÊU Quản lý thống nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh; định hướng phát triển hoạt động văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn năm Tạo chuyển biến nhận thức cấp lãnh đạo đội ngũ cán bộ, cơng chức vai trị vị trí công tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ Từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn vào nề nếp, ổn định phát triển, hoạt động mang tính chuyên nghiệp Tổ chức quản lý sử dụng tốt nguồn tài liệu hình thành trình hoạt động Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh Thực giải pháp tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn Xây dựng giải pháp tối ưu để bảo vệ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có hiệu phục vụ cơng nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn II NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM Hoàn thiện văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ: Ban hành Quy chế, Quy định, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu đạo thực công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Tổ chức tuyên truyền, triển khai, quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ cho tồn thể cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn: Về quản lý, xử lý văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan; sử dụng tài liệu lưu trữ,… Hoàn thiện tổ chức cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Bố trí nhân có trình độ nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời thực chế độ sách ưu đãi cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Hồn thiện sở, vật chất cho cơng tác văn thư, lưu trữ: Trang bị trang thiết bị phục vụ tốt cho công tác văn thư; bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư xây dựng phịng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn (phịng, kho có diện tích tối thiểu 20m2), trang thiết bị bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Chỉnh lý khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống: Xây dựng kế hoạch thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: Kịp thời đạo quy định, hướng dẫn thực ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ; báo cáo kịp thời bất cập thực Hệ thống quản lý điều hành văn bản; đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ hiệu công tác văn thư III NHIỆM VỤ CỤ THỂ THEO PHÂN KỲ THỰC HIỆN Giai đoạn Thực 11 xã, phường, thị trấn huyện, thị xã, thành phố a) Nội dung công việc thực hiện: Nhiệm vụ giai đoạn thực nội dung sau: - Xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Quản lý văn bản; lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan (văn giấy văn điện tử); thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; hướng dẫn thao tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Hệ thống quản lý văn - Xây dựng, cải tạo bố trí kho lưu trữ 11 xã, phường, thị trấn (Phụ lục I đính kèm); - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, máy điều hịa cho 11 xã, phường, thị trấn (Phụ lục II đính kèm); - Thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 11 xã, phường, thị trấn (Phụ lục III đính kèm); - Vận hành Hệ thống quản lý điều hành văn môi trường mạng Tỉnh quy định Giai đoạn này, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn lại (dự kiến thực giai đoạn 2, 3) cần làm công tác chuẩn bị như: Sắp xếp, lựa chọn vị trí phịng, kho có sẵn để cải tạo, xây thành kho lưu trữ tài liệu với diện tích phù hợp (20 - 30 m2); lựa chọn, bố trí nhân có trình độ nghiệp vụ phù hợp làm cơng tác văn thư, lưu trữ b) Thời gian thực hiện: Từ năm 2023 đến năm 2024 c) Phân công thực - Sở Nội vụ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố trực tiếp hướng dẫn xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực nội dung Đề án - UBND huyện, thị xã, thành phố đạo UBND xã, phường, thị trấn phối hợp với Sở Nội vụ đơn vị có liên quan tổ chức lựa chọn, xếp, cải tạo, nâng cấp phịng, kho để bố trí kho Lưu trữ quan bố trí diện tích xây dựng Kho lưu trữ; bố trí nhân có trình độ nghiệp vụ phù hợp cử đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi để quan, đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ - Sau kết thúc giai đoạn 1, Sở Nội vụ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố tổ chức cho xã, phường, thị trấn học tập kinh nghiệm Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực giai đoạn Giai đoạn Thực 75 xã, phường, thị trấn huyện, thị xã, thành phố a) Nội dung công việc thực hiện: - Hoàn thiện văn hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Hướng dẫn tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cán công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn thực chế độ phụ cấp cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện bảo quản kho lưu trữ; - Xây dựng, cải tạo bố trí kho lưu trữ 59 xã phường, thị trấn (Phụ lục IV đính kèm); - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa cháy, máy điều hòa cho 75 xã, phường, thị trấn huyện, thị xã, thành phố (Phụ lục IV đính kèm); - Thực cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 75 (Phụ lục VI đính kèm); - Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn văn thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên; - Vận hành Hệ thống quản lý điều hành văn môi trường mạng Tỉnh quy định Giai đoạn Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn cịn lại tiếp tục hồn thiện nội dung chuẩn bị thực giai đoạn giai đoạn Đề án b) Thời gian thực hiện: Từ năm 2024 đến năm 2025 c) Phân công thực - Sở Nội vụ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố trực tiếp hướng dẫn xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, 10 chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực nội dung Đề án; Sau kết thúc giai đoạn 2, Sở Nội vụ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức sơ kết thực Đề án - UBND huyện, thị xã, thành phố xã, phường, thị trấn tiếp tục phối hợp với Sở Nội vụ đơn vị có liên quan tổ chức lựa chọn, xếp, cải tạo, nâng cấp phòng, kho để bố trí kho Lưu trữ quan bố trí diện tích xây dựng Kho lưu trữ; bố trí nhân có trình độ nghiệp vụ phù hợp cử đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi để quan, đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ Giai đoạn Thực 70 xã, phường, thị trấn lại huyện, thị xã, thành phố a) Nội dung công việc - Hoàn thiện văn hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Hướng dẫn tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cán công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn thực chế độ phụ cấp cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện bảo quản kho lưu trữ; - Xây dựng, cải tạo bố trí kho lưu trữ 49 xã phường, thị trấn (Phụ lục VII đính kèm); - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa cháy, máy điều hòa cho 70 xã, phường, thị trấn huyện, thị xã, thành phố (Phụ lục VIII đính kèm); - Thực cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 70 (Phụ lục IX đính kèm); - Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn văn thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên; - Vận hành Hệ thống quản lý điều hành văn môi trường mạng Tỉnh quy định b) Thời gian thực hiện: Năm 2025 đến năm 2027 c) Phân công thực - Sở Nội vụ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố trực tiếp hướng dẫn xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực nội dung Đề án; 11 - UBND huyện, thị xã, thành phố xã, phường, thị trấn hồn thành việc xếp, bố trí, cải tạo, nâng cấp đầu tư xây dựng Kho lưu trữ; phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi để quan, đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ IV CHỈ TIÊU ĐẾN NĂM 2027 Hoàn thiện tổ chức cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ có tiêu chuẩn trình độ chuyên môn theo quy định Nhà nước, 100% cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn có trình độ Trung cấp trở lên Hoàn thiện hệ thống sở vật chất - 100% Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí kho lưu trữ có diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; - 100% Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn mua sắm trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết đảm bảo thực công tác văn thư bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Hồn thiện cơng tác văn thư - 100% Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực việc quản lý văn đi, văn đến đảm bảo quy định (cả văn giấy văn điện tử); - 100% cán bộ, công chức lập đầy đủ hồ sơ công việc trình giải cơng việc (hồ sơ giấy văn giấy hồ sơ điện tử văn điện tử) giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - 100% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư Hồn thiện cơng tác lưu trữ - 100% Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan (hằng năm) - 100% Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tồn đọng, tích đống; xác định giá trị tài liệu; cơng cụ thống thống kê, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định - 100% Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ V GIẢI PHÁP Đổi nâng cao nhận thức vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi vai trị, vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ phát triển kinh tế, xã hội đến tầng lớp nhân dân cấp lãnh 12 đạo thấy rõ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tuyên truyền với nhiều hình thức đổi như: phát đọng thi đua công tác văn thư, lưu trữ; sử dụng kênh thông tin như: facebook, zalo; thực mơ hình đơn vị điển hình, tiên tiến, Đổi công tác quản lý nhà nước - Ban hành hệ thống văn đạo, cụ thể hóa hướng dẫn thực quy định cấp phù hợp với tình hình thực tế xã, phường, thị trấn; - Hồn thiện tổ chức, nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn tạo động lực làm việc ổn định, lâu dài; - Công tác tuyển dụng đầu vào đảm bảo chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Từ năm 2024 trở đi, nhân tuyển dụng làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên; - Tăng cường phối hợp ngành, cấp thực công tác văn thư, lưu trữ Công tác tổ chức cán Tiến hành rà soát, thống kê, đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn; thực đào tạo, bồi dưỡng theo chức danh cán bộ, công chức; đào tạo kịp thời lựa chọn hình thức đào tạo cho phù hợp với tình hình thực tế Chế độ sách Xây dựng thực chế độ sách ưu đãi cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ nhằm động viên, khuyến khích, tránh việc chuyển đổi, kiêm nhiệm nhiều công tác khác Đảm bảo kinh phí, sở, vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ - Trên sở quy định pháp luật văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn việc bố trí sở vật chất cho xã, phường, thị trấn phục vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với nhu cầu thực tế đảm bảo phát triển; - Đảm bảo kinh phí hoạt động thường xun cơng tác văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn; - Sở Tài cân đối nguồn ngân sách để phân bổ, bố trí nguồn ngân sách năm cho huyện, thị xã, thành phố để thực Đề án Ứng dụng công nghệ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ theo hướng đại, phù hợp với điều kiện xã, phường, thị trấn 13 Phần IV KINH PHÍ VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN I KINH PHÍ THỰC HIỆN Tổng kinh phí Tổng kinh phí thực Đề án là: 96.676.250.800 đồng Kinh phí thực Đề án từ nguồn ngân sách Tỉnh bố trí dự tốn ngân sách nhà nước theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ, cụ thể sau: a) Kinh phí xây dựng, cải tạo Kho lưu trữ: 17.850.000.000 đồng Xây dựng, cải tạo Kho lưu trữ có diện tích 20m trở lên cho 119 xã phường, thị trấn, trị giá chưa bố trí kho lưu trữ bố trí chưa đảm bảo, Kho lưu trữ 150.000.000 đồng (119 x,p,tt Kho x 150.000.000đ/Kho = 17.850.000.000 đồng) b) Mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu: 6.045.000.000 đồng - Giá, kệ (kệ cố định): Trang bị giá kệ cho 156 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn 100 mét giá, mét giá tương dương 150.000 đồng (156x,p,tt x 100m x 150.000đ = 2.340.000.000 đồng - Thiết bị báo cháy tự động ( bình chữa cháy tự động) (định mức 750.000 đồng): Trang bị cho 156 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn bình chữa cháy tự động (750.000đ x x 156x,p,tt = 585.000.000 đồng) - Máy điều hòa nhiệt độ Trang bị cho 156 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn 01 máy (20.000.000đ x 156x,p,tt = 3.120.000.000 đồng) c) Kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống: 72.781.250.797 đồng - Chỉnh lý 9.367,4 mét giá tài liệu lưu trữ tồn động 156 xã, phường, thị trấn - Đơn giá: + Tài liệu rời lẻ: • Phí nhân cơng: 7.694.358 x 0,9 = 6.924.922 đồng/1mét • Đơn giá vật tư, văn phịng phẩm: 844.710 đồng/1 mét Tổng giá thành/1 mét giá tài liệu: 6.924.922 + 844.710 = 7.769.632 đồng / mét giá + Tài liệu lập hồ sơ sơ bộ: • Phí nhân cơng: 6.827.378 x 0,9= 6.144.640 đồng/1mét • Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm: 844.710 đồng/1 mét 14 Tổng giá thành/1 mét giá tài liệu: 6.144.640 + 844.710 = 6.989.350 đồng/1 mét giá (chi tiết Phụ lục X) - Tổng kinh phí chỉnh lý: 9.367,4m x 7.769.632đ = 72.781.250.797 đồng Phân kỳ giai đoạn a) Giai đoạn 1: Từ năm 2023 đến năm 2024 Thực 11 xã, phường, thị trấn, với tổng kinh phí: 7.017.736.000 đồng, bao gồm: - Xây dựng, bố trí, cải tạo Kho lưu trữ cho 11 xã, phường, thị trấn, định mức 150.000.000 đồng/01 xã, phường, thị trấn: 11 x,p,tt x 150.000.000 = 1.650.000.000 đồng, chi tiết Phụ lục I; - Trang bị bình chữa cháy cho 11 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn bình báo cháy tự động, định mức 750.000 đồng/bình: x 750.000đ x 11x,p,tt = 41.250.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục II; - Trang bị máy điều hòa cho 11 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn máy: 20.000.000đ x 11x,p,tt = 220.000.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục I; - Trang bị giá, kệ (cố định) cho 11 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn 100 mét: 11x,p,tt x 100m x 150.000đ = 165.000.000 đồng, (Chi tiết kèm theo Phụ lục II; - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 11 xã, phường, thị trấn với tổng số 330 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý Kinh phí chỉnh lý hồn chỉnh 01 mét giá 7.769.632/mét (tài liệu rời lẻ): 636m x 7.769.632đ = 4.941.486.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục III b) Giai đoạn 2: Từ năm 2024 đến năm 2025 Thực 75 xã, phường, thị trấn, với tổng kinh phí: 46.272.607.000 đồng, bao gồm: - Xây dựng, bố trí, cải tạo Kho lưu trữ cho 59 xã, phường, thị trấn chưa bố trí kho lưu trữ theo quy định, định mức 150.000.000 đồng/01 xã, phường, thị trấn: 59x,p,tt x 150.000.000 = 8.850.000.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục IV; - Trang bị bình chữa cháy cho 75 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn bình báo cháy tự động, định mức 750.000 đồng/bình: x 750.000đ x 75x,p,tt = 281.250.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục V; - Trang bị máy điều hòa cho 75 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn máy, định mức 20.000.000 đồng/cái: 20.000.000đ x 75 = 1.500.000.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục V; - Trang bị giá, kệ cho 75 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn 100 mét giá, kệ, định mức 150.000 đồng/mét: 75 x,p,tt x 100m x 150.000đ = 1.125.000.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục V; 15 - Thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 75 xã, phường, thị trấn với tổng số 4.442,5 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý Kinh phí chỉnh lý hồn chỉnh 01 mét giá 7.769.632/mét (tài liệu rời lẻ): 4.442,5m x 7.769.632đ = 34.516.357.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục VI; c) Giai đoạn 3: Từ năm 2025 đến năm 2027 Thực 70 xã, phường, thị trấn, với tổng kinh phí: 43.385.907.800 đồng, bao gồm: - Xây dựng, bố trí, cải tạo Kho lưu trữ cho 49 xã, phường, thị trấn chưa bố trí kho lưu trữ theo quy định, định mức 150.000.000 đồng/01 xã, phường, thị trấn: 49x,p,tt x 150.000.000 = 7.350.000.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục VII; - Trang bị bình chữa cháy cho 70 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn bình báo cháy tự động, định mức 750.000 đồng/bình: x 750.000đ x 70x,p,tt = 262.500.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục VIII; - Trang bị máy điều hòa cho 70 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn máy, định mức 20.000.000 đồng/cái: 20.000.000đ x 70 x,p,tt = 1.400.000.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục VII; - Trang bị giá, kệ cho 70 xã, phường, thị trấn, xã, phường, thị trấn 100 mét giá, kệ, định mức 150.000 đồng/mét: 70 x,p,tt x 100m x 150.000đ = 1.050.000.000 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục VIII; - Chỉnh lý tài liệu cho 70 xã, phường, thị trấn với tổng số mét giá tài liệu lưu trữ 330 mét giá chưa chỉnh lý Kinh phí chỉnh lý hoàn chỉnh 01 mét giá 7.769.632/mét (tài liệu rời lẻ), 4.288,930 m x 7.769.632đ = 33.323.407.800 đồng, chi tiết kèm theo Phụ lục IX; II TỔ CHỨC THỰC HIỆN Chủ đầu tư Đề án Giao Sở Nội vụ làm Chủ đầu tư Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2023 - 2027” Sở Nội vụ có trách nhiệm phối hợp với quan, tổ chức đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực Đề án theo quy định đầu tư, sử dụng nguồn vốn thuộc ngân sách Nhà nước trực tiếp thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng Kế hoạch tổ chức thực giai đoạn Đề án trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; - Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp báo cáo tiến độ nhiệm vụ, tiêu Đề án cho Ủy ban nhân dân Tỉnh; tổ chức sơ kết, tổng kết giai đoạn đề xuất khen thưởng cá nhân, đơn vị thực tốt Đề án; - Phối hợp với Sở Tài cơng tác phân bổ kinh phí cho giai đoạn Đề án; 16 - Phối hợp, hỗ trợ Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố việc bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; - Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan, huyện, thị xã, thành phố nghiên cứu kiện tồn nhân sự; thực chế độ sách đãi ngộ cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; - Thành lập Tổ Quản lý Đề án Sở Tài Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cân đối ngân sách, bố trí kinh phí thực Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2023 - 2027” trình Ủy ban nhân dân Tỉnh phê duyệt; chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định kinh phí thực giai đoạn Đề án; Sở Kế hoạch Đầu tư Phối hợp với Sở Nội vụ đơn vị có liên quan hướng dẫn thực nội dung thuộc thẩm quyền giải Sở Kế hoạch Đầu tư trình triển khai thực Đề án Sở Xây dựng Chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ đơn vị có liên quan khảo sát, thẩm định, hướng dẫn triển khai việc xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho lưu trữ đạt tiêu chuẩn quy định Sở Thông tin Truyền thông - Rà sốt, cập nhật tính năng, đảm bảo đầy đủ trường thông tin Hệ thống phần mềm Quản lý văn đạo điều hành, đáp ứng quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; - Đảm bảo an tồn thơng tin Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử xã, phường, thị trấn sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử; - Chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát, đánh giá hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, công nghệ, đảm bảo kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử xã, phường, thị trấn với quan, tổ chức cấp huyện cấp tỉnh UBND huyện, thị xã, thành phố - Kiện tồn nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn; đạo tuyển dụng nhân có trình độ văn thư, lưu trữ phù hợp làm công tác văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn; 17 - Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chuẩn bị, lựa chọn, phịng, kho, vị trí phù hợp để xây dựng, cải tạo thành Kho lưu trữ; - Phối hợp với quan, tổ chức có liên quan thực nhiệm vụ Đề án Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn - Lựa chọn, phịng, kho, vị trí phù hợp để xây dựng, cải tạo thành Kho lưu trữ; - Phối hợp với quan, tổ chức có liên quan thực nhiệm vụ Đề án; - Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên Trên Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2023 - 2027”./ ... dân xã, phường, thị trấn có quan tâm ban hành văn đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Tỷ lệ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn ban hành văn đạo cụ thể sau: - Ban hành Quy chế công tác văn... 93/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 59,1%; - Ban hành Danh mục hồ sơ quan, có 129/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 82,7% Kết hoạt động văn thư, lưu trữ - Về bố... 141/156 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, đạt tỷ lệ 90,4%; - Xây dựng Chương trình, kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ, có 153/156 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 98,1%; - Ban hành