Bài giảng Microsoft Excel l ppt

1 Microsoft Excel 2 BÀI 1: GIỚI THIỆU CHUNG Microsoft Excel là một phần mềm thuộc bộ Microsoft Office chuyên dùng để xử lý, tính toán với các số liệu theo bảng biểu. 3 I. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 1. Khởi động Excel  Vào Start/ Programs/ Excel  Hoặc: Kích trái chuột vào biểu tượng trên Office Bar 2. Thoát khỏi Excel  Vào Office button/ Exit Hoặc:  Kích trái chuột vào nút Close ở góc phải trên cửa sổ.  Hoặc: Ấn tổ hợp phím Alt + F4 4 3. Lưu tệp tin Excel Vào Office Button/Save hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S 5 Có hai trường hợp xảy ra: - Trường hợp lưu tệp tin lần đầu tiên sẽ XHHT Save As Trong hộp thoại này: + Save in: Để chọn ổ đĩa thư mục chứa tệp tin + File name: Đặt tên cho tệp tin + Save: Để lưu tệp tin - Trường hợp lưu lại những nội dung thay đổi trong tệp tin thì ta chỉ việc chọn Save 6 4. Mở tệp tin Excel đã có sẵn Vào Office Button / Open hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +O  Trong hộp thoại Open + Look in: Tìm đến ổ đĩa thư mục chứa tệp tin cần mở + Open: Chọn tên tệp tin cần mở 7 II. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN CỦA EXCEL 1. WorkBook (hay một tệp tin Excel) Trong Microsoft Excel, một WorkBook là một tập tin. Trên một WorkBook có thể có một hoặc nhiều WorkSheet (Bảng tính). Thông thường, trên một WorkBook mặc định chỉ có 3 WorkSheet có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3 8 2. WorkSheet (hay bảng tính)  Là nơi dùng để liệt kê và phân tích dữ liệu. Trên mỗi bảng tính có tối đa là 256 cột (Column) được đặt tên là: A, B, C… IV và có 65536 hàng (Row) được đánh số từ 1,2,3…65536. Bảng tính có tên mặc định là Sheet1, Sheet2,…. 9 3. Cell (hay ô)  Giao giữa cột và dòng gọi là ô (Cell). Mỗi ô có một địa chỉ.  Địa chỉ ô được xác định bởi tên cột và tên dòng Ví dụ : ô C3 10 4. Vùng Là tập hợp nhiều ô đứng kề nhau, địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trên bên trái và ô ở góc phải dưới của vùng, hai địa chỉ này được ngăn cách với nhau bởi dấu hai chấm(:).  Ví dụ : Vùng C3:E9 [...]... dữ liệu l số, muốn Excel hiểu l dạng chuỗi phải nhập dấu nháy đơn (‘) vào trước số đó 17 III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL 3 Dữ liệu kiểu ngày tháng  Dữ liệu l các chuỗi ký tự thể hiện ngày tháng Ta có thể sử dụng dấu phân cách l (-) hoặc gạch chéo (/), để phân cách giữa ngày, tháng, năm  Trong Excel mặc định kiểu nhập ngày tháng theo thứ tự: Tháng, Ngày, Năm 18 III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL. .. CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL 1 2 3 4 Kiểu số Kiểu chuỗi Kiểu dữ liệu ngày tháng Kiểu công thức 15 III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL 1 Kiểu số  Dữ liệu nhập vào l các chữ số  Ở chế độ mặc nhiên dữ liệu dạng số sẽ hiện thị phía bên phải của ô, nếu l số âm thì có thể nhập dấu (-) trước hoặc để trong ngoặc đơn 16 III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2 Kiểu chuỗi  Dữ liệu nhập vào ô l các chuỗi ký tự  Mặc... ta nhấn đồng thời hai phím Alt + Enter, rồi tiếp tục nhập dữ liệu cho dòng thứ hai và tiếp tục cho đến hết dòng cần nhập 32 5.Căn chỉnh dữ liệu vào giữa ô theo chiều ngang và chiều dọc Đánh dấu vùng dữ liệu cần căn giữa - Vào Format / Cells / XHHT Format Cells  Chọn Alignment: + Chọn Center trong ô Horizontal: Căn vào giữa ô theo chiều ngang + Chọn Center trong ô Verical: Căn vào giữa ô theo chiều... trí mặc định theo chiều ngang Tuy nhiên, có thể thay đổi hướng dữ liệu bằng cách: - Bôi đen các ô dữ liệu cần thay đổi hướng - Vào Format / Cells / XHHT / Alignment: + Orientation: Thay đổi hướng dữ liệu trong khung + Degrees: Điều chỉnh góc xoay trong ô - Chọn OK để kết thúc 31 4 Định dạng xuống dòng trong ô Mặc định Excel chỉ nhập dữ liệu trên một dòng trong cùng một ô Để có thể nhập nhiều dòng trong... tự phân cách hàng nghìn của dữ liệu kiểu số Đánh dấu vùng số cần định dạng - Vào Format / Cells / XHHT / Number + Chọn mục Number trong ô Category + Nếu sử dụng ký tự phân cách hàng nghìn, kích chuột đánh dấu vào ô: Use 1000 Separator - Nhập số l của phần thập phân trong ô Decimal places - Kích chọn OK để kết thúc - 34 7 Sao chép dữ liệu trong bảng tính Bôi đen vùng dữ liệu cần sao chép:  Vào Home... và tuyệt đối Tên gọi của mỗi ô hay vùng được gọi l địa chỉ ô hay vùng đó Có hai loại địa chỉ, l địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối 11 a) Địa chỉ tương đối  Địa chỉ thông thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi l địa chỉ tương đối Ví dụ: {Tổng L ơng = L ơng Chính + Phụ Cấp}  Tại ô G3 ta nhập công thức như sau: = D3+E3 (D3, E3 l các địa chỉ tương đối) Tính chất của địa chỉ tương... THAO TÁC LIÊN QUAN ĐẾN BẢNG TÍNH 3 Xoá bảng tính Kích phải chuột vào tên bảng tính cần xoá, xuất hiện thực đơn, chọn Delete Xuất hiện thông báo, chọn OK để xoá bảng tính 4 Hợp ô và tách ô a) Hợp ô: Để nối nhiều ô thành một ô ta thực hiện như sau: Chọn những ô cần hợp thành một Kích chuột trái vào biểu tượng trên thanh công cụ Hoặc: Vào Format / Cells / XHHT / Alignment, đánh dấu vào ô Merge Cells / OK... XHHT / Font, trong đó: 29 + Font Style: Kiểu chữ + Size: Kích cỡ chữ + Underline: Tạo chữ có gạch chân + Color: Màu chữ + Preview: Xem trước phần định dạng - Trong khung Effects có ba l a chọn: + Strikethrough: Tạo đường gạch ngangqua dữ liệu + Superscript: Tạo chỉ số trên + Subscript: Tạo chỉ số dưới  Chọn OK để kết thúc 30 3 Xoay chiều dữ liệu trong bảng tính Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc... tự: Tháng, Ngày, Năm 18 III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL 4 Kiểu công thức  Dữ liệu kiểu công thức sẽ l các phép toán hay các hàm Muốn nhập dữ liệu dạng công thức phải nhập dấu bằng (=) trước sau đó đến công thức hoặc tên hàm 19 BÀI 2: MỘT SỐ THAO TÁC ĐỊNH DẠNG I CÁC THAO TÁC LIÊN QUAN ĐẾN CỘT, HÀNG Thay đổi độ rộng cột (Column Width) Có nhiều cách:  Cách 1: Đưa chuột vào đường phân cách của cột cần... - Kích chuột vào ô đã hợp - Kích chuột phải / Delete *Chú ý: Nếu ô cần tách có chứa dữ liệu thì sau khi tách dữ liệu trong ô sẽ mất 26 5 Định dạng đường viền trong bảng tính Trong mỗi bảng tính mặc định khi in ra không có đường viền Nếu muốn có đường viền ta thực hiện như sau: - Chọn vùng bảng cần tô đường viền - Vào Format / Cells / XHHT / Border - Style: Kích chuột để chọn kiểu đường viền muốn tô . 1 Microsoft Excel 2 BÀI 1: GIỚI THIỆU CHUNG Microsoft Excel l một phần mềm thuộc bộ Microsoft Office chuyên dùng để xử l , tính toán với các số liệu. THOÁT KHỎI EXCEL 1. Khởi động Excel  Vào Start/ Programs/ Excel  Hoặc: Kích trái chuột vào biểu tượng trên Office Bar 2. Thoát khỏi Excel  Vào Office