Microsoft Word VoiceSoft Phone Recording System User Manual VSP VN doc Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Công ty Viễn Tin Nam Long 08 39955880 Công ty Nam Long www namlong vn 1 MỤC LỤC I Giớ[.]
Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft - Công ty Viễn Tin Nam Long - 08.39955880 MỤC LỤC I Giới thiệu hệ thống Voicesoft II Các tính III Cài đặt hệ thống Cấu hình máy tính u cầu Cài đặt kết nối • Cài đặt phần cứng • Cài đặt phần mềm IV Cài đặt tính • ðăng nhập hệ thống • Chọn nơi lưu trữ tập tin ghi âm • Tạo tài khoản đăng nhập vào hệ thống • Thiết lập loại gọi cần ghi âm ( gọi ñến, gọi đi, hai, khơng ghi âm ) • Sử dụng chức popup • Cách thiết lập thơng tin cho kênh V Hoạt động chương trình quản lý : • Giao diện chương trình trạng thái kênh • ðăng nhập Cài đặt tính phần mềm • Cài ñặt ghi âm Quản lý ñĩa cứng Thiết lập mật quyền phân phối Các cài ñặt phát lại files ghi âm Làm ñể ẩn hệ thống ghi âm FTP Backup Số xử lý ñặc biệt kiểm tra tập tin ghi âm Monitor cục Monitor qua mạng (LAN\Internet) • Hệ thống POPUP Client information Giới thiệu Cách thiết lập phiên popup hoạt ñộng ñộc lập Cách thiết lập phiên popup hoạt ñộng LAN Cài ñặt hệ thống POPUP Client management Lịch sử gọi ñến : Công ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft I Giới thiệu hệ thống Voicesoft Cảm ơn quý khách ñã lựa chọn sản phẩm VoiceSoft ! Xin ñọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước cài ñặt sử dụng Hệ thống ghi ðiện thoại VoiceSoft công cụ quản lý đại giám sát quản lý gọi ñi gọi ñến với popup, quảng lý chi phí gọi với PBX, ghi âm gọi , hộp thư thoai nhiều chức khác hệ thống ghi âm ðiện thoại VoiceSoft bao gồm phần cứng phẩn mềm ñi kèm, gồm phiên bảng phiên chuẩn VSP phiên cao cấp VSG với phiên bảng chuẩn VSP : - Ghi âm máy nhánh trung kế - Màn hình hiển thị trạng thái thời gian thực - Thống kê lại gọi ñến, goi ñi, - Thống kê gọi không trả lời , - Popup gọi đến, - Tính quản lý kinh doanh, thời gian quản lý dài, với phiên bảng cao cấp VSG : - Có đầy đủ tính phiên bảng chuẩn VSP - Hỗ trợ tính hộp thư thoai (Voice mail) Hê thống Voicesoft ñang dạng chủng loại : dạng hộp ( Box ) sử dụng chuẩn giao tiếp USB, dạng card hỗ trợ chuẩn PCI, hệ thống hỗ trợ cấu hình từ kênh 1, kênh 2, kênh 4, kênh 8, kênh 16 …… Hệ thống ghi âm VoiceSoft ñược sử dụng rộng rãi lĩnh vực kinh doanh qua ñiện thoại, hệ thống nhận cơng văn qua điện thoại, hệ thống đường dây nóng, sử lý khiếu nại điện thoại, trung tâm tài chứng khốn, dịch vụ giao thông vận tải, v v Công ty giữ quyền sản phẩm, nhà phân phối thức sản phẩm Voicesoft việt nam, thắc mắc sản phẩm xin vui lòng liên hệ với chúng tơi để giải đáp tốt nhất,.q khách truy cập vào trang website www.namlong.vn , gọi cho chúng tơi theo số +84 39955880 để hỗ trợ tư vấn tốt chân thành cám ơn Version 2.0.1 Công ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft II Các tính : 1, đa ngơn ngữ Hỗ trợ Window2000/ NT/ XP/ 2003/ VISTA 2, Ghi âm Hệ thống có chế độ cảm biến để ghi âm: kiểm sốt điện áp, kiểm sốt phím, kiểm sốt âm thời gian ghi âm đặt tự do, ghi lại số thời gian định, tồn ngày Có thể lưu trữ liệu tối đa đĩa, lưu máy cài ñặt lưu ñĩa mạng Nếu hệ thống đĩa cứng bị đầy xóa nội dung cũ để hệ thống hoạt động liên tục 3, Màn hình thời gian thực Giao diện hình thể trạng thái thực dây ñang kết nối, Hỗ trợ giám sát qua mạng Lan thời gian thực ghi âm ( Hộp ghi âm chuẩn USB khơng hỗ trợ ) đảm bảo người sử dụng không bi làm phiền 4, Caller ID Hệ thống hiển thị số ñiện thoại người gọi đến thơng tin kết hợp với nội dung ghi âm gọi tạo nên một kho thơng tin, dung ñến tương lai 5, Operation Log Tính ghi lại tất hoạt ñộng hệ thống từ biết hệ thống sử dụng 6, Unanswered Call Nó hiển thị gọi không trả lời, gọi đến khơng có người trả lời hệ thống lưu lại thơng tin số gọi đến, thời gian gọi… giúp cho người sử dụng tìm hiểu thơng tin khách hàng gọi đến giải kịp thời 7, Extension Record (*,#) Công ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Sau hệ thống ghi âm ñược kết nối với PBX, ghi lại thơng tin cụ thể Extension có Extension tình trạng khơng ghi âm chức Extension Record làm cho bạn tiết kiệm nhiều chi phí 8, Popup gọi đến Nếu người dùng muốn sử dụng chức này, ñường dây ñiện thoại phải có tính Caller ID (FSK / DTMF) Hệ thống popup số gọi ñến khách hàng ñể người sử dụng biết tình trạng khách hàng 9, quản lý kinh doanh (POPUP) Nếu người dùng muốn sử dụng chức này, ñường dây ñiện thoại phải có tính Caller ID (FSK / DTMF) Hệ thống bật lên thơng tin chi tiết khách hàng gọi đến bạn thêm thơng tin khách hàng sở liệu hệ thống Nó ghi lại địa khách hàng, số điện thoại, hồ sơ kinh doanh… hệ thống trở thành người hỗ trợ kinh doanh bạn 10, Hoạt ñộng qua mạng LAN/WAN Nếu bạn cài ñặt hệ thống PC với LAN/WAN, bạn tương tác với hệ thống từ máy tính khác mạng 11, Sao lưu FTP Thông qua chức lưu FTP, lưu tập tin ghi âm trực tiếp ñến máy chủ 12, Tính cước gọi (*,#) Nó làm số cước gọi bạn kết nối với PBX, không cần phải mua phần mềm tính phí Cơng ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft III Cài đặt hệ thống : Cấu hình máy tính u cầu Hỗ trợhệ ñiều hành Window NT, Windows2000, Windows XP, Windows Vista CPU : từ Pentium 800Mhz / Althon 800Mhz có khe cắm PCI USB Bộ nhớ: từ 256 MB ðĩa cứng từ 40G trở lên ( tỷ lệ nén 1:4,140 giờ/GB/kênh , 5600 giờ/40G/kênh, 12000giờ/80G/kênh ) ðể ñảm bảo sử dụng hệ thống ghi âm tốt, khuyên người sử dụng làm số ñường dây kết nối PC với ñất (mass) ñể bảo vệ dùng ngành công nghiệp quan trọng khác ( Ngân hàng, Cơng an, đại lý bảo hiểm, dịch vụ đường dây nóng ), sử dụng máy tính cơng nghiệp Chú ý : thiết bị ghi âm điện thoại hoạt động thời gian dài, nên bạn phải cài ñặt CMOS phần quản lý ñiện Windows hoạt ñộng CPU, ổ ñĩa cứng v v…ñảm bảo hệ thống khơng bị gián đoạn hoạt động ñath hiệu suất tốt Cài ñặt kết nối • Cài đặt phần cứng Tắt nguồn PC Cắm card VSP vào PC Cắm USB Key (ñi kèm sản phẩm) Kết nối song song ñường dây cần ghi âm vào hệ thống Card kênh với ñường kết nối, ñường chia thành port kết nối, tương ứng chân kênh, chân kênh Thứ tự kênh phân bổ hình bên Card 16 kênh với ñường kết nối, ñường chia thành port kết nối, tương ứng chân kênh, chân kênh, ta có kênh cổng kêt nối Thứ tự kênh phân bổ Công ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft • Cài đặt phần mềm Lấy ví dụ cài đặt cho model VSP-08, dùng hệ ñiều hành Windows XP, cài ñặt model khác tương tự cài phần mềm gồm có phần : driver phần cứng cài đặt chương trình quản lí Driver phần cứng : Cơng ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Cài đặt chương trình quản lí Cơng ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Công ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Công ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Công ty Nam Long - www.namlong.vn 10 Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft • Thiết lập loại gọi cần ghi âm ( gọi đến, gọi đi, hai, khơng ghi âm ) : Mở "Thiết lập Recording" • Sử dụng chức popup ; Sử dụng chức cần phải có tính hiển thị số gọi ñến ( Caller ID, FSK / DTMF) thêm ñịa IP máy tính cần Popup đến, muốn popup máy tính cài chương trình nhập 127 0.0.1 nhấp vào 'Lưu'.sau chạy Cơng ty Nam Long - www.namlong.vn 14 Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft popup máy tính • Cách thiết lập thơng tin cho kênh : Ví dụ, tơi ñã cài ñặt hệ thống ghi âm 16 kênh, muốn cài cho người sử dụng kênh 02 " Maket department Mr.Xiaowang", cách thiết lập là: vào "Recording Setting" bấm double click vào phần "User / number " kênh 02 nhập vào" Maket department Mr.Xiaowang", sau "Enter" Sau hồn tất cài đặt, bạn xem trạng thái “Maket department Mr.Xiaowang” giao diện hội thoại hệ thống ghi.(xem hình) Cơng ty Nam Long - www.namlong.vn 15 Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft V Hoạt động chương trình quản lý : • Giao diện chương trình trạng thái kênh : Cửa sổ giám sát Kênh Cửa sổ giám sát lịch sử gọi Trạng thái kênh : ðối với gọi ñến , "0000113" số gọi ñến , màu xanh biểu cho gọi ñến Màu xanh biểu hiển cho gọi ñi, "3069100000" số gọi ñi, "12345678" số kênh (được cài đặt sẵn), thiết lập tên người sử dụng kênh Thể cho thời gian ñàm thoại Khi hệ thống hiển thị giao diện chính, hệ thống ghi âm trạng thái làm việc Công ty Nam Long - www.namlong.vn 16 Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Giải thích Biểu tượng kênh: line rỗi ( Idle ) Line ñang ñược Monitor Line có gọi ñến ( Incoming call) Có line , khơng có module ghi âm nhấc máy ( Hooking off ) Port có module ghi âm, line kết nối bị lỗi không kết nối ðiều khiển âm ghi âm ( Sound Control Recording ) ðiều khiển âm (Sound control) • ðăng nhập Sau nhập tên người dùng mật khẩu, đăng nhập vào hệ thống người dùng khác có mật khác Tên mặc ñịnh : admin Mật mặc ñịnh :admin • Cài ñặt tính phần mềm : Cài ñặt ghi âm : Trong "Recording setting " thiết lập thuộc tính kênh, chẳng hạn số kênh tên người dùng , cho kênh ghi âm theo thời gian định trước Công ty Nam Long - www.namlong.vn 17 Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft User/ number : cài ñặt tên người sử dung kênh số ñiện thoại kết nối ñến kênh Monitor : cho phép không cho phép monitor kênh Recording : cài ñặt loại goi cần ghi âm ( gọi vào, gọi ra, hai, không ghi âm ) 24-hour recording : chọn ghi âm 24 hay ghi âm theo khoản thời gian ñịnh trước Time section : " : : " Nghĩa không thiết lập Thời gian chia thành ba ñoạn Ví dụ, số khách hàng muốn ghi lại 8:00-12:00,14:00-18:00 ta cài ñặt "08:00" " Start time 1.", "12:00" " End time 1" , "14:00" "Start time 2", "18:00" "End time 2" Bootmode ( Chế độ khởi động ghi âm) : Có chế ñộ ðiều khiển ñiện áp (Voltage), ðiều khiển phím, ðiều khiển âm (Voice) mặc định "ðiều khiển ñiện áp" o ðiều khiển ghi âm theo ñiện áp (Voltage) dây ñiện thoại nhấc máy ñể ghi âm, gác máy ñể dừng ghi âm Các chế ñộ chủ yếu ñược sử dụng cho ñường dây tương tự (analog) o ðiều khiển phím (Digit) có nghĩa là: bắt ñầu ngừng ghi âm theo chủ ý người dùng ñiện thoại Sau bạn thiết lập chế độ ghi âm "điều khiển phím", bắt đầu ñể ghi bạn bấm " Start key: * " ngừng ghi âm bạn bấm phím " End key : # " q trình đàm thoại bạn bạn khơng bấm phím khơng ghi âm lại o ðiều khiển âm (Voice): bắt ñầu ngừng ghi âm theo âm Công ty Nam Long - www.namlong.vn 18 Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft đường dây Ví dụ: Nếu bạn muốn ghi Microphone, bạn chọn chế độ ñiều khiển âm Chú ý : ghi âm với Phiên cao cấp, bạn sử dụng chế độ ðiều khiển âm (Voice) khơng sử dụng chức ñể lại nhắn tin o Threshold Value ( ðộ nhạy âm ): ðiều chỉnh ñộ nhạy âm ñể bắt ñầu kết thúc ghi âm chế ñộ ðiều khiển âm (Voice) Mặc ñịnh 18 decibel Sau bạn chọn chế ñọ ñiều khiển âm thanh, khởi ghi âm âm đạt 18 decibel Nó ngừng ghi âm sau giây ( Start record seconds ) âm khơng đạt 18 decibel Quản lý đĩa cứng : Recording memory ( Bộ nhớ lưu files ghi âm): Bộ nhớ trống ñĩa cứng nhớ ñược thiết lập ñể hệ thống hoạt động được, hệ thống xóa hết tập tin, nhớ xóa thiết lập hệ thống o Ví dụ: Hình , tập tin ghi âm ñược lưu cửa hàng "D:\ TxRec\ " Khi nhớ đĩa C 500MB, hệ thống xố 100MB file Có thể thiết lập lưu trữ thư mục: nằm ñĩa khác Khơng nên giữ thư mục đĩa C cho phép báo ñộng ñĩa cứng thiếu: Khi ñĩa cứng thiếu, hệ thống Công ty Nam Long - www.namlong.vn 19 Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft tạo âm hiển thị hộp thoại thơng báo, tính cài ñặt chọn phần “harddisk memory is fully and give an alarm” “voice alarm” tỷ lệ nén ( Compressibility ): thiết lập 1:1, 1:2, 1:4, mặc ñịnh 1:1 ñịnh dạng tập tin ghi âm WAV, chọn 1: định dạng file ghi âm TS2, chọn 1:4 định dạng tập tin TS4 Thiết lập mật quyền phân phối : Thiết lập mật quản trị viên Cách cài ñặt : Mở parameter setting —> ”Password option” —>”Operator password table “—> tạo user password Mơ tả đặt tính mật khẩu: o system password protection : Nếu chọn tính này, hệ thống bắt buộc phải đăng nhập user password, khơng chon hệ thơng đăng nhập tự động o Operator Password list : hệ thống cho phép bổ sung, sửa đổi số quản trị viên Hệ thống có hai quyền là: admin (quản trị viên) user1 (ðiều Hành), cho phép người sử dụng mở chức ghi âm thực số yêu cầu User1 thiết lập thông số khác, cách thiết lập User1 là: Công ty Nam Long - www.namlong.vn 20 ... —> ”Password option” —>”Operator password table “—> tạo user password Mơ tả đặt tính mật khẩu: o system password protection : Nếu chọn tính này, hệ thống bắt buộc phải đăng nhập user password,... âm VoiceSoft Công ty Nam Long - www.namlong.vn Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Công ty Nam Long - www.namlong.vn 10 Hướng dẫn sử dụng hệ thống ghi âm VoiceSoft Công ty Nam Long - www.namlong.vn... thái thời gian thực - Thống kê lại gọi ñến, goi ñi, - Thống kê gọi không trả lời , - Popup gọi đến, - Tính quản lý kinh doanh, thời gian quản lý dài, với phiên bảng cao cấp VSG : - Có đầy đủ tính