THƯ VIỆN PHÁP LUẬT BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số 91/2012/TT BQP Hà Nội, ngày 26 tháng 07 năm 2012 THÔNG TƯ Ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ v[.]
BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 91/2012/TT-BQP Hà Nội, ngày 26 tháng 07 năm 2012 THÔNG TƯ Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu quân đội Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03 tháng năm 2008; Căn Luật Lưu trữ năm 2011; Căn Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 104/2008/NĐ-CP ngày 16 tháng năm 2008 Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Quốc phòng; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Bộ Quốc phịng; Bộ trưởng Bộ Quốc phịng ban hành Thơng tư ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội, Điều Ban hành kèm theo Thông tư “Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội” Điều Thông tư có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký thay văn sau: Điều lệ công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-QP ngày 19 tháng 01 năm 1981 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng; Quy chế Bảo vệ tài liệu mật ban hành kèm theo Quyết định số 1602/QĐBQP ngày 04 tháng năm 2000 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng; Chương I, IV, V, VI Quy định ban hành quản lý văn hành ban hành kèm theo Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng; Quyết định số 127/2008/QĐ-BQP ngày 09 tháng năm 2008 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý lưu trữ; Quyết định số 162/2008/QĐ-BQP ngày 15 tháng 12 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng việc quản lý sử dụng dấu Điều Tổng Tham mưu trưởng, Chủ nhiệm tổng cục, Chỉ huy quan, đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Thơng tư Chánh Văn phịng Bộ Quốc phịng chịu trách nhiệm tổ chức thực Thơng tư này./ Nơi nhận: KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) - Các quan, đơn vị trực thuộc Bộ; - Vụ Pháp chế Bộ Quốc phòng; - Lưu: VT, BMLT; Đ90 Thượng tướng Lê Hữu Đức QUY CHẾ Về công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu quân đội (Ban hành kèm theo Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng năm 2012 Bộ Quốc phòng) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định nội dung quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội: Công tác văn thư: Soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn đi, đến; lập hồ sơ danh mục hồ sơ; quản lý sử dụng dấu Công tác lưu trữ: Thu thập hồ sơ, tài liệu; chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, bảo quản sử dụng tài liệu Công tác bảo mật tài liệu: Xác định độ mật, giảm mật, giải mật tài liệu; lập danh mục bí mật; quản lý tài liệu mật; bảo mật liệu thiết bị công nghệ thông tin; bảo mật thông tin quan hệ với đối tác nước Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng quan, đơn vị, tổ chức đảng, đồn niên, cơng đồn quốc phòng, hội phụ nữ, doanh nghiệp, hiệp hội (sau gọi chung quan, đơn vị) cá nhân có liên quan đến cơng tác Văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: Văn hành văn quan, đơn vị ban hành để quản lý, điều hành, giải công việc thuộc trách nhiệm pháp luật quy định Văn chuyên ngành văn phản ảnh nội dung chuyên ngành như: Công tác trị; tác chiến; huấn luyện; đối ngoại quân sự; khoa học, công nghệ; xây dựng bản; kinh tế; tài chính, kế tốn; tư pháp; bảo hiểm, y tế Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, cá nhân Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Văn đến tài liệu quan, đơn vị cá nhân khác gửi đến Văn tài liệu quan, đơn vị ban hành Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, đơn vị, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, đơn vị, tổ chức ban hành Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ gốc 10 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 11 Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 12 Ký đảm bảo (ký nháy) chữ ký đảm bảo nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn 13 Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung như: Tên loại văn bản, quan ban hành văn bản, thời gian ban hành hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hay cá nhân 14 Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 15 Danh mục hồ sơ bảng kê tên hồ sơ cần lập năm công tác 16 Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm: Bản gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp 17 Tài liệu lưu trữ truyền thống tài liệu giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình 18 Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu, hình thành trình hoạt động quan, đơn vị cá nhân, lựa chọn để lưu trữ thông điệp liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác 19 Hồ sơ tài liệu điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân 20 Lập hồ sơ tài liệu điện tử việc áp dụng biện pháp kỹ thuật công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức cá nhân thành hồ sơ 21 Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, tổ chức cá nhân 22 Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, đơn vị 23 Lưu trữ hành nơi bảo quản, sử dụng có thời hạn tài liệu quan, đơn vị 24 Lưu trữ chuyên dụng nơi bảo quản tài liệu xây dựng theo tiêu chuẩn quy định Nhà nước 25 Bí mật tin vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng cần phải giữ kín, để lộ gây nguy hại cho cơng tác quốc phịng, qn Nhà nước Quân đội 26 Danh mục bí mật bảng kê thơng tin có độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật quan, đơn vị cấp có thẩm quyền định 27 Xác định độ mật việc vào danh mục bí mật quan, đơn vị, mức độ tác hại tài liệu bị lộ, phạm vi phổ biến để định độ mật cho văn bản, tài liệu 28 Giảm mật thay đổi mức độ bí mật văn bản, tài liệu xác định trước 29 Giải mật xóa bỏ mức độ mật xác định trước văn bản, tài liệu Chương II CƠNG TÁC VĂN THƯ MỤC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn quy phạm pháp luật gồm: Luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, định, thông tư, thông tư liên tịch Văn hành gồm: Nghị quyết, định, thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, dự án, tờ trình, đề án, phương án, hợp đồng, báo cáo, biên bản, cơng điện, cơng văn hành chính, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, giấy ủy nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu trình, phiếu giải văn bản, phiếu trình văn (đối với vấn đề đơn giản), phiếu trình giải cơng việc, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Văn chuyên ngành gồm: Chỉ lệnh, mệnh lệnh, tâm, sơ đồ, đồ, vẽ, mẫu biểu nghiệp vụ, văn bằng, chứng chỉ, thẻ Văn Đảng gồm: Cương lĩnh trị, điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết, định, thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi Văn đồn niên, cơng đồn, phụ nữ gồm: Nghị quyết, định, điều lệ, báo cáo, kế hoạch, công văn, biên Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật văn hành thực theo quy định Bộ trưởng Bộ Quốc phòng Thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành Bộ Quốc phòng quan đầu ngành Bộ dự thảo, thống với Văn phòng Bộ Quốc phịng trình Bộ trưởng Bộ Quốc phịng xem xét, định Thể thức kỹ thuật trình bày văn Đảng thực theo hướng dẫn Văn phòng Quân ủy Trung ương Thể thức kỹ thuật trình bày văn đồn niên, hội phụ nữ, cơng đồn Ban Thanh niên Quân đội, Ban Phụ nữ Quân đội Ban Công đồn quốc phịng dự thảo, thống với Văn phịng Bộ Quốc phịng trình Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị ban hành Điều Trình tự, thủ tục soạn thảo văn Căn vào tính chất, nội dung cơng việc, người đứng đầu quan, đơn vị giao cho tập thể cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn theo trình tự sau: Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn phạm vi phổ biến; Thu thập tài liệu, xử lý thông tin liên quan đến nội dung cần soạn thảo; Tổ chức soạn thảo văn bản; Tổ chức lấy ý kiến quan, đơn vị cá nhân có liên quan (trường hợp văn có nội dung liên quan); Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; Kiểm tra, thẩm định tính pháp lý thể thức, kỹ thuật trình bày; Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành Điều Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Người ký văn phải xem xét kỹ nội dung, định độ mật, độ khẩn (nếu có), phạm vi phổ biến văn Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải báo cáo người duyệt văn xem xét, định Điều Đánh máy, nhân Người nhận thảo, tài liệu để đánh máy, nhân phải đăng ký vào Sổ Đăng ký đánh máy, in văn (Mẫu số 08, Phụ lục I); đánh máy nội dung thảo duyệt, thể thức kỹ thuật trình bày văn quy định Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo người duyệt thảo đó; Bản thảo văn bản, tài liệu đánh máy, xong phải giao lại cho người yêu cầu, người nhận phải ký nhận vào sổ Đăng ký đánh máy, văn bản, tài liệu Tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, tài liệu; thực đánh máy, nhân theo số lượng duyệt, thời gian hiệp đồng Điều Kiểm tra văn trước trình ký ban hành Chỉ huy đơn vị người soạn thảo văn phải kiểm tra nội dung, tính hợp pháp, ký bảo đảm phải chịu trách nhiệm trước người ký trước pháp luật nội dung văn Chánh Văn phịng, Trưởng phịng (ban) Hành (nơi khơng có Văn phòng), người giao trách nhiệm (phụ trách văn thư) phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký đảm bảo phải chịu trách nhiệm trước người ký trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Điều 10 Thẩm quyền ký văn Cơ quan, đơn vị thực theo chế độ thủ trưởng a) Chỉ huy trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền ký tất văn quan, đơn vị ban hành Chỉ huy trưởng quan, đơn vị giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền Chỉ huy trưởng, cấp phó ký thay phải chịu trách nhiệm trước Chỉ huy trưởng quan, đơn vị trước pháp luật b) Chính ủy, Chính trị viên quan, đơn vị có thẩm quyền ký văn công tác đảng, cơng tác trị Chính ủy, Chính trị viên giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Cấp phó ký thay phải chịu trách nhiệm trước Chính ủy, Chính trị viên quan, đơn vị trước pháp luật c) Chỉ huy trưởng, Chính ủy, Chính trị viên quan, đơn vị ủy quyền cho huy số đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền (TUQ.) ký thừa lệnh (TL.) số loại văn Việc giao ký thừa ủy quyền ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế hoạt động quy định công tác Văn thư quan, đơn vị Người ký thừa ủy quyền ký thừa lệnh không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền (hoặc ký thừa lệnh) theo thể thức đóng dấu quan, đơn vị ủy quyền Cơ quan, đơn vị thực theo chế độ tập thể: Lãnh đạo quan, đơn vị thay mặt (TM.) tập thể ký văn quan, đơn vị ban hành, cấp phó thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay văn theo ủy quyền lãnh đạo văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Người ký văn phải ký quyền hạn chịu trách nhiệm văn ký Chữ ký văn phải với mẫu chữ ký đăng ký; khơng dùng bút chì, mực đỏ loại mực dễ phai để ký văn Điều 11 Bản văn Các hình thức sao: Bản y chính, lục trích Thể thức gồm: Tên quan, đơn vị văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, đơn vị văn bản; nơi nhận Số đánh số riêng đăng ký, quản lý vào Sổ Đăng ký đánh máy, in văn (Mẫu số 08, Phụ lục I) Việc văn phải huy quan, đơn vị người ủy quyền định Việc văn “Tuyệt mật” phải đồng ý văn quan, đơn vị ban hành Bản phải đăng ký, quản lý Bản văn trình bày đầy đủ yếu tố thể thức quy định Khoản Điều có giá trị pháp lý MỤC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 12 Trình tự quản lý văn Kiểm tra, đăng ký đóng dấu văn Chuyển theo dõi văn Lưu đính văn Điều 13 Kiểm tra, đăng ký đóng dấu văn Tất văn quan, đơn vị ban hành phải đưa đến Văn thư để đăng ký, quản lý Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức kỹ thuật trình bày văn để phát sai sót thơng báo cho đơn vị người soạn thảo văn sửa chữa trước làm thủ tục ban hành Ghi số, thời gian ban hành văn Vào Sổ Đăng ký văn (Mẫu số 05, Phụ lục I) nhập thông tin vào sở liệu máy tính theo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn (Mẫu số 06, Phụ lục I) Đóng dấu quan, đơn vị dấu độ mật, khẩn (nếu có) vào văn Điều 14 Chuyển theo dõi văn Văn đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gửi ngày, chậm ngày làm việc Văn hẹn giờ, khẩn phải gửi trước; văn (khơng có độ mật) chuyển đến nơi nhận Fax chuyển qua mạng bảo mật theo quy định Thủ tục gửi văn a) Văn gửi trực tiếp, người nhận văn ký nhận vào sổ Đăng ký văn đi; b) Văn gửi gián tiếp phải cho vào bì dán kín, đăng ký ký nhận vào sổ Chuyển văn (Mẫu số 07, Phụ lục I) Khi gửi văn có nội dung “Tối mật”, “Tuyệt mật” nội dung quan trọng phải kèm theo Phiếu gửi (Mẫu số 17, Phụ lục I); c) Thủ tục bì gửi văn bản: Ngồi bì ghi tên quan gửi, số văn tên quan, đơn vị nhận Những bì đựng văn có mức độ mật, mức độ khẩn phải đóng dấu độ mật, độ khẩn tương ứng với độ khẩn, độ mật cao văn bì d) Thủ tục gửi văn có nội dung mật thực theo quy định Khoản 2, Điều 68 Quy chế Văn gửi đến quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải Trường hợp gửi ngồi mục đích giải quyết, như: “Để báo cáo”, “Để phối hợp”, “Để biết” ghi rõ mục đích gửi phần nơi nhận cuối văn Gửi văn theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp Trường hợp đặc biệt phải gửi vượt cấp đồng gửi cho cấp trực tiếp để báo cáo cấp trực tiếp để biết Văn gửi đến quan, đơn vị khơng có thẩm quyền giải nơi nhận quyền trả lại nơi gửi Cán bộ, nhân viên gửi văn có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn xử lý kịp thời trường hợp bị thất lạc, chậm thời gian giải Điều 15 Lưu đính văn Mỗi văn phải lưu bản, gốc lưu Văn thư, lưu đơn vị soạn thảo; gốc phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Đính văn a) Văn sai sót nội dung phải huy quan, đơn vị ban hành văn có hình thức văn tương đương để đính b) Văn sai sót thể thức kỹ thuật trình bày Chánh Văn phịng Trưởng phịng (ban) Hành thừa ủy quyền huy quan, đơn vị ban hành văn để đính MỤC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 16 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải văn đến Theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc giải văn đến Thời hạn giải văn đến Điều 17 Tiếp nhận văn đến Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến quan, đơn vị từ nguồn phải chuyển đến Văn thư đăng ký, quản lý Khi tiếp nhận phải kiểm tra, đối chiếu sổ ghi bì với số ghi sổ phiếu chuyển ký nhận; phát thiếu bì khơng nguyên vẹn, thời gian đến muộn so với thời gian ghi bì phải lập biên (Mẫu số 01, Phụ lục I), báo cáo huy quan, đơn vị thông báo cho nơi gửi văn biết để xử lý kịp thời Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi bì với số văn có bì phiếu gửi (nếu có); phát thừa, thiếu sai số văn kiểm tra lại nơi gửi Những bì ghi rõ chức danh tên người nhận Văn thư không mở Lấy văn khỏi bì, đóng dấu “Đến” (Mẫu số 02, Phụ lục I) vào vị trí số, ký hiệu văn bản; vị trí khơng cịn chỗ trống đóng sang vị trí trống ngày tháng năm ban hành văn Điều 18 Đăng ký văn đến Tất văn đến phải đăng ký vào sổ Đăng ký văn đến (Mẫu số 03, Phụ lục I) nhập thông tin vào sở liệu máy vi tính theo Biểu ghi thơng tin văn (Mẫu số 04, Phụ lục I) Những bì khơng mở Văn thư đăng ký thơng tin ngồi bì chuyển cho chức danh người có tên bì nhận Nếu việc chung người nhận phải chuyển trả lại cho Văn thư để đăng ký, quản lý Đối với văn chuyển qua Fax qua mạng điện tử, phải chụp lại in đóng dấu đến Khi nhận phải đóng dấu đến làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký Fax chuyển qua mạng điện tử) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ xử lý Điều 19 Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến a) Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm xem xét, cho ý kiến phân văn bản; người có trách nhiệm phân văn ghi ý kiến giải vào Phiếu Giải văn Người phân văn đến phải vào nội dung văn bản, quy chế làm việc; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, đơn vị, cá nhân liên quan để phân văn b) Văn đến có dấu mức độ khẩn phải đăng ký, trình chuyển sau nhận Chuyển giao văn đến a) Căn vào ý kiến người có trách nhiệm, Văn thư làm thủ tục chuyển đến quan, đơn vị, cá nhân giải ngày, chậm ngày làm việc b) Chuyển giao văn phải xác, đối tượng có trách nhiệm giải giữ bí mật nội dung văn c) Văn chuyển nhầm địa chỉ, nơi nhận phải chuyển trả chuyển tiếp cho quan, đơn vị có trách nhiệm giải (nếu việc gấp) thông báo cho nơi gửi biết Điều 20 Giải văn đến Chỉ huy trưởng quan, đơn vị có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Chỉ huy phó quan, đơn vị giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm Chỉ huy trưởng văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Chỉ huy quan, đơn vị giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành (nơi khơng có Văn phịng) xem xét, phân văn theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải văn phải vào chức năng, nhiệm vụ, nghiên cứu nội dung văn đến đề xuất ý kiến giải a) Đối với công việc giản đơn, đề xuất ý kiến giải Phiếu Trình giải văn (Mẫu số 18, Phụ lục I) b) Cơng việc có nội dung phức tạp, liên quan đến nhiều quan, đơn vị, đề xuất ý kiến giải phiếu trình giải công việc c) Khi huy quan, đơn vị cho ý kiến đạo giải đơn vị, cá nhân có trách nhiệm phải tổ chức thực kịp thời xác Trường hợp văn có ghi ý kiến đạo người có thẩm quyền phải cụ thể hóa ý ... định trước văn bản, tài liệu Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn quy phạm pháp luật gồm: Luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, định, thông tư,... hợp pháp, ký bảo đảm phải chịu trách nhiệm trước người ký trước pháp luật nội dung văn Chánh Văn phịng, Trưởng phịng (ban) Hành (nơi khơng có Văn phịng), người giao trách nhiệm (phụ trách văn thư) ... phòng, Học viện Quốc phòng; Tòa án quân sự, Viện Kiểm sát quân sự, quan Thi hành án, Thanh tra quốc phòng; Phòng Tùy viên quốc phòng, Ban Cơ yếu Chính phủ doanh nghiệp thực theo quy định pháp luật