Communication for Business 1 Introduction Shannon, trong bài báo nổi tiếng của mình có tiêu đề Một lý thuyết toán học về giao tiếp, nơi ông phác thảo lý thuyết, đã giải thích mục tiêu của mô hình của truyền thông trong kinh doanh.
Communication for Business Introduction Shannon, báo tiếng có tiêu đề "Một lý thuyết tốn học giao tiếp", nơi ông phác thảo lý thuyết, giải thích mục tiêu mơ hình gì: “Vấn đề giao tiếp chép thông điệp gửi từ điểm, xác gần đúng, đến điểm khác” (Shannon, 1948, trang 379) Trong bối cảnh tổ chức xã hội mà hoạt động giao tiếp diễn ra, nghiên cứu tiếp thị mức độ lớn đặt lĩnh vực truyền thông nội doanh nghiệp truyền thông tiếp thị đại cho bên doanh nghiệp Tập trung vào vai trị quan trọng truyền thơng doanh nghiệp, dường phổ biến hầu hết nghiên cứu tiếp thị Tuy nhiên, rõ ràng thành viên nhà lãnh đạo gặp khó khăn thành viên đối tượng mục tiêu ảnh hưởng lẫn Do đó, q trình giao tiếp tương tác thành viên mạng lưới cần phải làm phong phú thông qua diễn giải hoạt động truyền thông (McQuail, 1994) Khi đại dịch Catch-21 bắt đầu, DeeAL gặp phải vấn đề lớn liên quan đến vấn đề giao tiếp (1) Chính phủ yêu cầu siêu thị, có DeeAL, thực đeo thiết bị bảo hộ (PPE) bắt buộc với nhân viên khách hàng Do công việc bận rộn, nhân viên DeeAL thời gian nắm bắt kịp thời cập nhật từ phủ, vốn thay đổi theo ngày, việc đâu trang bị phù hợp, khiến họ thường xuyên phải áp dụng quy định outdate (2) Vấn đề gây ẩu đả nhân viên tên Anna khách hàng siêu thị Toàn việc ghi lại camera an ninh, cho thấy lỗi thuộc khách hàng gây hấn trước Tuy nhiên, video viral mạng lại cho thấy điều ngược lại, khiến cho nhiều khách hàng kêu gọi tẩy chay siêu thị phía quản lí khơng có biện pháp xử lí thích đáng với Anna Bản thân Anna mặt khác tức giận khơng phía quản lý bảo vệ công khai lúc xảy ẩu đả Hoạt động tẩy chay insult từ nhóm khách hàng gây áp lực lên nhân viên khác siêu thị, khiến nhiều người số họ mong nghỉ làm thời gian Bằng cách ứng dụng lý thuyết giao tiếp mơ hình thuyết phục Aristotle Hoveland, mo hình giao tiếp cá nhân Newcomb, mơ hình lý thuyết thơng tin Shanon Weaver hay mơ hình truyền thơng nhóm Collin Guetzkowr, mục đích báo tìm kiếm communication issues, nguyên nhân làm sáng tỏ vai trò giao tiếp mối quan hệ chuỗi siêu thị DeeAL Các khung khái niệm vai trò giao tiếp mối quan hệ kinh doanh phân tích Từ đó, đưa khuyến nghị cho CEO Scott Morrison để giải tình mà DeeAL gặp phải Situation Analysis Bối cảnh kinh doanh hồn tồn bị đảo lộn hồn toàn yếu tố khách quan - đại dịch virus Nếu diễn ra, gần thành viên lực lượng lao động phải theo hướng hồn tồn khác với trước mà họ Điều vơ tình tạo số vấn đề giao tiếp kinh doanh Nhiều nơi làm việc trước có sách nghiêm ngặt liên quan đến môi trường làm việc hay thời gian, cách thức làm việc nhân viên Điều đặt họ vào lãnh thổ hồn tồn khơng biết đến, điều có nghĩa cơng ty phải học cách giao cách mà trước họ khơng quen thuộc (Brynne Ramella, 2021) Có thể liệt kê số vấn đề kinh doanh phổ biến gây yếu tố khách quan đại dịch (nếu xảy ra) sau: Source: Brynne Ramella, 2021 Điều khiến cho doanh nghiệp nảy sinh vấn đề liên quan tới giao tiếp truyền thông? Đại dịch yếu tố khách quan làm thay đổi mặt văn phòng tương lai gần Để đối phó với thay đổi bất ngờ này, cơng ty bạn liên tục phải xoay trục để tránh thách thức lớn giao tiếp Sẽ có va chạm đường đi, quản lý hiểu lường trước vấn đề xảy ra, tình phát sinh giải ổn thoả Có nhiều lý thuyết truyền thơng đại chúng để làm bật cách thức giao tiếp diễn ra, kể tên phần trên, lý thuyết mơ hình Aristotle, mơ hình Lasswell, mơ hình Shannon-Weaver, mơ hình SMCR Berlo, mơ hình Westley Maclean, mơ hình giao dịch Barnlund hay mơ hình xoắn ốc Dance… Một lý thuyết mơ hình giao tiếp Shannon Weaver, coi 'mẹ tất mơ hình' giao tiếp người (Chris Dew, 2021) Nó cịn gọi 'lý thuyết thơng tin' Đó lý thuyết tốn học coi mơ hình truyền thơng 'tuyến tính' Được tạo Claude Shannon Warren Weaver, coi mơ hình giao tiếp hiệu cao giải thích tồn q trình giao tiếp từ nguồn thơng tin đến người nhận thơng tin Với khả giải thích cách thơng điệp bị trộn lẫn hiểu sai q trình gửi nhận thơng điệp, mơ hình Shannon Weaver mơ hình giao tiếp phổ biến chấp nhận rộng rãi toàn giới Source: Chris Dew (2021) Mặc dù có nhiều yếu tố góp phần gây vấn đề giao tiếp, nguyên nhân phổ biến thiếu đầu tư vào công cụ kênh phù hợp Có kênh giao tiếp phù hợp chìa khóa để xây dựng doanh nghiệp thành công lý sao: 74% nhân viên có cảm giác họ bỏ lỡ tin tức quan trọng công ty (Valène J & Kristina M., n.d) 85% nhân viên nói họ có động lực ban quản lý cung cấp cập nhật thường xuyên tin tức công ty (Jim H and Annamarie M., 2017) Chỉ 42% nhân viên đồng ý mạnh mẽ ban lãnh đạo dẫn dắt tổ chức họ vượt qua khủng hoảng cách hiệu ( Perceptyx, 2020) 85% nhân viên không tham gia vào nơi làm việc (( Perceptyx, 2020) Doanh số bán hàng tăng 20% nhân viên tích cực tham gia (Gerri Knilans, 2018) Các đơn vị kinh doanh tương tác cao đạt xếp hạng khách hàng tăng 10% (Gerri Knilans, 2018) Những số cho thấy thiếu giao tiếp gây kỳ vọng không đáp ứng Các nhóm bỏ lỡ thời hạn hay thơng tin quan trọng, khách hàng phản hồi không phúc đáp người dự án dường vai trị họ Khi nhân viên gặp khó khăn việc tìm đâu ưu tiên họ, họ thường chọn sai cuối khiến cấp thất vọng Nếu khơng có thơng điệp truyền đạt rõ ràng, làm để hoàn thành dự án cách hiệu (Anne K 2019) Có thể nói, vấn đề mà DeeAl gặp phải từ việc thiếu cách thức kênh giao tiếp phù hợp Nhân viên DeeAL thường xuyên phải áp dụng quy định outdate họ không đủ thời gian để nắm bắt kịp thời cập nhật Siêu thị khơng có khả thơng báo kịp thời cho nhân viên khách hàng quy tắc cập nhật liên quan đến thay đổi yêu cầu phủ Điều cho thấy quản lý DeeAL khơng có cách thức kênh giao tiếp phù hợp để hỗ trợ nhân viên siêu thị nắm bắt quy định Do vậy, giao tiếp với khách hàng, họ gặp phải tình khó xử nghiêm trọng vụ việc xảy với Anna Trong cố gắng cung cấp thông tin quy tắc đắn, Anna khơng trì cách tiếp cận giao tiếp phù hợp la mắng gây thiệt hại tài sản cho khách hàng hăng (do gây xung đột họ) Sự việc Anna bị khách hàng quay video lan truyền mạng Tock tiking nhanh Anna cửa hàng bị khách hàng kêu gọi tẩy chay Vì bối rối trước phản ứng nhanh khách hàng, quản lý đưa định sai lầm khơng bảo vệ nhân viên Do vậy, nhiều nhân viên khó chịu, xúc với cách quản lý siêu thị, yêu cầu nghỉ việc Theo Brynne Ramella (2021), giống việc vơ tình gửi thông điệp không rõ ràng, việc dựa vào kênh liên lạc văn chắn gây số vấn đề liên lạc Trong kênh truyền thông, Daft Lengel (1986) coi giao tiếp mặt đối mặt hình thức truyền thơng phong phú Có lẽ lợi ích lớn gặp trực tiếp bối cảnh động đằng sau lời trao đổi trò chuyện thường rõ ràng Đó người đặt câu hỏi làm rõ vào lúc họ cần Với trò chuyện văn bản, hội bị cố thông tin liên lạc thông tin sai lạc xảy Conclusion Theo nhóm biên tập Indeed (2021), giao tiếp hiệu tảng nhiều phương diện doanh nghiệp đại, nhiều vấn đề trở nên nghiêm trọng thiếu yếu tố Nếu nhân viên gặp phải vấn đề khiến họ khơng thể chia sẻ tiếp nhận thông tin cần thiết, gián đoạn khơng ảnh hưởng nhân viên Việc tác động đến người phụ thuộc vào nhân viên đó, có khả ảnh hưởng đến tất phụ thuộc vào họ Theo nghiên cứu gần Anna Gotter (2020), vấn đề gốc rễ 60% nhân viên cảm thấy nhiệt tình với truyền thơng nội 44% số họ nói thơng tin liên lạc nội doanh nghiệp họ bị đình trệ, khơng có thay đổi năm qua Tuy nhiên, việc giao tiếp hiệu nơi làm việc khơng dễ đạt Chìa khóa chia sẻ nội dung phù hợp với nhân viên vào thời điểm thông qua kênh thiết bị ưa thích họ Người sử dụng lao động đầu tư thời gian lượng vào việc thiết lập phương pháp giao tiếp rõ ràng xây dựng lòng tin nhân viên Sự tin tưởng mạnh mẽ nhân viên người sử dụng lao động dẫn đến nâng cao tinh thần suất chung Các nhóm làm việc hiệu quả người quản lý minh bạch thay đổi tới làm ảnh hưởng đến nhóm họ Thay làm việc theo cách họ thông qua chuỗi lệnh, nhân viên cần giải vấn đề, họ gửi tin nhắn trực tiếp đến bên thích hợp nhận phản hồi nhanh chóng Recommendations Chiến lược truyền thơng bên ngồi nội xác DeeAL cần để thu hút lại nhân viên khách hàng DeeAL nên có hành động giải tình trước mắt khủng hoảng xảy ra, sau biện pháp dài hạn để ngăn chặn việc tái diễn Đối với khuyến cáo nhằm giải khủng hoảng truyền thông, CEO DeeAL nên tổ chức họp nội nhân viên, xin lỗi công khai vụ việc, thông báo việc điều tra vụ việc hứa mang lại cơng cho Anna, chí đưa số giải pháp nhằm bảo vệ an toàn cho Anna trường hợp khách hàng hăng theo chiều hướng tiêu cực Đối với biện pháp dài hạn để ngăn chặn việc tái diễn, DeeAL nên thay đổi lại cách thức giao tiếp nội Các thành viên nhóm chuỗi siêu thị có tảng mà họ cảm thấy thoải mái sử dụng quản lý dành thời gian để lọc email lập kế hoạch họp Thời gian đầu triển khai, quản lý DeeAL nên trì 15 – 30 phút họp đầu sáng để phổ biến cho nhân viên quy định thay đổi liên quan trực tiếp tới công việc họ Đồng thời, lắng nghe khó khăn để có giải pháp hỗ trợ nhân viên kịp thời DeeAL áp dụng mơ hình truyền thơng nhóm Collin Guetzkowr mơ hình giao tiếp Westley Maclean Giao tiếp nhóm gần giống giao tiếp tổ chức, nguồn gốc vấn đề, hành vi công khai hành vi cá nhân làm rõ giao tiếp Mơ hình Westley Maclean cho thấy tầm quan trọng phản hồi người tham gia (Hitesh Bhasin, 2021) Ngoài tinh thần nhân viên, tương tác mạng xã hội thương hiệu mang lại minh bạch cho nơi làm việc Với nghiên cứu Nielsen IQ cho thấy 94% khách hàng đặt ưu tiên vào tính minh bạch, điều quan trọng doanh nghiệp phải phát triển danh tiếng cởi mở thứ họ làm Trên thực tế, số tất điều doanh nghiệp làm mạng xã hội, tương tác với khách hàng có lẽ quan trọng nhất, với 48% nói tương tác với thương hiệu có khả thúc đẩy họ mua hàng DeeAL nên cho khách hàng thấy họ có kế hoạch đào tạo nhân viên quản lý định kỳ quy tắc ứng xử, tăng cường CCTV an ninh để ghi nhận việc có phát sinh Ngồi ra, với phản ứng khách hàng video viral mạng, DeeAL nên có chiến lược truyền thơng cách họ cập nhật cho nhân viên quy định, truyền thông hoạt động hàng ngày siêu thị điểm mạnh mà DeeAL có để xây dựng lại hình ảnh DeeAL sử dụng phương thức truyền thông đa phương tiện cho truyền thơng nội lẫn bên ngồi Các phương thức cung cấp: (1) Phản hồi lập tức, (2) nhiều tín hiệu để truyền tải thơng điệp, (3) nhiều loại ngôn ngữ để truyền tải thông điệp (4) cá nhân hóa tương tác Tất bốn tính cho phép độ phức tạp, sắc thái ngữ cảnh truyền tải đến người nhận thông điệp (Chris Dew, 2021) List of references (15) Ana Gotter (January 29, 2020) Internal Social Media Options and What They Can Do for Your Business Viewed 25 May, 2022 https://revive.social/internal-social-media/ Anne Kinsey (January 31, 2019) The Effects of Poor Communication in Business Viewed 25 May, 2022 https://smallbusiness.chron.com/effects-poor-communication-business-345.html Brynne Ramella (January 04, 2021) Common Business Communication Issues (+Solutions) Viewed 22 May, 2022 https://getvoip.com/blog/2021/01/04/business-communication-issues/ Chris Drew (November 13, 2021) What Is Media Richness Theory? viewd 22 May, 2022 https://helpfulprofessor.com/media-richness-theory/ Daft, R.L and Lengel, R.H (1986) Organizational Information Requirements, Media Richness and Structural Design Management Science, 32, 554-571 Viewed 25 May, 2022 http://dx.doi.org/10.1287/mnsc.32.5.554 Denis McQuail (1994-03-29) Mass Communication Theory An Introduction, pp.11-20 Publisher: SAGE Publications Ltd Jim Harter and Annamarie Mann (2017) The Right Culture: Not Just About Employee Satisfaction Viewed 25 May, 2022 https://www.gallup.com/workplace/236366/right-culture-not-employee-satisfaction.aspx Gerri Knilans (June 12, 2018) Using Internal Communications to Enhance Business Growth Viewd 25 May, 2022 https://www.tradepressservices.com/internal-communications/ Hitesh Bhasin (October 18, 2021) All the Communication Models in Businesses Explained Viewd 25 May, 2022 https://www.marketing91.com/communication-model/ Nielsen IQ Label Insight Viewd 25 May, 2022 https://nielseniq.com/global/en/landing-page/label-insight/ Rami Olkkonen, Henrikki Tikkanen and Kimmo Alajoutsijärvi (August 2000) The Role of Communication in Business Relationships and Networks Management Decision 38(6):403-409 Viewed 20 May, 2022 DOI:10.1108/EUM0000000005365 Perceptyx (April 7, 2020) COVID-19 Insights Research: What Employees Need From Leaders Now Viewed 25 May, 2022 https://blog.perceptyx.com/covid-19-insights-what-employees-need-from-leaders? utm_campaign=Monthly%20Insights %20Newsletter&utm_source=hs_email&utm_medium=email&utm_content=86045566&_hsenc=p2ANqtz8ZqfT_dfS4QuqG7uGuDU-h6i5gy5Qc9ceRr0xtmSLUb2UUO1-YU9ilaKeuCxhOTql4kGvxy4XtVY0ICSXu0smAGEkzA&_hsmi=86045566 Types Models of Communication in Business by bizcom_coach (n.d) Viewd 25 May, 2022 https://bizcommunicationcoach.com/types-models-of-communication-in-business/ Valène Jouany, Kristina Martic (n.d) Top Communication Channels to Consider for Your Business Viewd 25 May, 2022 https://haiilo.com/blog/top-communication-channels-to-consider-for-your-business/ Webster, F E (Jr.) (1992) The Changing Role of Marketing in the Corporation, Journal of Marketing, 56, 1-17 Viewed 20 May, 2022 https://www.jstor.org/stable/1251983 ... of Communication in Business by bizcom_coach (n.d) Viewd 25 May, 2022 https://bizcommunicationcoach.com/types-models-of -communication- in -business/ Valène Jouany, Kristina Martic (n.d) Top Communication. .. Business Viewed 25 May, 2022 https://smallbusiness.chron.com/effects-poor -communication- business- 345.html Brynne Ramella (January 04, 2021) Common Business Communication Issues (+Solutions) Viewed... 12, 2018 ) Using Internal Communications to Enhance Business Growth Viewd 25 May, 2022 https://www.tradepressservices.com/internal-communications/ Hitesh Bhasin (October 18, 2021) All the Communication