BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2019 THÔNG BÁO Về quy trình xử lý văn bản qua mạng trong phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn[.]
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG *** ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH Hà Nội, ngày 27 tháng năm 2019 THÔNG BÁO Về quy trình xử lý văn qua mạng phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn điện tử VNPT-iOffice -Kính gửi: Các ban, đơn vị trực thuộc Trung ương Đoàn Nhằm ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu hoạt động quan Trung ương Đồn, Ban Bí thư Trung ương Đoàn triển khai phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn điện tử VNPT-iOffice quan Trung ương Đồn Văn phịng Trung ương Đồn phối hợp với Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam (VNPT) tập huấn sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn điện tử VNPT-iOffice cho Ban, đơn vị trực thuộc Trung ương Đoàn Để phần mềm vận hành hiệu quả, Ban Bí thư Trung ương Đồn ban hành thơng báo Quy trình xử lý văn qua mạng phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn điện tử VNPT-iOffice giai đoạn tại, cụ thể sau: Đối với Quy trình xử lý văn đến (văn đến văn đơn vị khác gửi đến Trung ương Đoàn): 1.1 Thời gian áp dụng: triển khai song song văn đến giấy văn đến qua mạng 02 tháng (kể từ tháng 5/2019 đến kết thúc tháng 7/2019) Sau thời gian Văn phịng Trung ương Đồn khơng photo copy văn đến giấy cho đơn vị trực thuộc Trung ương đoàn, mà chuyển văn đến cho đơn vị qua phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn điện tử VNPT-Ioffice (gọi tắt “qua mạng”) 1.2 Quy trình xử lý văn đến qua mạng: a) Văn thư Trung ương Đoàn: Văn thư quan Trung ương Đoàn quét giấy văn đến gắn vào phần mềm, chuyển xử lý đến Lãnh đạo Văn phịng Ban Bí Thư b) Ban Bí Thư: xử lý văn đến, phân xử lý cho Trưởng ban, đơn vị c) Lãnh đạo Ban, đơn vị: Trưởng Ban, đơn vị sau nhận văn đến, phân xử lý cho lãnh đạo, chuyên viên “Kết thúc xử lý văn bản” d) Chuyên viên Ban, đơn vị: xử lý văn đến “Kết thúc xử lý văn bản” 1.3 Lưu ý Quy trình xử lý văn đến qua mạng: - Khi chuyển xử lý văn đến, người xử lý chọn “Xử lý chính” (một người) chọn “Phối hợp xử lý” “Xem để biết” (một nhiều người) tên người có danh sách liên quan đến quy trình xử lý có quyền truy cập vào văn Chỉ người liên quan có tên chọn quy trình xử lý văn đến quyền xử lý tra cứu liệu sau - Lãnh đạo, chuyên viên (người phân xử lý cuối cùng) xử lý xong văn đến qua mạng (công việc liên quan đến văn kết thúc), cần “Kết thúc xử lý văn bản” Nếu khơng kết thúc xử lý văn quy trình ln thể “đang xử lý”: Người phân xử lý cuối phải “Kết thúc văn bản” quy trình kết thúc Đối với Quy trình xử lý văn (văn văn chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo duyệt, chuyển văn thư phát hành): 2.1 Thời gian áp dụng: áp dụng song song giấy qua mạng có thơng báo Văn thư Trung ương đồn phát hành giấy đơn vị chuyển văn qua phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn điện tử VNPT-Ioffice đến Ban Bí Thư Lãnh đạo Văn Phịng 2.2 Quy trình xử lý văn qua mạng: a) Chuyên viên Ban, đơn vị: gắn tệp văn vào phần mềm, nhập đầy đủ mục công văn đi, chuyển đến lãnh đạo Ban, đơn vị b) Lãnh đạo Ban, đơn vị: thẩm định văn chuyển đến Ban Bí thư, Lãnh đạo Văn phịng c) Ban Bí thư, Lãnh đạo Văn phòng: Thẩm định văn bản, chuyển văn thư phát hành d) Văn thư Trung ương Đoàn: phát hành văn 2.3 Lưu ý Quy trình xử lý văn đi: - Khi trình xử lý văn qua qua mạng, chuyên viên lãnh đạo chọn “Xử lý chính” (một người), chọn “Đồng xử lý” (một nhiều người) chọn “Đồng gửi” (một nhiều người) người danh sách chọn có quyền truy cập văn Người có danh sách chọn có quyền truy cập tra cứu văn sau Về ứng dụng mobile: Phần mềm có phiên cài đặt mobile, cài đặt hướng dẫn sử dụng chi tiết xem tài liệu gửi kèm, truy cập phần mềm theo đường dẫn sau: http://qlvb.doanthanhnien.vn Công tác thống kê, theo dõi sử dụng phần mềm: Văn phịng Trung ương đồn thống kê, theo dõi quy trình xử lý văn qua mạng phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn điện tử VNPTiOffice ban, đơn vị theo tuần tính vào điểm tổng kết thi đua đơn vị Thông tin chi tiết liên quan, đề nghị liên hệ đồng chí Nguyễn Thanh Nga chuyên viên Trung tâm CNTT, Văn phịng Trung ương Đồn (di động: 0983.142.764, email: nguyenthanhngalsn@gmail.com) Trân trọng VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐỒN ... Lãnh đạo Ban, đơn vị: thẩm định văn chuyển đến Ban Bí thư, Lãnh đạo Văn phịng c) Ban Bí thư, Lãnh đạo Văn phòng: Thẩm định văn bản, chuyển văn thư phát hành d) Văn thư Trung ương Đoàn: phát hành. .. văn thư phát hành) : 2.1 Thời gian áp dụng: áp dụng song song giấy qua mạng có thơng báo Văn thư Trung ương đoàn phát hành giấy đơn vị chuyển văn qua phần mềm Hệ thống Quản lý điều hành văn điện... chí Nguyễn Thanh Nga chuyên viên Trung tâm CNTT, Văn phòng Trung ương Đoàn (di động: 0983.142.764, email: nguyenthanhngalsn@gmail.com) Trân trọng VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐỒN