MỤC TIÊU VÀ NHỮNG BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN TRUNG TÂM DU LỊCH - CÔNG TY DLHN.DOC

MỤC TIÊU VÀ NHỮNG BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN TRUNG TÂM DU LỊCH - CÔNG TY DLHN

Lời Nói Đầu

Khi đời sống xã hội ngày càng đợc nâng cao thì việc đòi hỏi đợc thoả mãn các nhu cầu về ăn, mặc, nghỉ ngơi giải trí cũng ngày càng tăng, nhất là nhu cầu đi du lịch để tham quan nghỉ dỡng, chữa bệnh , để thoả mãn trí tò mò, đợc mở mang kiến thức, sự hiểu biết và mở rộng vòng tay giao lu với các bạn bè trên thế giới

Hoà chung với sự phát triển của đất nớc, du lịch đợc coi là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn của Việt Nam Nó không chỉ góp phần tạo công ăn việc làm cho một phần lớn đội ngũ lao động, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho nhân dân mà còn đóng góp ngày càng lớn vào thu nhập quốc dân với tốc độ tăng trởng hàng năm từ 30%- 40% / năm, đem lại nguồn thu lớn về ngoại tệ cho đất nớc.

Nhận biết đợc thế mạnh đó của du lịch hàng loạt các công ty lữ hành, các đại lý du lịch lần lợt đợc ra đời nh một điều tất yếu khách quan nhằm đáp ứng nhu cầu du lịch của con ngời.

Công ty DLHN là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Uỷ ban NDTP HN dới sự chỉ đạo trực tiếp của sở DLHN Ngay từ khi đợc thành lập đến nay Công ty đã gặp không ít khó khăn về cơ sở vật chất, kỹ thuật, ph-ơng tiện hoạt động, chất lợng cán bộ công nhân viên Cộng với những ảnh hởng khách quan nh cuộc khủng hoảng về tài chính tiền tệ Châu á, sau sự kiện khủng bố 11/9 tại Trung tâm thơng mại New York Mỹ đã làm ảnh h-ởng tới lợng khách du lịch trong nớc cũng nh Thế giới Hơn nữa, trên thơng trờng của nền kinh tế thị trờng thời mở cửa Công ty còn phải cạnh tranh một cách gay gắt với các công ty du lịch khác trong cả nớc

Đứng trớc những thách thức đó, Ban Gám Đốc Công ty đã mạnh dạn đầu t những trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh du lịch, nâng cấp và mở thêm những nhà hàng, khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế, đơn giản hoá các thủ tục hành chính Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp kiện toàn, nâng cao chất lợng quản lý và lao động trong Công ty, các cán bộ công nhân viên của các phòng ban đợc cử đi học tập, bồi dỡng và nâng cao nghiệp vụ trình độ chuyên môn nhằm nâng cao khả năng nhận thức và học hỏi những kinh nghiệm của các đồng nghiệp khác.

Trung tâm du lịch là một bộ phận kinh doanh lữ hành của Công ty du lịch Hà Nội, chuyên đón và dẫn khách du lịch đi thăm quan trong nớc và n-ớc ngoài, nên Trung tâm luôn phối hợp chặt chẽ với các hãng lữ hành trong

 Chức năng của Trung tâm : - Kinh doanh lữ hành và quốc tế.

- Ký kết các hợp đồng với hãng du lịch nớc ngoài để tổ chức thực hiện chơng trình cho khách vào Việt Nam.

- Ký kết hợp đồng với cơ quan tổ chức trong nớc đi du lịch nớc ngoài hoặc trong nớc.

- Ngoài ra còn kinh doanh vận chuyển các dịch vụ khác  Nhiệm vụ của Trung tâm :

- Nghiên cứu thị trờng du lịch.

- Xây dựng và bán các chơng trình du lịch - Điều hành chơng trình du lịch.

- Dịch vụ về xuất nhập cảnh và gia hạn xuất nhập cảnh cho khách du lịch và các dịch vụ khác đáp ứng mọi nhu cầu của các đối tợng khách du lịch

Từ khi thành lập cho đến nay Trung tâm đã thu hút đợc rất nhiều khách đem lại nguồn doanh thu lớn cho Công ty Kết quả là trong 3năm (1998- 2000) Trung tâm đã đón và phục vụ khách với số lợng lớn và thu đ-ợc 68,2 tỷ đồng Vì thế năm 2000 Trung tâm đđ-ợc tặng bằng khen của Công ty là đơn vị thi đua xuất sắc của Công ty Đặc biệt năm 2002 Công ty du lịch đã đợc Dảng và Nhà Nớc ban tặng huân chơng lao động hạng nhất Đó là nhờ một phần không nhỏ từ những cố gắng phấn đấu trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm.

Với những thành quả đã đạt đợc, Công ty DL Hà Nội đã và đang có vị trí quan trọng trong nền kinh tế Quốc dân, thực hiện mục tiêu DL HN - Uy tín - Chất lợng xứng đáng là lá cờ đầu của ngành Du Lịch Việt Nam

Nội dung

1.Khái quát về công ty du lịch hà nội

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty du lịch Hà Nội với tên gọi giao dịch quốc tế là: “ Ha Noi Tourism” Trụ sở chính đặt tại 18- Lý Thờng Kiệt- Hà Nội Công ty đợc thành lập ngày 25/ 3/ 1963 với khởi điểm là một chi nhánh trực thuộc Công ty du lịch Việt Nam Đến tháng 6/1995 thực hiện Nghị định 45/ CP của Chính Phủ và Thông T 09 của Tổng Cục, Công ty dợc chuyển về UBND thành phố Hà Nội Hiện nay Công ty là một doanh nghiệp nhà nớc, dới sự chỉ đạo trực tiếp của sở du lịch Hà Nội trực thuộc UBND thành phố Hà Nội.

Cùng với thời gian và kinh nghiệm Công ty đã ngày càng lớn mạnh và không ngừng phát triển về cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho hoạt động kinh doanh Công ty là doanh nghiệp chuyên kinh doanh khách sạn, lữ hành, vận chuyển và các dịch vụ khác nhng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực khách sạn

Năm 1997 xảy ra cuộc khủng hoảng về tài chính tiền tệ của các nớc trong khu vực nên việc kinh doanh khách sạn là rất khó khăn Do vậy, việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh lữ hành là rất cần thiết và cấp bách Đứng trớc tình hình đó, nhận thức dợc tầm quan trọng là phải thu hút khách công ty đã tiến hành thành lập Trung tâm du lịch, chuyên hoạt động kinh doanh lữ hành, trên cơ sở phòng thị trờng và Trung tâm điều hành đa đón khách đ-ợc sát nhập để hoạt động kinh doanh đđ-ợc thuận tiện và dễ dàng nhng vẫn chịu sự giám sát của Công ty

Tháng 01/ 1998 Trung tâm du lịch ra đời đợc đặt tại 18- Lý Thờng Kiệt-Hà Nội cùng trụ sở với Công ty Từ khi thành lập cho đến nay Trung tâm đã thu hút đợc rất nhiều khách đem lại nguồn doanh thu lớn cho Công ty.

Trung tâm du lịch Hà Nội là một bộ phận kinh doanh lữ hành của Công ty du lịch Hà Nội, là đơn vị chuyên hoạt động kinh doanh lữ hành trực thuộc Công ty du lịch Hà Nội đợc hoạt động độc lập nên cũng có các bộ phận quản ký khác nhau theo từng chức năng giống nh Công ty lớn.

1.2 Bộ máy tổ chức của công ty.

Bớc vào nền kinh tế thị trờng hiện nay thì hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả là tiêu chí đánh giá hàng đầu của mọi doanh nghiệp Một trong những điều kiện để đánh giá đó là sự sắp xếp hợp lý và mang tính khoa học của cơ cấu bộ máy tổ chức Nó thể hiện ở tính gọn nhẹ, đơn giản mà vẫn có tầm bao quát lớn Tạo nên thành công và chỗ đứng của Công ty DLHN trên thơng trờng nh ngày nay một phần không nhỏ là do có sự bố trí sắp xếp một cách khoa học của cơ cấu tổ chức của Công ty DLHN, đợc thể hiện qua sơ

Liên doanh tong n ớc:+ Cửa hàng Paloma cafe+Nhà hàng Vân Nam

1.2.1 Nhiệm vụ của Trung tâm du lịch Hà Nội.

Hiện nay Trung tâm du lịch hoạt động ngày càng hiệu quả và có những chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Ký kết hợp đồng với các cá nhân và tổ chức nớc ngoài có nhu cầu thuê nhà để ở và làm văn phòng.

- Trực tiếp ký kết với các tổ chức kinh doanh du lịch của nớc ngoài để thu hút khách du lịch quốc tế vào Việt Nam ; đa ngời Việt Nam, ngời n-ớc ngoài c trú tại Việt Nam đi du lịch ; Tổ chức các chơng trình du lịch thu hút khách nội địa.

-Thực hiện chế độ báo cáo hàng kỳ về kết quả kinh doanh của Trung tâm cho các cơ quan cấp trên.

- Tuân thủ các quy định của pháp luật, chính sách của Nhà nớc về việc cho các cá nhân hay tổ chức nớc ngoài thuê nhà, quy định về kinh doanh lữ hành, quản lý các phơng tiện vận chuyển và các quy định khác liên quan.

- Trung tâm đợc phép ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp sản phẩm du lịch nh khách sạn, nhà hàng, công ty lữ hành trong việc cung cấp khách

Trung tâm DLHN là chi nhánh trực thuộc của công ty DLHN Tuy mới đợc thành lập nhng do thừa hởng những điểm mạnh và u thế của Công ty nên Trung tâm DLHN đã đạt đợc những thành công đáng kể Bộ máy tổ chức của Trung tâm DLHN vừa đơn giản, gọn nhẹ mà lại có sự liên kết với nhau chặt chẽ bởi các mối quan hệ chức năng, tạo nhiều tiện lợi cho việc quản lý và điều hành của Công ty

Sơ đồ số 2:Sơ đồ bộ máy tổ chức của Trung tâm du lịch.

1.3 Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận trong bộ Trung tâm du lịch.

1.3.1 Giám đốc

Là ngời chịu trách nhiệm chính tại Trung tâm, có quyền quyết định mọi mặt hoạt động của Trung tâm trong phạm vi cho phép Giám đốc có nhiệm vụ giao kế hoạch kinh doanh trực tiếp đến các phòng ban Có chức năng giám sát và chỉ đạo các phòng ban thực hiện tốt các chính sách, chiến lợc của Công ty

1.3.2 Phòng điều hành, hớng dẫn:

Điều hành chỉ đạo các hớng dẫn viên phù hợp với các tour du lịch mà khách hàng yêu cầu Có sự phân bổ hợp lý công việc của từng phòng ban Có mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng dịch vụ tại điểm du lịch để phục vụ các đoàn khách.

1.3.3 Phòng tài chính- kế toán 1.3.3.1 Chức năng:

Tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và lập hoá đơn thanh toán, làm tất cả các công việc hạch toán, thu chi và theo dõi hoạt động tài chính của Trung tâm

1.3.3.2 Nhiệm vụ:

- Thu tiền theo hợp đồng du lịch đã ký kết với khách hàng

- Chi tiền tạm ứng cho bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hợp

-Tổng kết doanh thu và chi phí định kỳ theo tháng, quý, năm và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm du lịch

1.3.4 Phòng du lịch nớc ngoài: (Outbound Department):1.3.4.1 Chức năng:

-Xây dựng và thực hiện các chơng trình cho khách du lịch Việt Nam và ngời nớc ngoài đang c trú và làm việc tại Việt nam đi du lịch ở nớc ngoài.

Tổ chức các hoạt động hợp tác, liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ

ở nớc ngoài nh các hãng lữ hành lớn ở Trung Quóc, Thái Lan, Malaysia, Singapore và ở Châu Âu, Hoa Kỳ

- T vấn và bán các chơng trình du lịch Outbound và các sản phẩm đơn lẻ nh đặt phòng khách sạn, vé máy bay, làm thủ tục visa, giấy thông hành cho khách có nhu cầu đi.

- Tổ chức và thực hiện các chơng trình du lịch đã bán cho khách hàng.

1.3.4.2 Nhiệm vụ:

- Bộ phận marketing : dựa trên mối quan hệ giữa Công ty và những đối tác nớc ngoài xây dựng các chơng trình du lịch khả thi, hấp dẫn cả về nội dung và giá cả, giới thiệu các chơng trình du lịch tới khách hàng thông qua hình thức tiếp thị trực tiếp và gián tiếp.

1.3.5 Phòng du lịch nội địa (Domestic Department)1.3.5.1 Chức năng:

- Tổ chức hoạt động liên kết và hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch đơn lẻ nh lu trú, vận chuyển, ăn uống ở các vùng du lịch, điểm đến

1.3.5.2 Nhiệm vụ

Tơng tự nh phòng du lịch Outbourd phòng du lịch nội địa cũng có các bộ phận sau:

- Bộ phận marketing : dựa vào mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch trong nớc, xác định giá thành chơng trình du lịch từ đó t vấn và bán các chơng trình du lịch cho những cá nhân và tập thể có nhu cầu.

- Bộ phận khách lẻ: Tìm hiểu nhu cầu của khách, bán chơng trình du lịch và chuyển cho bộ phận điều hành.

- Bộ phận điều hành của Trung tâm là bộ phận liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp, các đối tác là công ty lữ hành nhận khách ở các nớc dẫn du lịch từ đó nắm bắt đợc những chơng trình du lịch.

+ Dựa vào những khả năng về lợng khách sẽ tham gia chơng trình du lịch cùng với mối quan hệ với các hãng hàng không nh Vietnam airlines, Thai Ainways bộ phận điều hành trực tiếp liên hệ xin giảm giá vé cho đoàn.

+ Bộ phận điều hành nhận thông tin và hồ sơ từ bộ phận thị trờng, bộ phận gom khách từ đó đặt chỗ chính xác số lợng đoàn khách với hãng hàng không, các đối tác ở nớc ngoài, ngày khởi hành và kết thúc chơng trình.

1.3.6 Phòng du lịch trong nớc (Inbound Department).1.3.6.1 Chức năng:

- Tổ chức các hoạt động liên kết hợp tác với các hãng lữ hành nớc ngoài, với t cách là công ty lữ hành nhận khách cung cấp các dịch vụ du lịch trọn gói từ khách hàng của công ty gửi khách Liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ có tiếng trong nớc để sẵn sàng phục vụ nhu cầu du khách.

- Xây dựng các chơng trình du lịch Inbound nhằm nâng cao tính cạnh tranh với các công ty lữ hành khác trong nớc.

- Dựa vào uy tín và mối quan hệ của công ty tăng cờng các hoạt động marketing, quảng cáo thơng hiệu và các chính sách khuyến mại tới các công ty gửi khách nhằm mở rộng mối quan hệ với đối tác, tăng khả năng cạnh tranh

Tổ chức thực hiện chơng trình du lịch đã ký kết với các đối tác

1.3.6.2 Nhiệm vụ:

- Bộ phận Manketing: Có nhiệm vụ xây dựng các chiến lợc Manketing lớn thông qua các hội nghị hội thảo, các hội chợ quốc tế tổ chức trong nớc và ngoài nớc nhằm khuếch trơng quảng cáo sản phẩm, uy tín chất lợng của Công ty nhằm tìm kiếm các đối tác phát triển các hoạt động liên kết, hợp tác với các công ty lữ hành, các tổ chức cá nhân nớc ngoài có mong muốn và nhu cầu tham quan du lịch, tổ chức hội nghị hội thảo tại Việt Nam.

- Bộ phận điều hành có nhiệm vụ nhận các thông tin từ phía đối tác là các công ty gửi khách, xây dựng và thực hiện các chơng trình theo đúng

lịch trình về thời gian mà công ty gửi khách đã thông báo Điều các hớng dẫn viên theo đúng khả năng chuyên môn và liên hệ đặt dịch vụ với các nhà cung cấp.

- Bộ phận hớng dẫn viên Inbound có nhiệm vụ nhận điều từ bộ phận điều hành và thực hiện theo đúng chơng trình đã đề ra.

1.4 Số lợng và cơ cấu các bộ phận nhân sự của công ty DLHN

1.4.1 Số lợng.

Công ty du lịch Hà Nội là một Công ty có quy mô lớn vì trong khối kinh doanh khách sạn phải cần một đội ngũ lao động lớn Vì vậy số lợng lao động của công ty có thời kỳ lên 1500 ngời Từ năm 1995 khi khách sạn Thắng Lợi và khách sạn Hoàng Long tách ra làm 1 hình thí điểm trực thuộc Tổng công ty du lịch Việt Nam đến nay thì lao động trong công ty khoảng 800 ngời đợc phân công một cách hợp lý vào các bộ phận các phòng chức năng Dới đây là bảng cơ cấu của các bộ phận và số lao động trong toàn Công ty DLHN.

Bảng số 1: Cơ cấu các bộ phận của Công ty.

Hiện nay Trung tâm du lịch có số lợng cán bộ và nhân viên là 53 ngời trong đó có 12 ngời là cán bộ chủ chốt nh: Giám đốc, trởng phó phòng của mỗi bộ phận, còn lại là những nhân viên trẻ, nhiệt tình có trình độ đại học làm việc theo từng chuyên môn của mình.

Bảng số 2:Bảng thống kê số lao động đang làm việc tại Trung tâm

Các phòng banSố lao động (ngời)cán bộ nữT.Phó phòngTrình độ ĐH

( Nguồn: Báo cáo tình hình CBCNV của Trung tâm DLHN )

Qua bảng trên ta nhận thấy các CBCNV trong Trung tâm hầu hết là có trình độ đại học chiếm 96 % chứng tỏ một đội ngũ nhân lực mạnh cả về chất lợng và số lợng Độ tuổi không cao, tập trung nhất ở độ tuổi từ 25 đến 35 Đây là độ tuổi còn đang hăng say với công việc và phát huy một cách hiệu nhất năng lực công tác của mình Hầu hết đều biết hai thứ tiếng trở lên, về cơ cấu giới tính tơng đối đồng đều, 51% là nữ, 49% là nam.

Cơ cấu giới tính hợp lý nh vậy Trung tâm du lịch đã tạo cho mình một cơ sở vững chắc, điều kiện thuận lợi trong hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó thì số ngời có trình độ đại học về du lịch lại ít, hầu hết lấy từ đại học ngoại ngữ ra nên Trung tâm cần phải đào tạo thêm nghiệp vụ du lịch cho nhân viên của mình Tuy nhiên do nhu cầu đa dạng của khách du lịch

Outbound và nội địa nh du lịch đơn thuần, du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, du lịch kết hợp tham dự hội nghị triển lãm và sự cạnh tranh khốc liệt của các hãng lữ hành, các nhà cung cấp dịch vụ Ban giám đốc trung tâm du lịch chủ trơng phát huy tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân trong tập thể, phát huy tối đa mỗi quan hệ giữa các cá nhân với khách hàng của mình Từ đó mỗi cá nhân không chỉ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mà còn có thể làm đợc các nhiệm vụ khác ví dụ nh ngời làm điều hành và hớng dẫn viên có thể dựa vào mối quan hệ sẵn có của mình để markting các sản tới khách hàng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm.

* Hệ thống cơ sở vật chất

Trung tâm đợc Công ty giao cho toàn bộ tầng một gồm 7 phòng với các phơng tiện làm việc hiện đại : 23 máy vi tính, 4 máy in, 30 máy điện thoại bàn, 2 máy fax và nhiều trang thiết bị văn phòng khác… Ngoài ra Ngoài ra giám đốc, các trởng phó phòng đều đợc trang bị máy tính sách tay để tiện cho việc theo dõi các hoạt động của bộ phận mình, truy cập các thông tin cập nhật về du lịch

Về nguồn vốn kinh doanh có từ hai nguồn chính là vốn kinh doanh do Trung tâm cung cấp, chủ yếu là cơ sở vật chất, thứ hai là vốn đóng góp của các sáng lập viên.

Hiện nay vốn kinh doanh của Trung tâm là: 13.82 tỷ đồng Vốn cố định : 8,98 tỷ đồng

Vốn lu động :4,84 tỷ đồng