Lưu trữ tài liệu điện tử

MÔN HỌC LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Đề tài CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG, TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ; ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 2 Nhóm[.]

MÔN HỌC: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Đề tài: CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG, TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ; ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Nhóm 3: Nguyễn Thị Tú Khâm 1356130020 Nguyễn Thị Ngà 1356130029 Phạm Thị Như Ngà 1356130030 Lê Thị Thanh Nguyên 1356130035 Hồ Thị Nhàn 1356130037 Đặng Thị Quý 1356130042 Phan Vũ Phương Quỳnh 1356130044 Huỳnh Thị Kim Thoa 1356130052 I CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ II CÁC TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ III ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ I CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Tài liệu điện tử phải tuân theo nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ truyền thống là: - Nguyên tắc trị - Nguyên tắc lịch sư - Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp Do đặc điểm riêng biệt của tài liệu điện tử - tính liên tục của tài liệu (từ tài liệu chuẩn bị được tạo lập cho đến tiêu hủy/hay bảo quản tài liệu một trình liên tục) => tiến hành công tác XĐGTTL phải tiến hành giai đoạn chuẩn bị hình thành vòng đời của tài liệu (đây nguyên tắc mang tính đặc thù công tác xác định giá trị của TLĐT) Nguyên nhân: 1/ Yêu cầu giữ lại bảo quản phải đưa vào hệ thống điện tư thời điểm thiết kế hệ thống Nếu khơng, có nguy tài liệu được giữ lại hệ thống mợt khoảng thời gian mà chúng cịn cần thiết sau thì có thể bị xố bỏ hoặc hồ sơ tài liệu được quản lý một cách khơng có hệ thống 2/ u cầu phải tiến hành xác định giá trị lựa chọn tài liệu từ giai đoạn thiết kế hệ thống - tức trước tài liệu sản sinh - đặt vấn đề cần có phương pháp tiếp cận mới, phù hợp việc xác định giá trị lựa chọn Cụ thể là, cần phải tập trung ý vào chức của quan hay cá nhân nguồn sản sinh tài liệu, quy trình hoạt đợng mà qua chức được thực vào thân tài liệu 3 Đẩy mạnh liên tục giám sát tài liệu của quan/tổ chức sản sinh tài liệu: Các tổ chức lưu trữ phải đồng hành cùng với quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cố định để đảm bảo rằng tài liệu điện tử được sản sinh đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ điện tử II CÁC TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ  Đối với tài liệu lưu trữ nói chung, xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau đây: a) Nợi dung của tài liệu; b) Vị trí của quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa của kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức đợ tồn vẹn của phông lưu trữ; đ) Hình thức của tài liệu; e) Tình trạng vật lý của tài liệu  Ngoài tiêu chuẩn trên, TLLT còn có tiêu chuẩn riêng sau: Bảo đảm độ tin cậy, tính tồn vẹn xác thực của thông tin chứa tài liệu điện tư kể từ tài liệu điện tư khởi tạo lần đầu dạng thông điệp liệu hồn chỉnh  Độ tin cậy thơng tin TLĐT thể nguồn gốc xuất xứ tài liệu  Tính tồn vẹn thông tin tài liệu lưu trữ điện tử thông tin không bị chỉnh sửa, không liệu, giữ tính nguyên ban đầu  Tính xác thực tài liệu dùng để bền vững qua thời gian đặc điểm ban đầu tài liệu xét khía cạnh bối cảnh, cấu trúc nội dung 2.Thông tin chứa tài liệu lưu trữ điện tử truy cập, sử dụng dạng hoàn chỉnh cần thiết Một tài liệu điện tử được lựa chọn phải đảm bảo đảm được khả trì tính xác thực khả truy cập suốt trình bảo quản sau Để đánh giá được tiêu chuẩn này, cần dựa tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn quốc gia tạo lập tài liệu điện tử Như vậy tiêu chuẩn để xác định giá trị của TLĐT bao gồm tiêu chuẩn đối với tài liệu nói chung, có thể tiến hành xác định giá trị cho TLLTĐT dưa sở tiêu chuẩn bản: - Dựa vào nguồn gốc (cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân hoạt động – chức năng) sản sinh tài liệu; - Tài liệu phải đảm bảo đợ tin cậy, tính xác thực, ngun vẹn Đầy đủ nội dung, bối cảnh cấu trúc liệu, giúp người sử dụng có thể truy cập hiểu được tài liệu III ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Việc xác định giá trị tài liệu điện tử bao gồm vấn đề nổi bật cần phải quan tâm: Mợt, phải xem xét, xác định tính xác thực của tài liệu Hai, phải xác định tính khả thi của việc bảo tồn tính xác thực của tài liệu suốt trình bảo quản, khai thác sử dụng sau Ba, tiêu chuẩn đánh giá việc đánh giá phải được thực từ đầu vòng đời của tài liệu Bốn, phải liên tục giám sát tài liệu của quan/tổ chức sản sinh tài liệu  Những đặc tính của tài liệu điện tử có ảnh hưởng đến việc xác định giá trị tài liệu vì vậy cần dựa vào một số đặc điểm sau: Tồn cách hoàn chỉnh khơng bị sưa đổi tạo lưu trữ lúc ban đầu Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo đến kết thúc vịng đời của khơng tách rời sở liệu Điều cho phép đảm bảo tiếp cận tài liệu, trì trạng thái của tài liệu, đảm bảo trình quản lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu kiểm soát trình sử dụng tài liệu 2 Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác bên bên ngồi hệ thống thơng qua mã phân loại các số nhận dạng riêng khác dựa nguyên tắc phân loại VD: Khi sử dụng hệ thống chu chủn văn điện tử, tồn bợ quan, tở chức được đặt một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào trình xử lý văn giải quyết công việc cùng một hệ thống Điều bảo đảm thông suốt thống trình xử lý văn Ngoài ra, việc sử dụng văn điện tử thông qua internet hộp thư điện tử bảo đảm liên kết với hệ thống bên 3 Có ngữ cảnh hành chính, có tác giả, địa thời gian tạo ra, nhận dạng Ngữ cảnh hành hồn cảnh của tài liệu được hình thành mối quan hệ với chức năng, nhiệm vụ giải quyết công việc Ngữ cảnh thông tin chứa tài liệu hoặc đính kèm tài liệu cụ thể Đó thơng tin thân tài liệu (ví dụ: tiêu đề, tác giả, thời gian lập) người lập mục đích tạo lập tài liệu (ví dụ chức quản lý, tổ chức, đơn vị lập, sử dụng, lúc nào, vì sao) 4 Phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể Tài liệu điện tử được hình thành trình hoạt động của quan, tổ chức, cá nhân TLĐT chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh ... XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ II CÁC TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ III ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ I CÁC NGUYÊN... thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cố định để đảm bảo rằng tài liệu điện tử được sản sinh đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ điện tử II CÁC TIÊU CHUẨN... I CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Tài liệu điện tử phải tuân theo nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ truyền thống là: - Nguyên tắc trị - Nguyên