KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU ppt

KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU Lời giới thiệu Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn

KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU

Lời giới thiệu

Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn đề cấp thiết, nhất là ở Việt Nam, một đất nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, lại chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh, và thêm nữa là trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫn tới tình trạng vốn tài liệu của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hoá Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến thức cơ bản về bảo quản, nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp để bảo quản nguồn tài liệu của mình, dẫn đến việc các tài liệu bị xuống cấp nhanh hơn, kéo theo sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của của nhà nước

Để khắc phục tình trạng nói trên, những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta cũng đã quan tâm và đầu tư nhiều cho công tác bảo quản, nhiều kho tàng và nhà xưởng đã được xây mới hoặc nâng cấp, nhiều cán bộ thư viện đã được gửi đi đào tạo ở nước ngoài Một số cơ quan thông tin, thư viện và lưu trữ như: Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia, Thư Viện Quốc gia Việt Nam, Viện Nghiên cứu Hán Nôm và Cục Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức các khoá đào tạo ngắn ngày với sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật và tham gia giảng dạy của các chuyên gia nước ngoài Tuy nhiên những cố gắng đó vẫn còn quá khiêm tốn, chưa đủ đáp ứng cho những đòi hỏi bức thiết của thực tế công tác bảo quản mà chúng ta đang phải đối mặt

Trong thực tế ở Việt Nam chưa hề có một tài liệu hay giáo trình nào dành cho công tác bảo quản, do vậy sau các khoá đào tạo ngắn ngày trở về cơ sở, các cán bộ thư viện làm công tác bảo quản chưa thực sự tự tin để thực thi công việc của mình vì thiếu tài liệu hướng dẫn nghiệp

vụ cần thiết, nhất là những tài liệu bằng tiếng Việt Nhận thức được sự cấp thiết của vấn đề này, Thạc sĩ Kiều Văn Hốt - Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, thành viên ban chỉ đạo SEACAP (Uỷ ban Bảo quản tài liệu các nước Đông Nam Á) và Thạc sĩ Chu Tuyết Lan - Trưởng phòng Thông tin-Tư liệu-Thư viện, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, thành viên Ban tư vấn SEACAP

đã xây dựng dự án "Bảo quản tài liệu trong các thư viện và cơ quan lưu trữ ở Việt Nam", và Dự

án này đã nhận được sự tài trợ của Quỹ Ford Mục đích của Dự án là cung cấp những hiểu biết

và kiến thức cơ bản cả về lý thuyết lẫn thực hành cho những cán bộ đang làm công tác bảo quản tại các cơ quan, thư viện và bảo tàng lớn trong cả nước, nhằm tạo điều kiện cho họ có đủ kiến thức và vững vàng hơn khi tiến hành công việc bảo quản nhằm kéo dài tuổi thọ của nguồn tài liệu cho muôn đời con cháu mai sau

Dự án này đã được Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho phép thực hiện tại công văn số 991/CP-QHQT ngày 29 tháng 7 năm 2003 do Phó thủ tướng Chính phủ Phạm Gia Khiêm ký

Nội dung của Dự án bao gồm hai phần chính:

(1) Dịch các cẩm nang về kỹ thuật bảo quản tài liệu [Tạo các đĩa CD với tính năng liên kết mục lục với các tiểu mục của bản dịch, có kèm theo các video trình diễn kỹ thuật và hình ảnh minh hoạ]

(2) Tiến hành các khoá đào tạo tại chỗ cho các cán bộ thư viện hiện đang làm công tác bảo quản ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng lớn trong cả nước (Từ trước đến nay các lớp tập huấn ngắn ngày được tổ chức chủ yếu dành cho các cán bộ thư viện ở Hà Nội, chứ chưa có điều kiện đào tạo cho các cán bộ ở tỉnh ngoài)

Để Dự án có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, các bạn đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia, ngài Chủ tịch Quỹ Ford, đặc biệt là Tiến sĩ Michael Digregorio, bà Phùng Minh Uyên và bà Ngô Thị Lê Mai đã giúp đỡ về mặt ý tưởng và kinh phí để thực hiện Dự án Đồng thời cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn tới Trung tâm Bảo quản tài liệu vùng Đông Bắc Hoa Kỳ, ông John F Dean - nguyên Giám đốc Trung tâm bảo quản Đại học Cornell và bà Ann Kenny - Phó giám

đốc Thư viện Đại học Cornell đã cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện chương trình này và đã tham gia tập huấn, cho phép quay Video làm tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ bảo quản Sau nữa xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các bạn đồng nghiệp, các cộng tác viên đã tham gia vào công việc dịch thuật, góp phần quan trọng làm nên sự thành công của Dự án

Tập tài liệu dịch về Kỹ thuật bảo quản tài liệu này được tổ chức dựa trên các phần mềm quen thuộc với các cán bộ thư viện như: Winisis, Winword và Internet Explorer

Từ menu chính, người sử dụng có thể lựa chọn các thao tác bằng nháy chuột:

- Việc xem văn bản tài liệu được tổ chức bằng HTML dưới dạng Website Ở đây văn bản được tập trung thành các chủ đề: ngoài lời giới thiệu có các chủ đề về công tác bảo quản như: Lập kế hoạch; Môi trường; Kho tàng; Tác nhân phá hoại; Chuyển dạng tài liệu và qui trình bảo quản Cần xem chủ đề nào thì kích chuột vào chủ đề đó Trong mỗi chủ đề lại chia thành các bài, cần xem bài nào thì kích chuột vào tên bài đó ở mục lục phía bên trái Trong một số bài có ảnh minh hoạ ảnh minh hoạ được chia làm hai loại, một loại nằm trong nội dung của bài luôn

để to để có thể xem ngay cùng với văn bản, loại khác chỉ là ảnh minh hoạ, không liên quan trực tiếp đến nội dung văn bản thì để nhỏ, có thể kích chuột vào ảnh để phóng to, khi cần quay về thì dùng biểu tượng hay chức năng BACK

Khi xem văn bản các nút ở cuối màn hình cho phép tiến hành các thao tác:

ML : quay về mục lục

HD : xem hướng dẫn

IN : Thông báo hướng dẫn in

- Xem video minh hoạ Dùng khi muốn xem video minh hoạ của tài liệu Muốn xem ở chế độ toàn màn hình thì sử dụng chức năng Full Screen ở View hay gõ tổ hợp Alt+enter Dùng Esc hoặc chuột phải -> Full screen để về chế độ thu nhỏ Dùng biểu tượng ra (X) hay File -> Exit

để ra khỏi thao tác Video ở đây là bài giảng của các chuyên gia bảo quản của trường Đại học Cornell (Mỹ) tại lớp học tổ chức tại Thư Viện Quốc gia ngày 9-1-2004 Do video lớp học có dung lượng lớn, không thể đưa chung vào một đĩa CD với văn bản nên phải để ở một CD riêng Thư viện nào có nhu cầu đề nghị liên hệ với Thư viện Quốc gia Tệp ghi bài giảng và lớp học có tên là lophc.dat, muốn chạy được theo menu thì tệp này phải được copy vào thư mục c:\lhbq

- Tra cứu thông tin: Toàn bộ các bài viết được quản lý bằng cơ sở dữ liệu Winisis, cho phép tìm tin theo tên bài và theo chủ đề Từ kết quả tìm tin có thể xem toàn văn theo văn bản Winword và xem video minh hoạ bằng cách nháy chuột vào dòng thông báo tương ứng Khi xem văn bản Winword có thể in ra Nếu muốn in toàn bộ các bài thành sách thì in theo thứ tự biểu ghi

- Hướng dẫn: để xem bản hướng dẫn này

- Thoát: ra khỏi chương trình

Chương trình tự khởi động khi đưa vào ổ CD Trường hợp CD đã ở trong ổ có thể gọi chương trình bằng cách: Start -> Run -> bqtl (ở ổ CD)

Xin cám ơn FORD FOUNDATION đã tài trợ cho chương trình này

Chu Tuyết Lan

Viện Nghiên cứu Hán Nôm

Kiều Văn Hốt Thư Viện Quốc gia VN

LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN

Lên kế hoạch bảo quản là gì?

Sherelyn Ogden

Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và trưng bày các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách nhiệm bảo quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó Hiệp hội bảo tàng Mỹ đã nhận thức được trách nhiệm này Hiệp hội này đã chỉ ra trong “Các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành bảo tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo

“các tư liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất mát, không bị gây trở ngại, được theo dõi sát sao và được bảo quản tốt” Bảo quản là một phần không thể thiếu được trong nhiệm vụ của một cơ quan văn hoá, do đó việc lên kế hoạch bảo quản phải là một bộ phận trong tổng thể kế hoạch mang tính chiến lược của công tác này

+ Lên kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc bảo vệ các tư liệu đã thu thập được, việc này đòi hỏi phải xác định được các trường hợp cần ưu tiên, và cũng phải định rõ được các nguồn vốn để thực hiện công việc

+ Mục đích chính của việc lên kế hoạch là xác định được một quy trình hoạt động cho phép

cơ quan đó lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai

+ Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và những việc không bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được sử dụng một cách hợp lý

Lập kế hoạch bảo quản dài hạn

Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập được một kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn bản Đó là một tư liệu quan trọng mà bất cứ một cơ quan nào cũng cần phải có + Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo được những yêu cầu bảo quản của cơ quan

và phải vạch ra được một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu cầu của việc thu thập

tư liệu

+ Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu đề ra và những trường hợp cần ưu tiên theo một cách thức hợp lý và hiệu quả; nó là công cụ để đạt được những việc cần nhất trí làm trước trong một giai đoạn đã định Kế hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và tính nhất quán theo thời gian của một chương trình bảo quản

+ Kế hoạch này phải thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của công tác bảo quản, giúp thấy được bảo quản là một công việc có vị trí ngang với các công việc như thu thập tư liệu, diễn giải và nghiên cứu

+ Kế hoạch là một sự trợ giúp quan trọng trong việc đảm bảo những nguồn vốn cần thiết để

cả các kế hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu Khung tham chiếu này là phương hướng hoạt động của cơ quan Mọi chủ trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó

Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ quan Sự kết hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu thập được vào bản kế hoạch là vô cùng thiết yếu đối với việc thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu tiên xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn Ngoài ra , sự kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo quản với các chương trình kế hoạch mang tính chiến lược khác Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch thiết thực và khả thi Một kế hoạch nằm ngoài khả năng thực hiện và chi trả của cơ quan là một

kế hoạch vô dụng Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra tất cả những yêu cầu bảo quản thì nó

cũng cần phải chú ý đến các bước có thể đạt được nhờ nguồn vốn sẵn có hoặc huy động được (ví dụ như nhờ các khoản viện trợ hoặc gây quỹ)

Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau Có những kế hoạch dài hạn, phức tạp và chi tiết, lại

có những kế hoạch ngắn gọn và đơn giản Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan

Khảo sát đánh giá nhu cầu

Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của cơ quan và các hoạt động đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó Những thông tin này phải được đưa vào các báo cáo khảo sát Nhiều cơ quan chỉ có báo cáo khảo sát xem xét các nhu cầu đối với các tư liệu thu thập được nói chung Đối với một số cơ quan có nhiều hệ thống tư liệu và các nhu cầu lên kế hoạch phức tạp thì cần thiết phải có thêm những khảo sát đề cập đến những khó khăn cụ thể hoặc những yêu cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các loại tư liệu khác nhau

Vì khảo sát là bộ phận quan trọng để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế hoạch bảo quản, cho nên tiến hành các khảo sát đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch của cơ quan là điều vô cùng quan trọng

+ Khảo sát phải đánh giá được các chủ trương, việc thực hiện và các điều kiện của cơ quan

có ảnh hưởng đến công tác bảo quản các tư liệu lưu trữ

+ Khảo sát phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ các tư liệu lưu trữ, phải chỉ ra được những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó, cũng như bằng cách nào để bảo quản các tư liệu đó lâu dài

+ Khảo sát cũng phải xác định được các yêu cầu bảo quản cụ thể, phải đề xuất được các hoạt động đáp ứng được yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các hoạt động đã được đề xuất đó

Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu cũng cần phải được khảo sát Cần phải xác định cho được những rủi ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải tính đến các yếu tố như môi trường, bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng, trông coi, xử lý bảo quản, các chủ trương và việc thực hiện Cũng cần lưu

ý rằng bản thân tòa nhà dùng để lưu trữ các tư liệu cũng được coi là một phần của công tác lưu trữ Đó là các toà nhà có kết cấu mang tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc cao Trong trường hợp này các hoạt động bảo quản toà nhà cũng phải được coi trọng như các hoạt động bảo quản vốn tư liệu

Tất cả những thông tin trên phải được ghi lại trong các báo cáo khảo sát chính thức một cách

rõ ràng, dễ hiểu và được trình bày theo khuôn mẫu thống nhất, bằng cách này mọi thông tin sẽ được sắp xếp và trích dẫn một cách dễ dàng Báo cáo là công cụ để soạn thảo các kế hoạch bảo quản; nó phải chứa đựng các thông tin dễ hiểu và dễ sử dụng

Sẵn sàng hỗ trợ

Các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương luôn sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan văn hoá về tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch bảo quản Các chương trình này tài trợ các hội thảo, tiến hành đánh giá các yêu cầu chung và tiến hành khảo sát riêng từng mục, đồng thời hướng dẫn nhân viên trong cơ quan tiến hành các khảo sát tại chỗ Để có thêm thông tin, hãy liên hệ với trung tâm bảo quản về các thông tin liên quan đến các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản

Tiến sĩ Margaret Child

Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan Để việc ra các quyết định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được

Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định hướng hoạt động của cơ quan Những mục tiêu này cần phải được xác lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu Nếu như định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gì cho các mục tiêu đó

Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện được chia theo hai tiêu chí Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính Bảo quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên

Phương pháp lập kế họach

Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy chuẩn Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn Hiệp hội các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo quản” Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lý công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà các nơi này quan tâm CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việc đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản Các công cụ này cũng như các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tố cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể Kết quả của việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy chuẩn ưu tiên

Tính toán rủi ro

Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản của cơ quan đó Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ và sử dụng, và về hệ thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát

Khảo sát các điều kiện bảo quản

Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một cách kỹ lưỡng về các

cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua Các khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự xuống cấp của các văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp,

vì vậy các cơ quan khác không cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi

cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khẳng định rằng các mẫu đó tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị để xin các dự án tài trợ

Khảo sát môi trường

Để có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và trong năm Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua các thư viện của bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện của các trường đại học gần đó có ban quản

lý về công tác bảo quản Hỗ trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải một cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các cách phục chế

Làm thế nào để giám sát một cách bao quát về sự thay đổi khí hậu trong từng kho tài liệu là vấn đề mang tính quản lý, mà vấn đề này lại phụ thuộc vào các điều kiện tại chỗ và phụ thuộc vào phạm vi nguồn tư liệu trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy Trong việc khảo sát về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ thiệt hại tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa sổ hoặc ánh sáng tổng hợp Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm cũng phải được xem xét, nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến khi có sự đổi mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC

Khảo sát hệ thống bảo vệ và sử dụng

Ngoài ra, lên một kế hoạch hiệu quả cho chương trình bảo quản đòi hỏi cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thống khác nhau, các quy tắc và các chủ trương chính sách đã định, để đề phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng

và trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp Đảm bảo thực hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ

Kết cấu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các nguy cơ có thể xảy ra như rò rỉ hoặc gây cháy nổ Hệ thống xác định và dập cháy cũng cần phải được kiểm tra đánh giá Các hệ thống an ninh, gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với thảm hoạ cũng cần phải được xem xét Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo người sử dụng và nhân viên trong việc trông coi và sử dụng các tư liệu lưu trữ và cũng cần đánh giá các thiết bị lưu trữ, các hợp đồng đóng sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp để bảo quản, lưu trữ, và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế Có thể cũng hữu ích khi theo dõi một số các tư liệu, ấn phẩm ngay từ khâu bổ sung thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng, qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện, nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấn đề về những thủ tục hoặc việc sử dụng có thể làm hư hại đến tư liệu đó Tiến hành các hoạt động như vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hưởng của những thiệt hại tiềm tàng trong các công việc này

Xác định giá trị

Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình bảo quản cũng cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng của các khu khác nhau trong số các tư liệu lưu trữ để có thể đánh giá được giá trị tri thức của các tư liệu ấn phẩm đó Trong thư viện thì tổng quan phân nhóm các khu vực tra cứu đã chứng tỏ là một công cụ hữu hiệu Chương trình phần

mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra bốn câu hỏi đơn giản với ý định đánh giá giá trị của các tài liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang Một khi cơ sở thư viện không chọn lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên đây thì các câu hỏi sau

sẽ giúp thiết lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá trị giáo dục của các tài liệu và các ấn phẩm về mặt ưu tiên của cơ sở và về toàn bộ các tài liệu đề cập đến vấn đề này:

1 Tầm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ấn phẩm này đề cập đến là gì? Các tài liệu này có giá trị chủ yếu mang tính địa phương, toàn bang, cục bộ, toàn quốc hay quốc tế?

2 Các tài liệu ấn phẩm này có liên quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề đang lưu trữ tại thư viện?

3 Các tài liệu này có liên quan gì đến các tài liệu cũng cùng đề tài ở các thư viện khác?

4 Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin đã được ghi chép, phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác?

5 Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này không?

6 Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là thu thập các tài liệu mới?

7 Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hưởng gì đến việc minh chứng và hiểu biết về vấn đề này?

Thông qua tiến trình này, dễ dàng nhận ra rằng đa số các tài liệu lưu trữ ở hầu hết các thư viện đều không có giá trị lâu dài Tuy vậy, các tài liệu này lại đang được lưu tâm, vì vậy chúng cần phải được bảo vệ để tránh xuống cấp và hư hỏng để có thể sử dụng càng lâu càng tốt

Các nhà đánh giá cũng cần phải xác định được liệu các tài liệu ấn phẩm này có giá trị thực sự không thông qua việc xem xét các giá trị tượng trưng, giá trị tiền tệ và giá trị cổ của nó Các giá trị nội tại này sẽ ảnh hưởng đến các ưu tiên trong công tác bảo quản Thường thường điều đó cũng sẽ xác định liệu có thể chấp nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc việc chọn các biện pháp bảo quản thích hợp hay không

Các nguồn vốn có sẵn

Tất cả các thông tin thu được về tình trạng của các tư liệu thu thập được, tình hình điều kiện môi trường, các yếu tố khác liên quan đến việc lưu trữ, và sự ước tính giá trị của chúng, cuối cùng đều cần phải được cân đối với nguồn vốn mà cơ sở có thể huy động được và cân đối với khả năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu đã định đó Về điểm này thì tiến trình lên kế hoạch phải được áp dụng và phải xác định được các hành động cần thiết thực hiện

Các nhà hoạch định cần nhận thức rằng có thể áp dụng một số sáng kiến đóng góp đáng kể cho việc tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tầm được mà không cần phải bổ sung ngân sách hoặc tăng thêm khoản ngân sách hiện có Ví dụ toàn bộ các việc như đào tạo nhân viên và người sử /dụng trong công tác trông coi và quản lý, việc xem xét các hợp đồng đóng sách theo chỉ dẫn Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện của Viện đóng sách thư viện, việc thực hiện lưu trữ có hệ thống và bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị kế hoạch phòng rủi ro, việc thực hiện theo các tiêu chí khi mua các thiết bị lưu trữ, việc cộng tác với các nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm ổn định nhiệt độ và độ ẩm, cũng như việc kết hợp các dự định bảo tồn trong các chủ trương và thủ tục đều có thể được thực hiện tốt trong khuôn khổ nhân sự và nguồn phân bổ ngân sách hiện có Đây chưa phải là tất cả các việc mà chỉ là một số ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay đổi cách làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản

Ngược lại, thường thì tăng ngân sách chỉ áp dụng cho các việc như thay thế một lượng đáng

kể các thiết bị lưu trữ hay các thiết bị bảo tồn đi kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu bằng cách tân trang toà nhà hoặc lắp đặt hệ thống điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp xếp lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ hay thuê ngoài Hơn nữa, ba việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu của nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như trong các vấn đề bảo quản đã qua và sắp tới mà có thể đạt được điều này qua các hội thảo hoặc các khoá đào tạo ngắn hạn ngay cho dù rút cục cũng cho đấu thầu công việc

Môi trường lãnh đạo.

Bất cứ một quá trình lập kế hoạch nào cũng phải tính đến môi trường lãnh đạo trong đó tiến hành chương trình dự định thực hiện Vì vậy cần phải tỉnh táo trước các trở ngại về mặt quản lý lãnh đạo như trước sự thiếu hụt về kỹ thuật và không đủ nguồn vốn Đa phần thành công của một kế hoạch bảo quản phụ thuộc vào tâm nguyện ủng hộ của các nhà quản lý của cơ sở trước các thay đổi cần thiết Sự ủng hộ đó cần phải được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch và cần phải được duy trì qua các báo cáo về việc triển khai và kiểm tra qua đó thông qua các việc khuyên làm Việc đảm bảo cơ sở tiếp tục cho một số nguồn vốn cần thiết sẽ được cấp cũng rất quan trọng, có thể là việc phân bổ quỹ thời gian hoặc khả năng điều chỉnh lại một số dòng trong ngân sách hoặc cấp dòng ngân sách bổ sung Điều đó có nghĩa là cần phải làm cho các nhà quản lý hàng đầu của các cơ sở tham gia và ủng hộ quá trình này Điều này cũng phụ thuộc nhiều vào sự hợp tác của các nhân viên khác của cơ sở Trong chừng mực có thể thì việc lập kế hoạch cần ngăn chặn được sự mất đoàn kết nội bộ bằng cách liên kết và thuyết phục mọi nhân viên có công việc bị thay đổi thấy được tầm quan trọng của sự thay đổi đó Tương tự như vậy, nhiều phần trong chương trình bảo quản đòi hỏi sự hợp tác của các nhân viên bên ngoài cơ sở như các nhà quản lý hoặc các kỹ sư xây dựng Một lần nữa, việc giúp họ thấy được tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thống xây dựng hay sửa chữa để bảo tồn các tư liệu

ấn phẩm, cũng rất cần thiết

Trong mọi trường hợp, nên chuẩn bị các dữ kiện chính xác về những tác hại khi không tiến hành thay đổi, nếu có thể thì bao gồm cả chi phí tiền mặt cho việc phục hồi hư hỏng và xuống cấp, cũng như đưa ra các ước tính sát giá về chi phí cho việc tiến hành các thay đổi đó Việc thực hiện chương trình theo kiểu đưa ra mục tiêu cho từng giai đoạn cũng rất cần thiết, nhờ vậy mỗi khó khăn sẽ được xác định rõ ràng, và có thể tìm kiếm nhiều nguồn vốn trong vòng vài năm hoặc theo từng giai đoạn

Công tác bảo quản dự phòng.

Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác định các ưu tiên và thực hiện, cần ghi nhớ trách nhiệm đầu tiên của nhà quản lý là đảm bảo rằng toàn bộ các tư liệu ấn phẩm lưu trữ có thời hạn sử dụng lâu nhất Điều này hoàn toàn đúng vì không có một lý do nào khác ngoài việc bảo toàn vốn đầu tư vào các tài liệu lưu trữ của cơ sở Biện pháp tiết kiệm nhất để kéo dài tuổi thọ của tư liệu là thực hiện các biện pháp dự phòng ngăn chặn sự xuống cấp ở mức tối đa Công tác bảo quản dự phòng cũng đóng vai trò quan trọng đối với thư viện và các tư liệu lưu trữ như các biện pháp y tế dự phòng đối với con người vậy Hầu hết các hoạt động được coi là công tác bảo quản dự phòng là các hoạt động mà mỗi cơ

sở bình thường vẫn làm: thu thập, đóng sách, xử lý các tư liệu không phải dạng in ấn, đưa lên giá, luân chuyển và lau chùi các phương tiện của thư viện cũng như các tư liệu thu giữ, sao chép, sửa chữa nhỏ, và không cho phép sử dụng Tuy nhiên, là các phần việc trong chương trình bảo quản, giờ đây các công việc này được thực hiện với nhận thức mới về ảnh hưởng của việc

sử dụng lâu dài các tư liệu này và với sự phù hợp với các chỉ dẫn và tiêu chuẩn bảo quản hiện hành Tuy vậy, không nên nhìn nhận chương trình bảo quản dự phòng như là một chương trình

bổ sung mà là một phần trọn vẹn của công tác và trách nhiệm hàng ngày của cơ sở

Điều đó cũng không có nghĩa là thực hiện một chương trình dự phòng là không tốn kém gì Thực sự thì bộ phận quan trọng nhất, hệ thống điều chỉnh không khí đảm bảo một môi trường ổn định suốt ngày đêm và quanh năm trong phạm vi dao động nhỏ được định ra theo tiêu chuẩn quốc gia lại rất đắt tiền Khi phát triển một kế hoạch bảo quản, cần phải cân nhắc giữa chi phí cho việc đảm bảo một môi trường lý tưởng với việc không làm gì cả Cụ thể là khi đặt ra các ưu tiên, cần phải hiểu rằng điều chỉnh môi trường phù hợp là mấu chốt của toàn bộ công tác bảo quản và lưu trữ Tất cả những gì mà cơ sở làm để ngăn chặn sự xuống cấp của các tư liệu lưu trữ hay sửa chữa các hư hỏng về mặt lý hoá sẽ trở nên vô dụng nếu các tư liệu đó vẫn tiếp tục bị bảo quản trong các điều kiện môi trường xấu Vì vậy rất quan trọng khi hợp nhất toàn bộ công việc bảo quản nguồn tư liệu lưu trữ có giá trị lâu dài của cơ sở với toàn bộ các hoạt động của nó Đạt được một môi trường tốt nhất trong điều kiện hiện có cũng quan trọng không kém, đồng thời nỗ

lực cao nhất ưu tiên công tác bảo quản để có thể nâng cấp môi trường sao cho việc lưu giữ tư liệu tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc gia

Bảo quản phục chế.

Hiện nay có nhiều hạn chế đối với các nhân viên trông coi nguồn tư liệu, những người mong muốn tăng cường thời hạn sử dụng các tư liệu lưu trữ Nếu họ xử lý loại giấy nhiễm axít thì có thể khử axít từng tờ một hoặc đưa toàn bộ tài liệu vào máy khử axít hàng loạt Nhưng việc khử axít hàng loạt phải được thực hiện có tính toán Nó có thể vẫn rất hiệu quả và làm chậm quá trình hoá tính gây hỏng giấy Tuy nhiên, nên nhớ rằng việc khử axít hàng loạt không phải là một quá trình làm cho giấy được bền, nó không đảm bảo độ đàn hồi và độ chắc cho giấy đã bị giòn

Nó chỉ hữu hiệu khi áp dụng với giấy mới bị nhiễm axít, khi quá trình giòn chưa xảy ra

Một biện pháp khác là in lại các tài liệu hay sách để lưu giữ càng nhiều thông tin mà nó chứa đựng Hầu hết công việc này thường được xử lý bằng cách chụp vi phim hoặc bằng cách chụp lại trên giấy kiềm Cũng có một số dự án thử nghiệm việc số hoá Khi tiến hành các phương pháp này cũng cần lưu ý đến một số điều kiện nhất định Việc sao chụp lưu giữ phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật đã được tiêu chuẩn hoá, và bất cứ một cơ sở nào tham gia vào dự án đều phải tuân theo nghiêm ngặt các tiêu chuẩn này Việc chụp phim cũng cần phải được tiến hành phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia hiện hành và phim âm bản lưu giữ cũng phải được cất giữ dưới những điều kiện môi trường có kiểm soát nếu như bản phim đó được coi là một vi phim bảo quản thực thụ Quản lý các dự án chụp phim bảo quản cũng đòi hỏi kiến thức đáng kể, và cũng nên tham khảo các nhà tư vấn có kiến thức khi lập hay giám sát một dự án như vậy Cuối cùng thì chỉ trừ các cơ sở thư viện có quy mô lớn có các chuyên gia được đào tạo cao còn lại các cơ

sở khác vẫn còn xa lạ với công tác bảo quản số hoá Trong khi còn nhiều điều phải học hỏi qua các dự án, thì một thư viện bình thường vẫn còn biết quá ít về các chi phí lưu trữ, khả năng chuyển đổi dữ liệu và các yếu tố khác để có thể coi đó như một lựa chọn khả thi

Cuối cùng, có nhiều cách xử lý lưu trữ Việc xử lý này bao gồm rất nhiều quy trình cần phải

có các nhà bảo quản chuyên nghiệp thực hiện Một số các bảo tàng và thư viện tra cứu lớn có các phòng thí nghiệm về bảo quản và các nhân viên bảo quản chuyên nghiệp tại chỗ Hầu hết các cơ sở thư viện, bảo tàng đều ký kết với các phòng thí nghiệm địa phương hoặc các nhân viên bảo quản hành nghề tư nhân để xử lý các công tác bảo quản lưu trữ

Nói chung khi cân nhắc các cách xử lý bảo quản mọi loại, thì nhà quản lý công tác bảo quản trước tiên phải có thông tin đầy đủ về bản chất của việc hư hỏng cần sửa và đặc tính của các tư liệu cần xử lý để biết được có thể làm những gì với trình độ chuyên môn sẵn có của cơ sở Nói cách khác, phải nhận ra rằng những người tình nguyện được các chuyên gia bảo quản có kinh nghiệm hướng dẫn có thể sửa chữa các tài liệu lưu hành nhưng không thể cho họ sửa chữa các tài liệu có giá trị lâu dài Hơn nữa, người quản lý công tác bảo quản phải trang bị đầy đủ kiến thức để có thể chọn lựa cách xử lý thích hợp, nghĩa là biết được khi nào cần chụp bằng máy photo và khi nào cần chụp phim hay khi nào không cần in lại vì ảnh hưởng đến việc mất thông tin

Thiết kế một chương trình bảo quản tư liệu đòi hỏi phải đưa ra một loạt các quyết định Các quyết định này không dễ gì đưa ra, và có thể cần thiết tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà cố vấn Cần lưu ý rằng qua việc lập một kế hoạch bảo quản đầy đủ và hoàn chỉnh chúng ta đã đưa ra các phương thuốc hữu hiệu giúp phục hồi các tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài có nguy cơ bị hỏng

Khảo sát và đánh giá các nhu cầu về bảo tồn

Sherelyn Ogden

Khảo sát đánh giá nhu cầu là thiết yếu đối với việc hoạch định kế hoạch bảo quản Kế hoạch này phải dựa trên những nhu cầu của cơ quan cũng như những hoạt động cần thiết để đáp ứng những nhu cầu đó Thông tin về các loại nhu cầu được cung cấp qua các báo cáo điều tra Nhiều

cơ quan tiến hành một cuộc khảo sát duy nhất để xem xét mọi loại nhu cầu một cách tổng thể Đối với các cơ quan có nhiều nhu cầu đa dạng và phức tạp, cần phải tiến hành thêm các khảo sát

để chỉ ra được các vấn đề cụ thể hay yêu cầu của các bộ sưu tập nhất định hoặc của các loại hiện vật

Do các cuộc khảo sát là nền tảng cho việc hoạch định kế hoạch bảo quản nên một cuộc khảo sát đáp ứng được các yêu cầu về kế hoạch của cơ quan có ý nghĩa rất quan trọng

- Một cuộc khảo sát phải đánh giá được các chính sách, các công việc thường làm và các điều kiện trong cơ quan có ảnh hưởng đến việc bảo quản các bộ sưu tập

- Nó phải chỉ ra được tình hình chung của tất cả các bộ sưu tập cũng như những gì cần phải làm để cải thiện tình trạng đó và làm thế nào để bảo quản chúng về lâu dài

- Nó phải xác định được các nhu cầu cụ thể về bảo quản và đưa ra các hoạt động phù hợp để đáp ứng được những nhu cầu đó cũng như sắp xếp các hoạt động đó theo thứ tự ưu tiên

Một cuộc khảo sát phải bao quát toàn bộ toà nhà lưu giữ các bộ sưu tập và xác định được những nguy cơ đe doạ chúng, bao gồm các yếu tố như môi trường, lưu trữ, an ninh và truy cập, bảo quản tài liệu, cách thức tu bổ, các chính sách và công việc thực tế Cần lưu ý rằng toà nhà nơi lưu giữ các bộ sưu tập thường cũng là một bộ phận của bộ sưu tập đó Đó là trong trường hợp các toà nhà có ý nghĩa về mặt lịch sử hoặc kiến trúc điển hình Trong trường hợp này, cần phải xem xét đến các hoạt động được tiến hành để bảo quản toà nhà cũng như các bộ sưu tập mà

nó lưu trữ

Tất cả các thông tin này cần được ghi chép lại thành một báo cáo khảo sát chính thức Báo cáo này cần được viết với văn phong rõ ràng, rành mạch và được trình bày sao cho người xem

có thể dễ dàng xác định hay trích dẫn được thông tin cần tìm Nó là phương tiện mà bạn có thể

sử dụng để phác thảo kế hoạch bảo quản của bạn, do vậy nó phải chứa đựng thông tin bạn cần với ngôn ngữ dễ hiểu và hình thức dễ tiếp cận

Một cuộc khảo sát đánh giá nhu cầu có thể do cơ quan tư vấn bên ngoài hoặc do các nhân viên của cơ quan đó tiến hành Mỗi hình thức đều có những ưu điểm và hạn chế cần được xem xét trước khi tiến hành thuê tư vấn bên ngoài hay yêu cầu nhân viên trong cơ quan thực hiện Trong trường hợp hợp đồng với tư vấn bên ngoài, cần thiết phải kiểm tra các bằng cấp và thư giới thiệu của người đó trước khi thuê

So sánh tư vấn bên ngoài với nhân viên trong cơ quan

Ưu điểm của việc thuê nhân viên tư vấn bên ngoài:

- Một tư vấn viên bên ngoài có thể có nhiều kinh nghiệm hơn bất cứ ai trong cơ quan của bạn Người đó có thể đã thực hiện nhiều cuộc khảo sát, quen với các bước tiến hành công việc

và đã từng xử lý nhiều tình huống đa dạng hơn Ngoài ra, anh ta có thể có hiểu biết hơn hẳn về các nguồn lực bên ngoài mà chúng có thể hữu ích trong việc hoàn thiện dự án Điều này khiến cho nhà tư vấn có hiểu biết rộng hơn và toàn diện hơn khi đưa ra các lời khuyên

- Nhà tư vấn có thể là chuyên gia trong một lĩnh vực hay một loại sưu tập cụ thể Điều này rất hữu ích trong việc đưa ra nhận xét

- Nhà tư vấn bên ngoài có thể nói lên những ý kiến mang tính chỉ trích mà không sợ bị một

áp lực nào Do đó anh ta có thể chỉ ra những tình trạng cần thay đổi, ngay cả khi thay đổi đó không làm vừa lòng người khác Vì thế nhà tư vấn không bị hạn chế hay cản trở từ phía các mối quan hệ trong cơ quan

- So với đội ngũ nhân viên cũng như đội ngũ quản lý của cơ quan, nhà tư vấn bên ngoài thường được tín nhiệm hơn ngay cả khi sự tín nhiệm này chưa được kiểm chứng Vì vậy nhà tư vấn được coi như một người có thế lực

- Có lẽ lợi thế lớn nhất của việc thuê tư vấn bên ngoài là nhân viên tư vấn đó có thời gian tiến hành công việc Anh ta có thể đến làm việc theo một thời gian biểu cố định, hoàn thành việc khảo sát và viết báo cáo đúng thời hạn

Bất lợi của việc thuê tư vấn bên ngoài

- Một nhà tư vấn bên ngoài không biết được nguồn gốc hoặc khuôn khổ hoạt động của cơ quan là nguồn gốc nảy sinh các vấn đề Anh ta không nắm được truyền thống và đặc điểm riêng của cơ quan nên có thể đưa ra những ý kiến thiếu thực tiễn hoặc nằm ngoài khả năng thực hiện của cơ quan

- Việc thuê tư vấn bên ngoài đòi hỏi một khoản tiền phí tư vấn mà có thể đối với cơ quan vào thời điểm đó thì khoản tiền này không sẵn có Điều này khiến cho việc thuê tư vấn có vẻ đắt hơn cho dù trên thực tế, khảo sát do các nhân viên trong cơ quan thực hiện cũng đòi hỏi chi phí không kém, thậm chí có thể còn tốn kém hơn nhiều nếu xét về thời gian thực hiện

Ưu điểm của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan

- Là nhân viên của cơ quan, người khảo sát nắm được các giá trị và chức năng của cơ quan, hiểu rõ khuôn khổ hoạt động cũng như nguồn gốc nảy sinh vấn đề Vì lý do này, anh ta có thể đưa ra những ý kiến có tính thực tiễn hơn so với tư vấn bên ngoài

- Người khảo sát nắm được vị trí lưu giữ tất cả các bộ sưu tập, đặc điểm của khoảng không gian lưu trữ cũng như biết được các thiết bị hỗ trợ hoạt động ra sao Điều đó tạo điều kiện cho

họ làm việc nhanh hơn và đưa ra những kiến nghị phù hợp hơn

- Nhân viên trong cơ quan có thể làm việc tỉ mỉ hơn do không bị hạn chế về mặt thời gian trong khi nhà tư vấn bên ngoài bị khống chế bởi thời gian

- Việc sử dụng nhân viên trong cơ quan sẽ tránh làm phát sinh thêm 1 khoản chi phí, làm cho cuộc khảo sát có vẻ ít tốn kém hơn mặc dù trên thực tế nó tốn rất nhiều thời gian của nhân viên

Hạn chế của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan

- Nhân viên trong cơ quan có những định kiến và chương trình làm việc riêng có thể ảnh hưởng đến việc họ nhận định vấn đề và đưa ra ý kiến

- So với tư vấn bên ngoài, nhân viên trong cơ quan khó có thể trở thành nhân tố thay đổi Họ

có thể ngần ngại khi gợi ý những thay đổi nhất định do chúng có khả năng gây ra những tác động bất lợi cho bản thân họ hoặc cho những nhân viên khác, hoặc cũng có thể trên cơ sở những kinh nghiệm trước đó, họ cho rằng những đề xuất thay đổi đó sẽ không được thực hiện

- Thời gian thực hiện khảo sát và hoàn thành báo cáo của nhân viên trong cơ quan sẽ dài hơn

so với tư vấn bên ngoài vì họ phải thực hiện những công việc hàng ngày của mình song song với việc khảo sát

- Nhà quản lý cũng như các nhân viên khác của cơ quan có thể cho rằng người nhân viên thực hiện việc khảo sát không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như kiến thức so với một nhà tư vấn ở bên ngoài cơ quan, ngay cả khi điều này là không chính xác, do mức độ tín nhiệm đối với nhân viên trong cơ quan không cao

Các nguồn hỗ trợ cho việc thực hiện khảo sát

Khảo sát do tư vấn bên ngoài tiến hành

Các tổ chức cấp địa phương và nhà nước đều có tài trợ kinh phí cho các cuộc khảo sát Hãy liên hệ với các tổ chức văn hoá hoặc hiệp hội bảo tồn địa phương để biết tên và địa chỉ của các

tổ chức tài trợ phù hợp của địa phương Liên hệ tài trợ cấp nhà nước theo những địa chỉ sau: Conservation Assessment Program (Chương trình đánh giá bảo tồn)

Heritage Preservation (Bảo tồn Di sản)

1730 K Street, NW

Suite 566

Washington, DC 20006

Telephone; (202) 634-1422

MAP II: Collections Management Assessment (Đánh giá quản lý các bộ sưu tập)

American Association of Museums (Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ)

Museum Assessment Program (Chương trình đánh giá Bảo tàng)

1575 Eye Street, NW, Suite 400

Washington, DC 20005

Telephone: (202) 289-9118

Institute of Museum and Library Services (Viện Dịch vụ Thư viện và Bảo tàng)

1100 Pennsylvania Ave NW, Suite 510

Washington, DC 20506

Telephone: (202) 606-8536

Liên hệ với nhân viên tư vấn khảo sát theo địa chỉ:

American Institude for Conservation of Historic and Artistic Works (Viện bảo tồn các tác phẩm nghệ thuật và lịch sử)

1717 K Street, NW, Suite 301

Washington, DC 20006

Telephone: (202) 452-9545

Khảo sát do nhân viên trong cơ quan tiến hành

Nếu cần sự hỗ trợ cho những khảo sát này, hãy tham khảo cuốn “Đánh giá bảo tồn - Công cụ

để hoạch định, thực hiện và lập quỹ” (The Conservation Assessment / A Tool for Planning, Implementing, and Fundraising), tái bản lần 1, Sara Wolf Green sửa chữa, Viện Bảo tồn tài sản văn hoá quốc gia (nay là Viện Bảo tồn Di sản) và Viện Bảo tồn Getty xuất bản năm 1991 ấn phẩm này hiện có tại:

Heritage Preservation (Viện Bảo tồn Di sản)

1730 K Street, NW

Suite 566

Washington, DC 20006

Telephone: (202) 634-1422

Getty Conservation Institude (Viện Bảo tồn Getty)

1200 Getty Center Drive

Canadian Council of Archives

tư cách là Giám đốc của NEDCC; các bài viết về chủ đề liên kết thư viện của Jan Oldham; các kinh nghiệm từ các chương trình khảo sát của NEDCC và Hệ thống thư viện Đông Nam (SOLINET) do Mildred O’Connell, Karen Motylewski và Lisa Fox chỉ đạo Địa chỉ liên hệ:

Merrill-Northeast Document Conservation Center (Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc)

Ngoài ra còn có một số ấn phẩm hữu ích khác như Sổ tay tiêu chuẩn thực hành cho các bảo tàng (1009) (the Standard Practices Handbook for Museums) và cuốn Bảng tự đánh giá (1991) (the Self-Evaluation Checklist) do Hội Bảo tàng Alberta xuất bản Hiện có tại:

Alberta Museums Association (Hội Bảo tàng Alberta)

American Association of Museums (Hiệp Hội bảo tàng Hoa Kỳ)

International Center for the Preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm Bảo tồn và Phục chế Tài sản Văn hoá Quốc tế)

Via di San Michele 13

1-00153 Rome, Italy

Ghi chú

Bản hướng dẫn này trích từ cuốn “Kế hoạch bảo tồn: Hướng dẫn soạn thảo kế hoạch dài kỳ” (Preservation Planning: Guidelines for Writing A Long-Range Plan) cuả Sherelyn Ogden, NEDCC xuất bản với sự hỗ trợ của Viện Dịch vụ Thư viện và Bảo tàng Cuốn sách này hiện có tại Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ

Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên

Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota

Hầu hết các cơ quan đều có những nhu cầu về công tác bảo quản, đòi hỏi cần phải có nhiều hoạt động để thực hiện nhu cầu đó Nhưng các nguồn lực của 1 cơ quan thường bị giới hạn nên không thể thực hiện được tất cả các hoạt động

Vì vậy, việc xác định hoạt động nào là quan trọng nhất để chúng được ưu tiên thực hiện là điều thiết yếu đối với mỗi cơ quan

Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên là quá trình quyết định những hoạt động nào có tác động đáng kể nhất, những hoạt động nào quan trọng nhất và những hoạt động nào là khả thi nhất

Các hệ thống đánh giá và quản lý nguy cơ đang ngày càng được phát triển Chúng được phát triển từ các nhu cầu bảo quản của những bộ sưu tập lịch sử tự nhiên lớn và phong phú, rồi bản thân chúng lại tạo ra một cách tiếp cận thực tiễn đối với những bộ sưu tập đó

Hiện tại, cách đơn giản nhất đối với nhân viên của hầu hết các cơ quan, nhất là các cơ quan nhỏ, trong việc thực hiện sắp xếp các hoạt động bảo quản theo thứ tự ưu tiên là xem xét cẩn thận những tiêu chí cụ thể, tính toán những yếu tố phù hợp có liên quan đến những bộ sưu tập và đưa

ra những đánh giá về mặt giá trị trước khi đi đến kết luận

Các tiêu chí ưu tiên

3 tiêu chí sau rất hữu ích khi sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên:

- Tiêu chí thứ nhất là sự tác động Sự tác động là phạm vi mà một hoạt động sẽ giúp cải tiến việc bảo quản các bộ sưu tập của cơ quan Pamela Darling đã miêu tả những hoạt động có khả năng tác động lớn trong cuốn sách hướng dẫn của bà về kế hoạch bảo quản cho các thư viện như

là những hoạt động sẽ tạo ra những cải tiến to lớn đối với điều kiện hiện tại của các tài liệu, giảm đáng kể tỷ lệ hao mòn và tăng đáng kể tính hiệu quả của những hoạt động bảo quản hiện

có hoặc tiết kiệm được một phần không nhỏ về thời gian, công sức và tiền bạc

Để đánh giá được về tác động, cần xem xét một số câu hỏi: Việc thực hiện một hoạt động nhất định sẽ cải thiện tình trạng bảo quản các bộ sưu tập tới mức độ nào? Tác động trực tiếp của hoạt động đó lớn đến đâu và tác động phụ của nó là gì? Tác động của hoạt động đó càng lớn thì mức độ ưu tiên càng cao

- Tính khả thi của hoạt động cũng cần được lưu ý đến Các hoạt động khác nhau về lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện chúng Một số hoạt động có thể được thực hiện dễ dàng trong khi các hoạt động khác lại không khả thi Các yếu tố cần được xem xét bao gồm mức

độ chuyên môn của nhân viên (khả năng quản lý và kỹ thuật), các yếu tố tài chính (các nguồn vốn, chi phí về vật chất và chi phí dịch vụ, chi phí thực hiện và khả năng kêu gọi tài trợ) và các thay đổi về mặt thủ tục và chính sách (nếu cần thì ai có thể đưa ra những thay đổi này) Tính khả thi về mặt cơ chế của những hoạt động cần được xem xét trên cơ sở thực tế Nếu khả năng thực hiện một hoạt động thấp, thì nó khó có thể được ưu tiên cho dù tác động của nó là rất lớn

- Một tiêu chí nữa cần xem xét là tính cấp thiết của hoạt động Bà Darling cho rằng một hoạt động được coi là cấp thiết nếu việc trì hoãn thực hiện hoạt động đó có thể gây nên nhiều rắc rối hơn hoặc có thể khiến cho một cơ hội nào đó bị bỏ lỡ Nếu như trong trường hợp tất cả các yếu

tố khác là như nhau thì những hoạt động nào cần thực hiện ngay sẽ được ưu tiên

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ưu tiên:

Việc sử dụng, lưu kho, tình trạng và giá trị của các tài liệu trong các bộ sưu tập là những yếu

tố quan trọng cần xem xét vì chúng có ảnh hưởng đến việc sắp xếp ưu tiên

- Mức độ và mục đích sử dụng tài liệu đó có ý nghĩa quan trọng Các tài liệu luôn được trưng bày có những yêu cầu khác với những vật được lưu kho Các vật thường xuyên được dùng cho mục đích nghiên cứu có yêu cầu khác so với những vật thỉnh thoảng mới được đem sử dụng Các tài liệu được sử dụng mạnh tay thì nguy cơ hư hại sẽ cao hơn và do đó cần được quan tâm hơn

- Nơi chứa hoặc lưu giữ các bộ sưu tập cũng có ảnh hưởng quan trọng Những tài liệu được bảo quản dưới các điều kiện môi trường hay trong các thùng chứa tồi, hoặc dễ bị trộm cắp, phá hoại, hoả hoạn hoặc các thiên tai khác cũng nằm trong nhóm có nguy cơ cao

- Những vấn đề trên trở nên đặc biệt đe doạ đối với tài liệu ở trong tình trạng bảo quản yếu kém mà tình trạng đó thậm chí còn làm tăng thêm nguy cơ rủi ro cho những tài liệu dễ bị hư hại Những hoạt động có thể giảm nhẹ những nguy cơ đó sẽ được ưu tiên thực hiện

- Ngoài ra, một yếu tố nữa cũng cần được tính đến là giá trị của tài liệu Bản chất giá trị của các tài liệu (giá trị tiền tệ, giá trị nội hàm, giá trị liên tưởng, giá trị thư mục), tính quý hiếm, nguồn gốc xuất xứ cũng như tầm quan trọng của chúng đối với cơ quan cũng cần phải được xem xét

- Thời hạn bảo quản cũng như hình thức bảo quản tài liệu cũng là những yếu tố quan trọng

mà ta cần lưu ý

Những ưu tiên cho việc thực hiện

Đối với 1 cơ quan, những ưu tiên cho việc thực hiện phải là những ưu tiên hàng đầu Chúng

là những hoạt động được ưu tiên cao và có khả năng thực thi Để quyết định được những hoạt động đó, ta nên cân nhắc cùng lúc các tiêu chí về tác động cũng như tính khả thi của các hoạt động này Theo bà Pamela Darling, một công cụ rất hữu ích cho việc này là một bảng kẻ ô như ở hình dưới đây (đã được đơn giản hoá) Tác động và tính khả thi của mỗi hoạt động được thể hiện trong bảng ở trang sau

Bà Darling giải thích rằng những hoạt động có tác động lớn, có thể được thực thi mà gặp ít cản trở được đặt ở khung số 1, còn những hoạt động có ảnh hưởng lớn nhưng khó thực hiện thì nằm trong khung 3

Những hoạt động dễ thực hiện nhưng có tác động nhỏ sẽ nằm trong khung số 2 còn hoạt động khó thực hiện nhưng ảnh hưởng kém sẽ nằm ở khung số 4

Bà Darling lý giải rằng những hoạt động trong khung số 1 nên được ưu tiên nhiều nhất, vì chúng dễ thực hiện và có ảnh hưởng quan trọng Những hoạt động trong khung số 4 có thể để lại sau hay thậm chí bỏ qua vì việc thực hiện chúng đòi hỏi phải nỗ lực nhiều, nhưng hiệu quả không đáng kể Nhiều hành động nằm trong khung số 2 cũng có thể được loại bỏ do hiệu quả thấp, mặc dù một số hoạt động trong đó cũng đáng được quan tâm vì chúng dễ thực hiện Những hoạt động trong khung số 3 thì đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng vì mặc dù có khó khăn, nhưng cũng đáng thực hiện vì chúng cho hiệu quả cao

Lưu ý

Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự ưu tiên là một trong những vấn đề khó khăn nhất của việc hoạch định kế hoạch bảo quản Việc hoạch định đòi hỏi nhiều kỹ năng của con người và việc nắm bắt được những động lực có tổ chức của cơ quan Không đâu mà những yếu tố này thể hiện

rõ ràng như trong việc sắp xếp ưu tiên Bạn cần phải mang hết khả năng giao tiếp của mình ra khi thảo luận về ý kiến sắp xếp ưu tiên của bạn với đồng nghiệp Bạn cần phải lắng nghe những vấn đề của các phòng ban khác và phải biết chọn lựa ra những điều phục vụ tốt nhất cho lợi ích của toàn bộ cơ quan chứ không phải chỉ phục vụ cho lợi ích của phòng ban của bạn hay cho một lĩnh vực chuyên môn nào đó Về lâu dài, nó cũng sẽ đáp ứng cả những mong muốn của bạn Khi thực hiện, bạn cần phải vừa là một nhà thương thuyết khéo léo, vừa phải là một người bán hàng giỏi, và cũng như trong hầu hết các cuộc giao tiếp giữa con người với nhau, khiếu hài hước của bạn sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn

Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản

Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản

"Bất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mục đích đã được xác định rõ ràng Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽ định hướng và quyết định quá trình

bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riêng lẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ sung các bộ tư liệu đó, hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí cho thư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng" Chính sách thu thập tư liệu sẽ xác lập các tham số quyết định việc hình thành các chương trình bảo quản tư liệu một cách có hệ thống Chính sách thu thập tư liệu được xây dựng trên cơ sở phương hướng hoạt động của cơ quan bảo quản, trong đó chỉ ra mục tiêu mà các bộ tư liệu cần đạt tới Chính sách thu thập tư liệu cũng xác lập thứ tự ưu tiên làm cơ sở cho hoạt động bảo quản tập trung vào những phần quan trọng nhất của các bộ tư liệu Nói một cách hình tượng hoá, nếu phương hướng hoạt động cho ta biết cái đích phải đến, thì chính sách thu thập tư liệu nêu chi tiết con đường đi tới đó, còn chủ trương bảo quản đảm bảo cho những hành lý có giá trị nhất không bị rơi vãi dọc đường Chính sách thu thập tư liệu xác định phạm vi các bộ tư liệu hiện có và chỉ ra phạm vi mở rộng các bộ tư liệu trong tương lai Qua việc xác định nội dung và hình thức của tư liệu thuộc diện được lưu trữ, định hướng sưu tập sẽ đảm bảo tính thống nhất trong việc chọn lọc các tư liệu mới để đưa vào bộ sưu tập hoặc thanh lý những tư liệu không còn cần thiết Do có tính quyết định đối với toàn bộ các bộ sưu tập trong thư viện, nên chính sách thu thập tư liệu sẽ giúp người sưu tập tư liệu và thủ thư nhận thức được phạm vi và mức độ đa dạng của các tư liệu lưu trữ, qua đó họ thấy được tổng thể các bộ tư liệu lưu trữ, chứ không chỉ chú ý cục bộ đến từng phần

tư liệu mà họ đảm trách Quá trình này sẽ giúp tăng cường trao đổi thông tin và hợp tác, xác định điểm yếu cũng như thứ tự ưu tiên của các chức năng nhiệm vụ của tổ chức, ví dụ như việc lập danh mục và bảo quản tư liệu

Chính sách thu thập tư liệu cũng cần có tầm nhìn xa trông rộng; có nghĩa là định hướng đó phải lượng tính đến số đầu sách ở các thư viện khác, đặc biệt là những tư liệu ít được quan tâm nghiên cứu Thực tế cho thấy, trong thời gian gần đây, các thư viện lân cận đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập tư liệu Nhờ có sự phát triển của máy photo, hệ thống tự động hóa ILL và ngày càng nhiều các tư liệu quan trọng phục vụ nghiên cứu được lưu trữ dưới dạng

vi phim, cũng như với khả năng số hoá các thông tin dưới dạng văn bản điện tử theo yêu cầu của người sử dụng, mà người ta có thể truy cập các tư liệu một cách dễ dàng, ít bị giới hạn bởi các phạm vi địa lý Trong bối cảnh đó, chính sách thu thập tư liệu và bảo quản thường chú trọng tới những tư liệu đặc biệt quan trọng đối với thư viện của mình, song không thể truy cập được ở bất

cứ thư viện nào khác

Một chương trình bảo quản tư liệu thành công cần phải dựa trên một phương hướng hoạt động rõ ràng và một định hướng sưu tập chi tiết Bất cứ một chương trình bảo quản nào cũng đặt

ra thứ tự ưu tiên đối với các tư liệu cần bảo quản, vì ngay cả những thư viện có khả năng tài chính mạnh nhất cũng không thể bảo quản được hết các tư liệu lưu trữ qua mọi thời gian Chính sách thu thập tư liệu giúp xác định thứ tự ưu tiên bảo quản vì nó xác định cấp độ cho việc thu thập tư liệu theo từng chủ đề nội dung Cấp độ này thường được xác định tương ứng với tầm quan trọng của bộ tư liệu đó đối với các chương trình và phương hướng hoạt động của thư viện Các nhà quản lý công tác sưu tập và bảo quản thường vận dụng phương pháp luận khách quan trong việc xác định cấp độ của bộ tư liệu, chủ yếu thông qua các thông số về số lượng và chủng loại của tư liệu "Bản tổng quan của nhóm thư viện nghiên cứu (RLG) là một phương pháp đánh giá cấp độ sưu tập tư liệu trong đó chỉ rõ đến điểm mạnh và điểm yếu theo từng chủ đề nội dung trong một đơn vị thư viện riêng lẻ hay trong một hệ thống thư viện, hay trong một khu vực địa

lý nhất định thông qua việc sử dụng các tiêu chí và mô tả được chuẩn hoá" Bản tổng quan sử dụng thước đo có số xác định tương ứng với các định nghĩa chuẩn hoá để mô tả mức độ sử dụng

tư liệu của khách hàng Hệ thống thước đo được liệt kê dưới đây theo thứ tự giảm dần như sau: đầy đủ nhất(5), nghiên cứu (4), trung bình (3), cơ bản (2), tối thiểu (1), nằm ngoài lĩnh vực (0); trong đó mức (1) và mức (2) lại được chia nhỏ ra thành hai mức, còn mức (3) được chia nhỏ thành ba mức nữa nhằm phân biệt rõ ràng những tư liệu nào là hữu ích trong việc mô tả các bộ

tư liệu nhỏ hơn Bản hướng dẫn viết phần trình bày chủ trương lưu trữ tư liệu của Hiệp hội thư viện Mỹ (ALA) ( đã trích dẫn ở phần 1) cung cấp thêm một số thông tin về việc sử dụng bản tổng quan trong chủ trương lưu trữ tư liệu

Tuy vậy, mức độ sử dụng tư liệu không phải là tiêu chí duy nhất để đánh giá tầm quan trọng của tư liệu đối với thư viện, dựa vào đó mà đặt ra các vị trí ưu tiên bảo quản Một đặc điểm quan trọng nữa để đánh giá là liệu bộ tư liệu đó có chứa đựng những tư liệu có giá trị cổ hoặc có giá trị đặc biệt gắn kết với thư viện không Khi làm việc với các tư liệu lưu trữ, ta cần chú ý đến giá trị hiển nhiên của tư liệu đó Các giá trị này làm cho các tư liệu thực sự cần thiết vì ý nghĩa quan trọng về pháp lý, quản lý và/hoặc tài chính của chúng đối với một tổ chức

Một khi được suy xét cẩn thận kỹ càng toàn diện, định hướng sưu tập sẽ đưa ra luận điểm quan trọng để tham khảo khi ra quyết định về bảo quản tư liệu Các quyết định về lưu trữ tư liệu cũng phải thể hiện chính sách thu thập tư liệu nếu định hướng này là sự chỉ đạo đáng tin cậy trong công tác triển khai và quản lý các bộ sưu tập “Tất cả các định hướng về việc quản lý sưu tập, cần được đưa ra ngay từ khi nhập tư liệu, phải tính đến quá trình xuống cấp về lý tính của tư liệu đó cũng như nhu cầu cần thiết phải lưu trữ tư liệu”3 Như vậy, ở mỗi giai đoạn trong quá trình thu thập, xử lý, cất trữ, truy cập, bảo dưỡng và cuối cùng là thanh lý tư liệu, mọi nhân viên thư viện, đặc biệt là những ai liên quan đến công tác triển khai và quản lý tư liệu, phải nhận thức

rõ được định hướng lưu trữ trong quyết định và hành động của họ

Các quyết định lưu trữ tư liệu không chỉ tính tới tầm quan trọng của tiêu đề đối với một lĩnh vực lưu trữ hay việc có cần phải lưu giữ tư liệu dưới dạng bản in, văn bản khổ nhỏ hay điện tử

để thuận tiện nhất cho người sử dụng, mà còn cần cân nhắc tới những yêu cầu lưu giữ lâu dài của các hình thức văn bản này Nếu một tiêu đề được in trên giấy có chứa a-xít hoặc nếu kinh nghiệm cho thấy một loạt các tư liệu đặc biệt dễ bị đánh cắp hoặc có những phần trong đó bị cắt mất, thì nhất thiết phải lưu trữ tư liệu này dưới dạng phim hay văn bản điện tử để có thể đạt được tuổi thọ lý tính dài hơn hoặc sự an toàn cao hơn

Những việc tưởng như hết sức đơn giản như hỏi về cách thức lưu trữ tư liệu trước đây và kiểm tra tình trạng hiện tại của tư liệu, lại hết sức quan trọng Một nhà quản lý công tác lưu trữ thông minh luôn xem xét kỹ lưỡng bất cứ tư liệu sắp đưa vào lưu trữ nào để tìm ra những dấu hiệu cho thấy tình trạng dễ bị hư hỏng, sự hư hại trên bề mặt hay về lý tính, sự xuống cấp của bìa sách, nấm mốc cũng như sự sinh trưởng của sâu bọ trong đó Đối với việc viện trợ tư liệu cũng cần xác định rõ rằng thư viện có thể sẽ chọn lọc để thanh lý một số lượng tư liệu khỏi bộ sưu tập không chỉ vì những tư liệu này không thuộc phạm vi lưu trữ hoặc chúng trùng với những

tư liệu lưu trữ sẵn có tại thư viện, mà còn bởi chi phí lưu trữ quá tốn kém, vượt quá khả năng của cơ quan lưu trữ

Khi ta đã nhập tư liệu, thì lúc này việc quản lý tư liệu tốt phải bao gồm cả các biện pháp nhằm ngăn chặn quá trình xuống cấp của tư liệu trong tương lai Ví dụ, các quyết định sử dụng loại chất liệu nào đối với phần bìa sách quảng cáo của thư viện, phải ý thức được rằng những bìa sách đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia hiện nay có khả năng bảo vệ sách tốt và lâu dài Trên thực

tế, đây là cách thức phát huy tốt nhất tính hiệu quả của chi phí mà một thư viện cần thực hiện để bảo quản những tư liệu dự định bổ sung vào vốn tư liệu lưu trữ Tương tự như vậy, cần bảo vệ các tư liệu lưu trữ và bản viết tay trong các cặp và các hộp được kiềm hoá ngay khi nhập về kho lưu trữ

Các nhà quản lý lưu trữ cần hợp tác với những người phụ trách công tác bảo quản để đảm bảo có một môi trường tối ưu nhất cho công tác lưu trữ tư liệu có giá trị lâu dài Nghiên cứu tại Thư viện Quốc hội và Viện Lưu giữ Hình ảnh cho thấy rõ ràng rằng tuổi thọ của các tư liệu lưu trữ ở trong điều kiện môi trường nhiệt độ và độ ẩm ổn định, vừa phải, tăng lên đáng kể Trong thời gian gần đây, khi ngân sách dành cho tư liệu bị cắt giảm nhiều, các nhà quản lý lưu trữ càng

ý thức được thực tế là việc mua ít hơn số lượng tư liệu dự phòng để thay thế sẽ làm tăng thêm khoản tiền dành cho việc nhập thêm các đầu tư liệu mới

Khi số lượng tư liệu bị hư hỏng không thể phục hồi được, các nhà sưu tầm và đội ngũ bảo quản có thể phối hợp với nhau để đề ra những quyết định sáng suốt nhất xem liệu có nên hay

không nên thay thế tư liệu cũ, và nếu thay thế thì thay thế bằng tư liệu nào Ví dụ, trong hầu hết các trường hợp, việc yêu cầu thêm một bản copy của một cuốn sách bị hư hỏng sẽ chẳng mấy tác dụng nếu cuốn sách này được in trên giấy có lượng a-xít cao và bìa kém chất lượng Kiến thức của một người sưu tầm về điểm mạnh, điểm yếu và chi phí liên quan của một số lựa chọn sẵn có về công việc chỉnh sửa: như chụp phim, sao chụp tư liệu, chụp kỹ thuật số sẽ quyết định liệu có nên tiến hành công việc chỉnh sửa và cách thức chỉnh sửa như thế nào cho phù hợp Ngoài ra, một số các thư viện nghiên cứu hàng đầu như ở Đại học Havard và Đại học Texas gần đây đã cho xây dựng các khu giữ lạnh cách biệt Những khu này được thiết kế rất cẩn thận, không chỉ nhằm giảm bớt số lượng sách quá lớn tại thư viện trong trường, mà còn tạo ra môi trường lưu trữ có nhiệt độ và độ ẩm thấp, ổn định, để làm tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tập bằng giấy và phim cũ Các nhà quản lý lưu trữ và những người phụ trách công tác bảo quản đang phối hợp với nhau để xác định những tư liệu sưu tầm nào có giá trị nhất, để chuyển chúng vào môi trường lưu trữ đặc biệt này

Một dấu hiệu của sự tương tác, dựa vào nhau ngày càng tăng giữa việc quản lý lưu trữ và công tác bảo quản tại các thư viện Mỹ là thay đổi về bản chất khi đánh giá các yêu cầu đề ra Nếu như trong những năm 1970 và đầu những năm 1980, khi các chương trình bảo quản lần đầu tiên được đưa vào ứng dụng, các cuộc điều tra trên tư liệu lưu trữ chỉ nhằm đơn giản xác định điều kiện lý tính của những tư liệu này Ngày nay, các cuộc điều tra cũng đã thu thập được các

số liệu về điều kiện môi trường lưu trữ, việc phòng ngừa hoả hoạn, phòng tránh tai nạn, mức độ

sử dụng và giá trị Các yếu tố cuối cùng lâu nay vốn vẫn thuộc phạm vi quản lý tư liệu

Có lý do lịch sử cho sự thay đổi này Phong trào bảo quản ở đất nước này chủ yếu bắt đầu khi phải đứng trước tình trạng một số lượng ngày càng tăng các tài liệu in trên giấy a-xít bị hư hỏng trong các kho của những thư viện nghiên cứu ở Mỹ Cuộc khủng hoảng lan rộng này rõ ràng đã vượt ra khỏi tầm kiểm soát của những giải pháp truyền thống, sử dụng việc thay thế hay phục hồi cơ bản là các biện pháp khắc phục trước mắt đối với một quyển, một bộ, hoặc một nhóm nhỏ các bản viết tay hoặc bản ghi Vào giữa những năm 1970, nhu cầu cần có những giải pháp lớn mang tính đồng bộ càng rõ nét hơn Bước đầu, sự lựa chọn tối ưu là chụp vi phim, đặc biệt đối với các bộ sưu tập quan trọng, có khối lượng lớn trong các thư viện nghiên cứu, đây là cách thức gọi là “những bộ sưu tập vĩ đại” để cứu lấy phần cốt yếu trong di sản tri thức của chúng ta

Lẽ dĩ nhiên, khi phong trào lưu trữ phát triển, thì các giải pháp bảo quản cũng ngày càng được cải thiện Ngày càng có nhiều các nhà quản lý lưu trữ chuyên nghiệp nắm bắt được kinh nghiệm nhằm giải quyết tất cả các nhu cầu về bảo quản của tổ chức họ Các chương trình đào tạo được triển khai đã khuyến khích việc phân tích các nhu cầu đó và đề xuất ra những ý tưởng mới về giải pháp Các dịch vụ bảo quản trong vùng cung cấp kinh nghiệm về đào tạo và tư vấn cho hàng loạt các cơ quan và tổ chức, mà nhiều tổ chức trong số này không đủ lớn để có một nhà quản lý lưu trữ chuyên trách, mà thường kết hợp công việc lưu trữ với các trách nhiệm khác Các cuộc điều tra tìm hiểu khoa học để xác định nguyên nhân xuống cấp của tư liệu và phim ảnh

đã đưa ra được những gợi ý về cách thức kéo dài tuổi thọ, các biện pháp được áp dụng hữu hiệu nhất cho toàn bộ tư liệu lưu trữ và thậm chí cả các kho lưu trữ

Một trong những đặc điểm gây ngạc nhiên nhất của quá trình phát triển diễn ra hơn 20 năm qua, là trọng tâm của bảo quản đã ngày càng xa rời dần với nhu cầu cứu lấy các tư liệu lưu trữ Nhiệm vụ cứu chữa không còn chủ yếu để nhằm giữ được các thông tin có giá trị nghiên cứu lớn khỏi bị nguy cơ hư hại Ngày nay, các chương trình lưu trữ là những nỗ lực rộng khắp nhằm ngăn chặn sự xuống cấp dần dần của cả thư viện cũng như các tư liệu lưu trữ Vì vậy, công tác bảo quản đã trở thành một phần không thể thiếu được của công tác quản lý lưu trữ, và công tác quản lý lưu trữ về phần mình đã ngày càng quan tâm hơn đến việc duy trì sức chống đỡ của tư liệu với thời gian, không chỉ trong hiện tại

Ghi chú

1 Bonita Bryant, tái bản, Hướng dẫn về tài liệu về định hướng sưu tập Hướng dẫn Quản

lý và Triển khai lưu trữ (Chicago và London: Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ, 1989)

2 Larry R.Oberg, “Đánh giá định hướng lưu trữ đối với lưu trữ tại các thư viện nhỏ” Thư viện Đại học và nghiên cứu 49.3 (5/1988): trang 187-96

3 Ellen Cunningham Kruppa, “Vai trò của chuyên gia bảo quản trong việc Triển khai công tác Lưu trữ”, Bản tin của Thư viện Wilson (11/1992): trang 27

Lập kế hoạch bảo quản: Thư mục chọn lọc

Debra Saryan, Quản lý thư viện, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc

Danh mục ngắn này được thiết lập nhằm hỗ trợ các nhà quản lý các bộ sưu tập của thư viện, bảo tàng và cơ quan lưu trữ phát triển chương trình bảo quản của mình Nó cung cấp hàng loạt các thông tin chuyên ngành có giá trị giúp đánh giá các nhu cầu bảo quản, và quyết định thứ tự

ưu tiên để giải quyết chúng Các nhà quản lý các bộ sưu tập nên tham khảo các tài liệu về các phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược để đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình lập kế hoạch của mình

Mỗi tài liệu tham khảo được liệt kê dưới đây đều có phần chú giải Đó là nhờ sự hỗ trợ từ tập thể nhân viên của Trung tâm bảo tồn tư liệu Đông Bắc (NEDDC), cũng như qua tham khảo các tài liệu đã xuất bản trước đó như cuốn A Core Collection in Preservation (Bộ tài liệu nòng cốt

về bảo quản), [Lisa L Fox xuất bản lần 1 năm 1988, Don K Thompson và Joan Ten Hoor xuất bản lần 2 năm 1993, Chicago, American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ)] Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ (SAA), Uỷ ban giáo dục về lĩnh vực bảo quản đã phát hành các tài liệu cập nhật cho cuốn “Selected Readings in Preservation” (Các tài liệu chọn lọc về bảo quản) Đây

là nguồn tham khảo quý báu về lĩnh vực bảo quản tài liệu cho các cơ quan lưu trữ

Cuối tài liệu này là phần danh mục các bài viết và tạp chí tham khảo, tập trung vào việc tổ chức nhiều công tác khác nhau trong một chương trình bảo quản

Alberta Museums Association (Hiệp hội bảo tàng Alberta) Self-Evaluation Checklist (Danh mục tự đánh giá) Edmonton, Alberta: Alberta Museums Association, 1991

Alberta Museums Association Standard Practices Handbook for Museums (Sổ tay tiêu chuẩn thực hành cho các bảo tàng) Edmonton, Alberta: Alberta Museums Association, 1990

American Association of Museums Shaping the Museum: The MAP Institutional Planning Guide (Tổ chức bảo tàng: Hướng dẫn hoạch định tổ choc của MAP), xuất bản lần 2 Washington, D.C: American Association of Museums, 1993

American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), Subcommittee on Guidelines for Collection Development (Tiểu ban hướng dẫn phát triển tư liệu) Guide for Written Collection Policy Statements (Hướng dẫn trình bày các chính sách tư liệu bằng văn bản) Bonita Bryant, đã xuất bản Chicago: American Library Association, 1989: Collection Management and Development Guides (Hướng dẫn quản lý và phát triển tư liệu), số 3, 32 trang

Tài liệu này và hai tài liệu tiếp theo là một phần trong bộ tài liệu hướng dẫn về phát triển tư liệu do ALA soạn thảo Mọi thông tin đều đơn giản, dễ hiểu và dễ ứng dụng Chúng đều được khuyến khích dùng

American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development Guide to the Evaluation of Library Collections (Hướng dẫn đánh giá các bộ sưu tập của thư viện) Barbara Lockett, đã xuất bản Chicago: American Library Association, 1989; Collection Management and Development Guide số 2, 25 trang

American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development Guide to Review of Library Collections (Hướng dẫn xem xét các bộ sưu tập thư viện) Lenore Clark, đã xuất bản Chicago: American Library Association, 1991; Collection Management and Development Guides số 5, 41 trang

Association of Research Libraries (ARL) (Hiệp hội thư viện nghiên cứu) Preservation Planning Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn lực trong hoạch định chương trình bảo quản) Jutta Reed-Scott chủ biên Washington, D.C: ARL, 1993, nhiều độ dài khác nhau

Trên đây là 7 tài liệu hướng dẫn do các chuyên gia bảo quản của các thư viện soạn thảo nhằm cung cấp các quy chuẩn về những gì mà một thư viện có thể tính đến bằng nỗ lực trong công tác bảo quản của mình, đẩy mạnh các hoạt động hiện có và phát triển những sáng kiến mới Các bài viết ở đây tập trung vào các chủ đề, đó là:chuyển dạng tư liệu, bảo quản/sửa chữa, tu bổ, bồi vá,

đóng bìa, bảo dưỡng các bộ sưu tập, đối phó với các trường hợp khẩn cấp, đào tạo nhân viên và hướng dẫn người sử dụng, đồng thời quản lý công tác bảo quản

Barry, Bryan W Strategic Planning Workbook for Nonprofit Organizations, Revised and Updated (Bài tập hoạch định chiến lược cho các tổ chức phi lợi nhuận, có sửa đổi và bổ sung)

St Paul, MN: Amherst H Wilder Foundation, 1997

Cung cấp các hướng dẫn chi tiết theo từng bước để phát triển kế hoạch Hiện có trên http:/www.wilder.org

Calmas, Alan “Preservation Planning at the National Archives and Records Administration” (Lập kế hoạch bảo quản ở cục lưu trữ quốc gia và tư liệu hành chính) The Record (Tài liệu) 1.2 (11/1994): 1

Cloonan, Michole V Organizing Preservation Activities (Tổ chức các hoạt động bảo quản) Association of Research Livraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993, 98 trang

Darling, Pamela W., và Wesley Boomgaarden Preservation Planning Program Resource Notebook (Hướng dẫn về các nguồn lực trong việc hoạch định chương trình bảo quản) Washington, D.C: Association of Research Libraries, Office of Management Studies (Phòng nghiên cứu quản lý), 1987, 719 trang

Là nguồn tham khảo quý giá về các danh mục, tài liệu cơ sở và kỹ thuật và các tài liệu cập nhật quan trọng cho công tác hoạch định và thực hiện kế hoạch bảo quản Nó được soạn thảo có

sự tham khảo cuốn Sổ tay tự học của Darling và Webster (1987) (Xem danh mục tiếp theo) Darling, Pamela W., và Duane E Webster Preservation Planning Program: An Assisted Self-Study Manual for Libraries (Chương trình hoạch định bảo quản: Cuốn sổ tay hướng dẫn tự nghiên cứu dành cho các thư viện) J.Mirrill-Oldham và J Reed-Scott sửa đổi và bổ sung Washington, D.C: Association of Research Libraries Office of Management Studies (OMS) (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu về công tác quản lý nghiên cứu), 1993

Tài liệu được xây dựng nhằm hướng dẫn các thư viện lập và thực hiện các chương trình bảo quản qua một quá trình mang tính giáo dục và thu hút đông đảo nhân viên tham gia Vạch ra một quy trình tự nghiên cứu về đánh giá nhu cầu, đưa ra các thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch khảo sát điều kiện của bộ sưu tập, tổ chức và bố trí nhân sự, kiểm soát các thảm hoạ, đào tạo nhân viên

và hướng dẫn người sử dụng và có tinh thần đoàn kết, hợp tác trong nội bộ Có tham khảo Resource Notebook năm 1987(Sổ tay nguồn lực) của Darling và Boomgaarden và 7 tài liệu hướng dẫn của ARL Preservation Planning Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn lực trong hoạch định chương trình bảo quản của ARL) năm 1993 Hiện có các bản báo cáo của các tổ chức đã hoàn thiện quá trình tự nghiên cứu này tại OMS

DeCandido, Pobert, and Cheryl Shackleton Who Ya Gonna Call? A Preservation Services Sourcebook for Libraries and Archives (Bạn sẽ gọi cho ai? Cuốn sách về các nguồn dịch vụ bảo quản dành cho các thư viện và cơ quan lưu trữ) New York Metropolitan Reference and Research Library Agency (METRO) (Tổ chức thư viện nghiên cứu và tham khảo thành phố New York), 1992, 132 trang Hiện có tại địa chỉ: New York State Library, Division of Library Development, Cultural Education Center (Thư viện bang New York, Ban phát triển thư viện), Albany, NY 12230

Cung cấp danh sách nhiều dịch vụ bảo quản, bao gồm điều tra bảo quản, chụp vi phim, công nghệ xử lý làm phẳng giấy, đóng bìa sách, sắp xếp thư viện và các nguồn cung cấp Dành cho khu vực Washington, DC; Philadelphia và Boston; nhưng cũng có các tổ chức ở xa hơn mà vẫn

có thể cung cấp dịch vụ trong phạm vi đó

Drewes, Jeanne M và Julie Page Promoting Preservation Awareness in Libraries: A Sourcebook for Academic, Public, School, and Special Collections (Tăng cường nhận thức về bảo quản trong các thư viện: Cuốn sách dành cho các bộ sưu tập ở các trường, tổ chức công cộng, tổ chức nghiên cứu và bộ sưu tập đặc biệt) Westport, CT: Greenwood Press ấn hành,

1997

Đây là một tài liệu đánh giá toàn diện về các chương trình giáo dục bảo quản cho người sử dụng tại thư viện lưu trữ các bộ sưu tập tại các trường, tổ chức công cộng, tổ chức nghiên cứu và

bộ sưu tập đặc biệt Cung cấp các ví dụ thực tế về cách thức các tổ chức có thể hướng dẫn và thông báo cho các nhân viên và người sử dụng Có nhiều phụ lục hữu ích về cách minh hoạ trưng bày, các danh mục và danh sách về thiết bị nghe nhìn

Ellis, Judith Keeping Archives (Lưu giữ các tài liệu) Xuất bản lần 2 Sydney, Australia: D.W Thorpe và Australian Society of Archivists (Hội các nhà lưu trữ úc), 1993, 512 trang Đây là một tài liệu hay, đề cập đến mọi khía cạnh của công tác quản lý lưu trữ, bao gồm cả việc bảo quản bằng ngôn ngữ văn phong dễ hiểu và thực tế Phù hợp cho việc giới thiệu, đánh giá hoặc tham khảo; đề cập đến bề rộng hơn là bề sâu Hiện có tại Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ)

Gallery Association (Hiệp hội Gallery) Insurance and Risk Management for Museums and Historical Societies (Quản lý rủi ro và bảo hiểm đối với các bảo tàng và hội sử học) Hamilton, NY: Gallery Association, 1985, 96 trang

Đề cập đến những vấn đề cơ bản của việc quản lý rủi ro và các lựa chọn bảo hiểm cho các bảo tàng; chuyển đổi thông tin giữa các tổ chức văn hoá cũng như các bộ sưu tập khác Hiện có tại American Association of Museums (Hiệp hội bảo tàng Hoa Kỳ), Washington, D.C 20005 Green, Sara Wolf The Conservation Assessment: A Tool For Planning, Implementing, and Fundraising (Đánh giá bảo quản: Công cụ hoạch định, thực hiện và gây quỹ) Xuất bản lần 2 Marina del Ray, CA, and Washington, D.C: Getty Conservation Institute and National Institute for the Conservation of Cultural Property (Viện bảo quản Getty và Viện bảo quản tài sản văn hoá quốc gia), 1991

Harvey, Douglas R “Developing a Library Preservation Program” (Phát triển chương trình bảo quản thư viện) Chương 10 trong cuốn Preservation in Libraries: A Reader (Bảo quản trong thư viện) New York: Bowder-Saur, 1993

Vạch ra 4 loại hình đưa công tác bảo quản vào thư viện: các thư viện chuyên ngành loại nhỏ, các bộ sưu tập được sử dụng nhiều, các bộ sưu tập ít được sử dụng hơn, và các bộ sưu tập có ý nghĩa quốc gia Hiện có tại địa chỉ Bowker-Saur, 121 Chanlon Rd New Providence, NJ 07974 1-800-521-811

Hoagland, K Elaine Guidelines for Institutional Policies & Planning in Natural History Collections (Hướng dẫn hoạch định và tạo lập chính sách cho các tổ chức lưu giữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên) Washington, D.C: Association of Systematics Collections (Hiệp hội sưu tập hệ thống), 1994

Jones, Maralyn Collection Conservation Treatment: A Resource Manual for Program Development and Conservation Technician Training (Xử lý bảo quản sưu tập: Sổ tay phát triển chương trình và đào tạo kỹ thuật viên bảo quản) Berkeley: Conservation Department (Ban bảo quản), Library (Thư viện), University of California (Đại học California), 1993 451 trang

Các tài liệu (quy trình sửa chữa sách, tổ chức không gian làm việc, sơ đồ các bước quyết định…) từ Hội thảo Berkeley về đào tạo kỹ thuật viên tu bổ, 1992 Đưa ra nhiều quy trình đa dạng cho các chương trình tu bổ sách với số lượng lớn Hiện có tại Association of Research Libraries (Hiệp hội thư viện nghiên cứu), Washington, D.C.20036

Lusenet, Yola De Choosing to Preserve: Towards a Cooperative Strategy for Long-Term Access to the Intellectual Heritage (Lựa chọn để bảo tồn: Hướng tới một chiến lược hợp tác nhằm tiếp cận lâu dài với các di sản trí tuệ) European Commission on Preservation and Access (Uỷ ban châu Âu về công tác bảo tồn và truy cập), Amsterdam, Netherlands, 1997, 165 trang http://www.knaw.nl/ecpa

Managing Preservation: A Guidebook (Quản lý công tác bảo quản: tài liệu hướng dẫn) Columbus, Ohio: State Library of Ohio Preservation Council (Hội đồng bảo tồn thư viện bang Ohio), 1995 Liên hệ với Clara Ireland, State Library of Ohio, 65 S Front Street, Columbus, Ohio

Đây là cuốn sổ tay dành cho các giám đốc phụ trách công tác bảo quản có kinh nghiệm và cả những người mới vào nghề

McCord, Margaret, và Catherine Antomarchi A Preventive Conservation Calendar for the Smaller Museum (Lịch bảo tồn cã týnh chÊt ph#ng ngõa đối với các bảo tàng quy mô nhỏ) Rome: International Centre for the preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm quốc tế về bảo tồn và phục chõ các tài sản văn hoá), 1997

Merrill-Oldham, Jan, Carolyn Clark Morrow, và Mark Roosa Preservation Program Models:

A Study Project and Report (Các hình mẫu về chương trình bảo quản: Dự án nghiên cứu và báo cáo) Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), Committee on Preservation of Research Library Materials (Uỷ ban về bảo tồn các tài liệu nghiên cứu của thư viện) Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu),

1991, 54 trang

Cung cấp cho các nhà quản lý thư viện các hướng dẫn để tiếp cận với các chương trình bảo quản, chia các thư viện thành 4 nhóm theo quy mô, mỗi nhóm lại có một chương trình tiếp cận riêng về nhân lực, hoạt động và ngân sách Thảo luận về 10 thành tố của một chương trình bảo quản toàn diện Đây là một tài liệu hữu ích cho các thư viện bất kể quy mô và chức năng gì Mibach, Lisa Collections Care: What to Do When You Can’t Afford to Do Anything (Chăm sóc các bộ sưu tập: Phải làm gì khi bạn không có điều kiện tài chính để làm bất cứ điều gì) Oberlin, Ohio: Mibach & Associates, Collection Conservation (Bảo tồn sưu tập)

Motylewski, Karen “What an Institution Can Do to Survey Its Own Preservation Needs” (Những gì một tổ chức có thể tiến hành để tự khảo sát nhu cầu bảo quản của mình) Trong Collection Maintenance and Improvement (Duy trì và nâng cấp sưu tập) Sherry Byrne, đã xuất bản Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu),

1993

National Association of Government Archives & Records Administrators (Hiệp hội quốc gia của các nhà lưu trữ thuộc chính phủ và các nhà quản lý tài liệu) NAGARA Guide and Resources for Archival Strategic Planning (Hướng dẫn và các nguồn NAGARA về hoạch định chiến lược lưu trữ) Albany, NY: National Association of Government Archives & Records Administrators, 1991

Cung cấp 3 công cụ: chương trình tự nghiên cứu hỗ trợ trên máy vi tính, có sử dụng trí tuệ nhân tạo để định ra và báo cáo kết quả, mục tiêu và các ưu tiên được tổ chức lập ra; một sổ tay

về các chiến lược hoạch định; và một bản trích yếu nguồn lực dài 700 trang về các tài liệu đã và chưa được công bố Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), 600 South Federal, Suite 504, Chicago, IL 60605 Telephone: (312)922-014, ext.21, Email: http://www Archivists.org/catalog/catalog/index.html

New York State Archives and Records Administration (Hội quản lý tài liệu và lưu trữ bang New York) Guidelines for Arrangement and Description of Archives and Manuscripts: A Manual for Historical Records Programs in New York State (Hướng dẫn sắp xếp và mô tả các tài liệu và bản thảo chép tay: Sổ tay về các chương trình lưu trữ tài liệu sử học trong bang New York) Albany, NY: New York State Archives and Records Administration,1991, 35 trang Hiện

có tại Documentary Heritage Program (Chương trình di sản tài liệu), State Archives and Records Administration (Cục lưu trữ nhà nước và tài liệu hành chính), New York State Education Department (Khoa giáo dục bang New York), Room 9 B44 Cultural Education Center, Albany, NY 12230

Đây là một tài liệu hướng dẫn dễ hiểu về lý thuyết lưu trữ và định dạng, dễ ứng dụng cho các

tổ chức lưu giữ các hiện vật có giá trị lịch sử Cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy trình lưu trữ đã được thừa nhận về sắp xếp và mô tả Gồm có một danh mục ngắn về các công cụ cơ bản

và sổ tay hướng dẫn được sử dụng rộng rãi trong mô tả lưu trữ Là điểm khởi đầu lý tưởng cho các tổ chức nhỏ và các nhà lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm

Ogden, Barclay, và Maralyn Jones CALIPR Sacramento, CA: The California State Library (Thư viện bang California), 1997

Có phần mềm vi tính (cùng với tài liệu hướng dẫn sử dụng), là công cụ đánh giá một cách tự động nhu cầu bảo quản của các bộ sưu tập sách và tài liệu dựa trên cơ sở 100 mẫu ngẫu nhiên Hiện có tại The California State Library Foundation, P.O., Box 942837, Sacramento, CA 94237-

001, hoặc tải miễn phí tại trang web Berkeley Library Digital Sunsite

http://sunsite.berkeley.edu/CALIPR/

Ogden, Sherelyn Preservation Planning: Guidelines for Writing a Long-Range Plan (Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoặch dài hạn) Washington, D.C.: American Association of Museums and Northeast Document Conservation Center (Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ và Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc), 1997

Hỗ trợ viết các kế hoạch bảo quản sưu tập dài hạn Cung cấp những tài liệu mở rộng về in ấn

và trình bày điện tử Đĩa tương thích với máy IBM

Pickett, A.G và M.M Lemcoe Preservation and Storage of Sound Recordings (Bảo tồn và lưu trữ băng đĩa), ấn phẩm năm 1959 của Thư viện quốc hội Silver Springs, MD: Association for Recorded Sound Collections (Hiệp hội các sưu tập băng đĩa), 1991, 75 trang Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), Chicago, IL

Một tài liệu cần thiết cho các nhà quản lý các bộ sưu tập âm thanh Điều đáng ngạc nhiên là nhiều hướng dẫn vẫn còn nguyên giá trị Có trước công nghệ kỹ thuật số

RLG Preservation Needs Assessment Package (PreNAP) (Bộ đánh giá nhu cầu bảo tồn RLG) Mountain View, CA: Research Libraries Group (Nhóm các thư viện nghiên cứu), 1991

Là công cụ tự động đánh giá các nhu cầu bảo tồn Hiện có tại Preservation Publication Coordinator, RLG, 1200 Villa Street, Mountain View, CA 94041-1100

Reed-Scott, Jutta Preservation Planning Program (Chương trình lên kế hoạch bảo quản) Washington, D.C.: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993 Một bộ gồm 7 cuốn hướng dẫn, cung cấp một kho tài liệu toàn diện, dễ sử dụng gồm các bài viết, tài liệu và danh mục về các yếu tố bảo tồn trong thư viện Được thiết kế sử dụng với PPP Assisted Self-Study Manual (Sổ tay tự nghiên cứu có trợ giúp) Các cuốn sách gồm: 1 Options for Replacing and Reformatting Deteriorated Materials (Jennifer Banks, đã xuất bản) (Lựa chọn thay thế và chuyển dạng các hiện vật đã xuống cấp) 2 Staff Training and User Awareness in Preservation Management (Wesley Boomgarden, đã xuất bản) (Tăng cường nhận thức của nhân viên và người sử dụng về công tác quản lý bảo quản) 3 Disaster Preparedness (Constance Brooks, đã xuất bản) (Sẵn sàng đối phó với thiên tai) 4 Collection Maintenance and Improvement (Sherry Byrne, đã xuất bản) (Bảo quản và nâng cấp sưu tập) 5 Collections Conservation (Robert DECandido, đã xuất bản) (Bảo tồn sưu tập); 6 Managing a Library Binding Program (Jan Merrill-Oldham, đã xuất bản) (Quản lý chương trình đóng sách thư viện);

7 Organizing Preservation Activities (Michole V Cloonan, đã xuất bản) (Tổ chức các hoạt động bảo quản) Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 21 Dupont Circle, N.W., Suite 800, Washington, DC, 20036, (202) 296-2296 Email: pubs@arl.org http://www.arl.org/pubscat/index.html

Ritzenthaler, Mary Lynn Preserving Archives and Manuscripts (Bảo quản tài liệu và các bản thảo) Chicago: Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), 1993; SAA Archival Fundamentals Series 232 trang

Một tài liệu toàn diện và quý giá cho việc bảo tồn các tài liệu và bản thảo viết tay

Thompson, Don, và Joan Ten Hoor A Core Collection in Preservation (Bộ sưu tập quý trong bảo tồn), xuất bản lần 2 Chicago: American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ),

“Cuốn sách này cung cấp những thông tin hữu ích cho những người quan tâm đến vấn đề bảo tồn các hiện vật bằng giấy và ảnh Những người làm việc trong nhà thờ, tình nguyện viên sử học, cựu chiến binh, người cao tuổi, người lưu giữ phả hệ, nhà sử học, nhân viên thư viện, người quản lý bản thảo viết tay, nhà lưu trữ và sưu tập đều sẽ thấy đây là một cuốn sách không thể thiếu” (Lời giới thiệu)

Waller, Robert “Preventive Conservation Planning for Large and Diverse Collections” (Lên

kế hoạch bảo tồn mang tính phòng ngừa cho những bộ sưu tập lớn và đa dạng) Trong Preservation of Collections: Assessment, Evaluation, and Mitigation Strategies (Bảo tồn các bộ sưu tập: Các chiến lược nhận định, đánh giá và giảm nhẹ nguy cơ) In lại ngày 10-11/6/1996, Workshop Washington, D.C.: American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works (Viện bảo tồn các tác phẩm lịch sử và nghệ thuật Hoa Kỳ), 1996

Wolf, Sara J “Conservation Assessments And Long-Range Planning” (Đánh giá công tác bảo tồn và hoạch định dài hạn) Trong Current Issues, Initiatives, and Future Directions for the Preservation and Conservation of Natural History Collections (Các vấn đề hiện tại, sáng kiến và định hướng tương lai cho việc bảo tồn và gìn giữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên) Madrid: Consejeria de Education y Cultura, Comunidad de Madrid Direccion General de Bellas Artes y Archivos, Ministerio de Cultura, 1993

Các ấn phẩm định kỳ và nhiều kỳ

Abbey Newsletter Ellen McCrady, đã xuất bản 7105 Geneva Drive, Austin, TX 78723 Cung cấp các thông tin cập nhật về chủ đề bảo vệ và bảo tồn, bao gồm việc đóng sách, đóng sách thuê ngoài, chương trình giáo dục, các nguồn cung cấp, và tin tức Đặc biệt hữu ích là mục điểm sách và danh sách tỉ mỉ các ấn phẩm có liên quan từ nhiều nguồn cung cấp đa dạng Những

ai liên quan đến công tác bảo quản và bảo tồn đều cần đọc

American Association of State and Local History Technical Leaflets (Tài liệu kỹ thuật của Hiệp hội Sử học bang và địa phương Hoa Kỳ) Điạ chỉ Suite 102, 172 Second Avenue North, Nashville, TN 37201 info@archivists.org

Một bộ các tài liệu cung cấp thông tin kỹ thuật cập nhật, rất hữu ích cho các tổ chức sử học

và bảo tàng Đề cập đến nhiều chủ đề đa dạng từ các vấn đề chung về quản lý đến quản lý các tài liệu của chính quyền địa phương, cảnh quan, bảo quản vải sợi và lịch sử truyền miệng

Basic Manual Series and Archival Fundamentals Series (Tuyển tập sổ tay cơ bản và Tuyển tập những vấn đề thiết yếu trong lưu trữ) Society of American Archivists (Hiệp hội các nhà lưu trữ Hoa kỳ), 600 South Federal Street, Suite 504, Chicago, IL 60605, info@archivists.org, http://www.archivists.org

Nguồn cung cấp quý giá các tài liệu về lưu trữ Cuốn thứ nhất xuất bản trong những năm

1980, mô tả và minh hoạ các chức năng lưu trữ cơ bản như bổ sung mới, đánh giá, sắp xếp và

mô tả, tham khảo và truy cập, công tác an ninh và bảo tồn Cuốn thứ hai được xuất bản từ năm

1990, được bổ sung và mở rộng trong những tài liệu tiếp sau

CCI Notes (Tin tức CCI) Canadian Conservation Institute (Viện bảo tồn Canada), National Museum of Canada (Bảo tàng tự nhiên Canada), địa chỉ 1030 Innes Road, Ottawa, Ontario K1A OM5, Canada http://www.cci-icc.gc.ca

Gồm nhiều cuốn sách nhỏ cung cấp lời khuyên hữu ích về các vấn đề liên quan đến chăm sóc, vận chuyển và lưu trữ các vật thể văn hoá

CLIR Issues (Các vấn đề CLIR) Council on Library and Information Resources (Hội đồng thư viện và các nguồn thông tin), Commission on Preservation and Access (Ban Bảo tồn và Truy cập), địa chỉ 1755 Massachusetts Avenue, NW, Suite 500, Washington, D.C 20036-2188, điện thoại (202) 939-4750, infor@clir.org, http:www.clir.org

Có phần viết về bảo quản và đánh giá, tập trung vào các sáng kiến về kỹ thuật số Các bài viết này hiện có trên mạng

Conserv-O-Gram Series National Park Service (Dịch vụ công viên quốc gia), Curatorial Services Division (Ban dịch vụ quản trị), Harpers Ferry, WV 25425

Gồm nhiều tài liệu dài 1 đến 2 trang được thiết kế dành cho các nhân viên của các công viên

và bảo tàng quốc gia Có các hướng dẫn tổng quát và chi tiết Đề cập đến các vấn đề môi trường, bảo vệ toà nhà, lưu trữ và vận chuyển, sức khoẻ, an ninh và nhiều vấn đề khác nữa Đề cập đến nhiều chủ đề đa dạng, các mẫu sinh học và giấy Được thiết kế dưới dạng tập sách, gáy sách 3 vòng, dễ tra cứu và cập nhật theo định kỳ Tải miễn phí trực tiếp từ trang web http://www.cr.nps.gov/csd/publications/index.htm

Library Resources and Technical Services (Các dịch vụ kỹ thuật và nguồn cung cấp cho thư viện) Association of Library Collections and Technical Services (Hiệp hội các dịch vụ kỹ thuật

và các bộ sưu tập thư viện), American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), 50 East Huron Street, Chicago, IL 60611 Điện thoại (800) 545-2433, http://www.ala.org/alcts/lrts/ Cung cấp nhiều bài viết về các thành tựu kỹ thuật mới nhất, về bảo tồn và các dịch vụ kỹ thuật khác

National Center for Preservation Technology and Training (NCPTT) Notes (Tin tức của Trung tâm quốc gia về Đào tạo và Công nghệ Bảo quản) NSU Box 5682, Natchitoches, LA

Những tập tài liệu này đề cập đến những vấn đề của quản lý thư viện, trong số đó có nhiều vấn đề của bảo quản Mỗi bộ gồm có các bióu đồ và tài liệu được thu thập từ nhiều tổ chức khác nhau đề cập đến chủ đề của bộ tài liệu đó Gồm có các chủ đề về: phân tích sưu tập, tổ chức bảo tồn, bố trí nhân viên và triển lãm

WAAC Newsletter Western Association for Art Conservation (Hiệp hội miền Tây về bảo tồn nghệ thuật), Chris Stavroudis, 1272 North Flores Street, Los Angeles, CA 90069, (213) 654-

8748, cstavrou@lx.netcom.com, http://alimpsets.stanford.edu/waac/wn/

Có nhiều bài viết, tin địa phương, trao đổi công nghệ, các sự kiện theo lịch trình, các vị trí hiện có và mục xuất bản WAAC có phần Membership Directory (Danh mục chỉ dẫn hội viên), đăng danh sách hơn 400 nhà sản xuất và cung cấp các thiết bị trong lĩnh vực bảo tồn

Waters, Peter “Phased Preservation: A Philosophical Concept and Practical Approach to Preservation” (Bảo quản theo giai đoạn: Khái niệm triết học và tiếp cận thực tiễn với công tác bảo quản) Special Libraries số 81.1 (12/1990): 35-43

Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản - Về việc thiết kế tòa nhà lưu trữ: Thư mục chọn lọc

Karen Brown - Đại diện phụ trách công tác dịch vụ,Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc

Để kéo dài tuổi thọ của bộ sưu tập hay vốn tài liệu thì toà nhà lưu giữ chúng cần phải được thiết kế và xây dựng thật hợp lý Các dự án xây dựng đều rất phức tạp, và thậm chí còn phức tạp hơn đối với các toà nhà lưu trữ các bộ sưu tập có giá trị văn hoá ở những khu vực có đòi hỏi khắt khe về vấn đề môi trường Do đó, nhất thiết phải có những kiến thức cũng như hiểu biết trong lĩnh vực công nghệ về vấn đề bảo quản, để áp dụng những kiến thức này trong quá trình xây dựng Trên thực tế, nhiều kỹ sư và kiến trúc sư tham gia quá trình xây dựng, nhưng cũng chưa hiểu gì về các vấn đề bảo quản Vì thế, các tổ chức văn hoá phải thảo luận các yêu cầu của mình với một nhóm các chuyên gia, bao gồm các kỹ sư, kiến trúc sư và các nhà thầu khác nhau, nếu như tổ chức đó muốn có được một toà nhà được thiết kế đẹp và hiệu quả nhất

Danh mục sau đây đã được soạn thảo để giúp các thư viện, cơ quan lưu trữ và bảo tàng trong việc thiết kế và xây dựng các toà nhà của họ Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về môi trường, các đặc điểm về an ninh, phòng ngừa thảm hoạ, di chuyển một cách an toàn các bộ sưu tập, và

sử dụng đồ đạc một cách hợp lý Nhiều hạng mục dưới đây lại có thêm các danh mục riêng cho mình Bạn có thể liên lạc để biết thêm thông tin chi tiết

Mọi giới thiệu đều được trích dẫn ngắn gọn sau phần xuất xứ Chúng đều do NEDCC cung cấp Các tài liệu tham khảo cũng được trình bày ở cuối tài liệu này Tài liệu này được chia thành các phần như sau:

- Lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng

- Sưởi ấm, thông gió và điều hoà không khí

- Phần giới thiệu về môi trường và các vấn đề cụ thể về phương tiện

Lên kế hoạch, thiết kế và xây dựng

1 Briggs, James R “Preservation Factors in the Design of New Libraries: A Building Services Engineer’s Viewpoint” (Các yếu tố bảo quản trong việc thiết kế các thư viện mới: Quan điểm của kỹ sư xây dựng) Trong cuốn Conservation and Preservation in Small Libraries (Công tác bảo quản và bảo tồn trong các thư viện quy mô nhỏ) Đã xuất bản Nicholas Hadgraft

và Katherine Sweft Cambridge, England: Parker Library Publications (Nhà xuất bản Thư viện Parker), 1994, trang 49-69

Mục tiêu của tài liệu này là xem xét các biện pháp quản lý môi trường ở nhiều trạng thái và mức chi phí khác nhau, từ đó đưa ra những gợi ý nhằm giảm thiểu các chi phí lắp đặt, duy trì và bảo dưỡng mà không cần sử dụng điều hoà không khí hay làm lạnh bằng cơ khí

2 Cohen, Aaron, Elaine Cohen “Designing and Space Planning for Libraries: A Behavioral Guide” (Thiết kế và hoạch định không gian cho các thư viện: Hướng dẫn thực hiện) New York: Bowker, 1979 Larsen

Đưa ra những hướng dẫn không mới mẻ nhưng vẫn phù hợp với việc thiết kế thư viện dựa trên quan điểm hành vi Có chương viết rất hay về vấn đề chiếu sáng, HVAC và các yếu tố môi trường

3 Conrad, Ernest A “The Dews and Don’ts of Insulating” (Những giọt sương và những điều cấm kị của việc cách ly) Old House Journal (Tập san Nhà cổ) số 24.3 (1996): 36-41 Kerschner

& Baker:

Có những thông tin xác đáng về cách cách ly và thông hơi an toàn cho một toà nhà cổ và những xem xét thực tiễn về kiểm soát khí hậu

4 Craddock, Ann Brokke “Control of Temperature and Humidity in Small Collections” (Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm đối với các bộ sưu tập nhỏ) Trong Conservation Concerns (Các vấn đề cần quan tâm về công tác bảo quản) Đã xuất bản Konstanze Bachmann, trang 15-22 Washington, D.C.: Smithsonian Institution Press (Viện xuất bản Smithsonian) ấn hành, 1992 Một hướng dẫn xúc tích và toàn diện về việc kiểm soát khí hậu

5 Dahlgren, Anders C., Erla P.Heyns “Planning Library Buildings: A Select Bibliography” (Lập kế hoạch cho các toà nhà thư viện: Thư mục chọn lọc) Chicago: American Library Association (Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ), 6/1995

6 Edwards, Heather M “University Library Building Planning” (Lập kế hoạch xây dựng thư viện trường đại học) Metuchen, NJ: Scarecrow Press (Nhà xuất bản Scarecrow), 1990 Công ty Book News:

Edwards (Đại học Witwatersrand) đưa ra các thông tin và ý tưởng hoạch định về mặt vật chất cho những người đang quan tâm đến việc xây dựng một thư viện mới hoặc mở rộng thư viện Bà

đã cung cấp một cách nhìn toàn diện về các yếu tố gây thay đổi trong các thư viện và xem xét các yêu cầu chất lượng mong muốn đối với các toà nhà hoàn hảo Một chương viết về các tiêu chuẩn không gian là một cơ sở hữu ích để các nhà hoạch định phát triển chương trình riêng của mình Các dẫn chứng nghiên cứu về các toà nhà thư viện thành công được lấy từ Mỹ, Anh và Nam Phi (Chú thích về bản quyền của Công ty Book News, Portland, OR)

7 Freifeld, Roberta, Caryl Masryr “Space Planning” (Hoạch định về không gian) Washington, D.C,: Special Libraries Association (Hiệp hội các thư viện đặc biệt), 1991

Mặc dù chưa đưa ra một cách toàn diện các vấn đề về bảo quản, nhưng ấn phẩm này đã cung cấp được những thông tin hữu ích về việc đánh giá các toà nhà hiện có trước khi tiến hành nâng cấp chúng

8 Bibson, Scott “Air and Vapor Barriers” (Vách ngăn không khí và hơi nước) Fine Homebuilding (Nhà đẹp) số 88 (1994): 48-53 Kerschner & Baker

Một bài viết hay giải thích được cơ chế hoạt động của các vách ngăn không khí và hơi nước Hữu ích cho các công trình mới Nhưng cần hiểu được tại sao các toà nhà cổ không có các vách ngăn này, có thể bị độ ẩm đe doạ

9 Grant, Christopher L “Construction Instruction” (Hướng dẫn xây dựng) Museum News (Tin bảo tàng) số 69.4 (7-8/1990): 55-57

Các hướng dẫn đơn giản để tiến hành một hợp đồng xây dựng trong giai đoạn hoạch định, để bảo đảm rằng các yêu cầu của tổ chức về toà nhà được đáp ứng Có các lời khuyên trong quá trình chuẩn bị hợp đồng

10 Hilberry, John D “Plan to Expand” (Kế hoạch mở rộng) Tờ Museum News (Tin tức bảo tàng) số 69.4 (7-8/1994): 51-54

Một cách nhìn tổng quan cô đọng về các yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch xây dựng của một tổ chức Tác giả là một kiến trúc sư có chuyên môn và am hiểu toàn bộ những chức năng của các toà nhà và tổ chức có nhiệm vụ lưu giữ các bộ sưu tập Có thể ứng dụng trong các thư viện mà ít gây ra thay đổi về chi tiết

11 Hilberry, John D “Hiring and Architect? Begin By Determining Exactly What Services You Require” (Thuê một kiến trúc sư? Hãy bắt đầu bằng việc xác định chính xác loại dịch vụ

mà bạn cần) Museum News 69.4 (7-8/1990): 54

Tác giả, một kiến trúc sư, đưa ra những lời khuyên bổ ích về lựa chọn các dịch vụ kiến trúc

12 Hilberry, John D., Liên danh “Museum Storage Design Checklist” (Danh sách Thiết kế kho lưu trữ bảo tàng) Andover, MA: Northest Document Conservation Center (Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc), 1994

Hiện có dưới dạng các tài liệu độc lập Liên hệ với NEDCC: (978) 470-1010 hoặc email: nedcc@nedcc.org

13 Hilberry, John D “Architectural Design Considerations” (Xem xét các vấn đề thiết kế kiến trúc) Trong cuốn Storage of Natural History Collections: A Preventive Conservation Approach (Lưu trữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên: Bước tiếp cận bảo quản mang tính phòng ngừa) Quyển I, đã xuất bản Carolyn L Rose, Catharine A Hawks và Hugh H Genoways, 103-

22 Iowa City, Iowa, Society for the Preservation of Natural History Collections (Hội bảo quản các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên), 1995

Bài viết này cung cấp các tiêu chuẩn môi trường về công tác lưu trữ bảo quản, có các thông tin về việc hoạch định không gian Có phần phụ lục "Danh sách thiết kế lưu trữ"

14 Hilberry, John D “The Building Design and Construction Process” (Quy trình thiết kế và xây dựng nhà) Trong cuốn Storage of Natural History Collections: A Preventive Conservation Approach (Lưu trữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên: Bước tiếp cận bảo quản mang tính phòng ngừa) Quyển I, đã xuất bản Carolyn L Rose, Catharine A Hawks và Hugh H Genoways, 103-

22 Iowa City, Iowa, Society for the Preservation of Natural History Collections (Hội bảo quản các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên), 1995, trang 43-49

Tổng quan của nhà xây dựng nhóm dự án và các giai đoạn khác nhau của một dự án xây dựng

15 Hilberry, John D “What Architects Need to Know, and Don’t Want to Hear” (Những điều một kiến trúc sư cần biết nhưng lại không muốn nghe) Museum News 61.5 (6/1983): 54-

Đây là cuốn hướng dẫn chuẩn về hoạch định cho thư viện công cộng Không đi vào những vấn đề bảo quản cụ thể nhưng là một công cụ thiết yếu cho việc thiết kế toà nhà Đã được Anders C Dahlgren bổ sung bằng bài viết “Public Library Space Needs: A Planning Outline /1998” (Các yêu cầu về khoảng không của thư viện công cộng: Hướng dẫn hoạch định /1998) Hiện có tại địa chỉ http:// (3/1998)

18 Hookham, Francis “Preservation Factors in the Design of New Libraries: An Architect’s Viewpoint” (Các yếu tố bảo quản trong thiết kế các thư viện mới: Quan điểm của một kiến trúc sư) Trong Conservation and Preservation in Small Libraries (Công tác bảo tồn và bảo quản trong các thư viện quy mô nhỏ) Đã xuất bản Nicholas Hadgraft và Katherine Swift Cambridge, England: Parker Library Publications (Nhà xuất bản thư viện Parker), 1994, trang 70-73: Giới thiệu:

“Tác phẩm này đề cập đến một số yếu tố trên quan điểm của một kiến trúc sư, về (việc ứng dụng) các toà nhà cổ đối với mục đích của thư viện và việc xây dựng các thư viện mới…”

19 Leighton, Philip D., và David C Weber “Planning Academic and Research Library Buidings” (Lập kế hoạch cho các toà nhà thư viện nghiên cứu và đại học), xuất bản lần 2 Chicago: American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ) , 1986 Lull:

“Mặc dù cuốn sách này tập trung vào các thư viện, nhưng các bài viết trong quá trình hoạch định của nó rất hữu ích đối với bất cứ dự án nào Nó không được thiết kế như một tài liệu tham khảo, nên phải đọc kỹ từ đầu đến cuối Có một chương viết hay về vấn đề chiếu sáng Xuất bản lần 3 dự kiến vào năm 1999”

20 Leuder, Dianne và C., Sally Webb “Administrator’s Guide to Library Buiding Maintenance” (Hướng dẫn về duy trì toà nhà thư viện cho nhà quản lý) Chicago: American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), 1992 Larsen:

“Các biện pháp chính xác và hệ thống cho mọi lĩnh vực của việc bảo dưỡng toà nhà gồm HVAC, chiếu sáng, an toàn, phát hiện và dập tắt đám cháy, chất lượng môi trường và quản lý thảm hoạ Các nhà quản lý và các thành viên ban quản trị thư viện nên đọc”

21 Lord, Gail Dexter và Barry Lord “The Manual of Museum Planning” (Hưóng dẫn lập kế hoạch cho bảo tàng) London: HMSO, 1991

Đây là cuốn hướng dẫn tổng quát cho việc lập kế hoạch, quản lý thiết kế và xây dựng trên quan điểm bảo tàng Các vấn đề bảo quản cũng như các yêu cầu cụ thể về khí hậu cần thiết để phù hợp với các yếu tố địa lý, kinh tế và các thành tựu nghiên cứu gần đây đã được đề cập

22 Lugano, Fred “Fixing a Cold, Drafty House” (Sửa chữa một ngôi nhà có gió lùa) Fine Homebuiding (Nhà đẹp) 105 (10-11/1996): 92-97

Miêu tả chuẩn xác về cơ chế luân chuyển không khí, và nhiều lựa chọn trong việc gắn kín các khoảng không hiện có

23 Lushington, Nolan, và James M Kusack “The Design and Evaluation of Public Library Buidlings” (Thiết kế và đánh giá các toà nhà thư viện công cộng) Hamden, CT: Library Professional Publications (Nhà xuất bản chuyên nghiệp thư viện), 1990

Được chia thành 2 phần, phần này đề cập đến việc hoạch định và thiết kế cũng như đánh giá sau hoàn thiện

24 Massachusetts Board of Library Commmisioners (Hội đồng uỷ viên thư viện Massachusetts) “Library Construction Program: Selected Bibliography” (Chương trình xây dựng thư viện: Thư mục học chọn lọc) Boston, MS: MBLA, 6/1998

Để có bản copy, hãy liên hệ với Anne Larsen theo địa chỉ ở phần Dịch vụ Hợp đồng và Tư vấn ở cuối tài liệu này Danh mục này dự kiến được đưa ra vào đầu năm 1999 trên trang web của Mạng lưới thông tin và thư viện Massachusetts:

http://www.mlin.lib.ma.us/index.htm

25 McCarthy, Richard C “Designing Better Libraries: Selecting and Working with Building Professionals” (Thiết kế các thư viện hoàn hảo hơn: Lựa chọn và làm việc với các chuyên gia xây dựng) Fort Atkinson, WI, Highsmith, 1995 Larsen:

“Cung cấp các phương pháp và kỹ thuật đánh giá, lựa chọn và làm việc với các kiến trúc sư

và nhà thầu Đưa ra các kỹ năng giao tiếp hiệu quả để bảo đảm thiết kế và xây dựng thư viện cũng như các hoạt động bảo quản”

26 O’Bright, Alan W “New Mechanical Systems for Historic Structures” (Các hệ thống cơ khí mới cho các kiến trúc cổ) CRM 15.6 (1992): 44-46 Kerschne & Baker:

“Một bài viết tuyệt vời so sánh 3 chiến lược kiểm soát khí hậu trong 3 ngôi nhà cổ khác nhau”

27 Oreszczyn, T., M Cassar và K Fernandez “Comparative Study of Air Conditioned and Non-Air-Conditioned Museums” (Nghiên cứu so sánh các bảo tàng có sử dụng và không sử dụng hệ thống điều hoà không khí) Trong ấn phẩm Preventive Conservation: Practice, Theory, Research (Công tác bảo tồn mang tính phòng ngừa: Thực tiễn, lý thuyết và nghiên cứu) In lại dưới sự đóng góp của Hội nghị Ottawa, 12-16 tháng 9 1994 London: International Institute for Conservation (Viện Bảo quản quốc tế), 144-148

Đây là nghiên cứu về những vấn đề có thể liên quan đến việc lắp đặt hệ thống điều hoà không khí trong các ngôi nhà cổ

28 Rose, William “Effects of Climate Control on the Museum Building Environment” (Những ảnh hưởng của việc kiểm soát khí hậu đối với môi trường trong toà nhà bảo tàng) Journal of the American Institute for Conservation (Tập san của Viện bảo quản Hoa Kỳ) số 33.2 (Hè 1994): 199-210 Tóm tắt:

“Các vấn đề thực tiễn được đưa ra bao gồm: đặt ra giới hạn độ ẩm trên và dưới cho không gian trưng bày; phân phối nhiệt độ và độ ẩm trong một không gian và trong một khu vực có kiểm soát khí hậu; hoạt động của các thiết bị cơ khí trong mùa đông và mùa hè; trang bị máy móc và giám sát toà nhà Cuối cùng, có các hướng dẫn về kiểm soát khí hậu nhằm duy trì không khí trong toà nhà bảo tàng

29 Thatcher-Ellis, Rebecca “Getting Function From Design: Making Systems Work” (Hiệu quả ngay từ khi thiết kế: điều khiển hệ thống hoạt động) Trong cuốn Preservation of Library and Archival Materials (Bảo quản các tài liệu của thư viện và cơ quan lưu trữ), xuất bản lần 3,

có sửa chữa và mở rộng Sherelyn Odgen Andover, MA: Northeast Document Conservation Center (Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc), 1999

Chú giải chi tiết các thủ tục tạo lập/uỷ thác và điều hành, có thể áp dụng với mọi dự án xây dựng Có lưu ý đặc biệt đến các thiết bị có ảnh hưởng đến việc kiểm soát khí hậu Hiện có tại Website của NEDCC

30 Thompson, Godfrey “Planning and Design of Library Buildings” (Hoạch định và thiết kế các toà nhà thư viện), xuất bản lần 3 London: Butterworths, 1989

Được viết cho các thủ thư mới làm quen với nhiệm vụ tạo lập và đổi mới thư viện Tài liệu chi tiết này cũng nên được những người có liên quan đến các dự án xây dựng tham khảo

31 Trinkley, Michael “Preservation Concerns in Construction and Remodeling of Libraries: Planning for Preservation” (Các vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản trong xây dựng và nâng cấp thư viện: hoạch định bảo quản) Columbia, SC: South Carolina State Library (Thư viện bang Nam Carolina), 1992

“Tài liệu này là nguồn tham khảo quý giá đối với các dự án xây dựng có liên quan đến vấn đề bảo quản Tác giả đã đưa ra các chủ đề khó nghiên cứu như cách hoàn thiện đúng, xây dựng mái nhà, sàn nhà và thiết kế bản thống kê sách Có các phụ lục và thư mục hữu ích Hãy liên hệ với Thư viện bang SC (803) 734-8666

32 Sannwald, William W “Checklist of Library Building Design Considerations” (Danh sách các vấn đề thiết kế toà nhà thư viện), xuất bản lần 3 Chicago: American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), 1997 Larsen:

“Mặc dù các vấn đề bảo quản không được đề cập một cách riêng lẻ nhưng tài liệu hữu ích này có nói đến các vấn đề liên quan đến việc bảo quản chuẩn mực các bộ sưu tập”

33 Weber, Martin và E.M F.G Matero “Conserving Buildings: Guide to Techiniques and Materials” (Bảo quản các toà nhà: Hướng dẫn về kỹ thuật và vật liệu) New York: John Wiley,

1993 Swartzburg:

“Là tài liệu cơ bản về bảo quản lưu trữ, nhấn mạnh việc đánh giá các công nghệ cũ và mới để

có thể liên kết chúng một cách hiệu quả”

34 Wilcox, U Vincent “Facility Management” (Quản lý thiết bị) Trong cuốn Storage of Natural History Collections: A Preventive Conservation Approach (Lưu trữ các bộ sưu tập lịch

sử tự nhiên: Một bước tiếp cận sưu tập mang tính phòng ngừa) Quyển I, đã xuất bản Carolyn

L Rose, Catharine A Hawks và Hugh H Genoways Thành phố Iowa, Iowa: Society for the Preservation of Natural History Collections (Hội bảo quản các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên),

1995, trang29-41

“Đây là một tài liệu hay, đề cập đến nhu cầu quản lý hiệu quả không gian trong giai đoạn hoạch định một dự án xây dựng, được viết trên quan điểm của một giám đốc phụ trách thiết bị Miêu tả các loại không gian cần thiết cho một nơi làm việc về mặt cấu trúc vật lý, hữu ích, vệ sinh, an toàn, dịch vụ an ninh và kiểm soát côn trùng

Sưởi ấm, thông gió và điều hoà không khí

35 American Society of Heating, Refrigeration and Air-Conditioning Engineers (Hội Kỹ sư Hoa Kỳ chuyên nghiệp về sưởi ấm, làm lạnh và điều hoà không khí) “Ventilation for Acceptable Indoor Air Quality” (Thông khí với chất lượng trong phòng chấp nhận được), tiêu

chuẩn ASHARE Standard 62-1989, 1989 (Thay thế cho ASHRAE Standard 62-1981) Phụ lục 62a-1990 cho ANSI/ASHRAE 62-1989 Phạm vi:

Tiêu chuẩn này áp dụng cho các khoảng không gian đóng và trong nhà có người ở

36 American Society of Heating, Refrigeration and Air-Conditioning Engineers 1995 ASHRAE Handbook (Sổ tay ASHRAE): HVAC Applications (Thiết bị HVAC) Atlanta, GA: ASHRASE, 1996

Đề cập đến các yêu cầu của HVAC đối với nhiều loại thiết bị, bao gồm cả phần mô tả thiết bị cần thiết để tạo ra 1 điều kiện cụ thể Một ấn bản mới dự kiến ra đời vào tháng 6, 1999

37 American Society of Heating, Refrigeration and Air-Conditioning Engineers 1996 ASHRAE Handbook: HVAC Systems and Equipment (Các hệ thống và thiết bị HVAC) Atlanta, GA: ASHRAE, 1996

Sổ tay các hệ thống và thiết bị HVAC năm 1996 có các chương viết về thiết kế hệ thống sưởi

và làm lạnh bằng hơi nước; các loại quạt, thiết bị thông gió, máy sưởi, máy tạo không khí, máy làm ẩm, thiết bị làm khô bằng áp lực, hút ẩm, và cuộn sưởi

38 American Society of Heating, Refrigeration and Air-Conditioning Engineers Humidification and Dehumidification Control Strategies (Các chiến lược kiểm soát độ ẩm) Atlanta, GA: ASHRAE, 1996

Giới thiệu 10 tham luận của Hội thảo hàng năm của ASHRAE năm 1996 Các chủ đề gồm: các lựa chọn về nhiều công nghệ giữ ẩm, các chiến lược và phương pháp kiểm soát hút ẩm cơ khí; kinh nghiệm kiểm soát độ ẩm bằng thiết bị tự động điều chỉnh nhiệt độ, kiểm soát máy quay hút ẩm để hút ẩm, làm lạnh và duy trì nhiệt độ, độ ẩm và những khoảng không không sinh ẩm

39 American Society of Heating, Refrigeration and Air-Conditioning Engineers 1997 ASHRAE Handbook: Fundamentals (Nguyên tắc cơ bản) Atlanta, GA: ASHRAE, 1997

"Đây là cuốn sách cơ bản trongcác tài liệu hướng dẫn Nó đề cập đến những nguyên tắc và số liệu cơ bản về công nghệ toàn diện cho ngành công nghiệp này, bao gồm phần lý thuyết, các khái niệm và dữ liệu của kỹ thuật xây dựng Đây là cuốn sách bán chạy nhất trong tuyển tập, có các chương mới viết về Các nguồn năng lượng, Nguyên tắc kiểm soát và khoảng không xây dựng" Cung cấp các thông tin mới về kiểm soát độ ẩm, dựa trên cơ sở nghiên cứu 30 năm

Harriman, Lewis G "The Dehumidification Handbook" (Sổ tay xử lý hút ẩm) Xuất bản lần

2 Amesbury, MA: Munters Cargocaire, 1990

"Sổ tay này lý giải nguyên nhân và cách thức xử lý hút ẩm không khí Viết cho các kỹ sư, những người đã có kiến thức cơ bản về các hệ thống sưởi ấm và làm lạnh toà nhà, và những người phụ trách hoạt động của toà nhà, hoặc các quá trình có liên quan đến độ ẩm không khí" Cung cấp những thông tin về mặt khái niệm cơ bản, cách sử dụng đồ thị tâm lý và tính toán tải trọng

40 Harriman, Lewis G., Dean Plager, và Douglas Kosar “Dehumidification and Cooling Loads from Ventilation Air” (Xử lý thông khí hút ẩm và làm lạnh) ASHRAE Journal (Tập san ASHRAE) 11/1997: 37-45 Harriman:

Tài liệu này lượng hoá độ ẩm và nhiệt sản sinh từ việc lọc khí qua 1 năm nghiên cứu 239 địa điểm ở Hoa Kỳ Nó chỉ ra rằng lượng ẩm vượt trội hơn so với lượng nhiệt ở tỷ lệ 4:1 trong mọi điều kiện, trừ ở khu vực sa mạc và nơi có độ cao lớn

41 Lafontaine, Raymond H “Humidistatically Controlled Heating: A New Approach to Relative Humidity Control in Museums Closed for the Winter Season” (Sưởi ấm có kiểm soát

độ ẩm: Cách tiếp cận mới để kiểm soát độ ẩm tương đối trong các bảo tàng đóng cửa vào mùa đông) Journal on the International Institute for Conservation (Tập san của Viện Bảo quản quốc tế) - Canadian Group 7.1-2 (Xuân1982): 35-41 Conrad:

"Mặc dù là tài liệu cũ nhưng vẫn cung cấp thông tin hữu ích về những bước tiếp cận công nghệ thấp trong bảo quản bộ sưu tập trong các toà nhà cổ"

42 Rose, William "Effects of Climate control on the Museum Building Envelope" (Tác động của việc kiểm soát khí hậu đến không gian toà nhà bảo tàng" Journal on the International Institute for Conservation 33 (1994): 199-210 Kerschner & Baker:

"Tài liệu kỹ thuật này phân tích cách thức hơi nước di chuyển không gian toà nhà Giới thiệu

kỹ thuật kiểm soát độ ẩm bằng cách tăng nhiệt độ trong điều kiện ngoài trời nhằm ổn định độ

ẩm tương đối cho các hiện vật sưu tập"

43 Rose, William B., and Anton TenWolde Bugs, Mold & Rot II: A Workshop on Control

of Humidity for Health, Artifacts, and Building" (Sự gặm nhấm, nấm mốc và mục nát II: Hội thảo về Kiểm soát độ ẩm nhằm bảo vệ sức khoẻ, hiện vật và toà nhà) 16-17/11/1993 Washington, D.C: National Institute of Building Sciences (Viện khoa học xây dựng quốc gia),

1993 (152 trang, giá $35 tại NIBS, 1201 L St.,NW Suite 400, Wasington, D.C., 2005 7800]) Ellen Mc Crady:

[202/289-Các tham luận của hội thảo do Hội đồng môi trường và nhiệt độ toà nhà (BETEC, là bộ phận của NIBS) và Phòng thí nghiệm quốc gia Oak Ridge tổ chức Rất phù hợp cho giới bảo quản, có nhiều thông tin qúy Dựa trên cơ sở kỹ thuật và thực chứng

44 Sebor, Andrew J “Heating, Ventilating, and Air-Conditioning Systems” (Các hệ thống sưởi ấm, thông gió và điều hoà không khí) Trong cuốn “Storage of Natural History Collections:

A Preventive Conservation Approach” (Lưu trữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên: Bước tiếp cận bảo quản mang tính phòng ngừa) Quyển I, đã xuất bản Carolyn L Rose, Catharine A Hawks,

và Hugh H Genoways Thành phố Iowa, Iowa: Society for the Preservation of Natural History Collections (Hội bảo quản các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên) xuất bản năm 1995, trang 135-46 Giới thiệu:

“Thảo luận các vấn đề trọng yếu của các hệ thống sưởi ấm, thông gió và điều hoà không khí (HVAC), hoạch định, thiết kế và lựa chọn” Đây là cuốn tổng quan hay về các loại bộ phận của

hệ thống và các tuỳ chọn

45 Weintraub, Steven và Sara J Wolf “Macro- and Microenvironments” (Môi trường vi mô

và vĩ mô) Trong “Storage of Natural History Collections: A Preventive Conservation Approach” (Lưu trữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên: Bước tiếp cận bảo quản mang tính ngăn ngừa) Quyển I, đã xuất bản Carolyn L Rose, Catharine A Hawks, và Hugh H Genoways Thành phố Iowa, Iowa: Society for the Preservation of Natural History Collections (Hội bảo quản các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên) xuất bản năm 1995, trang 123-134 Giới thiệu:

“… nhiều biện pháp hiện có có thể cung cấp một mức độ kiểm soát môi trường nào đó, ít tốn kém và thực hiện tương đối đơn giản; giúp giảm đáng kể ảnh hưởng của môi trường đối với bộ sưu tập”

giới thiệu về môi trường và XEM XéT các vấn đề cụ thể về phương tiện

46 ANSI/PIMA IT9.2-998 “Imaging Media – Photographic Processed Films, Plates, and Papers – Filing Enclosures and Storage Containers” (Thiết bị ảnh - Phim, tấm tráng và giấy chụp rửa - Cho vào các hộp lưu trữ và kho chứa)

ANSI/PIMA IT9.25-998 “Imaging Materials – Optical Disc Media – Storage” (Vật liệu ảnh

47 Appelbaum, Barbara “Guide to Environment Protection of Collections” (Hướng dẫn bảo

vệ môi trường các bộ sưu tập) Madison, WI: Sound View Press (Nhà xuất bản Sound View) năm 1991

Cung cấp thông tin cơ bản cho những người chưa được đào tạo về kỹ thuật bảo quản bất kỳ dạng sưu tập nào

48 Calmes, Alan “Video Tapes” (Băng video) Trong “Storage of Natural History Collections: A Preventive Conservation Approach” (Lưu trữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên: Bước tiếp cận bảo quản mang tính ngăn ngừa) Quyển I, đã xuất bản Carolyn L Rose, Catharine A Hawks, và Hugh H Genoways Thành phố Iowa, Iowa: Society for the Preservation of Natural History Collections (Hội bảo quản các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên) xuất bản năm 1995, trang 395-400

Mô tả cách sản xuất và bảo dưỡng đúng cách các băng video có giá trị

49 Carmody, John và Peter H Herzog “Energy-Efficient Operation of Commercial Buildings: Redefining the Energy Manager’s Job” (Hoạt động có hiệu quả về mặt năng lượng của các toà nhà: Xác định lại công việc của giám đốc phụ trách năng lượng) New York: McGraw Hill, 1997

Cung cấp các phương pháp thực tiễn để đạt hiệu quả trong sử dụng năng lượng, giới thiệu các khái niệm cơ bản về hoạt động của toà nhà

50 Canadian Conservation Institute (Viện Bảo tồn Canada) “Storing Works on Paper” (Lưu trữ những tác phẩm trên giấy) CCI Notes (Báo cáo CCI) số 11/2 Ottawa, ON: CCI, 1995 NLC:

“Đề cập đến việc chuẩn bị lưu trữ và những điều kiện môi trường tối ưu” Để đặt hàng, liên

hệ CCI, 1030 Innes Road, Ottawa, ON Canada, TK1A OM5 Điện thoại (613) 998-3721, fax (613) 998-4721

51 Cassar, May “Environment Management” (Quản lý môi trường) London: Routledge,

1995 NLC:

Một bài viết hoàn chỉnh về những tiêu chuẩn mới trong việc lưu trữ sưu tập, dựa trên những nghiên cứu tại Phòng thí nghiệm phân tích bảo quản Smithsonian (CAL) ở những độ ẩm đa dạng hơn những nghiên cứu trước đây

52 Christensen, Carol "Environmenatal Standards: Looking Beyond Flatlining?" (Quan điểm về các tiêu chuẩn môi trường) AIC News (Tin tức AIC) số 20.5 (1995): 1-2, 4-8

Một tài liệu toàn diện về các tiêu chuẩn mới cho việc lưu trữ sưu tập, dựa trên nghiên cứu của Phòng thí nghiệm phân tích bảo quản Smithsonian (CAL) với các mức độ ẩm tương đối rộng hơn trước đây

53 Conrad, Ernest A “Balancing Environmental Needs of The Building, The Collection, and The User” (Cân bằng những nhu cầu về môi trường của toà nhà, của bộ sưu tập và người sử dụng) Trong Abstracts of Papers Presented at the Twenty-Fourth Annual Meeting (Trích các tham luận tại Hội nghị hàng năm lần thứ 24), Norfolk, Virginia, 10-16/6/1996 do Viện Bảo quản Hoa Kỳ xuất bản Washington, DC: AIC, 1996, trang 15-18

Một hệ thống phân loại gồm 6 phần dựa trên 3 dạng kiểm soát khí hậu chủ yếu, có cả ví dụ

về các loại sưu tập và/hoặc cách sử dụng trong từng dạng không gian khác nhau Hệ thống này được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động cân bằng ở các toà nhà bảo tàng cổ

54 Conrad, Ernest A “Energy Conservation Issues for Modern Buildings” (Các vấn đề bảo quản năng lượng đối với các toà nhà hiện đại) Trong Preserving the Recent Past (Bảo quản thời cận đại) Đã xuất bản Deborah Slaton và Rebecca A Shiffer Washington, DC: Historic Presevation Education Foundation (Quỹ giáo dục bảo quản tài liệu lịch sử) xuất bản năm 1995, trang 137-140

Xem xét vấn đề bảo quản năng lượng trong các toà nhà cổ Xem xét các cấu trúc và hệ thống nhà dưới tác động của các vấn đề của thế kỷ 21 Có lời khuyên hữu ích về thông khí và sưởi ấm

55 Druzik, James và Paul Banks "Appropriate Standards for the Indoor Environment" (Các tiêu chuẩn thích hợp với môi trường bên trong toà nhà) Conservation Administration News (Tin tức quản lý công tác bảo tồn) 62/63 (1995): 1, 3-8

Thảo luận sâu hơn về những đặc tính môi trường của CAL

56 Erhardt, David và Marion Mecklenberg "Relative Humidity Re-Examined" (Đánh giá lại

độ ẩm tương đối) Preventive Conservation: Practice, Theory, Research (Bảo quản mang tính phòng ngừa: Thực tiễn, Lý thuyết, Nghiên cứu Nghị viện Ottawa 12-16/9/1994 London: International Institute for Conservation (Viện bảo tồn quốc tế), 1994, trang 32-38 Kerschner & Baker:

Tài liệu này cung cấp các kết quả nghiên cứu do tác giả tiến hành trên các hiện vật bảo tàng

và kết luận rằng nhiều hiện vật bảo tàng có thể chịu đựng và giữ ở mức an toàn với sự thay đổi

độ ẩm tương đối, lớn hơn nhiều so với kết luận của nhiều chuyên gia bảo quản trước đây

57 Foot, Mirjam M "Housing Our Collections: Environment and Storage for Libraries and Archives" (Lưu trữ các bộ sưu tập: Môi trường và việc lưu trữ đối với thư viện và cơ quan lưu trữ) IFLA Journal (Tập san IFLA) số 22 (1996): 110-14

Một tài liệu tổng quan hay về tầm quan trọng của môi trường phù hợp cũng như tầm quan trọng của việc cân bằng sử dụng các bộ sưu tập và điều kiện lưu trữ

58 Hansen, Eric F., Steven N Lee và Harry Sobel "The Effects of Relative Humidity on Some Physical Properties of Modern Vellum: Implications for the Optimum Relative Humidity for the Display and Storage of Parchment" (Tác động của độ ẩm tương đối đến các đặc tính vật chất của loại giấy da hiện đại: Tiêu chuẩn về độ ẩm tương đối tối ưu cho việc trưng bày và lưu trữ giấy da) Journal of the American Institute for Conservation (Tập san của Viện Bảo tồn quốc gia Hoa kỳ) số 31 (1992): 325-42

Các kết quả nghiên cứu về tác động của các mức độ ẩm tương đối đến các đặc tính vật chất của giấy da Trích: "độ ẩm tương đối là 30% là tối ưu cho các hiện vật này Tại mức này, sai số cho phép là 5% với ảnh hưởng co lại hoặc nở ra không đáng kể

59 Kerschner, Richard L "A Practical Approach to Environmental Requirements for Collections in Historic Buildings" (Tiếp cận thực tiễn với các yêu cầu môi trường cho các bộ sưu tập trong toà nhà có dấu ấn lịch sử) Journal of the American Institute for Conservation 31 (1992): 65-76

Các điều kiện môi trường lý tưởng để bảo quản các hiện vật trong toà nhà cổ thường có sự cách biệt đối với các điều kiện lý tưởng cho toà nhà Cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu bảo quản của cả bộ sưu tập cũng như toà nhà khi đưa ra các tiêu chuẩn nhiệt độ và độ ẩm cụ thể

và thiết kế các hệ thống kiểm soát khí hậu

60 McCormick-Goodhart, Mark H "The Allowable Temperature and Relative Humidity Range for the Safe Use and Storage of Photographic Materials" (Nhiệt độ và độ ẩm cho phép để

sử dụng và lưu giữ một cách an toàn vật liệu ảnh) Journal of the Society of Archivists (Tập san của Hội chuyên viên lưu trữ) số 17.1 (1996): 7-21

Mô tả nghiên cứu dẫn đến các ý kiến đề xuất về bảo quản lạnh nhằm kéo dài tuổi thọ cho các bức ảnh

61 Michalski, Stefan "Relative Humidity: A Discussion of Correct/Incorrect Values" (Độ

ẩm tương đối: Thảo luận về các giá trị đúng và sai) ICOM Committee for Conservation: 10th Triennial Meeting (Uỷ ban Bảo quản ICOM: Cuộc họp lần thứ 10, cứ 3 năm tổ chức một lần, Washington, D.C., 22-27 tháng 8, 1993, in lại Tập 2, đã xuất bản J.Bbridgeland Paris: ICOM Committee for Conservation, trang 624-29 Kerschener & Baker:

"Giải thích hay, cụ thể và dễ hiểu về các mức độ ẩm tương đối an toàn và không an toàn đối với nhiều loại vật liệu khác nhau"

62 Nugent, William R "Compact Discs and Other Potical Discs" (Đĩa compact và các loại đĩa quang học khác), trang 401-08

Mô tả chính xác nhiều loại đĩa quang học, bao gồm các thông tin về cách bảo quản đúng đắn

và tuổi thọ mong muốn Có danh sách tài liệu tham khảo rất hữu ích cho các nghiên cứu chuyên sâu

63 Reillyl, James M "IPI Storage Guide for Acetate Film" (Hướng dẫn bảo quản phim acetate của IPI) Rochester, NY: Image Permanence Institute (Viện Bảo quản hình ảnh), Rochester Institute of Technology (Viện Công nghệ Rochester), 1993

"Mục tiêu chính của cuốn sách là giúp các giám đốc của bộ sưu tập đánh giá chất lượng môi trường bảo quản phim của họ" Bao gồm 1 cuốn sách nhỏ, bảng "Hạn lưu trữ" Để mua tài liệu hãy liên hệ với số điện thoại (716) 475-5199, fax: (716) 475-7230

64 Reilly, James M "Storage Guide for Color Photographic Materials" (Hướng dẫn bảo quản vật liệu ảnh màu) Rochester, NY: Image Permanence Institute, 1998

"Cuốn sách 48 trang này đã đề cập toàn diện đến các điều kiện môi trường (một loại quy luật luân chuyển), giải thích nguyên nhân phai màu của các tấm ảnh màu, tại sao chúng lại cần được bảo quản đặc biệt, và những gì cần làm để giữ chúng được lâu bền" Giá 20$ Có các tài liệu cũ tại trang web của Thư viện Bang New York http://www.nysl.nysed.gov/libdev/storage.htm Thanh toán bằng séc cho The State University of New York (Đại học bang New York) Nếu bằng thẻ tín dụng thì liên hệ với Image Permanence Institute qua số điện thoại 716-475-5199 Mua qua IPI giá 25$ + 3$ chi phí vận chuyển

65 Reilly, James M., Douglas Nishimure, và Edward Zinn "New Tools for Preservation: Assessing Long-Term Environment Effects on Library and Archives Collections" (Các công cụ bảo quản mới: Đánh giá ảnh hưởng dài hạn của các yếu tố môi trường đến các bộ sưu tập của thư viện và cơ quan lưu trữ) Washington, D.C.: Commission on Preservation and Access (Uỷ ban Truy cập và Bảo quản), 1995 NLC:

Giới thiệu khái niệm về Chỉ số bảo quản định lượng thời gian (TWPI) Đây là công cụ mới

đo lường tác động của những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối đến chất lượng bảo quản của các yếu tố môi trường bảo quản" Thanh toán 10$ cho CLIR đến địa chỉ CLIR Publication Order, 1755 Massachusetts Avenue, NW, Suite 500, Washington DC, 20036-2124 Nếu thanh toán bằng Visa hay Mastercard, hãy liên hệ với số điện thoại (202-939-4750), fax (202-939-4760) hoặc email (info@clir.org)

66 Roosa, Mark "Care, Handling, and Storage of Photographs" (Lưu giữ, vận chuyển và bảo quản các bức ảnh) International Federation of Library Associations (Hiệp hội thư viện liên bang quốc tế), Core Programme on Preservation and Conservation (Chương trình hạt nhân về công tác bảo tồn và bảo quản), 1992

Các thông tin chính xác về bảo quản nhiều loại tư liệu ảnh Bao gồm một danh mục mở rộng

và các tiêu chuẩn có thể ứng dụng được

67 Sebera, Donald K "Isoperms: An Environmental Management Tool" (Isoperms: Công cụ quản lý môi trường) Washington, D.C.: Commission on Preservation and Access (Ban bảo quản

và truy cập), 1994 NLC:

Phương pháp Isoperm lượng hoá tác động của nhiệt độ và độ ẩm tương đối đến tuổi thọ của các bộ sưu tập tài liệu giấy" Có bài hoàn chỉnh tại

http://www.clir.org/pubs/reports/isoperm/is_operm.html, hoặc gửi tấm séc 10$ đến CLIR

Publication Orders, 1755 Massachusetts Avenue, NW, Suite 500, Washington DC, 20036-2124 Nếu thanh toán bằng Visa hay Mastercard, liên hệ số điện thoại (202-939-4750), fax (202-939-4760) hoặc email (info@clir.org)

68 Thomson, Garry "The Museum Environment" (Môi trường bảo tàng), xuất bản lần 3 Boston: Butterworths, 1994

Đây là tài liệu toàn diện và nâng cao dành cho các nhà bảo quản và nhà quản lý có phụ trách

về những ảnh hưởng của ánh sáng, độ ẩm và ô nhiễm không khí đến các hiện vật trưng bày cũng như cách giảm thiểu hư hại Hiện có tại Butterworth-Heinemann, 225 Wildwood Ave., Woburn,

MA 01801, điện thoại (800) 336-2665, fax (800) 446-6520 Có thể đặt hàng qua website: http://www.bh.com

69 Van Bogart, John W.C "Magnetic Tape Storage and Handling: A Guide for Libraries and Archives" (Vận chuyển và lưu trữ băng từ: Hướng dẫn cho các thư viện và cơ quan lưu trữ) Washington, D.C.: The Commission on Preservation and Access, 1995

Báo cáo từ Phòng thí nghiệm vật liệu quốc gia, bao gồm những thông tin cập nhật nhất về lưu trữ và bảo quản dài hạn các loại băng từ Có bản đầy đủ tại

http://www.clir.org/bubs/reports/pub54/index.html, hoặc gửi tấm séc 10$ đến CLIR Publication Orders, 1755 Massachusetts Avenue, NW, Suite 500, Washington DC, 20036-2124 Nếu thanh toán bằng Visa hay Mastercard, liên hệ số điện thoại (202-939-4750), fax (202-939-4760) hoặc email (info@clir.org)

70 Vogt-O'Connor, Diane "Caring for Photographs: General Guidelines" (Hướng dẫn chung

về bảo quản ảnh) Conserve O Gram Series số 14/4 Washington, D.C.: National Park Service, 6/1997

Chỉ dẫn cô đọng và lời khuyên về các điều kiện môi trường cho việc lưu trữ và vận chuyển các bức ảnh Các tổ chức không thuộc NPS và những người quan tâm có thể đăng ký với với Superintendent of Documents, U.S Government Printing Office, Washington, DC 20402, fax (202) 512-2250

71 Vogt-O'Connor, Diane "Caring for Photographs: Special Formats" (Các thể thức bảo quản ảnh đặc biệt) Conserve O Gram Series số 14/5 Washington, D.C.: National Park Service, tháng 6, 1997

Đưa ra các điều kiện và lời khuyên về vận chuyển và bảo quản các vật liệu như các bức ảnh

đã đóng khung và phim âm bản bọc kính Liên hệ địa chỉ trên để đặt hàng

72 Whihelm Henry, và Carol Bower "The Permanence and Care of Color Photographs" (Duy trì và bảo quản ảnh mầu) Grinell, IA: Preservation Publishing Company (Công ty xuất bản các ấn phẩm về bảo quản), 1993

Các thông tin cụ thể và chi tiết về bảo quản ảnh, kể cả ảnh đen trắng Đây là một trong những cuốn sách tốt nhất hiện nay

73 Wilson, William K "Environmental Guidelines for the Storage of Paper Records" (Hướng dẫn về môi trường lưu trữ tài liệu giấy) NISO Technical Report (Báo cáo kỹ thuật của NISO) (NISO-TR01-1995) Bethesda, MD: NISO Press (Nhà xuất bản NISO), 1995

Báo cáo này trợ giúp các thủ thư, nhà lưu trữ, kiến trúc sư và kỹ sư môi trường toà nhà thiết lập các hướng dẫn lưu trữ phù hợp cho các tài liệu trong thư viện, cơ quan lưu trữ và các tổ chức lưu trữ khác Đưa ra các lời khuyên về các điều kiện lưu trữ cụ thể như nhiệt độ, độ ẩm tương đối, ánh sáng và các chất ô nhiễm không khí Tác giả đưa ra kết luận trên cơ sở nghiên cứu nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật

Hiện có trên các ấn phẩm của NISO, địa chỉ: NISO Press, P.O Box 338, Oxon Hill, MD, 20750-0338; 1-800-282-NISO và trên trang web www.niso.org

75 Colby, Karen M "A Suggested Exhibition Policy for Works of Art on Paper" (Chính sách trưng bày các tác phẩm nghệ thuật trên giấy) Journal of the IIC-CG 17 (1992): 3-17 Hiện có trên http://www.lightresource.com/policy1.html

Năm 1991, Phòng bảo quản Viện Bảo tàng nghệ thuật Montreal đưa ra một chính sách trưng bày mới cho các tác phẩm nghệ thuật bằng giấy Nó chủ yếu tập trung hướng dẫn thời lượng phù hợp cho các tác phẩm tiếp xúc với ánh sáng của bảo tàng Chính sách gồm 3 loại chia theo độ nhậy cảm và đề xuất một giới hạn hàng năm (có thể chuyển đổi thành giới hạn 2 hoặc 3 năm,

tuỳ theo giới hạn) Đưa ra các danh sách phân loại các tác phẩm bằng vật liệu giấy, hỗ trợ nhà bảo quản phân loại chính xác các tác phẩm theo các mục phù hợp

76 Florentine, Frank A "The Next Generation of Lights: Electrodeless" (Thế hệ đèn mới: Đèn không điện cực) KWAAC Newsletter 17.3 (9/1995): 12-13

Xem xét những nghiên cứu và thiết kế đèn mới sử dụng trong trưng bày các bộ sưu tập

77 Freigeld, Roberta, Caryl Masyr "Space Planning" (Hoạch định không gian) Washington, D.C.: Special Libraries Association (Hiệp hội thư viện đặc biệt), 1991

Có các thông tin hữu ích về xử lý chiếu sáng

78 Layman, David "Lighting Design Terminology: A Mini-Lesson" (Thuật ngữ thiết kế chiếu sáng: Một bài học nhỏ) Exhibitionist (Nhà trưng bày) số 13.1 (Xuân 1994): 46-47

Đưa ra danh sách các thuật ngữ cần thiết để xác định các tuỳ chọn chiếu sáng

79 Lull, William P., và Paul N Banks "Conservation Environment Guidelines for Libraries and Archives" (Hướng dẫn bảo quản môi trường cho thư viện và cơ quan lưu trữ) Ottawa, ON: Canadian Council of Archives (Cơ quan lưu trữ Hội đồng Canada), 1995

Một tài liệu hay để xác định các điều kiện môi trường để bảo quản các bộ sưu tập, gồm có những thông tin về nguồn sáng và xử lý chiếu sáng Dự định sẽ xuất bản năm 1999 tại Thư viện bang New York Có thể đặt qua trang web: http://www.nysl.nysl nysed.gov/

80 Michalski, Stefan "New Lamps for Museum Lighting" (Các loại đèn mới cho chiếu sáng bảo tàng) CCI Newsletter (Tin tức CCI) 17 (3/1996): 7-8

Giải thích về các loại đèn mới sản xuất tại Canada có tác dụng tăng cường hiệu quả sử dụng năng lượng

81 National Park Service and the American Institute for Conservation (Dịch vụ Công viên quốc gia và Viện bảo quản Hoa Kỳ) "Museum Exhibit Lighting" (Chiếu sáng trưng bày bảo tàng) Tài liệu cho cuộc Họp thường niên của AIC lần thứ 25, San Diego, CA, 9-10/6/1997 Gồm nhiều bài viết chuyên sâu hiện nay về vấn đề cảnh quan, chiếu sáng, xử lý chiếu sáng và kiểm soát tia cực tím Liên hệ đặt hàng tại AIC 1717 K St NW, Ste 301, Washington, D.C

20006, điện thoại (202)452-9545, fax (202) 452-9328 hoặc email: InforAIC@aol.com

82 New England Museum Association (Hiệp hội bảo tàng New England) "Lighting for Exhibits and Historic Sites" (Chiếu sáng vật trưng bày và các khu vực lịch sử) Boston, MA: NEMA, 1998

Để đặt hàng, liên hệ Katie Hazard tại NEMA, Boston National Historic Park, Charlestown Navy Yard, Boston MA 02129, điện thoại (617) 242-2283, fax (617) 241-5797 Giá 3$/cuốn

83 Nicholson, Catherine "What Exhibits Can Do To Your Collection" (Những gì mà các vật

có thể làm cho bộ sưu tập của bạn) Restaurator 13.3 (1992): 95-113

Các nguy cơ :

Các nguy cơ có thể xảy ra đối với các hiện vật bảo quản đã được bàn tới, bao gồm huỷ hoại

do ánh sáng gây ra, tiếp xúc với môi trường ô nhiễm, sự dao động lớn về nhiệt độ và độ ẩm, việc

bị huỷ hoại về điều kiện vật lý do xử dụng, bảo quản không đúng cách, và việc vận chuyển Những hướng dẫn này được gợi ý để lựa chọn ánh sáng an toàn cho các tư liệu của thư viện và

cơ quan lưu trữ

84 Weintraub, Steven "Creating and Maintaining the Right Environment" Caring for Your Collections Harriet Whelchel New York: Harry N Abrams, 1992, trang 18-29

Đây là một bài báo có phần giới thiệu rất hay về tầm quan trọng của việc kiểm soát khí hậu, bao gồm cả phần hữu ích về việc xử dụng ánh sáng

85 Weintraub, Steven "Technics: Natural Light in Museums: An Asset or a Threat" Progressive Architecture 5 (1990): 49-54

Viết cho những nhà chuyên thiết kế ánh sáng, thảo luận về sự thoả hiệp được xem xét trong việc cân đối việc xử dụng ánh sáng tự nhiên trong mối quan tâm về bảo tồn

Theo dõi môi trường

86 EPA and NIOSH "Building Air Quality: Guide for Building Owners & Facility Managers" Washington, D.C: Environmental Protection Agency, 1992 NLC: Thông tin về các vấn đề chất lượng không khí trong nhà và làm thế nào để sửa đổi và ngăn chặn không khí không đảm bảo

87 Grzywacz, Cecily M "Air Quality Monitoring" Theo dõi chất lượng không khí

Mô tả các phương pháp chống ô nhiễm trong môi trường bảo tàng, như là acid acetic và khí formaldehyde Có kèm theo phần phụ lục danh mục vật liệu và công cụ để tiến hành côngviệc

88 Leeke, John "Detecting Moisture" Old House Journal 24.3 (1996): 42-45 Kerschner & Baker:

Kỹ thuật và thiết bị cơ bản được sử dụng để nhận diện vấn đề độ ẩm trong các ngôi nhà cũ cũng được bàn đến

89 Lull, Whilliam P., Paul N Banks "Conservation Environment Guidelines for Libraries and Arichives" Ottawa, ON: Canadian Council of Archives, 1995

Điều kiện môi trường cụ thể để bảo vệ vốn tài liệu Phần theo dõi môi trường làphần được tham khảo và tái bản nhiều nhất Đây là phần cần thiết trong quá trình thiết kế và xây dựng Hiện đã bán hết tài liệu Lần xuất bản mới dự định vào năm 1999 do Thư Viện New York chịu trách nhiệm Có thể biết thêm thông tin ở Web site, http://www.nysl.nysed.gov/

90 Weintraub, Steven and Sara J Wolf "Evironmental Monitoring" Theo dõi môi trường

Có rất nhiều thiết bị để đo sự ô nhiễm và mức độ ánh sáng

Phòng ngừa các thảm hoạ và cách thức bảo vệ

91 Artim, Nick “An Introduction to Automatic Fire Sprinklers” (Giới thiệu các vòi phun cứu hoả hiện đại) WAAC Newsletter 15.3 (9/1994): 20-27 và 17.2 (5/1995): 23-28

Giới thiệu nhiều loại hệ thống vòi phun khác nhau, ưu và nhược điểm của chúng

92 Artim, Nick “An Introduction to Fire Detection, Alarm, and Automatic Fire Spinklers” (Giới thiệu hệ thống phát hiện hoả hoạn, báo động và vòi phun cứu hoả tự động) Trong Preservation of Library and Archival Materials, xuất bản lần 3, có mở rộng Sherelyn Ogden Andover, MARKETING: Northeast Document Conservation Center, 1999

Hiện có trên trang web của NEDCC: http://www.nedcc.org

93 Federal Emergency Management Agency/Federal Insurance Administration Resistant Materials Requirements for Buildings Located in Special Flood Hazard Areas” (Các yêu cầu về vật liệu chống nước cho các toà nhà ở vùng có nguy cơ ngập lụt cao) Technical Bulletin (Kỷ yếu kỹ thuật) 2-93 Washington, D.C.: FEMA/FIA, 1993

“Flood-Dành cho những người chịu trách nhiệm xây dựng hay cải thiện ở những vùng có nguy cơ ngập lụt cao Tài liệu này được xây dựng trong Chương trình quốc gia về bảo hiểm ngập lụt Hiện có tại FEMA/FIA Office of Reduction, Techinical Standards Division, 500 C st., SW, Room 417, Washington, D.C., 20472

94 Fennelly, Lawrence J “Effective Physical Security” (Công tác an ninh bảo vệ các điều kiện vật chất một cách hiệu quả), xuất bản lần 2 Boston: Butterworth-Heinemann, 1997

Một tài liệu giá trị, chi tiết về các bộ phận an ninh thiết yếu, gồm cả các hệ thống an ninh phần cứng

95 Fortson, Judith “Disaster Planning and Recovery: A-How-To-Do-It Manual for Librarians and Archivists” (Lập kế hoạch đối phó với các thảm hoạ và cách khắc phục: Cuốn hướng dẫn cho các thủ thư và nhà lưu trữ) New York: Neal Schuman Publishers xuất bản năm

1992 How-To-Do-It Manuals for Libraries, số 21

Một cuốn sách hướng dẫn hay và toàn diện cho việc sẵn sàng đối phó với các trường hợp khẩn cấp, ngăn ngừa rủi ro, phản ứng và khôi phục Bao gồm các danh sách, danh mục và sơ đồ quyết định Nếu bạn chỉ có thể mua 1 cuốn hướng dẫn duy nhất thì hãy mua cuốn này