ubnd tØnh qung b×nh UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ TƯ PHÁP Số 2536 /BC STP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Quảng Bình, ngày 30 tháng 12 năm 2016 BÁO CÁO Tình hình áp dụng hệ thống[.]
Trang 11 Đặc điểm tình hình
Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, tham mưu, giúpUBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng và thihành pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạmpháp luật; kiểm soát thủ tục hành chính; pháp chế; phổ biến, giáo dục pháp luật;hòa giải ở cơ sở; hộ tịch; quốc tịch; chứng thực; nuôi con nuôi; lý lịch tư pháp;bồi thường nhà nước; trợ giúp pháp lý; luật sư; tư vấn pháp luật; công chứng;giám định tư pháp; bán đấu giá tài sản; trọng tài thương mại; quản lý công tác thihành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; quản tài viên, doanh nghiệp quản lý,thanh lý tài sản và hành nghề quản lý, thanh lý tài sản và công tác tư pháp kháctheo quy định của pháp luật Sở Tư pháp có 6 phòng chuyên môn, 02 tổ chứcgiúp việc và 3 đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
Việc triển khai và duy trì các lĩnh vực áp dụng hệ thống quản lý chất lượngISO 9001-2008 gồm: Phổ biến, giáo dục pháp luật; thẩm định văn bản QPPL củaHĐND và UBND tỉnh; tự kiểm tra văn bản QPPL của UBND tỉnh; kiểm tra theothẩm quyền văn bản QPPL của HĐND, UBND cấp huyện; cấp phiếu LLTP; đăngký nuôi con nuôi; giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực TGPL, Luật sư, Côngchứng, tư vấn pháp luật, bán đấu giá tài sản.
Hiện tại, hệ thống quản lý chất lượng có 15 quy trình, trong đó có 05 quytrình thuộc quy trình hệ thống, gồm: Quy trình kiểm soát hồ sơ; Quy trình kiểmsoát tài liệu; Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ; Quy trình kiểm soát sự khôngphù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa; Quy trình xem xét của lãnh đạovề chất lượng và 10 quy trình của các phòng chuyên môn nghiệp vụ gồm: Hướngdẫn tổ chức Hội nghị, Hội thảo chuyên đề PBGDPL; Quy trình kiểm tra văn bảnQPPL do cơ quan có thẩm quyền ban hành; Quy trình thẩm định dự thảo văn bảnQPPL; Quy trình giải quyết hồ sơ xin cấp phiếu LLTP; Quy trình giải quyết cácthủ tục trong lĩnh vực trợ giúp pháp lý; Quy trình giải quyết các thủ tục trong lĩnhvực luật sư; Quy trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực công chứng; Quy
Trang 2trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực tư vấn pháp luật; Quy trình giải quyếtcác thủ tục trong lĩnh vực bán đấu giá tài sản Đây là những quy trình làm cơ sởcho việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các phòng chuyênmôn, các bộ phận có liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng.
2 Kết quả xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng
Để tiếp tục duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Sở, ngày 31/12/2015,Sở Tư pháp đã ban hành Quyết định số 2431/QĐ-STP về việc công bố Mục tiêuchất lượng đến hết năm 2016, Kế hoạch số 3432/KH-STP ngày 31/12/2015 vềKhảo sát đánh giá sự hài lòng của khách hàng năm 2016, Chương trình đánh giáchất lượng nội bộ năm 2016 Thực hiện Quyết định số 956/QĐ-UBND ngày21/4/2014 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc phê duyệt Kế hoạch áp dụng Hệthống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 vào hoạt động của cáccơ quan hành chính, ngày 02/6/2014, Sở Tư pháp đã ban hành Quyết định số700/QĐ-STP về việc công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩnquốc gia TCVN 9001:2008 Tháng 6/2016, tổ chức đánh giá nội bộ năm 2016 tạicác phòng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng với thành phần gồm Lãnh đạo sở,đại diện lãnh đạo về chất lượng, trưởng, phó các phòng chuyên môn và toàn thểcán bộ, công chức của Cơ quan Văn phòng sở Các khuyến nghị sau mỗi lần đánhgiá đã được các bộ phận khắc phục kịp thời, đúng quy trình, phù hợp với các quyđịnh của pháp luật hiện hành Để đảm bảo các TTHC thực hiện tại Sở được đưavào áp dụng theo hệ thống quản lý chất lượng, ngày 01/8/2016 Sở đã ban hành05 quy trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực Bổ trợ tư pháp gồm TGPL,Luật sư, Công chứng, Tư vấn pháp luật và Bán đấu giá tài sản Tháng 12/2016,Sở đã viết mới hai quy trình trong lĩnh vực kiểm tra văn bản và thẩm định vănbản QPPL thay thế lại 02 quy trình cũ nhằm đảm bảo phù hợp với các văn bảnpháp luật hiện hành có liên quan.
Trong quá trình hoạt động, Lãnh đạo sở thường xuyên triển khai, quán triệtcác nội dung về tiêu chuẩn ISO 9001:2008, về chính sách chất lượng, mục tiêuchất lượng và nội dung các quy trình hệ thống đến toàn thể CCVC Văn phòng Sởnhằm đảm bảo toàn thể CCVC cùng nắm bắt, thấu hiểu và thống nhất thực hiện.Trong các cuộc giao ban hàng tháng của cơ quan, Lãnh đạo sở thường quán triệtcác Phòng tuân thủ các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng Kịp thời thammưu sửa đổi các quy trình để phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành
3 Đánh giá, nhận xét
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008tại các cơ quan quản lý nhà nước đã và đang là xu thế tất yếu Trong những nămqua Sở Tư pháp thường xuyên quan tâm thực hiện chính sách, mục tiêu chấtlượng, áp dụng có hiệu quả các hệ thống, các quy trình đã ban hành kết hợp vớiviệc thực hiện các thủ tục hành chính Từ đó, kỹ năng giải quyết công việc củaCCVC được nâng cao hơn, chất lượng sản phẩm tạo ra được hiệu quả hơn, nhanhhơn, việc kiểm soát các lỗi được chặt chẽ hơn; tác phong làm việc, văn hoá ứngxử với khách hàng được cải thiện Tính công khai, minh bạch đã dần được hệthống thành những chuẩn mực để công tác quản lý được khoa học và hiệu quả
Trang 3hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn Các bộ phận, các phòng chuyên môn đã thựchiện việc sắp xếp tài liệu, lưu trữ hồ sơ theo “5 S”, đảm bảo khoa học và có hệthống Tài liệu được sắp xếp theo thời gian, thống nhất theo thứ tự các loại giấytờ, tài liệu có trong hồ sơ, lưu theo từng cặp hồ sơ công việc khác nhau, đảm bảodễ lấy, dễ tìm và dễ thấy Đồng thời, các phòng, các bộ phận cũng đã xây dựngDanh mục tài liệu nội bộ hiện hành, mở sổ theo dõi tài liệu bên ngoài, sổ theo dõixử lý sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa Nhìn chung, cácphòng chuyên môn, các bộ phận đã thực hiện việc sắp xếp tài liệu, lưu trữ hồ sơđảm bảo tuân theo Quy trình kiểm soát tài liệu và Quy trình kiểm soát hồ sơ.
Việc đánh giá nội bộ được duy trì thường xuyên hàng năm, qua đó giúpcác phòng quan tâm hơn đến việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn Sau các đợt đánh giá nội bộ, Lãnh đạo Sở đã triệu tập trưởng, phó cácphòng chuyên môn thuộc Sở có triển khai thực hiện ISO, thành viên Tổ Thư kýchất lượng và toàn thể CCVC thuộc Văn phòng Sở xem xét hệ thống quản lý chấtlượng, chỉ đạo các phòng chuyên môn khắc phục những điểm không phù hợp,những khuyến nghị mà các nhóm đánh giá đã đưa ra Tiếp tục đánh giá một cáchtoàn diện toàn bộ hệ thống, phát hiện những điểm chưa phù hợp để điều chỉnhsửa đổi, bổ sung Lãnh đạo sở thể hiện sự cam kết mạnh mẽ đối với việc xâydựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Sởqua các bằng chứng như bảo đảm các hạng mục triển khai được thực hiện theođúng kế hoạch; đảm bảo CCVC có nhận thức rõ ràng về việc nâng cao chất lượngtrong quá trình triển khai các chức năng, nhiệm vụ, nâng cao sự hài lòng củacông dân, từ đó tham gia thực hiện các nhiệm vụ, yêu cầu của công dân với tinhthần trách nhiệm cao; đảm bảo cơ sở hạ tầng, điều kiện vật chất hỗ trợ công việc;QMR và Tổ Thư ký đã tham mưu giúp Lãnh đạo sở thực hiện tốt hệ thống quảnlý chất lượng, các tài liệu đã ban hành đều ở tình trạng kiểm soát.
Trong năm 2016, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của ngành, các Phòng đãtham mưu Lãnh đạo sở thực hiện nhiệm vụ và đạt được một số kết quả cụ thểtrên các lĩnh vực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như sau:
- Trong lĩnh vực thẩm định văn bản Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp
huyện đã thẩm định 97 văn bản QPPL thuộc thẩm quyền ban hành của UBND vàvăn bản thuộc thẩm quyền ban hành của HĐND tỉnh do UBND tỉnh và góp ý 13
dự thảo văn bản QPPL do các cơ quan ở Trung ương soạn thảo gửi đến lấy ý kiếnđảm bảo chất lượng, tiến độ thời gian theo quy định.
- Trong lĩnh vực kiểm tra văn bản, đã thực hiện tự kiểm tra 36/36 văn bảnQPPL do UBND tỉnh ban hành; kiểm tra theo thẩm quyền 80/80 văn bản QPPL
do HĐND, UBND các huyện, thành phố ban hành gửi đến đảm bảo tiến độ vềmặt thời gian theo quy trình.
- Trong lĩnh vực phổ biến giáo dục pháp luật đã chủ trì và phối hợp tổ chức
926 hội nghị triển khai, phổ biến, quán triệt các văn bản pháp luật và tập huấnnghiệp vụ với hơn 67.551 lượt người tham dự.
- Trong lĩnh vực hành chính tư pháp đã cấp phiếu LLTP cho 4.618 trường hợp(Phiếu LLTP số 1: 4.189 trường hợp, Phiếu LLTP số 2: 429 trường hợp); trong năm
Trang 42016, toàn tỉnh đã thực hiện đăng ký đã thực hiện đăng ký hộ tịch cho 43.778
- Trong lĩnh vực thẩm định văn bản: Đã gửi phiếu bằng đường Công vănđến 19 cơ quan, đơn vị có thực hiện gửi hồ sơ yêu cầu thẩm định tại Sở Tư phápđề nghị đánh giá về hoạt động thẩm định Có 16 cơ quan, đơn vị gửi ý kiến đánhgiá về Sở Tư pháp Kết quả có 16 phiếu đánh giá hài lòng về hoạt động thẩmđịnh văn bản của Sở.
- Trong lĩnh vực cấp Phiếu LLTP: lấy phiếu trực tiếp những cá nhân đếngiao dịch đề nghị cấp Phiếu LLTP tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Đãphát hành 51 phiếu và thu về 51 phiếu Kết quả có 16 phiếu đánh giá rất hài lòng,35 phiếu đánh giá hài lòng về dịch vụ hành chính trong lĩnh vực này.
4 Những vướng mắc, khó khăn trong quá trình áp dụng và duy trì hệthống quản lý chất lượng
- Đánh giá viên nội bộ của Sở được đào tạo vào thời điểm Sở triển khaixây dựng hệ thống QLCL, đến nay có 05 đồng chí được cấp Giấy chứng nhậnĐánh giá viên nội bộ đã được chuyển công tác đi cơ quan khác, những cán bộđược tuyển dụng mới chưa được đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng nên việcthành lập nhóm để tổ chức đánh giá nội bộ còn gặp khó khăn.
- Kinh phí để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn TCVN ISO 9001:2008 hằng năm chưa được cấp nên việc cải tiến hệ thốngcòn khó khăn.
- Việc triển khai các quy trình của hệ thống gặp một số bất cập nhất địnhnhư việc thực hiện các thủ tục sửa đổi đối với quy trình Các công đoạn sửa đổiquy trình bắt buộc phải làm theo các bước, các mẫu và cập nhật thủ công nộidung sửa đổi vào trang đầu của quy trình mất khá nhiều thời gian khi mà Quytrình đã được đóng thành tập và phải cập nhật thủ công vào tất cả các quy trìnhđã nhân bản gửi cho các đầu mối, có quy trình nội dung sửa đổi lại tương đốinhiều Sau khi sửa đổi lại tiếp tục sao gửi cho các đầu mối đã thu hồi nên tốnkém về giấy tờ, văn phòng phẩm Nhiệm vụ của Sở Tư pháp ngày càng được tăngcường trong điều kiện biên chế còn thiếu, các văn bản QPPL của Trung ươngquy định về các lĩnh vực mà Sở Tư pháp đang đưa vào áp dụng hệ thống chấtlượng thường xuyên có sự thay đổi, điều chỉnh nên việc sửa đổi quy trình còn
1 27.242 trường hợp đăng ký khai sinh (khai sinh có yếu tố nước ngoài: 14; đăng ký khai sinh tại UBND cấp xã: 17.780 trường
hợp; đăng ký khai sinh lại: 9.448 trường hợp); 7.342 đăng ký kết hôn (kết hôn có yếu tố nước ngoài: 43 trường hợp); 9.221
trường hợp khai tử; 15 trường hợp nuôi con nuôi (nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài: 05) 6.839 trường hợp đăng ký khai
sinh (khai sinh có yếu tố nước ngoài: 05); 3218 đăng ký kết hôn (kết hôn có yếu tố nước ngoài: 15).
Trang 5gặp khó khăn Nếu chưa kịp thời sửa đổi thì Sở Tư pháp cũng thực hiện theo cácquy định của pháp luật hiện hành
5 Những kiến nghị, đề xuất
Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ kiến nghị UBND tỉnh quan tâm tạođiều kiện hỗ trợ về kinh phí để trang bị một số thiết bị cần thiết phục vụ cho việcduy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đạtkết quả và tạo sự đồng bộ trong hoạt động Đồng thời, đề nghị Sở Khoa học vàCông nghệ tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ trong triển khai, áp dụng và thựchiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Trên đây là Báo cáo của Sở Tư pháp về tình hình áp dụng hệ thốngquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 năm2016, Sở Tư pháp gửi đến Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp chung.
Nơi nhận:
- Sở Khoa học và Công nghệ;- Sở Nội vụ;
- Lãnh đạo Sở;
- Các phòng chuyên môn thuộc Sở;- Lưu VT-TTK.
KT GIÁM ĐỐCPHÓ GIÁM ĐỐC
(đã ký)
Trương Quang Sáng