Bai giang Word nang cao Update 2013 12/09/2017 Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail com 0988936592 � Các thao tác với Form � Định dạng dùng style, tạo mục lục tự động, tạo tiêu đề đầu cuối � Trộn thư (Mail M[.]
12/09/2017 Các thao tác với Form Định dạng dùng style, tạo mục lục tự động, tạo tiêu đề đầu cuối Trộn thư (Mail Merge) Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail.com 0988936592 BÀI Menu File Options Chọn mục Customize Ribbon Đánh dấu ( ) vào mục Developer danh sách Main Tabs Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail.com 0988936592 B1:Tạo biểu mẫu văn theo yêu cầu B2: Chèn đối tượng tương ứng vào chỗ cần nhập thông tin biểu mẫu: Ví dụ: Từ Tab Developer chọn mục Legacy Tools nhóm Controls Text Form Field: cho phép nhập chữ, số, tính tốn … Check box Form Field: tạo ô chọn không chọn Drop-down Form Field: tạo dạng danh sách liệu 12/09/2017 3.1 Text Form Field B3: Định dạng cho đối tượng: Kiểu liệu nhập Cách 1: Double click vào đối tượng Cách 2: Chọn đối tượng, từ Tab Developer chọn Số ký tự tối đa Properties Cách 3: Click chuột phải vào đối tượng chọn Giá trị hiển thị mặc định Định dạng liệu nhập vào Đặt tên cho đối tượng Properties B4: Thiết lập chế độ bảo vệ Form Tự động tính tốn nhập xong 3.1 Text Form Field 3.1 Text Form Field (tt) Type: Text fomat: (Type: Regular text) Regular text: nhập chữ Number: nhập số Date: ngày tháng Calculation: tính tốn Current date: ngày tháng Current time: Uppercase: chữ hoa Lowercase: chữ thường First capital: viết hoa đầu câu Tile case: viết hoa đầu từ 3.1 Text Form Field (tt) 10 3.1 Text Form Field (tt) Text fomat: (Type: Number, Calculation) Text fomat: (Type: Date, Current date) 0: Số nguyên, không phân cách 0.00: Hai chữ số thập phân #,##0: phân cách hàng ngàn #,##0 vnd;(#,##0 vnd): đơn vị tiền tệ 0%: định dạng % Các kiểu ngày/tháng/năm 11 12 12/09/2017 3.2 Check Box Form Field 3.3 Drop-Down Form Field Kích thước Checkbox Nhập liệu Thêm liệu vào dánh sách Chọn Checkbox hay khơng Xóa liệu khỏi dánh sách Đặt tên Chuyển liệu lên xuống danh sách Đặt tên 13 Từ Tab Developer: Tạo đối tượng Text Form Field cho ô thực phép tính Chọn Calculation mục Type Đặt tên cho đối tượng Chọn dấu check mục Calculate on exit 14 Gõ công thức: =sl*dg sl: Là tên ô số lượng dg: Là tên ô đơn giá Tắt chế độ Design Mode Chọn mục Restrict Editing Có thể sử dụng hàm để tính tốn tương tự bảng Định dạng liệu 15 Trên Restrict Formatting and Editing: 16 Chú ý: Để gỡ bỏ chế độ bảo vệ form: Đánh dấu check vào ô Allow only this type of editing in the document Chọn Filling in form Chọn Yes, start Enforcing Protection Chọn Stop Protection Restrict Formatting and Editing: Nhập vào mật mã bảo vệ Tại hộp thoại Start Enforcing Protection Nhấn OK Nhập mật vào ô OK 17 18 12/09/2017 BÀI B1: Chọn đoạn văn cần định dạng style: Chọn một đoạn văn đoạn cần định dạng Home/Select/ Select Text with Similar Formatting Nếu chọn lệnh mà không chọn hết đoạn cần định dạng nhấn Ctrl + dùng chuột chọn tiếp đoạn cần định dạng Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail.com 0988936592 20 19 B3: Định dạng cho style: B2: Tạo style để định dạng: C1: Click chuột phải đoạn văn chọn chọn Styles chọn Create a Style Đặt tên cho styles (vd: mau1, mau2) ▪ ▪ ▪ Chọn đoạn văn style cần định dạng Tiến hành định dạng cho đoạn văn theo u cầu (Đóng khung, tơ màu, canh lề… ) Click chuột phải vào slyte tương ứng với đoạn văn định dạng chọn Update Style1 to Match Selection để cập nhật định dạng cho Style (Style1 tên Style tương ứng) 21 B3: Định dạng cho style: Để đổi tên slyte: C2: ▪ ▪ 22 Phải chuột vào style cần đổi tên bảng styles Chọn Rename Click chuột phải vào slyte tương ứng chọn Modify… Hộp thoại xuất Chọn định dạng hộp thoại 23 24 12/09/2017 Để đưa đoạn văn vào style: Đánh số thứ tự theo cấp đề mục: Chọn văn Chọn style cần đưa văn vào bảng Styles Tab Home chọn Multilevel List Để đẩy đoạn văn khỏi style: Chọn văn Phải chuột Chọn Styles Clear formatting Chọn Define New Multilevel List … 25 Đánh số thứ tự theo cấp đề mục (tt): 26 2.1 Mục lục cho văn thường B1: Tạo cấp cho đề mục: Chọn cấp Enter formating for number: định dạng cho số Number style for this level: kiểu đánh số Include level number from: thêm số cấp trước vào cấp (1.1.) Link level to style: chọn style tương ứng với cấp (cấp 1-> mau1,…) Tab View Outline Click chuột vào đề mục chọn cấp tương ứng (chọn cấp Tab Outlining) VD: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ I level 1.1 level 1.2 level II level 2.1 level … 28 27 2.1 Mục lục cho văn thường (tt) B2: Tạo mục lục: 2.1 Mục lục cho văn thường (tt) B2: Tạo mục lục (tt): Đặt trỏ chuột nơi muốn chèn mục lục (thường trang đầu trang cuối) Tab References -> Chọn Table of Contents Chọn Insert Table of Contents Tùy chỉnh từ hộp thoại: ▪ Tab leader: kiểu đường liên kết tiêu đề số trang ▪ Show level: số cấp level đề mục cần hiển thị ▪ OK 29 30 12/09/2017 2.2 Mục lục văn theo định dạng style: B1: Tab References Table of Contents Insert Table of Contents B2: Chọn Options từ hộp thoại đầu B3: Hộp thoại tiếp: 2.3 Cập nhật lại mục lục: Phải chuột vào vùng tạo mục lục Update Fields chọn Cập nhật lại số trang Tại phần TOC level xóa hết số heading Tìm đến phần tên style định dạng chọn cấp hiển thị từ 3… cho style cần làm mục lục OK Cập nhật lại toàn Bỏ số trang Leader mục lục: Alt+F9 {Toc \h \z \t “….” \n “1-1”} (1-1 bỏ Cấp 1, 1-2 bỏ cấp(1,2) Alt + F9 Update mục lục: Update entire table 32 31 3.1 Tạo tiêu đề Tab Insert Header (Footer) (Footer) 3.2 Đánh số trang cho văn Tab Insert Page Number: Edit Header Top of Page: Số trang Header Bottom of Page: Số trang Footer Current Position: Số trang vị trí đặt trỏ chuột Format Page Number…: Định dạng số trang Gõ nội dung header, footer 33 3.2 Đánh số trang cho văn (tt) Định dạng số trang: Tab Insert Page Number Format Page Number… 34 3.2 Đánh số trang cho văn (tt) Không đánh số trang đầu: Vào Header Footer chọn Tab Design Different First Page Chọn Chọn kiểu số cần đánh Số bắt đầu đánh trang 35 36 12/09/2017 3.3 Định dạng tiêu đề (tt) Header/ Footer trang khác 3.3 Định dạng tiêu đề Định dạng trang chẵn, lẻ khác nhau: Vào Header Footer chọn Tab Design Different Odd & Even Page Ngắt trang cần định dạng khác: Tab Page Layout Breaks Next Page Chọn Vào Header/Footer trang vừa ngắt chọn Tab Design bỏ mục Link to Previous Định dạng Header/Footer cho trang lẻ Định dạng Header/Footer cho trang chẵn Đánh lại tiêu đề, số trang cho trang 37 38 Tab Page Layout Watermark Ngắt trang cần định dạng: Tab Page Layout Breaks Next Page (ngắt trang phía sau trang Watermark Custom Picture watermark: dùng hình làm Text watermark: dùng chữ làm cần định dạng ngang) Đặt trỏ trang cần định dạng nằm ngang Tab Page Playout Orientation chọn: Landscape (trang ngang) Portrait (trang đứng) 39 Chỉnh sửa Watermark: 40 BÀI Click vào Header/Footer Click chọn phần watermark cần chỉnh sửa Định dạng watermark Double click chuột vùng trắng để hoàn thành Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail.com 0988936592 41 42 12/09/2017 Mail Merge công cụ giúp người dùng trộn danh sách vào mẫu có sẵn, đặc biệt có khả trích lọc theo điều kiện Mục đích Mail Merge để tạo thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, … , cách nhanh chóng B1: Tạo file liệu gốc (word excel) B2: Tạo loại file mẫu để trộn (letter, enviloper, label, directory) B3: Tiến hành trộn B4: In kết trộn Các loại Maillings thường dùng: Letter: dạng thư Envelopes: tạo bì thư Label: tạo nhãn Directory: liệt kê theo dạng danh sách 43 Tạo file liệu gốc: Sử dụng word: ▪ ▪ ▪ ▪ 44 Tạo file mẫu: Ho ten Võ Quốc Tèo Tạo file Trần Thị Tẹt Chèn bảng Gõ tiêu đề hàng đầu Gõ liệu vào hàng Ngay sinh Que quan 10/02/1981 Hà Tĩnh 01/01/1982 Huế Letter: Tab Mailings Start Mail Merge Letters Sử dụng excel: ▪ Tạo file ▪ Gõ tiêu đề tùy ý trong bảng tính ▪ Gõ liệu vào hàng 45 Tạo file mẫu (tt): Enviloper: Tab Mailings 46 Tạo file mẫu (tt): Start Mail Merge Envilopers Label: Tab Mailings Start Mail Merge Labels Chọn kích thước bì thư Cịn tiếp 47 Chọn New Label 48 12/09/2017 Tạo file mẫu (tt): Tạo file mẫu (tt): Label (tt): Directory: Tab Mailings Start Mail Merge Directory Chiều cao nhãn Đặt tên nhãn Chiều rộng nhãn Trộn xong Số nhãn hàng Số nhãn cột Khổ giấy 49 Tiến hành trộn (tt): Lọc liệu cần trộn: Tiến hành trộn: Lựa chọn liệu trộn: ▪ Tab Mailings Select Recipients List ▪ Chọn đến file liệu gốc 50 ▪ Tab Mailings Edit Recipients ▪ Chọn Filter từ hộp thoại ▪ Thiết lập điều kiện lọc hộp thoại tiếp Use Existing Lọc lấy người sinh viên có điểm >=8 51 Tiến hành trộn (tt): Chèn thông tin vào file mẫu : 52 Tiến hành trộn (tt): Xem kết quả: ▪ Đặt trỏ nơi cần chèn thông tin ▪ Tab Mailings Insert Merge Field ▪ Chọn thông tin cần chèn ▪ Tab Mailings 53 Preview Results 54 12/09/2017 In kết trộn: Tab Mailings Finish & Merge Để hiển thị thông tin dựa vào nguồn liệu cho trước VD: Nếu giới tính Nam thêm chữ Thầy trước Tên ngược lại thêm chữ Cô Chọn tiếp: ▪ Edit Individual Documents: In file văn ▪ Print Documents: In máy in Chọn All Nhấn OK 55 Đặt trỏ vị trí cần điền thơng tin IF Tab Maillings Rules IF … Then … Else 57 56 ... Merge để tạo thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, … , cách nhanh chóng B1: Tạo file liệu gốc (word excel) B2: Tạo loại file mẫu để trộn (letter, enviloper, label, directory) B3: Tiến hành trộn... tạo bì thư Label: tạo nhãn Directory: liệt kê theo dạng danh sách 43 Tạo file liệu gốc: Sử dụng word: ▪ ▪ ▪ ▪ 44 Tạo file mẫu: Ho ten Võ Quốc Tèo Tạo file Trần Thị Tẹt Chèn bảng Gõ tiêu đề hàng