Bai giang Word nang cao-Update 2013

Bai giang Word nang cao Update 2013 12/09/2017 Võ Quốc Lương vqluongsp@gmail com 0988936592 � Các thao tác với Form � Định dạng dùng style, tạo mục lục tự động, tạo tiêu đề đầu cuối � Trộn thư (Mail M[.]

Trang 1

Võ Quốc Lươngvqluongsp@gmail.com0988936592

Các thao tác với Form

Định dạng dùng style, tạo mục lục tự động, tạo tiêu đề đầu cuối

Trộn thư (Mail Merge)

2BÀI 13Võ Quốc Lươngvqluongsp@gmail.com0988936592

Menu File Options

Chọn mục Customize Ribbon

Đánh dấu ( ) vào mục Developer trong danh sách Main Tabs

4

B1:Tạo biểu mẫu bằng văn bản theo yêu cầu

Ví dụ:

B2: Chèn đối tượng tương ứng vào những chỗ cần nhập thông tin trong biểu mẫu:

Từ Tab Developer chọn mục Legacy Tools trong nhóm Controls

Trang 2

B3: Định dạng cho đối tượng:

Cách 1: Double click vào đối tượng

Cách 2: Chọn đối tượng, từ Tab Developer chọn Properties

Cách 3: Click chuột phải vào đối tượng chọn Properties

B4: Thiết lập chế độ bảo vệ Form

7

3.1 Text Form Field

8Kiểu dữ liệu nhậpSố ký tự tối đaĐặt tên cho đối tượngTự động tính tốn khi nhập xongGiá trị hiển thị mặc địnhĐịnh dạng dữ liệu khi nhập vào

3.1 Text Form Field

Type:

Regular text: nhập chữ Number: nhập số Date: ngày tháng Calculation: tính tốn

Current date: ngày tháng hiện tại Current time: giờ hiện tại

9

3.1 Text Form Field (tt)

Text fomat: (Type: Regular text)

Uppercase: chữ hoa Lowercase: chữ thường First capital: viết hoa đầu câu Tile case: viết hoa đầu mỗi từ

10

Text fomat: (Type: Number, Calculation)

0: Số nguyên, không phân cách0.00: Hai chữ số thập phân#,##0: phân cách hàng ngàn #,##0 vnd;(#,##0 vnd): đơn vị tiền tệ

Text fomat: (Type: Date, Current date)

Trang 3

3.2 Check Box Form Field 13Kích thước CheckboxChọn Checkbox hay khơngĐặt tên

3.3 Drop-Down Form Field

14Nhập dữ liệu Thêm dữ liệu vào dánh sáchĐặt tênChuyển dữ liệu lên xuống trong

danh sáchXóa dữ liệu

khỏi dánh sách

Tạo đối tượng Text Form Field cho ô thực hiện phép tính 15Chọn Calculation ở mục TypeĐặt tên cho đối tượngChọn dấucheck ở mụcCalculate on exitGõ công thức:=sl*dgsl: Là tên ô số lượngdg: Là tên ô đơn giá

Định dạng dữ liệuCó thể sử dụng cáchàm để tính tốntương tự trong bảng.Từ Tab Developer:Tắt chế độ Design ModeChọn mục Restrict Editing.16

Trên thanh Restrict Formatting and Editing:

Đánh dấu check vào ô Allow onlythis type of editing in the documentChọn Filling in form

Chọn Yes, start Enforcing Protection

Tại hộp thoại Start Enforcing Protection

Nhập mật khẩu vào 2 ôOK

Chú ý: Để gỡ bỏ chế độ bảo vệ form:

Trang 4

BÀI 219Võ Quốc Lươngvqluongsp@gmail.com0988936592B1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng mộtstyle:Chọn một một đoạn

văn bản bất kỳ trong các đoạncần định dạng Home/Select/Select Text with

Similar Formatting

Nếu chọn lệnh trên mà không chọn được hết nhữngđoạn cần định dạng thì nhấn Ctrl + dùng chuột chọn tiếpcác đoạn cần định dạng

20

B2: Tạo style để định dạng:

Click chuột phải tại một trong những đoạn văn bản đãchọn chọn Styles chọn Create a Style

Đặt tên cho styles(vd: mau1, mau2)

21

B3: Định dạng cho style:

C1:

▪Chọn một đoạn văn bản của style cần định dạng▪Tiến hành định dạng cho đoạn văn bản trên theo u cầu

(Đóng khung, tơ màu, canh lề… )▪Click chuột phải vào slyte tương

ứng với đoạn văn bản đã định dạngchọnUpdate Style1 to MatchSelection để cập nhật địnhdạng này cho Style (Style1 làtên Style tương ứng)

22

B3: Định dạng cho style:

C2:

▪Click chuột phải vào slyte tương ứng chọn Modify…▪Hộp thoại xuất hiện Chọn các định dạng trong hộp thoại

này.

Để đổi tên 1 slyte:

Trang 5

Để đưa một đoạn văn bản vào style:

Chọn văn bản

Chọn style cần đưa văn bản vào trong bảng Styles

Để đẩy một đoạn văn bản ra khỏi style:

Chọn văn bản Phải chuột Chọn Styles Clear formatting

25

Đánh số thứ tự theo cấp đề mục:

Tab Home chọn Multilevel List

Chọn Define New Multilevel List …

26

Đánh số thứ tự theo cấp đề mục (tt):

Chọn cấp

Enter formating for number:định dạng cho số

Number style for this level:kiểu đánh số

Include level number from:thêm số ở cấp trước vào

cấp này (1.1.)

Link level to style: chọnstyle tương ứng với cấp(cấp 1-> mau1,…)

27

2.1 Mục lục cho văn bản thường

B1: Tạo cấp cho đề mục:

Tab View Outline

Click chuột vào từng đề mục rồi chọn cấp tương ứng (chọn cấp ở Tab Outlining)VD: ▪I level 1 ▪1.1 level 2 ▪1.2.level 2 ▪II level 1 ▪2.1.level 2 ▪…28

2.1 Mục lục cho văn bản thường (tt)

B2: Tạo mục lục:

Đặt trỏ chuột tại nơi muốn chèn mục lục (thường ở trang đầu hoặc trang cuối).

Tab References -> Chọn Table of ContentsChọn Insert Table of Contents

2.1 Mục lục cho văn bản thường (tt)

B2: Tạo mục lục (tt):

Tùy chỉnh từ hộp thoại:

Trang 6

2.2 Mục lục văn bản theo định dạng style:

B1: Tab ReferencesTable of Contents

Insert Table of Contents

B2: Chọn Options từ hộp thoại đầuB3: Hộp thoại tiếp:

Tại phần TOC level xóa hếtcác số của headingTìm đến phần tên style đãđịnh dạng chọn cấp hiển thịtừ 1 2 3… cho các stylecần làm mục lục OK 312.3 Cập nhật lại mục lục:

Phải chuột vào vùng đã tạo mục lục chọnUpdate Fields

Bỏ số trang và Leader mục lục:

Alt+F9

{Toc \h \z \t “….” \n “1-1”} (1-1 bỏ Cấp 1, 1-2 bỏ cấp(1,2)

Alt + F9

Update mục lục: Update entire table

32

Cập nhật lại số trang Cập nhật lại toàn bộ

3.1 Tạo tiêu đề

Tab InsertHeader (Footer) Edit Header

(Footer)

Gõ nội dung header, footer

33

3.2 Đánh số trang cho văn bản

Tab InsertPage Number:

Top of Page: Số trang ở HeaderBottom of Page: Số trang ở Footer

Current Position: Số trang tại vị trí đặt con trỏ chuột Format Page Number…: Định

dạng số trang

34

3.2 Đánh số trang cho văn bản (tt)

Định dạng số trang: Tab InsertPage Number

Format Page Number…

Chọn kiểu số cần đánh

3.2 Đánh số trang cho văn bản (tt)

Không đánh số ở trang đầu:

Trang 7

3.3 Định dạng tiêu đề

Định dạng trang chẵn, lẻ khác nhau:

Vào Header hoặc Footer rồi chọn Tab Design Chọn Different Odd & Even Page

Định dạng Header/Footer cho trang lẻ Định dạng Header/Footer cho trang chẵn

37

3.3 Định dạng tiêu đề (tt)

Header/ Footer từng trang khác nhau

Ngắt trang cần định dạng khác: Tab Page Layout Breaks Next Page

Vào Header/Footer của trangvừa ngắt rồi chọn Tab Designbỏ mục Link to Previous

Đánh lại tiêu đề, số trang cho trang

38

Ngắt trang cần định dạng: Tab Page LayoutBreaksNext Page (ngắt cả trang phía sau trang cần định dạng ngang)

Đặt con trỏ tại trang cần định dạng nằm ngang

Tab Page PlayoutOrientationchọn:

Landscape (trang ngang) Portrait (trang đứng)

39

Tab Page Layout WatermarkCustom

Watermark Picture watermark: dùnghình làm nền Text watermark: dùng chữ làm nền 40Chỉnh sửa Watermark:

Click vào Header/Footer.

Click chọn phần watermark cần chỉnh sửa.Định dạng watermark.

Double click chuột ravùng trắng để hoàn thành.

BÀI 3

Trang 8

Mail Merge là cơng cụ giúp người dùng có thể trộn 1danh sách vào mẫu có sẵn, đặc biệt có khả năng tríchlọc theo điều kiện.

Mục đích chính của Mail Merge là để tạo các thư mời,thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, … , một cách nhanhchóng.

Các loại Maillings thường dùng:

Letter: các dạng thưEnvelopes: tạo bì thưLabel: tạo nhãn

Directory: liệt kê theo dạng danh sách.

43

B1: Tạo file dữ liệu gốc (word hoặc excel).B2: Tạo loại file mẫu để trộn

(letter, enviloper, label, directory).B3: Tiến hành trộn

B4: In kết quả trộn

44

Tạo file dữ liệu gốc:

Sử dụng word:

▪ Tạo file mới▪ Chèn bảng

▪ Gõ tiêu đề ở hàng đầu▪ Gõ dữ liệu vào các hàng kế tiếp

Sử dụng excel:

▪ Tạo file mới

▪ Gõ tiêu đề ở tùy ý trong trong bảng tính▪ Gõ dữ liệu vào các hàng kế tiếp

45

Ho tenNgay sinhQue quan

Võ Quốc Tèo10/02/1981 Hà TĩnhTrần Thị Tẹt 01/01/1982 Huế

Tạo file mẫu:

Letter: Tab Mailings Start Mail Merge Letters.

46

Tạo file mẫu (tt):

Enviloper: Tab Mailings Start Mail Merge Envilopers

Chọn kích thướcbì thư

Trang 9

Tạo file mẫu (tt):Label (tt):49Chiều cao nhãnĐặt tên Đặt tên nhãnKhổ giấyChiều rộng nhãnSố nhãn trên hàngSố nhãn trên cột

Directory: Tab Mailings Start Mail Merge Directory

50Trộn xong

Tiến hành trộn:

Lựa chọn dữ liệu trộn:

▪ Tab Mailings Select Recipients Use Existing List.

▪ Chọn đến file dữ liệu gốc

51

Tiến hành trộn (tt):

Lọc dữ liệu cần trộn:

▪ Tab Mailings Edit Recipients.▪ Chọn Filter từ hộp thoại▪ Thiết lập điều kiện lọc ở

hộp thoại tiếp

52

Lọc lấy những người là sinh viên và có điểm >=8

Chèn thông tin vào file mẫu :

▪ Đặt con trỏ ở nơi cần chèn thông tin▪ Tab Mailings Insert Merge Field.▪ Chọn thông tin cần chèn

Xem kết quả:

Trang 10

In kết quả trộn:

Tab Mailings Finish & Merge Chọn tiếp:

▪ Edit Individual Documents: In ra file văn bản.▪ Print Documents: In ra máy in.

55

Nhấn OKChọn All

Để hiển thị các thông tin dựa vào nguồn dữ liệu cho trước.

VD: Nếu giới tính là Nam thì thêm chữ Thầy trước Tên ngược lại thêm chữ Cơ.

56

Đặt con trỏ tại vị trí cần điền thông tin bằng IF

Tab Maillings Rules IF … Then … Else