Đề tài nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng

Mở đầu Trong năm qua kinh tế nớc ta đà chuyển hoá mạnh mẽ sang chế thị trờng, theo định hớng xà hội chủ nghĩa có quản lý nhà nớc Trong chế thị trờng, để thực chiến lợc phát triển kinh tế, doanh nghiệp đà khắc phục khó khăn, vớng mắc tồn của chế cũ Từ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang chế quản trị kinh doanh phù hợp với chế thị trờng Sau mời năm đổi kinh tế, nớc ta đà có thành tựu lớn tạo nên bớc ngoặt lịch sử phát triển kinh tế đất nớc Do doanh nghiệp muốn đứng vững thị trờng phải nắm vững đợc thị hiếu ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu Tuy nhiên ngẫu nhiên mà có đợc phát triển nh vậy, đòi hỏi phải có t duy, lề lối phong cách làm việc kinh tế thị trờng Đối với doanh nghiệp vai trò ngời lao động quan trọng, điều kiện để tồn phát triển Một ngời lÃnh đạo tài năng, đoán dẫn tới doanh nghiệp vợt qua khó khăn đồng thời doanh nghiệp phát triển, toàn diện Chính mà việc nâng cao hiệu công tác quản trị vô quan trọng Trong thời gian thực tập công ty bách hoá số Nam Bộ em nhận thấy công ty công ty nhà nớc vốn chuyển từ chế tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển thời đại công ty cịng ®· cã rÊt nhiỊu sù thay ®ỉi vỊ phơng thức kinh doanh mình, thay đổi phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ nhiên hoạt động mua hàng cha đựơc quan tâm thực Đây vấn đề mà không công ty mà gần nh tồn hầu hết doanh nghiệp quốc doanh Hoạt động mua hàng đợc quan tâm đến nh hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp quan tâm đến tiÕt kiƯm chi phÝ mua hµng ViƯc mua hµng cha đợc đánh giá tơng xứng với vị trí Trong mua hàng lại khâu tiên, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụ thuộc nhiều vào hoạt động mua hàng Hơn mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận Chính mà em đà chọn đề tài Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp Đây dịp tốt để em hiểu rõ ơn hoạt động quản trị mua hàng doanh nghiệp không lý thuyết mà thông qua thực tế Ngoài phần mở đầu phần kết luận đề tài gồm ba chung lớn: Chung 1: sở lý luận chung quản trị mua hàng doanh nghiệp thng mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chung 2: Khảo sát đánh giá công tác quản trị mua hàng công ty b¸ch ho¸ sè Nam Bé Chung3 : Mét số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng công ty bách hoá số Nam Bộ Chơng 1: Cơ sở lý luận chung quản trị mua hàng doanh nghiệp thơng mại 1.1 Hoạt động mua hàng doanh nghiệp thơng mại 1.1.1 Tầm quan trọng hoạt động mua hàng doanh nghiệp thơng mại Mua hàng hoạt động nhằm tạo yếu tố đầu vào ( doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào nguồn hàng ) cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, quy cách chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu khách hàng kế hoạch bán doanh nghiệp Dới góc độ nhà quản trị mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa tạo nhu cầu sản phẩm hàng hoá dịch vụ cách có hệ thống tìm cách làm tăng ý thức nhu cầu mua hàng phủ nhận đình hoÃn nhu cầu tìm đợc điều kiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu mối quan hệ ngời với ngời Mua hàng hoạt động nghiệp vụ doanh nghiƯp sau xem xÐt, t×m hiĨu vỊ chđ hàng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận ®iỊu kiƯn mua b¸n, thùc hiƯn c¸c thđ tơc mua bán, toán nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cu cấu đáp ứng nhu cầu dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com VÞ trÝ cđa hoạt động mua hàng doanh nghiệp thơng mại Mua hàng nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua chủng loại, mẫu mÃ, số lợng, chất lợng dẫn đến mua bán tốt Trong chế thị trờng bán hàng khâu quan trọng nhng mua hàng tiền đề tạo lợng hàng ban đầu để triển khai toµn bé hƯ thèng kinh doanh cđa doanh nghiƯp VËy nên mua hàng nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh doanh nghiệp, mua tiền đề để bán đạt đợc lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó mua hàng nhng hàng vi hay bị mắc sai lầm lại hành vi mua hàng nghiệp vụ mua hàng có vị trí quan trọng doanh nghiệp nhà kinh doanh Mua hàng có vai trò quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp chỗ: - Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp muốn bán hàng thị trờng phải có tiền đề vật chất tức phải có yếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu cđa doanh nghiƯp Mua hµng sÏ gióp cho doanh nghiƯp có hàng hoá tay từ bán thị trờng Với chức mua bán lại doanh nghiệp mong muốn phấn đấu để mua đợc hàng hoá víi chi phÝ thÊp nhÊt, cã thĨ tho¶ m·n tèt nhu cầu khách hàng, đáp ứng cách tốt nhu cầu khách hàng để thu hút khách hàng phía Mục đích kinh doanh doanh nghiệp tìm kiếm lợi nhuận tối đa phải tính đến mua hàng với số lợng giá hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu không tốt cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả cạnh tranh cho doanh nghiệp thị trờng Điều thĨ hiƯn chi phÝ mua hµng cđa doanh nghiƯp (bao gồm giá mua hàng doanh nghiệp chi phí phát sinh trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) làm cho giá đầu vào đơn vị cao từ làm cho giá bán cao Trên thị trờng việc cạnh tranh doanh nghiệp thực chất cạnh tranh giá Cùng loại sản phẩm doanh nghiệp có giá thấp dù song đà thu hút đợc khách hàng phía Mà muốn có giá bán thấp doanh nghiệp phải mua đợc hàng tốt với chi phí thấp Doanh nghiệp muốn bán đợc hàng tốt phải bắt đầu tõ viƯc mua tèt ViƯc mua hµng tèt cđa doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh đợc thị trờng - Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán cho khách hàng theo yêu cầu họ Đối với doanh nghiệp thơng mại mua hàng mua phải hàng chất lợng, phẩm chất, mẫu mÃ, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt khách hàng không chấp nhận sản phẩm Mà khách hàng đà không chấp nhận sản phẩm hoạt động kinh doanh không đạt hiệu Mục đích doanh nghiệp phải để khách hàng cảm thấy hài lòng sản phẩm để thu hút khách hàng Khách hàng ngơì cuối bỏ tiền túi để CHAT mua sản phẩm doanh nghiệp, ngơì quyếtluanvanchat@agmail.com định tồn doanh nghiệp LUAN VAN LUONG download : add hay không Cho nên có khách hàng doanh nghiệp có đợc doanh thu thu đợc lợi nhuận Mua hàng phù hợp với yêu cầu khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ tín nâng cao hiệu kinh doanh Mua hàng khâu quan trọng nhằm thúc đẩy trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo lợi nhuận kinh doanh, nâng cao đời sống cán công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật giới 1.1.2 Các phơng pháp quy tắc mua hàng doanh nghiệp thơng mại 1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng doanh nghiệp thơng mại a) Căn vào quy mô mua hàng Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng doanh nghiệp thơng mại doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng tiến hành mua nhiêu tức lần mua hàng mua vừa đủ nhu cầu bán doanh nghiệp thời gian định Để có đuợc định l ợng hàng mua lẫn, doanh nghiệp phải vào diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm xem xét lợng hàng thực tế doanh nghiệp Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì Lợng hàng thích hợp = lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến Phơng pháp có u điểm sau : + Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng đợc xác định xuất phát từ kế hoạch bán doanh nghiệp hay phận, lợng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì kế hoạch dự trữ cho kì bán + Lựơng tiền bỏ cho lần mua hàng không lớn nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh mua bán hết nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ Do tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá chi phí khác Điều làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn + Quá trình mua hàng diễn nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc rủi ro biến động giá hay nhu cầu hàng hoá thay đổi, giảm thiểu thiệt hại thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây Bên cạnh mua hàng theo nhu cầu có nhựơc điểm cần lu ý : + Vì lựơng hàng mua đủ bán mức độ bình thờng nên việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy mức bình thừơng doanh nghiệp có nguy thiếu hàng + Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc luanvanchat@agmail.com hởng u đÃi mà ngời bán hàng LUAN VAN CHAT LUONG download : add dành cho Doanh nghiệp bị hội kinh doanh thị trờng thị trờng có sốt hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh, lúc mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp không đạt đựơc, doanh nghiệp thu đợc lợi nhuận siêu ngạch Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn lựơng hàng mua lần nhiều nhu cầu bán doanh nghiệp thời gian định Trên sở dự đoán nhu cầu khoản thời gian định ®ã Dùa vµo mét sè ln cø ta cã thĨ xác định đợc số lợng hàng tối u cần nhập bëi vËy ta biÕt r»ng tỉng chi phÝ cho viƯc nhâp hàng nhỏ chi phí lu trữ hàng hoá với chi phí mua hàng Nếu ta gäi : C-Tæng chi phÝ C - Chi phí lần mua hàng C2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá đơn vị thời gian C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết đơn vị thời gian Q - Số lợng hàng hoá thu mua lần Giả thiết Q không đổi số lợng hàng hoá dự trữ kho b»ng Q/2 th× ta cã: 2*C 1* D C Q= C= C2 * (Q/2) + C *Q/D) Công thức cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo quản thấp Từ thấy mua theo lô có u điểm sau : + Chi phí mua hàng giảm đợc doanh nghiệp nhận đợc u đÃi nhà cung cấp + Chủ động chọn đợc nhà cung cấp uy tín nên gặp rủi ro nhập hàng + Có thể chớp đợc thời có sốt thị trờng, thu đợc lợi nhuận siêu ngạch Song không tránh đợc nhợc điểm phát sinh định : + Phải sử dụng lợng vốn hàng hoá lớn điều gây khó khăn tài cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu sử dơng vèn cđa doanh nghiƯp + Chi phÝ b¶o qu¶n, bảo hiểm hàng hoá lớn + Rủi ro ( thiên tai, cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao b) Căn vào hình thức mua Tập trung thu mua : LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phơng pháp thu mua có u điểm tiết kiệm đợc chi phí nhng có nhợc điểm mua bán tách rời nhau, nhiều mua hàng không bán đợc không phù hợp với nhu cầu ngời tiêu dùng Phân tán thu mua : Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho quầy hàng, họ phải tự lo vốn nguồn hàng kinh doanh Ưu điểm phơng pháp nắm đợc nhu cầu, thị trờng mua bán gắn liền Nhợc điểm số lợng mua bán ít, giá cao, chi phí kí kết tăng Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ : Đây hình thức mà doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng điều kiện vốn ít, số cửa hàng liên kết với thu mua hàng hoá, sau phân phối lại cho cửa hàng tiêu thụ Ưu điểm hình thức mua hàng mua nhiều nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển đơn vị hàng hoá, chi phí lại cán thu mua số chi phí khác liên quan Nhng có nhợc điểm mua nhiều nên phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm c) Căn vào thời hạn tín dụng Mua đến đâu toán đến ( mua toán ) theo phơng thức nhận đợc hàng hoá bên bán giao doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán Mua giao hàng trớc : sau bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đà nhận đợc hàng hoá sau thời gian doanh nghiệp phải toán lô hàng Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau : sau kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cÊp doanh nghiƯp ph¶i tr¶ mét kho¶n tiỊn ( cã thể phần lô hàng hay toàn giá trị lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán tiến hành giao hàng cho bên mua d) Căn theo nguồn hàng: Mua nớc:Đây hình thức mua mà hoạt động mua doanh nghiệp đợc tiến hành phạm vi quốc gia Nguồn hàng đợc sản xuất nớc Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu):Đây hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nớc để phục vụ cho việc kinh doanh nớc Trong có hai hình thức nhập khẩu: + Nhập uỷ thác hình thức nhập công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành nghiệp vụ nhập hàng hoá máy móc thiết bị từ nớc vào Việt Nam theo yêu cầu doanh nghiệp nớc Trong hoạt động dịch vụ công ty không cần phải sử dụng vốn đợc hởng khoản gọi phí uỷ thác + Nhập trực tiếp hình thức nhập công ty thực từ khâu đầu đến khâu cuối tức từ việc tìm hiểu thị trờng để mua đến bán đợc hàng thu tiền b»ng vèn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Với hình thức công ty xem xét nguồn hàng tính toán chi phí phát sinh trình nhập Đồng thời công ty phải tính toán giá thành thực tế hàng hoá đợc chuyển tới tay ngời mua để từ biết đợc kết việc nhập hàng Cùng với cách thức phân loại nh có nhiều cách phân loại khác nh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp có u nhợc điểm riêng nên doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng thời điểm, giai đoạn định để định xem nên theo phơng thức thuận tiện tốt 1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu + Quy tắc mua hàng nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn cho số lợng nhà cung cấp định Điều giúp cho doanh nghiệp phân tán đợc rủi ro hoạt động mua hàng gặp nhiều rủi ro từ phía nhµ cung cÊp NÕu nh doanh nghiƯp chØ mua hµng nhà cung cấp số rủi ro xảy doanh nghiệp phải gánh chịu tất khó khắc phục Những rủi ro xảy mua hàng đa dạng : xảy thất bại kinh doanh hay rủi ro khác mà thân nhà cung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh ,do trục trặc trình vận chuyển hay bất tín nhà cung cấp Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyên tắc thứ nguyên tắc không bỏ tiền vào túi Ngoài nguyên tắc tạo cạnh tranh nhà cung cấp Nếu hàng hoá đầu vào doanh nghiệp đợc mua từ hay số nhà cung cấp nhà cung cấp ép giá áp đặt điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng nhiều ngời thân nhà cung cấp đa điều kiện hấp dẫn giá cả, giao nhận, toán để thu hút ngời mua phía Tuy nhiên thực nguyên tắc doanh nghiệp cần lu ý số nhà cung cấp nên chọn nhà cung cấp để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa sở tin tởng giúp ®ì lÉn Nhµ cung cÊp chÝnh lµ nhµ cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng họ nhiều thờng xuyên Vì doanh nghiệp dễ dàng nhận đợc nhiều u đÃi từ phía nhà cung cấp so với khách hàng khác, chí đợc họ giúp đỡ doanh nghiệp gặp khó khăn ( đợc hởng tín dụng mại thiếu vốn, đợc u tiên mua hàng hàng hoá khan , ) doanh nghiệp thờng trở thành khách hàng truyền thống nhà cung cấp Ngợc lại doanh nghiệp cần phải giúp đỡ nhà cung cấp họ gặp khó khăn + Quy tắc giữ chủ động trớc nhà cung cấp : ngời bán hàng cần phải tạo LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com mét nhu cÇu vỊ sản phẩm hay dịch vụ cách có hệ thống tìm cách phát triển nhu cầu khách hàng mình, ngời mua hàng lại phải làm điều ngợc lại, tức phải tìm cách phủ nhận hay đình hoÃn nhu cầu cách có ý thức tìm đợc điều kiện mua hàng tốt Đi mua hàng giải số toán với vô số ràng buộc khác Có ràng buộc chặt ( điều kiện nhân nhợng đợc ) có ràng buộc lỏng ( điều kiện nhân nhợng đợc ) Trong nhà cung cấp luôn đa thông tin phong phú hấp dẫn giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển toán, dịch vụ sau bán không tỉnh táo, quyền chủ động doanh nghiệp với t cách ngời mua dần tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên ràng buộc chặt để phải lo đối phó với rủi ro Vì để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì cách đơn giản ghi đầy đủ tất lời hứa ngời bán hàng, sau tổng hợp chúng vào hợp đồng bắt ngời bán kí vào Lúc ta buộc ngời bán hàng th ơng lợng với cách chủ động với điều kiện có lợi + Quy tắc đảm bảo hợp lý tơng quan quyền lợi doanh nghiệp với nhà cung cấp: doanh nghiệp mua hàng chấp nhận điều kiện bất lợi cho ảnh hởng xấu đến hiệu mua hàng có nguy bị giảm đáng kể lợi nhuận kinh doanh Ngợc lại, doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích mà không quan tâm đến lợi ích nhà cung cấp dễ gặp trục trặc việc thoả thuận ( không đạt đ ợc thoả thuận ) thực hợp đồng ( hợp đồng có nguy không thực đợc ) Đảm bảo hợp lý lợi ích không điều kiện để doanh nghiệp nhà cung cấp gặp đợc thực hợp đồng, tạo chữ tín quan hệ làm ăn lâu dài, mà giúp cho doanh nghiệp giữ đợc tỉnh táo, sáng suốt đàm phán, tránh điều đáng tiếc xảy 1.2 )Vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thơng mại 1.2.1.) Mục tiêu vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp thơng mại +) Khái niệm: Quản trị mua hàng trình hoạch định, tổ chức, lÃnh đạo điều hành kiểm soát hoạt động mua hàng doanh nghiệp thơng mại nhằm thực mục tiêu bán hàng Quá trình mua hàng trình phân tích để đến định mua hàng gì? ai, với số lợng gí nh Đây trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí, cung ứng +Mục tiêu quản trị mua hàng doanh nghiệp thơng mại: Do mua hàng khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiÖu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com mục tiêu hoạt động mua hàng đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất l ợng mua hàng, mua hàng với chi phí thấp - Đảm bảo an toàn cho bán thể trớc hết hàng mua phải đủ số lợng cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh h ởng đến lu thông hàng hoá Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu khách hàng khách hàng ngời tiêu dùng sản phẩm công ty bán Công ty có tồn hay không phụ thuộc vào khách hàng Cuối đảm bảo cho việc mua hàng, vận chuyển gặp rủi ro ( giao hàng chậm, ách tắc khâu vận chuyển ) Chẳng hạn nh vào thời điểm đó, mặt hàng lên sốt mà theo tính toán doanh nghiệp hàng ®óng vµo thêi ®iĨm ®ã nhng viƯc giao hµng chậm doanh nghiệp hội thu đợc lợi nhuận siêu ngạch dẫn đến tình doanh nghiệp khách hàng uy tín họ bị giảm sút - Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể chỗ hàng phải có chất lợng mà khách hàng chấp nhận đợc Quan điểm phổ biến sản xuất, lu thông tiêu dùng cần có hàng hoá có chất lợng tối u có chất lợng tối đa Chất lợng tối đa mức chất lợng mà hàng hoá đáp ứng tốt nhu cầu ngời mua nh ngời bán hay ngời sản xuất thu đợc nhiều lợi nhuận Còn chất lợng tối đa mức chất lợng đạt đợc cao doanh nghiệp sử dụng yếu tố đầu vào để tạo sản phẩm, mức chất lợng cao thấp chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng yếu tố đầu vào doanh nghiệp cha tối u - Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp hạ giá bán thấp đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng phía Chi phí mua hàng giá bán mà thể chỗ mua hàng đâu, ai, số lợng để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển thấp Các mục tiêu lúc thống đợc thông th ờng để đạt đợc ngời phải hy sinh khác hay thứ khác Chẳng hạn thờng xảy mâu thuẫn chất lợng giá cả, chất lợng tốt giá cao ngợc lại Ngoài mục tiêu mua hàng mâu thuẫn với mục tiêu chức khác Vì xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng tổng thể mục tiêu doanh nghiệp tuỳ điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực vào việc hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp +) Vai trò quản trị mua hàng Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan träng ®èi víi mét doanh nghiƯp thĨ hiƯn ë chỗ phải tổ chức, đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng cho mua đợc hàng thờng xuyên, đặn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu số lợng, cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá hợp lí Quản trị mua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích bớc trình mua hàng việc phân tích, lựa chọn để đến định mua hàng Đây trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành chu kì Nó liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng chung tơng lai; thực trạng cung cầu hàng hoá thị trờng; cu cấu thị trờng sản phẩm; giá hành dự báo; thời hạn giao hàng điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lÃi suất nớc ngoài; chi phí lu kho hàng loạt vấn đề khác Tổ chức tốt việc mua hàng sở để thực mục tiêu quản trị mua hµng vµ nãi réng lµ cđa doanh nghiƯp 1.2.2) Nội dung quản trị mua hàng doanh nghiệp thơng mại Để triển khai có hiệu hoạt động mua hàng, khai thác tốt nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, nhà quản trị mua hàng cần thực tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng trình phân tích, lựa chọn đến định mua, mua ?, mua ?, mua ?, giá điều kiện toán nh ? Một ngời tiêu dùng mua hàng có định nh song trình mua hàng doanh nghiệp bao gồm khâu đợc đặt lựa chọn lớn góc độ nhà doanh nghiệp với Đây trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích, yếu tố quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, triển vọng, thực trạng cung - cầu hàng hoá thị trờng cấu thị trờng sản phẩm với thực trạng thực tiễn thơng mại, giá hành dự báo, thời hạn giao hàng điều khoản, tình hình vận tải chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lÃi suất nớc ớc, chi phí lu kho hàng loạt vấn đề khác Để trình mua hàng đ ợc tốt nhà quản trị mua hàng cần thực tốt trình mua hàng Sơ đồ trình mua hàng doanh nghiệp Thoả mÃn không thoả mÃn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 mua hµng ë hai qóy nµy bao giê cịng nhá nhÊt 2.2.5 ) Tình hình mua hàng công ty theo đơn vị kinh doanh.( biểu 6) Trị giá mua vào đun vị kinh doanh công ty bách hóa số Nam Bộ qua năm có thay đổi tỷ trọng hàng mua vào đơn vị tổng doanh số mua vào công ty có biến động không theo quy luật chung Hầu hết trị giá mua vào đơn vị kinh doanh qua năm tăng mối quan hệ chung với tăng tổng trị giá hàng mua vào toàn công ty Cụ thể: - Siêu thị năm 2001 chiếm tỉ trọng 58.85% tổng doanh số mua vào toàn công ty Năm 2002 tăng so với năm 2001 2694277 nghìn đồng tung ứng với tỷ lệ tăng 0.18% Sang năm 2003 doanh số mua vào siêu thị đạt 24388036 nghìn đồng chiếm 61.35 % tổng số hàng mua vào công ty tăng 2.33% so với năm 2002 tơng ứng với tỷ lệ tăng 22.23% Đây đơn vị có tỷ trọng doanh số mua vào lớn Tỷ trọng mua vào qua năm tăng, tỷ trọng hàng hóa mua vào siêu thị tăng thể vai trò đơn vị tăng việc mở rộng quy mô kinh doanh phát triển chung toàn công ty Đây thành tích đáng kể năm qua - Trong số đơn vị quầy hàng mỹ phẩm, quầy hàng điện tử, quầy hàng quạt máy có doanh số mua vào qua năm tăng chứng tỏ đun vị kinh doanh làm ăn có hiệu Trong đơn vị quầy hàng mü phÈm chiÕm tû träng lín nhÊt chiÕm 11.23 % năm 2003 tăng so với năm 2002 1030854 nghìn đồng tăng 1.08% so với tỷ trọng hàng mỹ phẩm tơng ứng với tỷ lệ tăng 30.02% quầy quạt máy chiếm tỷ trọng nhỏ chiếm 2.79 % tăng 0.18 % so với tỷ trọng năm 2002 tơng ứng với tỷ lệ tăng 25.62% đơn vị kinh doanh - Có ba đơn vị kinh doanh có tổng doanh số tăng giảm qua năm không theo quy luật Các đơn vị có tỷ trọng mua vào tổng doanh số mua vào toàn công ty tăng giảm qua năm quầy kính mắt, quầy va li túi sách, quầy băng đĩa nhạc Cụ thể: - Quầy kính mắt: Năm 2001 đạt 534177 nghìn đồng chiếm 1.82 % Sang năm 2002 tỉ trọng tăng lên 193080 nghìn đồng so với năm 2001 tơng ứng với tỷ trọng tăng 0.33 % tỷ lệ tăng t ơng ứng 36.14 % Năm 2003 tỷ trọng lại giảm xuống 0.02 % nhng số tiền tăng lên 119467 nghìn đồng - Quầy va li, túi xách: năm 2003 chiếm tỷ trọng lớn năm đạt 2.70 %, năm 2003 tăng lên so với năm 2002 0.85 % nhng năm 2002 lại giảm so với năm 2001 0.1 % - Quầy băng đĩa nhạc: Năm 2002 tăng lên so với năm 2001 0.64 % tỷ trọng tơng ứng với số tiền tăng lên 322556 nghìn đồng nhng đến năm 2003 lại giảm doanh số lẫn tỷ trọng, năm 2003 giảm xuống 0.51% điều chứng tỏ mặt hàng có nguy lỗi mốt doanh nghiệp cần trọng tới nghiên cứu nhu cầu thị trờng mặt hàng biến động theo LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 40 nhu cầu thị hiếu ngời tiêu dùng thị trờng nhạy cảm Các đơn vị lại có tỷ trọng giảm xuống năm quầy hàng khí, xe đạp, quầy hàng thủ công mỹ nghệ quầy hàng thời trang Các quầy hàng có tốc độ giảm xuống nhanh nh : - Quầy hàng thời trang: quầy hàng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau siêu thị nhng lại có tỷ trọng giảm lớn Năm 2002 tỷ trọng giảm xuống 0.9% tơng ứng với số tiền giảm 319025 nghìn đồng sang năm 2003 tốc độ giảm xuống nhanh tỷ trọng giảm xuống 2.9% làm cho số tiền giảm xuống 450539 nghìn đồng Đây mặt hàng mà thay đổi mẫu mà th ờng xuyên với loại mẫu mà ngày hôm cha tiêu thụ hết ngày mai đà lỗi mốt mà doanh số lẫn tỷ trọng ba năm giảm mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai công ty công ty nên đặc biệt ý Công ty phải tìm nguyên nhân làm ăn hiệu để kịp thời có sách kinh doanh hợp lý nhằm tránh tổn thất cho công ty - Quầyhàng khí, xe đạp: Đây quầy chiếm tỷ trọng không nhỏ nhng giảm mạnh qua năm Năm 2002 giảm 0.39% sang năm 2003 giảm xuống 1.45% tơng ứng với tỷ lệ năm 2003 giảm xuống 30.83% so với năm 2002 Quầy hàng thủ công, mỹ nghệ: Đây quầy hàng chiếm tỷ trọng nhỏ chiếm 1.95% năm 2001 giảm xuống qua năm Năm 2002 tỷ trọng giảm xuống 0.24% tơng ứng với tỷ lệ giảm xuống 23.61% sang năm 2003 tỷ trọng giảm xuống 1.12% tơng ứng với tỷ trọng giảm xuống 2.9% 2.2.6 Đánh giá kết mua hàng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 41 Biểu : Bảng đánh giá kết mua hàng Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Đơn vị: 1000đ Quý IV Mua vào kì 11953516 9421295 8638715 9738774 Dự trữ đầu kì 1083201 749392 1153434 25334518 Bán kì 12287325 9017253 7258691 11137474 Dự trữ cuối kì 749392 1153434 2533458 1134758 Nhìn vào bảng số liệu ta thấy quý I quý mà tiêu lớn Vời mức dự trữ đầu kì kết tồn kho cuối kì trớc doanh nghiệp đà định mức mua vào hợp lí để lợng hàng bán sát với mức mua vào dự trữ đầu kì Cụ thể mức dự trữ cuối kì quý I thấp tiêu khác cao Hơn mức mua vào nhỏ mức bán Mua vào 1195316 nghìn đồng nhng bán lại 12287325 nghìn đồng Điều chứng tỏ doanh nghiệp đà định mức để mua vào hợp lí tránh tình trạng hàng tồn kho quý nhiều làm tăng chi phí bảo quản doanh nghiệp Quý II quý III quý mà hoạt động tiêu thụ chậm năm kéo theo hoạt động khác chiếm trị giá thấp nh mua vào, dự trữHai quý có tổng trị giá mua vào thấp năm nh mua vào quý III có 8638715 nghìn đồng Hai quý có mức mua vào lớn mức bán cộng thêm mức dự trữ đầu kì nên làm cho mức dự trữ cuối kì cao Nh quý III mức mua vào 8638715 nghìn đồng mức dự trữ đầu kì 1153434 nghìn đồng nên với mức bán 7258691 nghìn đồng làm cho mức dự trữ cuối kì 2533458 nghìn đồng Đây mức dự trữ lớn làm tăng chi phí kinh doanh doanh nghiệp Sang quý IV mức tiêu thụ tăng lên nên tiêu khác tăng lên theo Mua vào nhỏ so với bán Mua vào 9738774 nghìn đồng bán lên tới 11137474 nghìn đồng Trong quý doanh nghiệp tính toán tốt để đảm bảo mức tiêu thụ vừa đủ so với mức mua vào mức dự trữ đầu kì Với mức dự trữ đầu kì lớn doanh nghiệp rút kinh nghiệm để mua không nhiều Điều đợc thể mức dự trữ cuối kì quý IV Tuy nhiên quý mức dự trữ cuối kì mức dự trữ đầu kì quý sau mà thông th ờng công ty quý I có mức tiêu thụ lớn nên doanh nghiệp đà tính toán mức mua vào cho dự trữ cuối kì lớn để đảm bảo có hàng cho đầu quý I năm sau Nhìn chung kế hoạch mua hàng công ty hợp lí Cồng ty đà tính toán xác thời điểm tiêu thụ nhanh, thời điểm trình tiêu thụ diễn chậm để có kế hoạch mua cho phù hợp Tuy nhiên công ty nên có ý đến mức tiêu thụ quý II quý III để tránh tình trạng hàng tồn kho nhiều làm cho chi phí doanh nghiệp tăng lên LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 42 2.2.7 Phân tích tình hình mua hàng tồn kho hàng hoá Để phục vụ tốt hoạt động kinh doanh đơn vị mình, công ty bách hoá số Nam Bộ đà tiến hành tổ chức lại khâu cung ứng hàng hoá cho hoạt động bán hàng công ty Với số vốn l u động bình quân khoảng ba tỷ đồng mà phần lớn lại vốn vay mợn, huy động từ cán công nhân viên công ty nhng công ty đà cố gắng quay vòng vốn kinh doanh trị giá hàng mua vào năm 2002 tăng 4475510 nghìn đồng so với năm 2001 tơng ứng tỷ lệ tăng 15.24% điều ghi nhận nỗ lực cố gắng công ty công tác mua hàng Sang năm 2003 giá trị mua vào tăng so với năm 2002 5926390 nghìn đồng tỷ lệ tăng 17.52% Tỷ lệ tăng năm 2003 so với năm 2002 lớn tỷ lệ tăng năm 2002 so với năm 2001.Điều chứng tỏ quy mô kinh doanh doanh nghiệp đà đợc mở rộng Bên cạnh nguồn hàng mua vào hàng hoá tồn kho vấn đề quan trọng đảm bảo cho công tác bán hàng công ty Trị giá hàng tồn kho năm 2002 so với 2001 tăng 1.06% Mặc dù trị giá hàng tồn kho tăng nhng thấp tỷ lệ tăng doanh thu (15.94%) Năm 2002tỷ lệ tăng trị giá hàng tồn kho 4.76% so với năm 2002 II Đánh giá công tác quản trị mua hàng công ty bách hóa số Nam Bộ Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng công ty Đối với việc mua hàng công ty bách hóa số Nam Bộ công ty đà xây dựng kế hoạch mua hàng dựa vào mức bán doanh nghiệp, dựa vào lợng hàng hóa tồn kho dự trữ thời điểm, thời kì Ngoài để xác định nhu cầu mua hàng công ty đà biết sâu vào nghiên cứu nhu cầu khách hàng công ty đà dựa vào bảng thống kê tiêu thụ sản phẩm kì tr ớc dự báo tiêu thụ tình hình thị trờng, thu thập thông tin nhu cầu qua tài liệu, báo chí, ấn phẩm Tuy nhiên công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty có số hạn chế nhận thức tình hình biến động thị trờng chậm nên nhiều công ty xác định lợng hàng mua vào nhiều quá so với nhu cầu Ví dụ nh vào dịp Tết năm 2003 công ty không dự báo đợc nhu cầu mua hàng ngời tiêu dùng mặt hàng ăn sẵn lại nhiều nh dẫn tới tình trạng thiếu hàng nghiêm trọng Nguyên nhân tình trạng công ty cha sâu vào nghiên cứu nhu cầu ngời dân mà nhu cầu vốn thay đổi ngày, công ty không nhạy bén việc nhìn nhận thay đổi sống Ngày ngời dân bận rộn với công việc dịp giáp Tết công việc chồng chất ngời phụ nữ thời gian cho chợ búa cơm nớc, nên họ chủ yếu vào siêu thị mua sẵn đồ ăn, lơng thực, thực phẩm vừa nhanh chóng, thuận tiện đảm bảo hợp vệ sinh Mặt khác công ty không nhạy cảm với mặt hàng thời trang, không nắm đợc thị hiếu ngời tiêu dùng dẫn tới mua hàng lỗi mốt hay hàng không đợc khách hàng a chuộng Công tác nghiên cứu thị trờng download cha đợc quan tâm luanvanchat@agmail.com mức, cha nghiên cứu cách có LUAN VAN CHAT LUONG : add 43 hÖ thèng, khoa häc dung lợng thị trờng mặt hàng riêng biệt Do công ty thờng bị động trớc biến động thị trờng làm ảnh hởng đến số lợng hàng hóa mua vào Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm số nhân viên nhiều hạn Ngoài trang thiết bị, sở hạ tầng công ty từ nhiều năm trớc để lại nên lạc hậu, điều hạn chế việc theo dõi, dự đoán nhu cầu khách hàng Đối với công tác tìm lựa chọn nhà cung cấp Đối với công ty bách hóa số Nam Bộ trình mua hàng công ty công ty đánh giá mức độ tín nhiệm nhà cung ứng qua mặt sau: thành tích nhà cung ứng với doanh nghiệp khác thành tích nhà cung cấp với công ty khứ, khả tài chÝnh cđa nhµ cung cÊp, nh·n hiƯu hµng hãa, uy tín nhà cung cấp u đÃi mà nhà cung ứng hay đa ra, dịch vụ sau bán Tuy nhiên công tác mua hàng công ty, công ty thờng tiến hành mua hàng chủ yếu nhà cung cấp đà có quan hệ làm ăn thờng xuyên lâu dài, nhà cung cấp truyền thống mà công ty quan tâm tới lựa chọn, tìm kiếm nhà cung cấp qua phung tiện thông tin đại chúng việc mua hàng nhà cung cầp truyền thống mang lại lợi ích cho công ty công ty đợc hởng u đÃi gía, đợc u tiên mua hàng ví dụ nh đợt Tết năm 2003 mà thị trờng lên sốt đồ hộp, doanh nghiệp khác hàng bàn công ty có mối liên hệ làm ăn lâu dài với nhà phân phối đồ hộp Vissan nên đảm bảo có hàng để bán Tuy nhiên mua chđ u cđa mét sè nhµ cung cÊp nên công ty dễ bị ép giá hay gặp khó khăn mua hàng mặt hàng bị khan Giá nhạy cảm với biến động thị trờng, nh công ty quan tâm đến nhiều nhà cung cấp dễ theo kịp với thay đổi giá mua đợc hàng với giá rẻ Nhờ nắm đợc thay đổi giá giúp doanh nghiệp dự đoán đợc nhu cầu thị trờng từ có sách mua hàng hợp lý Hiện với ngành hàng, mặt hàng cã rÊt nhiỊu nhµ cung cÊp, nhµ cung cÊp nµo đa điều khoản u đÃi cho ngời mua, điều có lợi cho ngời mua họ biết quan tâm đến nhiều nhà cung cấp Một hạn chế mối quan hệ với nhà cung cấp cha đợc mở rộng nên công ty đà phải mua hàng qua số nớc trung gian dẫn đến tình trạng hàng mua bị đội giá, hàng hóa bị đánh thuế nhiều lần, chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa tăng lên làm cho khả cạnh tranh công ty bị giảm xuống Đối với công tác thơng lợng đặt hàng Đây công ty vèn chun tõ nỊn bao cÊp sang nỊn kinh tế thị trờng, mối quan hệ làm ăn gần nh sẵn có, công ty quan tâm đến lựa chọn nhà cung cấp mới, công tác thơng lợng đặt hàng cha thật đợc quan tâm đến thờng xuyên mua nhà cung cấp trớc đây.Trong hoạt động mua hàng công ty cha thật giữ đợc vai trò khách hàng nhà cung cấp nên không tận dụng đợc u đặt hàng Đối với mặt hàng có giá trị LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 44 nhỏ nh mỹ phẩm, xà phòng, sách vở, bút nhân viên bán hàng có nhiệm vụ đặt hàng hàng hết Khi hết họ gọi điện cho nhà cung cấp nhà cung cấp tự mang hàng đến Điều có u điểm nhân viên mua hàng ngời theo sát hoạt động bán hàng, nắm rõ đợc mặt hàng tiêu thụ nhanh, mặt hàng khả tiêu thụ chậm để từ đặt hàng số lợng, đảm bảo có hàng để bán Tuy nhiên có hạn chế nhân viên làm phạm vi trách nhiệm mình, họ biết hết hàng gọi mà không quan tâm đến giá cả, chất lợng, mẫu mà sản phẩm Còn mặt hàng có giá trị lớn hay mặt hàng nhập có đội ngũ cán chuyên phụ trách đảm nhiệm khâu lựa chọn đặt mua hàng Phần lớn họ nhân viên chuyển từ phận khác sang ngời có kinh nghiệm thực tế lại hạn chế ngoại ngữ nguì có trình độ ngoại ngữ lại thiếu kinh nghiệm thực tế nên khả nhận biết, phản ứng với tình bất ngờ chậm làm cho trình thung lợng đặt hàng cha đạt hiệu kinh tế cao Đối với công tác theo dâi vµ kiĨm tra viƯc giao nhËn hµng hãa Đây công tác đợc công ty tơng đối trọng làm tốt Công ty thờng xuyên theo dõi, kiểm tra kiểm soát việc giao nhận hàng hóa số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng điều khoản hợp đồng mua hàngcủa công ty với nhà cung cấp Đối với mặt hàng có nhu cầu mua hàng công ty đặt hàng vµ theo dâi vµ kiĨm tra viƯc giao nhËn hµng hóa Nếu gần đến ngày giao nhận mà cha thấy công ty thúc giục nhà cung cấp Khi nhận hàng công ty có phận chuyên trách kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ số l ợng, chất lợng Ngoài công ty đà trọng đến việc kiểm tra chứng từ, hóa đơn liên quan đến trình mua hàng Do làm tốt công tác nên đà góp phần làm cho hàng hóa giao nhận đủ số lợng, chất lợng, thời gian giao nhận nh hợp đồng mua bán đà ghi, góp phần làm tăng hiệu công ty Công ty cần phải tiếp tục không ngừng nâng cao chất lợng công tác công tác trình quản trị mua hàng Đối với công tác đánh giá kết thực Công tác kiểm tra, kiểm soát đợc diễn tất khâu trình mua hàng Nếu xác nhận phòng kiểm tra chất lợng hàng hóa không đợc nhập vào kho phòng tài vụ không đợc phép toán mặt hàng Những ngời có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty có họp để đánh giá kết mua hàng Việc đánh giá dựa nguyên tắc việc mua hàng công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lợng cao chi phí thấp không Sau lần mua hàng công ty thờng đánh giá kết mua hàng Nếu hàng mua đảm bảo tất mục tiêu mà công ty đà đề nh vỊ sè lỵng, chÊt lỵng, mÉu m·, chđng loại tức nhà cung cấp đà đáp ứng đầy đủ nhu cầu mục tiêu mà công ty đề công ty tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp Còn hàng hóa mua có sai sót nh khách quan LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 45 c«ng ty với nhà cung cấp tìm giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro thiệt hại đến mức thấp nhất, nhng nh lỗi nhà cung cấp công ty tìm lựa chọn nhà cung cấp khác Trên thực tế công tác mua hàng đợc thực đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu bán hàng, để gây tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán Chi phí mua hàng hàng hóa nớc đà phần lớn đảm bảo mức thấp nhng hàng hóa nhập công ty phải mua với giá cao Trong năm qua công ty đà thực mua hàng nội địa nhiều 2.4 Đánh giá công tác quản trị nhân khâu mua hàng Bộ phận mua hàng thuộc phòng quản lí kinh doanh Gồm trởng phòng kinh doanh sáu nhân viên mua hàng Mỗi nhân viên mua hàng đợc giao nhiệm vụ kí kết hợp đồng, giao dịch với nhà cung cấp loại hàng hoá định quy định trách nhiệm rõ ràng việc đảm bảo cung ứnghàng hóa cho bán hàng, thực hợp đồng đà kí kết Nếu chủ quan, thiếu trách nhiện gây thiệt hại kinh tế cho công ty nhân viên phải bồi thờng thiệt hại tuỳ theo mức độ công ty quy định Mặt khác nhân viên đợc hởng tháng lung thứ mời ba năm nhân viên hoàn thành nhiệm vụ thời hạn, mua đợc hàng theo tiêu chuẩn, chi phí mua hàng nhỏ nhất, trực tiếp mang lại lợi ích kinh tế cho công ty Trởng phòng kinh doanh đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng dự trữ Trởng phòng ngời có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế ( mặt hàng có giá trị lớn ), báo cáo giám đốc trình thực mua hàng,đồng thời chịu trách nhệm trớc giám đốc trình thực hợp đồng Mỗi nhân viên thờng xuyên kiểm tra nguyên liệu tồn kho để nắm rõ tình hình nhu cầu cần mua loại hàng hoá mà đảm nhiệm Với chế độ thởng phạt vật chất nhân viên mua hàng, công ty đà khuyến khích đợc nhân viên mua hàng hoàn thành tốt công việc mà đợc giao Kết năm vừa qua công ty có hàng để bán Tuy nhiên kinh doanh kiểu siêu thị nên mặt hàng có giá trị nhỏ việc đặt hàng lại nhân viên đứng quầy bán đảm nhiệm, mà nhân viên bán hàng hởng lung chế độ u đÃi nhân viên bán hàng không liên quan đến phòng kinh doanh nên họ làm phận Hàng hết họ chủ động gọi đặt mà không nghiên cứu nhu cầu thị trờng, nghiên cứu mặt hàng, nghiên cứu thay đổi nhu cầu thị trờng, thay đổi giá cả, lựa chọn nhà cung cấp nên nhiều công ty phải mua hàng với giá đắt hon so với giá hàng cũ, hàng bị lỗi mốt Đây vấn đề phòng kinh doanh nên quan tâm 2.5 Nhận xét chung công tác quản trị mua hàng công ty Trong trình mua hàng công ty đà xác định đợc mục tiêu công tác quản trị mua hàng mục tiêu an toàn, mục tiêu chất lợng mục tiêu chi phí Công tác quản trị mua hàng công ty thời gian qua có u điểm sau: - Ngày CHAT có nhiều đối tác muốn có quan hệ:làm ăn với công ty, cung cấp hàng hóa cho LUAN VAN LUONG download add luanvanchat@agmail.com 46 c«ng ty thĨ hiƯn thêi gian qua có nhiều nhà cung cấp tự tìm đến thung lợng đặt hàng với công ty Vì công ty ngày có nhiều hội lựa chọn nhà cung ứng tối u - Chiến lợc nội địa hóa đầu vào, công ty đà tìm kiếm nhà cung cấp nớc cung cấp mặt hàng mà công ty có nhu cầu với chất lợng đảm bảo, giá hợp lí giúp cho công ty có khả cạnh tranh với mặt hàng ngoại giúp cho công ty giảm đợc chi phí mua hàng, vận chuyển bảo quản hàng hóa - Khả quay vòng vốn công ty thực nhu cầu thời điểm, tức cần mua Mặt khác công ty ®· gi¶m ®Õn møc thÊp nhÊt chi phÝ b¶o qu¶n mua nhiều hàng Bên cạnh u điểm công tác quản trị mua hàng hạn chế sau: - Vì lập kế hoạch cung ứng công ty nhiều cha xác, có loại thiếu, có loại thừa Và nhiều lần công ty phải dùng vào hàng mua vào cho kì sau - Trởng phòng kinh doanh đảm nhiệm chức vụ kiểm soát mua hàng phải quản lí toàn vấn đề liên quan đến việc xây dựng kế hoạch tổng hợp kinh doanh ngắn dài hạn, lập triển khai thực kế hoạch mua hàng, tổ chức nghiệp vụ mua hàng, quản lí phung tiện vận tải Do phải đảm trách nhiều nhiệm vụ nh nên theo sát đến nhân viên phòng nói chung nhân viên mua hàng nói riêng - Số lợng cán nghiệp vụ chủ chốt có trình độ nghiệp vụ cao thiếu cha phát huy đợc hiệu cao cho hoạt động kinh doanh đun vị - Trong công tác tìm lựa chọn nhà cung cấp, công ty ®· lùa chän nhµ cung cÊp lín cã uy tÝn, có độ vững vàng tài chính, đáp ứng đợc yêu cầu tiêu chuẩn, kỹ thuật hàng hóa Nhng công ty cha thờng xuyên lựa chọn nhà cung cấp qua triển lÃm, qua hội chợ, qua phung tiện thông tin đại chúng, điều dẫn đến công ty bị nhà cung cấp ép giá thị trờng có biến động giá hàng hóa - Do đội ngũ cán chuyên môn có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả phản ứng với tình bất ngờ xảy làm cho trình thung lợng đặt hàng đạt hiệu không cao - Cơ cấu mặt hàng thay đổi chậm so với nhu cầu thị trờng Về sách mặt hàng kinh doanh cha đa dạng, phong phú, mặt hàng chủ lực công ty cha mạnh - Về sách giá có nhiều tiến song cha có sách giá lâu dài vào mục tiêu đà định mà chủ yếu nhằm vào giải tốt việc bán Vì mà làm giảm lợi nhuận kinh doanh công ty - Việc phân tích, đánh giá liệu phục vụ cho mua hàng hoạt động kinh doanh công ty cha đợc ý sát sao, kế hoạch mua hàng đợc đa không sát với thực tế - Thủ tục hành rờm rà, download định :®aadd cha nhanh Khi cã sù thay ®ỉi hay LUAN VAN CHAT LUONG luanvanchat@agmail.com 47 thông báo bên bán thay đổi đơn hàng muốn xin ý kiến đạo phải trình đơn qua bậc - Công ty bị đọng vốn mặt hàng nhập mặt hàng thờng phải nhập lô lớn, nhu cầu sử dụng lại cha cao, lô hàng nhập lại phải sử dụng thời gian dài Sở dĩ công tác quản trị mua hàng tồn nhợc điểm nguyên nhân chủ quan khách quan đem lại Nguyên nhân chủ quan: - Do hoạt động thiếu ăn khớp phận mua hàng phận tiêu thụcủa phòng kinh doanh Nhiều phận tiêu thụ dự đoán mức tiêu thụ chừng nên kế hoạch mua hàng công ty thiếu xác - Do nhân viên mua hàng đợc chịu trách nhiệm nhiều loại hàng hóa mua vào họ theo lô hàng để kiểm tra, giám sát nhà cung ứng giao hàng - Do việc đặt hàng thờng xuyên diễn điện thoại nên nhiều không rõ ràng gây tình trạng hiểu nhầm dẫn đến việc mua bán chuyển đén cho công ty khối lợng mặt hàng không với yêu cầu tiêu thụ thực tế Nguyên nhân khách quan: - Do thị trờng luôn biến động nên việc dự báo nhu cầu khó, mang tính tơng đối Trên thị trờng đầu vào giá hàng hóa lên xuống thất thờng Việc xác định nhu cầu hàng hóa lại phụ thuộc vào tiêu thụ sản phẩm mà sản phẩm tiêu thụ lại chủ yếu hàng tiêu dùng thay đổi thất thờng - Do nhà cung cấp hàng hóa cho công ty năm rải rác, không tập trung nên việc tổ chức thu mua bị phân tán Nhiều nhà cung cấp xa công ty nên trình vận chuyển hàng hóa công ty thờng gặp nhiều rủi ro, mât nhiều thời gian - Thủ tục hải quan nớc ta rờm rà Hàng hóa công ty nhập từ nớc đến cảng có phải năm cảng từ nửa tháng tới tháng ®Ĩ chê lµm thđ tơc kiĨm hµng vµ nép th nhËp khÈu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 48 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 49 Biểu2: Kết mua hàng công ty theo cách mặt hàng chủ yếu Đơn vị : 1000 đ Các tiêu LTTP Đồ uống Đồ hộp, đồ đông lạnh Bánh kẹo, đờng sữa LTTP Loại khác Đồ gia dụng Hàng may mặc Quần áo Va li, túi xách Giày dép Loại khác Đồng hồ §iƯn tư KÝnh 7.Mü phÈm, chÊt tÈy rưa VH-VPP Loại khác Tổng 2001 2002 2003 ST TT ST TT ST TT (%) (%) (%) 12699918 43.27 15935386 47.11 19712534 48.23 1502740 5.12 2482822 7.34 3227886 8.12 4470566 12.23 5682753 16.80 7282621 18.32 2735457 9.32 3626157 10.72 3120555 7.85 3155168 10.75 2990210 8.34 4869656 12.25 836487 2.85 1153463 3.41 671814 1.69 5626471 19.17 6680617 19.75 7207092 18.13 3742176 12.75 2953022 8.73 3271614 8.23 1209236 4.12 849030 2.51 965981 2.43 619293 2.11 923447 2.73 977907 2.46 1388274 4.73 690048 2.04 842749 2.12 525373 1.79 490475 1.45 484978 1.22 795396 2.71 670135 1.99 799021 2.01 381555 1.3 703578 2.08 1192569 3.00 534177 1.82 727527 2.15 846729 2.13 3105272 10.58 3636285 10.75 4456232 11.21 2002/2001 ST TT TL (%) (%) 3235468 3.84 25.4 980082 2.22 65.2 1212187 4.57 27.1 890700 1.40 32.5 -164958 -2.41 -5.23 316976 0.56 37.8 1054146 0.58 18.7 -789154 -4.02 -21.0 -360206 -1.61 -29.7 304154 0.62 49.1 -698226 -2.69 -50.2 -34898 -0.34 -6.64 -125261 -0.72 -15.7 322023 0.78 84.4 193350 0.33 36.2 531013 0.17 17.1 1232717 4.21 1593200 4.71 1641770 4.13 360483 0.50 29.2 1229781 4.19 923447 2.73 1464742 2.93 -306334 -1.46 -24.9 29350400 100 33825910 100 39752300 100 4475510 15.2 BiĨu : KÕt qu¶ mua hàng theo nguồn hàng Đơn vị : 1000đ 2001 2002 2003 2002/2001 ST TT ST TT ST TT ST TT TL (%) (%) (%) (%) (%) 1.Mua níc 26160011 89.13 30023878 88.76 35387497 89.02 3863867 -0.37 14.77 H·ng Unilever 3028961 10.32 3730998 11.03 5235378 13.17 702037 0.71 23.18 H·ng P&G 2579900 8.79 2990210 8.84 3422673 8.61 410310 0.05 15.9 c«ng ty LTTP Vissan 1972347 6.72 2415170 7.14 3271614 8.23 442823 0.42 22.45 Công ty CP đồ hộp Hạ Long 2207150 7.52 2783872 8.23 3661187 9.21 576722 0.71 26.13 C«ng ty bánh kẹo Kinh Đô 1558506 5.31 1427453 4.22 1681522 4.23 -131053 -1.09 -8.41 Công ty kim khí Thăng Long 915732 3.12 734022 2.17 826848 2.08 -181710 -0.95 -19.8 C«ng ty TNHH Hng ThÞnh 1000848 3.41 1153463 3.4 1307850 3.29 152615 -0.01 15.25 C«ng ty TNHH Ladoda 619293 2.11 923447 2.73 977907 2.46 304154 0.62 49.11 C«ng ty dƯt kim Đông Xuân 830616 2.83 740787 2.19 743368 1.87 -89829 -0.64 -10.8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 50 Công ty khác Mua nhập Thụy Sĩ Thái Lan Oxtralia Italia Níc kh¸c Tỉng 11446656 39 13161662 38.91 14259150 35.87 1715006 -0.09 3190388 10.87 3802032 11.24 4364802 10.98 611644 0.37 631033 2.15 791526 2.34 826848 2.08 160493 0.19 889317 3.03 1011395 2.99 1260148 3.17 122078 -0.04 636904 2.17 754318 2.23 870575 2.19 117414 0.06 660384 2.25 727257 2.15 826848 2.08 66873 -0.10 372750 1.27 517536 1.53 580384 1.46 144786 0.26 29350400 100 33825910 100 39752300 100 4475510 14.98 19.17 25.43 13.73 18.44 10.13 38.84 15.25 BiÓu 4: Kết mua hàng theo phơng thức mua Đơn vị :1000đ Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2002/2001 ST TT ST TT ST TT ST TT TL (%) (%) (%) (%) (%) 6970720 23.75 7167710 21.19 7851079 19.75 196990 -2.56 2.83 ST 1.Mua vµo trùc 6833 tiÕp Mua qua trung 22379680 76.25 26658200 78.81 31901221 80.25 4278520 2.56 19.12 52430 gian Tổng giá trị 29350400 100 33825910 100 39752300 100 4475510 15.25 59263 hµng mua vµo BiĨu 6: Kết mua hàng theo đơn vị kinh doanh Đơn vị: 1000đ Các tiêu 2001 ST TT(%) 2002 ST TT(%) 2003 ST TT(%) 2002/2001 ST TT(%) TL(% LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 51 Siêu thị 17269775 58.84 19964052 Quầy hàng mỹ phẩm 2864599 9.76 3433329 Quầy hàng điện tử 1176951 4.01 1376714 Quầy kính mắt 534177 1.82 727257 Quầy va li, túi xách 572332 1.95 625779 Quầy băng, đĩa nhạc 695604 2.37 1018160 Quầy hàng khí, xe 1165211 3.97 1210967 đạp Quầy quạt máy 757240 2.98 882856 Quầy thủ công mỹ nghệ 572332 1.95 578423 Qy thêi trang 3689345 12.75 4008370 Tỉng céng 29350400 100 33825910 59.02 24388036 61.35 2694277 0.18 10.15 4464183 11.23 568730 0.39 4.07 2027367 5.10 199763 0.06 2.15 846724 2.13 193080 0.33 1.85 1073312 2.70 53447 -0.1 3.01 993807 2.50 322556 0.64 3.58 846724 2.13 45756 -0.39 15.6 19.8 16.9 36.1 9.34 46.3 3.93 2.61 1109089 2.79 1.71 445226 1.12 11.85 3557831 8.95 100 39752300 100 16.5 1.06 8.65 15.2 125616 -0.37 6091 -0.24 319025 -0.9 4475510 BiÓu 5: Kết mua hàng theo thời gian Đơn vị : 1000® 2001 Qóy I Qóy II Qóy III Qóy IV Cả năm ST 8250399 7093991 6765267 7240743 29350400 TT(%) 28.11 24.17 23.05 24.67 100 2002 ST TT(%) 9488167 28.05 7928793 23.44 8135131 24.05 8273819 25.46 33825910 100 2003 ST 11953516 9421295 8638715 9738774 39752300 TT(%) 30.07 23.70 21.73 24.50 100 2002/2001 ST TT(%) 1237768 -0.06 834802 -0.73 1369864 1.00 1033076 0.79 4475510 TL( 15.0 11.7 20.2 14.2 15.2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 52 BiÓu 1: Tình hình kinh doanh công ty năm 2001,2002,2003 Đơn vị : 1000đ 1.Tổng doanh thu 2.Các khoản iảm trừ 3.Doanh thu 4.Giá vốn hàng bán 5.Lợi nhuËn gép 6.TØ lÖ LN gép/ DTT 7.Chi phÝ kinh doanh 8.TØ suÊt CPKD/DTT 9.LN tõ h®kd 10.TØ suÊt LN tõ h®kd/DTT 11.ThuÕ TN 12.LN sau thuÕ 13.TØ suÊt LNST/ DTT 14.Nộp ngân sách Nhà nớc 31425160 295675 31129485 27825910 3303575 10,61 3026281 9.72 277294 0.89 88734 188560 0.6 635370 33728125 354560 33373565 29350400 4023165 12.05 3751123 11.24 273042 0.82 76172 195870 0.58 502700 45086730 450685 44636045 39752300 4883745 10.94 4504592 10.09 379153 0.85 106163 272990 0.61 670240 2002/2001 ST TL 2302965 58885 19 2244080 1524490 719590 21 1.44 724842 23 1.52 -5252 -1 -0 7310 -132,670 -0 -2 Biểu7 : Phân tích tình hình mua hàng tồn kho hàng hoá công ty Đơn vị: 1000 đ 2002/2001 2003/2002 ST ST TT(%) TT(%) Trị giá hàng mua vào 29350400 33825910 39752300 4475510 15.25 5926390 17.52 Trị giấ hàng bán 5874833 7.94 28278600 32742709 38617512 4464109 15.78 Trị giá hàng tồn kho 1071800 1083201 1134758 11401 1.06 51557 4.76 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 53 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 54 ... hởng đến công tác quản trị mua hàng Để hoạt động mua hàng đạt hiệu cao nhà quản trị không hiểu rõ trình quản trị mua hàng mà cần phải nắm rõ nhân tố ảnh hởng tới trình quản trị mua hàng nh quy... tiêu thụ hàng hoá đầu vào không tốt khó nói đến có hiệu đầu Vì doanh nghiệp đa phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng việc... ngừng nâng cao chất lợng công tác công tác trình quản trị mua hàng Đối với công tác đánh giá kết thực Công tác kiểm tra, kiểm soát đợc diễn tất khâu trình mua hàng Nếu xác nhận phòng kiểm tra chất