Tổ chức sự kiện du lịch, Tổ chức sự kiện cuộc thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh”

Trường Đại học Thương Mại Khoa Khách sạn – Du lịch BÀI THẢO LUẬN Môn Tổ chức sự kiện du lịch Đề tài Tổ chức sự kiện cuộc thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh” Nhóm 2 Mã lớp học phần 2164TMKT3921 Giáo viên gi.

Trường Đại học Thương Mại Khoa Khách sạn – Du lịch - - BÀI THẢO LUẬN Môn: Tổ chức kiện du lịch Đề tài: Tổ chức kiện thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh” Nhóm: Mã lớp học phần: 2164TMKT3921 Giáo viên giảng dạy: Bùi Thị Quỳnh Trang P a g e | 42 ~MỤC LỤC~ CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 1.1 Khái quát tổ chức kiện du lịch 1.1.1 Khái niệm kiện 1.1.2 Khái niệm kiện du lịch 1.1.3 Khái niệm tổ chức kiện du lịch .4 1.2 Hoạt động chuẩn bị tổ chức kiện du lịch .4 1.2.1 Xây dựng chương trình lập kế hoạch 1.2.2 Thành lập ban tổ chức kiện .5 1.2.3 Lập dự toán ngân sách kiện .5 1.2.4 Xác định thời gian, địa điểm 1.2.4.1 Tổng quan địa điểm tổ chức kiện 1.2.4.2 Phân loại địa điểm tổ chức kiện .6 1.2.4.3 Căn theo không gian tổ chức kiện .6 1.2.4.4 Căn vào sở vật chất kỹ thuật vốn có địa điểm tổ chức kiện 1.2.4.5 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện 1.2.4.6 Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 1.2.4.7 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 1.2.4.8 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 1.2.5 Chuẩn bị thủ tục hành pháp lý 1.2.5.1 Chuẩn bị thủ tục hành 1.2.5.2 Về vấn đề pháp lý .10 1.3 Tổ chức điều hành hoạt động kiện 10 1.3.1 Tổ chức khai mạc kiện 10 1.3.1.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện 10 1.3.1.2 Khai mạc kiện 10 1.3.2 Điều hành diễn biến kiện 11 1.3.2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/khu vực thi đấu 11 1.3.2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời 11 1.3.2.3 Điều hành hoạt động phụ trợ 11 1.3.3 Kết thúc kiện 11 P a g e | 42 1.3.3.1 Tổ chức bế mạc kiện 12 1.3.3.2 Tiễn khách 12 1.3.3.3 Thanh toán kiện 12 1.3.3.4 Phối hợp giải cơng việc cịn lại sau kiện 12 1.3.3.5 Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện 12 1.4 Hoạt động đánh giá kiện 13 1.4.1 Họp sau kiện 13 1.4.2 Rủi ro xảy ra, khắc phục 13 1.4.3 Tiêu chí phương pháp đánh giá kiện 13 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC SỰ KIỆN CUỘC THI “BIỆT ĐỘI CHIẾN BINH XANH” .14 2.1 Chuẩn bị kiện thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh” 14 2.1.1 Xây dựng chương trình kế hoạch 14 2.1.2 Thành lập ban .16 2.1.3 Bảng kế hoạch tổng thể: 17 2.1.4 Bảng dự toán ngân sách .20 2.1.5 Bảng tiến độ công việc 22 2.1.6 Thủ tục hành pháp lý 23 2.1.7 Truyền thông 28 2.2 Hoạt động triển khai kiện thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh” 30 2.2.1 KỊCH BẢN CHI TIẾT VÒNG .30 2.2.2 BẢNG KHAI MẠC SỰ KIỆN 34 2.2.3 BẢNG ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN SỰ KIỆN 35 2.2.4 BẢNG ĐIỀU HÀNH KẾT THÚC SỰ KIỆN 41 2.3 Đánh giá kiện thi Biệt Đội Chiến Binh Xanh 43 2.3.1 Họp rút kinh nghiệm 43 2.3.2 Đánh giá kết kiện .43 P a g e | 42 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 1.1 Khái quát tổ chức kiện du lịch 1.1.1 Khái niệm kiện Theo từ điển Chambers (1998, trang 560.): Sự kiện điều diễn có kết quả; ảnh hưởng bất ngờ có khả xảy gây ý hay đơn giản mục chương trình Accepted Practices Exchange (APEX) (CIC, 2005): Một dịp tổ chức họp, hội nghị, triển lãm, kiện đặc biệt, tiệc chiêu đãi Một kiện thường bao gồm nhiều chức khác liên quan đến Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội => Sự kiện hoạt động đặc biệt tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào ghi nhớ tới đối tượng xác định 1.1.2 Khái niệm kiện du lịch Sự kiện du lịch hoạt động đặc biệt liên quan đến du lịch, tổ chức nhằm thu hút, quy tụ số đông công chúng đồng thời thỏa mãn nhu cầu đa dạng họ đem lại giá trị kinh tế định 1.1.3 Khái niệm tổ chức kiện du lịch Tổ chức kiện du lịch trình kết hợp hoạt động lao động việc sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ lao động thực dịch vụ du lịch nhằm đảm bảo tồn cơng việc chuẩn bị hoạt động kiện du lịch thời gian không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự thông điệp truyền thông 1.2 Hoạt động chuẩn bị tổ chức kiện du lịch 1.2.1 Xây dựng chương trình lập kế hoạch Xây dựng chương trình bao gồm bước: Bước 1: Xác định xây dựng chương trình kế hoạch Bước 2: Xây dựng khung chương trình Bước 3: Hệ thống hóa hoạt động tổ chức kiện du lịch Bước 4: Xác định hoạt động Lập kế hoạch tổ chức kiện trình xác lập kết cuối (mục tiêu kiện) phương tiện để đạt mục tiêu P a g e | 42 (Quản trị tổ chức kiện lễ hội, TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh, ThS Sử Ngọc Diệp) + Về hình thức, kế hoạch TCSK tập văn trình bày rõ ràng, sẽ, có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi tính hướng dẫn cho người sử dụng + Về nội dung, kế hoạch cần đề cập đầy đủ hoạt động; cơng việc cần làm; tiến trình thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm từng phận, từng cá nhân 1.2.2 Thành lập ban tổ chức kiện Các ban bao gồm: - Ban kiện - Ban truyền thông - Ban nhân - Ban ngân sách 1.2.3 Lập dự toán ngân sách kiện *Khái niệm Dự toán ngân sách tổ chức kiện (event budget planer) việc liệt kê tính tốn khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh q trình tổ chức kiện Cần phân biệt việc lập dự toán ngân sách việc tính giá thành thực tế kiện Việc tính giá thành thực tế kiện việc tính tốn tổng chi phí thực tế phát sinh q trình thực kiện, cịn dự tốn sẽ mang ý nghĩa việc tính tốn khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tính Ngân sách tổ chức kiện nhà đầu tư kiện định, yếu tố định đến chương trình, nội dung chất lượng dịch vụ kiện, hay nói cách khác điều kiện, sở cho tổ chức kiện *Các nhóm chi phí tổ chức kiện Trong tổ chức kiện phát sinh nhiều khoản mục chi phí có liên quan, thơng thường người ta chia khoản mục vào nhóm sau: - Chi phí trực tiếp cho tổ chức kiện - Giá trị trả cho nhà tổ chức kiện - Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước - Các chi phí dự phịng chi phí liên quan đến việc thay đổi chương trình 1.2.4 Xác định thời gian, địa điểm 1.2.4.1 Tổng quan địa điểm tổ chức kiện P a g e | 42 Địa điểm tổ chức kiện (venue) nơi lựa chọn để tiến hành hoạt động kiện Đi liền với khái niệm tổ chức kiện khơng gian tổ chức kiện, tập hợp điều kiện cụ thể vị trí, cảnh quan, bầu khơng khí, kiến trúc… tạo nên không gian nơi sẽ diễn kiện 1.2.4.2 Phân loại địa điểm tổ chức kiện Do hình thức tổ chức kiện đa dạng phong phú nên địa điểm tổ chức kiện tương ứng đa dạng phong phú Người ta thường dựa vào tiêu chí phổ biến sau để phân loại địa điểm không gian tổ chức kiện: - Căn vào không gian tổ chức kiện - Căn vào sở vật chất kỹ thuật vốn có địa điểm tổ chức kiện 1.2.4.3 Căn theo không gian tổ chức kiện Căn theo khơng gian tổ chức kiện, người ta chia thành loại sau: - Khơng gian ngồi trời: nhà hát lộ thiên, sân vận động, vườn cây, quảng trường, bãi đất rộng, khuôn viên trường học, quan, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng… + Ưu điểm: * Tổ chức kiện khơng gian ngồi trời bị giới hạn, bó hẹp phạm vi không gian cụ thể * Thuận tiện cho việc tăng, giảm quy mô kiện Nhà tổ chức kiện thay đổi khơng gian cho phù hợp với diễn biến thực tế kiện, điều sẽ khó tổ chức kiện hội trường * Không gian ngồi trời điều kiện thích hợp cho việc đưa ý tưởng sáng tạo độc đáo không bị giới hạn khơng gian hẹp, bị rơi vào trùng lặp không gian ý tưởng + Nhược điểm: * Chỉ phù hợp với số loại hình kiện định * Chịu ảnh hưởng lớn yếu tố thời tiết Đây nhược điểm mà nhà tổ chức kiện cần phải quan tâm ví dụ, vào tháng thường có mưa to chẳng hạn, cần phải xem xét dự báo thời tiết có kế hoạch chuẩn bị dự phịng thời tiết bất lợi xảy * Các điều kiện hỗ trợ thường khó khăn so với tổ chức hội trường (ví dụ nguồn điện, lối lại, khu vực vệ sinh, nhân viên phục vụ, vấn đề an ninh…) * Giới hạn thời gian chuẩn bị thủ tục xin phép - Không gian phịng tổ chức kiện: Đó nơi tổ chức kiện không gian giới hạn khác nhau, phịng chun dụng hội nghị, hội thảo; nhà hát; viện bảo tàng, khu hội chợ, triển lãm, gian hàng, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa, lớp học… P a g e | 42 + Ưu điểm: * Có khn khổ rõ ràng, có biến động lớn kế hoạch công tác triển khai kiện * Lợi dụng sở vật chất kỹ thuật sẵn có dịch vụ mà sở cung ứng khơng gian cung cấp cho ban tổ chức kiện (ví dụ như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, nhân viên phục vụ…) * Đảm bảo vấn đề an ninh, an tồn, vệ sinh so với khơng gian ngồi trời + Nhược điểm: * Bị bó hẹp quy mơ định, tính tốn số khách mời nhà tổ chức kiện cần phải vào địa điểm ngược lại (nếu chốt danh sách khách mời) nhà tổ chức kiện phải tìm địa điểm phù hợp * Dễ lặp lại, dễ rơi vào khn mẫu cách trí, tổ chức - Khơng gian hỗn hợp: Đó kiện diễn vừa ngồi trời, vừa nhà Ví dụ: Ngày hội Trung thu 2008 tổ chức Bảo tàng dân tộc học, hoạt động vừa diễn bên khu nhà bảo tàng, vừa diễn khuôn viên bảo tàng Không gian hỗn hợp thường kết hợp ưu điểm hai loại nói Tuy nhiên việc lựa chọn khơng gian hỗn hợp tương đối khó khăn (ít có sở thỏa mãn được, đặc biệt thành phố lớn) Tuy nhiên kiện có quy mơ lớn, có nhiều nội dung loại địa điểm lựa chọn phổ biến 1.2.4.4 Căn vào sở vật chất kỹ thuật vốn có địa điểm tổ chức kiện Theo tiêu chí chia thành: - Địa điểm tổ chức kiện chuyên nghiệp: nơi xây dựng với mục đích kinh doanh dịch vụ có dịch vụ tổ chức kiện như: khách sạn, nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị, hội thảo… Đối với địa điểm thường có sở vật chất kỹ thuật trang thiết bị tương đối đồng bộ, có nhiều dịch vụ cung ứng, hỗ trợ cho nhà tổ chức kiện Đa số địa điểm tổ chức kiện chun nghiệp có phịng tổ chức kiện chuyên dụng - Địa điểm tổ chức kiện bị động: nơi xây dựng khơng nhằm mục đích tổ chức kiện lựa chọn để tổ chức kiện đó, như: sân vận động, vườn cây, quảng trường, đường phố, bãi đất rộng, khuôn viên trường học, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng… Đối với địa điểm nhà tổ chức kiện cần phải chuẩn bị nhiều yếu tố như: nguồn điện, khu vực vệ sinh, vấn đề an ninh, an toàn, lối lại… 1.2.4.5 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện Bao gồm: - Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp - Khu vực để xe khách mời P a g e | 42 - Các lối lại: Lối chính, lối cho khách VIP, lối đến dịch vụ bổ trợ - Khu vực kỹ thuật - Khu vực triển khai kiện: Ví dụ hội nghị hội thảo bục diễn thuyết, sân khấu, trình chiếu - Khu vực cung cấp dịch vụ khác: Như khu vực ăn uống coffee break, khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí… - Lối hiểm khu vực giải tình khẩn cấp 1.2.4.6 Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Khi định thông điệp cho kiện đó, cần xác định địa điểm tốt để tổ chức kiện nhằm truyền đạt thông điệp đến quảng đại cơng chúng Khi chọn địa điểm ưng ý, xem xét vấn đề sau: - Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề kiện (Một hội thảo khoa học chẳng hạn cần phải tổ chức địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng; triển lãm nghề thủ công lại không nên tổ chức trung tâm hội nghị…) - Địa điểm cần phải phù hợp với quy mô kiện (Ví dụ cần trả lời câu hỏi như: địa điểm chứa tối đa người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính hay không? Không nên chật, ko dư thừa khoảng khơng…) - Có vị trị thích hợp (lưu ý vấn đề khoảng cách, đường giao thông, điểm đỗ xe…) - Có mỹ thuật cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực (ví dụ vùng có khơng khí nhiễm, tiếng ồn lớn sẽ không phù hợp với đa số loại hình kiện) - Có lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ khán giả, thiết bị, diễn viên, khách VIP, nhân viên người khuyết tật… phù hợp - Đảm bảo yêu cầu dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh dịch vụ khác - Lưu ý vấn đề nguồn điện, nước Hệ thống thơng gió, điều hịa nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy - Những dịch vụ hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức kiện - Các yêu cầu thông tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, chí chi tiết nhỏ wifi, giắc cắm nguồn cho máy tính…) - Khu vực giải tình khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an toàn cho khách VIP), lối thoát hiểm… - Cuối vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay khơng? 1.2.4.7 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Bước 1: Phân tích yêu cầu kiện để chọn địa điểm phù hợp P a g e | 42 Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức kiện Bước 3: Khảo sát địa điểm Bước 4: Thống giá điều khoản Bước 5: Thực đặt chỗ xác nhận 1.2.4.8 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện thường có bước bản: - Lập kế hoạch tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị địa điểm (nếu cần thiết) - Chuẩn bị khu vực kiện: sân khấu/ khu vực trình diễn; phịng họp chính; khu vực diễn nội dung kiện - Chuẩn bị khu vực bổ trợ - Kiểm tra hoàn tất công tác chuẩn bị địa điểm 1.2.5 Chuẩn bị thủ tục hành pháp lý 1.2.5.1 Chuẩn bị thủ tục hành *Các loại giấy phép tổ chức kiện: - Giấy phép tiến hành kiện - Giấy phép vệ sinh, an ninh, môi trường - Cấp phép nội dung - Các giấy phép khác: giấy phép treo băng rơn, quảng cáo, giấy phép đón phục vụ khách quốc tế *Hồ sơ xin phép tổ chức kiện: - Mục tiêu, nội dung kiện - Bản hợp đồng địa điểm - Thành phần tham dự; số lượng, cấu thành phần đại biểu - Nguồn kinh phí (nếu có) - Bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh - Đơn xin tổ chức kiện - Thư mời có xác nhận đồng ý tham gia có yếu tố người nước ngồi *Các bước tiến hành thủ tục hành chính: Bước 1: Xác định thủ tục, giấy phép cần có P a g e | 42 Bước 2: Liên hệ với quan cấp phép Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ quan cấp phép yêu cầu Bước 4: Nộp chờ cấp phép 1.2.5.2 Về vấn đề pháp lý *Hợp đồng tổ chức kiện: - Đối tượng ký hợp đồng - Nội dung hợp đồng - Tiến trình thiết lập hợp đồng - Quản lý thực hợp đồng *Thương hiệu logo: - Quyền sở hữu nhãn hiệu logo - Thông tin sai lạc kiện *Bảo hiểm: - Trách nhiệm công cộng - Các loại hợp đồng bảo hiểm - Quản lý khiếu nại 1.3 Tổ chức điều hành hoạt động kiện 1.3.1 Tổ chức khai mạc kiện 1.3.1.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện *Các nội dung việc tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện bao gồm: - Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức kiện) - Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách - Đón tiếp khách - Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện - Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách 1.3.1.2 Khai mạc kiện *Đối với kiện lớn, có lễ khai mạc riêng (có thể xem kiện tương đối độc lập), kiện nhỏ, cơng việc có liên quan đến khai mạc kiện bao gồm: P a g e 10 | 42 Công bố ban giám khảo page 4-5/10 Nguyễn Phương Kiệt Hồn thành Cơng bố kết vịng page 6/10 Ngơ Phương Minh Ngọc Hồn thành Thơng báo nhận Video dự thi thí sinh (Vịng 2) 7/10 Hà My Hiền Khanh Hồn thành Đăng thông báo thời gian nhận video hết hạn 12/10 Hà My Hiền Khanh Hoàn thành Đăng tải dự thi thí sinh (ghim page) 1516/10 Trần Thị Thu Phương Hồn thành Thơng báo dừng bình chọn online page 25/10 Ngơ Phương Minh Ngọc Hồn thành Đăng số nơi Việt Nam hoàn thành tốt việc tái chế rác thải 26/10 Trần Thị Thu Phương Minh Ngọc Hồn thành Cơng bố kết vòng page 28/10 Hà My Hiền Khanh Hồn thành Thơng báo chi tiết vịng 13/11 Nguyễn Phương Kiệt Hoàn thành Đăng đếm ngược ngày trước kiện 17/11 Nguyễn Phương Kiệt Hoàn thành Chung kết thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh” 18/11 Trần Thị Thu Phương Hiền Khanh Hoàn thành P a g e 28 | 42 Đăng khảo sát khán giả tham gia kiện 19/11 Hà My Hoàn thành 2.2 Hoạt động triển khai kiện thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh” 2.2.1 KỊCH BẢN CHI TIẾT VÒNG Địa điểm: Trans Thời gian: 16h ngày 18/11/2021 (15h30 với BTC) Đối tượng: Các BGK, th.s Bùi Thị Quỳnh Trang, bạn sinh viên lớp Tổ chức kiện du lịch ST T THỜI GIAN 15h50 - 16h 16h - THỜI LƯỢN G 10ph HẠNG MỤC 10p Checkin, Set up NỘI DUNG CHI TIẾT - Chủ trì vào thao tác phịng - Show background , test mic, test pp - Dặn dị lại cơng tác nhân trước tổ chức - Ổn định tổ MÀN CHIẾU Backgroun d CT Backgroun ÂM THAN H x NHÂN SỰ Share - Ban HẬU CẦN GHI CHÚ - BTC, nhóm trưởng - MC: Quang - Chủ trì: - Ca sĩ: Mai Phươn g Đảm bảo P a g e 29 | 42 16h10 đón khách ổn định khách mời 16h10 16h15 5p 16h15 16h30 15p 16h30 16h40 10p Văn nghệ chào mừng chức - Điểm danh - Trị chuyện trước thềm chương trình - MC giới thiệu ca sĩ - Văn nghệ chào mừng vị khách mời nhằm để ổn định - Bài hát Giới thiệu - MC giới thành thiệu phần thi, giới tham dự, thiệu thành đội phần tham thi + Diễn dự, BGK, văn khai đọc diễn mạc văn khai mạc, mời Quý phát biểu - Quý phát biểu cảm nghĩ - Giới thiệu đội chơi, chúc mừng Người - MC giới chơi thiệu bạn trình bày d CT nhạc Hậu cần điểm danh người - Cử vài đại diện giao lưu với người phịng - MC - Ca sĩ có mặt đầy đủ 25p Ghim video bạn hát Nhạc hát Slide ảnh khách mời, BGK, đội thi x - MC - Qúy Bộ phận seedin g cmt nhiệt tình cổ vũ Video sản phẩm bạn Âm video - MC - Thí sinh Bộ phận seedin Bộ phận seedin g cmt nhiệt tình cổ vũ - Ca sĩ nên thử mic trước để tránh trục trặc - Nếu bạn í có bị trục trặc P a g e 30 | 42 trình bày - Phần trình bày bạn 16h40 16h45 5p BGK nhận xét 16h45 16h55 10p Người chơi trình bày 16h55 - 17h 5p BGK nhận xét 17h 17h10 10p Minigam e g cmt nhiệt tình cổ vũ đường truyền liên hệ Ban Kĩ thuật fix - Để ý thời gian nhắc phần trình bày bạn - MC chúc mừng phần trình bày bạn - MC mời BGK nhận xét đặt câu hỏi - MC giới thiệu bạn thứ trình bày - Phần trình bày bạn Màn hình video BGK x - MC - Hậu cần nhắc bạn thứ chuẩn bị Video sản phẩm bạn Âm video - MC - Thí sinh Bộ phận seedin g cmt nhiệt tình cổ vũ - Nếu bạn í có bị trục trặc đường truyền liên hệ Ban Kĩ thuật fix - Để ý thời gian nhắc phần trình bày bạn - MC chúc mừng phần trình bày bạn - MC mời BGK nhận xét đặt câu hỏi - MC mời tất người chơi minigame giải tỏa Màn hình video BGK x - MC Kêu gọi người - Tạo nhiệt huyết cho người Slide game MC game P a g e 31 | 42 căng thẳng tham gia game Bộ phận seedin g cmt nhiệt tình cổ vũ 10 17h10 17h20 10p Người chơi trình bày - MC giới thiệu bạn thứ trình bày - Phần trình bày bạn Video sản phẩm bạn Âm video - MC - Thí sinh 11 17h20 17h25 5p BGK nhận xét Màn hình video BGK x - MC - Hậu cần nhắc bạn thứ chuẩn bị 12 17h25 17h35 10p Người chơi trình bày - MC chúc mừng phần trình bày bạn - MC mời BGK nhận xét đặt câu hỏi - MC giới thiệu bạn thứ trình bày - Phần trình bày bạn Video sản phẩm bạn Âm video - MC - Thí sinh Bộ phận seedin g cmt nhiệt tình cổ vũ 13 17h35 17h45 10p BGK nhận xét + Tổng kết điểm - MC chúc mừng phần trình bày bạn - MC mời BGK nhận xét đặt Slide điểm x - MC - Ban Hậu cần Hậu cần ghi số điểm từng vị BGK - Nếu bạn í có bị trục trặc đường truyền liên hệ Ban Kĩ thuật fix - Để ý thời gian nhắc phần trình bày bạn - Nếu bạn í có bị trục trặc đường truyền liên hệ Ban Kĩ thuật fix - Để ý thời gian nhắc phần trình bày bạn Có thể lúc BGK cơng bố điểm chèn thêm video P a g e 32 | 42 14 17h45 17h50 5p Chiếu video nêu thông điệp kiện 15 17h50 - 18h 10p Chúc mừng bạn dự thi + Trao giải + Bế mạc thi câu hỏi - BGK tổng kết số điểm cho thí sinh - MC giới thiệu chút video - MC công bố kết - Chúc mừng đội thi + trao giải - Bế mạc thi - Chụp ảnh lưu niệm để tổng kết Video Âm video - MC - Ban Kĩ thuật Slide Nhạc dạo đoạn kết, nhạc trao giải - MC - Ban truyền thông (chụp ảnh lưu niệm thành viên) - Tránh trục trặc video nên chay thử trước - Video 2.2.2 BẢNG KHAI MẠC SỰ KIỆN ST T NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN THỜI GIAN Kiểm tra sẵn sàng cơng tác chuẩn bị Tổ chức đón tiếp khách nơi Không gian kiện Bùi Đặng Huy Kiểm tra CSVC Trần Thị Nga 15h15h30’ Kiểm tra nhân sự: BTC, BHC, BTT, MC, Nghệ sĩ Đỗ Danh Quý Kiểm tra cơng tác đón tiếp: tài liệu, q tặng… Trần Tiến Nghĩa Chuẩn bị thành phần đón tiếp Đón tiếp Lê Hải My, Giáp 15h30’Thị Bích 16h10 Phượng, Nguyễn Thị Minh Phương, Tăng Đức Mạnh - Đội lễ tân: người, đón tiếp khách cửa hành lang - Đại diện BTC - Kiểm tra thông tin khách hàng GHI CHÚ P a g e 33 | 42 diễn kiện Khai mạc kiện khách Hồn tất thủ tục đăng kí cho khách Ổn định vị trí khách mời Tiến hành khai mạc kiện Xử lí tình phát sinh - Tiếp khách với quy tắc xã giao phù hợp - Khách VIP Lê Hải My, Trịnh Linh Quyên MC, văn nghệ Vũ Ngọc Quang, 15h30’Nguyễn Mai 16h10 Phương Tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời, đọc diễn văn khai mạc MC Vũ Ngọc 16h15Quang, Đỗ Danh 16h30’ Quý Trương Thị Liên, Trần Lê Khanh Trong trình diễn khai mạc 2.2.3 BẢNG ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN SỰ KIỆN STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu Theo dõi diễn biến kiện NGƯỜI THỰC HIỆN THỜI GIAN Kiểm tra trang thiết bị ( máy tính, loa, mic, máy chiếu, kết nối ) Bành Tuấn Kiệt 15h30’15h50’ - Theo dõi diễn biến Trần Thị Thu Phương Trong trình diễn GHI CHÚ P a g e 34 | 42 theo chương trình/ kịch Điều hành thành viên tham gia trình diễn cách có hiệu Phối hợp việc xử lý cố (nếu có) kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) có - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy - 5-7 bạn seeding comment cổ vũ thí sinh (online) - Nhắc nhở thí sinh chuẩn bị sẵn sàng trình diễn - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp kiện Trần Thị Trong Minh Nguyệt, trình diễn Thái Văn kiện Mạnh, Nguyễn Thị Hiếu Ngân, Ngô Quỳnh Phương, Minh Ngọc, Trần Thị Hà My Trương Thị Liên, Trần Lê Khanh Trong trình diễn kiện P a g e 35 | 42 Điều hành, quản lý khán giả khách mời giải tình - Xử lý tình cách hợp lý từng tình cụ thể Lập báo cáo - Chuẩn bị có liên quan đầy đủ đến nội dung mẫu biểu sân khấu/ khu vực trình danh sách diễn (Nếu có) kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện Kiểm tra, - Kiểm tra hoàn tất việc lại danh chuẩn bị liên sách quan đến khách khách mời mời, cập khán giả nhập danh kiện sách khách tới tham dự Phân công Theo dõi nhiệm vụ giám sát theo dõi, khách tới giám sát rời khán giả kiện khách mời Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào nội dung kiện Trần Thị Thu Phương, Phùng Thị Linh Sau hồn thành cơng tác kiểm tra khu vực sân khấu Giáp Thị Bích 16h5’Phượng 16h10’ Nguyễn Thị Minh Phương Trong trình diễn kiện Vũ Hương Ly, Trong Nguyễn trình diễn Phương kiện P a g e 36 | 42 nhằm đạt mục tiêu kiện Phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả (Nếu có) Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả (Nếu có) - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý từng tình cụ thể - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu Trương Thị Liên, Trần Lê Khanh Trong trình diễn kiện Trần Thị Thu Phương, Phùng Thị Linh Khi yêu cầu P a g e 37 | 42 Điều hành hoạt động phụ trợ cầu nhà quản lý kiện Kiểm tra - Kiểm tra công tác công tác chuẩn bị cho chuẩn bị hoạt động theo danh phụ trợ mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức hoạt động phụ trợ - Hỗ trợ xử lí vấn đề liên quan đến kĩ thuật, âm thanh, hình ảnh … - Hộ trợ vấn đề liên quan tới thí sinh dự thi - Mini game: + Hỗ trợ theo dõi câu trả lời khán giả, khách mời + Tổng hợp kết cơng bố + Kích thích khán giả, khách mời tham gia hưởng Trần Thị Nga, 15h50’Hoàng Hương 16h20’ Ly Bành Tuấn Kiệt, Tăng Đức Mạnh Trong trình diễn kiện Trương Thị Liên, Trần Lê Khanh Trong trình diễn kiện Trần Thị Minh Nguyệt, Bế Thị Ngọc Trong trình diễn mini game P a g e 38 | 42 ứng mini game - Chuẩn bị trình chiếu video nêu thông điệp kiện - Chuẩn bị quà tặng, giải thưởng để sẵn sàng trao giải cho thí sinh - Chụp ảnh lưu niệm Phối hợp giải tình phát sinh (Nếu có) - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình Minh Ngọc 17h35’17h45’ Trịnh Linh Quyên, Phạm Thị Lê 17h45’17h50’ Nguyễn Phương, Ngô Quỳnh Phương Tăng Đức Mạnh, Bành Tuấn Kiệt 17h55’ Trong trình diễn hoạt động P a g e 39 | 42 Lập báo cáo hoạt động phụ trợ kiện (Nếu có) cách hợp lý từng tình cụ thể - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện Trần Thị Thu Phương, Phùng Thị Linh Khi yêu cầu 2.2.4 BẢNG ĐIỀU HÀNH KẾT THÚC SỰ KIỆN ST T NỘI DUNG CÔNG VIỆC Tổ chức bế mạc kiện Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc kiện Tổ chức triển khai bế mạc kiện Xử lý tình phát sinh (nếu có) - Kiểm tra kỹ lưỡng cơng tác chuẩn bị cho bế mạc kiện - Tặng quà lưu niệm, phần thưởng cho khách mời (nếu có) - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu NGƯỜI THỰC HIỆN Nguyễn Thị Hiền Khanh THỜI GIAN 17h40’17h50’ Lê Hải My, Giáp Thị Bích Phượng, Nguyễn Thị Minh Phương Trương Thị Liên, Trần Lê Khanh 17h50’- 18h GHI CHÚ Trong trình bế mạc kiện P a g e 40 | 42 Tiễn khách Tiễn khách rời lễ bế mạc kiện (offline) Chuẩn bị tiễn khách rời sở lưu trú Chia tay khách Thanh Tổng hợp khoản chi phí kiện toán kiện Lập báo cáo tổng kết Lập báo cáo nội (nếu có) tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý từng tình cụ thể - Chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc kiện - Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách - Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc - Chúc khách thượng lộ bình an - Chào tạm biệt khách - Xử lý tình phát sinh (nếu có) Tập hợp diễn giải đầy đủ tất chi phí phát sinh thực tế kiện - Địa điểm - Ngày tháng - Tên người quản lý chi/ người chi - Khoản tiền chi - Lý chi - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu doanh nghiệp tổ chức kiện Lê Hải My, Giáp Thị Bích Phượng, Nguyễn Thị Minh Phương 18h đến khách hết Đại diện BTC Các bạn ban Ngân sách Sau kết thúc kiện Trần Thị Thu Phương, Phùng Thị Linh Sau kết thúc kiện P a g e 41 | 42 theo yêu cầu cụ thể lãnh đạo - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng công tác tổ chức kiện Tổng kết công tác tổ chức kiện Trưởng nhóm thành viên Sau kết thúc kiện Tạo phiếu khảo sát đánh giá kết kiện gg form (câu hỏi đóng, câu hỏi mở, thông tin cá nhân) đăng page 2.3 Đánh giá kiện thi Biệt Đội Chiến Binh Xanh 2.3.1 Họp rút kinh nghiệm 2.3.2 Đánh giá kết kiện *Link Google form: https://forms.gle/SkdQ5vwsrUAQWsar7 *Kết khảo sát: - Nhận 65 câu trả lời khảo sát từ khán giả - Dựa thang điểm: Kết - Kém – Chưa tốt – Bình thường 10 – Tốt 30 – Rất tốt 25 - Điểm TB = = 4.23 P a g e 42 | 42 ... kiện CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC SỰ KIỆN CUỘC THI “BIỆT ĐỘI CHIẾN BINH XANH” 2.1 Chuẩn bị kiện thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh” 2.1.1 Xây dựng chương trình kế hoạch CUỘC THI “Biệt Đội Chiến Binh Xanh’’ Hàng... nhà tổ chức kiện Đa số địa điểm tổ chức kiện chun nghiệp có phịng tổ chức kiện chuyên dụng - Địa điểm tổ chức kiện bị động: nơi xây dựng không nhằm mục đích tổ chức kiện lựa chọn để tổ chức kiện. .. phương pháp đánh giá kiện 13 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC SỰ KIỆN CUỘC THI “BIỆT ĐỘI CHIẾN BINH XANH” .14 2.1 Chuẩn bị kiện thi “Biệt Đội Chiến Binh Xanh” 14 2.1.1 Xây dựng chương trình kế