báo cáo thực tập tại Triển lãm Giảng Võ

Luận văn : báo cáo thực tập tại Triển lãm Giảng Võ

MỤC LỤC

1.2 Cơ cấu tổ chức của Triển lãm Giảng Võ: 4

1.2.1 Bộ máy tổ chức: 4

1.2.2 Cơ cấu nguồn nhân lực: 8

1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm: 10

1.4 Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Triển lãm GiảngVõ: 12

1.4.1 Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực: 12

1.4.2 Các hoạt động của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực: 13

1.4.2.1 Hoạt động phân tích công việc: 13

1.4.2.2 Hoạt động tuyển dụng: 13

1.4.2.3 Hoạt động đánh giá thực hiện công việc: 14

1.4.2.4 Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: 16

1.4.3 Mối quan hệ giữa bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực vớicác bộ phận khác tại Triển lãm Giảng Võ: 17

1.4.3.1 Đối với Ban Giám đốc: 18

1.4.3.2 Đối với các phòng, ban, bộ phận khác: 18

1.4.4 Đánh giá ưu, nhược điểm của bộ phận chuyên trách nguồnnhân lực tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam 19

1.5 Giải pháp khác phục nhược điểm của bộ phận chuyên trách nguồnnhân lực tại Trung tâm: 21

1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, thường được gọi tắt là Triển lãmGiảng Võ với tên giao dịch quốc tế là Vietnam Exihibition & Fair Centre –VEFAC Tiền thân là Khu Triển lãm Giảng Võ, thành lập năm 1974 với nhiệm vụlà tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế - kỹ thuật của đất nước, các sự kiện văn hóa,xã hội của thủ đô Hà Nội và các Bộ, ngành Trung ương Trung tâm Hội chợ Triểnlãm Việt Nam (VEFAC) đã trải qua nhiều thời kỳ phát triển, với các tên gọi: KhuTriển lãm Giảng Võ (1974- 1978), Khu Triển lãm Trung ương (1979 - 1982),Trung tâm Triển lãm thành tựu Kinh tế Kỹ thuật Việt Nam (1982 - 1985), Trungtâm Triển lãm Giảng Võ (1985 - 1989), và từ ngày 18/01/1989 mang tên Trungtâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) Trung tâm được cấp giấy phép thànhlập doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin(đến năm 2008_Trung tâm chịu sự quản lý của Bộ Văn hoá thể thao và du lịch)chính thức năm 1995 theo quyết định số 1929/QĐ ngày 04 tháng 5 năm 1995, vớisố vốn điều lệ là 10.567.800.000 đồng trong đó vốn cố định là 9.510.000.000 vàvốn lưu động là 1.057.800.000 đồng

Với lợi thế về địa điểm, tọa lạc trên khu đất rộng gần 7 hecta, tại trung tâmthủ đô Hà Nội, sở hữu cơ sở vật chất gồm 3 nhà trưng bày (tổng diện tích gần10.000m2), 3 nhà hội thảo cùng hệ thống cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh, có thể tổ chứcnhững cuộc triển lãm có quy mô tầm cỡ quốc tế hoặc cùng lúc tổ chức nhiều sựkiện khác nhau VEFAC luôn là sự lựa chọn số 1 để tổ chức các cuộc hội chợ,triển lãm, sự kiện lớn tại Việt Nam, là cầu nối quan trọng giữa các nhà đầu tư,kinh doanh trong và ngoài nước với thị trường Việt Nam cũng như giới thiệu hìnhảnh Việt Nam với thế giới.

Trong gần 40 năm xây dựng và phát triển, Triển lãm Giảng Võ đã trải cácgiai đoạn phát triển sau:

Giai đoạn 1: Từ năm 1974 đến năm 1995:

Trung tâm là đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động thuần túy theo sự chỉ đạocủa Nhà nước với nhiệm vụ là tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế - kỹ thuật củađất nước, các sự kiện văn hóa, xã hội…

Giai đoạn 2: Từ năm 1995 đến năm 2001:

Năm 1995, Trung tâm được cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp với chứcnăng là tổ chức hội chợ, triển lãm, hội nghị; kinh doanh các loại hình dịch vụ,quảng cáo, tiếp thị và thương mại trong và ngoài nước Cũng trong năm này, saunhiều cố gắng của mình Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã được côngnhận là thành viên chính thức của Tổ chức Hội chợ - Triển lãm châu Á - TháiBình Dương.

Năm 1998, Trung tâm vay vốn ngân hàng để xây dựng khu nhà A2 với tổngdiện tích mặt bằng 4000m2 Ngoài ra, Trung tâm còn đầu tư mới, nâng cấp máymóc, thiết bị, nâng cao chất lượng phục vụ, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ củacán bộ Vì vậy, mặc dù tình hình kinh tế trong và ngoài nước có nhiều biến độngtheo chiều hướng xấu, khiến cho hoạt động hội chợ, triển lãm gặp nhiều khó khănnhưng trung tâm vẫn giữ vững và tạo nên một sức hút cho các doanh nghiệp đếnhợp tác.

Giai đoạn 3: Từ năm 2001 đến năm 2003

Ngày 11/ 06/ 2001, theo quyết định số 32/2001/QĐ-BVHTT của Bộ Vănhoá – Thông tin, Trung tâm bổ sung thêm một số ngành nghề kinh doanh sau:- Tư vấn đầu tư, khai thác và tiếp nhận các dự án đầu tư trong và ngoài nước

trong lĩnh vực văn hoá, thông tin.

- Tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuật, câu lạc bộ giải trí, thể dục thể thao.- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, hàng hoá, thiết bị phục vụ sản xuất và tiêu

dùng, chế bản và in, sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất.

Giai đoạn 4: Từ năm 2003 đến nay

Theo quyết định số 12/2003/QĐ-BVHTT của Bộ Văn hoá – Thông tin ngày 09tháng 4 năm 2003 Trung tâm bổ sung thêm một số chức năng sau:

- Thi công ngoại thất công trình, phù điêu, thẩm mỹ cảnh quan môi thường.- Thiết kế, thi công các công trình văn hoá, du lịch, hội chợ, triển lãm.

Trước mắt Trung tâm đang phấn đấu thực hiện tốt các nhiệm vụ:

- Giữ vững vị thế trên thị trường, nâng cao tên tuổi và uy tín trong và ngoàinước.

- Tìm kiếm & ký kết những hợp đồng mới, tổ chức các triển lãm tầm cỡ quốctế.

- Hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp; đào tạo và nâng caotrình độ của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.

1.2 Cơ cấu tổ chức của Triển lãm Giảng Võ: 1.2.1 Bộ máy tổ chức:

Triển lãm Giảng Võ là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, đượctổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bao gồm có Ban giám đốc và các phòngchức năng Theo cơ cấu tổ chức này, những quyết định quản lí do các phòng chứcnăng nghiên cứu và đề xuất với Ban lãnh đạo, khi Ban lãnh đạo thông qua thìnhững quyết định đó trở thành mệnh lệnh và được truyền đạt từ trên xuống dướitheo tuyến đã quy định Các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toànbộ hệ thống trực tuyến Kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyênmôn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy tập trung thống nhấtcủa hệ thống trực tuyến.

Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức tại Triển lãm Giảng Võ

Ban Giám Đốc bao gồm 1 Tổng Giám Đốc và 2 Phó Tổng Giám Đốc, đứngđầu là Tổng Giám Đốc – là người đại diện cao nhất, chịu trách nhiệm trước BanGiám Đốc và Nhà Nước về mọi hoạt động của Trung tâm Giúp việc cho TổngGiám Đốc là 2 Phó Tổng Giám Đốc do doanh nghiệp bổ nhiệm để giúp đỡ, thammưu cho Giám Đốc trong việc quản lý trung tâm Đây là cầu nối giữa Giám Đốcvà các phòng ban, có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành các quyết định của Giám Đốcvà nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban.

Bên cạnh Ban Giám Đốc là các phòng ban chức năng Đứng đầu mỗi phòngban là Trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng,chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ phòng được giao phó, phân công công việc cụthể cho mỗi cán bộ, công nhân viên và theo dõi, quản lý hoạt động của các nhânviên theo các nhiệm vụ được giao Giúp đỡ cho trưởng phòng là phó phòng dotrưởng phòng bổ nhiệm Trưởng phòng và phó phòng là người chịu trách nhiệmtrước Ban giám đốc về hoạt động của phòng mình.

Văn phòng: có 25 nhân viên trong đó có 1 Chánh Văn Phòng và 7 PhóPhòng phụ trách các mảng khác nhau Đây là bộ phận tham mưu chính cho Giámđốc về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, khai thác thị trường, thực hiệnnghĩa vụ với Nhà nước và nhân viên, tìm kiếm các hướng đầu tư hiệu quả.

Phòng kinh doanh có 8 người trong đó có 1 trưởng phòng và 2 phó phòng, làphòng quan trọng trong doanh nghiệp với chức năng: Nghiên cứu xu hướng củathị trường về tâm lí, sở thích, khuynh hướng, nhu cầu cũng như thu nhập của dâncư từ đó lên các kế hoạch về sự phát triển của doanh nghiệp Ngoài ra, phòngkinh doanh cũng là bộ phận lập ra các bảng báo giá cho từng cuộc hội chợ, tìmkiếm khách hàng Phòng cũng tham mưu đắc lực cho Ban giám đốc về các mặthoạt động của Trung tâm.

Phòng quản lí cơ sở hạ tầng có 20 nhân viên gồm 1 trưởng phòng, 2 phóphòng và các nhân viên có nhiệm vụ quản lí trang thiết bị, cơ sở vật chất củadoanh nghiệp Mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản theo sự cho phép của giámđốc

Phòng kế toán tài chính: gồm 10 người trong đó có 1 Kế Toán Trưởng và 3Phó, 1 thủ quỹ và 6 nhân viên kế toán Là một bộ phận quan trọng của Trung tâm,chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ tài chính - kế toán trước Nhà nước và Giámđốc Phòng có chức năng: tổ chức công tác kế toán và xây dựng bộ máy kế toántheo đúng chế độ của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm, chức năng của doanhnghiệp, theo dõi và quản lý tình hình tài chính của Trung tâm, lập các kế hoạch tàichính, quản lý các quỹ và điều hành có hiệu quả các hoạt động tài chính Báo cáokết quả tình hình hoạt động của Trung tâm trước tập thể cán bộ công nhân viên,trước Ban giám đốc và Nhà nước.

Phòng tổ chức hội chợ triển lãm gồm 10 người trong đó có 1 trưởng phòngvà 2 phó phòng có nhiệm vụ tổ chức các sự kiện hội chợ, triển lãm, hội nghị…

diễn ra tại trung tâm Phòng Quan hệ Quốc tế có 5 người ( 1 trưởng và 1 phó ) cónhiệm vụ giống phòng tổ chức hội chợ triển lãm nhưng thuộc mảng quốc tế.

Phòng bảo vệ an ninh: gồm 22 nhân viên có nhiệm vụ bảo vệ tài sản và sựan toàn của nhân viên trong toàn doanh nghiệp Với diện tích rộng lớn, phòng bảovệ an ninh đã phải cố gắng rất nhiều trong công việc của mình để đảm bảo tài sảncủa doanh nghiệp và của nhân viên được an toàn.

Phòng dàn dựng: Là một bộ phận nghiệp vụ của doanh nghiệp với 18 nhânviên, thực hiện các công việc về trang trí cho các cuộc triển lãm hay hội chợ theophương án mà phòng thiết kế đã đặt ra Ngoài ra, phòng dàn dựng còn tham mưucho phòng thiết kế để hoạt động hiệu quả hơn.

Trung tâm Dược là bộ phận riêng biệt hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệmđảm bảo sự hoạt động hiệu quả của khu dược với 5 nhân viên trong đó có 1 GiámĐốc trung tâm.

Phòng kế hoạch lao động: Là bộ phận theo dõi và quản lí nhân sự của Trungtâm Với 20 nhân viên phòng có nhiệm vụ: Lập kế hoạch về nhu cầu lao động củatừng phòng ban, tổ chức các đợt thi tuyển lao động, lưu trữ hồ sơ của nhân viên,đào tạo và tham mưu đề ra các chính sách đối với người lao động, xây dựng vàquản lý các chính sách tiền lương, xây dựng các khung thưởng, phạt và quản lýcán bộ Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm về vệ sinh, cây cảnh của toàn Trungtâm.

Hãng thiết kế tạo mẫu: có 8 nhân viên, là phòng nghiên cứu đặc điểm củatừng cuộc triển lãm, hội chợ và tâm lí của thị trường để thiết kế khuôn viên cũngnhư từng gian hàng cụ thể trong các buổi triển lãm.

Phòng khai thác gồm 8 người có nhiệm vụ chính là tìm kiếm, đi sâu khảo sátthị trường ở cả trong và ngoài nước Kí kết các hợp đồng, các đơn đặt hàng lớn,nâng cao vị thế và uy tín của Trung tâm.

Hãng quảng cáo trang trí nội thất mỹ thuật: là bộ phận có chức năng quảng báhình ảnh của doanh nghiệp với 12 nhân viên Hãng quảng cáo không chỉ đảmnhiệm việc quảng cáo doanh nghiệp mà còn thực hiện các dịch vụ quảng cáo Bên cạnh đó, Trung tâm còn có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh làcơ quan giao dịch và tổ chức các cuộc hội chợ, triển lãm ở khu vực phía Nam.Hàng tháng chi nhánh gửi các chứng từ có liên quan ra trụ sở chính để phòng kếtoán hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp.

1.2.2 Cơ cấu nguồn nhân lực:

Nguồn nhân lực là một bộ phận quan trọng trong một doanh nghiệp, một tổchức Cơ cấu nguồn nhân lực cho ta biết về độ tuổi, giới tính, trình độ chuyênmôn của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.

Sau đây là bảng cơ cấu nguồn nhân lực về tuổi và giới tính, trình độ chuyênmôn của nhân viên tại Triển lãm Giảng Võ.

STT Tuổi Số lượng(người)

Bảng 1: cơ cấu nguồn nhân lực về tuổi và giới tính

Nhìn vào bảng trên ta thấy Trung tâm có 181 nhân viên trong đó có 114nhân viên nam ( chiếm 62,98 % ) và 67 nhân viên nữ ( chiếm 37,02% ) Có sựchênh lệch như vậy vì đây là nơi chuyên tổ chức các sự kiện hội chợ, triển lãm …nên cần nhiều lao động nam trong các hoạt động như nhân viên Bảo vệ, công

nhân dàn dựng triển lãm, công nhân điện – điện lạnh….Đa số các nhân viên namtrong độ tuổi 35  45 ( chiếm 25,97% trong tổng số 62,98% nam )

Nhân viên trong Trung tâm đa số trong độ tuổi 35  55 chiếm 70,17 %trong đó có 44,75% nhân viên nam và 25,42% nhân viên nữ Ở đây có rất ít cácnhân viên trẻ, ở độ tuổi dưới 25 thì chỉ có 4 người chiếm tỷ lệ rất nhỏ ( 2,21% )trong đó chỉ có một nhân viên nam

Ở độ tuổi trên 55 thì chỉ có 9 người chiếm 4,97% trong đó chỉ có 1 nhân viênnữ còn lại là nhân viên nam Độ tuổi 25  35 có 41 nhân viên chiếm 22,65%trong đó có 24 nhân viên nam và 17 nhân viên nữ.

Nhân viên trong Trung tâm đa số ở độ tuổi đó là vì có rất nhiều nhân viên làlao động phổ thông như nhân viên Bảo vệ, công nhân vệ sinh…những người nàythường là người đứng tuổi Hơn nữa do đây là Doanh nghiệp Nhà nước, vấn đềnhân sự còn nhiều bất cập, nhân sự vốn đã có từ trước ít khi thay đổi, nếu cótuyển nhân viên thì đa số tuyển vào các vị trí lao động phổ thông chứ không mấykhi tuyển thêm các bộ phận hành chính Chẳng hạn như năm 2007 tuyển thêm 7nhân viên thì có 2 nhân viên bảo vệ và 5 công nhân vệ sinh; năm 2008 tuyển thêm3 nhân viên thì chỉ có 1 người là tuyển vào phòng tài chính kế toán còn lại là côngnhân dàn dựng triển lãm.

Bảng 2 : Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ chuyên môn

Đa số nhân viên trong Trung tâm có một bằng Đại học hoặc Cao đẳng( chiếm 37,02% ) và lao động phổ thông ( chiếm 39,78% ) Lao động phổ thôngchiếm nhiều vì có nhiều vị trí như nhân viên bảo vệ, công nhân vệ sinh, công

nhân dàn dựng triển lãm… Đây là những vị trí cần nhiều lao động nhưng khôngyêu cầu về trình độ chuyên môn mà chỉ là lao động phổ thông Chỉ có 2 ngườitrên Đại học ở Trung tâm ( chiếm 1,1% ) nhưng so với thực tế như thế cũng là caovì với đặc thù của Doanh nghiệp Nhà nước cứ đến hẹn lại lên, người này tới tuổinghỉ hưu thì người khác lên thay thế, thì có vẻ như tấm bằng không phải là yếu tốquyết định.

Nhìn trên mặt bằng tổng thể chung thì nhân lực tại Trung tâm đều là nhữngngười có trình độ trừ lao động phổ thông, những kỹ sư về điện, xây dựng… ítnhất đều phải bằng đại học hay cao đẳng, còn công nhân điện – điện lạnh thì ítnhất là trung cấp – công nhân kỹ thuật Vì vậy, số nhân viên có 1 bằng Đại họchoặc Cao đẳng chiếm 11,05% bằng với số nhân viên có bằng trung cấp – côngnhân kỹ thuật.

1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm:

Từ khi đi vào hoạt động năm 1974 đến nay, bằng sự cố gắng của mình,Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã có những bước phát triển đáng kể.Điều đó thể hiện qua một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh trongvài năm gần đây như sau:

( Đơn vị: 1000đ )

Tổng tài sản 113.043.800 120.148.000 132.457.200

Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí

Tỷ suất lợi nhuận = Lợi nhuận / Doanh thu

Nhìn vào bảng trên ta thấy, tổng tài sản tăng nhanh qua các năm, chứng tỏ nỗlực của Trung tâm trong việc mở rộng quy mô kinh doanh Năm 2006, tổng tàisản là hơn 113 tỷ đồng thì tới năm 2008 là hơn 132 tỷ đồng, tăng khoảng 17%trong 2 năm.

Doanh thu năm 2007 có giảm so với năm 2006 ( từ 82,535 tỷ đồng xuống 78tỷ đồng ) thì tới năm 2008 đã tăng vượt bậc lên 93 tỷ đồng Trong khi đó, dotrung tâm đã có những biện pháp quản lý chi phí một cách hiệu quả như tiết kiệmchi phí nhân công, tiết kiệm chi phí Quảng cáo và các chi phí khác không cầnthiết mà lợi nhuận liên tục tăng ( năm 2006 là gần 11,5 tỷ đồng thì tới năm 2008tăng lên hơn 15 tỷ đồng, khoảng 30% ).

Thêm vào đó, tỷ suất lợi nhuận so với doanh thu tăng lên theo từng năm.Năm 2006 là 13,92% thì tới năm 2008 tăng lên 16,15% Điều này cho thấy Trungtâm đang trong thời kỳ phát triển khá mạnh mẽ, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuậnđều tăng qua các năm.

Tuy nhiên Trung tâm cũng cần có các chiến lược bán hàng phù hợp để quảngbá rộng rãi hình ảnh của mình trên các phương tiện truyền thông ( báo, đài,internet…) nhằm thu hút các doanh nghiệp tham gia tổ chức hội chợ tại Trungtâm, kiểm soát chất lượng của hàng hóa trưng bày tại Trung tâm để tạo niềm tin ở