thảo luận nhóm - kiểm toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán

Kiểm toán hàng tồn kho: 1.1 Đặc điểm hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán Hàng tồn kho được xác định là những thứ tài sản có hình thái vật chất cụthể được dự trữ cho quá trình tiêu thụ tron

CHƯƠNG KIỂM TOÁN HÀNG TỒN KHO &

GIÁ VỐN HÀNG BÁN

I. Kiểm toán hàng tồn kho:

1.1 Đặc điểm hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán

Hàng tồn kho được xác định là những thứ tài sản có hình thái vật chất cụthể được dự trữ cho quá trình tiêu thụ trong hoạt động kinh doanh thôngthường hoặc dự trữ cho sản xuất cũng như la đang sử dụng cho quá trìnhsản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho bao gồm những hàng hóamua về chờ bán,còn trong doanh nghiệp sản xuất hàng tồn kho có thểbao gồm: nguyên,nhiên, vật liệu, công cụ, dụng cụ chờ đưa vào sản xuất,bán sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành chờ bán

Liên quan tới hàng tồn kho, khoản mục này thường nảy sinh những vấn

đề về kế toán và kiểm toán phức tạp như:

+ HTK bao gồm nhiều loại đa dạng

+ Số luợng các nghiệp vụ về hàng tồn kho lớn

+Phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau

+ Khó khăn trong việc xác định chính xác hàng tồn kho va f việc ápdụng phương pháp giá thực tế hoặc giá thị trường để xác định giá trịhàng tồn kho

Tuy nhiên, các cuộc kiểm toán hàng tồn kho thường sẽ phức tạp vì:

tồn kho

lưu trữ và bảo quản khác nhau vì vậy đôi khi rất khó có thể thựchiện việc quan sát để đảm bảo sự tồn tại của hàng tồn kho

những thành phố tỉnh thành khác nhau

công nghệ cao ngay cả khi nó không có những hình thái vật chất cụthể

- Xác định giá trị của 1 khoản mục bộ phận trong khoản mục hàngtồn kho co thể gặp nhiều khó khăn vì giới hạn về năng lực và điềukiện kỹ thuật.

khác nhau cho những loại hàng tồn kho khác nhau

phẩm đa dạng ngày càng tăng lên để xác định được sự tồn tại vàđánh giá

hiểu trong vận dụng

VÍ DỤ:

Hàng tồn kho đuợc trình bày ở mục tài sản ngắn hạn trên báo cáo tài chính, thường chiếm 1 giá trị lớn, sai sót ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính Những thủ tục, mục tiêu phát hiện sai sót trong các trường hợp sau:

1 Một số mặt hàng không kiểm kê: xác định các mặt hàng không kiểm kê này thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hay không bằngcách kiểm tra đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu giao hàng cho những mặt hàng này nhằm xác định quyền sở hữu của DN tại ngày kết thúc niên độ

Chứng kiến kiểm kê: thủ tục hữu hiệu, quan trọng nhằm cung cấp bằng chứng tin cậy về tính hiện hữu, đầy đủ của hàng tồn kho Nếuhàng tồn kho xác định là trọng yếu thì việc tham gia,chứng kiến cóthể thực hiện > quan sát kiểm kê và chọn mẫu trực tiếp để kiểm kê

Đối chiếu biên bản kiểm kê của kiểm toán và biên bản của đơn vị nhằm phát hiện sai lệch

2 Những lô hàng mua vào ngày kết thúc niên độ được kiểm kê nhưng kg ghi sổ kế toán:

cái này cần kiểm tra việc chia cắt niên độ ghi nhận hàng tồn kho của đơn vị

- Kiểm tra hóa đơn và điều khoản trong hợp đồng: nếu hợp đồng ghi quyền sở hữu hàng hóa là ngày ghi trên hóa đơn thì được ghi

sổ kế toán và kiểm kê (ngày này có thể trước hoặc sau ngày kết

thúc niên độ tùy theo ngày trên hóa đơn để KTV xác định số lượngtồn kho trên sổ sách và thực tế tại ngày kết thúc niên độ và được kiểm kê)

- Kiểm tra hóa đơn và điều khoản trong hợp đồng: nếu hợp đồng ghi rõ quyền sở hữu hàng hóa bắt đầu từ khi đơn vị ký biên bản bàn giao, nghiệm thu kỹ thuật (mà ngày này sau ngày kết thúc niênđộ) thì ghi sổ kế toán sau ngày kết thúc niên độ dựa trên biên bản bàn giao này, nếu ngày này trước hoặc bằng ngày kết thúc niên độ thì phải ghi sổ kế toán vào ngày kết thúc niên độ và thực hiện kiểmkê

> vì vậy việc kiểm tra chứng từ mua hàng sau ngày kết thúc niên

độ nhằm phát hiện quyền sở hữu hàng hóa của doanh nghiệp là trước hay sau ngày kết thúc niên độ, ghi sổ kế toán thời điểm nào ?

3 Kiềm tra các sổ chi tiết, chứng từ gốc, biên bản kiểm kê năm trước để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng thực sự phát sinh và ghi chép đầy đủ và thuộc quyền sở hữu của DN

4.Hàng tồn kho giữ hộ có thể tính chung vào hàng tồn kho của DN:KTV có thể gửi thư xác nhận đến các DN gửi hàng để xác nhận hàng hóa này không thuộc quyền sở hữu của DN, kg tính vào tồn kho của DN

5.Việc xác định hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàngbán và do vậy ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm

6 Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kholuôn là công việc khó khăn và phức tạp hón hầu hết các tài sảnkhác, có rất nhiều khoản mục hàng tồn kho rất khó phân loại vàđịnh giá chẳng hạn như các linh kiện điện tử phức tạp, các côngtrình xây dựng dở dang, hay các tác phẩm nghệ thuật hoặc kim khí,

đá quý

1.2 kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho

Kiểm toán viên bắt đầu công việc bằng cách mở rộng hiểu biết về các

bộ phận chi phí cấu thành nên giá của hàng tồn kho và đánh giá hàng tồnkho chịu ảnh hưởng của giá thị trường hiện tại nhứ thế nào

Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt đối với hàng tồn kho phải đảm bảocác vấn đề:

xác,đầy đủ trong việc ghi chép các nghiệp vụ về hàng tồn kho

xuyên phải là một cơ sở cung cấp các báo cáo quản trị và để hỗ trợcho quản lý hàng tồn kho

hàng tồn kho và các hành động kế toán phù hợp được thực hiện

động cụ thể đối với hàng tồn kho vượt mức,và quản lý hàng tồnkho để giảm thiểu lỗ kinh doanh do lạc hậu về khoa học kỹ thuật

thực hiện kỹ thuật kiểm tra chất lượng

phải được giám sát và ghi nhận các khoản lỗ tiềm tàng

Như các chu trình khác trong kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toánchu trình hàng tồn kho cũng áp dụng các phương pháp kiểm toán cơ bảnnói chung trong đó chú trọng hơn đến các phương pháp: kiểm kê, điềutra, cân đối Có sự khác biệt trên là do đặc điểm của hàng tồn kho, từ

đó các kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng cả về số lượng và chấtlượng Có thể ví dụ trong các giai đoạn sau:

phương pháp kiểm kê (đối với các mẫu hàng tồn kho chi tiết theotừng kho hàng, từng loại hàng) và điều tra (đối với các loại hànghóa không phải của đơn vị hay các loại hàng tồn kho đã lỗi thời,giảm giá trị…) để đánh giá tính chính xác của cuộc kiểm kê, nhậndiện về phương diện vật chất hàng tồn kho Ngoài ra trong giaiđoạn này kiểm toán viên có thể sử dụng thêm phương pháp phỏngvấn, gửi thư xác nhận để ghi chú các vấn đề khác có liên quan

- Trong giai đoạn kiểm tra công tác kế toán hàng tồn kho, sử dụngphương pháp cân đối để thực hiện so sánh các số liệu giữa sổ sáchvới thực tế, giữa các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp…

hoạt các phương pháp để thu được các bằng chứng đầy đủ và xácthực

bước: lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán.Tùy theo các đặc điểm cụ thể tại từng khách hàng mà chương trìnhkiểm toán có thể thay đổi linh hoạt tuy nhiên các kiểm toán viênluôn đi theo một trình tự cơ bản được trình bày cụ thể

 Tự động đặt hàng và khả năng lỗi thời của hàng tồn kho

Nhiều công ty đã thực hiện tự động hóa quá trình xử lí để tạo ranhững đơn đặt hàng cho sản phẩm khi hàng tồn kho thấp hơn mức

dự trữ an toàn Tuy nhiên, những công ti áp dụng hệ thống này cóthể gặp phải những vấn đề nwus như những ghi chép định kì làkhông chính xác hoawjac hệ thống này không được cập nhật đểtheo sát sự thay đổi của những mẫu sản phẩm mới Trong trườnghợp này, kiểm toán viên nên xác định cách tiếp cận mà công ti đã

sử dụng để làm giảm thiểu những vấn đề tương tự phát sinh

 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán phải có khả năng nhận diện các sản phẩm đơn lẻ

và ghi lại tất cả các nghiệp vụ trong kì Các thủ tục kiểm soát màkiểm toán viên nên sử dụng để phát hiện ra một hệ thống hoạt độnghiệu quả thường là:

là tính hiệu lực, giới hạn và các thủ tục kiểm tra tính hợp lí;

xảy ra;

phẩm hỏng và tái chế;

- Phê chuẩn và xác nhận các nghiệp vụ bao gồm cả quá trình đặthàng tự động;

kho trong từng dòng sản phẩm, số lượng khách hàng phàn nàn vềsản phẩm, tranh chấp với khách hàng, …

 Kế toán đối với hàng bán bị trả lại

tiềm tàng liên quan đến hàng tồn kho

hàng bán bị trả lại và giảm khoản phải thu khách hàng Nghiệp vụnày nếu được chấp nhận sẽ ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán vàhàng tồn kho của đơn vị

hàng mua trả lại và tách biệt với hàng đã mua Các sai phạm đãxảy ra tại các công ty khi mà những công ty này bán hàng bị trả lạinhư là bán những sản phẩm mới

 Quá trình kiểm soát chất lượng

năng sản xuất & lưu trữ

phẩm bị lỗi và phân loại những sản phẩm này như là phế liệu haysản phẩm phải tái chế -KTV nên đánh giá các báo cáo kiểm soátchất lượng và xem xét những ảnh hưởng tới những khoản nợ phảitrả không được gi nhận

 Hệ thống kế toán chi phí

Kiểm toán viên thực hiện thẩm vấn những vấn đề sau:

Ví dụ: Công ty giầy Thượng Đình

Về xây dựng tiêu chuẩn về chi phí để hỗ trợ trong việc kiểm soátchi phí

Phân loại chi phí theo hai loại sản phẩm là gián tiếp và trực tiếp:

chi phí nhân công trực tiếp

• Phân loại trực tiếp: là khoản chi phí liên quan đến hoạt độngphục vụ và quản lí sản phẩm phát sinh trong phạm vi sản xuất.

 Sự tồn tại và tính chính xác của hệ thống hàng tồn kho theo

phương pháp thường xuyên ( kê khai thường xuyên)

phép 1 đơn vị biết được không chỉ hàng tồn kho ở thời điểm hiệntại mà còn xác định các sản phẩm cần thiết phải ghi chép, nhữngsản phẩm không bán được trong nhiều kỳ hoặc những sản phẩm cóthể bị lỗi thời KTV cần hiểu được các thủ tục kiểm soát thích hợpđối với việc ghi chép HTK, sau đó xác định nghiệp vụ được ghichép đúng đắn Nếu rủi ro kiểm soát có mức thấp và tại mức nàycác ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

là không chính xác thì KTV có thể tiết kiệm thời gian và chi phíkiểm toán bằng việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vào cuối năm

kê khai thường xuyên để xác định:

+ Bán hàng và thanh toán được phê chuẩn đã được ghi chép chínhxác và đúng kỳ

+ Khi các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán được phê chuẩn mớiđược thực hiện

KTV chọn các nghiệp vụ từ sổ ghi chép nghiệp vụ theo phươngpháp kê khai thường xuyên và kiểm tra chúng theo hướng ngượclại với trình tự ghi chép để xác định có các nghiệp vụ phê chuẩnmới được ghi sổ hay không và giá trị đơn vị xuất có được tínhchính xác hay không

KTV có thể lựa chọn những khoản mục từ các chứng từ và kiểmtra theo trình tự luân chuyển của chúng để xác nhận tất cả các hóađơn và doanh thu đều được ghi nhận chính xác và đúng kfy

Cuối cùng KTV kiểm tra bổ sung bất cứ sự điều chỉnh trọng yếunào đối với các ghi chép theo phương pháp kê khai thường xuyên

tra định kỳ đối với những ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp

kê khai thường xuyên do kiểm toán nội bộ hoặc một cá nhân khácthực hiện để xác định tính chính xác, sự cần thiết phải điều chỉnh,

và nguyên nhân của bất cứ khoản chênh lệch lớn nào trong các ghichép

KTV nên xác định những số liệu kiểm kê và số liệu điều chỉnh đốivới những ghi chép liên quan về hàng tồn kho

Ví dụ:

Để làm rõ vấn đề hàng tồn kho hiện nay, ta tìm hiểu những vấn đềliên quan đến hàng tồn kho của một doanh nghiệp kinh doanh máytính nổi tiếng và đang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam.Đó làhãng máy tính Dell Sau đây là dòng tâm sự về những khó khăntrong công tác quản lý hàng tồn kho mà hãng máy tính Dell gặpphải:

Dell được thành lập dựa trên giả thuyết về “hứa ít và đem lạinhiều” cho khách hàng, nhân viên và người cung cấp.Chúng tôicũng xây dựng uy tín của công ty, một phần dựa trên việc chúngtôi xoay sở tốt hàng hoá tồn kho, mà điều đó dẫn tới việc cung cấpdịch vụ nhanh hơn và giúp tiết kiệm nhiều hơn cho khách hàng Do

đó, có lẽ rất kỳ lạ đối với chúng tôi khi hiểu được cú thụt lùi có ýnghĩa đầu tiên mà chúng tôi đã trải qua năm 1989 khi mà công ty

có quá nhiều hàng tồn kho

Vì chúng tôi đã quen với việc theo đuổi mục tiêu tăng trưởng từngđồng lãi, doanh số bán hàng của công ty tăng càng ngày càngnhiều Một cách tự nhiên, chúng tôi coi đó là một dấu hiệu khảquan.Và để hoàn thành yêu cầu đó, tất nhiên chúng tôi phải muacác linh kiện rời – trong đó có có con chíp bộ nhớ Nhưng thay vìmua đúng số lượng cần – đủ mà ngày nay chúng tôi đang làm –chúng tôi đã mua như những kẻ say mê bất cứ con chíp nào màchúng tôi có thể mua được

Chúng tôi đã mua con chíp bộ nhớ nhiều hơn số chúng tôi cần Vàsau đó giá cả bị rớt xuống thấp Vấn đề càng tồi tệ hơn vì chúng tôicũng đã mua các con chíp ở vào “ngã ba đường” về mặt kỹ thuật,tức là dung lượng của chíp tăng từ 256K lên 1 Mb hầu như chỉtrong một đêm

Bỗng nhiên chúng tôi bị kẹt giữa đống chíp bộ nhớ mà không aimuốn – chưa nói đến việc chúng ngốn của chúng tôi hàng đốngtiền.Và công ty đã bị rơi vào tình thế khó khăn về tồn khohàng.Chúng tôi đã phải bán tống bán tháo tất cả số hàng tồn kho

đó Điều này làm giảm số tiền lãi đến mức mà công ty chỉ thu đượcmỗi một xu cho mỗi một cổ phần trong một quý Để bồi thường,chúng tôi phải tăng giá sản phẩm, làm chậm lại quá trình tăngtrưởng Và chúng tôi phải hoãn lại các kế hoạch tung ra chiến dịchtại các quốc gia mới Lần đầu tiên trong lịch sử của công ty, chúngtôi đã không cung cấp hàng.Trước sự hoài nghi choáng váng,chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra là công ty đang gặp vấn đề vềhàng tồn kho

Hàng tồn kho là thứ tồi tệ nhất phải sở hữu trong ngành côngnghiệp mà giá trị của nguyên liệu hay thông tin giảm xuống nhanhchóng Ngày nay, điều đó có nghĩa đối với bất cứ ngành côngnghiệp nào – từ máy tính tới hàng không, hay thời trang.Trongngành công nghiệp điện tử chẳng hạn, tốc độ thay đổi công nghệnhanh chóng có thể nhấn chìm giá trị của hàng tồn kho mà bạnđang có chỉ trong một vài ngày Trong ngành công nghiệp thôngtin, giá trị của thông tin có thể giảm đi từng giờ hoặc từng phút,thậm chí từng giây ví dụ như khi bạn tham gia trong các thị trườngtài chính Và khi bạn chưa đạt được vị trí hàng đầu trong mộtngành công nghiệp thì việc xoay sở với hàng tồn kho thậm chí còntrở nên khó khăn hơn Quay trở lại năm 1989, chúng tôi đã không

có mối quan hệ bán hàng như hiện nay chúng tôi đang có, chúngtôi cũng không có kỹ năng dự báo như chúng tôi có hiện nay, vàchúng tôi không có thái độ coi thường hàng tồn kho như chúng tôi

có hiện nay Tất cả những kinh nghiệm này chúng tôi đều học được

từ sự việc đó Vấn đề hàng tồn kho thực sự là một vấn đề lớn nhậnthấy ngay đối với chúng tôi, buộc chúng tôi phải có những bước đitốt hơn và tìm ra lại một trong những toà nhà của sự thành côngcủa công ty: giá trị và tầm quan trọng của việc quản lí hàng tồnkho Ngoài kinh nghiệm này ra, chúng tôi còn rút ra được bài học

về việc nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng hoá tồn kho không phải

chỉ là một chiến lược giành được chiến thắng mà còn là sự cầnthiết: nó đánh bại sự sụt giảm nhanh chóng giá trị của nguyên liệu

và đòi hỏi ít tiền và ít rủi ro hơn Chúng tôi cũng cam kết mạnh mẽhơn cho việc hiểu và áp dụng kỹ năng dự đoán

→Qua ví dụ trên ta thấy: vấn đề hàng tồn kho vừa rất đơn giảnnhưng cũng vừa phức tạp đến kinh ngạc Phức tạp vì có nhiều yếu

tố ảnh hưởng đến nó mà chúng ta không kiểm soát được, chỉ có thểdựa trên sự phán đoán mà thôi.Sự phán đoán được biết dưới cái tên

dự báo nhưng thực ra đó chỉ là việc phỏng đoán có phương pháp.Những yếu tố không thể kiểm soát gồm có: mong muốn, nhu cầukhách hàng của công ty bạn và tất cả khách hàng trên toàn bộchuỗi cung ứng, nguồn cung ứng linh kiện và nguyên vật liệu từnhà cung cấp của bạn và tất cả các nhà cung cấp khác trong chuỗicung ứng, tính sẵn có của nguồn tín dụng và giá trị tiền liên quanđến lãi suất, tỷ lệ lạm phát và tỷ giá Ngay đến những yếu tố mà ta

có thể kiểm soát được thì ta cũng không thể nào hoàn toàn làm chủtất cả Có thể kể một số yếu tố như sản lượng đầu ra hay năng suất,chất lượng và số lần giao hàng, kể cả những biến động - điều luôn

có trong bất kỳ hệ thống nào

BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

Với những rắc rối và phức tạp của hàng tồn kho, tùy vào mỗidoanh nghiệp mà đưa ra những biện pháp khắc phục cho phù hợp.Tuy nhiên, khi đưa ra biện pháp quản lý hàng tồn kho doanhnghiệp phải chú ý tới các khía cạnh sau:

để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định

chứa đủ hàng hóa khi cần thiết

có kinh nghiệm ªKhi tính toán lượng tồn kho, phải dự đoán đượckhoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận được hàng Điềunày có nghĩa là DN phải thiết lập 1 biên độ dao động an toàn chohàng tồn Trong lúc lập kế hoạch, cần tính đến tất cả các yếu tố ảnh