CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề này, em nhận hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình Ban giám hiệu, q thầy trường Đại học Tôn Đức Thắng đặc biệt thầy Tơ Hồng Thiên Em xin bày tỏ lịng biết ơn đến thầy giúp đỡ tận tình để em hồn thành chun đề Đồng thời em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thương Mại & Sản xuất Hưng Việt cô chú, anh chị, bạn đồng nghiệp ủng hộ, giúp đỡ tạo điều kiện cho em thực tập, điều tra khảo sát để có liệu viết chuyên đề Mặc dù em cố gắng hoàn thành chuyên đề phạm vi khả cho phép chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận cảm thơng tận tình bảo q thầy Em xin chân thành cảm ơn! Tp.Hồ Chí Minh, tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thảo Un CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Thạc sĩ Tô Hồng Thiên Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, khóa luận cịn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung khóa luận Trường đại học Tôn Đức Thắng không liên quan đến vi phạm tác quyền, quyền gây q trình thực (nếu có) TP Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 07 năm 2015 Tác giả Nguyễn Thảo Uyên NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TPHCM, ngày… tháng….năm 2015 Giảng viên NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN TPHCM, ngày… tháng….năm 2015 Giảng viên TÓM TẮT Hiện nay, kinh tế thị trường với tham gia nhiều thành phần kinh tế, doanh nghiệp phải đứng trước thách thức to lớn, đòi hỏi phải ln tự đổi hồn thiện để phát huy lợi cạnh tranh thị trường Một vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu tình hình tài chính, đặc biệt tình hình thu hồi khoản phải thu doanh nghiệp để chủ động việc sử dụng vốn dùng cho hoạt động kinh doanh tiếp theo, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn Quản lý công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng cho hiệu vấn đề doanh nghiệp đặt Xuất phát từ nhu cầu với mong muốn nghiên cứu sâu cơng tác kế tốn nợ phải thu, đặc biệt nợ phải thu khách hàng gắn liền với doanh nghiệp cụ thể, em chọn đề tài “Kế toán khoản mục nợ phải thu khách hàng công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt” để làm báo cáo tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu: - Nghiên cứu quy trình phát sinh nợ phải thu khách hàng, công tác quản lý, theo dõi, thu hồi nợ phải thu khách hàng xử lý khoản nợ hạn, so sánh thực tế lý thuyết - Đưa kiến nghị giúp hoàn thiện cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập thơng tin: Thu thập thơng tin liên quan đến sách kế toán, quy định pháp luật hành cơng tác kế tốn, quy định cơng ty cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng doanh nghiệp - Phương pháp tập hợp: tập hợp chứng từ, sổ sách liên quan đến cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng - Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh lý thuyết thực tế, so sánh số liệu nhóm khách hàng, năm kỳ năm Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu phạm vi áp dụng cơng tác kế tốn công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt Bố cục đề tài: Để có nhìn tổng quát chi tiết vấn đề cần nghiên cứu, báo cáo tốt nghiệp chia thành chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận - Chương 2: Thực trạng kế toán nợ phải thu khách hàng công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt - Chương 3: Nhận xét – kiến nghị Kết đạt được: - Dựa lý thuyết phần sở lý luận nợ phải thu khách hàng để đối chiếu với cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng thực tế áp dụng doanh nghiệp, tìm hiểu, phân tích tình hình áp dụng lý thuyết vào thực tế từ đánh giá ưu, nhược điểm áp dụng cơng tác kế tốn đơn vị - Hiểu quy trình nợ phải thu khách hàng áp dụng công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt giai đoạn : phát sinh, theo dõi, thu hồi, lập dự phòng - Đưa kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế toán nợ phải thu khách hàng áp dụng công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt Hạn chế đề tài: Trong trình làm đề tài, nỗ lực cố gắng hạn chế thời gian trình độ chun mơn nên báo cáo khơng phản ánh đầy đủ vấn đề liên quan đến công tác nợ phải thu khách hàng đơn vị đưa nhận định chủ quan từ phía người viết Mặt khác, đề tài khơng tránh khỏi hạn chế mặt hình thức cần chỉnh sửa, bổ sung Vì em mong nhận góp ý từ phía thầy để đề tài hồn thiện SVTH: Nguyễn Thảo Uyên LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường nay, đặc biệt giai đoạn Việt Nam gia nhập vào tổ chức kinh tế tài giới việc tăng doanh thu hàng năm kèm với việc doanh nghiệp phải mở rộng tiêu chuẩn tín dụng để tăng tính cạnh tranh thị trường Chính mà việc quản lý công nợ, nợ phải thu khách hàng vấn đề đặt nhà quản trị để doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn mở rộng thị trường Việc phản ánh tình hình cơng nợ phải thu khách hàng công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt cho thấy cơng tác kế tốn áp dụng doanh nghiệp, đồng thời cho thấy nhược điểm đưa biện pháp khắc phục công tác quản lý công nợ phải thu khách hàng Đề tài nhằm tìm hiểu, phân tích đánh giá nợ phải thu khách hàng, trình phân tích chủ yếu dựa vào biến động doanh thu nợ phải thu khách hàng thể qua báo cáo đơn vị Tuy nhiên trình tiếp xúc chưa nhiều, thời gian thực tập hạn chế nên chưa thể kết hợp chặt chẽ vấn đề tài với yếu tố thị trường xu hướng phát triển công ty Quá trình nghiên cứu giới hạn việc phân tích doanh nghiệp riêng lẻ chưa kết hợp với doanh nghiệp khác ngành nghề Do việc phân tích, đánh giá tình hình nợ phải thu khách hàng công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt khơng thể cách tồn diện MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Cơ sở lý luận liên quan đến nội dung nghiên cứu đề tài 1.1.1 Khái niệm khoản phải thu 1.1.2 Vai trò khoản phải thu 1.1.2.1 Mặt tích cực khoản phải thu 1.1.2.2 Mặt hạn chế khoản phải thu 1.1.3 Kế toán khoản phải thu khách hàng: 1.1.3.1 Khái niệm 1.1.3.2 Phân loại: 1.1.3.3 Nguyên tắc hạch toán 1.1.3.4 Chứng từ sử dụng: 1.1.3.5 Kết cấu nội dung phản ánh tài khoản 131 – Nợ phải thu khách hàng 1.1.3.6 1.1.4 1.2 Phương pháp kế toán số giao dịch kinh tế chủ yếu Các vấn đề liên quan đến khoản phải thu khách hàng 10 1.1.4.1 Chính sách tín dụng 10 1.1.4.2 Quản trị khoản phải thu khách hàng 12 1.1.4.3 Dự phòng nợ phải thu khó địi 12 Tổng quan nghiên cứu trước liên quan đến đề tài 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT HƯNG VIỆT 24 2.1 Giới thiệu đơn vị thực tập 24 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 24 2.1.1.1 Giới thiệu sơ lược công ty 24 2.1.1.2 Quá trình hình thành phát triển công ty 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh 25 2.1.2.1 Chức 25 2.1.2.2 Nhiệm vụ 26 2.1.2.3 Ngành nghề kinh doanh 26 2.1.3 2.2 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý 26 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 27 2.1.4 Tình hình sản xuất kinh doanh 29 2.1.5 Thuận lợi, khó khăn xu hướng phát triển 29 2.1.5.1 Thuận lợi 29 2.1.5.2 Khó khăn 30 2.1.5.3 Chiến lược phát triển thời gian tới 31 Giới thiệu phận thực tập 31 2.2.1 Tổ chức máy kế tốn cơng ty TNHH TM & SX Hưng Việt 31 2.2.1.1 Giới thiệu phận kế toán 31 2.2.1.2 Sơ đồ tổ chức máy kế toán 32 2.2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ phần hành kế toán 32 2.2.2 2.3 Tổ chức máy quản lý công ty 26 Tổ chức công tác kế tốn cơng ty TNHH TM & SX Hưng Việt 34 2.2.2.1 Các sách kế tốn chung 34 2.2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 36 2.2.2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng 39 2.2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 43 2.2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 44 Thực trạng kế toán nợ phải thu khách hàng công ty TNHH TM & SX Hưng Việt 45 2.3.1 Các đặc điểm liên quan đến nợ phải thu khách hàng công ty TNHH TM & SX Hưng Việt 45 2.3.1.1 Các kênh phân phối chủ yếu công ty : 45 2.3.1.2 Quy trình bán hàng 45 2.3.1.3 Chính sách tín dụng 50 2.3.1.4 2.3.2 Chính sách hỗ trợ bán hàng, chiết khấu, giảm giá công ty 52 Thực trạng kế toán nợ phải thu khách hàng công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt 53 2.3.2.1 Kênh phân phối GT 53 2.3.2.2 Kênh phân phối COM 55 2.3.2.3 Kênh phân phối MT 56 2.3.2.4 Kênh HORECA 58 2.3.2.5 Lập dự phòng khoản nợ phải thu hạn 61 2.3.2.6 Báo cáo nợ phải thu khách hàng 61 2.3.2.7 Quản trị khoản phải thu khách hàng 64 2.3.2.8 Các chứng từ cần lưu trữ gồm: 65 2.3.2.9 Hạch toán số nghiệp vụ 65 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 68 3.1 Nhận xét 68 3.1.1 3.1.1.1 Ưu điểm: 68 3.1.1.2 Nhược điểm: 69 3.1.2 3.2 Nhận xét chung 68 Về cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng đơn vị 69 3.1.2.1 Ưu điểm: 69 3.1.2.2 Nhược điểm: 69 Kiến nghị 70 3.2.1 Về công tác quản lý đơn vị 70 3.2.2 Về công tác kế toán nợ phải thu khách hàng đơn vị 72 3.2.2.1 Quản lý, theo dõi tình hình tốn khách hàng: 72 3.2.2.2 Công tác thu hồi nợ: 73 3.2.2.3 Chính sách xử lý nợ hạn: 74 3.2.2.4 Cơng tác lập dự phịng nợ phải thu khó địi doanh nghiệp 74 KẾT LUẬN 64 Nợ hạn HRC13576 Công ty TNHH Mỹ Tú HRC00090 Công ty TNHH An Phú 26/11/2014 36500 20.093.862 28/12/2014 37262 12.305.935 Nợ tháng Nợ tuần Ngoài ra, hàng tuần kế tốn cơng nợ phải lập bảng báo cáo dự thu cho tuần tháng để thông tin cho ban giám đốc dự kiến số tiền thu tương lai từ chủ động kế hoạch chi tiền tương lai 2.3.2.7 Quản trị khoản phải thu khách hàng 2.3.2.7.1 Phân tích vịng quay nợ phải thu Căn vào số liệu công ty liên quan đến khoản phải thu khách hàng có bảng phân tích sau: (Đơn vị tính: triệu đồng) Chỉ tiêu 2012 2013 2014 Doanh thu 45.000 39.000 44.000 Các khoản phải thu bình qn 10.625 8.883 9.534 Vịng quay khoản phải thu 4.235 4.39 4.615 85 ngày 82 ngày 78 ngày Kỳ thu tiền bình qn Hệ số vịng quay nợ phải thu lớn chứng tỏ tốc độ thu hồi nợ doanh nghiệp nhanh, khả chuyển đổi khoản nợ phải thu sang tiền mặt cao, giúp doanh nghiệp chủ động việc bổ sung vào nguồn vốn lưu động dùng sản xuất kinh doanh Vòng quay khoản phải thu doanh nghiệp khoảng thời gian từ năm 2012 đến năm 2014 có xu hướng tăng lên chứng tỏ doanh nghiệp áp dụng sách thu hồi nợ dần có hiệu qua năm 65 2.3.2.7.2 Phân tích kỳ thu tiền bình qn Chỉ tiêu Vịng quay khoản phải thu Kỳ thu tiền bình quân 2012 2013 2014 4.235 4.39 4.615 85 ngày 82 ngày 78 ngày Dựa vào bảng số liệu ta thấy kỳ thu tiền bình quân doanh nghiệp giảm dần qua năm từ 2012 đến 2014, tín hiệu tốt cho thấy số ngày thu hồi nợ rút ngắn dần, nhiên so với thời hạn tín dụng mà doanh nghiệp cấp cho khách hàng doanh nghiệp chưa thực quản lý tốt việc thu hồi công nợ 2.3.2.8 Các chứng từ cần lưu trữ gồm: - Hợp đồng: lưu trữ theo kênh bán hàng - Đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho tổng, phiếu giao hàng: lưu trữ theo ngày theo số thứ tự - Biên lý hàng tồn đại lý: lưu trữ theo ngày - Phiếu nhập hàng trả lại: lưu trữ theo ngày theo số thứ tự 2.3.2.9 - Hạch toán số nghiệp vụ Nghiệp vụ 1: Ngày 2/3/2015, công ty TNHH TM – SX Hưng Việt bán cho Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Hưng Phát ( kênh HORECA) 16 bình nước mắm Phú Quốc lít *4 chương trình khuyến mua tặng 10 bình nước tương bình lít *4 chương trình khuyến mua tặng Giá bán bình nước mắm Hưng Việt lít *4 59.090,94, giá bán bình nước tương lít *4 39.090,90 (giá chưa bao gồm thuế VAT 10%), hóa đơn số 0003417 ngày 2/3/2015 Giá xuất kho bình nước mắm lít *4 26.280, giá xuất kho bình nước tương lít *4 21.223 Kế tốn định khoản: Ghi nhận hàng hóa xác định tiêu thụ chưa thu tiền Nợ TK 1311 1.470.000 Có TK 5112 1.336.364 Có TK 33311 133.636 66 Ghi nhận giá vốn Nợ TK 632 632.710 Có TK 1561 632.710 Ghi nhận hàng khuyến Nợ TK 641 252.686 Có TK 1561 - 252.686 Nghiệp vụ 2: Ngày 18/1/2015, công ty TNHH Khang Võ tốn tiền hàng tháng cho cơng ty TNHH TM – SX Hưng Việt, số tiền 12.837.000, nhận giấy báo có ngân hàng, đồng thời trả lại vỏ can nước mắm 20 lít, thủ kho ký xác nhận lên phiếu nhập kho Kế toán định khoản: Kế toán ghi nhận khoản hàng trả lại Nợ TK 531 96.000 Có TK 1311 96.000 Ghi nhận khoản tiền tốn Nợ TK 112 12.837.000 Có TK 1311 - 12.837.000 Nghiệp vụ 3: Ngày 7/4/2015 Công ty TNHH Dịch Vụ EB (Big C) toán tiền hàng tháng theo bảng kê tốn đính kèm, số tiền 462.613.041 đồng Trong có cấn trừ số khoản chi phí theo tờ Debit note đính kèm, số tiền 118.777.784 đồng Kế toán định khoản: Ghi nhận khoản tốn Nợ TK 112 Có TK 1311 462.613.041 462.613.041 Ghi nhận khoản chi phí theo Debit note Nợ TK 64185 Có TK 1311 118.777.784 118.777.784 67 - Nghiệp vụ 4: Ngày 2/3/2015, công ty TNHH Khang Võ mua 280 chai nước mắm Tây Ngư pet tròn 410ml *28 can nước mắm 20 lít, hưởng chiết khấu mua hàng 70.000 khơng bao gồm thuế, chưa tốn tiền Giá bán chai nước mắm Tây Ngư pet tròn 410ml 4.272,73 đồng, giá bán can nước mắm 20 lít 114.545,4 đồng, giá chưa bao gồm VAT 10% Giá xuất kho chai nước mắm Tây Ngư pet tròn 410ml 3.796, giá xuất kho can nước mắm 20 lít 63.456 Kế tốn ghi nhận: Ghi nhận hàng hóa xác định tiêu thụ chưa thu tiền Nợ TK 1311 Có TK 5112 Có TK 33311 1.946.000 1.769.091 176.909 Ghi nhận giá vốn Nợ TK 632 Có TK 1561 1.380.160 1.380.160 Ghi nhận chi phí chiết khấu bán hàng (giảm giá trực tiếp đơn hàng) Nợ TK 521 Có TK 1311 70.000 70.000 68 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét 3.1.1 Nhận xét chung 3.1.1.1 - Ưu điểm: Về máy kế toán: máy kế tốn cơng ty tổ chức hồn chỉnh, đáp ứng yêu cầu hạch toán chế độ kế toán hành đảm bảo phù hợp với quy mô cơng việc hạch tốn kế tốn Bộ máy kế toán tổ chức với nhiều phần hành kế toán phân công, phân quyền đầy đủ cho nhân viên phận kế toán - Về tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế tốn: Cơng ty vào quy định chế đô chứng từ kế tốn Bộ tài ban hành đặc điểm hoạt động kinh doanh đơn vị để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ hợp lý Trình tự luân chuyển chứng từ công ty quy định rõ phận nên chứng từ luân chuyển đến phận yêu cầu, đáp ứng nhu cầu thông tin xác kịp thời - Về cơng tác hạch tốn kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để quản lý hạch toán, dùng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng hóa Vì vậy, việc kiểm tra, xử lý thơng tin kinh tế kế toán kịp thời, chặt chẽ, đảm bảo thống công tác kế toán - Về sổ sách báo cáo kế toán: Các báo cáo kế toán lập thường xuyên cho ban giám đốc để cung cấp thơng tin tình hình kinh doanh, tình hình tài doanh nghiệp cách kịp thời, đảm bảo cho công tác định ban giám đốc Sổ sách, báo cáo ghi chép đầy đủ, rõ ràng nên tiện cho việc kiểm tra, xác nhận có yêu cầu - Về cung cấp thông tin: tại, phịng ban có mối liên hệ chặt chẽ với việc phối hợp thực công việc hàng ngày nên thông tin cung cấp liên tục để đảm bảo việc cập nhật thông tin doanh nghiệp ln xác kịp thời 69 - Kế toán tổ chức việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu quản lý tập trung thống số liệu kế toán, cung cấp số liệu cho ban giám đốc quan quản lý nhà nước 3.1.1.2 - Nhược điểm: Do cơng ty có nhiều hệ thống phân phối hàng khác nên công tác quản lý việc tiêu thụ kênh bán hàng đòi hỏi phải thật cụ thể cho kênh để đảm bảo phản ánh xác doanh thu khoản thưởng doanh số tháng - Hệ thống phần mềm kế toán đơn vị gặp phải lỗi hệ thống nên nhiều nghiệp vụ bị trùng lắp gây khó khăn việc theo dõi nghiệp vụ phát sinh hàng ngày - Công ty thường xuyên thay đổi nhân gây ảnh hưởng đến việc phối hợp công tác phịng ban, việc cung cấp thơng tin khơng kịp thời gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung - Một số chứng từ kế toán phiếu thu, phiếu chi, phiếu giao hàng chưa có đầy đủ đầy đủ chữ ký đối tượng có liên quan Về cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng đơn vị 3.1.2 3.1.2.1 - Ưu điểm: Công tác kế toán nợ phải thu khách hàng thực hồn thiện phản ánh thường xun tình hình nợ phải thu khách hàng thời điểm - Các nghiệp vụ kinh tế ghi chép đầy đủ sau phát sinh chứng từ kiểm tra để tránh việc sai sót mặt chứng từ dẫn đến việc khách hàng không chịu toán cho khoản nợ - Các khoản khách hàng ứng trước tiền hàng ln hạch tốn rõ ràng, cụ thể để dễ dàng cho công tác quản lý 3.1.2.2 - Nhược điểm: Việc đối chiếu công nợ chưa thực thường xuyên đầy đủ, cụ thể: công việc đối chiếu công nợ chưa thực thường xuyên hàng tháng từ ngày đến 20 mà thường kéo dài sang tháng quý Nguyên nhân việc thường xuyên thay đổi nhân viên kế tốn cơng nợ làm cơng việc đối 70 chiếu, xác nhận không tiến hành liên tục để xác định xác số dư cơng nợ với khách hàng - Theo dõi công nợ không kịp thời khơng xác Ngun nhân việc nhập trả hàng hóa khách hàng khơng thơng tin cho phịng kế tốn (hàng nhập thủ kho chưa làm phiếu nhập kho hàng bị trả lại phận giao nhận sau nhận lại hàng trả khách hàng không thông báo để thủ kho tiến hành nhập kho) Ngoài ra, việc số khách hàng hưởng khoản chiết khấu, giảm giá ngồi hợp đồng theo đề xuất phịng kinh doanh không thông báo văn cho phịng kế tốn kịp thời dẫn đến việc cập nhật số liệu, xác nhận số dư cơng nợ khơng xác - Các khoản nợ khách hàng kênh HORECA ngày tăng cao kế tốn cơng nợ khơng phối hợp chặt chẽ với phịng kinh doanh để nhân viên kinh doanh không nắm danh sách khách hàng nợ mà tự ý cho nợ làm phát sinh thêm khoản chi phí để thu hồi khoản nợ - Việc thu tiền bán hàng hàng ngày thực nhân viên đội giao nhận gây rủi ro mát tài sản khơng có sách theo dõi, quản lý thật chặt chẽ (nhân viên kế toán ghi nhận công nợ khách hàng thực tế khách hàng toán tiền cho nhân viên đội giao nhận) - Hiện công ty chưa thực trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi, tiến hành xóa nợ tính hết vào chi phí kỳ tạo áp lực chi phí kỳ - Kỳ thu tiền bình qn doanh nghiệp năm 2014 là: 78 ngày lớn số ngày cấp tín dụng trung bình cho khách hàng doanh nghiệp 45 đến 60 ngày 3.2 3.2.1 - Kiến nghị Về công tác quản lý đơn vị Công ty nên tiếp tục phát huy ưu điểm có đồng thời phải tìm cách khắc phục hạn chế cịn tồn để cơng tác kế toán đơn vị đạt hiệu cao 71 - Cơng ty nên thay đổi sách kế toán áp dụng từ định 15/2006/QĐ – BTC sang áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC để phù hợp với quy định hành Ví dụ: Trong năm, doanh nghiệp cho khách hàng hưởng khoản chiết khấu thương mại mua số lượng hàng lớn chưa tiến hành giảm giá trực tiếp xuất hóa đơn, kế tốn nên tiến hành định khoản: Nợ TK 5211 Nợ TK 333 (nếu có) Có TK 131 Khách hàng có khiếu nại chất lượng hàng hóa yêu cầu giảm giá, doanh nghiệp chấp nhận theo u cầu đó, kế tốn nên ghi nhận: Nợ TK 5213 Nợ TK 333 (nếu có) Có TK 131 Khách hàng yêu cầu trả lại hàng cho doanh nghiệp hàng phẩm chất, giao không mặt hàng, kế toán nên ghi nhận: Nợ TK 5212 Nợ TK 333 (nếu có) Có TK 131 - Công ty cần đầu tư đổi số máy móc thiết bị cũ để giảm chi phí sửa chữa, hao mịn…đồng thời đảm bảo tiến độ cơng việc đơn vị - Cần phải sửa chữa, nâng cấp phần mềm thay phần mềm kế toán thay cho phần mềm kế toán doanh nghiệp để công tác phản ánh chứng từ vào sổ sách xác Phần mềm kiến nghị phần mềm kế tốn 1C phần mềm áp dụng doanh nghiệp lớn với đầy đủ chức quản trị đại - Các chứng từ kế toán cần ký nhận kiểm soát đầy đủ để đảm bảo nghiệp vụ phát sinh phê duyệt đầy đủ trước tiến hành thuận tiện cho cơng tác kiểm tra, đối chiếu sau có phát sinh vấn đề 72 - Công ty nên thường xuyên tổ chức kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn cơng ty tiến hành theo sách , chế độ ban hành, thơng tin kế tốn cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm đạt hiệu cao Việc kiểm tra kế toán nên thực kế toán trưởng việc kiểm tra nên tiến hành thường xuyên, liên tục có hệ thống thời kỳ hoạt động công ty Về công tác kế toán nợ phải thu khách hàng đơn vị 3.2.2 3.2.2.1 - Quản lý, theo dõi tình hình tốn khách hàng: Quản lý hóa đơn, q trình vận chuyển hóa đơn cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn Việc gửi hóa đơn bị thất lạc trình vận chuyển chuyển đến nhầm khách hàng, thông tin khách hàng khơng dẫn đến khách hàng chậm tốn - Các điều khoản hợp đồng kinh tế phải rõ ràng sách thu hồi nợ hàng tháng, sách trả hàng Trong trường hợp hàng giao nhận đầy đủ khách hàng không phát hàng lỗi, sau khoảng thời gian tiến hành trả hàng vào trường hợp cụ thể để xử lý, tránh việc ghi nhận khơng xác khoản hàng nhập trả - Hiện cơng ty chưa thực việc theo dõi công nợ khách hàng theo tuổi nợ (phục vụ cho công tác thu hồi lập dự phịng) nên cơng ty cần thực lập bảng theo dõi tuổi nợ khách hàng để theo dõi chặt chẽ tình hình cơng nợ công ty, làm sở để lập kế hoạch thu nợ phân cơng địi nợ Bảng theo dõi công nợ theo tuổi nợ nên lập theo bảng bên dưới: Mã Tên Nợ KH KH phải chưa thu Nợ đến Nợ Nợ hạn đến hạn hạn 1-6 6-12 1-2 2-3 Trên tháng tháng năm năm năm 73 3.2.2.2 - Công tác thu hồi nợ: Hiện công tác thu hồi nợ doanh nghiệp thực chưa thực hiệu thời hạn tín dụng mà doanh nghiệp áp dụng cho phần lớn khách hàng lớn nằm khoảng từ 45 đến 60 ngày kỳ thu tiền bình quân doanh nghiệp năm mức 78 ngày Vậy nên doanh nghiệp nên tiến hành kiểm soát lại hoạt động thu hồi nợ khách hàng có doanh nghiệp - Đối với khoản nợ kênh MT: trước ngày toán quy định hợp đồng khoảng từ đến ngày, kế tốn cơng nợ nên thống kê hóa đơn đến hạn tốn gửi cho kế tốn cơng nợ siêu thị nhằm chủ động việc nhắc nhở toán hóa đơn đến hạn, tránh việc quên bỏ sót hóa đơn đến hạn tốn, đồng thời phát kịp thời sai sót khâu giao hàng siêu thị chậm tốn cho hóa đơn - Đối với khoản nợ kênh HORECA: dựa vào báo cáo công nợ hàng ngày kênh HORECA để xác định kịp thời đơn hàng đến hạn toán, phối hợp với nhân viên phận kinh doanh để thu hồi nợ ngày đến hạn thu hồi không ngày sau đến hạn để phát trường hợp sai sót khâu thu tiền bán hàng, tránh trường hợp khách hàng tốn tiền ghi nhận cơng nợ Đồng thời, kế tốn cơng nợ phải thơng báo cho phịng kinh doanh triển khai cho nhân viên không tự ý cho khách hàng nằm danh sách đề xuất phép nợ phát sinh chi phí để thu hồi khoản nợ gây tổn thất cho doanh nghiệp Nếu nhân viên tự ý cho nợ phải chịu trách nhiệm cho việc thu hồi khoản nợ - Doanh nghiệp nên sử dụng chiết khấu toán từ 2%-3% hình thức để khuyến khích khách hàng trả nợ sớm cho doanh nghiệp, tránh khoản nợ hạn phát sinh 74 3.2.2.3 Chính sách xử lý nợ hạn: Dựa vào bảng theo dõi cơng nợ theo tuổi nợ mà kế tốn cơng nợ xác định khoản nợ hạn khoảng thời gian dài, từ có kế hoạch đôn đốc, thu hồi khoản nợ hạn - Ngồi ra, kế tốn cơng nợ nên chủ động gọi điện cho khách hàng hỏi nguyên nhân chậm trễ việc toán để xác định ngun nhân cụ thể (do tốn bị bỏ sót gặp khó khăn tài nên chậm tốn,…) có biện pháp thu hồi nhắc nhở tốn hóa đơn bị bỏ sót, giãn số ngày toán, giảm phần nợ phải thu,… để thu hồi nợ - Nếu áp dụng tất biện pháp thu hồi khách hàng khơng tốn cho khoản nợ phải thu hạn doanh nghiệp nên ngừng cung cấp hàng tiếp tục cho khách hàng - Trường hợp khoản nợ lớn, doanh nghiệp nhờ can thiệp tịa án cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh cung cấp hàng cho khách hàng chưa thu hồi nợ 3.2.2.4 - Cơng tác lập dự phịng nợ phải thu khó địi doanh nghiệp Hiện tại, doanh nghiệp khơng thực trích lập nợ phải thu khó địi, phát sinh khoản phải thu khó địi khơng có khả thu hồi phải tiến hành xóa sổ hạch tốn vào tài khoản chi phí kỳ 642 gây áp lực mặt chi phí năm đó, theo quy định thông tư 228/2009/TT-BTC theo thông tư 200/2014/TT-BTC doanh nghiệp phép trích lập dự phịng cho khoản nợ phải thu khó địi theo quy định Khi phát sinh khoản nợ phải thu khó địi khơng thu hồi doanh nghiệp bù đắp khoản dự phịng trích lập trước phần chênh lệch thiếu ghi thêm vào chi phí 642 kỳ, giảm gánh nặng chi phí năm có tiến hành xóa bỏ khoản nợ phải thu khó địi khơng thu hồi Vì vậy, vào cuối niên độ kế tốn, cơng ty nên dự kiến mức tổn thất xảy năm kế hoạch khoản nợ tiến hành lập dự phịng cho khoản nợ phải thu khó địi kèm theo chứng từ chứng minh 75 khoản nợ nợ khó địi, sau tính tốn tổng số tiền nợ cần phải lập dự phịng năm hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp năm Mức trích lập theo thơng tư 228/2009/TT-BTC quy định sau: Thời gian nợ hạn Mức trích lập dự phịng Từ tháng đến năm 30% Từ năm đến năm 50% Từ năm đến năm 70% Trên năm 100% Cơng ty nên thực trích lập dự phòng hàng năm theo quy định tiến hành định khoản dựa số nợ phải thu khó đòi xác định năm: Nợ TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK 229 “ Dự phòng tổn thất tài sản” (2293) Trường hợp lập báo cáo tài chính, số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập kỳ kế tốn lớn số dự phịng nợ phải thu khó địi trích lập kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” (phần cần trích lập thêm) Có TK 229 “ Dự phòng tổn thất tài sản” (2293) Trường hợp lập báo cáo tài chính, số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập kỳ kế tốn nhỏ số dự phịng nợ phải thu khó địi trích lập kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 229 “ Dự phòng tổn thất tài sản” (2293) Có TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” (phần trích lập thừa) Khi xác định khoản nợ q hạn khơng có khả thu hồi năm, vào biên xử lý xóa nợ doanh nghiệp, kế toán sử dụng khoản dự phịng nợ phải thu khó địi trích lập: Nợ TK 2293 “ Dự phòng tổn thất tài sản” (2293)(số trích lập) Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (số chưa trích lập) Nợ TK 111,112,331,334,…(phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường) Có TK 131: Nợ phải thu khách hàng 76 Đối với khoản nợ phải thu khó địi xử lý xóa nợ, sau lại thu hồi nợ, kế tốn vào giá trị thu hồi định khoản: Nợ TK 111,112,… Có TK 711 “ Thu nhập khác” - Đối với khoản nợ hạn tốn doanh nghiệp đánh giá khơng có khả thu hồi nợ (do khách hàng phá sản, gặp khó khăn tài chính,…) tùy vào định ban giám đốc mà kế tốn có hành động xử lý thích hợp Khi xử lý, cơng ty phải lập hồ sơ sau: + Biên hội đồng xử lý nợ cơng ty, ghi rõ giá trị khoản nợ phải thu, giá trị nợ thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau trừ khoản thu hồi được) + Bảng kê chi tiết khoản nợ phải thu xóa để làm hạch tốn, biên đối chiếu công nợ doanh nghiệp khách hàng ký tên xác nhận giấy tờ, tài liệu khác chứng minh số nợ tồn đọng khách hàng + Sổ kế tốn, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ công ty hạch toán nợ phải thu sổ kế toán công ty KẾT LUẬN Trong kinh tế thị trường nhiều biến động nay, việc mở rộng sách tín dụng để thu hút khách hàng đồng nghĩa với doanh nghiệp chấp nhận để khách hàng chiếm dụng vốn doanh nghiệp Vì vậy, vấn đề nợ phải thu khách hàng mối quan tâm hàng đầu doanh nghiệp Quản trị khoản phải thu khách hàng cho hiệu để dòng tiền vào doanh nghiệp đủ để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh câu hỏi đặt doanh nghiệp Qua trình thực tập làm báo cáo tốt nghiệp công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt, em học hỏi đúc kết nhiều kinh nghiệm cho thân việc quản trị khoản phải thu khách hàng cho hiệu Nắm quy trình kế tốn nợ phải thu khách hàng, hiểu sách tín dụng cơng ty, tìm hiểu quy trình thực cơng tác kế tốn đơn vị để từ đưa kiến nghị phù hợp cho cơng ty mục đích cuối thực báo cáo Do nhiều hạn chế mặt khách quan lẫn chủ quan nên báo cáo cịn nhiều thiếu sót hình thức nội dung nên em mong nhận góp ý từ phía thầy để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Võ Văn Nhị (2009), Kế tốn tài doanh nghiệp, Nhà xuất tài chính, TPHCM Quyết định 15/2006 QĐ-BTC quy định chế độ kế tốn doanh nghiệp, Bộ tài ban hành ngày 20/03/2006 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp, Bộ tài ban hành ngày 22/12/2014 Thông tư 228/2009/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập sử dụng khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó địi bảo hành sản phẩm, hàng hóa, cơng trình xây lắp doanh nghiệp, Bộ tài ban hành ngày 7/12/2009 Trang web: www.nuocmamhungviet.com.vn Cổng thông tin điện tử Bộ tài chính: www.mof.gov.vn Tài khoản lưỡng tính – Nên hiểu sử dụng nào? (Tác giả: Thạc sĩ Đỗ Ngọc Trâm – Khoa kế toán & kiểm toán, Học viện Ngân hàng, Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm toán) http://www.khoahockiemtoan.vn/Category.aspx?newsID=443 Kiểm soát hoạt động toán với khách hàng doanh nghiệp may mặc Việt Nam (Tác giả: Thạc sĩ Bùi Thị Minh Hải, Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm tốn) http://www.khoahockiemtoan.vn/Category.aspx?newsID=365