Khảo sát, đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân văn phòng ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VƯƠNG HOÀNG OANH KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHÒNG Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội-2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VƯƠNG HOÀNG OANH KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CƠNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHỊNG Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Chuyên ngành: Quản trị văn phòng MÃ SỐ: 60.34.04.06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Cán hướng dẫn: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Cán hướng dẫn Chủ tịch Hội đồng chấm luận văn PGS.TS Vũ Thị Phụng PGS.TS Đào Đức Thuận LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ ― Khảo sát, đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội” cơng trình nghiên cứu cá nhân tơi, luận văn tơi có tham khảo, tổng hợp kết nhiều cơng trình nghiên cứu khác có thích theo quy định, luận văn thực hướng dẫn PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Chủ tịch hội đồng Khoa học đào tạo, Trưởng môn Quản trị Văn phòng Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường ĐHKHXH& NV, ĐHQGHN Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày luận văn hồn tồn trung thực Tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng Khoa học nội dung nghiên cứu đề tài Hà nội, ngày 02 tháng 10 năm 2019 Học viên Vương Hoàng Oanh LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập, nghiên cứu đề tài, ―Khảo sát, đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội”, nhận giúp đỡ, bảo nhiệt tình thầy, giáo Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội để hoàn thành luận văn Với tình cảm chân thành, tơi bày tỏ lòng biết ơn Ban Giám hiệu, Phòng Hành - Tổng hợp, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, thầy giáo, cô giáo tham gia quản lý, giảng dạy giúp đỡ tơi suốt q trình học tập, nghiên cứu Tôi xin bày tỏ biết ơn đặc biệt đến PGS.TS Vũ Thị Phụng, người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ kiến thức, tài liệu phương pháp để tơi hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn: - Lãnh đạo, chun viên Phịng Hành - Tổng hợp, Phịng Chính trị Cơng tác sinh viên nhiều phòng chức đơn vị - Gia đình, bạn bè, đồng nghiệp động viên, cổ vũ, khích lệ giúp đỡ tơi suốt thời gian qua Mặc dù có nhiều cố gắng suốt trình thực đề tài, song cịn hạn chế định chun mơn thời gian thực nên đề tài tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp dẫn thầy cô giáo bạn đồng nghiệp để đề tài tiếp tục hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Học viên Vương Hoàng Oanh MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu 3 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Bố cục luận văn CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ LỄ TÂN VÀ CÔNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHÒNG 10 1.1 Một số khái niệm liên quan 10 1.1.1 Khái niệm Lễ tân 10 1.1.2 Lễ tân văn phòng 10 1.1.3 Công tác lễ tân 11 1.1.4 Bộ phận Lễ tân 12 1.1.5 Nhân viên Lễ tân 13 1.1.6 Nghiệp vụ lễ tân 13 1.2 Nội dung tổ chức cơng tác lễ tân văn phịng 13 1.2.1 hức, phân công nhiệm vụ cho phận quản lý công tác lễ tân 13 1.2.2 Bố trí phân cơng cán bộ, nhân viên làm cơng tác lễ tân 14 1.2.3 Phổ biến ban hành văn quy định công tác lễ tân 14 1.2.4 Tạo dựng hình ảnh quan, tổ chức .15 1.2.5 Quy định thực nghi thức đón, tiếp khách 15 1.2.6 Quy định thực nghi thức hội họp, kiện 16 1.2.7 Quy định thực nghi thức lễ tân nội 16 1.2.8 Quy định hướng dẫn thực phong cách giao tiếp, ứng xử cán bộ, nhân viên 17 1.2.9 Kiểm tra, đánh giá xử lý vi phạm công tác lễ tân 17 1.3 Vai trị cơng tác lễ tân 18 Tiểu kết chương 21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 22 2.1 Giới thiệu Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 22 2.1.1 Lịch sử hình thành, mục tiêu, sứ mệnh 22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội 24 2.2 Các phận có chức tham mưu tổ chức, thực công tác lễ tân .25 2.3 Các quy định hành Trường công tác lễ tân 27 2.4 Đội ngũ nhân viên lễ tân 33 2.5.1 Nhận thức công tác lễ tân 35 2.5.2 Về vấn đề tạo dựng hình ảnh trường để giới thiệu với khách 39 2.5.3 Kết đánh giá nghi thức lễ tân đón tiếp khách Trường 46 2.5.4 Đánh giá nghi thức lễ tân hội họp, tổ chức kiện 50 2.6 Nhận xét, đánh giá công tác lễ tân Trường ĐHKHXH&NV 57 Tiểu kết chương 60 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 61 3.1 Nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng cơng tác lễ tân 61 3.2 Xây dựng hoàn thiện văn quy định công tác lễ tân 62 3.3 Bố trí khu vực lễ tân 63 3.4 Hoàn thiện vấn đề tổ chức nhân thực công tác lễ tân 64 3.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ tổng kết, đánh giá 67 3.6 Cải tiến, điều chỉnh số vấn đề liên quan đến công tác lễ tân 67 3.7 Một số quy định quản lý phục vụ phòng họp 76 3.8 Quy định nghi thức lễ tân ngày Lễ 79 KẾT LUẬN 81 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Kết khảo sát đánh giá cảnh quan Trường Đại học KHXHNV 39 Bảng 2.2 Kết khảo sát đánh giá hình ảnh cổng trường .40 Bảng 2.3 Kết khảo sát đánh giá hệ thống xanh trường 42 Bảng 2.4 Kết qủa khảo sát đánh giá điều kiện làm việc 42 Bảng 2.5 Kết khảo sát đánh giá hệ thống tin 43 Bảng 2.6 Kết khảo sát đánh giá khu vực vệ sinh 44 Bảng 2.7 Kết khảo sát đánh giá mục tiêu, sứ mệnh 44 Bảng 2.8 Kết khảo sát đánh giá logo trường 45 Bảng 2.9 Kết khảo sát đánh giá Sogan trường 46 ―Trân trọng khứ, nắm giữ tương lai‖ .46 Bảng 2.10 Kết khảo sát đánh giá sơ đồ khu làm việc Trường 47 Bảng 2.11 Kết khảo sát đánh giá đón tiếp khách nước 48 Bảng 2.12 Kết khảo sát đánh giá đón tiếp khách nước .49 Bảng 2.13 Kết khảo sát đánh giá phòng cách giao tiếp cán bộ, nhân viên khối phòng chức 49 Bảng 2.14 Phòng họp, hội nghị nhà E Trường 51 Bảng 2.15 Kết khảo sát đánh giá cách bố trí phịng họp, phịng hội nghị/hội thảo 52 Bảng 2.16 Kết khảo sát đánh giá cách trang trí phịng họp, phịng hội nghị/hội thảo 53 Bảng 2.17 Kết khảo sát đánh giá hệ thống bàn, ghế, âm thanh, ánh sáng 53 Bảng 2.18 Kết khảo sát nghi thức tổ chức các kiện quan trọng Trường (khai giảng, chào mừng ngày 20/11, trao tốt nghiệp, đón tiếp khách quốc tế ) 56 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Phó Thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhất cho Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN (ảnh Trần Thành Trung) 24 Hình 2.2 Hệ thống xanh Trường ĐHKHXHNV 41 Hình 2.3 Bảng dẫn vị trí đơn vị Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - ĐHQGHN đặt cổng lối vào sân nhà E 47 Hình 2.4 Sảnh tầng nhà E bố trí trí hai hình tivi thể lịch làm việc công tác Ban Giám hiệu hàng ngày .48 Hình 3.1 Mơ tả đề xuất bố trí khu vực lễ tân tầng I nhà E .63 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CBNV Cán bộ- nhân viên ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội HC - TH Hành - Tổng hợp xây dựng nhà trường) cán lễ tân mời khách ngồi, nhân viên lễ tân phải liên hệ với phận liên quan để gặp khách Nếu người có thẩm quyền xử lý gặp mặt hướng dẫn khách đến địa điểm để gặp mặt Nếu ngược lại phải tế nhị xin lỗi ―Xin lỗi ơng/bà, Hiệu trưởng/Phó Hiệu trưởng/Trưởng phịng… có họp diễn ra, mong ơng/bà đợi 15 phút‖ "Thưa ông/bà, tiếc ông/bà không cho biết trước thời gian nên Hiệu trưởng/Phó Hiệu trưởng/Trưởng phịng cơng tác, phiền ơng/bà quay lại sau ngày ….‖ - Nếu khách đại diện quan nhà nước liên hệ trưởng phịng Hành - Tổng hợp để thơng tin cho Trưởng phịng xử lý - Đối với trường hợp khách cần gặp Hiệu trưởng/Phó Hiệu trưởng phải liên hệ thư ký để xử lý - Đối với trường hợp liên hệ với quản lý, nhân viên phận khác liên hệ trực tiếp với người để thơng tin - Trường hợp người cần gặp liên hệ từ chối gặp nhân viên cần trả lời khách liên hệ được, đề nghị khách để lại lời nhắn xin thông tin khách để liên hệ sau gợi ý để khách gặp người khác đáp ứng yêu cầu khách Sau đó, thơng tin cho người cần gặp thơng tin khách - Trường hợp người cần gặp từ chối gặp mặt khách bận việc nhân viên lễ tân xin ý kiến người cần gặp để xếp hẹn cho khách vào thời gian thích hợp - Thủ trưởng thường sẵn sàng tiếp số vị khách cấp, cấp hay bạn bè, gia đình, thư ký riêng mà không cần thủ tục lịch hẹn Họ tự ý đẩy cửa vào Nếu có khách cấp cao phịng thủ trưởng, nhân viên lễ tân phải nhắc nhỡ họ để họ ý, khơng cản trở họ vào - Có vị khách không mời mà đến, không hoan nghênh tiếp đón, thời gian vơ ích, chí gây phiền phức cho Trường học Trong trường hợp này, người nhân viên lễ tân phải có cách chặn họ lại, tiễn cửa nói khéo mời họ f/ Nghi thức đón tiếp khách đặc biệt quan trọng Về nguyên tắc, toàn khâu chuẩn bị theo kế hoạch Phịng Hành - Tổng hợp Phòng Hợp tác - Phát triển tổ chức thực hiện, nhiên số công việc đặc thù liên quan đến phận chun mơn phối hợp với phận để tổ chức thực g/ Nghi thức đón tiếp khách nước ngồi Mỗi năm Nhà trường đón lượng lớn khách nước ngồi nhà nghiên cứu, cán Hiệu trưởng/Phó Hiệu trưởng/người đại diện trường đối tác nước ngoài, sinh viên giao lưu trao đổi … Việc tiếp khách nước lên lịch trước, có khách cịn nước ngồi liên hệ hẹn gặp Để chuẩn bị cho công tác tiếp khách diễn tốt đẹp, người thư ký, lễ tân cần phải: - Lên lịch buổi làm việc cho phù hợp Hai bên liên lạc qua điện thoại, fax email, xác định thời gian phù hợp cho buổi làm việc, trước hết với khách Ví dụ, khách phương Tây không quen khởi đầu buổi làm việc vào 30 phút mà phải từ 30 phút giờ; tránh ngày nghỉ cuối tuần (thứ chủ nhật) trừ khách chấp nhận họp vào ngày Chú ý phân biệt quốc tế với địa phương - Chuẩn bị chu đáo nội dung Cần chuẩn bị chu đáo nội dung Đơn vị cần huy động phịng, ban có liên quan đến nội dung vấn đề, khẩn trương chuẩn bị theo kế hoạch Phịng Hành - Tổng hợp chuẩn bị lãnh đạo cho ý thông qua Gặp trường hợp khách khách mời đơn vị kế hoạch bao gồm nhiều mặt nhiệm vụ thư ký đa dạng như: - Xác minh thơng tin đồn, bao gồm số lượng thành viên đồn cơng tác, tên, chức vụ người; tên người trưởng đoàn - Chuẩn bị thành phần nhân có liên quan để làm việc đón tiếp - Liên hệ quan chức cần thiết - Chọn nơi ăn, nghỉ, xe đưa rước - Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan - Tìm hiểu tập quán khách; - Tổ chức đón khách sân bay, tặng hoa (nếu cần) - Đưa khách nơi nghỉ (khách sạn, nhà khách) đến nơi tiếp kiến (tùy theo đồn khách quan trọng hay thơng thường) - Hướng dẫn khách tham quan đó, tham quan đơn vị - Tiễn khách sân bay Cần chọn phiên dịch giỏi, nhân viên lễ tân không đủ sức đảm đương Nhất biên tập hợp đồng, ghi nhớ Đón tiếp đồn sinh viên nước ngồi Về việc chào đón khách đồn sinh viên trao đổi trường nước ngồi có mối quan hệ mật thiết với nhà trường Đại học Quảng Tây (Trung Quốc), Đại học Quốc gia Lào, Đại học Thammasat Thái Lan, Đại học Paris VII (Phương Tây), Đại học Senshu (Nhật Bản) v.v kết hợp với câu lạc phù hợp tiếng anh câu lạc tiếng Anh FIS Khoa Quốc tế học, sinh viên Khoa Đông Phương học (Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc ) để đoàn sinh viên cảm nhận đón tiếp nồng hậu, thân thiện, dễ hồ đồng Hơn nữa, sinh viên hướng dẫn đoàn tham quan, tìm hiểu văn hố, ẩm thực người Việt Điều hỗ trợ phần không nhỏ cho cán lễ tân, xây đắp thêm quan hệ hữu nghị ngày mật thiết hai trường, thể lòng hiếu khách, thân mật, chu đáo mà hội để sinh viên Nhà trường có mơi trường tiếp xúc trau dồi thêm kỹ giao tiếp, học tập ngôn ngữ 3.7 Một số quy định quản lý phục vụ phòng họp Sắp xếp phòng họp Sắp xếp phòng họp theo lịch công tác lãnh đạo công văn xin phịng đơn vị Các Khoa gửi cơng văn lên Phịng Hành - Tổng hợp xin mượn phịng họp Hội trường Nhưng việc gửi cơng văn gây trình thực thủ tục rườm rà thời gian, tác giả đề xuất mẫu đơn thống xin, mượn phòng họp, hội nghị TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Độc lập - Tự - Hạnh phúc —————— Hà Nội, ngày … tháng … năm … ĐƠN XIN MƯỢN PHỊNG HỌP Kính gửi: Ban giám hiệu Phịng Hành - Tổng hợp ĐƠN VỊ Tên đơn vị MƯỢN Phòng họp dự kiến mượn PHỊNG Mục đích sử Mục đích mượn phịng họp để tổ chức hội nghị hay hội thảo? Tên hội dụng nghị, hội thảo Thời gian Thơì gian dự kiến tổ chức Thành phần Số lượng thành phần dự kiến Các lưu ý khác - thông tin khác khách nước hay khách đặc biệt (người khuyết tật, trẻ em, người lớn tuổi, người mẫn cảm…) Xin trân trọng cảm ơn Người đăng ký: Chức vụ: Chữ ký Có thơng tin này, cán lễ tân phụ trách quản lý phòng họp, phân phịng bố trí phịng họp phù hợp có chuẩn bị trang trí, đón tiếp khách đại biểu chu đáo Tuy nhiên phân phòng xảy hai trường hợp Trường hợp thứ phòng họp dự kiến mượn đơn đơn vị phù hợp với kế hoạch tổ chức trống thời gian dự kiến tổ chức đơn vị phân phịng Tuy nhiên xảy trường hợp thứ hai Cán lễ tân cảm thấy phòng họp không phù hợp với kế hoạch (số lượng thành phần, hình thức) buổi hội thảo, hội nghị, họp phân sang phịng khác phù hợp Trong thời gian dự kiến tổ chức, phòng họp phân để tổ chức hoạt động khác Nhà trường, nên phải thay đổi Như xảy trường hợp cán lễ tân phân phòng khác với mong muốn mượn phòng đơn vị đưa lên Có hai biện pháp để khắc phục vấn đề - Cách chủ động: Công khai lịch cơng tác lãnh đạo danh sách phịng họp thời gian không sử dụng (tu bổ, sửa chữa, …) để đơn vị tự nắm bắt thông tin tránh xin phòng trùng vào phòng họp lãnh đạo - Cách thụ động: Sau tiếp nhận đơn xin mượn phòng đơn vị, cán lễ tân tự động phân bổ phòng họp phù hợp thông báo lại cho đơn vị phiếu trả lời email Sau phân phòng, cán lễ tân cho vào lịch phịng họp u cầu cơng việc - Đảm bảo phịng họp ln trạng thái hoạt động tốt, thiết bị tình trạng sử dụng - Bàn ghế xếp ngắn, đầy đủ - Khơng gian phịng họp đủ ánh sáng, sẽ, khơng có mùi lạ Các thao tác phòng họp, hội nghị a Kiểm tra vệ sinh thiết bị, đồ dùng thiết bị phòng họp Hàng ngày, nhân viên lễ tân có trách nhiệm kiểm tra vệ sinh, tình trạng thiết bị phòng họp (bàn ghế, sàn, thảm, máy chiếu, micro, điều hòa, rèm cửa, cối…) ghi chép vào ―Bảng kiểm tra phòng họp hàng ngày‖ Trong trường hợp thiết bị phịng họp bị thiếu, hỏng phải báo cho đơn vị chịu trách nhiệm (bộ phận kỹ thuật phịng Hành Tổng hợp) để có phương án thay thế, sửa chữa thời gian sớm b Quản lý việc đặt phòng họp phận - Các phòng, ban, đơn vị, đơn vị có nhu cầu sử dụng phịng họp thơng báo cho Phịng Hành - Tổng hợp để đặt phịng văn đề nghị đăng ký phòng họp (đối với họp quan trọng, có quy mơ vừa lớn, Hội thảo, hội nghị,…) tin nhắn văn bản, gọi điện thoại trực tiếp (đối với họp mang tính đột xuất, quy mơ nhỏ họp nội bộ) - Căn số lượng người tham dự, nội dung, tính chất họp u cầu từ phía đơn vị sử dụng phịng họp, Phịng HC-TH xếp phịng họp, thơng báo cho phận lễ tân Trường chuẩn bị điều kiện phòng họp Trong trường hợp phát trang thiết bị thiếu, hỏng hóc, phận lễ tân phải báo cho người có trách nhiệm để kịp thời thay thế, sửa chữa, bổ sung - Bộ phận lễ tân có trách nhiệm bàn giao lại phòng họp cho đơn vị đăng ký sử dụng phòng họp tiến hành phục vụ khách suốt trình diễn họp Khi họp kết thúc, phận lễ tân dọn dẹp phòng họp, kiểm tra số lượng, chất lượng trang thiết bị phòng họp báo cáo lại cho Phòng HC-TH hợp vào cuối ngày làm việc 3.8 Quy định nghi thức lễ tân ngày Lễ Kinh nghiệm tổ chức yếu tố cần thiết để tổ chức tốt buổi lễ Đó điều rút từ lần tổ chức buổi lễ, đem lại nhiều lợi ích cho người tổ chức lần sau, hay sau Trong thực tế, buổi lễ phát sinh số vấn đề mà lên kịch chưa dự trù trước , kinh nghiệm giúp người tổ chức ứng phó cách hợp lí khơng ảnh hưởng đến chất lượng buổi lễ Hơn thế, kinh nghiệm đúc kết giúp người tổ chức nhận định chi phí lãng phí, điểm bất cập kịch bản, yếu tố không cần thiết Một yếu tố quan trọng buổi lễ phận lễ tân, coi mặt tổ chức thể tính trang trọng buổi lễ Bộ phận lễ tân phải chọn lựa tập huấn bản,trang phục chỉnh tề gọn gàng đồng bộ, nhân viên lễ tân chọn phải người ưa nhìn, tác phong nhanh nhẹn nhiệt tình đặc biệt thái độ giao tiếp tốt để gây ấn tượng tốt cho khách mời tham dự Trong buổi lễ hội quan hệ làm việc, giao tiếp đóng vai trị quan trọng việc định thành bại buổi lễ quan hệ công việc Giao tiếp mực giúp cho người khách có cảm tình tơn trọng mình, từ mối quan hệ quan khách tốt đẹp Trong việc gửi thư mời, việc gọi điện kiểm tra việc nhận thư vô quan trọng Thường việc kiểm tra người phụ trách kiểm tra gọi điện tới văn phòng, quan, tổ chức cán bộ, người nhận Hay kiểm tra người đưa thư đưa đến đâu Trong trường hợp giấy mời chưa đến tay khách mời mà thời gian gấp rút thường người ta mời ln qua điện thoại Ngồi ra, việc lập danh sách khách mời, cán phụ trách cần phải kiểm tra chi tiết, cụ thể tránh trường hợp sót, trùng Đơn vị giao phụ trách cần kiểm tra lại tất yếu tố để đảm bảo việc gửi, nhận thơng tin kịp thời, xác Yếu tố địa điểm yếu tố đặc biệt quan trọng, địa điểm tổ chức chọn phải phải phù hợp với yêu cầu buổi lễ ,thuận tiện tạo điều kiện tối đa cho người tham dự phải thuận tiện cho việc xắp xếp bố trí lắp đặt người tổ chức Ngoài ra, việc chọn địa điểm tổ chức phải phụ thuộc vào quy mô tổ chức lớn hay nhỏ Cụ thể lễ khai giảng, quy mô tổ chức nhỏ thành phần tham dự đại diện sinh viên khóa 500 người địa điểm tổ chức chọn hội trường tầng Nhà E Còn tổ chức với tham dự toàn thể sinh viên năm thứ đại diện sinh viên khóa II,III,IV để sinh viên hiểu biết thầy cơ, lịch sử truyền thống Nhà trường phải tổ chức nơi rộng sân nhà E Đặc biệt buổi lễ có quy mô lớn lễ kỷ niệm thành lập Trường địa điểm tổ chức phải sân nhà E Giải pháp: Kết hợp với câu lạc bộ, đặc biệt câu lạc tổ chức kiện câu lạc lễ tân để thực tốt KẾT LUẬN Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQGHN dần nâng tầm vị trường quốc tế Chính vậy, hoạt động Nhà trường cần thể chuyên nghiệp từ khâu nhỏ Bất quan, đơn vị thể chuyên nghiệp công tác lễ tân, thể chuyên nghiệp người lãnh đạo máy hoạt động làm việc Công tác lễ tân coi trọng, hoạt động cách chuyên nghiệp, ―bộ mặt‖, vị trường đại học nâng tầm theo thời gian Công tác lễ tân tổ chức tốt thúc đẩy loạt công tác khác trường vào hoạt động cách hiệu Thực trạng công tác lễ tân mà chúng tơi khảo sát qua nhiều hình thức chứng minh công tác lễ tân Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn chưa thực coi trọng mực chuyên nghiệp Những yếu tố công tác lễ tân phận thực công tác lễ tân, văn hướng dẫn, đạo công tác lễ tân, chưa đưa vào quy chuẩn Đây điểm yếu tác động đến toàn hoạt động mặt Nhà trường Các biện pháp đề cho công tác lễ tân Nhà trường dựa nghiên cứu, tham khảo ý kiến phần lớn cán bộ, giảng viên, sinh viên làm việc học tập Trường Chúng không khẳng định đề xuất đưa tối ưu, chắn đề xuất tích cực, thực tốt đưa công tác lễ tân Nhà trường lên tầm cao mới, đồng thời nâng cao vị thế, hình ảnh Nhà trường Trong xu hội nhập sâu rộng nay, Nhà trường mở rộng nhiều quan hệ hợp tác với đối tác nước Do đó, chúng tơi hy vọng, thời gian tới, Nhà trường trọng đầu tư mức đến cơng tác hành chính, văn phịng nói chung cơng tác lễ tân nói riêng để hoạt động quản lý hành Nhà trường theo kịp xu quản trị đại học đại tương lai DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hồng Anh, (2010) khố luận tốt nghiệp, ―Cơng tác lễ tân viện Khoa học xã hội Việt Nam, khảo sát, đánh giá,kiến nghị”, tư liệu Khoa lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Phạm Đức Chinh, (07/2014), ―Đào tạo kỹ hành nhằm nâng cao lực hoạt động quản lý cho cán cấp sở” Tạp chí Quản lý nhà nước số 222 Phạm Thu Cúc, (2002), ―Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân‖ Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền, (2012), ―Giáo trình Quản trị văn phịng‖, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng, (2015), chủ biên, ―Giáo trình Quản trị văn phòng‖, Nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh Trần Hoàng Trần Việt Hoa, (2011), ―Kỹ thực hành văn hố cơng sở, lễ tân nghi thức nhà nước” Nguyễn Thị Lan Hương, (03/2009), ―Lễ tân công sở số trường Đại học- Khảo sát, đánh giá, kiến nghị”, Báo cáo nghiên cứu khoa học tham gia hội nghị khoa học sinh viên lần thứ XIV, tài liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Nguyễn Thị Hương Lan, (2009), ―Khảo sát, đánh giá kiến nghị công tác lễ tân Ngân hàng TMCP- Quân đội”, khóa luận tốt nghiệp - Nghị định Hội đồng Bộ trưởng số 186/HĐBT ngày 2/6/1992 ban hành ―Quy định số nghi lễ nhà nước tiếp khách nước ngoài” - Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 Chính phủ quy định tổ chức lễ kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại đón, tiếp khách nước - Vũ Thị Phụng, (2005), ―Nghiệp vụ thư ký văn phòng”, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội 10 Vũ Thị Phụng, (2015), ―Một số vấn đề quy định giao tiếp ứng sử cán cơng chức thực thi cơng vụ”,Tạp chí Tổ chức nhà nước số 12 11 - Quyết định số 2173/QĐ-XHNV ngày 14/9/2015 Quyết định việc ban hành Quy định phân cấp quản lý quy trình hoạt động Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc Gia Hà Nội - Quy định tổ chức hoạt động trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQGHN, ban hành kèm theo định số 510/QĐ-XHNV, ngày 05/03/2015 Hiệu trưởng trường ĐHKHXHNV năm 2015 - Lưu Kiếm Thanh, chủ biên (2009), tác giả Bùi Xuân Dự, Lê Đình Chúc, Khoa văn cơng nghệ hành Học viện Hành chính, Cuốn Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nước, nhà xuất khoa học kỹ thuật, Hà Nội 12 Nghuyễn Hữu Thân, (1998), “Quản trị hành văn phịng” 13 Trần Thị Thanh Thủy, (2007), ―Một số ý kiến nhằm góp phần cải thiện hiệu giao tiếp cơng vụ” Tạp chí Tổ chức nhà nước số 10 14 Nguyễn Hữu Tri, (2005), ―Một số nhận thức văn phòng, quản trị văn phòng đào tạo nhân lực quản trị văn phòng tương lai‖, Bài viết in kỷ yếu Hội thảo khoa học ―Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn” Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) tổ chức, Hà Nội 15 Trung tâm từ điển học Vietlex, (2008), ―Từ điển Tiếng Việt‖, Nhà xuất Đà Nẵng, Hà Nội 16 Nguyễn Như Ý, (1998), chủ biên, ―Đại từ điển Tiếng Việt‖,Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin, Hà Nội CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN THẠC SĨ (Theo Quyết nghị Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ ngày 25/11/2019) Kính gửi: - Phịng Đào tạo sau đại học, ĐH Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội; - Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học KHXH&NV Hà Nội Học viên : Vương Hồng Oanh Sinh ngày 15 tháng 04 năm 1974 Khóa: QH-2017-X Ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60340406 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.Vũ Thị Phụng Đề tài: Khảo sát, đánh giá đề xuất tổ chức công tác lễ tân trường Đại học khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Quyết định thành lập Hội đồng: 3858/QĐ-XHNV ngày 10/10/2019 Ngày bảo vệ: 25/11/2019 Ngày 25/11/2019, Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ họp đánh giá luận văn thạc sĩ đề tài Khảo sát, đánh giá đề xuất tổ chức công tác lễ tân trường Đại học khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội học viên Vương Hoàng Oanh đạt tiêu chuẩn, yêu cầu đề nghị Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội cấp thạc sĩ cho học viên; đồng thời Quyết nghị Hội đồng yêu cầu học viên chỉnh sửa số nội dung luận văn Trên sở Quyết nghị Hội đồng chấm luận văn, học viên chỉnh sửa số nội dung luận văn có giải trình cụ thể sau: Nội dung yêu cầu Ghi STT Nội dung sau chỉnh sửa Số trang chỉnh sửa - Đã bổ sung; Bổ sung thêm phần -Vai trị cơng tác lễ tân sở lý luận chương 1, trường Đại học Khoa học Xã Trang 221 phần 1.3 ―Vai trò hội Nhân văn: 23-24 công tác lễ tân‖ - Nhà trường có phương án, cụ thể phù hợp với nội dung kiện, nhiệm vụ; công tác lễ tân thực tốt góp phần nâng cao hình ảnh, uy tín Nhà trường - Đã sửa; - Bổ sung thêm nguyên nhân, hạn chế; ý thức vị trí, vai trị hoạt động lễ tân toàn thể lãnh đạo, cán nhân viên Nhà trường chưa cao, Đảng uỷ Ban Giám hiệu chưa Phân tích kỹ nguyên nhân trọng yếu chương phần 2.6 tiểu mục c ― Nguyên nhân hạn chế‖ thực quan tâm đến công tác lễ tân; đơn vị liên Trang 60quan trực tiếp đến hoạt động 61 lễ tân chưa thể vai trị việc tham mưu cho lãnh đạo Nhà trường để có quy định cụ thể công tác lễ tân; Vai trò lãnh đạo Đảng uỷ Ban Giám hiệu Nhà trường chưa coi trọng công tác lễ tân văn phịng - Đã rà sốt; Rà sốt kỹ thuật trình - Đã sửa số lỗi kỹ thuật bày, văn phong nội dung, trình bày, hình thức… Từ trang 1-87 Trên tồn giải trình học viên liên quan đến kiến nghị, yêu cầu Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ Kính trình đơn vị Phịng Khoa, thầy giáo, giáo xem xét./ Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2019 CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN HỌC VIÊN PGS.TS.Đào Đức Thuận PGS.TS.Vũ Thị Phụng Vương Hoàng Oanh ...ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VƯƠNG HOÀNG OANH KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHÒNG Ở TRƯỜNG... sát, đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội? ?? cơng trình nghiên cứu cá nhân tơi, luận văn tơi có tham khảo, tổng... CẢM ƠN Trong q trình học tập, nghiên cứu đề tài, ? ?Khảo sát, đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội? ??, nhận giúp đỡ,