Viện nghiên cứu thương mại Vietnam Institute for Trade

MỤC LỤC Mục Trang A. Quá trình hình thành và phát triển của Viện Nghiên cứu Thương mại 1 B.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu Thương mại 3 I. Cơ cấu tổ chức 3 1. Ban Nghiên c

Phần mở đầu

Hiện nay, các doanh nghiệp nhà nớc phải hoạt động sảnxuất kinh doanh dựa trên nguyên tắc tự hạch toán kinh doanhđộc lập, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nàođể kinh doanh có hiệu quả, bù đắp chi phí và có lợi nhuận Đểthích ứng, tồn tại và tiếp tục phát triển trong nền kinh tế thi tr-ờng đòi hỏi các chủ doanh nghệp luôn phải trả lời các câu hỏi“Sản xuất cái gì?”, “Sản xuất cho ai?”, “ Sản xuất nh thế nào?”để lựa chọn các loại mặt hàng sản xuất kinh doanh, chú trọngđến việc nâng cao chất lợng sản phẩm tạo ra u thế cạnh tranhtrên thị trờng Mặt khác không ngừng cải tiến máy móc thiết bịđể nâng cao năng suất lao động, hạn chế tới mức thấp nhất cácchi phí mới có thể đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, đạt đợcmục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp đó là lợi nhuận.

Để đạt đợc mục tiêu trên, các doanh nghiệp cũng phải chú trọngquan tâm đến công tác tổ chức, quản lý Làm tốt công tác tổchức, quản lý sẽ khiến cho bộ máy của doanh nghiệp hoạt độngcó hiệu quả, nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí

Công ty in Thơng mại cũng là một doanh nghiệp nhà nớc,trực thuộc Bộ Thơng mại Công ty là một chủ thể kinh tế độc lập,có t cách pháp nhân, có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanhvà đợc pháp luật bảo đảm Từ khi chuyển sang nền kinh tế thịtrờng, Công ty phải cạnh tranh với nhiều cơ sở in thuộc mọi thànhphần kinh tế, để tồn tại và đứng vững trong giai đoạn đầy khókhăn và thử thách này, công ty đãđề ra nhiều phơng án sản xuấtkinh doanh nhằm thúc đẩy sản xuất phát triển, hoàn thànhnghĩa vụ nhà nớc giao, đảm bảo kinh doanh có lãi, nâng cao đờisống ngời lao động Với thực tế đó công việc quản lý là vô cùng

toán không kém phần quan trọng Thông qua các thông tin, sốliệu do bộ phận kế toán cung cấp bộ phận quản lý có thể thấy rõtình hình chung của doanh nghiệp Nh vậy hoạt động kế toánlà cần thiết nó phản ánh lại kết quả của cả một quá trình sảnxuất kinh doanh để phối hợp cùng bộ phận quản lý đạt đợcnhững mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.

Theo yêu cầu của công việc thực tập và cũng để có thể đisâu vào tìm hiểu công tác kế toán của Công ty in Thơng mại bớc

đầu em đã đi tìm hiểu và đa ra “Báo cáo đặc điểm tình

hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty in ơng mại” trong giai đoạn I thực tập tại Công ty.

Th-Báo cáo gồm các phần:  Phần mở đầu

 Phần I: Một số nét khái quát về Công ty in ơng mại

Th- Phần II: Các phần hành kế toán chủ yếu Phần III: Nhận xét và kết luận

- Xí nghiệp in 3/2 trực thuộc Bộ Nội thơng (cũ) quản lý vàđợc thành lập từ năm 1960.

- Xí nghiệp in Lipopint thuộc công ty xuất nhập khẩuchuyên gia và lao động kỹ thuật, đợc thành lập năm 1989 do BộThơng mại quản lý.

Ngày 20/12/1994 Bộ Thơng mại ra quyết định số 1595TM/TCCB đổi tên Xí nghiệp In Thơng mại thành Công ty In Th-ơng mại Sự hoạt động của công ty đợc dựa trên:

- Giấy phép hoạt động in số 102 GP-TN do Bộ Văn hoá-Thôngtin cấp ngày 23/4/1993.

- Giấy phép kinh doanh số 108591/DNNN do trọng tài kinh tếcấp ngày 07/06/1993

Công ty in thơng mại có trụ sở tại số 350 đờng Giải Phóngcó diện tích nhà xởng là 900 m2, nằm ở cửa ngõ phía NamThành phố Hà Nội.

II Nhiệm vụ, chức năng hoạt động và một số đặc điểm

Theo quyết định thành lập, công ty In Thơng mại có nhiệmvụ in các ấn phẩm theo hợp đồng nh: báo chí, tập san, các tờquảng cáo, lịch,và các giấy tờ khác theo hợp đồng ký kết vớikhách hàng Trong những năm vừa qua, do có sự cạnh tranh gaygắt trên thị trờng nên công ty không ngừng cải tiến nâng caochất lợng cũng nh thẩm mỹ của các bản in nhằm đáp ứng tốt nhấtyêu cầu của khách hàng Ngoài ra, tuỳ thuộc vào nhu cầu của thịtrờng, có thời điểm công ty còn kinh doanh các loại vật t củanghành in Với nhiệm vụ đợc giao, để có thể tồn tại trong cơ chếthị trờng, ngoài hoạt động trên địa bàn Hà Nội, công ty đã mởrộng địa bàn trên phạm vi toàn quốc.

Nguồn vốn kinh doanh của công ty hiên nay là2.299.177.256 đồng.

Trong đó: + Vốn cố định là: 1.321.738.444 đồng + Vốn lu động là: 977.438.812 đồng.

Với số lợng lao động theo danh sách là 48 ngời trong đó laođộng gián tiếp gồm 9 ngời, lao động trực tiếp gồm 39 ngời.

Trớc đây, ở công ty hoàn toàn in theo phơng pháp Typo,nhng từ năm 1989 đến nay, để đáp ứng nhu cầu thị trờng vềchất lợng sản phẩm và nhằm rút ngắn thời gian sản xuất sảnphẩm, công ty đã mạnh dạn đầu t trang thiết bị kỹ thuật mới vàphơng pháp in Typo đợc thay thế bằng in Offsep.

Hiện nay, hệ thống máy móc thiết bị của công ty hoàn nhậpcủa nớc ngoài nh Đức, Nhật Bản, Séc và Slôvakia…trong đó có 3máy in của Cộng hoà Liên bang Đức- đây là hãng cung cấp thiếtbị in tốt nhất và uy tín nhất trên thế giới Các thiết bị của côngty gồm có:

- Máy in SOMZR: máy này có thể in đợc hai màu cùng một lúcvới công suất 10.000 tờ/ giờ, khổ giấy in loại 52cm x 74cm.- Máy in DOMINAN với công suất 10.000 tờ/ giờ, khổ giấy in

- Máy in TOK với công suất 12.000 tờ/giờ, khổ giấy in 31cm x42cm.

- Máy in GTOZ với công suất 8.000 tờ/giờ, khổ giấy in 36cmx52cm.

- Máy in ROMEIO với công suất máy 8.000 tờ/giờ, khổ giấy in31cm x 42cm.

- Máy in TIPO (cũ) 4 trang của Trung Quốc, hiện nay ít sửdụng.

Tuy công ty không phải là lâu năm nhng nhờ mạnh dạn đầu tđúng hớng hệ thống trang thiết bị mới, hiện đại với đội ngũ thợđợc đào tạo lành nghề, công ty đã khẳng định chỗ đứng củamình trên thị trờng.

Tổ chức sản xuất của công ty đợc bố trí sắp xếp phù hợp vớiđặc điểm của quy trình công nghệ Công ty đã có ba phân x-ởng sản xuất:

+ Phân xởng chế bản in.+ Phân xởng in.

+ Phân xởng cắt, xén sách, gia công ấn phẩm Với nhiệm vụ cụ thể của từng phân xởng nh sau:

Phân xởng chế bản in: chịu trách nhiệm về kỹ thật

trong công nghệ in Nếu in ảnh thì phải qua công việc tách màuđiện tử, nếu in chữ thì phải có trách nhiệm sắp xếp chữ trênmáy tính sau đó dùng phơng pháp in laser để đa lên giấy can.Tiếp theo tiến hành bình bản trên đế phim, rồi phơi bản nhôm.Đây là phần việc cuối cùng của công đoạn chế bản in Công đoạnnày đòi hỏi ngời thợ kỹ thuật có trình độ cao và tốn nhiều thờigian.

Phân xởng in: Sau khi phân xởng chế bản đã hoàn

khác nh hoá chất để in, dầu… Công đoạn này đợc thực hiệnhoàn toàn trên máy Nếu sử dụng máy in hai màu thì với nhữngbản có bốn màu phối hợp thì phải in hai lần Sau giai đoạn nàyngời ta thu đợc bản trẩu Đây là giai đoạn quyết định chất lợngsản phẩm.

Phân xởng cắt xén, gia công: Sau khi các ấn phẩm đã

đợc in xong sẽ chuyển sang phân xởng này để tiến hành cắtxén, đóng sách…Khác với phân xởng in, phân xởng cắt xén, giacông sử dụng lao động thủ công là chủ yếu với các vật liệu nhkim, chỉ… Sau công đoạn này ta thu đợc thành phẩm.

Giữa các phân xởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗiphân xởng là một công đoạn của quy trình sản xuất Qua mỗicông đoạn, sản phẩm đợc hoàn thành ở một mức độ nhất định,sản phẩm của công đoạn một là bán thành phẩm của công đoạnhai, sản phẩm của công đoạn hai lại là bán thành phẩm của côngđoạn ba…Toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ởCông ty in Thơng mại đợc biểu diễn qua sơ đồ sau:

Quy trình sản xuất sản phẩm

Công ty in Thơng mại

III Đặc điểm tổ chức quản lý.

Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty làsản xuất theo đơn đặt hàng, bộ máy tổ chức quản lý của côngty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến Đứng đầu là Ban Giámđốc, dới đó là các phòng ban, và cuối cùng là các phân xởng sảnxuất

1 Ban Giám đốc công ty

Trong Ban Giám đốc công ty, Gián đốc là ngời đứng đầuquyết định và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty Giúp việccho giám đốc có hai phó giám đốc:

+ Phó giám đốc kinh tế: chịu trách nhiệm trớc giám đốc về

Tạo mẫu Viết lệnh sản xuất

Tách màu

(chụp phim)

Xén thành phẩm

+ Phó giám đốc kỹ thuật: chịu trách nhiệm về khâu kỹthuật đối với những sản phẩm công ty sản xuất ra.

2 Phòng tài chính kế toán

Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát về các hoạt động kinh tế tàichính của tất cả các bộ phận trong công ty Ghi chép và thu thậpsố liệu, trên cơ sở đó giúp giám đốc trong việc phân tích cáchoạt động kinh tế, tính toán hiệu quả các hoạt động sản xuấtcủa công ty Phòng kế toán còn có nhiệm vụ báo cáo thống kê

tính hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính của công ty với các cơ

quan chức năng.

3 Phòng kỹ thuật sản xuất

Phòng kỹ thuật sản xuất chịu sự lãnh đạo trực tiếp của phógiám đốc kỹ thuật Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất,điều động sản xuất, kiểm tra chỉ đạo khâu kỹ thuật trongtoàn bộ quá trình sản xuất đồng thời theo dõi tiến độ sản xuấtcủa các phân xởng…

4 Phòng vật t

Căn cứ vào các kế hoạch và nhu cầu của sản xuất kinh doanhđể lập kế hoạchvà tổ chức mua nguyên vật liệu phục vụ cho quátrình sản xuất theo đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật.Trong quá trình sản xuất phòng còn có trách nhiệm theo dõi,kiểm tra việc quản lý và sử dụng vật t ở các phân xởng sản xuấtdựa trên các định mức kinh tế, kỹ thuật.

5 Phòng hành chính tổng hợp

Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốcviệc thực hiện nề nếp, nội quy của CBCNV, quản lý văn bản, lu

trữ hồ sơ, giải quyết chế độ chính sách cho ngời lao động, muavăn phòng phẩm, lo thủ tục đa cán bộ đi công tác…

6 Phòng bảo vệ

Phòng bảo vệ có trách nhiệm bảo vệ trật tự trị an trong nộibộ công ty Bảo đảm an toàn tài sản của công ty, phơng tiện củaCBCNVvà của khách đến liên hệ công tác, kiểm tra việc ra vàocơ quan…

Tất cả các phòng ban, phân xởng của công ty đều có mốiliên hệ chặt chẽ với nhau, phối hợp với nhau để hoàn thành kếhoạch của công ty nhằm không ngừng nâng cao chất lợng sảnphẩm, giữ chữ tín với khách hàng, nâng cao uy tín của công tytrên thị trờng, tạo thế cạnh tranh để công ty đứng vững và pháttriển trong cơ chế thị trờng.

Cơ cấu tổ chức quản lý (Trang tiếp)

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý

Công ty in Thơng mại

P.Giám đốcKỹ thuậtP.Giám đốc

Kinh tế

Phòng hành chính

Phòng tài chính kế toán

Phòng kỹ thuật

sản xuất

Phòng vật

t Phòng

bảo vệ

Giám đốc

Ghi chú:

: Quan hệ chỉđạo

:Quan hệ luânchuyển

IV Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty in Thơngmại

1 Đặc điểm

Từ đặc điểm quy trình công nghệ, đặc điểm của bộmáy tổ chức quản lý của công ty, quy mô hoạt động của công ty,hình thức kế toán hiện đang áp dụng tại công ty là hình thứckế toán “Nhật ký chứng từ”, bộ máy kế toán đợc tổ chức theokiểu tập chung

Phòng tài chính kế toán là nơi phản ánh, ghi chép, kiểmtra, tính toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quátrình hoạt động sản xuất từ đó phân loại, xử lý tổng hợp sốliệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấpthông tin cho ban lãnh đạo để lựa chọn, định hớng và chỉ đạohoạt động sản xuất nhằm đem lại hiệu quả cao.

Với đội ngũ kế toán trẻ, năng động, phòng tài chính kế toáncủa công ty gồm 4 ngời Đứng đầu là trởng phòng kiêm kế toántổng hợp và 3 nhân viên phụ trách các phần hành kế toán nh: + Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền mặt, tiền gửi + Kế toán vật t kiêm thủ quỹ

+ Kế toán lao động tiền lơng, bảo hiểm xã hội

Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo các thông tin đợc ghi chépkịp thời, chính xác Mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉđạo trực tiếp của Trởng phòng kế toán và có quan hệ tơng hỗ vớicác phần hành khác thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Công ty in Thơng mại

(Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp)

2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán củaCông ty in Thơng mại

2.1.Tr ởng phòng tài chính kế toán (Kế toán trởng kiêm kếtoán tổng hợp)

Trách nhiệm của trởng phòng tài chính kế toán là bao quáttoàn bộ công tác kế toán trong công ty, theo dõi đôn đốc các kếtoán viên hoàn thành công việc của mình kịp tiến độ chung, tổchức công tác kế toán sao cho hợp lý mang lại hiệu quả cao Bêncạnh đó trởng phòng tài chính kế toán còn đảm trách công việckế toán tài sản cố định, tính giá thành sản phẩm, lập quyếttoán nộp cho cấp trên.

2.2 Kế toán tiền l ơng và BHXH

Trên cơ sở bảng chấm công từ các phân xởng gửi lên, kếtoán tính toán chính xác, đầy đủ, kịp thời tiền lơng, tiền BHXH

Tr ởng phòng tài chính kế toán

Kế toán thanh toán (kiêm kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi

ngân hàng

Kế toán lao động tiền l ơng, bảo hiểm xã hộiKế toán vật

t (kiêm thủ quỹ)

và các khoản khác có liên quan cho CBCNV theo chế độ nhà nớcban hành dựa vào đơn giá tiền lơng và hệ số lơng.

2.3 Kế toán vật t kiêm thủ quỹ

Kế toán vật t có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về tình hìnhhiện có và sự biến động tăng, giảm của vật t cũng nh sự hao hụttrong hay ngoài định mức nhằm cung cấp số liệu kịp thời đểtập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Ngoài ra,kế toán vật t có nhiệm vụ ghi đầy đủ các hoá đơn nhập, xuấtvà kiểm tra việc nhập, xuất vật t, thành phẩm

Bên cạnh đó công việc thủ quỹ là dựa vào các phiếu thu,phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của những ngời có trách nhiệm,thẩm quyền (Giám đốc, kế toán trởng…) để thực hiện việc thu,chi tiền Theo dõi cập nhật, chính xác số tiền đã thu hoặc chiđồng thời phải luôn nắm đợc số tiền hiện có trong quỹ, cungcấp số liệu thờng xuyên cho phòng tài chính kế toán để có thểphân tích và nắm bắt kịp thời tình hình thanh toán của côngty.

2.4.Kế toán thanh toán

Trên cơ sở các lệnh thu, chi tiền và các hoá đơn mua, bánhàng kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền, phiếu chi tiền và cónhiệm vụ lu giữ các chứng từ đó sau quá trình luân chuyển Kếtoán thanh toán kiêm công việc của kế toán tiền mặt và tiền gửingân hàng: theo dõi số tiền hiện có của công ty đang gửi ngânhàng hoặc số tiền công ty đang vay của ngân hàng, nhận và lugiữ các giấy báo nợ, giấy báo có ; theo dõi tiền mặt hiện có tạiquỹ của đơn vị, sự biến động của tiền mặt tại quỹ.

3 Tổ chức hạch toán kế toán

3.1 Chế độ kế toán:

- Công ty in Thơng mại thực hiện chế độ kế toán theo quyếtđịnh số 1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ trởng Bộ tài chính ban hànhngày 01/11/1995 và các thông t sửa đổi số 10TC/CĐKT ngày

áp dụng quyết định số514 QĐ/CT về định mức để trả lơng.Bắt đầu năm 2001 công ty thực hiện chế độ kế toán theoquyết định số167/2000/ QĐ - BTC ban hành ngày 25/10/2000- Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm:

Loại TK 1: Tài sản lu độngLoại TK 2: Tài sản cố địnhLoại TK 3: Nợ phải trả

Loại TK 4: Nguồn vốn chủ sở hữuLoại TK 5: Doanh thu

Thực hiện hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ ” kế toáncủa công ty đã sử dụng hệ thống sổ kế toán gồm: Nhật ký chứngtừ, sổ cái, các bảng kê, các sổ kế toán và các bảng phân bổ…Trình tự ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán

Công ty in Thơng mại

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kêchứng từNhật ký Thẻ và sổ kế toán chi tiết

tổng hợp chi tiết

Nội dung một số phần hành kế toán chủ yếu

I.Kế toán nguyên vật liệu

Để theo dõi nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này đợc chi tiết nh sau:

TK1521 – Nguyên vật liệu chínhTK 1522 –Vật liệu phụ

TK1523 – Nhiên liệu

Căn cứ lệnh sản xuất, kế toán vật t viết phiếu xuất nguyênvật liệu dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm Thủ kho tiến hànhxuất kho theo số lợng ghi trong phiếu xuất Đơn giá vật t xuất khotrong kỳ đợc xác định theo phơng pháp bình quân gia quyền.Cách tính nh sau:

Đơn giá Giá vốn VTHH tồn ĐK + Giá vốn VTHH nhập trongkỳ

-trong kỳ Số lợng VTHH tồn ĐK + Số lợng VTHH nhập -trongkỳ

Trên cơ sở vật t hàng hoá đã xuất dùng, thủ kho ghi vào thẻkho, đến cuối tháng chuyển thẻ về phòng kế toán để đối chiếuvà ghi vào bảng quyết toán xuất nhập vật t trong kỳ theo từngloại vật liệu, sau đó lên bảng tổng hợp xuất nhập vật t trongtháng.

Căn cứ số liệu tổng cộng cuối tháng ( tháng 4/2000) trênbảng tổng hợp xuất nhập vật t, kế toán vào bảng kê số 4, dòngtài khoản 621- chi phí vật liệu trực tiếp Kế toán ghi:

Nợ TK 621 66.744.187

Có TK 152 66.744.187

Ngoài số nguyên vật liệu xuất kho dùng để sản xuất sảnphẩm, trong tháng 4/2000 công ty còn mua một số nguyên vậtliệu cha trả tiền ngời bán, xuất thẳng cho sản xuất không quakho Căn cứ vào chứng từ hoá đơn, hoá đơn thanh toán với ngờibán, kế toán ghi:

Nợ TK 621 31.562.000Nợ TK 133 3.156.200

Có TK 331 34.718.200

Sau khi định khoản kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5