Vẽ lưu đồ qui trình mua hàng – thanh toán trình bày các sai sót có thể xảy ra trong chu trình và cách thức kiểm soát

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Khoa Kế toán - Kiểm toán - - BÀI TẬP NHĨM 11 MƠN: HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Đề tài: Vẽ lưu đồ qui trình mua hàng – tốn Trình bày sai sót xảy chu trình cách thức kiểm soát Giảng viên: Đỗ Quỳnh Chi Hà Nội, tháng 04 năm 2020 I Giới thiệu chung quy trình mua hàng – tốn: II Lưu đồ quy trình mua hàng – toán: III Các nguy xảy sai sót, gian lận thủ tục kiểm soát: I Giới thiệu chung quy trình mua hàng – tốn: Quy trình mua hàng loạt hành vi kinh doanh phát sinh hoạt động thu thập, xử lý liệu cung cấp thông tin liên quan đến q trình mua hàng hóa, dịch vụ toán cho loại hàng mua Mua hàng tốn quy trình quan trọng đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp thương mại sản xuất Doanh nghiệp có quy trình mua hàng tốt giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu Cụ thể quy trình mua hàng cơng ty tốt có nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành thuận lợi, việc cung ứng hàng hóa diễn liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn - Khi cơng ty áp dụng quy trình mua hàng có ưu nhược điểm định, số ưu điểm nhược điểm quy trình mua hàng: Ưu điểm:  Đơn giản hóa bước công việc mua hàng phức tạp   Dễ dàng tăng suất quy mô sản xuất  Khả cải tiến dễ dàng để tăng suất chất lượng mua hàng  Có thể phổ thơng hóa u cầu chun mơn tuyển dụng  Dễ tổ chức gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất  Dễ kiểm tra, giám sát đánh giá hoạt động mua hàng kết thúc bước công việc người bắt đầu bước làm việc người khác, nên có sai xót dễ dàng nắm bắt kiểm tra lại đơn giản  Dễ ứng phó khủng hoảng nhân có quy trình cơng việc cụ thể nên dễ đào tạo cho người  Dễ bảo mật nhân viên thực vài bước quy trình  Thể chun nghiệp cơng ty làm việc theo quy trình  Nhược điểm:  Có thể rắc rối, rườm rà thủ tục hành bắt buộc làm việc theo quy trình, khơng tắt đón đầu  Giới hạn sáng tạo phải làm việc theo quy trình  Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ quy trình có bước không thực chậm trễ dẫn tới bước sau không thực bị chậm trễ theo    Quy trình mua hàng toán gồm hoạt động bản: Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ dịch vụ Tiếp nhận hàng lưu kho Thanh toán tiền hàng II Lưu đồ quy trình mua hàng – tốn: Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác có quy trình mua hàng khác nhau, quy trình mua hàng cơng ty thường theo trình tự sau: Giải thích lưu đồ: - Các phịng ban có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… làm yêu cầu mua hàng gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Khi nhận yêu cầu mua hàng từ phòng ban, phân mua hàng tiến hành kiểm tra xét duyệt yêu cầu mua hàng lập Đề nghị báo giá gửi cho nhà cung cấp Sau nhà cung cấp gửi Báo giá đến, phận mua hàng tiến hành phê duyệt xem Báo giá có phù hợp, đáp ứng điều kiện hay khơng sau đồng ý mua hàng lập Đơn đặt hàng gồm liên Liên gửi đến nhà cung cấp chọn mua hàng, liên gửi đến cho phận kho, liên gửi đến phận kế toán liên lưu lại phận mua hàng Yêu cầu mua hàng Sau gửi đơn đặt hàng đến, nhà cung cấp lập Hóa đơn bán hàng, Biên giao nhận xuất hàng Sau nhà cung cấp gửi Hóa đơn GTGT đến phận mua hàng,bộ phận mua hàng chuyển đến cho phịng kế tốn Bộ phận kế tốn dựa vào Hóa đơn GTGT liên Đơn đặt hàng phận mua hàng gửi đến để lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho lập thành liên Cả liên sau lập chuyển đến cho phận kho ký duyệt Sau phận kế toán xem xét làm thủ tục toán Nếu cơng ty chưa tốn ngay, kế tốn tiến hành ghi sổ công nợ vào sổ chi tiết Nếu cơng ty tốn kế tốn lập phiếu chi gồm liên sau gửi liên đến cho thủ quỹ Hóa đơn GTGT liên Đơn đặt hàng lưu phòng kế toán Bộ phận kho sau nhận Biên giao nhận nhà cung cấp, liên Đơn đặt hàng liên Phiếu nhập kho từ phận kế toán tiến hành đối chiếu, đếm, kiểm hàng ký duyệt Liên Phiếu nhập kho ký, Biên giao nhận ký liên Đơn đặt hàng lưu phận kho Liên Phiếu nhập kho ký chuyển đến lưu phận kế toán Thủ quỹ sau nhận liên Phiếu chi từ phịng kế tốn thực chi tiền, ghi sổ quỹ ký duyệt Liên Phiếu chi ký lưu nơi thủ quỹ, liên Phiếu chi ký chuyển đến lưu phận kế toán - - - - - - - III Các nguy xảy sai sót, gian lận thủ tục kiểm sốt quy trình mua hàng – tốn: Nguy thủ tục khắc phục sai sót khâu đặt mua hàng, công cụ dụng cụ, dịch vụ: 1.1 Nguy yêu cầu mua hàng: - Đặt mua hàng không cần thiết - Đặt mua hàng khơng phù hợp với mục đích sử dụng Đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng; Đối tượng liên quan: Bộ phận yêu cầu mua hàng ( phận kho, Bộ phận sản xuất, …), Bộ phận mua hàng Thủ tục kiểm soát:  Tất nghiệp vụ mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng phê duyệt việc kí phải từ người có đủ thẩm quyền  Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin lập thành hai liên: liên lưu phận yêu cầu, liên chuyển cho phận mua hàng làm để đặt hàng 1.2 Nguy phê duyệt việc mua hàng: - Hàng đặt sớm (dư thừa hàng tồn kho) gây lãng phí chi phí lưu kho làm giảm chất lượng hàng hóa) Hàng trễ (hết hàng) dẫn đến thiếu nguyên vật liệu sản xuất thiếu hàng hóa để bán Đối tượng liên quan: Bộ phận mua hàng, Ban lãnh đạo Thủ tục kiểm sóat:  Xác minh tính xác trung thực giấy đề nghị mua hàng từ phận  Cần phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp nhiều người đặt mặt hàng, dẫn đến lượng hàng vượt mức cần thiết  Mở sổ theo dõi mặt hàng đặt mặt hàng cần đặt thêm để tránh trường hợp hàng đặt nhiều không đủ chỗ chứa 1.3 Nguy lựa chọn nhà chung cấp: - Mua hàng với mức giá cao Mua hàng chất lượng Nhân viên mua hàng nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp (lại quả) Mua hàng từ nhà cung cấp không phê duyệt Đối tượng liên quan: Bộ phận mua hàng, nhân viên mua hàng, nhân viên xử lý báo giá, ban lãnh đạo Thủ tục kiểm soát:  Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá  Thực việc hoán đổi nhân viên mua hàng, đồng thời ban hành quy tắc đạo đức  Lựa chọn nhà cung cấp phải người có thẩm quyền phê duyệt  Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức đặt mua hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp  Sau phê duyệt nhà cung cấp thông báo cho nhà cung cấp biết người đủ thẩm quyền đặt hàng nhóm hàng cụ  Thơng tin bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận (chức ghi chép ban đầu nhà cung cấp cần độc lập với phận xử lý báo giá)  Cần quản lý danh sách nhà cung cấp cập nhập thường xuyên 1.4.Nguy liên quan đến đặt mua hàng: - Nhân viên làm giả hóa đơn tài liệu mua hàng khác Đối tượng liên quan: Bộ phận mua hàng, Ban lãnh đạo Thủ tục kiểm soát:  Đơn đặt hàng phải phê duyệt , theo dõi từ người có thẩm quyền Và đơn phải lập liên: liên lưu phận mua hàng, liên gửi cho nhà cung cấp, liên gửi cho phận nhận hàng, liên gửi cho phận đề nghị mua hàng liên gửi cho phận kế tốn để theo dõi cơng nợ  Chỉ có phận mua hàng (được tổ chức độc lập với phận khác) phép đặt hàng  Tiến hành xác minh cam kết mua bán hàng bên bán bên mua trước hàng thực tế nhận 1.5 Nguy liên quan đến trao đổi liệu điện tử: - Dữ liệu đầu vào hệ thống xử lý đơn đặt hàng, lựa chọn xét duyệt nhà cung cấp bị sửa đổi, bị Dữ liệu bị gửi nhầm phận Đối tượng liên quan: Nhân viên nhập liệu, Bộ phận mua hàng, Các phận có nhu ccaaufyeeu cầu mua hàng Thủ tục kiểm soát:  Phân quyền truy cập sử dụng hệ thống yêu cầu mua hàng cho người có thẩm quyền  Có chế độ luân chuyển nhân viên phụ trách nhập liệu  Sau nhập liệu cần có phê duyệt trưởng phận có nhu cầu yêu cầu mua hàng  Có hệ thống xử lý máy tính đánh số thứ tự liên tục đơn đặt hàng, theo dõi đơn đặt hàng file trường khác Nguy thủ tục khắc phục sai sót khâu tiếp nhận hàng lưu kho: 2.1 Hàng giao không với đơn đặt hàng hay hợp đồng phê duyệt nhập kho - Đối tượng liên quan: Thủ kho, Nhân viên thu mua Thủ tục kiểm soát:  Việc nhận hàng cần kiểm soát phận chuyên môn kiểm hàng(QC) đơn vị chun mơn mặt hàng đó(ví dụ phận IT cho mặt hàng máy tính) Bộ phận cần tách biệt với phận đặt hàng  Không nên giao hoàn toàn việc kiểm hàng cho thủ kho nhân viên thu mua  Bộ phận chịu trách nhiệm phải đảm bảo tính khách quan, có biên kiểm tra chất lượng số lượng  Sau nhận hàng, cần lập báo cáo số hàng nhận Báo cáo lập thành liên, liên gửi cho kế toán để làm chứng từ toán, liên gửi phận nhận hàng để làm cho q trình nhận hàng hồn thành 2.2 Mua sai hàng - Đối tượng liên quan: Bộ phận đặt hàng - Thủ tục kiểm soát: Đối với mặt hàng kỹ thuật, việc không cung cấp thông số kỹ thuật dễ dẫn đến việc hàng mua sai quy cách, không sử dụng được, phải mua lại gây lãng phí dẫn đến việc tạm dừng sản xuất Để tránh sai sót xảy ra, đề nghị mua hàng cần kiểm sốt phê duyệt cách có hệ thống 2.3 Đề nghị mua hàng lần thứ hai hàng nhận - Đối tượng liên quan: Nhân viên kiểm hàng, Thủ kho - Thủ tục kiểm soát: Nhanh chóng chuyển hàng nhận đến vị trí tồn trữ xác định chuyển đến nơi cần sử dụng Nguy thủ tục khắc phục sai sót khâu phê duyệt tốn hóa đơn: 3.1 Khơng phát sai sót hóa đơn - Đối tượng liên quan: Kế toán toán Thủ tục kiểm soát:  Khi nhận hóa đơn bán hàng nhà cung cấp, kế tốn tốn phải kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ tính tốn hóa đơn mua hàng Sau đó, tiến hành đối chiếu thơng tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá…) hóa đơn bán hàng với chứng từ gốc liên quan như: Biên giao nhận, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho 3.2 Thanh tốn cho hàng khơng thực nhận - Đối tượng liên quan: Kế toán toán, người kí duyệt Thủ tục kiểm sốt:  Khi nhận hóa đơn, kế tốn cơng nợ kiểm tra đối chiếu hóa đơn với chứng từ khác đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho… để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng xét duyệt đầy đủ hàng nhận quy cách, số lượng, chất lượng, giá theo thỏa thuận cuối hai bên  Đánh số thứ tự liên tục chứng từ như: Phiếu yêu cầu mua vật tư, phiếu yêu cầu vật tư, Giấy đề nghị chuyển tiền, biên giao nhận,… để dễ dàng đối chiếu cần thiết  Mở sổ kho theo dõi chi tiết chủng loại, số lượng, giá cho loại vật tư để quản lỹ chặt chẽ việc nhập vật tư tốn đơn vị 3.3 Không hưởng chiết khấu mua hàng: - Đối tượng liên quan: Kế tốn tốn, kế tốn cơng nợ - Thủ tục kiểm sốt:  Các hóa đơn chưa trả tiền: Được xếp theo thứ tự ngày đến hạn toán để đảm bảo việc toán thực thỏa thuận diễn sớm để hưởng chiết khấu mua hàng từ nhà cung cấp  Lập báo cáo công nợ nhắc nhở cho biết khoản nợ đến hạn thể thời hạn chiết khấu khoản tốn thời hạn chiết khấu Điều giúp cơng ty tránh khỏi việc việc hạn toán cho nhà cung cấp, ảnh hưởng đến uy tín với nhà cung cấp 3.4 Thanh toán 02 lần cho 01 hóa đơn: - Đối tượng liên quan: Kế tốn cơng nợ, kế toán toán Thủ tục kiểm soát:  Khi nhận hóa đơn, kế tốn cơng nợ cần đối chiếu số hóa đơn với hóa đơn nhận để tránh tình trạng nhà cung cấp gửi hóa đơn đến hai lần  Tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi hoá đơn chưa trả tiền hoá đơn trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lặp 10  Các hóa đơn chưa trả tiền: Được xếp theo thứ tự ngày đến hạn toán để đảm bảo việc tốn thực thỏa thuận  Các hóa đơn trả tiền: cần đóng dấu “đã tốn” để tránh trả tiền hai lần cho hóa đơn  Chú ý theo dõi hàng bị trả lại giảm giá, hóa đơn nhà cung cấp mà kế toán nhận khơng có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng xử lý phù hợp 3.5 Sai sót ghi sổ kế tốn nợ phải trả: - Đối tượng liên quan: kế toán tốn, kế tốn cơng nợ, kế tốn trưởng Thủ tục kiểm sốt cần có:  Việc ghi nhận nợ phải trả số tiền trả vào số kế toán thực kế tốn nhận hóa đơn bán hàng nhà cung cấp Trọng tâm việc kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo phê duyệt thích hợp cho khoản phải trả, chi trả hạn cho số lượng hàng thực nhận, theo đơn giá thoả thuận, tránh trả tiền trùng lắp,…  Cần có quy định luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn nhà cung cấp chuyển đến phịng kế tốn  Nếu có sai sót hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân xử lý sớm Ngồi ra, cần đóng dấu lên hóa đơn có ghi rõ số tham chiếu đơn đặt hàng hay hợp đồng biên nhận hàng với tên viết tắt nhân viên kiểm tra, việc giúp ích cho việc đối chiếu chứng từ  Sau kiểm tra xác hóa đơn, kế tốn cơng nợ lưu hóa đơn chưa tốn vào hồ sơ theo thứ tự thời hạn toán Hàng ngày, kế toán cơng nợ vào hồ sơ hóa đơn chưa toán để toán khoản đến hạn  Những khoản toán đến hạn nên chuyển khoản, hạn chế toán tiền mặt  Định kỳ, nhận giấy đối chiếu công nợ từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra kỹ thơng báo kịp thời cho nhà cung cấp có sai sót Ngồi ra, kế tốn cơng nợ cần ý nghiệp vụ quanh ngày khóa sổ để đảm bảo nghiệp vụ ghi niên độ 3.6.Biển thủ tiền mặt, séc - Đối tượng liên quan: kế tốn tốn, kế tốn cơng nợ, kế tốn trưởng, kế toán ngân hàng, thủ quỹ 11 - Thủ tục kiểm soát:  Tách biệt trách nhiệm người ghi sổ người quản lý chi tiền, thủ quỹ chi tiền, đóng dấu kế tốn toán lập phiếu chi tạo kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ toán tiền hàng  Kiểm tra kĩ hóa đơn, đối chiếu với chứng từ gốc có liên quan trước tốn, tránh trường hợp nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để toán  Tất khoản chi tiền quy trình mua hàng, kế toán kiểm tra phiếu đề nghị chuyển tiền chứng từ có liên quan khác phải trình kế toán trưởng xét duyệt đồng ý trước lập phiếu chi toán tiền mua hàng Điều giúp cho cơng ty hạn chế người có thẩm quyền ký duyệt cho khoản chi với mục đích cá nhân  Đánh số séc để dễ thực việc điều tra tính xác thực séc duyệt chi  Tăng cường hoạt động giám sát trình thực đồng thời nhà quản lý tiến hành so sánh kết hoạt động mua hàng trả tiền thực tế với dự toán, với kỳ trước 12 ... thiệu chung quy trình mua hàng – toán: II Lưu đồ quy trình mua hàng – tốn: III Các nguy xảy sai sót, gian lận thủ tục kiểm soát: I Giới thiệu chung quy trình mua hàng – tốn: Quy trình. .. III Các nguy xảy sai sót, gian lận thủ tục kiểm sốt quy trình mua hàng – toán: Nguy thủ tục khắc phục sai sót khâu đặt mua hàng, công cụ dụng cụ, dịch vụ: 1.1 Nguy yêu cầu mua hàng: - Đặt mua hàng. .. Thanh tốn tiền hàng II Lưu đồ quy trình mua hàng – toán: Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác có quy trình mua hàng khác nhau, quy trình mua hàng cơng ty thường theo trình tự sau: