Tình hình tổ chức vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty thương mại dịch vụ nhựa

Tình hình tổ chức vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty thương mại dịch vụ nhựa LỜI NÓI ĐẦU Trong số các tài sản mà doanh nghiệp (*************) nắm giữ có một loại tài sản đặ

kinh tế - pháp chế

Lời nói đầu

Trong số các tài sản mà doanh nghiệp nắm giữ có một loại tài sản đặc biệt đólà tiền Chính dự trữ tiền cho phép doanh nghiệp mua các hàng hoá, dịch vụ cần thiếtđể tạo ra những hàng hoá và dịch vụ phục vụ cho mục đích trao đổi Mọi quá trìnhtrao đổi đều đợc thực hiện thông qua trung gian tiền Do đó vốn bằng tiền là điềukiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nh thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình Với tính linh hoạt của đồng tiền việc sử dụng và quản lý chúng rấtphức tạp và có ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành các hoạt động kinh tế và kiểm trabảo vệ tài sản, sử dụng nguồn vốn nhằm bảo đảm quyền sử dụng trong sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp.Trong công tác kế toán của doanh nhiệp chia làmnhiều khâu nhiều phần hành nhng giữa chúng cố mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạothành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao.Trong doanh nghiệp ,toàn bộ bức tranh về hoạt động sản xuất từ khâu đầu tiên là khâu cung cấp vật t cho sảnxuất, qua khâu sản xuất đến khâu cuối cùng là tiêu thụ đều đợc phản ánh thật đầy đủvà sinh động qua thông tin kế toán.Ngoài ra, mỗi thông tin kế toán thu đợc là kết quảcủa quá trình có tính hai mặt:Thông tin và kiểm tra Căn cứ vào thông tin kế toán,nhà quản lý ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch,dự ánđặt ra.

Với vai trò hết sức quan trọng của vốn bằng tiền và lu lợng tiền mặt luânchuyển trong kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn bằn tiền có quan hệ chặt chẽ vớitrìng độ quản lý trên cơ sở tổ chức hợp lý hệ thống thông tin kế toán.Vì vậy , việc tổchức hạch toán vốn bằng tiền nhằm đa ra những thông tin đầy đủ nhất về thực trạn gcơ cấu của vốn bằng tiền về các nguồn thu và sự chi tiêucủa chúng trong quá trìnhkinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt đợc thông tin kinh tế cần thiết, đa ranhững quyết định tối u về đầu t, chi tiêu trong tơng lai nh thế nào.

Hiện nay,nền kinh tế nớc ta có những biến chuyển mạnh mẽ về kinh tế, nhà ớc đã khuyến khích mở rộng các hình thức đầu t.Do đó, qui mô và kết cấu cấu củavốn bằng tiền ngày càng phức tạp.

n-Trong quá trình thực tập tại Công ty Thơng Mại-Dịch Vụ Nhựaơng Mại-Dịch Vụ Nhựa, với

những kiến thức đã đợc học trên ghế nhà trờng và sự hớng dẫn của Cô Giáo :Phơng Lan ơng Lan cùng các cô chú phòng kế toán,em đã chọn đề tài báo cáo chuyên

sâu sau:

kinh tế - pháp chế

Tình hình tổ chức vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanhtoán t ại công ty Thong mại-dịch vụ nhựa

Kết cấu của báo caó bao gồm các phần chủ yếu nh sau:

@ PhầnI : Lý luận chung về hạch toán vốn bằng tiền.

@ Phần II : Tình hình tổ chức vốn bằng tiền và cácnghiệp vụ thanh toán tại công ty thơng mại-dịch vụ nhựa.

@ Phần III : Một số đóng gốp và nhận xét nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và cácnghiệp vụ thanh toán tại công ty thơng mai-dịch vụ nhựa

kinh tế - pháp chế

Mục lục

BằNG TIềN TRONG DOANH NGHIệP

I VAI TRò CủA VốN TIềN Và CáC NGHIệP Vụ THANH TOáN trong sXKD.

1.Nguồn gốc phát sinh vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2.Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán.

3 Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.3.1.Đối với hạch toán vốn bằng tiền

3.2.Đối với hạch toán các nghiệp vụ thanh toán.

II.Tổ CHứC HạCH TOáN VốN BằNG TIềN Và CáC NGHIệP Vụthanh toán tại công ty thơng mại-dịch vụ nhựa

1.1.2.Kết cấu TK 112 Tiền gửi ngân hàng ” ”

1.1.2.Kết cấu TK 112 Tiền gửi ngân hàng ” ”

1.1.3.Phơng pháp hạch toán.1.2.Hạch toán tiền đang chuyển.

1.1.1.KháI niệm.

1.1.2.TàI khoản sử dụng.

1.1.3.Nội dung kết cấu TK 113 Tiền đang chuyển Nội dung kết cấu TK 113 Tiền đang chuyển ““ ””

1.1.4.Phơng pháp hạch toán.

1.3.Sơ đồ sổ kế toán tổng hợp về vốn bằng tiền.1.3.1.Theo hình thức hạch toán nhật ký sổ cái.1.3.2.Theo hình thức nhật ký chung.

1.3.3.Theo hình thức thanh toán chứng từ nghi sổ.1.3.4.Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ.2.

2 Hạch toán các nghgiệp vụ thanh toán.2.1

2.1 Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp.

2.1.1 Đặc điểm quan hệ thanh toán giữa DN với nhà nớc.2.1.2 Nguyên tắc hạch toán thanh toán với nhà cung cấp.

2.1.3 Các chứng từ trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp

2.4.Hạch toán các khoản thanh toán nội bộ.

2.4.1.Nội dung và đặc điểm.

2.4.2.Tài khoản sử dụng và các qui định hạch toán.2.5.Hạch toán các khoản thanh toán tạm ứng.

kinh tế - pháp chế

3.Tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3.1.Các khách hàng và mặt hàng cung ứng của doanh nghiệp.3.2.Các đối thủ cạnh tranh.

4.Bộ máy quản lý của công tyTHƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA.

4.1.Ban giám đốc.

4.2.Các phòng ban chức năng.

5.Công tác tổ chức kế toán tại công tyTHƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA.

5.1.Kế toán trởng<kiêm trởng phòng kế toán>.5.2.Phó phòng kế toán.

5.3.Kế toán tiêu thụ.

5.4.Kế toán thanh toán với ngời mua.5.5.Kế toán tài sản cố định.

II Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụhạch toán tạI công ty

hạch toán tạI công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA.

1 Công tác tổ chức quản lý chung về vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.

1.1Đặc đIểm vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.1.2Phơng thức thanh toán tại công ty.

2.Tổ chức hệ thống chứng từ trong kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.

2.1.Vận dụng tài khoản chi tiết về hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.

2.2.Tổ chức thông tin kế toán trên hệ thống sổ chi tiết vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.

2.2.1.Loại sổ và đối tợng sử dụng.

kinh tế - pháp chế

2.2.2.Phơng pháp và trình tự ghi sổ.

3.Hạch toán tiền mặt tại công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA.

4.Hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA.

5.Hạch toán thanh toán tạm ứng tại công ty.6.Hạch toán thanh toán với mhà cung cấp.7.Hạch toán khoản phải thu của khách hàng.8.Hạch toán thanh toán với nhà nớc

9.Hạch toán phảI thu ,phải trả nội bộ.

10.Hạch toán tổng hợp vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.

Phần iiI :Một số đóng góp và nhận xét góp phần hoàn thiện công tac hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tạI công ty thơng mạI-dịch vụ nhựa

I Nhận xét về công tac hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán TạI công ty THƯƠNG MạI-DịCH VụNhựA.

1.Ưu diểm.

1.1.Trong công tác tổ chức hệ thống chứng từ.1.1.1.Về hệ thống chứng từ đợc sử dụng

1.1.2.Về công tác luân chuyển chứng từ giữa phòng kế toán với bộ phận phụ thuộc.

kinh tế - pháp chế

2.Nhợc đIểm.

II một số đề xuất hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền & các Nghiệp vụ thanh toán tạI công ty

THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA.

1.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TM-DV Nhựa

2.Yêu cầu của việc hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.

3.Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty THƯơNG MạI-DịCH Vụ NhựA.

3.1.Việc áp dụng phần mềm kế toán vào viếc hạch toán kế toán của doanh nghiệp.

3.2.Về các khoản dự phòng giảm giá phải thu khó đòi.3.3.Theo dõi nguyên tệ trên TK 007_nguyên tệ các loại.3.4 ý nghĩa của việc hoàn thiện.

Phần I

Lý luận chung về hạch toán vốn bằng tiền

1 Nguồn ngốc phát sinh vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp:

Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí tiền tệ thống nhất của nhà nớc Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi hàng ngày không vợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thoả thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng.

1.1.2 Các nghiệp vụ thanh toán:

Quan hệ thanh toán đợc hiểu là một loại quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn vay nợ.

1.2 Nguồn gốc phát sinh vốn bằmg tiền và các quan hệ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Muốn tiến hành đợc hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều phải tiến hành mua vật t, hàng hoá đầu vào Đến khâu cuối cùng của mỗi chu kì sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp tiến hành bán sản phẩm hàng hoá để hởng phần chênh lệch, nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình là tìm kiếm lợi nhuận Rõ ràng, các nghiệp vụ mua bán tồn tại song song với chặng đờng hình thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp Hay nói một cách cụ thể hơn, các hoạt động mua bán diễn ra trong mọi quá trình tái sản xuất, từ khâu mua các yếu tố đầu vào, qua khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ bán thành phẩm, hàng hoá của mỗi doanh nghiệp

Trong mối quan hệ về các nghiệp vụ thanh toán thì ngời mua mong muốn mua đợc hàng hoá còn ngời bán mong muốn thu đợc tiền ngay sau khi bán hàng Trong trờng hợp hai bên đều đạt đợc mục đích của mình thì đó là phơng thức mua bán trả tiền ngay Trong mối quan hệ đó lại nảy sinh việc thanh toán bằng các loại tiền nh: tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển Tiền là một yếu tố rất cần thiết cho

kinh tế - pháp chế

quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nó thể hiện đợc khả năng tài chính của doanh nghiệp có khả quan hay không Trong thời gian mới bắt đầu thanh lập doanh nghiệp tiền là một lợng vốn tối thiểu để quyết định sự hình thành của doanh nghiệp

Nhng trong hoạt động sản xuất kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rất đa dạng và phức tạp, không phải lúc nào các quan hệ thanh toán cũng đợc thực hiện ngay sau khi phát sinh Mục đích của các doanh nghiệp đều mong muốn tiêu thụ đợc nhiều hàng hoá, có mối quan hệ rộng và lâu dài với khách hàng Bên cạnh đó, tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh buộc các doanh nghiệp khác phải mua vật t, hàng hoá, thuê nhân công mặc dù cung về vốn không đáp…ứng đủ cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, các doanh nghiệp này vẫn mua đợc hàng hoá thông qua phơng thức mua chịu

Từ những nguyên nhân nêu ở trên làm nảy sinh các quan hệ thanh toán Khi thanh toán ngay, tiền sẽ là vật ngang giá chung trong quá trình mua bán hàng hoá Nếu nh doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, loại trừ đợc các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìn vào tính chất rộng lớn, đa phơng và phức tạp của quan hệ thanh toán để đánh giá đợc mức độ tăng trởng của một doanh nghiệp trên thơng trờng.

Tóm lại, trong hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu mua và bán sản phẩm, vật t, hàng hoá các doanh nghiệp đều có mối quan hệ thanh toán ngay bằng tiền hoặc có quan hệ thanh toán về các khoản phải thu và phải trả Từ đó, tạo nên trong xã hội một mạng lới hệ thống các doanh nghiệp với mỗi mắt xích là một quan hệ thanh toán khác nhau

Vốn bằng tiền và các quan hệ thanh toán bao giờ cũng vẫn phải theo đợc dõi quả lý trên các góc độ khác nhau của các khoản tiền thanh toán và khoản tiền còn nợ

Trong doanh nghiệp, có rất nhiều mối quan hệ thanh toán khác nhau nảy sinh trong quá trình kinh doanh Tuy nhiên, dới góc độ thông tin cho quản lí, kế toán thờng phân các quan hệ thanh toán vào các nhóm sau:

- Thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, các khách hàng trong quan hệ mua bán vật t, hàng hoá, tài sản, dịch vụ Thanh toán với ngời nhận thầu; thanh toán với ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ.

- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời lao động trong doanh nghiệp về tiền công, tiền thởng, trợ cấp và các khoản thu nhập cá nhân phân phối khác cho họ.

- Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên đối tác liên doanh trong quan hệ liên kết nh việc góp vốn, nhận vốn, thu hồi vốn, trả vốn phân chia kết quả

- Thanh toán với các tổ chức, cá nhân cơ quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp do các nghiệp vụ vay nợ, vãng lai.

2 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp.

Câu hỏi đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là tại sao phải quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán? Câu trả lời sẽ đợc mở ra khi chúng ta tiếp tục đi sâu vào nghiên cứu các mối quan hệ này, thông qua việc tìm hiểu các hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền:

Để có thể quản lí tốt vốn bằng tiền trong nội b doanh nghiệp thì trớc hết phải tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền ra khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này Ngoài ra nên phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của ngời này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng nh sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong tham ô tiền mặt Để thực hiện tốt việc quản lí nội bộ vốn bằng tiền ta tiến hành các bớc sau:

- Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ sổ sách kế toán - Những nhân viên giữ tiền mặt không đợc tiếp cận với các sổ sách kế toán và nhân viên kế toán không đợc giữ tiền mặt.

- Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt.

- Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng cho các khoản chi tiêu lặt vặt Không bao giờ đợc chi trả vợt sổ, không bao giờ chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc.

- Trớc khi phát hành một số séc để thanh toán, phải kiểm tra số lợng và giá trị các khoản chi.

- Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng kí séc

2.2 Yêu cầu quản lý các quan hệ thanh toán:

kinh tế - pháp chế

Theo nh khái niệm ở trên, quan hệ thanh toán là sự hình thành trong sự cam kết của hai bên trong giao dịch thơng mại, trọng giá trình sản xuất Bởi vậy, nó đi liền với các khoản phải thu, phải trả là những nghĩa vụ ràng buộc con nợ và chủ nợ Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ phải thu, phải trả có ảnh hởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vì việc thanh toán đúng các khoản nợ phải trả sẽ tạo niềm tin, cơ sở và các mối quan hệ làm ăn lâu dài cho doanh nghiệp không gây hiện tợng chủ nợ chiếm một tỷ trọng vốn lớn dẫn đến tình trạng sản xuất trì trệ và doanh nghiệp dẫn đến phá sản.

Do vậy, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp phải trả, phải thu khi phát sinh phải đợc ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời Từ đó, giúp cho việc thanh toán đợc nhanh chóng thuận tiện, tránh đợc những thất thoát không đáng có xảy ra đối với doanh nghiệp.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, quan hệ thanh toán không chỉ liên quan đến một ngời, một bạn hàng mà nó liên quan đến tất cả các đối tợng khác ở nhiều quốc gia, nhiều doanh nghiệp Các quan hệ thanh toán ngày càng trở nên phức tạp hơn, nhất là trong tình hình hiện nay Trớc đây, giao dịch thơng mại chỉ diễn ra trên phạm vi một lãnh thổ, một quốc gia thì quan hệ thanh toán đơn thuần chỉ là trực tiếp bằng tiền mặt Do có sự mở cửa của nhà nớc, giao dịch thơng mại đã vợt ra khỏi biên giới và nối liền với nhiều quốc gia khác nên quan hệ thanh toán đợc mở rộng bằng nhiều hình thức khác nhau nh: séc, hối phiếu, kỳ phiếu thay thế cho tiền mặt Các phơng thức thanh toán đợc diễn ra nhanh chóng, thuận tiện giữa các nớc, các đối tác có quan hệ với doanh nghiệp Có nhiều phơng thức thanh toán đợc áp dụng nh: phơng thức nhờ thu, phơng thức ghi sổ, phơng thức chuyển tiền đặc biệt là phơng thức tín dụng chứng từ Khi áp dụng các phơng thức thanh toán trên, ngời thanh toán sau khi đã làm xong thủ tục phải báo cho bên đối tác biết qua điện thoại, Fax, th hay trực tiếp đại diện Tuy nhiên, thời hạn thanh toán còn phải phụ thuộc vào việc làm thủ tục nhanh hay chậm cho việc giao và nhận hàng, việc chuyển tiền hoặc chuyển séc Rõ ràng, là phơng thức thanh toán trả tiền ngay nhng với những thu tục không thể bỏ qua đó, đã khiến cho thời điểm ngời trả tiền không cùng với thời điểm giao nhận hàng Hay nói cách khác, giữa hai bên giao dịch thơng mại, cá nhân với doanh nghiệp vẫn nảy sinh các khoản công nợ.

Các quan hệ thanh toán rất đa dạng và phong phú cho nên những thông tin phức tạp về tình hình thanh toán cần đợc tổ chức và quản lí một cách khoa học có hệ thống, nhằm cung cấp nhanh chóng các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp.

Đối với các quan hệ thanh toán, nhiệm vụ của các nhà quản lí không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các khoản phải thu, phải trả đợc thanh toán đúng hạn cho từng đối tợng, theo đúng phơng thức, thời gian đã thoả thuận mà công tác quản lí

kinh tế - pháp chế

tài chính trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo cho hoạt động thanh toán đợc thực hiện một cách linh hoạt và hợp lí nhất Với một lợng vốn nhất định, dựa trên những thông tin có đợc về quan hệ thanh toán nợ phải trả, đôn đốc các khoản nợ phải thu nhằm điều hoà lợng vốn một cách có hiệu quả Cụ thể là, tận dụng tối đa thời hạn thanh toán các khoản phải trả và thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu thông qua nghiệp vụ chiết khấu cho khách hàng.

Nh vậy, qua một số đặc điểm của quan hệ thanh toán nảy sinh giữa doanh nghiệp với các đối tợng có liên quan, ta thấy việc quản lí quan hệ thanh toán rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp sử dụng vốn có hiệu quả Vấn đề đặt ra là bằng cách nào để kiểm soát đợc các quan hệ kinh tế tài chính này.

@ Vai trò của việc hạch toán kế toán đối với việc quản lí các quan hệ thanh toán:

Mọi quyết định trong công tác quản lý về quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với các đối tác, CNV đợc tiến hành trên cơ sở những thông tin về các khoản nợ phát sinh với đối tác kinh doanh này.

Để có đợc những thông tin đó, việc hạch toán kế toán các khoản thanh toán nói riêng và các khoản phát sinh trong doanh nghiệp nói chung là rất quan trọng Với chức năng ghi chép, phân loại tổng hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp và cung cấp những thông tin hữu ích đó cho ngời ra quyết định, hạch toán kế toán sẽ giúp doanh nghiệp có đợc các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tợng trong từng khoản phải thu, phải trả Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản lí sẽ biết đợc khả năng thanh toán của doanh nghiệp với các khoản nợ phải trả và tình hình thu hồi các khoản phải thu và từ đó có biện pháp quản lý tài chính phù hợp, góp phần duy trì các hoạt động kinh doanh ngày càng đợc mở rộng.

Bên cạnh đó, chúng ta có thể khẳng định thêm rằng, hạch toán kế toán chính là công cụ quản lý duy nhất đối với các nghiệp vụ thanh toán, bởi khác với một số phần hành nh vật t, hàng hoá hiện hữu trong kho thì sự tồn tại của các quan hệ thanh toán mang tính trừu tợng, chỉ đợc biểu hiện duy nhất trên sổ sách giấy tờ.

3 Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán:

Xuất phát từ những đặc điểm trên và nhằm thoả mãn nhu cầu quản lý về vốn bằng tiền; các nghiệp vụ thanh toán nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán phần hành này phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

3.1 Đối với hạch toán vốn bằng tiền:

- Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt Thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn

Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, hạch toán vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp quản lí tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thu chi và sử dụng vốn bằng tiền có hiệu quả cao.

3.2 Đối với hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:

- Phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tợng, từng khoản nợ, từng thời gian đợc thanh toán.

- Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản phải thu phải trả.

- Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán trong tài chính và tín dụng.

- Tổng hợp và xử lí thông tin nhanh về tình hình công nợ trong hạn,đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, tránh dây da công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng “Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam”, cuối kì phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.

- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng bạc, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu về giá trị và hiện vật Cuối kì điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.

- Tuyệt đối không đợc bù trừ giữa 2 bên nợ, có của một số tài khoản thanh toán nh tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.

II Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệpvụ thanh toán tại doanh nghiệp:

1 Hạch toán vốn bằng tiền:

1.1.Hạch toán tiền tại quỹ doanh nghiệp:

1.1.1 Nội dung hạch toán tiền tại quỹ:

Tiền tại quỹ của doanh nghiệp gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc hiện đang quản lí tại doanh nghiệp.

kinh tế - pháp chế

1.1.2.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ:

- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 “tiền mặt” số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý thực tế nhập xuất quỹ.

-Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị khác và cá nhân khác kí ợc, kí quỹ tại đơn vị, thì việc hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị Dùng vàng, bạc, đá quý khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất lợng.

c Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, đá quí nhận kí cợc, kí quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ Thủ quĩ là ngời chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí tại quỹ.

- Hàng ngày, thủ quĩ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quĩ thực tế và tiến hành đối chiếu với số hiệu của sổ quĩ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quĩ phải tự kiểm tra để xác định đợc nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch (báo cáo thừa hoặc thiếu) Sổ quĩ tiền mặt đợc mở làm 2 liên, ghi chép và khoá sổ hàng ngày.

1.1.3.Mẫu sổ kiêm báo cáo quĩ:Biểu 1 :

Chứng từ

Thu ChiDiễn giảiTK đối ứngThuSố tiềnChi

Số d đầu tháng Số phát sinh

Cộng phát sinhSố d cuối ngày

Kèm theo chứng từ thu, chi

Ngày tháng năm

kinh tế - pháp chế

Thủ quỹ ký

1.1.4 Tài khoản sử dụng và phơng pháp hạch toán:

1.1.4.1 Tài khoản sử dụng:

- Hạch toán tiền mặt tại quĩ đợc sử dụng trên tài khoản 111-“Tiền mặt”- Tài khoản 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ, tiền mặt tại quĩ của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí).

1.1.4.2 Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 "Tiền mặt"

Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quĩ

@ Tài khoản 111 “Tiền mặt” gồm có 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh thu chi, tồn quĩ tiền Việt Nam và ngân phiếu tại quĩ.

Tài khoản 1112 “Tiền ngoại tệ”: Phản ánh thu, chi, tồn quĩ ngoại tệ tại quĩ.Tài khoản 1113 “ Vàng, bạc, đá quý”: Phản ánh giá trị vàng, kim khí quí, đá quí nhập, xuất tồn quĩ theo giá mua thực tế.

1.1.4.3 Trình tự hạch toán tiền mặt ở quĩ:

 Kế toán các khoản tăng giảm do thu chi bằng tiền Việt Nam.

BT1: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế VAT theo

phơng pháp khấu trừ thuế:

Nợ TK111 Tiền mặt

Có TK 3331-Thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK33311)Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (cha có thuế GTGT)Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (giá cha có thuế)

Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (giá đã có thuế) ghi:

kinh tế - pháp chế

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (tổng giá thanh toán)Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ tổng giá thanh toán)

BT2: Đối với trờng hợp bán hàng theo phơng thức trả góp (hàng hoá thuộc

đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế) kế toán xác định doanh thu bán hàng là giá bán trả một lần cha có thuế GTGT và thuế GTGT, ghi:

Nợ TK111- Tiền mặt

Có TK3331- Thuế GTGT phải nộpCó TK511 - Doanh ththu bán hàng

Có TK711-Thu nhập HĐTC (lãi bán hàng trả chậm)

BT3: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế

xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán(bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu), ghi:

BT4: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu t huế GTGT

theo phơng pháp khấu trừ thuế đợc phép sử dụng hoá đơn chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào hóa đơn hàng hoá dịch vụ đã có thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu ra theo công thức:

Giá thanh toán

(giá có thuế GTGT) - Giá cha có thuế GTGT

Sau khi xác định giá cha có thuế và thuế GTGT đầu ra, ghi:

kinh tế - pháp chế

Nợ TK 111: Tiền mặt

Có TK 33311:Thuế GTGT phải nộp

Có TK 511: Doanh thu bán hàng(giá cha có thuế)

BT5: Trờng hợp cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ, hàng hoá, cung ứng dịch

vụ cho ngời tiêu dùng hàng hoá dịch vụ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT) kế toán phân loại doanh thu bán hàng theo loại hàng hoá, dịch vụ và nhóm thuế suất thuế GTGT, tính toán doanh thu và thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 511 - Doanh thu bán hàngCó TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp- Rút TGNH về quĩ tiền mặt:

Nợ TK 111 (1111,1112) - Tiền mặtCó TK112 - Tiền gửi

- Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt nhập quĩ:Nợ TK 111-Tiền mặt (1111,1112,1113)

Có TK 138 - Phải thu khác

Có TK144 - Thế chấp, kí cợc, kí quĩ ngắn hạn.- Xuất quĩ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng

Nợ TK112 - Tiền gửi ngân hàngCó TK111 - Tiền mặt

- Xuất quĩ TM hoặc vàng, bạc, đá quí mang đi thế chấp, kí cợc kí quĩ:Nợ TK144 - Ký cợc, ký quĩ ngắn hạn

Nợ TK244 - Ký cợc, ký quỹ dài hạnCó TK 111 - Tiền mặt (1111,1113)

- Xuất quĩ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn hoặc dài hạn, ghi:Nợ TK121-Đầu t chứng khóan ngắn hạn

Nợ TK221- Đầu t chứng khoán dài hạn

Có TK 111- Tiền mặt (1111, 1112, 1113)

BT6: Chi tiền mặt mua vật t, hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất

kinh doanh , ghi:

- Theo phơng pháp khấu trừ thuế:

Nợ TK 152,153, 156 NVL, CCDC, hàng hoá

kinh tế - pháp chế

Nợ TK 611 - Mua hàngNợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

Nợ TK133 - Thuế GTGT đợc khấu trừCó TK 111 Tiền mặt

- Theo phơng pháp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT

Nợ TK 152, 153, 156 NVL, CCDC, hàng hóa.(giá có cả thuế)Nợ TK611 - Mua hàng (giá mua có thuế GTGT)

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua có thuế GTGT)Có TK 111 - Tiền mặt

BT7: Mua hàng hoá, dịch vụ dùng ngay vào hoạt động sản xuất kinh doanh

hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ , ghi:Nợ TK 621, 642, 627, 641, 241…

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111: Tiền mặt

BT8: Khi mua hàng hoá giao bán ngay(thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo

phơng pháp khấu trừ thuế) cho khách hàng (không nhập kho), ghi:Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán (cha có thuế GTGT đầu vào)Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 111-Tiền mặt

BT9: Khi nhập khẩu hàng hoá, kế toán phản ánh giá trị vật t hàng hoá bao

gồm cả thuế nhập khẩu, ghi:

Nợ TK152,153,156 NVL, CCDC, hàng hoáNợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩuCó TK111 - Tiền mặt

- Xuất quĩ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trảNợ TK 311 - Vay ngắn hạn

Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trảNợ TK 331 - Phải trả cho ngời bán

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nớcNợ TK 334 - Phải trả công nhân viên

Nợ TK336 - Phải trả nội bộ

kinh tế - pháp chế

Nợ TK338 - Phải trả khácCó TK111- Tiền mặt

- Nhận kí cợc, kí quĩ của các đơn vị khác bằng tiền, vàng, bạc ghi:…Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 338(3388): Phải trả phải nộp khácCó TK244 - Nhận kí cợc, kí quĩ dài hạn

kinh tế - pháp chế

 Kế toán các khoản tăng, giảm do thu, chi ngoại tệ

Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ phải đợc ghi sổ theo đồng Việt Nam Số thu, chi ngoại tệ( đồng đôla của Mỹ hoặc Pr Pháp) đợc theo dõi trên TK007-nguyên tệ các loại.

Khi qui đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, các đơn vị có thể dùng tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế.

Tỷ giá hạch toán ngoại tệ là tỷ giá do đơn vị qui định và đợc ổn định trong một thời kì nhất định, ít nhất là một kì kế toán Thông thờng là hàng quí, hàng năm

Ví dụ: Đơn vị qui định 1 đô la Mỹ bằng 10.000dồng Việt Nam.

Tỷ giá thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Ví dụ: Ngày 7/ 5/ 2001, tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố là

Đối với các đơn vị có ít nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ đợc ghi sổ bằng tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các khoản chênh lệch tỷ giá(nếu có) sẽ đợc hạch toán vào TK413 - chênh lệch tỷ giá.

Cuối kì, kế toán phải đánh giá lại số d ngoại tệ của các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, có gốc ngoại tệ phải trả theo tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối kì để ghi sổ kế toán

Đối với các đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ kiếm lời, việc qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế Chênh lệch giữa số mua vào bán ra đợc hạch toán vào TK711- Thu nhập hoạt động tìa chính và chi phí hoạt động tài chính.

Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đ ợc hạch toán nh sau:

• Trờng hợp đơn vị áp dụng tỷ giá hạch toán để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam.

+ Khi nhập ngoại tệ vào quĩ tiền mặt:

BT1: Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ nhập quĩ:

kinh tế - pháp chế

Nợ TK 1112- Tiền mặt( ghi theo tỷ giá HT)Nợ TK 413 - Chênh lệch giữa tỷ giá TT và HT Có TK 511-Doanh thu bán hàng( tỷ giá TT)

BT2: Thu nợ của khách hàng bằng ngoại tệ nhập quĩ:

BT2: Chi phí SXC, chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thờng

Nợ TK 627,641,642 - Chi phí SXC, CPBH, CPQLDN (tỷ giá TT)Nợ TK 811, 821- Chi phí HĐTC, HĐBT (tổng giá thanh toán) Có TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá HT)

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (giá HT< TT)+ Trả nợ ngời bán:

Nợ TK 331 - Phải trả cho ngời bán(theo tỷ giá HT trớc đây

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (nếu có) số chênh lệch tỷ giá HT trong kì < tỷ giá HT trớc đây.

Có TK 111(1112) - Tiền mặt(theo tỷ giá HT trong kì)

• Trờng hợp đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam:

+ Khi nhập ngoại tệ vào quĩ tiền mặt do:

BT1: Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ nhập quỹ:

Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt(theo tỷ giá TT)

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá TT) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (theo tỷ giá TT)

kinh tế - pháp chế

BT2: Thu các khoản phải thu bằng ngoại tệ nhập quĩ:

Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt (theo tỷ giá TT)

Có TK 131 (138) - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá lúc cho nợ) Nợ (Có) TK 413- Chênh lệch tỷ giá

+ Khi xuất ngoại tệ:

BT1: Mua vật t, hàng hoá, TSCĐ và chi trả các khoản CFí bằng ngoại tệ:

Nợ TK 152,153, 156, 211 - (theo tỷ giá TT)

Nợ TK 611 - Mua hàng theo phơng pháp KKĐK (tỷ giá TT)Nợ TK 627, 641, 642 - Chi phí SXC, CPBH, CPQLDN (tỷ giá TT)Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá(giữa tỷ giá HTvà T T)

Có TK 111(1112) -Tiền mặt (tỷ giá thực tế bình quân)

BT2: Trả nợ cho ngời bán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331 - Phải trả cho ngời bán (tỷ giá nhận nợ) Có TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá TT)

Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá TT với tỷ giá nhận nợ)Đến cuối quý, cuối năm nếu có biến động lớn về tỷ giá thì phải đánh giá lại số ngoại tệ hiện có tại quĩ theo tỷ giá TT tại thời điểm cuối quý, cuối năm.

+ Nếu tỷ giá thực tế mua của ngân hàng nhà nớc Việt Nam cuối quý, cuối năm nhỏ hơn tỷ giá thực tế của ngoại tệ tồn quĩ, số chênh lệch giảm, ghi:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 111(1112) - Tiền mặt

+ Nếu tỷ giá thực tế mua của ngân hàng nhà nớc Việt Nam cuối quý, cuối năm lớn hơn tỷ giá thực tế của ngoại tệ tồn quỹ, số chênh lệch tăng , ghi:

Nợ TK 111(1112)- Tiền mặt

Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá Kế toán nhập xuất vàng, bạc, kim loại quý, đá quí

Vàng bạc, kim loại quý, đá quí chỉ đợc coi nh tiền mặt ở các đơn vị sử dụng làm vật ngang giá chung, trong quan hệ mua bán trao đổi, thế chấp, kí cợc, kí quĩ đợc hạch toán vào TK 1113 - Tiền mặt

Đối với các đơn vị chuyên kinh doanh vàng, bạc mua bán kiếm lời thì vàng bạc đợc coi là hàng hoá, đợc hạch toán vào TK 156- Hàng hoá đối với các đơn vị sử dụng vàng, bạc vào chế tạo sản phẩm thì vàng bạc đợc coi là nguyên vật liệu đợc hạch toán vào TK 152- Nguyên liệu,vật liệu

Vàng bạc, kim loại quí, đá quý đợc coi là tiền mặt đợc ghi chép nh sau:

kinh tế - pháp chế

BT1: Các nghiệp vụ làm tăng

Nợ TK 111(1113): Tiền mặt (trị giá thực tế tăng)Có TK 111(1111): Xuất quĩ tiền mặt muaCó TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 138,144: Thu hồi các khoản cho vay, các khoản thế chấp kí cợc, kí quĩ

Có TK 411: NVKD - nhận VGLD vốn cấp phát bằng vàng, bạc

BT2: Các nghiệp vụ làm giảm

Nợ TK 411: Đem vàng bạc góp vốn liên doanh

Nợ TK 111(1111): Đem vàng bạc bán thu bằng tiền mặtNợ TK 131, 338 Đem vàng, bạc trả nợ.

Có TK 111(1113)- Tiền mặt

1.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng

1.2.1.Nội dung hạch toán

Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của đơn vị đang gửi ở các ngân hàng kho bạc nhà nớc hoặc công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, các loại vàng, bạc, kim loại quý, đá qúy.

Việc gửi tiền vào ngân hang, kho bạc Nhà nớc hoặc các công ty tài chính là rất cần thiết và là yêu cầu trong công tác quản lí tài sản , giao dịch thanh toán.

Các đơn vị gửi các loại vốn bằng tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nớc… chẳng những vẫn có toàn quyền sử dụng, tránh đợc h hao, mất mát, thanh toán, chi trẩ nhanh chóng, thuận lợi, an toàn mà còn đợc hởng khoản lãi tăng thu nhập cho đơn vị.

1.2.2 Nguyên tắc hạch toán

- Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của đơn vị là các giấy báo có, báo nợ hoặc các bảng kê sao của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản)

- Nếu có sai lệch giữa số liệu của chứng từ ngân hàng với chứng từ của đơn vị thì đơn vị phải ghi theo số liệu chứng từ ngân hàng, số chênh lệch đợc theo dõi riêng và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại.

- Phải tổ chức kế toán chi tiết tiền gửi theo từng ngân hàng, từng kho bạc, từng công ty tài chính để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nớc hoặc các công ty tài chính, kế toán sử dụng TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

1.2.3 Kết cấu TK 112 Tiền gửi ngân hàng :“ ”

Bên nợ:

kinh tế - pháp chế

- Ghi các khoản tiền gửi vào ngân hàng

- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ tăng)

@ Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam: phản ánh các khoản tiền Việt Nam đang gửi tại các ngân hàng.

Tài khoản 1122- Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại các ngân hàng.Tài khoản 1123- Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý đang gửi tại các ngân hàng.

1.2.4 Phơng pháp hạch toán:

Phơng pháp hạch toán ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến TK 112- Tiền gửi ngân hàng, cũng tơng tự nh đối với TK 111- Tiền mặt

@ Có một số nghiệp vụ cần chú ý nh sau:

BT1: số lãi đợc hởng: khi nhận đợc giấy báo của ngân hàng, ghi:

Nợ TK112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính

BT2: Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị với số

liệu trên sổ kế toán của cơ quan, ngân hàng, kho bạc nếu cha xác định rõ nguyên nhân:

Nếu số liệu ở sổ kế toán cơ quan ngân hàng lớn hơn số liệu sổ kế toán đơn vị, kế toán ghi sổ chênh lệch đó nh sau:

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 3381 - Phải trả phải nộp khác- Khi xác định rõ nguyên nhân

+ Nếu do ngân hàng ghi nhầm (đơn vị ghi đúng) kế toán ghi:Nợ TK338(1) - Phần chênh lệch thừa chờ xử lý

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

+ Nếu do đơn vị ghi nhầm sổ (ghi thiếu) kế toán ghi:

+ Nếu ngân hàng ghi sổ nhầm ( đơn vị ghi đúng) kế toán ghi:Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Có TK 138(1)- Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý+ Nếu đơn vị ghi sổ nhầm (ngân hàng ghi đúng) kế toán ghi:

- Nộp séc vào ngân hàng.

- Chuyển tiền qua bu điện để trả cho đơn vị khác.

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc (giao tiền tay ba giữa đơn vị, ngời mua và Kho bạc Nhà nớc).

1.3.2 Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi các khoản tiền đang chuyển, đơn vị sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển”.

1.3.3 Nội dung kết cấu TK 113 Tiền đang chuyển :“ ”

kinh tế - pháp chế

Các khoản tiền hiện còn đang chuyển.

@ TK113 có hai tài khoản cấp 2:

1131 - Tiền VN: Phản ánh số tiền VN đang chuyển 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển.

Nợ TK113 - Tiền đang chuyển.

Nợ TK113 - Tiền đang chuyển

Có TK131 - Phải thu của khách hàng

- Đơn vị nhận đợc báo Có của Ngân hàng về khoản tiuền đang chuyển- Kế toán ghi:

Nợ TK112 - Tiền gửi Ngân hàng.Có TK113 - Tiền đang chuyển.

- Đơn vị nhận đợc báo nợ của Ngân hàng số tiền, đã chuyển trả cho ngời cung cấp- Ghi:

Nợ TK331 - Phải trả ngời bán (338,315 )Có TK113 - Tiền đang chuyển.

kinh tế - pháp chế

1.4 Sơ đồ ghi sổ kế toán tổng hợp về vốn bằng tiền

1.4.1 Theo hình thức hạch toán nhật ký sổ cái:

Sơ đồ 2:

1.4.2 Theo hình thức nhật kí chung:

Sơ đồ 3:

Bảng tổng hợp chứng từ gốc:- Bảng tổng hợp chứng từ thu- Bảng tổng hợp chứng từ chi- Bảng tổng hợp chứng từ nợ- Bảng tổng hợp chứng từ có

Chứng từ gốc- Phiếu thu, phiếu chi- Giấy báo có, giấy báonợ

Chứng từ gốc:- Phiếu thu phiếu chi

- Giấy báo nợ, giấy báo có

- NK TK tiền gửi

Đối chiếuĐối chiếu

Sổ nhật kí chung

Sổ cái

(Các TK111, 112, 113)

- Nhật kí quỹ- Nhật ký TGNH

kinh tế - pháp chế

1.4.3 Theo hình thức thanh toán chứng từ ghi sổ: Sơ đồ 4:

1.4.4 Hình thức hạch toán nhật ký chứng từ:Sơ đồ 5:

: Ghi hàng ngày

Chứng từ gốc- Phiếu thu, phiếu chi- Giấy báo có, giấy báo nợ

Bảng tổng hợp chứng từ thu, chi; báo Nợ, báo Có

Chứng từ ghi sổSổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Sổ cái

TK (111, 112, 113)

Nhật kí quỹNhật kí TGNH

Đối chiếu

NKCT số 3Có TK113Chứng từ gốc- Phiếu thu, phiếu chi- Giấy báo Nợ, báo Có

NKCT số 1Có TK111Bảng kê số

1Nợ TK111

Sổ cái TK111, 112, 113

Bảng kê số 2

Có TK112NKCT số 2

Có TK112

Đối chiếuĐối chiếu

kinh tế - pháp chế

: Ghi cuối tháng

: Ghi đối chiếu

2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:2.1 Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp:

2.1.1 Đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp:

Nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp với các nhà cung cấp thờng xảy ra khi doanh nghiệp tiến hành mua vật t, hàng hoá, thiết bị, công cụ dụng cụ, dịch vụ điện nớc, ga, khi sửa chữa, bảo hành sản phẩm và TSCĐ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Bởi vậy, đối tợng thanh toán của doanh nghiệp trong mối quan hệ này là ngời bán hàng hoá, ngời cung cấp dịch vụ và ngời nhận thầu về xây dựng cơ bản.

Ngoài ra, nh đã đề cập ở trên, trong nền kinh tế phát triển nh hiện nay, quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp không còn bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà đã mở rộng với các nhà cung cấp trên thị trờng quốc tế Khi đó hoạt động mua bán hàng hoá chính là hoạt động nhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua nhập khâủ uỷ thác.

Dù là đối tợng nào, nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phơng thức thanh toán trả chậm tiền hoặc trả trớc tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng Trong cả tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với ngời bán hàng trong thời hạn thoả thuận Khi doanh nghiệp mua chịu sẽ dẫn đến phát sinh 39582*1nghiệp vụ thanh toán nợphải trả với ngời bán, khi doanh nghiệp ứng trớc tiền mua hàng sẽ nảy sinh một khoản nợ phải thu với nhà cung cấp.

Đối với các khoản thu với nhà cung cấp: Đây là hình thức tín dụng mà doanh nghiệp, với t cách là ngời mua, cấp cho ngời bán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập hàng Tuỳ thuộc mục đích của việc thanh toán sớm, thời gian trả tiền trớc đợc chia làm hai loại:

Trả tiền trớc cho ngời bán hàng ngày kể từ ngày ký hoặc sau khi ký hợp đồng Mục đích của việc trả tiền trớc này là doanh nghiệp cấp tín dụng cho ngời bán trong trờng hợp ngời bán thiếu vốn do phải thực hiện các hợp đồng mua bán có kim ngạch lớn Vì vậy, thời hạn ứng trớc thờng dài và mức tiền ứng trớc thờng lớn Tuy nhiên, việc xác định số tiền trả trớc này còn phụ thuộc vào nhu cầu vay của ngời bán cũng nh khả năng cấp tín dụng của doanh nghiệp.

Trong giao dịch quốc tế hiện nay, các thơng nhân nhập khẩu lớn ở các nớc phát triển dùng hình thức ứng trớc tiền, có tính chất tín dụng này cấp cho thơng nhân xuất khẩu hay ngời sản xuất nông sản hoặc nguyên liệu ở các nớc đang phát triển để khống chế và lũng đoạn thị trờng xuất khẩu các mặt hàng này cụ thể là, lợi dụng sự thiếu vốn của những nhà xuất khẩu này, các thơng nhân nhập khẩu lớn

kinh tế - pháp chế

thờng kí các hợp đồng với điều kiện cấp tín dụng ứng trớc hoàn toàn có lợi cho mình nh tính lãi suất cao, giá hàng nhập khẩu thấp, phạt vi phạm hợp đồng với mức cao

Loại thứ hai của trả tiền trớc là trờng hợp doanh nghiệp thanh toán cho ngời bán x ngày trớc khi giao hàng.

Mục đích của loại này nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng mua bán khi ngời cung cấp không tin vào khả năng thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp hay đề phòng trờng hợp doanh nghiệp không muốn thực hiện hợp đồng Đây là việc đảm bảo thực hiện hợp đồng nên mức tiền ứng trớc không lớn lắm và thờng nhỏ hơn trờng hợp cấp tín dụng cho ngời bán và thời gian ứng trớc cũng rất ngắn từ 10 đến15 ngày Trong trờng hợp này ngời bán chỉ giao hàng cho doanh nghiệp khi nhận đợc số tiền ứng trớc hoặc giấy baó có về số tiền ứng trớc đó.

Số tiền ứng trớc có thể khấu trừ dần vào tiền hàng khi giao hàng Nếu tiền ứng trớc có tính chất tín dụng thì ngời bán thờng tìm mọi cách kéo dài việc hoàn trả

Còn trong quan hệ phải trả với ngời bán, các khoản công nợ là những hoản nợ ngắn hạn, là các khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một chu kì kinh doanh hoặc là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời hạn không quá một năm Nguồn trang trải các khoản nợ này thông th-ờng là tài sản lu động hoặc bằng các khoản vay ngắn hạn mới phát sinh.

 Ng ời ta phân chia các khoản nợ phải trả với ng ời bán thành 2 loại: • Khoản nợ hợp pháp:

Là khoản nợ mà thời hạn thanh toán đợc thực hiện đúng nh thoả thuận giữa hai bên Với doanh nghiệp, nếu nh thời hạn này kéo dài thì càng có lợi, vì doanh nghiệp có thể sử dụng khoản vốn này cho các mục đích khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách hợp pháp.

• Khoản nợ bất hợp pháp:

Là khoản nợ cha đợc thanh toán mặc dù đã vợt quá thời hạn thoả thuận Tuy với khoản vốn chiếm dụng này, doanh nghiệp sẽ có thêm vốn để tiến hành kinh doanh, nhng vì là vốn bất hợp pháp, không những ảnh hởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh cho bạn hàng, mà còn mang lại những bất lợi mang tính pháp lí cho doanh nghiệp Bởi vậy, không nên duy trì khoản nợ này trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp.

Trong thanh toán quốc tế, việc trả tiền chậm đợc thực hiện phổ biến bằng cách nhận hối phiếu và mở tài khoản.

Việc cấp tín dụng thơng mại cho ngời bán bằng cách mở tài khoản tức là hai bên trong giao dịch kí kết với nhau hợp đồng mua bán hàng hoá, trong đó định quyền của bên bán đợc mở một tài khoản để ghi nợ doanh nghiệp sau mỗi chuyến

kinh tế - pháp chế

hàng mà bên bán đã thực hiện Sau từng thời gian nhất định đã qui định trong hợp đồng (tháng, quý), doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán số nợ đó cho bên bán bằng cách chuyển tiền qua ngân hàng bằng séc, hoặc kỳ phiếu trả tiền ngay.

Còn đối với việc cấp tín dụng bằng cách chấp nhận hối phiếu đợc hiểu là: doanh nghiệp ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu có kỳ hạn của ngời bán ký phát cho họ để nhận bộ chứng từ hàng hoá thông qua ngân hàng hoặc ngời bán trực tiếp gửi cho họ Thời hạn của tín dụng này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên tuy nhiên, để đề phòng rủi ro xảy ra với số tiền bán chịu luật của các nớc thờng can thiệp bằng cách định ra thời hạn này từ 30 đến 90 ngày, luật của Mĩ quy định tới 180 ngày, còn luật của Nhật Bản quy định từ 180 ngày đến 360 ngày, có khi kéo dài tới 720 ngày.

2.1.2 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:

Xuất phát từ đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, đồng thời nhằm thực hiện đúng những nhiệm vụ đặt ra đối với công tác kế toán thanh toán, tổ chức hạch toán thanh toán với ngời bán cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Mọi khoản thanh toán với ngời bán (nhà cung cấp) phải đợc theo dõi chi tiết cho từng đối tợng, theo từng khoản công nợ, trong đó phải hạch toán cụ thể số nợ phải trả, đã trả và số nợ còn phải trả Nguyên tắc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp tránh đợc nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ cho chủ nợ, đặc biệt đối với những đối tợng mà doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải trả; đồng thời đôn đốc việc thanh toán đúng thời hạn tránh sự chiếm dụng vốn của nhau.

- Không phản ánh vào tài khoản này những vật t, hàng hoá trả tiền ngay( tiền mặt, séc hoặc đã qua ngân hàng)

- Những vật t, hàng hoá nhập kho, đã nhận nhng đến cuối tháng vẫn cha có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi vào sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận đợc hoá đơn hoặc thông báo chính thức của ngời bán.

- Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những ngời bán, ngời cung cấp chấp nhận giảm giá hàng ngoài hoá đơn.

- Tuyệt đối không đợc bù trừ giữa hai bên nơ và có Số d bên nợ thể hiện số tiền ứng trớc của doanh nghiệp cho ngời bán hoặc số đã trả lớn hơn số phải trả.

2.1.3 Các chứng từ trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán:

Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh doanh phát sinh, vừa là thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.

Nh đã nói ở trên, nghiệp vụ thanh toán nói chung, nghiệp vụ thanh toán với ngời bán nói riêng chỉ tồn tại trên sổ sách giấy tờ Bởi vậy, chứng từ là bằng chứng đầu tiên cho loại nghiệp vụ phát sinh này.

kinh tế - pháp chế

Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nơ phải trả với nhà cung cấp dựa trên bộ chứng từ sau:

- Hợp đồng mua hàng; phiếu nhập kho.

- Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá- Biên bản giao nhận tài sản cố định.

Ngoài ra, còn có các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả; trực tiếp thông qua ngân hàng: phiếu chi, phiếu báo nợ hoặc bảng kê sao nợ.

Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD và trình độ quản lí tổ chức của doanh nghiệp mà lựa chọn chủng loại và số lợng chứng từ sao cho thích hợp Trong trờng hợp doanh nghiệp muốn sử dụng những chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác thanh toán với nhà cung cấp tại đơn vị cần có văn bản cho phép của Nhà nớc.

2.1.4 Tài khoản sử dụng và phơng pháp hạch toán:

2.1.4.1 Tài khoản sử dụng:

TK sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là: TK331- Phải trả ngời bán.

2.1.4.2 Nội dung và kết cấu TK331:

- Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng

- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật t hàng hoá dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc có thông báo giá chính thức của nhà cung cấp.

Số d bên có:

- Số tiền còn phải trả ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu XDCB

Số d bên nợ : (nếu có)

2.1.4.3 Ph ơng pháp hạch toán

@ Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:

 Tr ờng hợp doanh nghiệp mua chịu (mua trả chậm):

Mua chịu vật t, hàng hoá, tài sản, lao vụ dịch vụ là ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp (ngời mua) thanh toán khối lợng hàng mà họ đã bán, đã bàn giao cho ngời mua Mua chịu còn đợc gọi là mua trả chậm hay mua thanh toán Khi mua chịu, kế toán căn cứ vào trị giá hàng mua phản ánh các bút toán sau:

• Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:- Khi mua vật t, hàng hoá nhập kho căn cứ vào chứng từ (hoá đơn, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho) kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153,156 - NVL, CCDC, hàng hóa thực nhập(PP KKTX)Nợ TK 611 - Mua hàng (theo phơng pháp KKĐK)

Nợ TK133 - Thuế GTGT đầu vàoCó TK 331 - Phải trả nhà cung cấp

- Trờng hợp hàng mua về nhng cha có chứng từ, theo nguyên tắc quản lí tài sản, kế toán tiến hành thủ tục kiểm nhận nhập hàng và ghi sổ nợ nhà cung cấp theo giá tạm tính.

Nợ TK 152,153,156 - NVL,CCDC, hàng hóa thực nhập (PPKKTX)Nợ TK 611 - Mua hàng

Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp.

- Khi nhận đợc bộ chứng từ của lô hàng đã nhập, căn cứ vào giá mua thực tế, kế toán tiến hành điều chỉnh số tạm tính của khoản nợ

+ Nếu giá tạm tính < giá thực tế, kế toán tiến hành ghi sổ bổ sung nợ phải trả ngời bán:

NợTK152, 153, 156: NVL,CCDC, hàng hoá thực nhập(KKTX).Nợ TK 611 : Mua hàng (KKĐK)

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp (phần chênh lệch)

+ Nếu giá tạm tính > giá thực tế kế toán dùng bút toán ghi số âm để giảm nợ phải trả nhà cung cấp.

kinh tế - pháp chế

- Khi mua tài sản cố định đa vào sản xuất kinh doanh, căn cứ hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận tài sản cố định và các chứng từ hạch toán có liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK211 - TSCĐ hữu hìnhNợ TK213 -TSCĐ vô hình

Nợ TK 133(1332) - Thuế GTGT đầu vào của TSCĐCó TK 331 - Phải trả nhà cung cấp.

- Khi doanh nghiệp mua chịu dịch vụ, vật t, hàng hoá không lu chuyển qua kho, chi phí thẳng cho hoạt động sản xuất kinh doanh căn cứ hoá đơn kế toán ghi:

Nợ TK 641, 642- Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệpNợ TK241- XDCB dở dang

Nợ TK142 - Chi phí trả trớcNợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào

Có TK331 - Phải trả nhà cung cấp- Khi thanh toán nợ phải trả, kế toán ghi:

Nợ TK 331- Phải trả ngời bán

Có TK111, 112 - Tiền mặt, TGNH

Có TK 311, 341 - Vay ngắn, dài hạn trả nợCó TK 511 - Doanh thu bán hàng trả nợ

Có TK 3331 - Thuế GTGT tơng ứng với DTBH trừ nợ

- Khi nhà cung cấp chiết khấu cho doanh nghiệp thanh toán trớc hạn, kế toán ghi số nợ phải trả đợc giảm:

Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp

Có TK 711: Thu hoạt động tài chính

- TH chấp nhận giảm giá hoặc cho phép DN trả lại số hàng DN đã mua ng cha thanh toán) vì không đúng quy cách, chất lợng, kế toán ghi:

(nh-Nợ TK331 - Phải trả nhà cung cấp

Có TK152, 153, 156 - NVL,CCDC,hàng hoá (KKTX)Có TK 611 - Mua hàng (KKĐK)

kinh tế - pháp chế

Có TK 133 - Thuế GTGT đầu vào (của hàng mua trả lại)

Sơ đồ 6:

Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời bán

(Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK111,311 Nợ TK331 CóTK211,2411 Trả nợ nhà cung cấp

M.chịu c.trình XDCB p.trả ngời nhận thầu

Giảm giá hàng mua, trả lại hàng cho ngời mua

Mua chịu vt CCDC, hàng hoá ctrả nhà c2

Thuế GTGT của số tiền hàng hoá đợc giảm giá, hàng trả lại.

Hàng hoá mua về dùng thẳng cho HĐSXKD

Nợ TK241 (chi tiết công trình) - XDCB (Tổng giá thanh toán)Nợ TK (611, 627, 641, 642, 811, 821) - Tổng giá thanh toán.

Có TK331 (chi tiết đối tợng) - Tổng giá thanh toán

- Phản ánh só giảm giá, chiết khấu, hàng mua trả lạiđợc ngời bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả:

Nợ TK331 - Phải trả nhà cung cấp

Có TK 152, 153, 156, 211, 213 Số giảm giá hàng mua, hàng trả lại theo giá có thuế VAT

Có TK 711 - Số chiết khấu thanh toán đợc hởng

Sơ đồ 7:

Sơ đồ thanh toán với ngời bán

(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

TK111,112,31 Nợ TK331 CóTK111,112Thanh toán bằng tiền (kể

Giá trị Vt, TSCĐ mua chịu.

Thanh toán bù trừDịch vụ mua chịu tính vào c.phí SXKDTK152,211

Hàng đợc giảm giá, hàng mua trả lại

Chiết khấu đợc hởng trừ

kinh tế - pháp chế

vào nợ phải trả

 Tr ờng hợp doanh nghiệp ứng tr ớc tiền mua hàng(đặt tr ớc tiền hàng):Theo yêu cầu của ngời bán, doanh nghiệp (ngời mua) sẽ đặt trớc một số tiền mua vật t, hàng hoá, dịch vụ hay ứng trớc tiền XDCB Sau khi ngời bán bàn giao hay nghiệm thu công trình XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ, số tiền ứng đặt trớc cho ngời bán sẽ đợc trừ vào tiền hàng đã mua, nếu thiếu thì sẽ đợc thanh toán bổ sung Ngợc lại, nếu thừa sẽ đợc ngời bán trả lại.

- Khi ứng trớc tiền cho nhà cung cấp để mua hàngNợ TK331 - Phải trả nhà cung cấp

Nợ TK241: Nhận công trình giao thầu.Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.

Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp

- Thanh toán số chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trớc:

+ Nếu số ứng trớc nhỏ hơn giá trị hàng nhập thì doanh nghiệp phải trả ngời bán, khi trả kế toán ghi:

Nợ TK331: Phải trả nhà cung cấp (số thiếu)Có TK111: Tiền mặt.

Có TK331: Phải trả nhà cung cấp