TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHỮNG TUYỆT CHIÊU TRONG EXCEL 2007 Mục lục Lời nói đầu: Chiêu thứ 01: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Chiêu thứ 02: Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Chiêu thứ 03: Ngăn chận người sử dụng thực số hành động định 13 Chiêu thứ 04: Ngăn chặn nhắc nhở không cần thiết 19 Chiêu thứ 05: Ẩn sheet cho người dùng dùng lệnh unhide để 23 Chiêu thứ 06: Tự thiết kế bảng tính mẫu (template) 26 Chiêu thứ 07: Tạo mục cho Sheet Workbook 36 Chiêu thứ 08: Giới hạn vùng cuộn bảng tính 42 Chiêu thứ 09: Khóa bảo vệ có chứa cơng thức 47 Chiêu thứ 10: Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm liệu trùng 54 Chiêu thứ 11: Tìm liệu xuất nhiều lần công cụ Conditional Formating 58 Chiêu thứ 12: Tạo riêng công cụ cho riêng bảng tính cụ thể 62 Chiêu thứ 13: Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối 65 Chiêu thứ 14: Gỡ bỏ liên kết ma 66 Chiêu thứ 15: Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 70 Chiêu thứ 16: Cứu liệu từ bảng tính bị lỗi 74 Chiêu thứ 17: Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 78 Chiêu thứ 18: Điều khiển Conditional Formating checkbox 81 Chiêu thứ 19: Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 88 Chiêu thứ 20: Đếm cộng định dạng có điều kiện 89 Chiêu thứ 21: Tơ màu dịng xen kẽ 93 Chiêu thứ 22: Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay ô 98 Chiêu thứ 23: Bật, tắt chức Conditional Formatting checkbox 105 Chiêu thứ 24: Dùng nhiều List cho Combobox 106 Chiêu thứ 25: Tạo danh sách xác thực thay đổi theo lựa chọn từ danh sách khác 110 Chiêu thứ 26: Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 114 Chiêu thứ 27: Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 115 Chiêu thứ 28: Trích xuất liệu số chuỗi VBA 120 Chiêu thứ 29: Tùy biến thích bảng tính 124 Chiêu thứ 30: Sort thứ tự dựa nhiều ba cột 129 Chiêu thứ 31: Sắp xếp ngẫu nhiên 130 Chiêu thứ 32: Thao tác liệu với Advanced Filter 133 Chiêu thứ 33: Tạo định dạng số cho riêng bạn 141 Chiêu thứ 34: Tăng thêm số lần Undo cho Excel 150 Chiêu thứ 35: Tự tạo danh sách để fill 154 Chiêu thứ 36: Làm Subtotal Excel 157 Chiêu thứ 37: Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị 164 Chiêu thứ 38: Thêm liệu vào danh sách Validation cách tự động 167 Chiêu thứ 40: Cho phép sử dụng tính Group and Outline bảng tính bị khố 175 Chiêu thứ 41: Bẫy lỗi để trống liệu 177 Chiêu thứ 42: Giảm danh sách xổ xuống Validation, sau chọn 180 Chiêu thứ 43: Thêm danh sách có sẵn danh sách tự tạo vào menu chuột phải 181 Lời nói đầu: Trong q trình thực bảng tính, mắc phải vơ số lỗi, mắc phải sai lầm ngớ ngẩn, thường khơng để ý tới giúp xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng Xin hân hạnh giới thiệu đến bạn sách "Một ngày tuyệt chiêu", lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin nói sơ qua chút số thủ thuật quy tắc bản, điều giúp bạn thực "tuyệt chiêu" nói đến phần sau cách dễ dàng Excel phần mềm bảng tính mạnh, bạn làm điều khơng thể tin với Nhưng khơng may, có nhiều người thiết kế bảng tính với q nhiều "lo xa", cẩn thận mức cần thiết, làm cho trở nên phức tạp đáng bị Phần mở đầu mách cho bạn số thủ thuật quy tắc mà bạn làm theo, bạn thấy chúng hiệu Xin nói thêm, tất "chiêu" trình bày sau đây, đa phần viết cho Excel 2007 Nếu áp dụng cho phiên trước, chúng tơi thích bên cạnh: (Với Excel 2003 trở trước, ) Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng thực bảng tính dành thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí liệu, tính trước việc cần làm Và đừng nghĩ sau hồn thành, tơi khơng cần phải thêm vào liệu cơng thức khác, bạn ln làm ngược lại Điều có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho bảng tính khoảng 20% thời gian để thực bảng tính Cho dù rằng, việc khơng cần thiết với bảng tính nhỏ, bảo đảm rằng, bạn quan tâm đến điều tơi vừa nói trên, lâu dài, bạn tránh cực nhọc phải phải sửa sửa lại bảng tính mình, dễ dàng thực bảng tính lớn sau dành cho thời gian để lên kế hoạch thực Nên nhớ rằng, bảng tính phải ln mang lại cho người dùng thơng tin xác, khơng phải thơng tin xác trường hợp Những mẹo nhỏ cấu trúc bảng tính Một lỗi mà hay mắc phải tạo bảng tính, khơng thiết lập trình bày liệu "theo cách mà Excel tính mong đợi" Sau số lỗi phổ biến hay mắc phải thiết lập bảng tính: Bố trí liệu nhiều bảng tính (WorkBook) khác Bố trí liệu nhiều trang tính (WorkSheet) khác Bố trí liệu nhiều bảng (Table) khác Có hàng trống cột trống khối liệu (database) Bỏ trống có liệu giống (cùng chung ngày, chung đơn vị tính, v.v ) Ba điểm muốn nói đến điều: Bạn nên ln ln cố gắng để giữ mối liên quan liệu liên tục bảng liệu Tôi thấy nhiều bảng tính khơng trình bày theo quy tắc đơn giản này, vậy, bảng tính khơng thể tận dụng tối đa tính mạnh mẽ Excel PivotTable, SubTotal Bạn sử dụng tính bạn gom hết liệu bạn vào bảng thật đơn giản Khơng phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng Excel 2003 trở trước) mà lại có 16.384 cột (256 cột Excel 2003 trở trước) Điều có ý nói rằng, bạn nên thiết lập liệu với tiêu đề cột nằm hàng cùng, liệu có liên quan nằm liên tục bên tiêu đề Nếu bạn có liệu lặp lại hai lần nhiều lần hàng cột (các ngày tháng, loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn chống lại cám dỗ bỏ trống Hãy cố gắng xếp (sort) liệu bạn Excel có nhiều cơng cụ để tìm kiếm tham chiếu cơng thức, số khơng nhỏ đó, địi hỏi liệu phải xếp theo thứ tự hợp lý Việc phân loại giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý số hàm Chiêu thứ 01: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính cho phép tùy biến cách hiển thị xếp chúng Sau thiết lập tùy biến, lưu thành tập tin workspace (khơng gian làm việc) xlw để sử dụng lại sau Đơi khi làm việc Excel, bạn cần phải có nhiều workbook mở hình bạn để làm cho dễ dàng sử dụng hay xem liệu từ nhiều bảng tính Trong mô tả cách thực tổ chức cửa sổ làm việc cách gọn gàn có tổ chức Đầu tiên, bạn mở tất bảng tính mà bạn cần làm việc: Vào Office | Open…, giữ phím Ctrl chọn tập tin bảng tính cần mở | nhấn nút Open để mở tập tin (E2003: File | Open ) Từ cửa sổ làm việc bảng tính mở đó, chọn Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange) Nếu tùy chọn “Windows of active workbook” chọn bỏ chọn, sau chọn kiểu xếp nhấp nút OK Nếu chọn kiểu xếp Tiled (lát gạch) cửa sổ làm việc bảng tính hình sau: Nếu chọn kiểu xếp Horizontal (nằm ngang) bảng tính xếp chồng lên hình minh họa sau: Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) bảng tính xếp nằm cạnh sau: Nếu chọn kiểu Cascade (thác nước) bảng tính xếp đè lên hình minh họa sau Khi cửa sổ bảng tính xếp gọn gàng, bạn dễ dàng thao tác di chuyển liệu cửa sổ Để sử dụng lại thiết lập sau này, bạn lưu thành tập tin workspace Các bước thực sau: Chọn ngăn View | nhóm Window chọn Save Workspace (E2003: File | Save Workspace…) | nhập tên cho workspace hộp File Name, chọn nơi lưu nhấn nút OK Tập tin workspace có phần mở rộng xlw Muốn chuyển đổi bảng tính chế độ tồn hình bạn cần kích chuột hai lần lên Title (tiêu đề) cửa sổ bảng tính Bạn nhấn nút Maximize cửa sổ bảng tính hành để phóng to cửa sổ nhấn nút Close để đóng bảng tính sau hồn tất cơng việc với cửa sổ Để sử dụng lại khơng gian làm việc thiết lập trước đó, bạn cần mở tập tin xlw vừa tạo giao diện làm việc bạn thiết lập trước khôi phục Tất hiệu chỉnh hay cập nhật thông tin bảng tính workspace Excel nhắc nhở bạn lưu lại bạn lệnh đóng workspace Nếu ngày, bạn phải thực công việc lặp lặp lại nhiều bảng tính Tơi khun bạn nên dành thời gian để thiết lập kiểu khơng gian làm việc cho bảng tính tùy thuộc vào yêu cầu tao tác xử lý số liệu chúng Sau đó, bạn việc mở tập tin xlw cho kiểu không gian làm việc phù hợp với nhu cầu sử dụng bạn mà không cần phải tốn thời gian xếp, tổ chức bảng tính lần sử dụng sau Chiêu thứ 02: Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Thơng thường người dùng Excel có liệu muốn nhập vào nhiều sheet khác Bạn dùng cơng cụ Group sheet lại để nhập liệu đồng thời Nhưng có cách khác nhanh chóng linh hoạt bạn dùng vài dịng lệnh VBA Nhưng phải nói đến cơng cụ Group nhỉ? Công cụ Group dùng để nhập liệu vào nhiều sheet lúc có nhiều người chưa dùng đến Nó dùng để kết nối sheets với phạm vi work book Group sheet lại tay: Để nhóm sheet lại, bạn việc click chọn sheet thứ nhất, nơi bạn nhập liệu từ bàn phím vào, vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên sheet khác mà bạn muốn nhập liệu đồng thời Khi bạn gõ vào sheet hành, liệu tự động nhập vào sheet lại nhóm Điệp vụ hồn tất nhanh ... ngày tuyệt chiêu" , lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin... 36: Làm Subtotal Excel 157 Chiêu thứ 37: Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị 164 Chiêu thứ 38: Thêm liệu vào danh sách Validation cách tự động 167 Chiêu thứ 40: Cho... 133 Chiêu thứ 33: Tạo định dạng số cho riêng bạn 141 Chiêu thứ 34: Tăng thêm số lần Undo cho Excel 150 Chiêu thứ 35: Tự tạo danh sách để fill 154 Chiêu thứ