Tự học các tuyệt chiêu và mẹo hay excel 2010 hướng dẫn bằng hình

u.v n ed ui .ha ThS NGUYỄN NAM THUẬN n- ww w lib nhóm tin h ọ c thực dụng ui ed u.v Tự học C ác tu y ệ t c h iê u v m ẹ o h a y u.v n- ww w lib Excel 2010 lib ui ed Hướng dẫn hình -w ww Sách hướng dẫn thủ th u ậl đ ặc b iệl đê đạt đưỢc độ chu ẩn xác cao irong việc lập b iểu đồ, lạo d an h sách liệu, phân tích d liệu ww w lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n Sách hưđng dẫn b ạn kỹ th u ậ t hay đ ể th eo dõi tổ chức liệu b ảng tính, cách x lý d ữ liệu b ản g tính k hác nhau, thực n h iều k iểu p h ân tích d ữ liệu tro n g Excel NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC u.v n ed ui .ha ww w lib u.v n- L l NÓI ĐẦU ed Quyến sách "Tự h ọ c tu y ệ t ch iêu m ẹo hay E xcel 2010" ui trình bày kỹ ihuật mà bạn cần biết để tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in bâng tính Excel 2010 cách nhanh chóng w lib dễ dàng Bên cạnh đó, sách hướng dẫn thủ thuật đặc biệt ww để đạt đưỢc độ chuẩn xác cao ừong việc lập biểu đồ, tạo danh sách liệu, phân tích liệu n- Sách gồm 12 chương, bơ" cục cách rỗ ràng dễ hiểu u.v nhằm bước đưa bạn vào th ế giới bảng tính với Excel 2010, từ ed bước khởi động chương trình, nhận biết thành phần hình, ui nhập Ihơng lin vào bảng tính, lưu bảng tính, bước biên tập chỉnh sửa cho bảng tính đưỢc hồn chỉnh nhâ”t .lib Đặc biệl sách hướng dẫn bạn kỹ thuật hay để theo -w ww dõi lổ chức liệu bảng tính, cách xử lý liệu bảng tính khác nhau, thực nhiểu kiểu phân tích liệu ed u.v n Excel, tóm tắt lọc liệu, sử dụng liệu có sẩn bảng tính để lập biểu đồ nhiều kỹ Ihuật hay khác Hy vọng sách lài liệu học tập hữu ích cho bạn ui đọc Rất mong đón nhận đóng góp ý kiến xây dựng cừ phía bạn đọc ww w lib ui ed u.v n -w ww lib Xin chân thành cảm ơn Tác giả u.v n ed ui .lib ww w ed u.v n ui .lib -w ww lib -w ww ed ui n- u.v ww w lib ui ed n- u.v ww w lib ui ed u.v n u.v n ed w lib ui ed u.v n- ww w lib ui Chươnig 1: Trải nghiệm người dùng Exce l 2010 ww Trải nghiệm người dùng ui ed u.v n- €xcel lib T r o n g c h u g n y b n s ẽ h ọ c n h ữ n g đ iể m c h i n h s a u đ â y : -w ww M Làm quen với cửa sổ chương trình Excel 2010 Backstage Vietv » Chọn lệnh từ Ribbon ed u.v n • Tùỵ biến cơng cụ Quick Access • Các phương ph áp đ ể khởi động Excel 2010 ui • Lướt qtUẰ worksheet tvorkbook Excel 2010 ỈÊ Nhận trỢgiĩỉp việc S1Ĩ dụng chiíơng trinh -w ww lib u Khởi động nhanh cho người dùng di tnỉ Excel 2010 từ phiên trìíớc sử dụng menu kéo xuống iao d iện người dùng Excel 2010, n h E xcel 2007, từ bỏ phụ thuộc n ó vào m ột lo t m enu kéo xuống, k h u n g tá c vụ (ta sk p an e ) v vô sô' th a n h công cụ T h ay vào sử dụng m ột d ải đơn n h ấ t d p h ầ n tr ê n w o rk sh eet gọi R ibbon tr ê n đ ặ t p h ầ n lớn lệ n h Excel m b n th n g xuyên sử dụng ww w lib ui ed u.v n G T h êm vào Ribbon m ột ta b F ile v m ột th a n h công cụ Q uick Access vứi m ộ t v ài ta s k p an e lại (C lipboard, C lip A lt, v R esearch) v cũi b n có cách tiệ n lợi n h ấ t đ ể xử lý số, tạ o v in báo u.v n ed Chưởng 1: Trải nghiệm người đùng Excel 2010 ui ww w lib cáo tà i ch ín h tra n g n h ã n h tổ chức lậ p biểu đồ liệu Nói cách khác, để làm tấ t nhữ ng th ứ tuyệt vời m b ạn phụ thuộc vào Excel w lib ui ed u.v n- T rên h ế t giao d iện người dùng Excel cải tiế n n ày bao gồm tấ t loại cải tiế n đồ họa Trước tiê n Live P review cho b ạn th ấ y liệu w orksh eet th ậ t xuất h iện n h th ế tro n g m ộ t font, đ ịn h d ạng b ản g cụ thể trước k h i b ạn th ậ t chọn N gồi r a Excel 2010 hỗ trợ Page Layout View h iể n th ị thước (rule) v lề với h ead er footer cho vvorksheet có m ộ t th a n h trư ợ t zoom đáy m àn h ìn h cho p h ép b ạn phóng to th u nhỏ liệu b ản g tín h tức C’i cùng, Excel 2010 chứa đ ầy th v iện pop-up làm cho việc đ ịn h d ạn g lập biểu đồ m ột b ản g tín h trở n ê n th ậ t dễ dàng, dậc b iệt với Live Preview ww G iao d iện nguòũ d ù n g R ỉbbon c ủ a E xcel ww w lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n- K hi b ạn khởi động Excel 2010, chương tr ìn h m w o rk sh eet tro n g ba w o rk sh eet (có tê n S h e e tl) tro n g m ột file vvorkbook (được đ ặ t tê n Book 1) b ên tro n g m ột cửa sổ chương trìn h m in h h ọ a tro n g h ìn h 1 Hình 1.1 Cửa sế chương trình Excel 2010 xuât sau khửi động chương trình u.v n ed ww w lib Cửa sổ chương tr ìn h Excel chứa w o rk sh eet n ày w orkbook chứa t h n h p h ầ n sau đây: ui Chương 1: T rả i nghiệm người dùng Excel 2010 ed u.v n- M Tab File mà nhấp mở Backstage Vieio - menu nằm ph ía bẽn irái chứa tất lệnh liên quan đến tài liệti file, baogồmInJò (được chọn theo mặc định), Save, SaiHĩAs, Open, Close, Recenl, New, Print, Save & Send Ngồi có tùy chọn Help với add-in, mội mục Options cho phép bạn thay đổi nhiềii xãc ỉập m ặc định Excel iũy chọn Exit đ ề chỉỉơng trình w lib ui K Tìĩanh cơng cụ Q uick A ccess tùy biến chứa nút mà bạn nhấp đ ề thực tác vti thơng thường chẳng hạn lỉỉíi tài liệu ĩindo redo phần hiên tập ww K Ribbon chứa phần lớn lệnh Excel xếp thành loại tab bắt đầti từ Home đến Vieiv n- Tbanh Pơrm ula hiển thị đia chì õ hành với nội dung õ .lib ui ed u.v ^ Vùng W o rk sb eet chứa ô ivorksheet nhận dạng tiêu đề cột sứ dụng mãn tự dọc theo phần tiêỉi đề hàng sứ dụng số dọc theo mép trái; tab đ ể chọn ivorksbeet mới; cuộn (scroll bar) nằm ngang đ ể d i chuyền sang trái p h ả i qua sheet; Cỉiộn thảng đứng đ ể di chuyền lên xtiổng qua sheet ed u.v n -w ww * Thanh trạ n g th ú i (S tatu s b a r ) cho bạn biết chế độ hành chương trình phím đặc biệt mà bạn sử dụng cho ph ép bạn chọn mội khung xem ivorksheet phóng to ihỉi nhỏ ivorksheet Đ i dến khung xem Backstage qua File ww w lib ui ed u.v n -w ww lib ui ng ay b ê n t r i ta b H om e tr ê n R ibbon b ê n th a n h công cụ Q uick Access, b n th ấ y ta b File K hi b n n h ấ p F ile, B ackstage View mở K x em n ày chứa m ộ t m enu tưcmg tự n h m enu m in h h ọ a tro n g h ìn h 1-2 K hi b n m B ackstage View, tùy chọn Info h iể n th ị số liệu th ố n g kê sơ lược file w orkbook Excel m b n mở đ a n g k ích h o t tro n g chương trìn h u.v n ed Chương 1; Trải nghiệm người dùng Excel 2010 ã c ô l ã MiCớOOớớ nô'rãô>ằ ằf4 I f , pril Q ! f iío o ìia t io h a ỈK X B o o k l « * I 09f'i, ứ> v> ww w lib [ ỹ j ' « ui 10 n- 3rU (( w«r>k»«» C r*i r> :* H irQ V i 't 'i l'* M t r * '* ( f • M 4SI< > w^ X* fW u.v n- ww w lib ' ui ed ôã ôlraviif' u.v ^vn*t ui ed Hình 1.2 Mở Backsiage Vievv để xem thống qua thơng tin file hành, Iruy cập tâ't lệnh liên quan đến fite chỉnh sửa tùy chọn chương irình .ha ui ed u.v n -w ww lib P an el th ô n g tin n ày ch ia th n h h k h u n g (pane) K d bên tr i chứa n ú t lớn cho p h ép b n chỉnh sửa quyền (perm ission), p h â n phối v p h iên b ản workbook ỈChung b ên p h ả i chứa m ột th u m b n a il (ản h th u nhỏ) workbook th e o sau m ột d a n h sách trườr\g nêu chi tiế t thuộc tín h tà i liệu (D ocum ent P ro p erties) k h ác n h au workbook, m ột vài tro n g s ố b n có th ể th a y đổi (chẳng h n n h T itle, Tags, C ategories, A uthor) n h iều thuộc tín h b n k h ô n g th ể th a y đổi (ch ẳn g h n n h S ize, L ast, M odified, Created ) ww w lib ui ed u.v n -w ww lib trê n tù y chọn Info, b ạn tìm th ấ y lệ n h (chẳng h n n h Save, Save As, O pen, Close) m b ạn thường cần để làm việc với íìle vvorkbook Excel G ần cuối, ta b File chứa m ộ t tù y chọn H elp m chọn h iể n th ị m ộ t p an el Support tro n g B ack stag e View P an el n ày chứa tùy chọn để n h ậ n trợ giúp việc sử dụng Excel, tùy biến xác lập m ặc đ ịnh n h k iểm tr a tìm b ả n cập n h ậ t cho chương tr ìn h Excel 2010 B ên H elp, b n tìm th ấ y tùy chọn m bạn có th ể chọn để th a y đổi xác lập chương trìn h với m ột tùy chọn E x it m b ạn có th ể chọn b ạn s ẵ n sà n g đóng chương trìn h • • • • • • • Thú thuật Nhấp tùy chọn Recent đế tiếp tục biên tập workbook Excel mà bạn làm việc gần Khi bạn nhấp tùy chọn Recent, Excel hiển thị panel với u.v n ww w lib danh sách tất file vvorkbook mở gần dâỵ chương trình Đe mở fỉle cụ thể để biên tập, tất nhũtig bạn phải iàm nhấp tên file danh sách ed 11 ui Chương 1: Trải nghiệm người dùng Excel 2010 n- Đ ể dóng Backstage V iew quay trở khung xem vvorkshect bình thường, bạn nhấp tab Fỉle iần thứ hai việc nhấn phím Escape u.v Chọn lệnh từ Ribbon ww w lib ui ed Ribbon (được m in h h ọ a tro n g h ìn h 1-3) th a y đổi cách b n m việc tro n g Excel 2010 T h a y p h ả i n h (hoặc đoán) m enu kéo xuống th a n h cơng cụ m M icrosl đ ặ t lệ n h cụ th ể m b ạn m uốn sử dụng, n h ữ n g n h th iế t k ế r a chúng kỹ sư đ ã đưa r a R ibbon cho b ạn th ấ y tùy chọn th n g sử dụng n h ấ t cần th iế t để thực h iệ n m ột tá c vụ Excel cụ th ể C c nút lệnh n.lib ui ed u.v C c Tab C c D ỉalog b o x la u n ch e r -w ww Hình 1.3 Ribbon cùa Excel bao g ỉm lũạt tab chứa nút lệnh đưực xếp thành nhóm khác Ribbon chứa th n h p h ầ n sau đây: ed u.v n K Các Tab cho tác vụ chinb Excel tập hợp lại hiền thị tất lệnh thường cần đến đ ể Ibực tác vụ cốt lõi .ha ui » Các nhóm (G roup) tổ chức nút ỉệnh liên quan thành tác vụ thường thực ph ần tác vụ cốt lỗilớn â ia tab ww w lib ui ed u.v n -w ww lib K Các n ú t lệnh (Com m and button) bên mịi nhóm mà bạn chọn đ ề thực hành động cụ thể đ ể mở thư viện (gallery) mà từ bạn nhấp thumbnail cụ thề Ghi chú: nhiều nút lệnh tab định Ribbon đỉíợc tổ chức thành cơng cụ mini có xác lập liên quan t í Dialog b o x ỉa u n cb er góc ph ải phía số nhóm mở hộp thoại chứa nhóm tũy chọn bổSíing mà bạn có thề chon u.v n ed Chương 1: Trải nghiệm người dùng Excel 2010 ui 12 ww w lib Thù thuật w lib ui ed u.v n- Để hiển thỉ vủng VVorksheet nhiều cửa sổ chương trình, bạn thu nhó tấi thiếu (m inimíze) Ribbon cho chí tab hiển thị Chí việc nhâ'p nút M inim ỉzc ỉhe Ribbon, nút đẩu tiên trông giống ký hiệu iớn trỏ hướng lên nhóm nút dành cho việc thu nhỏ tối thiểu (minim íze), phóng to tối da (m axim ize), đóng (Close) cứa sốNvorksheet hành nằm bên phải tab Ribbon nằm bên ỉrá i nút Help Bạn củng có thê nhấp dơi ỉrong ỉab cúa Ribbon việc nhấn Ctrl+F1 Đố hiển thị lại tồn Ríbbon, giữ cho tất nút lệnh ỉab hiến thị cửa sể chương trình, nhấp nút Expand the Ribbon, nhấp dơí tab hoậc nhấn Ctrl*fF1 lần ỉh ứ hai - ww K l i i tx )n Id m v iệ c tro n q E x c e l v é ĩ P ib t io n ẩ ợ c ih u ntiổ tố i t liíế u , P i b l>on m ổ pộnq m Sí n L g n n L đ p iponq có c iat> c ủ a d ế íiĩế n tk j c c n ú í n- lệ n k c ù a n ó , n Lư n q fa b í ó v â n m ổ c k ỉ c lio 3ếrì k k i bọ n c ỉiọ n m Ì tponq P ib b o n Ig i vò c l ì ỉ liiế n t ỉii c ổ c ỉ a t cO o n é ed tố i t L ề u k k i t q n c k ọ n m ệ ỉ n ú t l ệ n k , E x c e l lộ p i ú c ỉL u nhỏ u.v có c n ú i lệ n k ui Giữ íab Ribbon Excel lib L ần đầu tiê n b ạn khởi chạy E xcel 2010, R ibbon chứa tab sau từ tr i sa n g phải: -w ww K Tab lỉo n te có nút lệnh thường cíược Sĩỉ diinq tạo, định dạng biên lập mộtbảnq tinh (spreadsheet), ctược xắp xếp vào nhóm Clipboard, Pont, Alígninent, Nỉimber, Slyles, Ceỉls, Ị'à Editimị .ha ui ed u.v n K Títb In sert có nút lệnh thường cĩược sứ dụng thêm thành phần cụ ỉb ể bao lịồm đồ họa (gmpbic), Pii'Oi Tables, biển đồ (chart), byperlink, !'à header ỉ’à /o o te r ĩ'ào mộl bảnq lính xếp thành nhóm Tabies, Ulỉistrations, Cbarts, Sparklines, Pilier Links, Text, Symboỉs ww w lib ui ed u.v n -w ww lib K Tab P a g e Layout có cúc núl lệnh thtlờng đỉíợc sử dụng cbỉiẩn bị bảng lính đ ể in xếp lại thứ tự đồ họa sheet đỉ(ợc xếp thành nhóm Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, ĩ’à Arrange K Tab Eormuừis i>ới nút lệnh thường sứ dụng thêm công thức chức vào mộl bảng tính kiểm tra ivorksheet đ ể tim lỗi cơng thức, xếp thành nhóm Punction Library, DefinedNames, Pomtĩila Anđiting, Calaãation Ghi chú: tab chứa mội nhóm Sohitỉons bạn kích hoạt cbĩíơng trình add-in định chảng hạn nhỉiAnalysis ToolPak t>à Eíiro Cĩirrency Tools u.v n ed n- ww w lib # Tab D ata có nút lệnh thường sử dụng import, tniy i>ấn (qnery), tạo onlline tính tổng (snbtotaỉ) d ữ liệii đặt vào danh sách dừ liệu worksbeet, xếp thành nhóm Gel Extemal Data, ConnecHons, Sort & Piỉter, Data Tools, Outline Ghi chú: tab chứa nhóm Anaỉysis bạn kích hoạt add-in chẳng hạn nhưAnaỉỵsis ToolPak Solver ui Chướng 1: Trài nghiệm người dùng Excel 2010 13 w lib ui ed u.v t Tab R evietv I>ới nút lệnh thường sử dụng kiểm chứng, bảo vệ vá đánh dấĩi bảng tính đ ề người khác duyệt lại, sấp x ếp thành nhóm Proofing, Language, Commenis, I’à Changes Ghi chú: tab chứa nhóm Ink có nút Start ỉnking bạn chạy Office 2010 Tablet PC m áy tính trang bị ink tablet (bảng mực) kỹ thuật SỐ E x c e l cỏ m ộ t t a t D e v e lo p « p l a k c íiu ^ n ui ed u.v n- ww M Tab Vietv có nút lệnh thường sử dụng thay đổi hiển thị ining Worksheet dứ liệit mà chứa, xếp thành nhóm Workbook Vietvs, Shouì, Zoom, Windou), Macros chọn ik iỉ lib vđ f ile X M L m â t g n có t k ế ik ẽ m v ổ o p i t t o n n ếu b ọ n Iđ m v iệ c n ítiể u v ỗ i c c m a c ro ui ed u.v n -w ww Mặc dù n h n g ta b ch u ẩn n ày ta b m b n th â y tr ê n Ribbor k h i h iể n th ị tro n g Excel, n h n g chúng k h ô n g p h ả i th ứ du '^n h t có th ể x u ấ t h iện tro n g vừng Excel có th ể h iể n th ị cóng C J ngữ cản h k h i b n làm việc với m ột dối tượng cụ th ể m b ạn chọn t*ong vvorksheet ch ẳn g h n n h m ột ả n h đồ h ọ a m b n đ th êm vào hcặc m ộ t biểu đồ (ch art) P ivotT able m b n đ ã tạo T ên côrg cụ ngữ c ả n h cho đô'i tượng chọn xuâ't h iệ n n g ay trê n tab cic ta b k ế t hợp với công cụ ww w lib ui ed u.v n -w ww lib Ví cụ h ìn h 1.4 m in h họa m ột w o rk sh eet sau k h i b ạn n h p biểu đồ n h ú n g để chọn N h b n có th ể th ấ y làm điều n y th ê m công cụ ngữ c ả ih gọi C h a rt Tools vào n g ay đ ầu Ribbon Công cụ ngữ C ỉn h C h a rt Tools có ba ta b riê n g nó: D esign (được chọn), Layoui v F o rm at C ũng ý rằ n g n ú t lệ n h tr ê n ta b D esign s ắ p Xíp th n h n h ó m Type, D ata, C h a rt L ayouts, C h a rt S tyles, L ocatim , Mode  ... "Tự h ọ c tu y ệ t ch iêu m ẹo hay E xcel 2010" ui trình bày kỹ ihuật mà bạn cần biết để tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in bâng tính Excel 2010 cách nhanh chóng w lib dễ dàng Bên cạnh đó, sách hướng. .. • Các phương ph áp đ ể khởi động Excel 2010 ui • Lướt qtUẰ worksheet tvorkbook Excel 2010 ỈÊ Nhận trỢgiĩỉp việc S1Ĩ dụng chiíơng trinh -w ww lib u Khởi động nhanh cho người dùng di tnỉ Excel 2010. .. nhâ”t .lib Đặc biệl sách hướng dẫn bạn kỹ thuật hay để theo -w ww dõi lổ chức liệu bảng tính, cách xử lý liệu bảng tính khác nhau, thực nhiểu kiểu phân tích liệu ed u.v n Excel, tóm tắt lọc liệu,