Tự học các kỹ năng cơ bản microsoft office outlook 2010

u.v n ed ui C Ô N G M IN T h S : N G U Y Ễ N II ed u.v n- ww w lib nhóm tin học thực dụng w lib ui JựHỌCCÁCRỸNẪN6C0BẢN .lib ui ed u.v n- ww Microsoft ww w lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n -w ww Cho người sử dụng NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC u.v n ed ui .ha ww w lib ned u.v Ờ I N Ó I ĐẦU ww w lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n- ww w lib ui Outlook ứng dụng toàn diện lĩnh vực tố chức thông Ún, lên kế hoạch họp gởi íhơng báo Quyển "Tự học kỹ cơbản Microsoft Office Outlook 2010 cho người sử dụng" hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng tính co Outlook với phiên inơi na>, đồng thời ưình bày nhữỉig cài tiến quan trcng cùa đọc Ún RSS t'eed khả đọc xiiâ"' trực 'iếp lêĩi :;á: blog, mội phương pháp đơn gian nhiều để tổ chức, cộn% ídc ptiơi hỢp liêti Ihơng vđi iĩiải pháp phía server chẳng hạn SharePoim Vđi bô" ciic gổm i3 chuơng Viỉ cáìh Irình bày rỏ ràng theo lừng đề mục, sách dần dẩn đưa bạn đọc ẩâu vào việc vận uỤỉig tối đu Lấc únn nàng OutlooK 201U để có ihé’ bắi ilầa quản lý Ihời gian riêng để làm việc hiệu Ngoài việc linh hoạt irong việc gởi nhận tổ chức thông Ún, bạn học cách tốt để sử dụng khả vốn *.ó ci’a Outlook lAn-' •■ổ địa rá nhâi minh, '.K'h ư'^nh chc cár gập họr tn^c liĩyôn, ghì rhú xử Iv nhann ihịng tin inột dạng (lễ quảu iý sử dụng oanh sách Shart-Poi/U q>iản lý íơiig V'ệ-: Vi< IIỌ-.' ốc pỉiương pháp Khác nhaii để quản lý ãự luìi irữ, ưực ;uyến ngoại tuyến để làm Việi; lừ t ụ ỉứ dụ/~g To Dc h a r tnới đĩiợc m m b ữũợ hình 1.2 cho phép íùí tiên hoci tức cơng inệc ngày bạn hợp lỷ boứ cách bạn làm mệc * Ghi chép tức nhi7ng ý nghĩ bạn stì dụng ghi chii Outlook nbờ đoạn thịng tin nhỏ ghi chép dạnq tự mà saii có thếirởthành tảng tác tni email, b ẹn trẽn lịch ^ Gởi I'à nhận email qìUi hệ thống pmaiỉ công ty boậc qua ỊSP thông qiưi ínìem et r F«&rudry200? 'V T MỉỉCh2007 F s ĩ V 12 Ỉ3 u ỈS ỈO ĩ i 27 ĨẬ 22 Ì 2^ 16 r u s IZ IZ ỉi u lĩ 26 i7 29 Ĩ9 IQ s $ 19 II 17 u 19 ỈOa ĩĩ n u lì -w ww ỉ* : s lib ỈO • s l ì A id í F ui f M ed T o *D o B ar *ppOf 'tír.»fr ed u.v n ui 'ỉc Todayộ«^ lib A n ề fì9 « d By D u« Dat« -w ww Hình 1.2 To-Do Bar làm cho thSng iin cú sẵn tức tnì trSn desktop OT ự p d a t« d N e U p p ỉ o v tm ttv ar C onO pt e r e r IAinaion.co.jkảỉỉodỉlCi iỉJỉ96»teỉ$im»:ộr«., ®T Ị R€' ICS s « c u n ty q ti« fỉo n 8T I Projtct s«rv«f ìồữ$ 8T f£ ỤAGE^fT: R6; OdtAbỉỉt ỉer* mr j T h è n k y u fro m A io jn < l< r S olutions ww w lib ui ed u.v n ị W in o \s ‘ỉ XPSP2 u p đ s te P ro jt< t S (iv e r2 0 ỉ ln d « y ỉn t< rv ic w ) ^ Fac( l ộ f « « ln f« n n e w i thộf l ò i liệ u kế 11 k h ^ r v Ị cíươc c ị i ẩ ộ t pP€vífeWfep - v í J ụ P D Í* ww w lib pPCView^r nỏ4 $t có í đi’ Irln wct»sife cdu Microscít ĩ^ểu tợn cổ X€m tọ n - O H o o k s f n í i^ c L g rt O n lin e n o i IsQn c ó ik ế dưijệt iề xern cố iổn prcvíewer í>0^ ld)6nq riếu tgn nKỐp lỈPOVvse (op L iế m p i* e v ie w e r c d o lỉ^Qi f i U l( iid ĩ lự ẩổnq t đ t Ìổ đé u.v lì m ln t e r n € t T x p lo r ê P n- P ^ e v ie v v e r O n l i n e , ww w lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n- ww w lib ui ed Mộc jả i vién t j \ ệ i ^ờl ìd.á< -.hj jh ứ j lăng tích hợp n â r g cấp cờ low-up với To Do Bar Bâ't m bạn đ án h dâu cờ (ílagì để thực xuất biện tức th ì tro n g d an h sách tác vụ (task list) To Do Bar, vần rõ rà n g trê n desktop bạn xoá cờ D anh sách tác vụ To Do B ar chứa tác vụ m bạn tạo cụ th ể m ột phần profile cơng việc h àn g ngàv ícác tác vụ m bạn đinh m ột ngày th án g b ắ t đầu k ế t thúc cụ thể) Sự hơp n h ấ t nàv giúp bạn ìuii trữ ỉoại th n g tin khác n h au dạng tác vụ (m ột Rố dạng eraail m ột số d ạn g họp) nhưiig cho b ạn gợi ý tấ t cá chúng với m ột mức độ quan trọng Sự tid i hợp lớn hơTi nhiều Outlook 2010 với giải p h áp server cho phép ví đụ Exchange Sei^ver hỗ trợ b ạn tố t tro n g việc lập k ế hoạcli hội ih ic chủrig h ỉ r r.hư bang cácỉi (lưa thừi gian tố t n h ấ t chi'j tâ"t người th a m dự yêu cầu để dự m ộ t họp N goài S hareP oint S erver có th ể đồng lịch đội, d an h sách tác vụ thảo luận (discussion board) phép hệ th ố n g đesktop cá n h ân bạn tậ n dụng m ột công cụ cộng tác bên tro n g ngữ cảnh cua một, site ShiirfiPojnf Các feed Reail)' Siinplt' Syndicadon (RSS) trở n én phô biến hửn với vièc tạo blog ngyy cAĩsg th ô n g «lụng; naũng feec Iiày ià tra n g vveb dựu vào XML dược cập n h ậ t lứii rnột blcg post mđi gởi lên m ột site doc f(’e«l RỉH.^ piìán tich ru pHỉvp XML trè n tứìig w etsite rnã bạn đáng ký làrr: cho cỏ săn tấ t post n h ấ t Outlook tận dụng công nghệ RSS này, cho phép đảng ký feed RSS thông qua khung định hướng (N avigaũon Pane) Việc đ ăn g ký m ột feea RSS để cập sau chương Ngồi lích (calendar) đâ cải tiến đáng kể nhằm giúp bạn chia sỏ cộug tác với người khác tốt B ạn có th ể gởi m ột snapshot (ánh chụp n h an h ) lịch đến đồng nghiệp để xem lại sau nhờ sử dụng m ột trìn h duyệt web Nếu bạn th ích chia sẻ lịch với người dùng từ xa, bạn có th ể đăng ký m ột dịch vụ lịch In te rn e t đồng h ẹ n với m ột server In te rn e t tru n g tâm Bâ"t kỳ người truy cập In te rn e t phép th am gia u.v n ed ui Chương 1: Những tính nàng cải tiến Outlook 2010 ww w lib 12 M ỉ c r o s o B c u n q c ố p d ịc k v ụ ijcl> I n t e r n e t P iê nq c ủ o n é i^ ê n O f f k e Đ ế k iế t \\^Ể fn c íli tiế t >Ề cdc d ịc k vụ có $dfn» xem M ỉp :// L ìv € ID n- o H ic e m ic p o s o f l c o m B g n s ê c n i g o m ộ \ t d i l( lio đ n W in c io w s o n lin € u.v i ề J J g n q c ó c < jjcỉ) v g O H i c e O n l i n e ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n- ww w lib ui ed Các cải tiế n an n in h cho Outlook 2010 chắn làm cho trớ th n h m ột em ail Client m ạnh n h ấ t có k h ả n ă n g k h n g lại mối đe doạ trê n th ị trường Sử dụng T ru st C en ter (m ột giao diện tậ p trung cho việc quản lý xác ỉập an ninh), b ạn có th ể dễ đàng quàn lý macro, xác lập bảo m ậ t add-in Outlook p h ần đính kèm Outlook có m ột cập n h ậ t cho lọc junk-em ail vô'n làm cho việc lọc em ail không m ong m uốn trở n ên đáng tin cậy rứiiều so với trước m ột tín h năn g đóng dấu bưu điện (postm arking) sô vốn cung cấp dấu số trê n tá t em aiì tạo trê n Outlook 2010 nhằm đánh dấu chúng hợp lệ trước k ỉũ gởi Dấu bưu điện (postm ark) n ày khsii th ác việc spam m er gởi khôi lượng lớn email lập trìn h từ m ột em ail Client; họ cố làm điều sử dụng Outlook 2010, m áy tín h họ bị chậm đ án g k ể số lượng lớn postm ark sơ” m phải tạo spam m er không th ê làm Nếu m ột Client Outlook 2010 n h ận m ội em ail có postm ark dính kèm , hây giả định rằ n g th ô n g báo xuất p h t từ người spam m er, có th ể tự động gởi đến inbox th a y foIder junk email Sau cùng, tìm gadget Outlook có sẵn để g ắn vào W indows V ista Sidebar Các adđ-in th ú vị nhiữig th ậ t đơn giản n ày cho V ista cho bạn có sẵn chức n ăn g kiểu To Do B ar trê n desktop k ể k h i Outlook th u nhỏ tối thiểu Để có gadget Outlook cho V ista, đến http://gallery.m icrosoft.com C ác y ê u c ầ u h ệ th ố n g O utlook ed u.v n -w ww lib Outlook 2010 có th ể đứng riên g lẻ n h m ột p h ầ n M icrost Tice có yêu cầu hệ th ố n g công bơ” rộng rã i riêng liên quan đến việc chạy vơ số tín h n ă n g B ảng 1.1 trìn h bày u cầu tối th iểu đ ặ t r a bồi M icrosoft để chạy Outlook 2010; bạn n ên xem x é t nhu cầu n ày u cầu tốì thiểu khơng p h ải yêu cầu cho Outlook chạy với hiệu suất tối đa M ột xử lý tố t nhiều nhớ hcfn sè ln có lợi cho bạn ww w lib ui Bảng 1.1 Các yẽu cẩu phẩn cứng phẩn mểm tối thiếu oể chạy Outlook 2010 Thành phần hệ thông CPU Yêu cầu tối thiểu 500MHz ui ed u.v n- Đĩa cứng (harddisk) ổ quang (optical drive) Màn hình (display) Hệ điều hành (opprating System' Trình duyệt (browser) K háo só t g ia o d iệ n mớỉ ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n- ww w lib Sự th ậ t giao diện cho Outlook 2010 không khác m so với giao diện Outlook 2003, đặc biệt- bạn xem x é t phưctng pháp rấ t khác tiến h àn h sản phẩm chẳng hạn W ord 2010 với Ribbon Tuy nhiẻn, iayout cúa giao điện th a y đổi m ột chút bạn nên ý m ột vài bổ sung trưởc bạn b ắ t đầu sử dụng Outlook Đầu tiên, đ ặt phía bén phái m àn h ìn h T o D o B a r B ạn có th ể chuyến đổi nổ, SỪ dụng menu V iew sang N o rm a l, M in im ỉx e d Off, biỊn có th ể cấu h ình xác th n g tin xuất trêr- m r hình B ạr có th ể thu nhỏ tối th iểu (m inim ized) h iển th ị To Do B ar sử dụng quân hàm p h ần trê n cửa sổ N hững quân hàm (Chevron) xuất h iệ n trê n N avigation P ane p h ía bên trá i m àn hình làm m ột cơng việc tương tự, th u nhỏ tối thiểu h iển th ị u cầu Thứ hai, tìm kiếm T.hi (in stan t search) có sẩn tro n g cửa sổ Out­ look kê bên tên folđer chọn Nếu b ạn đơn giản b t đầu tiiĩlu t* u / /ấ n truừ.iẾ I*hập Lext n ầ j để có ju ‘Ợj *nịt táp hợp k ế t Các k ế t quẳ tìm ỉciếm sê xuất h iện tro n g cửa sổ tèiỉ foIdrtr g;a Wng b^lrg (Seaicb lĩtsulls} Tiếp theo, lịch (caiendar) trông đẹp hon trước n h iều (mặc dù điều nầy tin h tế) quati trọng cho bạn truy cập tức th ì tác vụ d đáy m àn m inh hoạ bình 1.3 .lib ed u.v n 256 MB {nhiều 1GB bạn chạy '/ĩsta) 1.5GB CD-ROM Monitor dộ phân giải 1024 X768 Windows XP với Service Pack Windows Dpsktop Soarch 3.0 Internet Explorer 6.0 ww w lib Bộ nhớ ww w ui .ha ChUOng 1: Những tính cải tiến Outlook 2010 Ị_3 ... w lib ui Outlook ứng dụng tồn diện lĩnh vực tố chức thơng Ún, lên kế hoạch họp gởi íhơng báo Quyển "Tự học kỹ c? ?bản Microsoft Office Outlook 2010 cho người sử dụng" hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng... * Các ỵêti cầti hộ thống d ề cài đật Outlook 2010 • Khảo sát i>ồng£iao diện ww w lib ui ed u.v n ^ Cách đăng kỷ Joed liSS • Cách thiết lập lài khoản PŨP3 ’ới ỈSP M Cách gởi nhận emaU sù dụng Outlook. .. nàng cải tiế '1 Outlook 2010 ui ed u.v n- ww hững tính cói tiến tronq Outlook 2010 -w ww lib hông giống th n h phần tương ứng tro n g OíTice, Out K look 2010 công cụ chuyên dụng Microsoft ed u.v