T ng quan tình hình nghiên c u thu c l nh v c c a đ tài
Tài sản được đánh giá và công cụ sử dụng có thể chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị tài sản của một tổ chức Do đó, công tác quản lý tài sản đóng vai trò hết sức quan trọng Quản lý tài sản hiệu quả mang lại những kết quả tích cực về tài chính cho các đơn vị Nhằm nâng cao công tác quản lý và sử dụng tài sản một cách hiệu quả trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, Nhà nước đã ban hành các văn bản liên quan.
Lu t Qu n lý, s d ng tài s n nhà n c đ c Qu c h i khoá XII thông qua ngày 03 tháng 6 n m 2008;
Nghị định số 52/2009/N-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước Thông tư số 245/TT-BTC ngày 31/12/2009 thực hiện nội dung của Nghị định số 52/2009/N-CP, cung cấp các quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành liên quan đến quản lý và sử dụng tài sản nhà nước.
Thông t s 09/TT-BTC ngày 19/01/2012 S a đ i b sung Thông t s 245/TT-BTC Quy đ nh th c hi n m t s n i dung c a Ngh đnh s 52/2009/N -
CP ngày 03/6/2009 c a Chính ph quy đnh chi ti t và h ng d n thi hành m t s đi u c a Lu t Qu n lý, s d ng tài s n nhà n c;
Quyết định số 32/2008/Q-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ Tài chính quy định về việc ban hành chế độ quản lý và tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước.
Quy t đnh s 19/2006/Q -BTC ngày 30/3/2006 c a B Tài chính v vi c ban hành ch đ k toán hành chính s nghi p;
Trường đại học Mở TP HCM là một điểm đến quan trọng trong ngành giáo dục và đào tạo Nhà trường không chỉ tuân thủ các quy định về quản lý mà còn chú trọng đến việc sử dụng tài sản hiệu quả Ngày 27/05/2010, Nhà trường đã ban hành Quyết định số 433/Q-HM về việc quy định quản lý và sử dụng tài sản, thể hiện cam kết trong việc nâng cao chất lượng giáo dục.
Hi n tr ng nghiên c u
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài sản tại Trường Đại học Mở TP HCM, nhà trường đã giao Phòng Quản trị - Thiết bị và Xây dựng thực hiện khảo sát các phần mềm quản lý tài sản trên thị trường Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm chào bán, như phần mềm quản lý tài sản của Công ty Trí tuệ Việt, phần mềm Greensoft Fixed Asset Management, và phần mềm quản lý tài sản của Trường Đại học Cần Thơ, không đáp ứng được yêu cầu quản lý của nhà trường.
Cơ quan chủ quản của Trường Đại học Mở TP.HCM là Bộ Giáo dục và Đào tạo, cung cấp phần mềm quản lý tài sản cho các đơn vị trực thuộc Mỗi đơn vị phải chịu trách nhiệm xây dựng phần mềm hoặc mua sắm sử dụng.
Quản lý tài sản của Trường Đại học M thành phố Hồ Chí Minh hiện đang sử dụng bảng tính Excel, với hơn 20.000 tài sản và số lượng này ngày càng tăng theo thời gian Việc quản lý thông tin không đáp ứng được yêu cầu thống kê và báo cáo nhanh chóng Các đơn vị không thể truy cập dữ liệu về tài sản của mình một cách dễ dàng, dẫn đến khó khăn trong việc đánh giá, lập kế hoạch, và tính toán chi phí đầu tư Hơn nữa, tài sản thiếu hệ thống mã lỗi và tên mã lỗi, không có số hiệu riêng, gây khó khăn trong việc xác định tài sản và làm tăng thời gian quản lý, trong khi độ chính xác vẫn chưa được đảm bảo.
Việc xây dựng một phần mềm quản lý tài sản hiệu quả cho Trường Đại học Mở TP HCM và các đơn vị hành chính sự nghiệp là một yêu cầu cần thiết Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản Do đó, chúng tôi quyết định thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học “Xây dựng phần mềm quản lý tài sản”.
Ph m vi và m c tiêu
Ph m vi và m c tiêu c a ng d ng là: qu n lý các tài s n c đnh, công c d ng c c a các đ n v Hành chính s nghi p bao g m các ch c n ng :
Qu n lý tài s n c đ nh, tài s n công c v m t hi n v t và giá tr
Nâng cao hi u qu công vi c, công tác qu n lý v tài s n c a đ n v ch c n ng
Theo dõi đ c quá trình s d ng, s a ch a, nâng c p, tu b , đi u chuy n… c a m i tài s n
Th ng kê, tra c u nhanh chóng, chính xác.
Ph ng pháp nghiên c u
Qui trình bao g m các b c sau :
- Giai đo n kh o sát yêu c u: ánh giá tình hình qu n lý tài s n t i
Tr ng i h c M Tp.HCM hi n nay
Giai đoạn phân tích nghiên cứu các văn bản pháp lý liên quan đến quản lý tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp, nhằm xây dựng cơ sở pháp lý cho phần mềm quản lý tài sản tại Trường đại học Mở TP.HCM.
- Giai đo n thi t k h th ng qu n lý tài s n: S d ng công c AMC Designor cung c p ph ng pháp lu n phân tích thi t k MERISE [4]
- Giai đo n l p trình: S d ng các công ngh , k thu t tiên ti n c a Microsoft c th là ASP.NET c a Visual Studio 2008 v i ngôn ng C#.NET, h qu n tr c s d li u SQL Server 2005 và Component DevExpress
- Giai đo n ki m tra, ch y th : Ng i l p trình ki m nghi m b n “ test”, đ n v s d ng là phòng Hành chính – Qu n Tr th nghi m b n “ test” đ đánh giá k t qu c a s n ph m
- Tri n khai và b o trì s n ph m ph n m m qu n lý tài s n.
Nh ng đ óng góp c a đ tài
Xây d ng ph n m m qu n lý tài s n t i Tr ng i h c M Tp.HCM, cho phép các cán b qu n lý và lãnh đ o nhà tr ng có th :
- Tra c u các thông tin h u ích c a m i tài s n : h s chi ti t th hi n các thông tin c b n và các s ki n liên quan nh : nâng c p, tính hao mòn và quá trình luân chuy n c a chúng
- Th ng kê s l ng, v trí, tình tr ng tài s n c a m i đ n v
- Ph c v ki m kê, xác đnh nhanh chóng nh ng tài s n th t l c, m t mát.
C u trúc c a đ tài
Báo cáo đ tài đ c chia thành 4 ch ng và m t ph l c
Chương 1 giới thiệu tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài và khảo sát hiện trạng việc quản lý tài sản tại Trường Đại học Mở TP.HCM hiện nay Từ đó, xác định mục tiêu của đề tài và đưa ra phương pháp nghiên cứu của đề tài.
Ch ng 2 trình bày quá trình phân tích thi t k h th ng qu n lý tài s n, đây là c s khoa h c đ xây d ng ph n m m qu n lý tài s n
Ch ng 3 trình bày quá trình cài đ t ng d ng d a trên h s phân tích thi t k h th ng qu n lý tài s n
Ch ng 4 tóm t t nh ng n i dung nghiên c u đã hi n th c, các tính n ng n i b t c a “Ph n m m Qu n lý Tài s n” đ ng th i đ a ra các ki n ngh và đi u ki n s d ng
Ph l c trình bày h ng d n s d ng c a “Ph n m m Qu n lý Tài s n”
Ch ng 2 Phân tích thi t k h th ng qu n lý tài s n
Phân tích thi t k h th ng qu n lý tài s n
Nguyên t c qu n lý tài s n c đ nh, công c d ng c
M i Tài s n c đnh, công c d ng c c a các đ n v tr c thu c Tr ng i h c M Tp.HCM đ u ph i đ c qu n lý ch t ch c v m t hi n v t và m t giá tr
- V m t hi n v t c n ph i ki m tra ch t ch vi c b o qu n, s d ng tài s n c đnh, công c d ng c t i đ n v
- V m t giá tr ph i qu n lý ch t ch tình hình hao mòn, nâng c p, thanh lý, đ m b o vi c s d ng tài s n c đnh, công c d ng c ti t ki m và có hi u qu
2.1.2 Quy trình qu n lý tài s n
Hình 2.1 Qui trình s ng c a tài s n Tài s n c đnh, công c d ng c g m có :
- Tài s n c đ nh h u hình : o Nhà c a, v t ki n trúc
Nhà có nhiều loại hình khác nhau, bao gồm nhà làm việc, nhà kho, nhà hội trường, nhà câu lạc bộ văn hóa, nhà tập và thi đấu thể thao, nhà bảo tàng, nhà trẻ, nhà mẫu giáo, nhà xưởng, trường học, giảng đường, ký túc xá, bệnh viện, trạm xá, nhà an dưỡng, nhà khách, nhà công vụ, nhà công thương, và nhiều loại nhà khác.
Vật kiến trúc bao gồm các yếu tố như giếng khoan, giếng đào, sân chơi, sân phơi, cầu cống, hệ thống cấp thoát nước, đê, đập, đường sá (do đơn vị đầu tư xây dựng), sân vận động, bãi đỗ, trang bị, các lăng tẩm, tường đài, và tường rào bao quanh Ngoài ra, máy móc và thiết bị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các công trình này.
Máy móc và thiết bị văn phòng bao gồm máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy hủy tài liệu, máy đun nước, thiết bị lạnh, máy hút mùi, máy hút bụi, máy điều hòa không khí, tủ lạnh, tủ đá, máy giặt, thiết bị nghe nhìn, thiết bị lưu trữ thông tin dữ liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, bàn ghế, tủ, và két sắt.
- Máy móc thi t b dùng cho công tác chuyên môn: Máy công c , máy móc thi t b đo l ng phân tích, máy móc thi t b thí nghi m, o Ph ng ti n v n t i, truy n d n
Phương tiện vận tải đường bộ bao gồm xe ô tô, xe mô tô, xe gắn máy và các loại phương tiện khác Phương tiện vận tải đường thủy gồm ca nô, xuồng máy, tàu thủy các loại và ghe thủy nội địa Ngoài ra, phương tiện vận tải đường hàng không bao gồm máy bay các loại.
- Ph ng ti n truy n d n: H th ng dây đi n tho i, t ng đài đi n tho i, ph ng ti n truy n d n đi n, o Thi t b , d ng c qu n lý
- Bàn, gh , t , giá k đ ng tài li u, o Súc v t nuôi, cây lâu n m, v n cây c nh, cây n qu , hòn non b o Tài s n đ c bi t
- Hi n v t b o tàng, c v t, tác ph m ngh thu t, sách, l ng t m, di tích l ch s ,
Tài sản cố định vô hình bao gồm các giá trị như quyền sử dụng đất, giá trị bản quyền sáng chế, giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp và giải pháp hữu ích, cũng như giá trị phần mềm máy tính.
Tài s n c đnh, công c d ng c đ c hình thành do: mua s m, do đ u t xây d ng c b n, đ c c p, đ c đi u chuy n đ n, đ c t ng
T ng h p các yêu c u t các phòng ban và các khoa, phòng Hành chánh -
Qu n tr s t ng h p l i đ l p danh sách các tài s n c n nh p m i Sau đó tìm nhà cung c p các tài s n c n nh p Sau khi đ t đ c tho thu n v i nhà cung c p s ti n hành nh p m i tài s n
Hình 2.2 Mô hình ý ni m truy n thông nh p m i tài s n
Tài s n c đ nh, công c d ng c t i các đ n v đ c qu n lý theo quy đ nh c a pháp lu t v qu n lý tài s n và đ c h ch toán theo ch đ k toán
Tài sản mời nguồn vốn đầu tư phải được cập nhật vào hệ thống kế toán Các tài sản này được phân loại theo quy định của Nhà nước và được đánh mã số theo nhóm chủng loại Mỗi tài sản có một mã số riêng gọi là mã số tài sản.
Mã tài sản được dán vào tài sản và ghi vào hồ sơ tài sản của đơn vị sử dụng Phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm cập nhật thông tin liên quan đến tài sản, lập biên bản giao nhận, cấp phát mã tài sản và hướng dẫn nội dung dán mã tài sản Đơn vị sử dụng có trách nhiệm quản lý và sử dụng đúng mục đích.
Hình 2.4 Mô hình truy n thông giao nh n tài s n
Hình 2.5 Mô hình ý ni m x lý giao nh n tài s n
Nhu cầu sử dụng tài sản đã đầu tư không ngừng gia tăng, dẫn đến việc các nhà quản lý phải điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu sử dụng hiệu quả Việc khai thác tối đa công suất của thiết bị đã đầu tư là rất cần thiết để đảm bảo không lãng phí nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động.
C n c vào nhu c u s d ng tài s n c a các đ n v , phòng HC - QT l p th t c đi u chuy n tài s n, đ ng th i c p nh t thông tin vào h th ng qu n lý tài s n và l p biên b n đi u chuy n
Hình 2.6 Mô hình truy n thông đi u chuy n tài s n
Cần thực hiện nâng cấp, sửa chữa và làm mới tài sản cố định, công cụ dụng cụ của các đơn vị Phòng Hành chính – Quản trị tiến hành cải tạo, sửa chữa, nâng cấp hoặc thuê dịch vụ sửa chữa, đồng thời cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý Biên bản nâng cấp cần ghi rõ nguyên giá, giá trị còn lại, thời gian sử dụng trước và sau khi nâng cấp của tài sản cố định.
Hình 2.8 Mô hình truy n thông s a ch a tài s n
Hình 2.9 Mô hình ý ni m x lý s a ch a tài s n
C n c vào quy t đ nh c a c quan nhà n c có th m quy n, Phòng
HC – QT thực hiện đánh giá lại giá trị tài sản cố định và cập nhật thông tin vào hệ thống, lập Biên bản đánh giá lại tài sản cố định, ghi rõ nguyên giá, giá trị còn lại, thời gian sử dụng trước và sau khi đánh giá lại.
Hình 2.10 Mô hình truy n thông đánh giá l i tài s n
Hình 2.11 Mô hình ý ni m đánh giá l i tài s n
Phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị thực hiện kiểm kê tài sản vào thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 hàng năm Đối với các trường hợp bàn giao, chia tách, sát nhập, giải thể đơn vị, cần thực hiện theo chỉ đạo của Trưởng phòng và tiến hành kiểm kê tài sản (lập biên bản bàn giao tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản nếu cần thiết).
Trong quá trình kiểm kê, cần phản ánh đầy đủ số liệu vào hệ thống và lập biên bản kiểm kê theo quy định Sau khi có kết quả kiểm kê toàn trạng, Phòng HC – QT sẽ báo cáo với Ban Kiểm kê Trưởng về kết quả kiểm kê, trình trạng tài sản, và đề xuất biện pháp xử lý tài sản.
Hình 2.12 Mô hình truy n thông ki m kê tài s n
Hình 2.13 Mô hình ý ni m x lý ki m kê tài s n
Khi tài sản không còn sử dụng hiệu quả hoặc bị hư hỏng, Phòng Hành chính - Quản trị sẽ tiến hành thanh lý tài sản theo quy định Sau khi có quyết định thanh lý, phòng sẽ cập nhật thông tin vào hệ thống và lập biên bản thanh lý theo quy định của Nhà nước.
Hình 2.14 Mô hình truy n thông thanh lý tài s n
Hình 2.16 Ti u mô hình ý ni m d li u nh p m i tài s n
Hình 2.17 Ti u mô hình ý ni m d li u đi u chuy n tài s n
Hình 2.18 Ti u mô hình ý ni m d li u ki m kê tài s n
Hình 2.19 Ti u mô hình ý ni m d li u thanh lý tài s n
Thi t k c s d li u m c v t lý
Hình 2.16 Ti u mô hình ý ni m d li u nh p m i tài s n
Hình 2.17 Ti u mô hình ý ni m d li u đi u chuy n tài s n
Hình 2.18 Ti u mô hình ý ni m d li u ki m kê tài s n
Hình 2.19 Ti u mô hình ý ni m d li u thanh lý tài s n
2.1.3.5 S a ch a/Nâng c p/ ánh giá l i tài s n
Hình 2.20 Ti u mô hình ý ni m d li u nâng c p tài s n
K t lu n
Trong ch ng này chúng tôi đã phân tích thi t k h th ng qu n lý tài s n nh vào các công c h tr phân tích thi t k h th ng AMC & Designor Données
Ch ng 3 ti p theo chúng tôi s hi n th c h th ng này
Ch ng 3 Phát tri n ng d ng
Các công ngh , k thu t đ phát tri n ng d ng
Microsoft Visual Studio is an integrated development environment (IDE) that supports various programming languages On November 19, 2007, Microsoft released ASP.NET alongside Visual Studio 2008, NET Framework 3.5, and Active Server Page XML (ASPX) Additionally, it incorporates Asynchronous JavaScript and XML (AJAX) for developing dynamic web applications.
Cho phép chúng ta tạo giao diện đẹp mắt, khác biệt so với các thành phần thông thường có sẵn trong Microsoft Visual Studio 2008 Đồng thời, hỗ trợ việc xây dựng ứng dụng theo công nghệ mới, được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực công nghệ thông tin toàn cầu.
Microsoft SQL Server 2005 enables the efficient storage of large volumes of data, making it ideal for web applications Additionally, SQL Server is a key component of the Windows DNA (Distributed interNet Architecture), which supports the development of web-based solutions.
Các phân h c a ng d ng
Phân h này qu n lý các thông tin liên quan đ n tài s n, bao g m :
Phân h này liên quan đ n nghi p v qu n lý tài s n và theo dõi các s ki n liên quan đ n tài s n Phân h bao g m các ch c n ng qu n lý :
Thêm m i tài s n : kh i t o các phi u nh p tài s n và dùng đ nh p tài s n vào h th ng
Tra c u tài s n : th ng kê tài s n theo m t hay k t h p t 2 tiêu chí tr lên Ch c n ng này bao g m Tra c u s c p và Tra c u th c p
Tra c u s c p: L c các thông tin c b n nh “Mã v ch”; “S phi u”; “Tên tài s n”; “Phòng ban”; “Lo i tài s n”; Trình tr ng ki m kê
Tra c u ki m kê: Dùng đ tra c u trình tr ng các tài s n trong đ t ki m kê
Tra c u th c p: Th ng kê t k t qu tra c u s c p đ ch n tài s n theo m t tiêu chí h p h n
i u chuy n tài s n : th c hi n vi c đi u chuy n tài s n t đ n v này sang đ n v khác
S a ch a tài s n : c p nh t và theo dõi tình hình s a ch a tài s n.
Nâng c p tài s n : c p nh t và theo dõi tình hình nâng c p tài s n.
ánh giá l i tài s n: c p nh t và theo dõi tình hình đánh giá l i tài s n.
Ki m kê tài s n : th c hi n nghi p v ki m kê tài s n
Thanh lý tài s n : th c hi n nghi p v thanh lý tài s n
In mã v ch tài s n: in tem dán tài s n g m Mã v ch, tên , mô t tài s n
In h s tài s n : bao g m các thông tin và s ki n liên quan đ n tài s n
Xem l ch s tài s n : hi n th các thông tin và s kiên liên quan đ n tài s n
Xu t ra Excel : xu t các t p tin ra Excel
3.2.3 Báo cáo th ng kê
Ch c n ng này cho phép th ng kê các tiêu chí sau:
- Nguyên giá tài s n : có giá tr t … đ ng đ n…… đ ng
- Giá tr còn l i c a tài s n t giá tr t … đ ng đ n…… đ ng
3.2.3.2 Nh t ký ch ng trình
Ch c n ng này ghi l i các s ki n tác đ ng vào ch ng trình H th ng bao g m các báo cáo sau đây:
- Danh m c tài s n toàn tr ng
- Danh sách tài s n h t kh u hao
- Báo cáo tài s n c đ nh t ng trong k
- Báo cáo tài s n gi m trong k
- B ng tính hao mòn tài s n c đnh
- Báo cáo tình hình đi u chuy n
- Báo cáo tình hình s a ch a
- Báo cáo tình hình nâng c p
- Báo cáo tình hình đánh giá l i
- Ch c n ng này phân quy n cho cá nhân, đ n v s d ng [1].
Giao di n ng d ng
Các vấn đề về giao diện và bảo mật thông tin trên website cần được chú trọng, bởi chúng phụ thuộc vào vai trò của mỗi người dùng trong hệ thống Dưới đây là danh mục người dùng của hệ thống Quản lý tài sản:
Hình 3.1 hiển thị danh mục người dùng trong hệ thống, nơi người quản lý có thể nhập thông tin vào các mục và nhấn nút “Tạo mới” để thêm người dùng Giao diện thêm người dùng được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng.
Hình 3.2 Thêm m i ng i dùng h th ng đ ng nh p vào h th ng, ng i s d ng s nh p các thông tin:
“Tên user” (Tên ng i s d ng ), “M t mã”:
Hình 3.3 ng nh p h th ng
G m có các menu con: “Nhà cung c p”, “Trung tâm b o hành”, “Xu t x ”, “ n v tính”, “Tình tr ng”, “Phân lo i”, “Phòng ban”, “Lo i tài s n”,
“Ngu n v n”, “Ngu n g c”, “M c đích s d ng”, “Hình th c s d ng”, “Hình th c mua s m”, “Kh u hao”
Ch c n ng này cho phép ng i qu n tr h th ng c p nh t thông tin vào các b ng danh m c
Việc mua sắm được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và quy trình do Nhà trưởng ban hành Tài sản sẽ được cập nhật trong hệ thống theo giao diện mới sau khi có tài sản mới.
Hình 3.5 Giao di n thêm m i tài s n
Hình 3.6 Giao di n s a thông tin tài s n
Tra c u tài s n nh m m c đích tìm ki m theo 1 tài s n, ho c m t s l ng tài s n.theo các tiêu chí :
- Tra c u Tài S n theo mã v ch (s hi u tài s n)
- Tra c u Tài S n theo tên tài s n
- Tra c u Tài S n theo lo i tài s n
- Tra c u Tài S n theo tình tr ng ki m kê,
- Tra c u th c p: Cho phép ng i dùng tra c u thông tin tài s n chi ti t h n t k t qu tra c u l n đ u
Phòng HC - QT có trách nhiệm kiểm tra và giám sát việc quản lý tài sản của các đơn vị, trình Ban Giám Hiệu ký duyệt quyết định điều chuyển tài sản giữa các đơn vị khi cần thiết Dưới đây là giao diện điều chuyển tài sản giữa các đơn vị.
Phòng HC - QT ph i h p v i các đ n v trong vi c t ch c s a ch a, b o d ng, nâng c p tài s n thi t b Trong trang này tài s n nào đ c ch n ngh a là s đ c s a ch a
Hình 3.9 S a ch a tài s n nâng c p tài s n ng i s d ng ch n giao di n nâng c p tài s n:
Hàng n m các đ n v đánh giá l i tài s n đ l p k ho ch và d trù kinh phí b o d ng, s a ch a, ch ng xu ng c p tài s n thi t b (k c phòng c) do mình qu n lý và trình BGH phê duy t
Phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm lưu trữ tài liệu, thống kê tài sản thiết bị toàn trường và báo cáo Ban Giám hiệu khi cần Ngoài ra, phòng còn phụ trách tổ chức công tác kiểm kê tài sản, bao gồm bàn giao, chia tách, sáp nhập và giải thể, cũng như thực hiện kiểm kê theo chỉ đạo của Nhà nước Phòng phát hành mẫu biểu, sổ sách và hướng dẫn các đơn vị thực hiện Cuối cùng, báo cáo kết quả kiểm kê và biện pháp xử lý sẽ được trình Ban Giám hiệu quyết định.
Thời hạn sử dụng tài sản sau khi khu hao mòn được quy định bởi Nhà nước Tuy nhiên, các tài sản này có thể được kéo dài thời hạn sử dụng sau khi khu hao mòn đã hết.
Khi thiết bị hết thời hạn khấu hao và không còn sử dụng được, cần tiến hành thanh lý Sau khi Ban Giám Hiệu đồng ý, phòng Hành chính - Quản trị sẽ thực hiện các thủ tục tiếp nhận tài sản và kho của trường Tuy nhiên, các thiết bị hư hỏng trước khi hết thời hạn khấu hao phải được báo cáo để Ban Giám Hiệu xem xét và quyết định.
QT ch u trách nhi m làm các th t c thanh lý theo đúng quy đ nh c a Nhà n c Tài s n sau khi đ c thanh lý s không còn xu t hi n trong Danh m c tài s n n a
Ch n nút in mã v ch cho tài s n, chúng ta có th ch n nhi u tài s n cùng m t lúc Sau đó ch n In mã v ch
Hình 3.14 In mã v ch tài s n
Ch n Tài s n c n in h s nh n vào nút “In h s ”
M t s báo cáo th ng kê
Hình 3.16 Báo cáo danh m c tài s n d ng c thi t b
Hình 3.17 Báo cáo danh m c tài s n nhà đ
Hình 3.18 Báo cáo danh m c tài s n xe ô tô
Hình 3.19 Danh sách tài s n h t kh u hao
Hình 3.20 Báo cáo tài s n t ng
Hình 3.21 Báo cáo tài s n gi m
Hình 3.22 Báo cáo tình hình đi u chuy n
Hình 3.23 Báo cáo tình hình s a ch a
Hình 3.24 Báo cáo tình hình nâng c p
Hình 3.25 Báo cáo tình hình đánh giá l i
Hình 3.26 B ng tính hao mòn
N i dung nghiên c u đ ã th c hi n
Phần mềm quản lý tài sản có khả năng thực hiện các nghiệp vụ quản lý tài sản, cho phép theo dõi toàn bộ tài sản của đơn vị tại bất kỳ thời điểm nào Nó giúp đánh giá hiệu quả sử dụng, lập kế hoạch đầu tư và thanh lý tài sản Phần mềm quản lý tài sản bao gồm các nội dung như: theo dõi tình trạng tài sản, phân tích hiệu suất, lập báo cáo tài chính và hỗ trợ quyết định đầu tư.
- Qu n lý ng i dùng: H th ng cho phép phân c p qu n lý ng i dùng theo ch c n ng, nhi m v c th
Danh sách các đơn vị trực thuộc Trường đại học Mở TP HCM bao gồm các bộ phận và nhân sự của trường Tài sản được định danh theo quy chuẩn của Bộ Tài chính, với mã loại tài sản cũng được xác định theo quy định Danh sách nhà cung cấp và nhà bảo hành cũng được nêu rõ Các quy chuẩn về tài sản, bao gồm nguồn gốc hình thành, tỷ lệ hao mòn và hình thức mua sắm, được thực hiện theo quyết định 32/2008/Q-BTC của Bộ Tài chính.
Chức năng cập nhật tài sản cho phép người quản lý theo dõi và cập nhật thông tin về tài sản nhập kho theo các tiêu chuẩn cần thiết Nó hỗ trợ việc điều chuyển tài sản từ kho này đến kho khác một cách hiệu quả Đồng thời, chức năng sổ sách tài sản giúp theo dõi tình hình sổ sách, bao gồm thời gian và chi phí liên quan Ngoài ra, chức năng nâng cấp tài sản cho phép theo dõi tình hình nâng cấp, thay đổi nguyên giá và thời gian sử dụng Việc đánh giá tài sản được thực hiện theo yêu cầu của cấp trên, giúp xác định giá trị thực tế của tài sản Chức năng kiểm kê tài sản diễn ra định kỳ hàng năm theo quy định của Bộ quản lý, đảm bảo tính chính xác trong quản lý Cuối cùng, chức năng thanh lý tài sản cho phép xử lý các tài sản đã hết thời gian sử dụng hoặc hư hỏng không sửa chữa được.
- Nh t ký ch ng trình: Ghi l i toàn b thao tác t i t ng th i đi m c th
Hệ thống báo cáo thống kê là công cụ quan trọng giúp lập các báo cáo theo quy định của Ban quản lý Hệ thống này cho phép thống kê theo một hoặc nhiều tiêu chuẩn khác nhau trong danh mục và tài sản, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Các tính n ng n i b t c a h th ng
- Qu n lý tài s n b ng mã v ch
- Áp d ng h th ng lo i tài s n và mã lo i tài s n theo Nhà n c
- Phân lo i tài s n theo quy t đnh 32/2008/Q -BTC ngày 29/5/2008 c a
B Tài chính và quy t đ nh s 433/Q - HM ngày 27/05/2010 c a
- M i tài s n có 1 h s chi ti t th hi n các thông tin c b n và các s ki n liên quan
- Nghi p v nâng c p tài s n cho phép c p nh t nguyên giá và th i gian sau nâng c p (n u thay đ i)
- Nghi p v đánh giá l i tài s n cho phép c p nh t nguyên giá và th i gian sau khi đánh giá l i (n u thay đ i)
Kiểm kê tài sản bằng máy quét mã vạch là một giải pháp hiệu quả giúp người dùng thống kê số lượng, vị trí và tình trạng tài sản của các đơn vị, cơ sở toàn trường Chương trình kiểm kê này không chỉ nâng cao độ chính xác mà còn tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý tài sản.
- Tra c u nhanh các thông tin liên quan đ n tài s n nh : mã v ch, s phi u, tên tài s n, lo i tài s n, đ n v s d ng, tình tr ng ki m kê, v trí hi n t i, giá tr còn l i
- Th ng kê m t hay m t s tiêu chí nh : đ n v s d ng, lo i tài s n, ngu n v n, ngu n g c, nguyên giá, giá tr còn l i, th i gian
- Th c hi n hai ch đ kh u hao trên m t tài s n
Máy tr m: o CPU: Pentium 1 Ghz tr lên o RAM: 512MB tr lên o M ng: k t n i m ng c c b
Máy khách: o CPU: Pentium 1 Ghz tr lên o RAM: 128MB tr lên o M ng: k t n i m ng c c b v i server
Máy ch : o Windows Server 2003 ho c phiên b n cao h n o SQL Server 2005 ho c phiên b n cao h n
Máy tr m: o Windows XP ho c phiên b n cao h n o Trình duy t web b t k (khuyên dùng Google Chrome)
Khoa Kinh tế là phân mảng quản lý tài sản có vai trò quan trọng tại Trường Đại học Mở TP.HCM Phân mảng này đã được nêu rõ trong báo cáo và có các chức năng nổi bật Về mặt tài chính, nhà trường không chỉ phụ thuộc vào nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên mà còn khai thác nguồn kinh phí nghiên cứu khoa học, từ đó tiết kiệm được chi phí và đóng góp tích cực cho công tác nghiên cứu khoa học của trường.
Việc thực hiện đề tài là một hình mẫu của sự kết hợp giữa công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học mà một trường đại học nên có và phát huy Đề tài được thực hiện với sự hợp tác của các cán bộ công tác tại đơn vị, giảng viên chuyên ngành và sinh viên tốt nghiệp xuất sắc của Nhà trường Trong số 5 sinh viên ngành công nghệ thông tin tham gia xây dựng đề tài, có 2 sinh viên chuyên về lập trình và 3 sinh viên chuyên kiểm thử Mỗi mảnh ghép của phần mềm đều phải đáp ứng 3 tiêu chí: chính xác, đáng tin cậy và tiện dụng Ngoài ra, chúng tôi còn đưa tính thẩm mỹ vào sản phẩm.
Phân mảnh bao gồm các nghiệp vụ quản lý tài sản, tuân thủ quy chuẩn của Nhà nước và Nhà trường Mặc dù không đăng ký nghiệp vụ và đánh giá lại tài sản, chúng tôi đã thực hiện các phần này để Nhà trường có thể sử dụng khi tình huống xảy ra trong tương lai mà không phải lập trình lại.
Do nguồn kinh phí hạn chế, việc lập các báo cáo cần thiết trở nên khó khăn Chúng tôi sẽ phát triển thêm các báo cáo liên quan đến công tác quản lý và quyết định của các Lãnh đạo trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học.
- Xây d ng m t ph n m m qu n lý tài s n v i các báo cáo đa d ng
- Tra c u tài s n theo nhi u tiêu chí khác nhau.
[1] inh Xuân Lâm (2003) Phân tích thi t k h th ng trong l p trình Nhà
Xu t B n Th ng Kê N i xu t b n, l n tái b n
[2] Ph m H u Khang (2004) K thu t l p trình ng d ng chuyên nghi p
Visual Basic.net Nhà Xu t B n Lao ng, n i xu t b n, tái b n l n th
[3] Tr n Thành Trai (1996) Nh p môn c s d li u Trung tâm Khoa H c T Nhiên Và Công ngh Qu c Gia, Phân vi n Công Ngh Thông Tin Tp H Chí Minh
[4] Tr n Thành Trai (2006 ) Phân tích thi t k h th ng thông tin qu n lý Nhà
[6] Rick Dobson (2005) Beginning SQL server 2005 Express Microsoft
Sau khi click chu t vào m c “Thêm m i”, xu t hi n giao di n thêm m i tài s n
(a) C u trúc c a s phi u (Phiên b n 1): N m,Tháng, S Th T (Ví d :
110100011 – Ngh a là: 11-n m 2011, 01-tháng01, 00011-S th t phi u nh p là 11) (b) C u trúc c a s phi u (Phiên b n m i): GNs th t (3ch s )/Tháng (2ch s )/N m(4ch s ) Ví d : GN001/10/2011
Khi nhập tài sản mới trong sổ phiếu mới, bạn cần xác định rõ ràng khi nhập mảnh phiếu mới Chương trình sẽ tự động sinh ra một số phiếu tiếp theo của tháng hoặc số quay về phiếu số 01 của tháng k tiếp theo.
(d) N u nh p tài s n vào m t s phi u đ ã t n t i, ng i dùng ch n s phi u c n nh p -> nh p thêm tài s n vào phi u
Cấu trúc: Ngày/Tháng/Năm Cách nhập: Mặc định ngày nhập là ngày hiện hành, tuy nhiên người dùng có thể linh động thay đổi ngày tháng để phù hợp với các yêu cầu quản lý tài sản.
- Tài s n c đ nh (TSC ): Là nh ng máy móc, thi t b có nguyên giá >=5.000.000 (5 tri u đ ng)
- Công C D ng C theo dõi (CCDCTD): Là nh ng máy móc, thi t b ,… có giá tr < 5.000.000
- Công C D ng C Thông Th ng (CCDCTT): Là nh ng máy móc, thi t b có giá tr nh ( nh p thêm tài s n vào phi u
Cấu trúc: Ngày/Tháng/Năm Cách nhập: Mặc định ngày nhập là ngày hiện hành, tuy nhiên có thể thay đổi linh động ngày tháng để phù hợp với những yêu cầu quản lý tài sản.
- Tài s n c đ nh (TSC ): Là nh ng máy móc, thi t b có nguyên giá >=5.000.000 (5 tri u đ ng)
- Công C D ng C theo dõi (CCDCTD): Là nh ng máy móc, thi t b ,… có giá tr < 5.000.000
- Công C D ng C Thông Th ng (CCDCTT): Là nh ng máy móc, thi t b có giá tr nh (