Giáo viên hướng dẫn ThS Trần Kim Toại Lớp học phần 212ERPS431208 Lớp Thứ 4 tiết 7 11 Nhóm 11 Thành viên Nguyễn Ngọc Như Quỳnh 20132168 Hồ Ngọc Dung 20132075 Huỳnh Thị Ngọc Hân 20132118 Mai Hoàng Phúc.
CÁC PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP, CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP, TÁI CẤU TRÚC MÔ HÌNH DOANH NGHIỆP KHI TRIỂN KHAI ERP VỚI QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI (OCM)
Sơ lược về ERP
ERP là phần mềm quản lý toàn diện cho doanh nghiệp, tích hợp nhiều module chức năng như kinh doanh, tài chính, nhân sự và CRM Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình, từ đó tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
Hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là phần mềm cốt lõi giúp các công ty điều phối thông tin trong mọi lĩnh vực kinh doanh, cân bằng cung - cầu và liên kết khách hàng với nhà cung cấp thành chuỗi cung ứng hoàn chỉnh Hệ thống này sử dụng quy trình kinh doanh đã được chứng minh để hỗ trợ ra quyết định và tích hợp các chức năng như bán hàng, tiếp thị, sản xuất, vận hành, hậu cần, thu mua, tài chính, phát triển sản phẩm mới và nguồn nhân lực Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao dịch vụ khách hàng, tăng năng suất, giảm chi phí hàng tồn kho và tạo nền tảng cho thương mại điện tử hiệu quả Hệ thống ERP hoạt động như một tổng thể các ứng dụng cho toàn doanh nghiệp, cho phép các cá nhân và bộ phận xử lý thông tin liên quan đến công việc của mình và cung cấp thông tin đầy đủ cho các bộ phận khác có liên quan.
Triển khai hệ thống ERP giúp tổng hợp và quản lý thông tin từ các phòng ban trong doanh nghiệp, nâng cao chất lượng hoạt động nhờ tính kết nối chặt chẽ Hệ thống này mang lại hiệu quả thiết thực như gia tăng lợi nhuận, tối ưu hóa thời gian và chi phí sản xuất, cải thiện hiệu suất làm việc Thành công trong việc triển khai ERP sẽ giúp doanh nghiệp củng cố vị thế trên thị trường thông qua tự động hóa và đồng nhất quy trình kinh doanh, đồng thời đảm bảo truy cập vào dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
Phương pháp triển khai dự án ERP
1.2.1 Big Bang (phương pháp triển khai tổng lực) Đây là phương pháp triển khai tổng thể cho toàn bộ tổ chức ở tất cả các phân hệ Đồng thời đòi hỏi sự kết hợp rất lớn về nguồn lực và sẽ không tránh khỏi việc gián đoạn trong hoạt động kinh doanh Ngoài ra, áp lực hoàn thành công việc cũng rất cao bởi vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể ảnh hưởng đến tất cả các chức năng trong kinh doanh.
Thời gian triển khai ngắn vì tất cả các thay đổi được thực hiện trong một lần.
Tổng chi phí triển khai thấp và đội ngũ triển khai chỉ cần đào tạo một lần.
Mang lại rủi ro trong việc triển khai cao vì các thay đổi được thực hiện trên toàn bộ các chức năng kinh doanh
Cần nhiều thời gian để lên kế hoạch và triển khai thực hiện
Việc thực hiện tất cả trong một lần khiến cho các thay đổi không thể xảy ra, tạo ra áp lực lớn cho nhóm triển khai để hoàn thành tốt ngay từ lần đầu tiên.
1.2.2 Phased (phương pháp phân chia thành giai đoạn)
Triển khai dự án ERP được thực hiện theo một kế hoạch có trật tự, chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn tập trung vào một hoặc nhiều quy trình kinh doanh Các giai đoạn này có thể được lập kế hoạch theo bộ phận, vị trí hoặc cơ sở sản xuất, cho phép doanh nghiệp mở rộng giải pháp ERP từ từ cho các phòng ban ít quan trọng hơn Mặc dù phương pháp từng giai đoạn mất nhiều thời gian hơn so với phương pháp Big Bang, nhưng nó cung cấp mức độ an toàn cao hơn, vì sai sót chỉ ảnh hưởng đến một phần hoạt động kinh doanh Phương pháp này cũng giảm áp lực cho nhóm triển khai, vì mỗi giai đoạn có ít yếu tố cần quản lý hơn.
Rủi ro khi triển khai thấp hơn
Các lỗi nếu có được sửa chữa nhanh hơn
Kinh nghiệm triển khai trong một giai đoạn nào đó có thể áp dụng thực hiện triển khai trong các giai đoạn tiếp theo.
Thời gian triển khai lâu hơn
Lỗi đồng bộ dữ liệu giữa các giải pháp ERP mới với các hệ thống kế thừa
Vì các thay đổi được thực hiện một cách thường xuyên hơn nên nó có thể bị đánh thuế đối với người dùng cuối.
1.2.3 Parallel (phương pháp triển khai song song) Đây là phương pháp triển khai sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại và song song với đó là triển khai giải pháp mới Giải pháp này ở thời điểm hiện tại gần như là bắt buộc để đáp ứng tính toàn diện của quy trình vận hành hiện tại Điều này làm giảm thiểu rủi ro triển khai, vì có thể cài đặt mặc định cho các hệ thống cũ trong trường hợp có lỗi nghiêm trọng xuất hiện trong hệ thống mới Tuy nhiên, việc chạy hai hệ thống đồng thời dẫn đến sự phức tạp về kỹ thuật, chẳng hạn như các vấn đề đồng bộ hóa dữ liệu thì nó cũng làm tăng thêm chi phí triển khai, vì sẽ dựa vào việc triển khai cũng như các chuyên gia công nghệ thông tin trong suốt quá trình.
Rủi ro triển khai là thấp nhất => phù hợp với các quy trình quan trọng
Triển khai hệ thống mới diễn ra chậm hơn phương pháp Big Bang nhưng nhanh hơn so với cách tiếp cận từng giai đoạn Người dùng cuối có cơ hội làm quen với các tính năng mới trong khi vẫn tiếp tục sử dụng hệ thống cũ cho các công việc hàng ngày.
Các vấn đề về nhập dữ liệu có thể xảy ra, vì dữ liệu cần được ghi lại cả trong hệ thống cũ và mới
Có những phức tạp kỹ thuật liên quan đến việc chạy song song cả hai hệ thống.
Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
Bước 1: Đánh giá bản thân doanh nghiệp
Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp ERP, các công ty cần xác định lý do cần thiết cho phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, đặc biệt nếu họ đang sử dụng hệ thống ERP cũ Việc lập danh sách các yêu cầu cơ bản và cụ thể từ nhà cung cấp mới là rất quan trọng Đồng thời, các công ty cũng nên nêu rõ kỳ vọng về các cải tiến kinh doanh, bao gồm công cụ báo cáo tốt hơn, đánh giá chiến lược, nâng cao hiệu quả, tiết kiệm và kiểm soát chi phí, cũng như khả năng tăng trưởng và tuân thủ.
Bước 2: Chỉ định một nhóm lựa chọn và tuân theo một quy trình lựa chọn có cấu trúc
Khi quyết định mua giải pháp ERP, việc thành lập một nhóm thực hiện toàn bộ quá trình là rất quan trọng Nhóm này nên bao gồm cán bộ công ty, quản lý cấp cao và nhân viên từ các phòng ban khác nhau để đảm bảo hệ thống mới giải quyết được tất cả các vấn đề hiện tại Hãy trao quyền lãnh đạo cho người có kiến thức sâu rộng về hệ thống hiện tại và các vấn đề liên quan.
Bước 3: Đánh giá các yêu cầu kinh doanh và các hạn chế về nguồn lực
Để đạt được mục tiêu, nhóm được giao nhiệm vụ kiểm tra quy trình kinh doanh của công ty và lập danh sách các yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP mới Cần xem xét kỹ lưỡng chức năng, khả năng thích ứng và đáp ứng của hệ thống nhằm tránh phát sinh chi phí tư vấn cao.
Bước 4: Giao tiếp với các nhà cung cấp ERP tiềm năng
Chúng ta có thể đặt ra một số câu hỏi, những nghi ngờ nảy sinh như:
Hệ thống ERP bao gồm lĩnh vực ứng dụng nào?
Có bao nhiêu khách hàng?
Có phương pháp thực hiện có cấu trúc không?
Có cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng địa phương ở các quốc gia khác nhau không?
Bước 5: Xác định tiêu chí lựa chọn “tính năng ERP”
Để đo lường và phân loại các giải pháp ERP, việc xác định các tiêu chí lựa chọn là rất quan trọng Bạn nên tạo một thẻ điểm để đánh giá tất cả các tính năng của từng nhà cung cấp ERP Hãy xem xét việc lập bảng tiêu chí, trong đó ghi điểm cho từng tính năng mà nhà cung cấp cung cấp Sau khi hoàn tất việc chấm điểm, tính tổng điểm cho từng nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quan về các giải pháp ERP khác nhau.
Bước 6: Xác định tiêu chí lựa chọn "nhà cung cấp ERP" và tìm các nhà cung cấp tương thích
Để đo lường và phân loại các nhà cung cấp ERP, trước tiên bạn nên xem xét từ 5 đến 10 nhà cung cấp Việc xác định các tiêu chí lựa chọn là rất quan trọng trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Hãy tạo một bảng điểm để ghi lại thông tin và số điểm cho từng nhà cung cấp Quá trình này tương tự như các bước trước đó Cuối cùng, hãy tính tổng điểm cho từng nhà cung cấp ERP để có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn.
Bước 7: Tổng kết điểm cho từng nhà cung cấp ERP và so sánh kết quả
Sau khi tổng hợp kết quả từ Bước 5 và Bước 6, hãy so sánh tổng điểm của từng nhà cung cấp ERP Tập trung vào các nhà cung cấp có điểm số cao nhất và tiến hành chọn lọc 2-3 nhà cung cấp để yêu cầu trình bày Demo hệ thống.
Bước 8: Danh sách rút gọn và hệ thống demo
Rút gọn danh sách nhà cung cấp xuống còn hai hoặc ba lựa chọn và tập trung vào các lĩnh vực quan trọng cho doanh nghiệp Sau khi tinh giản quy trình lựa chọn, hãy yêu cầu các nhà cung cấp trong danh sách đó hiểu rõ và giải quyết các vấn đề cụ thể, đồng thời cung cấp bản trình bày demo về hệ thống của họ.
Bước 9: Chọn người chiến thắng và chính thức hóa kế hoạch dự án để triển khai giải pháp ERP mới
Sau khi chọn được giải pháp ERP phù hợp, bước tiếp theo là thiết lập mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời khởi động quá trình triển khai Quá trình này bắt đầu bằng việc hoàn thiện hợp đồng dịch vụ, giấy phép và thỏa thuận bảo trì.
Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi
- Đánh giá tổ chức của bạn
Mỗi công ty có những thành viên tham gia và không tham gia vào dự án, cùng với những người trung gian Khi triển khai dự án ERP, mục tiêu là đánh giá khách quan doanh nghiệp từ góc nhìn của chủ sở hữu và người dùng cuối Doanh nghiệp cần thay đổi phần mềm để nâng cao hiệu quả hoạt động, nhưng điều quan trọng là phải xem xét thái độ của tổ chức đối với sự thay đổi này.
- Đưa một kế hoạch quản lý thay đổi vào đúng vị trí
Từ khi bắt đầu sáng kiến ERP đến khi hoàn thành, điều quan trọng là xác định các bước cần thiết để đạt được mục tiêu cuối cùng Thành công hay thất bại đều phản ánh trong quá trình thực hiện, trong đó đào tạo đóng vai trò quan trọng Các khuyến khích tài chính hoặc tiền thưởng có thể thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, cùng với những phương pháp khác nhằm tạo động lực và thu hút họ vào dự án.
Để đảm bảo thành công trong triển khai ERP, cần liên tục cập nhật thông tin và tránh tình trạng nhóm triển khai hoạt động độc lập, trong khi nhóm người dùng cốt lõi không được tham gia ý kiến Việc xây dựng một kế hoạch chi tiết với các mốc quan trọng và yêu cầu sự tham gia của tất cả các bên liên quan là rất cần thiết Nếu thiếu sự hợp tác này, nguy cơ thất bại của dự án sẽ tăng cao, thậm chí có thể dẫn đến việc khởi chạy không thành công ngay từ đầu.
- Thường xuyên kiểm tra, báo cáo
Để đảm bảo thành công cho một dự án, việc cho phép người dùng trải nghiệm sản phẩm trong giai đoạn cấu hình là vô cùng quan trọng Điều này không chỉ giúp kiểm tra sự chấp nhận của người dùng mà còn tạo cơ hội cho nhóm phát triển thực hiện các điều chỉnh cần thiết sau khi hoàn tất các bài kiểm tra Hơn nữa, nếu người dùng cuối có thể tương tác với sản phẩm trong quá trình đào tạo, điều này sẽ mang lại lợi ích lớn hơn cho sự hoàn thiện của sản phẩm.
- Thu hút những người quan trọng tham gia
Một kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả sẽ bao gồm tất cả các cấp độ nhân viên, từ Giám đốc điều hành đến nhân viên tuyến đầu, nhằm đảm bảo rằng mọi người đều sẵn sàng đối mặt với những sai lầm có thể xảy ra Bằng cách lên kế hoạch cho tình huống xấu nhất, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa tác động tiêu cực và đảm bảo quá trình vận hành diễn ra liên tục.
PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ CỦA TẬP ĐOÀN NIKE
Sơ lược về Nike
Nike là một thương hiệu hàng đầu toàn cầu, nổi bật trong thiết kế, phát triển, sản xuất và quảng bá giày, quần áo và dụng cụ thể thao Thương hiệu này được thành lập vào ngày 25 tháng 1 và nhanh chóng trở thành biểu tượng trong ngành công nghiệp thể thao.
1964 với tên Blue Ribbon Sports (BRS) bởi cựu sinh viên của Đại học Oregon Bill Bowerman và huấn luyện viên của ông, Phil Knight.
Hình 1: Logo của Nike qua các năm
Nike hoạt động tại hơn 160 quốc gia với hơn 30.000 nhân viên trên sáu châu lục, tất cả đều hướng tới sứ mệnh "Mang lại cảm hứng và sự đổi mới cho mọi vận động viên trên thế giới." Thương hiệu nổi tiếng này tài trợ cho nhiều vận động viên và câu lạc bộ thể thao danh tiếng, với khẩu hiệu dễ nhận biết "Just do it" và biểu trưng Swoosh.
Sơ lược về chuyển đổi số
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình tích hợp công nghệ số vào các bộ phận của doanh nghiệp, nhằm cải tiến cách thức vận hành và mô hình kinh doanh, tạo ra giá trị mới cho khách hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh Tại Việt Nam, chuyển đổi số thường được hiểu là việc áp dụng các công nghệ như Big Data, IOT, ERP và điện toán đám mây để hiện đại hóa quy trình làm việc và văn hóa công ty, từ đó chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang mô hình doanh nghiệp số Chuyển đổi số không chỉ là cơ hội để nâng cao hiệu quả mà còn yêu cầu doanh nghiệp thay đổi toàn bộ tổ chức và học hỏi từ những thất bại.
2.2.2 Ý nghĩa của chuyển đổi số lên các doanh nghiệp Đầu tiên, chuyển đổi số góp phần làm mới, thay đổi cách thức quảng bá về sản phẩm đồng thời giới thiệu dịch vụ mới ra thị trường một cách hiệu quả, nó đòi hỏi cách thay đổi việc thiết kế ra sản phẩm mới phải phù hợp với quá trình phát triển sản phẩm Chuyển đổi số sẽ ảnh hưởng đến một sự thay đổi cơ bản trong cơ cấu thiết kế của sản phẩm và được xây dựng bằng một phân tích chuyên sâu về nhu cầu của khách hàng Đối với việc tiếp cận như vậy đã góp phần giảm bớt lượng thời gian và chi phí, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình so với các đối thủ và sản phẩm được đưa ra thị trường cũng trở nên nhanh chóng hơn nhờ chuyển đổi số.
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp thu hút các phân khúc khách hàng và xác định khách hàng tiềm năng, từ đó tạo ra những nhận định chính xác về thị trường mới Bằng cách sử dụng số liệu và hành trình số của khách hàng, cùng với phân tích từ các công cụ CRM, các chuyên gia có thể khám phá và phát triển nhiều cơ hội hiệu quả trong việc kết nối với khách hàng.
Chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp cơ hội tăng cường sức cạnh tranh và tạo ra doanh thu mong đợi Để nắm bắt xu hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, các doanh nghiệp đang xây dựng chiến lược cụ thể và chú trọng vào việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số tinh vi nhằm tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ đó thực hiện chuyển đổi số một cách hiệu quả nhất.
Quá trình chuyển đổi số của Nike
Chiến lược số của Nike không chỉ là việc ra mắt trang web hay ứng dụng, mà còn là việc biến mua sắm kỹ thuật số thành một phong cách sống cho khách hàng.
NIKE+ là thiết bị giúp người dùng theo dõi chi tiết các thông số như lượng calo tiêu thụ, quãng đường tập luyện và số bước chân trong quá trình rèn luyện thể thao của họ.
Hình 2: Cảm biến Nike + iPod trong giày Nike + và bộ thu Nike + iPod được kết nối với iPod Nano
Nghiên cứu đã xác định tính chính xác của thiết bị Nike + trong việc ước tính tốc độ, khoảng cách và mức tiêu hao năng lượng (EE) khi đi bộ và chạy Hai mươi cá nhân đã tham gia bài kiểm tra hấp thụ oxy tối đa, kiểm tra nhân trắc học và thành phần cơ thể Mỗi người đều được trang bị cảm biến Nike + lắp vào giày và Apple iPod nano® Kết quả cho thấy thiết bị Nike + cung cấp ước tính hợp lý về tốc độ và khoảng cách khi chạy ở ba tốc độ khác nhau, nhưng đánh giá quá cao mức tiêu hao năng lượng trong quá trình đi bộ và không phát hiện được chi phí tăng của chuyển động nghiêng.
Năm 2011, Nike+ ghi nhận sự tăng trưởng 55% về lượng khách hàng, dẫn đến doanh thu tăng 30%, đạt 2,8 tỷ USD Để tiếp nối thành công này, Nike đã cho ra mắt vòng đeo tay FuelBand, thiết bị giúp theo dõi mức tiêu hao năng lượng trong quá trình tập luyện.
Nhờ vào việc khách hàng sử dụng các thiết bị của Nike, công ty đã thu thập được một lượng lớn dữ liệu về người dùng, từ đó xây dựng một cộng đồng kết nối cá nhân hóa hơn Giám đốc Mark Parker của Nike nhấn mạnh: “Ngày nay, việc kết nối với khách hàng chính là đối thoại với họ.”
Nike đã ra mắt sản phẩm SNKRS vào tháng 2/2015, mang đến cho khách hàng nền tảng cập nhật xu hướng giày mới nhất và lựa chọn những đôi giày yêu thích với quy trình thanh toán đơn giản Nhờ dự đoán sự phát triển mạnh mẽ của điện thoại thông minh và nắm bắt thói quen mua sắm trong kỷ nguyên công nghệ số, Nike đã tạo ra SNKRS để khách hàng có thể linh hoạt mua sắm mọi lúc, mọi nơi.
Theo người sáng lập phần mềm Chloe, ứng dụng SNKRS không chỉ giúp người dùng tương tác và nắm bắt thông tin sản phẩm, giá cả, và địa chỉ cửa hàng mà còn là một kênh marketing hiệu quả cho Nike Ứng dụng tận dụng bộ công cụ Reminder để tự động gửi tin nhắn nhắc nhở về các sản phẩm "hot" và những sản phẩm sắp ra mắt Hơn nữa, SNKRS còn giúp Nike xây dựng một cộng đồng toàn cầu những người yêu thích sneaker, tạo điều kiện để họ chia sẻ mối quan tâm và đóng góp ý kiến về sản phẩm.
Hình 4: Giao diện ứng dụng mua sắm trực tuyến SNKRS
Trong thời đại mua sắm trực tuyến phát triển mạnh mẽ, SNKRS mang đến cho người tiêu dùng trải nghiệm mua sắm thoải mái ngay tại nhà, đồng thời đảm bảo sự hài lòng không kém gì khi mua sắm trực tiếp tại cửa hàng.
Bên cạnh đó, ứng dụng di động SNKRS có thể được download từ IOS và ANDROID:
Cho phép khách hàng có thể nắm bắt được thông tin sản phẩm, giá bán, địa chỉ cửa hàng…
Sử dụng công cụ Reminder để tạo một chiến dịch marketing hiệu quả, tự động gửi tin nhắn nhắc nhở đến khách hàng mục tiêu về các sản phẩm "hot" hoặc sắp ra mắt, nhằm thu hút sự quan tâm và tăng cường tương tác với người tiêu dùng.
Tạo dựng một cộng đồng vững mạnh bằng cách lắng nghe những mối quan tâm của sneakerhead, tiếp nhận ý kiến và đóng góp cho sản phẩm Chia sẻ hình ảnh, nội dung và video, đồng thời cập nhật thông tin và theo dõi sự phát triển của cộng đồng.
Hình 5: Thông tin ứng dụng Nike SNKRS
Nike iD là ứng dụng cho phép người dùng tự thiết kế giày theo phong cách cá nhân, thực hiện thanh toán và nhận sản phẩm do chính mình tạo ra Những thiết kế này có thể được trưng bày trên website của Nike, giúp người dùng được biết đến rộng rãi Sau khi hoàn thành, sản phẩm sẽ được vận chuyển tận nhà hoặc đến cửa hàng tùy theo nhu cầu CEO Mark Parker đã chia sẻ rằng việc cung cấp sản phẩm và trải nghiệm phù hợp không chỉ mang lại giá trị cho người tiêu dùng mà còn tạo ra nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp Phần mềm này đã mang lại lợi nhuận 10 triệu USD cho Nike trong năm đầu tiên phát hành.
Hình 6: Giao diện thiết kế giày dành cho khách hàng của Nike
Nike Fit là một ứng dụng sử dụng công nghệ thực tế ảo để giúp người tiêu dùng chọn size giày phù hợp Ứng dụng này thu thập dữ liệu và áp dụng trí tuệ nhân tạo cùng thuật toán để tạo ra mô phỏng 3D về bàn chân của khách hàng, từ đó đưa ra kích thước giày chính xác Ngoài ra, người dùng còn có thể lựa chọn kiểu giày Nike yêu thích cho bản thân.
Nike Fit đã giải quyết hiệu quả nỗi lo của khách hàng về kích thước giày khi mua sắm trực tuyến Theo nghiên cứu của The College of Podiatry, hơn một phần ba trong số 2000 người tham gia khảo sát đang mang giày không đúng cỡ, và kích thước là lý do chính khiến giày bị trả lại, gây tốn kém cho các nhà bán lẻ Với sự ra mắt của Nike Fit, Nike đã cung cấp giải pháp tư vấn kích thước giày chính xác cho từng khách hàng, giúp giảm thiểu tình trạng trả hàng.
Những lợi ích của Nike Fit mang đến cho cả người dùng và các nhà bán hàng là vô cùng lớn:
Nâng tầm giá trị và trải nghiệm của nhãn hàng,
Hạn chế tối thiểu những khó khăn của khách hàng khi mua hàng online
Nike Fit giúp tối ưu hóa quy trình phục vụ tại cửa hàng bằng cách giảm thiểu thời gian nhân viên ra vào kho để lấy giày Thay vào đó, nhân viên có thể tập trung vào việc tư vấn cho khách hàng về loại giày phù hợp.
Hình 7: Giao diện Nike Fit
Nhận dạng n số vô tuyến (RFID) cho phép theo dõi thông tin nhận dạng duy nhất của mặt hàng qua sóng vô tuyến, với dữ liệu được mã hóa trong chip điện tử (thẻ) Công nghệ này cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho, dẫn đến quản lý hàng tồn kho tốt hơn và hỗ trợ giao tiếp trên nhiều kênh bán hàng RFID mang lại nhiều lợi thế hơn so với công nghệ mã vạch, bao gồm khả năng quét nhanh hơn và không cần tiếp xúc trực tiếp.
RFID không yêu cầu đường ngắm.
RFID cho phép hàng trăm thẻ được xác định cùng một lúc.
RFID cho phép đọc hàng trăm thẻ mỗi giây
Thẻ RFID có thể lưu trữ nhiều dữ liệu hơn (Sukanya Walaskar, 2021)
Những thành tựu và khó khăn trong quá trình chuyển đổi số của Nike
Nike đã chuyển mình từ việc phụ thuộc vào các công ty trung gian sang tiếp cận trực tiếp với khách hàng thông qua công nghệ số như marketing online và thẻ hội viên Nhờ vào chiến lược này, Nike có thể bán hàng trực tiếp, giảm thiểu sự can thiệp của các nhà phân phối và đại lý, đồng thời tận dụng các kênh thương mại điện tử lớn trên toàn cầu.
Quá trình số hóa thông tin người tiêu dùng đã giúp Nike tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn, từ đó cung cấp kịp thời những gì khách hàng cần Điều này không chỉ mở rộng thị trường mà còn đa dạng hóa nguồn khách hàng, thúc đẩy tốc độ vòng đời sản phẩm và đưa hàng hóa ra thị trường nhanh hơn Nhờ vào chuyển đổi số thành công, Nike có khả năng bắt kịp xu thế và kiểm soát chuỗi sản xuất một cách chặt chẽ hơn.
Việc áp dụng công nghệ RFID là một bước tiến mới cho Nike Những bài học rút ra từ thí điểm của Nike vào năm 2018 đã cung cấp những thông tin quý giá cho sự phát triển của bộ công cụ bán lẻ của hãng.
Doanh thu bán hàng được cải thiện 4%.
Cải thiện độ chính xác của khoảng không quảng cáo (từ 60% lên 95%).
Giảm thời gian lao động.
Mô hình hóa lợi nhuận tại Nike đã được cải thiện đáng kể sau khi tích hợp công nghệ RFID, như thể hiện trong lưu đồ (Hình 9) Việc triển khai công nghệ này không chỉ tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty Các cuộc thảo luận về ứng dụng RFID trong năm 2020 đã chỉ ra những lợi ích rõ rệt mà công nghệ này mang lại cho Nike.
Doanh thu của NIKE trong quý kết thúc vào ngày 28 tháng 2 năm 2021 là 10,357 tỷ đô la, tăng 2,5% so với cùng kỳ năm ngoái.
Doanh thu NIKE trong mười hai tháng kết thúc vào ngày 28 tháng 2 năm 2021 là $ 38,507 tỷ, giảm 6,7% so với cùng kỳ năm ngoái.
Doanh thu hàng năm của NIKE cho năm 2020 là $ 37,403 tỷ, giảm 4,38% so với năm 2019.
Doanh thu hàng năm của NIKE cho năm 2019 là $ 39.117 tỷ, tăng 7,47% so với năm 2018.
Doanh thu hàng năm của NIKE cho năm 2018 là $ 36,397 tỷ, tăng 5,96% so với năm 2017.
Hình 10: Lợi ích về doanh thu bán hàng do triển khai RFID cho quần áo
Sự chuyển đổi số đã đóng vai trò quan trọng giúp Nike duy trì vị thế trên thị trường trong bối cảnh Covid-19 Mặc dù doanh thu có giảm sút trong những năm gần đây, nhưng Nike vẫn thể hiện khả năng chống chọi tốt và tiếp tục đạt được doanh thu ổn định.
2.4.2 Khó khăn Đối mặt với tháng ngày không ổn định trong việc kinh doanh của mình, Nike đã tiến hành đổi mới và có những sự thay đổi trong quy về tổ chức và quá trình vận hành của mình Bên cạnh đó Nike cũng chú trọng hơn về thương hiệu và hệ thống phân phối của bản thân khi những hoạt động để tái cấu trúc, xây dựng hoàn chỉnh. Nhưng song song đó không tránh được khỏi những khó khăn:
Chi phí và thời gian đầu tư lớn: Nike cần dành một nguồn lực tài chính và thời gian đáng kể cho việc nghiên cứu và phát triển công nghệ mới, nhằm đảm bảo tính chính xác và tránh được những sai sót không mong muốn.
Các sai sót trong quá trình thử nghiệm sản phẩm bằng công nghệ mới đã tạo ra một lượng rác thải nhất định, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến danh tiếng của hãng Điều này đặt ra một thách thức lớn cho công ty trong việc khôi phục uy tín của mình.
Hiện tượng hàng giả vẫn là một thách thức lớn đối với Nike, mặc dù hãng đã có những bước chuyển mình trong chuyển đổi số Việc mua sắm trên Amazon gặp nhiều rắc rối khi sản phẩm Nike thường xuất hiện cùng hàng giả từ các nhà bán lẻ không chính thức, khiến trải nghiệm mua sắm trở nên hỗn độn Để khắc phục điều này, Nike cần chú trọng đào tạo lại nhân viên, đảm bảo họ có đủ kiến thức và kỹ năng để vận hành hiệu quả trên các nền tảng công nghệ mới, từ đó thực hiện hóa quá trình chuyển đổi số một cách suôn sẻ.
Theo cựu CEO Mark Parker, Nike hiện đang tập trung vào đổi mới sáng tạo, điều này mang lại niềm tin cho công ty về việc tiếp tục thành công trong tương lai Ông nhấn mạnh rằng đổi mới sáng tạo chính là lợi thế cạnh tranh hàng đầu của Nike, tuy nhiên, chuyển đổi số sẽ nâng cao lợi thế này lên một tầm cao mới.
Đề xuất một số giải pháp và tính khả thi để chuyển đổi số thành công khi triển
- Khái quát về Nike khi sử dụng hệ thống ERP
Nike là một trong những công ty tiên phong trong việc đầu tư vào hệ thống ERP, lắp đặt hệ thống NIKE-i2 ERP-SCM vào năm 1999 Tuy nhiên, công ty đã gặp phải nhiều vấn đề trong chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý hàng tồn kho kém, lưu chuyển hàng hóa không hiệu quả và khả năng dự báo nhu cầu thấp Nhận ra rằng hệ thống i2 SCM không đáp ứng được yêu cầu, Nike đã quyết định chuyển sang sử dụng hệ thống SAP ERP vào năm 2004.
- Một số giải pháp và tính khả thi để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP
Điện toán đám mây là công nghệ mạnh mẽ, cung cấp tài nguyên công nghệ thông tin theo nhu cầu qua Internet với chính sách thanh toán linh hoạt Khi kết hợp với hệ thống ERP, điện toán đám mây giúp mạng lưới của Nike sẵn sàng cho tương lai, đồng thời cung cấp dịch vụ điều phối thông qua tự động hóa, quản lý và phân tích dữ liệu Đặc biệt, điện toán đám mây cho phép ảo hóa nhiều trung tâm dữ liệu của Nike trên toàn cầu, giúp công ty đáp ứng nhu cầu khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
Sử dụng hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) kết hợp với ERP
Nike nên triển khai hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để thu thập thông tin khách hàng và hỗ trợ các hoạt động tiếp thị, bán hàng, và dịch vụ trực tuyến đang phát triển Việc tích hợp CRM với hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa thông tin, tối ưu hóa quản lý và giảm thiểu trùng lặp thông tin trong báo cáo tài chính Nhân viên sẽ dễ dàng truy cập thông tin về giá, chi phí, và số lượng hàng hóa trong kho, từ đó nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp Điều này cũng giúp nhà quản lý có cái nhìn chính xác hơn để lập kế hoạch và dự báo chiến lược trong tương lai.
Nike đang phát triển công nghệ AI để nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời kết hợp hệ thống ERP với AI để tự động hóa hoạt động kinh doanh, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian AI cải thiện cá nhân hóa bằng cách loại bỏ trung gian, mang đến trải nghiệm mua sắm tùy chỉnh và trao quyền cho dịch vụ tự phục vụ Điều này cho phép xử lý hiệu quả các truy vấn trực tuyến qua chatbots, tăng tính khả dụng 24/7 và mang lại trải nghiệm thú vị cho người dùng thông qua trợ lý ảo.
Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra hiệu quả, Nike cần tập trung vào việc nâng cao năng lực nhân viên thông qua các hoạt động đào tạo Việc này giúp nhân viên làm quen và thích ứng với các nền tảng công nghệ mới, đặc biệt trong bối cảnh Nike thường xuyên đổi mới công nghệ trong kinh doanh và sản phẩm Mỗi thành viên trong công ty cần được đào tạo bài bản để hiểu rõ từng bước chuyển đổi và kiểm soát hệ thống một cách tốt nhất Phương pháp "train the trainer" sẽ được áp dụng, trong đó người dùng chính sẽ hướng dẫn và đào tạo cho nhân viên mới khi có sự thay đổi về nhân sự.
Tập trung vào bảo mật dữ liệu
Dữ liệu là tài sản quý giá của doanh nghiệp, vì vậy bảo mật dữ liệu là bước quan trọng để ngăn chặn rò rỉ thông tin Nike cần nâng cao uy tín trong kinh doanh bằng cách đảm bảo an toàn cho dữ liệu nội bộ và dữ liệu khách hàng Do đó, việc cải thiện an ninh mạng là cần thiết để phát hiện kịp thời và giảm thiểu rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Phân tích và đánh giá hệ thống ERP kết hợp với chuyển đổi số
Các nhà điều hành của Nike cần phân tích rõ những khó khăn và thách thức trong quá trình phát triển và cạnh tranh Việc xác định điều kiện và nhu cầu đầu tư cho hệ thống ERP sẽ mất từ 3 đến 5 năm, bao gồm việc xác định quy mô nghiệp vụ cần triển khai và thực hiện nhiều lần thử nghiệm trên quy mô nhỏ Điều này giúp lập trình lại hệ thống cho phù hợp với lộ trình phát triển của công ty, đồng thời đảm bảo dễ dàng trong công tác tiếp nhận và vận hành của nhân sự doanh nghiệp.
CÁC YẾU TỐ ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP
Cách xác định thành công khi triển khai dự án ERP
Triển khai hệ thống ERP được coi là một dự án đầu tư, và sự thành công của nó được đánh giá dựa trên mức độ sai lệch giữa kết quả đạt được và mục tiêu ban đầu Các yếu tố quan trọng trong đánh giá này bao gồm chi phí, thời gian, hiệu quả và lợi ích mà hệ thống mang lại.
Các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP
3.2.1 Lựa chọn đúng giải pháp
Khi lựa chọn giải pháp cho doanh nghiệp, việc đặt câu hỏi với nhà cung cấp là rất quan trọng, bao gồm cách họ giải quyết vấn đề và kinh nghiệm từ những tình huống tương tự trước đây Điều này giúp đánh giá tính khả thi và hiệu quả của giải pháp Hơn nữa, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình lựa chọn có cấu trúc và nghiêm ngặt để đảm bảo tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho nhu cầu của mình.
3.2.2 Lựa chọn đúng đơn vị triển khai Đây cũng là điều quan trọng tương tự như việc lựa chọn đúng giải pháp Đơn vị triển khai phải là đối tác có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng và lợi ích của các giải pháp đã đầu tư
3.2.3 Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận
Lập kế hoạch triển khai chi tiết và thực tế là rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp luôn theo dõi tiến độ công việc Mỗi cá nhân trong dự án cần rõ ràng về trách nhiệm của mình, nhằm tránh tình trạng chậm tiến độ vì bất kỳ lý do nào.
3.2.4 Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào nó
Thay đổi phạm vi giữa chừng trong các dự án có thể gây ra nhiều nguy cơ lớn Việc bổ sung điểm triển khai hoặc phân hệ mới đòi hỏi nguồn lực và điều chỉnh cấu trúc cũng như kế hoạch dự án Nếu không được quản lý hiệu quả, điều này có thể dẫn đến sự chồng chéo trong công việc, ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác và nghiêm trọng hơn là gây trì hoãn toàn bộ dự án.
3.2.5 Đặc điểm đội dự án Đặc điểm đội dự án là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án triển khai ERP Hơn ai hết đội dự án tại doanh nghiệp là những người hiểu rõ nhất về quy trình hoạt động của doanh nghiệp Đội dự án có vai trò rất quan trọng bởi họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng chính họ sẽ là những người tiếp nhận và vận hành hệ thống Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp để tham gia vào đội dự án Cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Trong thời gian triển khai dự án, tốt nhất là hãy để họ tập trung duy nhất vào công việc triển khai Đội dự án tại doanh nghiệp nên có thêm kiến thức tổng quan về sản phẩm và quy trình triển khai ERP Vì vậy, để đảm bảo sự thành công của dự án ERP, doanh nghiệp cần lập kế hoạch triển khai dự án một cách chi tiết và xác thực Trích dẫn từ nghiên cứu Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại
Việt Nam của Ngụy Thị Hiền, Phạm Quốc Trung (2019)
3.2.6 Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo
Sự thành công của dự án ERP phụ thuộc lớn vào sự chỉ đạo từ lãnh đạo cấp cao, với sự tham gia hỗ trợ hàng ngày từ họ Mâu thuẫn có thể phát sinh giữa các thành viên trong dự án, đặc biệt trong giai đoạn thiết kế giải pháp và nghiệm thu, do đó cần sự dung hòa và quyết đoán từ các nhà lãnh đạo Lãnh đạo phải đảm bảo rằng mục tiêu dự án phù hợp với chiến lược công ty, đồng thời sắp xếp nhân sự tham gia và đánh giá tiến độ thường xuyên để nhận diện thành công hay thất bại kịp thời Họ cũng cần tạo động lực cho đội dự án, hỗ trợ giải quyết vấn đề và duy trì sự hoạt động hiệu quả của nhóm.
Trích dẫn từ nghiên cứu Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại
Việt Nam của Ngụy Thị Hiền, Phạm Quốc Trung (2019)
3.2.7 Đặc điểm hệ thống Đặc điểm hệ thống cũng giữ một vai trò quan trọng quyết định sự thành công của dự án ERP Khi lựa chọn sản phẩm ERP thì quan trọng nhất là sự phù hợp Đừng quá quan tâm đến việc giải pháp nào là mạnh, giải pháp nào là yếu Sự phù hợp được thể hiện ở các tiêu chí về quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ mở rộng hay không trong tương lai Để lựa chọn sản phẩm ERP phù hợp về giá cả và tính năng, nên so sánh càng nhiều giải pháp càng tốt, nên lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh nghiệp thay đổi và tham khảo ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm đó Do đó, trước khi triển khai ERP các doanh nghiệp nên tham khảo các công ty cùng lĩnh vực đã triển khai thành công ERP
Trích dẫn từ nghiên cứu Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại
Việt Nam của Ngụy Thị Hiền, Phạm Quốc Trung (2019)
Vai trò của đơn vị cung cấp và triển khai ERP rất quan trọng cho sự thành công của dự án Đơn vị triển khai cần có chuyên môn và kinh nghiệm để đảm bảo doanh nghiệp tận dụng tối đa các tính năng và lợi ích của giải pháp Nếu đội ngũ tư vấn thiếu kinh nghiệm, hệ thống ERP có thể phá vỡ cấu trúc doanh nghiệp và làm cho quản lý trở nên cồng kềnh Để giảm thiểu rủi ro, cần quy định rõ ràng mục tiêu, thời gian và chi phí trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai, tư vấn ERP.
Trích dẫn từ nghiên cứu Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại
Việt Nam của Ngụy Thị Hiền, Phạm Quốc Trung (2019)
3.2.9 Đào tạo người dùng Đào tạo người dùng có tác động trực tiếp và cùng chiều đến sự thành công của dự án ERP Đào tạo ERP nên tập trung vào tất cả các khía cạnh của hệ thống, liên tục và dựa trên các nguyên tắc chuyển giao tri thức Việc triển khai chưa dừng lại sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi hệ thống không thể tự nó mà vận hành được, những người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần được thực hiện một cách nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy.
Nghiên cứu của Dương Thị Hải Phương (2019) chỉ ra rằng các nhân tố tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam Những yếu tố như văn hóa tổ chức, cấu trúc quản lý và sự hỗ trợ từ lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến khả năng áp dụng ERP hiệu quả Việc hiểu rõ các yếu tố này giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình triển khai và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Yếu tố đặc điểm doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án ERP Triển khai ERP là một quá trình dài với nhiều giai đoạn, trong đó doanh nghiệp và người dùng cuối cần xác định rõ yêu cầu và kiểm tra hệ thống Doanh nghiệp cần nắm rõ "mình muốn gì" để tự tin nghiệm thu các chức năng của phần mềm Thiếu sự hiểu biết này thường dẫn đến khó khăn, đặc biệt tại các doanh nghiệp nhà nước Do đó, việc đào tạo nhân viên để họ nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm trong từng giai đoạn của dự án ERP là rất cần thiết.
Trích dẫn từ nghiên cứu Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại
Việt Nam của Ngụy Thị Hiền, Phạm Quốc Trung (2019)
ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ERP CỦA CÔNG TY
Ưu và nhược điểm của phương pháp ERP SaaS và phương pháp ERP On- Premise
SaaS, viết tắt của "software as a service", là một phần mềm cho phép người dùng truy cập và sử dụng các ứng dụng do nhà cung cấp thiết lập qua internet Thay vì bán phần mềm, nhà cung cấp cung cấp dịch vụ dựa trên phần mềm đó Nhờ internet, khách hàng có thể kết nối ứng dụng với các phần mềm khác, phần mềm trung gian và cơ sở hạ tầng trong trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp SaaS cam kết đảm bảo tính khả dụng và bảo mật dữ liệu cho khách hàng.
Và để truy cập vào các ứng dụng SaaS khách hàng sẽ phải đăng ký và trả một khoản phí định kỳ. Ưu điểm:
* Giảm thời gian cài đặt:
SaaS cho phép khách hàng sử dụng ngay lập tức chỉ trong vài giờ, nhờ vào việc cung cấp máy chủ cho phiên bản trên đám mây, thay vì mất thời gian cài đặt và cấu hình như các mô hình truyền thống khác.
* Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp:
Với mô hình SaaS, doanh nghiệp không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng hay mua và cài đặt phần mềm, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể Hiện nay, SaaS cung cấp dịch vụ phần mềm dưới hai hình thức: Freemium và Premium.
Doanh nghiệp có hai lựa chọn: mô hình Freemium cho phép khách hàng sử dụng miễn phí trước, sau đó có thể trả phí để truy cập các tính năng nâng cao, hoặc mô hình Premium, nơi khách hàng mua các tính năng theo nhu cầu và lựa chọn bảng giá phù hợp từ nhà cung cấp.
Với hai trường hợp này, khách hàng có thể ngừng sử dụng Saas bất kì lúc nào và chi phí cũng sẽ ngừng tại thời điểm đó.
* Luôn được hỗ trợ tốt nhất:
Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ SaaS, nhà cung cấp sẽ đảm bảo hệ thống máy chủ hoạt động ổn định và bảo mật dữ liệu của khách hàng một cách an toàn Điều này giúp doanh nghiệp không cần phải có chuyên viên kỹ thuật thường trực để xử lý các vấn đề kỹ thuật.
Phần mềm sẽ tự động cập nhật thường xuyên, giúp tối ưu hóa các chức năng cũ và bổ sung tính năng mới mà không phát sinh chi phí.
* Khả năng mở rộng và tích hợp:
Khi đăng ký sử dụng SaaS, nhà cung cấp sẽ tính toán dung lượng máy chủ của khách hàng, cho phép linh hoạt thay đổi mô hình SaaS mà không cần mua phần mềm ảo hay máy chủ mới Điều này giúp khách hàng dễ dàng trao đổi dữ liệu giữa các phần mềm, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tối ưu hóa quy trình Khách hàng cũng có thể tăng số lượng tài khoản và tích hợp thêm phần mềm mà không làm ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hay hạ tầng doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh và có kế hoạch mở rộng quy mô trong tương lai.
* Dễ dàng sử dụng từ xa, mọi lúc, mọi nơi:
Với SaaS, khách hàng không cần đến công ty hay nhà xưởng để sử dụng phần mềm, mà chỉ cần tài khoản do nhà cung cấp cấp Họ có thể truy cập dễ dàng từ bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào, chỉ cần có kết nối internet và thiết bị phù hợp.
Hiện nay, mô hình SaaS đang phát triển mạnh mẽ trên các hệ điều hành như Windows, MacOS, iOS và Android, cũng như nhiều trình duyệt, nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng Một trong những lợi ích nổi bật của SaaS là khả năng bảo vệ dữ liệu, giúp người dùng không lo mất thông tin khi thiết bị gặp sự cố Hơn nữa, khách hàng có thể đăng nhập đồng thời trên nhiều thiết bị, đáp ứng nhu cầu linh hoạt và năng động của doanh nghiệp 4.0.
* Tính bảo mật của hệ thống:
SaaS đặt máy chủ phần mềm tại nhà cung cấp, điều này tạo ra lo ngại về bảo mật cho khách hàng Họ thường cảm thấy không an toàn và lo lắng về khả năng dữ liệu bị rò rỉ hoặc bị đánh cắp.
* Yêu cầu bắt buộc kết nối internet:
Mô hình SaaS yêu cầu kết nối internet, do đó, khách hàng có thể gặp khó khăn khi không thể truy cập phần mềm hoặc dữ liệu nếu đường truyền internet hoặc dịch vụ phát sóng gặp sự cố đột ngột Mặc dù cơ sở hạ tầng của khách hàng có thể ổn định, nhưng lỗi từ nhà cung cấp vẫn có thể xảy ra, khiến khách hàng không thể dự đoán được thời điểm ứng dụng SaaS ngừng hoạt động, điều này có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
* Tích hợp phần mềm khó khăn:
Mô hình SaaS đang ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp, tuy nhiên, một số ứng dụng vẫn không thể truy cập trên nền tảng lưu trữ bên ngoài Để kết nối SaaS với các ứng dụng trên máy chủ, khách hàng cần kiểm tra tính tương thích ngay từ giai đoạn đầu sử dụng Điều này tạo ra thách thức trong việc tích hợp phần mềm.
4.1.2 Phương pháp ERP On-Premise
Hệ thống ERP on Premise là phần mềm ERP được cấp phép vĩnh viễn và có thể được lưu trữ cả trong và ngoài tổ chức Thông thường, các hệ thống kế thừa được triển khai trên nền tảng lưu trữ nội bộ, tức là trong trung tâm dữ liệu của tổ chức.
Giải pháp ERP On-premise thường có chi phí triển khai thấp hơn so với hệ thống SaaS, vì các công ty chỉ phải trả phí cho một giấy phép sử dụng duy nhất.
Hệ thống ERP tại chỗ cung cấp khả năng bảo mật mạnh mẽ cho các công ty sở hữu nhiều tài sản trí tuệ và thông tin độc quyền, đồng thời giảm thiểu rủi ro về trách nhiệm pháp lý trong sản xuất sản phẩm Điều này ngăn chặn bên thứ ba truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, bảo vệ thông tin khỏi rò rỉ và đánh cắp Nhờ đó, doanh nghiệp có thể yên tâm về bảo mật dữ liệu khách hàng và các số liệu quan trọng trên thị trường.
* Kiểm soát trong môi trường tại chỗ:
Chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm
NPV, viết tắt của Net Present Value, có nghĩa là giá trị hiện tại ròng, phản ánh giá trị toàn bộ dòng tiền của một dự án trong tương lai được chiết khấu về thời điểm hiện tại NPV là một chỉ số quan trọng giúp đánh giá tính khả thi và hiệu quả tài chính của các dự án đầu tư.
NPV > 0 cho thấy dự án khả thi, cho phép nhà đầu tư tiến hành vì lợi nhuận dự kiến cao hơn chi phí ban đầu.
Khi NPV < 0, tỷ suất lợi nhuận của dự án thấp hơn tỷ lệ chiết khấu, điều này không đồng nghĩa với việc dự án gây thua lỗ Tuy nhiên, vì lợi nhuận tạo ra không đủ để vượt qua tỷ lệ chiết khấu, dự án được coi là không có giá trị.
NPV = 0: dự án sẽ không lãi hoặc không lỗ, có nghĩa là là hòa vốn
Ct: dòng tiền ròng của dự án ở thời gian t
C0: Chi phí ban đầu dùng để thực hiện dự án t: thời gian tính toán dòng tiền r: tỷ lệ chiết khấu dòng tiền n: thời gian thực hiện dự án
4.2.1 NPV phương pháp ERP SaaS
Sử dụng phần mềm SaaS giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vì không cần cài đặt phần cứng và phần mềm, chỉ cần truy cập qua nền tảng web của nhà cung cấp Chi phí định kỳ sẽ thay đổi tùy thuộc vào số lượng người dùng và độ phức tạp của các dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn.
Hình 11: NPV phương pháp ERP SaaS
4.2.2 NPV phương pháp ERP On- Premise
Khi triển khai ERP On-Premise, doanh nghiệp cần đầu tư một khoản chi phí ban đầu lớn cho máy chủ cơ sở dữ liệu và máy chủ ứng dụng.
Hình 12: NPV phương pháp ERP on Premise
Đánh giá và lựa chọn phương pháp triển khai ERP của VinFast
Để lựa chọn phương pháp triển khai hệ thống ERP phù hợp, công ty cần đánh giá ưu nhược điểm và chi phí của cả hai phương pháp ERP SaaS và ERP on Premise đã được phân tích.
Sau khi phân tích NPV cho hai phương án ERP SaaS và ERP on Premise, chúng ta nhận thấy rằng phương án ERP on Premise có chi phí đầu tư ban đầu tương đối cao.
Chi phí xây dựng cơ sở dữ liệu và máy chủ ứng dụng cho hệ thống ERP on-premise là 1.490.000 USD, phù hợp với các doanh nghiệp có tiềm lực tài chính và công nghệ hiện đại Trong khi đó, chi phí ban đầu cho SaaS chỉ khoảng 1.304.565 USD, do không cần cài đặt phần cứng và phần mềm, thích hợp cho doanh nghiệp cần triển khai nhanh chóng mà không có khả năng đầu tư lớn Tuy nhiên, về lâu dài, chi phí cho SaaS có thể vượt quá chi phí ban đầu của hệ thống on-premise Đối với các doanh nghiệp có tiềm lực tài chính mạnh như VinFast, đầu tư vào hệ thống ERP on-premise là lựa chọn tối ưu, mặc dù chi phí cao hơn SaaS (1.438.323 USD so với 1.220.221 USD).
THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG MINI-ERP CỦA CÔNG TY VINFAST
Sơ lược về công ty Vinfast
VinFast, tên đầy đủ là Công ty TNHH Kinh Doanh Thương Mại và Dịch Vụ VinFast, là một hãng sản xuất ô tô của Việt Nam, được thành lập vào năm 2017 và có trụ sở chính tại thành phố Hải Phòng.
VinFast, một công ty thuộc tập đoàn VinGroup do tỷ phú Phạm Nhật Vượng sáng lập, hiện được điều hành bởi CEO James Benjamin Deluca.
Tên thương hiệu VinFast đại diện cho cụm từ “Việt Nam – Phong cách – An toàn – Sáng tạo – Tiên phong”, thể hiện khát vọng đưa thương hiệu Việt Nam ra thế giới thông qua sản xuất ô tô.
Khó khăn của Vinfast khi chưa áp dụng ERP
Từ tháng 1 năm 2022, VinFast chuyển đổi hoàn toàn sang sản xuất xe điện Tháng
Năm 2022, VinFast đã ra mắt dòng xe điện mới, gây ra nhiều thách thức cho bộ phận kinh doanh và sản xuất Đặc biệt, bộ phận nhân sự gặp khó khăn trong việc chiêu mộ những ứng viên có kinh nghiệm trong ngành công nghiệp xe điện, mặc dù nhận được lượng lớn CV nhờ cơ hội phát triển tại Vingroup Tuy nhiên, việc này trở thành con dao hai lưỡi, vừa mang lại nhiều lựa chọn nhân lực chất lượng cao, vừa tạo ra áp lực cho bộ phận nhân sự Họ phải đối mặt với việc thu thập và sàng lọc CV, sắp xếp lịch phỏng vấn, quản lý ứng viên bằng Excel, và thường xuyên quên gửi email xác nhận cho ứng viên, dẫn đến việc bỏ lỡ hồ sơ tiềm năng và mất thời gian trong quá trình đánh giá ứng viên, cũng như không kiểm soát được chi phí tuyển dụng.
Bộ phận mua hàng đang phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm việc nhập khẩu hàng hóa từ nhiều đối tác quốc tế, dẫn đến khó khăn trong kiểm soát, quản lý nguồn hàng và chi phí thu mua Việc theo dõi số lượng đơn hàng cũng trở nên phức tạp do sự đa dạng về mẫu mã, màu sắc và chủng loại hàng hóa Điều này không chỉ tốn kém chi phí mà còn tiêu tốn nhân lực và thời gian Các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc nắm bắt lượng hàng tồn kho hàng ngày và hàng tuần, từ đó khó đưa ra các giải pháp kịp thời nhằm tránh tình trạng hàng hóa tồn đọng lâu, gây thiệt hại cho công ty.
Quá trình bán hàng thường gặp khó khăn như thất thoát đơn hàng, tình trạng hết hàng đột ngột và khách hàng chậm thanh toán, dẫn đến việc xử lý công nợ trở nên phức tạp Nhân viên cũng mất nhiều thời gian để thu thập dữ liệu khách hàng cho các chiến dịch Marketing, và việc tổng hợp thông số sau mỗi chiến dịch có thể kéo dài từ 1 đến 2 tháng Dữ liệu thu thập thường không rõ ràng và thiếu bằng chứng về giao dịch, dễ bỏ sót phản hồi từ khách hàng Những khó khăn này ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, bao gồm việc cung cấp hàng đúng số lượng và thời điểm, cùng với các dịch vụ chăm sóc khách hàng khác Đặc biệt, lượng câu hỏi từ khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của VinFast rất lớn, nếu không có công cụ quản lý hiệu quả, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ gặp nhiều thách thức.
Nhân viên kế toán thường gặp sai sót trong hạch toán thủ công bằng giấy tờ phức tạp, dẫn đến độ chính xác thấp trong thống kê kế toán Điều này khiến các quản lý cấp cao tốn nhiều thời gian kiểm tra và gặp khó khăn trong việc đưa ra giải pháp kinh doanh hiệu quả.
Mục tiêu xây dựng phần mềm Odoo của Vinfast
Quy trình tuyển dụng nhân sự cần được tối ưu hóa để đảm bảo nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện trong thao tác Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí tuyển dụng hiệu quả.
Quy trình mua hàng giúp lập kế hoạch hiệu quả và chính xác, đồng thời theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho cũng như hàng bán ra, nhằm tối ưu hóa chi phí.
Quy trình chăm sóc khách hàng liên tục cập nhật và giải đáp thắc mắc, giúp kịp thời xử lý các câu hỏi và vấn đề phát sinh từ khách hàng Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng dịch vụ mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Quy trình kho vận yêu cầu kiểm tra số lượng hàng tồn kho thường xuyên và thiết lập liên lạc tự động với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng được cung cấp kịp thời Điều này giúp duy trì một lượng hàng nhất định trong kho, đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không thừa hoặc thiếu.
Quy trình bán hàng hiệu quả bao gồm việc lưu trữ và cập nhật thông tin khách hàng, đơn hàng và hóa đơn, giúp theo dõi thời gian giao nhận một cách nhanh chóng Việc thống kê dữ liệu khách hàng không chỉ nâng cao hiệu quả bán hàng mà còn hỗ trợ xây dựng các chính sách phù hợp, phân loại khách hàng mới và khách hàng thân thiết dựa trên tần suất mua hàng.
Quy trình Marketing diễn ra thuận lợi, tiết kiệm chi phí và giúp tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng Điều này cho phép triển khai các chiến dịch kinh doanh hiệu quả, nâng cao chất lượng hoạt động của công ty.
Quy trình kế toán cần được tự động hóa thông qua việc thu thập dữ liệu từ hoạt động bán hàng, mua hàng, nhập kho và các chi phí phát sinh trong kinh doanh và sản xuất Tất cả thông tin này phải được thống kê rõ ràng, chi tiết, chính xác và đầy đủ trên các báo cáo phù hợp với quy định kế toán tại Việt Nam.
Sơ lược về odoo
Odoo, phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở, được phát triển bởi Fabien Pinckaers và đội ngũ của ông Được viết bằng ngôn ngữ lập trình Python và hoạt động trên máy chủ, Odoo tích hợp công nghệ điện toán đám mây, mang lại tính linh hoạt và phù hợp cho nhiều ngành nghề khác nhau.
Odoo là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp với hơn 1000 chức năng đa dạng, bao gồm bán hàng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng, kế toán, quản trị dự án, quản lý nguồn nhân lực và quản trị sản xuất Những ưu điểm nổi bật của Odoo giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả làm việc.
Odoo mang đến cho người dùng một kho ứng dụng phong phú, giúp tăng tính linh hoạt cho mọi loại hình doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách mua một số module cần thiết, sau đó dễ dàng bổ sung thêm các module khác theo nhu cầu và kế hoạch phát triển của mình.
- Dễ dàng tích hợp
Odoo cung cấp API miễn phí, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác nhau Điều này cho phép thống kê hiệu quả hoạt động của từng quy trình trong các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện quản lý.
Odoo cho phép người dùng trả phí theo từng module và cung cấp tính năng sử dụng miễn phí trọn đời cho những chức năng cụ thể Ngoài ra, người dùng có thể trải nghiệm Odoo miễn phí trong 15 ngày trên Odoo.com Chi phí phát sinh chủ yếu đến từ việc sửa đổi và lập trình các module tùy chỉnh cho doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp sở hữu đội ngũ lập trình riêng, họ có thể tiết kiệm được nhiều chi phí bổ sung.
- Tính bảo mật cao
Odoo đảm bảo an toàn tối đa cho dữ liệu thông tin của người dùng thông qua hệ thống phân quyền và kiểm soát bảo mật chặt chẽ Điều này không chỉ giúp nâng cao mức độ an toàn thông tin mà còn cải thiện hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.
- Kho ứng dụng đa dạng
Phần mềm Odoo ERP cung cấp giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho các bộ phận như kho, chăm sóc khách hàng, mua hàng, kế toán, bán hàng và sản xuất Người dùng có thể linh hoạt lựa chọn và cài đặt các ứng dụng phù hợp từ kho ứng dụng của Odoo Ngoài ra, Odoo còn tư vấn các module thích hợp cho từng doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa tài nguyên và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Quá trình cài đặt và thiết lập khá phức tạp
Để thiết lập một hệ thống quản lý trên Odoo, doanh nghiệp cần trải qua quy trình cài đặt phức tạp, đòi hỏi thời gian, công sức và chi phí đáng kể Ngoài ra, trong quá trình thiết lập, có thể phát sinh lỗi, làm tăng thêm thách thức cho doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp cho biết Odoo hỗ trợ khách hàng trong việc thiết lập và sử dụng hệ thống, tuy nhiên, quá trình này thường mất nhiều thời gian để hoàn tất Ngoài ra, mức giá cho các lớp đào tạo mà Odoo cung cấp cũng được đánh giá là khá cao.
- Khả năng tương thích ngược chưa được đánh giá cao
Một số module theo chuẩn quốc tế khi áp dụng tại Việt Nam vẫn gặp một số lỗi, nhưng các phiên bản sau đã được cải thiện đáng kể.
- Khó khăn trong việc duy trì hệ thống
Để triển khai Odoo hiệu quả, doanh nghiệp cần một đội ngũ lập trình viên có chuyên môn cao trong lĩnh vực phần mềm Điều này giúp giải quyết các vấn đề như chức năng không đáp ứng nhu cầu và việc tích hợp phần mềm với các bên thứ ba.
Đặc tả và mô phỏng quy trình nghiệp vụ trên odoo
5.5.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự
5.5.1.1 Sơ đồ flowchart quy trình tuyển dụng nhân sự
Hình 14: Sơ đồ flowchart quy trình nhân sự
5.5.1.2 Mô phỏng quy trình tuyển dụng nhân sự trên odoo
Công ty VinFast đang tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng cao, vì vậy các phòng ban cần lập đơn đề nghị tuyển dụng và gửi lên cấp trên để được xem xét, bao gồm các nội dung chi tiết về nhu cầu và tiêu chí tuyển dụng.
Phòng ban cần tuyển dụng
Vị trí cần tuyển dụng
Số nhân viên cần tuyển
Lý do đề nghị tuyển dụng
Mô tả vị trí công việc
- Bước 1: Tạo vị trí cần tuyển dụng
• Khi mới tạo vị trí công việc ta nhấn lưu và hệ thống sẽ tự động chuyển sang chế độ
“Tuyển dụng đang thực hiện”.
• Khi đó ta cần bấm vào nút dừng tuyển dụng ở góc trên bên trái màn hình để chuyển sang chế độ chờ.
Bước 2: Tiến hành khởi động tuyển dụng và đăng tin tuyển dụng
• Nhấn vào khởi động tuyển dụng để khởi động tuyển dụng.
• Vào “Go to website” ở góc trên bên phải màn hình để đến bài đăng tin tuyển dụng.
• Bật chế độ công khai để xuất bản bài đăng tuyển dụng trên website.
• Tại đây ứng viên có thể ứng tuyển trực tiếp trên website hoặc ứng tuyển qua email.
Bước 3: Lọc hồ sơ ứng viên và đặt lịch phỏng vấn.
Trường hợp 1: Hồ sơ không đạt và loại ứng viên
Trường hợp 2: Hồ sơ đạt và đặt lịch phỏng vấn
Bước 4: Liên hệ phỏng vấn.
Hệ thống Odoo sẽ tự động gửi mail thông báo lịch phỏng vấn đến ứng viên. Bước 5: Tiến hành phỏng vấn và tạo hợp đồng.
Tạo hợp đồng với ứng viên nếu là ứng viên tiềm năng.
Loại nếu ứng viên không phù hợp như ở bước lọc hồ sơ.
Bước 6: Tạo hồ sơ nhân viên và hoàn thành quy trình tuyển dụng.
• Tạo và lưu hồ sơ nhân viên
• Hồ sơ nhân viên đã được lưu vào công ty và được quản lý bởi hệ thống nhân viên trên Odoo.
Hệ thống Odoo tự động gửi mail ứng tuyển thành công đến nhân viên.
5.5.2.1 Sơ đồ flowchart quy trình kho vận
Hình 15: Sơ đồ flowchart quy trình kho vận
5.5.2.2 Mô tả quy trình kho vận trên Odoo
Quản lý kho hàng là một hoạt động quan trọng và liên tục tại công ty VinFast, đòi hỏi sự phức tạp và công sức trong việc điều phối hàng hóa Việc tính toán và quản lý luân chuyển hàng hóa giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu sản xuất mà không để lượng dự trữ quá nhiều, tránh lãng phí vốn và không gian lưu trữ Để thực hiện quy trình mua bán hàng hóa trên Odoo, việc thiết lập thông tin sản phẩm như tồn kho, giá cả và quy tắc tái cung ứng là điều cần thiết.
Bước 1: Tạo sản phẩm tồn kho.
Bước 2: Tạo thông tin: tồn kho, giá cả, mã sản phẩm,
Bước 3: Tạo thông tin nhà cung cấp và giá mua.
Bước 4: Tạo quy tắc tái cung ứng cho sản phẩm.
Bước 5: Kiểm tra trong kho.
5.5.3.1 Sơ đồ flowchart quy trình mua hàng
Hình 16: Sơ đồ flowchart quy trình mua hàng
5.5.3.2 Mô phỏng quy trình mua hàng khi nhà cung cấp giao đủ hàng và thiếu hàng trên odoo
Bước 1: Bộ phận mua hàng vào kho vận để kiểm tra số lượng hàng còn tồn lại trong kho
Ta vào mục sản phẩm để tiếp tục kiểm tra
Dòng xe IMPES hiện đang cần nhập thêm 10 chiếc để đáp ứng nhu cầu của bộ phận bán hàng, đồng thời đảm bảo tồn kho ở mức hợp lý.
Sau khi đưa ra quyết định, bộ phận mua hàng sẽ trở lại mục mua hàng để tiếp tục thực hiện.
Ta tạo yêu cầu báo giá bằng cách nhấn nút TẠO ngay góc bên trái màn hình.
Nhập các thông tin về Nhà cung cấp, ngày nhận, sản phẩm, số lượng,
Bước 2: Gửi yêu cầu báo giá đã tạo cho nhà cung cấp xem xét bằng cách nhấn vào nút GỬI QUA EMAIL bên góc trái màn hình.
Sau đó nhấn nút GỬI.
Bước 3: Kiểm tra từ phản hồi của nhà cung cấp, ở bước này sẽ xảy ra hai trường hợp:
+ Nếu nhà cung cấp đồng ý thì thực hiện tiếp Bước 4
+ Nếu nhà cung cấp không đồng ý, ta quay lại bước 1 để thương lượng và điều chỉnh cho đến khi thỏa thuận 2 bên đạt yêu cầu
Bước 4: Tiến hành xác nhận đơn hàng
Xác nhận đơn hàng: Chuyển từ đơn hàng báo giá sang đơn hàng đặt hàng Ta nhấn vàoXÁC NHẬN ĐƠN HÀNG trên góc bên trái màn hình.
Bước 5: Nhận sản phẩm và kiểm hàng Ở bước này bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng bằng cách nhấn vào ô NHẬN SẢN PHẨM.
Sau đó tiếp tục chuyển qua bộ phận kho vận để kiểm tra hàng hoá mà nhà cung cấp vừa giao.
Sau khi kiểm tra hàng hoá xong ta bấm XÁC NHẬN đơn hàng.
Nếu đơn hàng nhận vào được bộ phận mua hàng kiểm tra thiếu số lượng thì bộ phận sẽ trả hàng theo quy định của công ty.
Khi kiểm tra hàng hóa và xác nhận đúng số lượng, bạn sẽ thấy số lượng xe IMPES đã được cập nhật chính xác trong mục sản phẩm Tiếp theo, hãy tiếp tục thực hiện bước 6.
Bước 6: Tạo hoá đơn cho nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng quay lại mục mua hàng nhấn vào đơn mua hàng vừa giao
Sau đó nhấn TẠO HOÁ ĐƠN ở góc bên trái màn hình để tạo hoá đơn cho nhà cung cấp.
Bộ phận mua hàng sẽ nhấn chỉnh sửa và điền đủ thông tin về ngày tạo hoá đơn, tài khoản ngân hàng,
Sau đó nhấn XÁC NHẬN để bàn giao hoá đơn cho bộ phận kế toán thanh toán.
Bước 8: Ghi nhận thanh toán và thanh toán công nợ cho nhà cung cấp
Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận hoá đơn từ bộ phận mua hàng để tiến hành thanh toán.
Ta sẽ vào mục KẾ TOÁN -> NHÀ CUNG CẤP-> HOÁ ĐƠN
Chọn hoá đơn vừa xác nhận ở bước 7
Sau đó nhấn GHI NHẬN THANH TOÁN -> TẠO THANH TOÁN
Vậy là đơn hàng vừa mua đã thực hiện và thanh toán xong, ta kết thúc quy trình mua hàng.
5.5.4.1 Khách hàng chưa thanh toán đủ
Trường hợp 1: Khách hàng đặt cọc
Hình 17: Sơ đồ flowchart khi khách hàng đặt cọc Điều kiện với khách hàng cọc:
Đơn hàng của khách hàng phải trên 500.000.000 đồng và trên 3 sản phẩm ( ít hơn 3 sản phẩm sẽ hủy hàng)
Đối với khách hàng mới phải cọc trên 20% tổng đơn hàng, đối với khách hàng đã mua sản phẩm tại Vinfast phải cọc trên 10% tổng đơn hàng.
Khách hàng có quyền chọn ngày hết hạn thanh toán trong khoảng từ ngày mua đến 15 ngày Để bắt đầu, khách hàng cần chọn sản phẩm và yêu cầu báo giá Bộ phận bán hàng sẽ tạo báo giá cho khách, bao gồm thông tin như tên khách hàng, ngày hết hạn thanh toán, các điều khoản thanh toán, tên sản phẩm, số lượng mua và tổng cộng đơn hàng, sau đó gửi đến khách hàng.
Bước 2: Gửi báo giá cho khách hàng qua email và khách hàng đồng ý đặt hàng.
Bước 3: Bộ phận bán hàng sẽ xác nhận đơn hàng và tạo hóa đơn cho khách hàng (ghi rõ số tiền khách hàng cọc).
Với khách hàng Thương Nguyễn là khách hàng mới và mua với số lượng trên 3, tổng đơn hàng là 550.000.000 đồng, khách hàng cọc trên 20% tổng số hóa đơn.
Bước 4: Bộ phận kế toán sẽ tiến hành ghi nhận thanh toán số tiền đặt cọc của khách hàng.
Bước 5: Bộ phận kho sẽ được thông báo và tiếp nhận đóng gói để giao đến khách hàng.
Bước 6: Bộ phận bán hàng sẽ tạo hóa đơn thanh toán phần còn lại và trừ đi khoản đặt cọc trước đó.
Bước 7: Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận và xác nhận hóa đơn, ghi nhận phần thanh toán còn lại cho khách hàng, kết thúc quá trình bán hàng.
Trường hợp 2: Khách hàng trả góp Điều kiện với khách hàng trả góp:
Khách hàng trên 20 tuổi ( tính theo ngày trên CMND/CCCD)
CMND/CCCD vẫn còn hạn sử dụng
Công ty chỉ kiểm tra xong và gửi lại, không giữ bất cứ giấy tờ gì của khách hàng.
Hình 18: Sơ đồ flowchart khi khách hàng trả góp
Khách hàng bắt đầu quy trình bằng cách chọn sản phẩm và yêu cầu báo giá Bộ phận bán hàng sẽ tạo báo giá cho khách, bao gồm thông tin như tên khách hàng, ngày hết hạn thanh toán, các điều khoản thanh toán, tên sản phẩm, số lượng mua và tổng cộng đơn hàng để gửi đến khách hàng.
Bước 2: Gửi báo giá qua email cho khách hàng và khách hàng đồng ý đặt hàng
Bộ phận bán hàng tiến hành tiếp nhận và tạo hóa đơn Bộ phận kho vận sẽ tiến hành đóng gói và giao hàng cho khách hàng
Khách hàng lựa chọn hình thức thanh toán trả trước 50%, và số tiền còn lại sẽ được chia đều trong 12 tháng Do đó, bộ phận bán hàng sẽ ghi nhận thanh toán là 50%.
Bước 3: Bộ phận kế toán sẽ xác nhận và ghi nhận trước 50% tổng số tiền khách hàng.
Bước 4: Đến tháng tiếp theo, bộ phận bán hàng sẽ tiếp tục lập hóa đơn cho khách hàng và trừ đi khoản trả trước.
Bước 5: Bộ phận kế toán sẽ xác nhận số tiền quy định mà khách hàng phải trả trong tháng kế tiếp.
Tiếp tục cứ hằng tháng khách hàng sẽ trả số tiền quy định được chia đều cho 12 tháng đến khi hết nợ.
5.5.4.2 Khách hàng trả hàng Điều kiện với khách hàng trả hàng:
Giao hàng không đúng yêu cầu
Hàng nhận được bị thiếu/sai/bể vỡ/không hoạt động/khác mô tả/đã qua sử dụng/giả nhái
Chưa nhận được hàng so với thời gian giao dự kiến trễ nhất là 1-2 ngày
Thời gian trả hàng trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hàng.
Gửi trả sản phẩm (bao gồm tất cả phụ kiện đi kèm, hóa đơn VAT, tem phiếu bảo hành nếu có)
Sản phẩm gửi trả phải trong tình trạng như khi nhận hàng
Hình 19: Sơ đồ flowchart khi khách hàng trả hàng
Giả sử khách hàng đã chọn sản phẩm, tiến hành đặt hàng Khách hàng đã nhận được hàng từ bộ phận kho vận và đã thanh toán.
Khi khách hàng muốn trả sản phẩm bị lỗi, bộ phận kho cần truy cập vào mục trả hàng để nhập số lượng sản phẩm mà khách yêu cầu và tiến hành xác nhận.
Bước 2: Bộ phận bán hàng sẽ nhận được thông báo và giao với số lượng đã trừ đi số lượng trả
Trường hợp 1: Khách hàng yêu cầu trả hàng và kế toán đã ghi nhận thanh toán
Bước 3: Bộ phận bán hàng sẽ tiến hành thêm công nợ âm cho khách hàng và thêm lý do khách hàng trả hàng.
Bộ phận kế toán sẽ nhận thông báo về công nợ của khách hàng, sau đó tiến hành kiểm tra, sửa đổi và xác nhận công nợ để ghi nhận và trả lại cho khách hàng.
Trường hợp 2: Khách hàng yêu cầu trả hàng nhưng kế toán chưa ghi nhận thanh toán.
Bộ phận bán hàng sẽ ghi nhận công nợ âm cho khách hàng và lý do trả hàng Vì khách hàng không gửi lại toàn bộ sản phẩm, bộ phận sẽ tiến hành hoàn trả một phần tiền Nếu khách hàng muốn trả lại toàn bộ sản phẩm, bộ phận bán hàng có thể chọn tùy chọn “Hoàn tiền toàn bộ”.
Bước 4: Bộ phận kế toán sẽ nhận thông báo và tiến hành kiểm tra/ sửa và xác nhận.
Khi khách hàng hoàn tất thanh toán tổng đơn hàng và bộ phận kế toán ghi nhận, kế toán sẽ cập nhật công nợ và trừ đi khoản phải trả lại khách hàng.
Tự động hóa Marketing là công cụ hỗ trợ thiết lập các chiến dịch hiệu quả nhằm tiếp cận khách hàng tiềm năng mới thông qua danh sách email đã đăng ký hoặc gửi email hàng loạt theo mẫu có sẵn.
Bước 1: Để tạo một chiến dịch mới ta vào mục TỰ ĐỘNG HOÁ
Biểu mẫu chiến dịch cho phép bạn điền đầy đủ thông tin về tên chiến dịch như SALE hoặc quảng bá sản phẩm, đồng thời lựa chọn các mục tiêu từ danh sách có sẵn để tiếp cận đối tượng mong muốn.
Ngoài ra để chiến dịch có thể khởi động, cần phải thêm một hoặc nhiều hoạt động phục vụ cho chiến dịch đã tạo.
Sau khi đã tạo hoạt động ở bước này bạn có thể khởi động trực tiếp chiến dịch hoặc có thể tiếp tục chuyển qua bước 2.
Bước 2: Thêm các hoạt động con cho thích hợp để chiến dịch nhận được sự tương tác của nhiều người hơn.
Sau khi thêm các hoạt động con phù hợp, hãy nhấn chọn khởi động để bắt đầu chiến dịch Kết quả thu được sẽ cung cấp cho chúng ta những số liệu cụ thể cùng với các biểu đồ báo cáo kết quả đạt được.
5.5.6 Quy trình chăm sóc khách hàng của Odoo
5.5.6.1 Sơ đồ flowchart quy trình chăm sóc khách hàng
Hình 20: Sơ đồ flowchart quy trình chăm sóc khách hàng
5.5.6.2 Quy trình chăm sóc khách hàng
Cập nhật thắc mắc của khách hàng thông qua Email, Web, MXH
Quản lý phân công cho nhân viên chăm sóc khách hàng.
Phân loại là câu hỏi hay phát sinh.
Khi có vấn đề phát sinh, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng phụ trách sản phẩm để kịp thời giải quyết.