phu luc QT2 02

QT2.02- Phơ lơc sè Ngµy BH: ./ /20 QT2.02-Phơ lục để làm mẫu cho phòng ban, đơn vị áp dụng đặt tên (tiêu đề) hồ sơ thời hạn bảo quản thực BM 2.02.04 Hồ sơ thời bảo quản TT I II Tên loại hồ sơ Hồ sơ nguyên tắc, gồm: Thông t, thị, nghị định, sách nghiệp vụ cấp bộ, ngành Các quy định q.lý tài Các quy định xây dựng Các quy định Lao động tiền lơng, an toàn lao động Các quy định quản lý hành Hồ sơ công việc Quản lý nhân sự, đào tạo - Hồ sơ cá nhân - Các kế hoạch đào tạo Hồ sơ quản lý xe máy thi công Hồ sơ quản lý hành - Các thiết bị văn phòng - Đất đai, sửa chữa nhà Hồ sơ thi công - Từng công trình thi Ký hiệu Thời gian bảo quản Nơi bảo quản bảo quản Tại vĩnh viễn phòng ban, đơn vị Lâu dài Lâu dài Lâu dài Vĩnh viễn Lâu dài công BM 2.02.01 Ngày BH: ./ /20 BM 2.02.01: áp dụng cho phòng, ban Công ty Đội thi công trực thuộc (BM không áp dụng cho hồ sơ văn văn th quan) danh mục hồ sơ lập năm phòng/ban/Đơn vị STT Tiêu đề hå s¬ Ngêi lËp hå s¬ Ghi Chó Tất BM, ngời viết quy trình để làm mẫu, Các phòng, ban, đơn vị không photocopy mẫu mà phải tự kẻ lấy, tuỳ theo lợng thông tin ghi cột mà mở rộng hay hẹp, để dọc hay ngang khổ giấy, nhng phải đủ cột mục mẫu mục lục Hồ sơ số: 03 TT Số KH văn Ngày, tháng văn Tập số (đơn vị bảo quản): 01 - Đội xây lắp Trích yếu nội dung Tác giả Văn Tờ số Ghi Hồ sơ công việc đợc lập theo logic cđa sù viƯc (s¾p xÕp theo thø tù tõ bắt đầu việc đến kết thúc việc, không phân biệt tài liệu bên gỉ đến hay đơn vị ban hành), Thực theo mục 5.1.2 5.2.1 quy trình mục quy trình BM 2.02.03 Ngày BH: ./ /20 BM 2.02.03: áp dụng cho tất CBNV làm công tác có liên quan tới việc lập hồ sơ Tờ kết thúc: Tờ kết thúc Đơn vị bảo quản nµy gåm cã: tê (ViÕt b»ng chữ) Mục lục văn có: văn Đặc điểm trạng thái văn bản: Ngày tháng năm Ngời lập (Ký ghi rõ họ, tên) Để kiểm tra, bảo quản văn tài liệu, tránh việc đánh tráo, đánh cắp, giả mạo, đồng thời theo dõi đợc trạng thái văn bản, tài liệu có biện pháp bảo quản thích đáng, kịp thời Tờ kết thúc cần đa thông tin sau: ã Số lợng tờ đơn vị bảo quản (dùng bút chì đánh số từ trang đầu đến trang cuối hồ sơ) ã Chất lợng trạng thái văn (giấy viết tay, đánh máy, gốc, sao, chỗ dập, xoá, chỗ mờ, chỗ rách nát ) BM 2.02.04 Ngày BH: ./ 2/20 BM 2.02.04: áp dụng cho phòng, ban Công ty Đội thi công trực thuộc Từng phòng, Đội thi công lập danh mục, xếp lần lợt danh mục hàng năm vào hồ sơ (Không áp dụng cho văn th quan HS văn th quan bảo quản vĩnh viễn theo quy định) danh mục hồ sơ đa vào lu trữ năm phòng/ban/Đơn vị Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề Thời hạn Ngời lập Ghi hồ sơ bảo quản hồ sơ Chú Bản danh mục có hå s¬, bao gåm: hồ sơ có thời hạn b¶o qu¶n vÜnh viƠn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài hå s¬ cã thời hạn bảo quản tạm thời Địa danh, ngày tháng năm Thủ trởng quan Ký tên, ®ãng dÊu BM 2.02.05 Ngµy BH: ./ /20 BM 2.02.05: áp dụng cho phòng, ban Công ty Đội thi công trực thuộc Từng phòng, Đội thi công lập bảng thống kê hồ sơ đà đợc lập ( áp dụng cho văn th quan) Bảng thống kê hồ sơ Cặp , hộp Hồ sơ số số 01 01 02 02 03 Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Tập văn năm 01/01/20 2002 02 30/3/200 -nt01/4/200 30/6/200 -nt01/7/200 30/92002 Thêi h¹n Số Ghi bảo quản Tờ Lâu dài 350 Lâu dài 400 Lâu dài 380 Chú ý: - Mỗi hồ sơ đợc ghi số thứ tự, hồ sơ có nhiều tập tập đợc đánh số thứ tự riêng - Trờng hợp nhiều hồ sơ có tiêu đề ghi lần đầu, lần sau đề (-nt-) - Cột số 6: ghi tổng số tờ đà đợc hệ thống hoá bên hồ sơ - Cột số 7: Ghi đặc điểm đáng ý hình thức nh nội dung hồ sơ; đặc điểm bên hồ sơ lu trữ * Không ghi lặp lại tít biểu mẫu bảng thống kê, ghi bìa Mẫu bìa công ty viwaseen.1 Phòng/ban/đội Mục lục hồ sơ (BM2.02.05-ISO) Từ năm đến năm BM 2.02.06 Ngày BH: ./ /20 BM 2.02.06: áp dụng cho phòng, ban Công ty Đội thi công trực thuộc Từng phòng, Đội thi công lập danh mục, xếp lần lợt danh mục hàng năm vào hồ sơ để tiện theo dõi, đối chiếu với danh mục tài liệu, hồ sơ đợc đa vào lu trữ danh mục tài liệu, hồ sơ tiêu huỷ năm đơn vị Số ký hiệu tài liệu, hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Tình trạng Ngời đề Ghi tài liệu, hồ sơ nghị huỷ Chú Cột1: ghi thông tin đà đánh dấu hồ sơ số, ký hiệu tài liệu cần huỷ Cột 2: ghi tên hồ sơ đà đợc lập Cột 3: ghi thời hạn bảo quản hồ sơ Cột 4: ghi tài liệu trùng, thừa, rách nát không phục chế đợc, hồ sơ đà thời hạn bảo quản Cột 5: ngời trực tiếp lập hồ sơ, đợc bàn giao lại ngời trớc ngời đề xuất huỷ chịu trách nhiệm từ việc lập tới bảo quản huỷ hồ sơ Cột 6: ghi điều cần thiết Địa danh, ngày tháng năm Phê duyệt lÃnh đạo C.ty ký ghi rõ họ tên Phụ trách đơn vị ... sơ Cặp , hộp Hồ sơ số số 01 01 02 02 03 Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Tập văn năm 01/01/20 2 002 02 30/3/200 -nt01/4/200 30/6/200 -nt01/7/200 30/92 002 Thêi h¹n Sè Ghi bảo quản Tờ Lâu... ghi bìa Mẫu bìa công ty viwaseen.1 Phòng/ban/đội Mục lục hồ sơ (BM2 .02. 05-ISO) Từ năm đến năm BM 2 .02. 06 Ngày BH: ./ /20 BM 2 .02. 06: áp dụng cho phòng, ban Công ty Đội thi công trực thuộc Từng... văn (giấy viết tay, đánh máy, gốc, sao, chỗ dập, xoá, chỗ mờ, chỗ rách nát ) BM 2 .02. 04 Ngày BH: ./ 2/20 BM 2 .02. 04: áp dụng cho phòng, ban Công ty Đội thi công trực thuộc Từng phòng, Đội thi