chapter 5 1252

Chương Kiểm soát bán hàng Mục tiêu 1.Kiểm Kiểmsốt sốtvà vàcác cácloại loạihình hìnhkiểm kiểmsốt sốt 2.Mục Mụctiêu tiêucủa củakiểm kiểmsoát soátbán bánhàng hàng 3.Xác Xácđịnh địnhcác cáctiêu tiêuchuẩn chuẩnkiểm kiểmsốt sốt 4.Phân Phântích, tích,đánh đánhgiá giákết kếtquả quảbán bánhàng hàng 5.Quản Quảntrị trịkết kếtquả quảphân phântích, tích,đánh đánhgiá giá Kiểm sốt bán hàng “Kiểm sốt nói chung hay kiểm sốt bán hàng nói riêng trình đo lường kết thực hiện, so sánh với tiêu chuẩn, phát sai lệch nguyên nhân, tiến hành hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho kết cuối phù hợp với kết hay mục tiêu mong muốn” Các loại hình kiểm sốt BH  Theo thời gian tiến hành kiểm soát - Kiểm soát trước (tiền kiểm) - Kiểm soát đồng thời - Kiểm soát sau (hậu kiểm)  Theo tần suất kiểm soát - Kiểm soát định kỳ - Kiểm soát liên tục - Kiểm soát mục tiêu kết  Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm soát - Kiểm sốt tồn - Kiểm sốt cá nhân - Kiểm soát phận Bảng theo dõi thời gian NVBH BẢNG THEO DÕI THỜI GIAN TÊN NHÂN VIÊN BÁN HÀNG: KHU VỰC BÁN HÀNG: TUẦN THỨ: NĂM: HOẠT ĐỘNG T2 T3 T4 T5 T6 T7 CN TỔNG Làm việc trực tiếp với khách hàng Tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại Chuẩn bị kiến nghị văn phòng Làm việc với phòng ban khác Đi lại Chờ đợi Giải mâu thuẫn Làm công việc khác văn phòng * Số lần trực tiếp đến gặp khách hàng tiềm * Số lần trực tiếp đến gặp khách hàng TỔNG CỘNG BẠN MUỐN PHÂN BỔ THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT KẾT QUẢ CAO HƠN? CẦN THỰC HIỆN NHỮNG THAY ĐỔI GÌ ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC ĐIỀU NÀY? NHẬN XÉT: Mục tiêu kiểm soát BH - Xác định rõ ràng kết đạt hoạt động bán hàng tương quan so sánh với kế hoạch xây dựng giúp nhà quản trị thấy kết việc thực chiến lược, sách bán hàng đề - Một công việc kiểm sốt bán hàng tìm ngun nhân gây sai biệt thực tế Dựa kết này, giám đốc phải xác định dự đoán biến động lĩnh vực hoạt động - Cung cấp cho nhân viên thơng tin đánh giá việc thực công việc họ để nhân viên tự hồn thiện cơng việc phụ trách - Nhà quản trị kiểm soát nhân viên phải đảm bảo phản hồi từ nhân viên chương trình hoạt động cơng ty - Nhân viên bán hàng xác định mục đích hay hoạt động mà nhân viên giám đốc cần phải thực để hoàn thành mục tiêu xác định Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Xác định tiêu chuẩn kiểm soát q trình đo lường phân tích liên tục dùng để so sánh thực tế hoạt động công ty với hoạt động “tốt nhất” sử dụng tổ chức cấp quốc tế Quá trình xác định tiêu chuẩn kiểm sốt Lập kế hoạch • Xác định làm chuẩn • Xác định công ty or lực lượng bán hàng so sánh Thu thập thơng tin • Xác định phương pháp lựa chọn • Lựa chọn liệu Phân tích truyền đạt • Xác định “lỗ hổng” thực cơng việc • Lập kế hoạch mức độ thực tương lai • Truyền đạt tiêu chuẩn lựa chọn tìm kiếm chấp nhận Thực điều khiển để thúc đẩy thực • Thiết lập mục tiêu chức • Phát triển kế hoạch hành động • Thực kế hoạch hành động riêng biệt kiểm sốt q trình • Hiệu chỉnh tiêu chuẩn kiểm soát Các tiêu chuẩn kiểm soát KẾT QUẢ BÁN HÀNG  Tổng số lượng hàng bán  Tỷ lệ hoàn thành tiêu hay dự đoán  So với năm trước hay tháng trước  Số tài khoản mở  Số khách hàng bị  Tổng tài khoản hoạt động CHẤT LƯỢNG BÁN HÀNG  Tổng số lượng hàng bán  Phạm vi bao phủ  Loại khách hàng  Sự thất tín dụng  Tổng chênh lệch bán hàng khu vực  Sự định giá khách hàng HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG  Số lượng gọi hàng tuần đến khách hàng tương lai so với  Số lần đề nghị ; số lần trình bày  Số lượng hẹn KỸ NĂNG BÁN HÀNG  Mở rộng đối tượng khách hàng  Tạo nói chuyện  Đặt câu hỏi thăm dị  Nhiệt tình  Lập kế hoạch gọi  Trình bày mục tiêu  Giải phản đối, lời phàn nàn  Sử dụng công cụ hỗ trợ bán hàng  Kết thúc bán hàng KHẢ NĂNG HIỂU BIẾT VỀ  Đặc điểm sản phẩm  Chính sách lợi công ty  Khách hàng  Khách hàng tương lai  Thị trường  Sự cạnh tranh  Lợi cạnh tranh  Các chương trình ứng dụng  Phần mềm máy tính Các tiêu chuẩn kiểm soát KHẢ NĂNG TỰ TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH  Sử dụng thời gian lại cách hiệu  Lưu hồ sơ khách hàng  Phân chia thời gian tài khoản vùng địa lý  Lập kế hoạch hàng ngày, hàng tuần trình bày kế hoạch  Sắp xếp ngăn nắp mẫu tài liệu bán hàng SỰ THAM GIA  Các họp bán hàng  Các trưng bày sản phẩm  Các buổi hội thảo, thăm dị SỰ TRƠNG COI VÀ GIÁM SÁT  Các lộ trình  Các báo cáo gọi, chi tiêu, tín dụng  Các yêu cầu quảng cáo, đơn đặt hàng KIỂM SOÁT CHỈ TIÊU  Du lịch giải trí  Cước phí tiền trợ cấp quảng cáo  Giảm giá, Khuyến mãi, … QUAN HỆ VỚI KHÁCH HÀNG  Thường xuyên gặp khách hàng  Phục vụ giúp đỡ khách hàng  Quan hệ cá nhân  Xử lý lời phàn nàn QUAN HỆ VỚI CƠNG TY  Chính sách thủ tục  Quan hệ cá nhân TÍNH CÁCH  Thái độ, Nhiệt tình  Quyết đốn, Tự tin  Xơng xáo, Linh động  Kiên nhẫn, Ĩc phán đốn  Tính ổn định, Có thể tin cậy  Khẩn trương  Trí tưởng tượng  Sáng kiến, Ngoại hình Phân tích khả sinh lợi - Ví dụ Full Cost Approach Contribution Approach District District $300,000,000 $180,000,000 $70,000,000 $50,000,000 Cost of Goods Sold $255,000,000 $168,500,000 $58,500,000 $28,000,000 Gross Margin $ 45,000,000 $ 11,500,000 $11,500,000 $22,000,000 District Selling Expenses $ 11,000,000 $ 5,000,000 $ 3,500,000 $ 2,500,000 Regional Direct Selling Expenses $ 10,000,000 - - - Profit Contribution $ 24,000,000 $ 6,500,000 $ 8,000,000 Allocated Portion of Shared Zone Costs $ 16,000,000 Net Profit $ Region Sales 8,000,000 District $19,500,000 Phân tích khả sinh lợi - Phân tích chi phí dựa vào hoạt động - • Phân bổ chí phí đến phận cá biệt dựa tảng chi phí thực tế phận nguyên nhân chi phí • Dựa khả sinh lợi hoạt động chi phí liên đới trực tiếp phận xác định Phân tích khả sinh lợi - Phân tích ROAM - • Tính tốn cung cấp đánh giá khả sinh lợi thơng tin chẩn đốn bổ ích • ROAM xác định phần trăm phân phối lợi nhuận doanh thu tài sản ROAM = Profit contribution as percentage of sales X Asset turnover rate = (Profit contribution / Sales) X (Sales / Assets managed) Phân tích khả sinh lợi - Phân tích ROAM District Sales District District District $24,000,000 $24,000,000 $24,000,000 $24,000,000 Cost of Goods Sold 12,000,000 12,000,000 14,000,000 14,000,000 Gross Margin 12,000,000 12,000,000 10,000,000 10,000,000 District Selling Expenses 7,200,000 9,600,000 5,200,000 8,800,000 Profit Contribution 4,800,000 2,400,000 4,800,000 1,200,000 Accounts Receivable 8,000,000 4,000,000 16,000,000 4,000,000 Inventory 8,000,000 4,000,000 16,000,000 4,000,000 16,000,000 8,000,000 32,000,000 8,000,000 Total Assets Managed 5% Profit Contribution Percentage 20% 10% 20% Asset Turnover 1.5 3.0 75 3.0 ROAM 30% 30% 15% 15% Phân tích suất • So sánh lợi nhuận đầu tư tài sản • Thể mối quan hệ đầu đầu vào • Thúc đẩy suất lao động có nhờ hai đường: Gia tăng đầu với mức đầu vào ban đầu Duy trì mức đầu ban đầu sử dụng đầu vào Phân tích suất District District $24,000,000 $20,000,000 $24,000,000 2,000,000 2,400,000 3,000,000 3,000,000 9,000 7,500 8,500 10,000 200 180 260 270 20 30 20 30 Sales/Salesperson $ 1,000,000 $ 800,000 $1,000,000 $ 800,000 Expenses/Salesperson $ $ 80,000 $ 150,000 $ 100,000 450 250 425 333 11 13 Sales District District $20,000,000 Selling Expenses Sales Calls Proposals Number of Salespeople Calls/Salesperson Proposals/Salesperson 100,000 Quản trị kết phân tích, đánh giá * Thưởng * Hoạt động điều chỉnh - Thực hành phê bình - Quá trình giải * Sa thải - Chi phí - Q trình sa thải Quản trị kết phân tích, đánh giá * Hoạt động điều chỉnh: - Thực hành phê bình Có ba phương pháp phê bình có hiệu quả: + Chỉ phê bình hành vi cư xử đặc biệt - phê bình chung + Sử dụng nhiều câu nghi vấn + Kết hợp phê bình với hướng dẫn cải thiện Quản trị kết phân tích, đánh giá * Hoạt động điều chỉnh: - Quá trình giải + Để điều chỉnh hoạt động có kết quả, nhân viên giám đốc trước hết phải đồng ý vấn đề cách giải + Hoạt động điều chỉnh phải rõ ràng, nhân viên hiểu chấp nhận + Giám đốc nhân viên phải thống số liệu tài nhờ đạt mục đích chung Quản trị kết phân tích, đánh giá CÁC VẤN ĐỀ, TRƯỜNG HỢP VÀ HOẠT ĐỘNG ĐIỀU CHỈNH Ví dụ vấn đề nhân viên Trường hợp Hoạt động điều chỉnh + Khu vực hiệu + Các vấn đề cá nhân + Nhàm chán, buồn + Xây dựng lại khu vực + Giúp đỡ giám đốc đạo giúp đỡ nghiệp vụ + Khuyến khích với phần thưởng phi tài + Ngăn chặn với hoạt động nguyên tắc cần thử Không thực hạn ngạch + Nói chuyện với khách hàng lầm lẫn + Kỹ thuật bán tồi + Số lượng nói chuyện khơng đủ + Địi hỏi giúp đỡ kế hoạch hành động + Gửi đến chương trình đào tạo giám đốc làm việc với nhân viên + Động viên nhân viên làm việc tích cực hơn, đầu tư thời gian nhiều Ghi nhận với khách hàng + Nói chuyện khơng đủ với khách hàng + Kỹ thuật kết thúc + Kiến thức sản phẩm khơng thích đáng + Làm việc với nhân viên để lên kế hoạch nói chuyện với khách hàng + Gửi đến đào tạo bán hàng giám đốc làm việc nhân viên sở + Đào tạo lại nhân viên Mức độ động viên đánh giá “thấp” Quản trị kết phân tích, đánh giá * Sa thải - Chi phí sa thải  Chi phí trực tiếp: Chi phí thuê tuyển, lựa chọn, huấn luyện,…  Chi phí tiềm ẩn: + Khối lượng bán khu vực không phụ trách đầy đủ + Giám đốc thời gian để dự tính cho khu vực phụ trách đầy đủ + Khối lượng bán khu vực khác nhân viên khác cần phải phục vụ khu vực + Tạo không chắn công việc cho nhân viên khác + Phá vỡ quan hệ công ty với khách hàng nhân viên khách hàng ưa thích Quản trị kết phân tích, đánh giá * Sa thải - Quá trình sa thải + Chuẩn bị gặp gỡ: Chuẩn bị tất loại văn bản, thủ tục liên quan đến việc sa thải Bàn bạc định sa thải nhân viên để chắn định đưa xác + Trong gặp gỡ:  Gặp mặt nơi riêng tư, cho phép kéo dài thời gian cần  Hãy bắt đầu cách rõ ràng nhân viên bị sa thải  Nêu nguyên nhân sa thải dựa thực hành vi cư xử, khơng phải vào tính cách cá nhân  Giám đốc không thay đổi định lúc gặp mặt + Sau gặp gỡ:  Nói chuyện với nhân viên khác sa thải để dập tắt tin đồn đại  Giám đốc coi sa thải trách nhiệm tự coi thiệt hại riêng giám đốc Home work ... $70,000,000 $50 ,000,000 Cost of Goods Sold $ 255 ,000,000 $168 ,50 0,000 $58 ,50 0,000 $28,000,000 Gross Margin $ 45, 000,000 $ 11 ,50 0,000 $11 ,50 0,000 $22,000,000 District Selling Expenses $ 11,000,000 $ 5, 000,000... 3,000,000 9,000 7 ,50 0 8 ,50 0 10,000 200 180 260 270 20 30 20 30 Sales/Salesperson $ 1,000,000 $ 800,000 $1,000,000 $ 800,000 Expenses/Salesperson $ $ 80,000 $ 150 ,000 $ 100,000 450 250 4 25 333 11 13... 8,000,000 32,000,000 8,000,000 Total Assets Managed 5% Profit Contribution Percentage 20% 10% 20% Asset Turnover 1 .5 3.0 75 3.0 ROAM 30% 30% 15% 15% Phân tích suất • So sánh lợi nhuận đầu tư tài