Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Anh Linh

LỜI MỞ ĐẦU, Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hạch toán kế toán được coi là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, ngoài ra hạch toán kế toán c

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hạch toán kế toán được coi là mộtbộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính,ngoài ra hạch toán kế toán còn có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểmsoát các hoạt động kinh tế, tài chính của các doanh nghiệp nói chung.

Những năm gần đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thịtrường và sự đổi mới trong việc quản lý của đảng và nhà nước thì các doanhnghiệp tư nhân cũng lần lượt ra đời ngày càng nhiều Hoà chung với nền kinh tếngày càng phát triển đó thì hệ thống cơ sở hạ tầng trong nước cũng có nhiềuthay đổi, đóng góp cho sự phát triển đó là sự lỗ lực không ngừng của các doanhnghiệp Đối với các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển được trong nền kinh tếthị trường ngày nay cần phải có một chính sách đúng đắn và chiến lược pháttriển lâu dài Vì vậy, bộ phận kế toán giữ một vai trò đặc biệt quan trọng dựatrên những thông tin kế toán cung cấp nhà quản lý sẽ đưa ra các quyết địnhquản trị dẫn đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp mình.

Nhận thức được tầm quan trọng đó, qua quá trình tìm hiểu về công tác kếtoán tại công ty TNHH Anh Linh em nhận thấy đây là cơ hội tốt để so sánh giữalý thuyết đã học và thực tế công tác hạch toán kế toán tại Công ty.

Báo cáo gồm ba phần

Phần I: Khái quát chung về Công ty TNHH Anh Linh.Phần II : Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại

Công ty TNHH Anh Linh.

Phần III : Một vài nhận xét về tổ chức hạch toán kế toán tại Cụng ty TNHH Anh Linh

PHẦN I

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ANH LINH

1 Quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ kinh doanh.

* Quá trìn hình thành

Đất nước ngày càng phát triển trong mọi lĩnh vực, để hoà chung với sựphát triển đó của đất nước thì Công ty TNHH Anh Linh được ra đời vào ngày15/03/2004 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0102011598 của Sở Kế HoạchVà Đầu Tư Thành Phố Hà Nội.

Tên công ty: Công ty TNHH Anh Linh

Tên giao dịch: ANH LINH COMPANY LIMTEDTờn viết tắt: ANH LINH CO., LTD

Trụ sở chính đặt tại: Xóm Đạo, Thôn Tự Khoát - Xã Ngũ Hiệp - Thanh TrìThành Phố Hà Nội

Điện thoại: 04.6862118Vốn điều lệ: 500.000.000

* Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

C«ng ty TNHH Anh Linh hoạt động chủ yếu trong các linh vực như sau: - Mua bán, lắp đặt máy móc, thiết bị vật tư ngành điện, nước:

- Vận tải hàng hoá:

- Trang trí nội, ngoại thất văn phòng và gia đình;

- Sản xuất và mua bán thiết bị nội thất, văn phòng, gia đình vàtrường học;

2 Tổ chức bộ máy quản lý và kết quả kinh doanh một số năm gần đây * Tổ chức bộ máy quản lý

Do là một Công Ty TNHH nên bộ máy tổ chức quản lý của Công ty kháđơn giản và theo kiểu trực tuyến chức năng Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý củacông ty biểu hiện qua sơ đồ sau:

Giám Đốc

Phó Giám Đốc

phòng tài chính kế toán

Phòng kỹ thuật thi công

Phòng vật tư thiết bị

Đội thi công

số 1

Đội thi công

số 2

Sơ đồ 1 Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Anh Linh

Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

Ban giám đốc: Gồm có 1 giám đốc phó giám đốc.

+ Giám đốc công ty là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm trong việclập kế hoạch, định hướng đường lối trước mắt cũng như lâu dài nhằm thúc đẩyCông ty ngày một phát triển, ngoài ra giám đốc công ty có quyền xem xét lại tổchức, giải thể và xác nhập các tổ đội, các phòng ban trong công ty cho phù hợpvới yêu cầu nhiệm vụ sảm xuất kinh doanh trong Công ty

Phó giám đốc Là người tham mưu trực tiếp cho giám đốc về các hoạt

động kinh doanh, ký kết các hợp đồng trong cụng ty Ngoài ra phó giám đốckinh doanh cũn phụ trách một hoặc một số công việc trong công ty được giámđốc giao như chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, quytrình công nghệ trong công ty khi tham gia quá trình sản xuất kinh doanh củaCông ty.

Ngoài ra phó giám đốc còn có chức năng điều hành mọi hoạt động sảnxuất của công ty Lập ra các kế hoạch, mục tiêu để công ty phấn đấu hoàn thành+ Giúp giám đốc tổ chức sản xuất, sử dụng thiết bị vật tư theo quy chếcủa công ty.

+ Phó giám đốc còn có nhiệm vụ tiếp cận thị trường, xây dựng các phươngán, mở rộng phạm vi hoạt động của công ty.

Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ giao dịch, quan hệ với ngân hàng

để thanh toán, vay vốn theo sự chỉ đạo của giám đốc Lập kế hoạch tiền mặt đểphục vụ cho việc chi tiêu và trả lương cho công nhân viên trong công ty Kếthợp với tổ chức cán bộ lao động trong việc thanh toán lương và phân phối thunhập, thực hiện các chế độ chính sách tiền lương với công nhân viên Lập kếhoạch theo dõi khấu hao TSCĐ, lập sổ sách theo dõi các quỹ Báo cáo quyếttoán quý, năm theo quy định của Nhà Nước

Phòng kỹ thuật thi công: Theo dõi, bám sát tiến độ thi công của các công

trình đang thực hiện Nghiên cứu các tiến bộ khoa học, kỹ thuật công nghệ ápdụng vào việc thi công các công trình Kết hợp với kỹ thuật của các đội thi cônglập ra các biện pháp tổ chức thi công khoa học, phù hợp với điều kiện từng côngtrình sao cho hợp lý và tiết kiệm được nguyên vật liệu

Phòng vật tư thiết bị: Quản lý về các trang thiết bị, nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình thi công xây dựng của công ty Ngoài raphòng vật tư thiết bị còn phải đảm bảo việc thu mua nguyên vật liệu, máy mócthiết bị đúng tiêu chuẩn, quy cách và chất lượng.

Đội thi công: Có nhiệm vụ thi công, xây dựng các công trình điện nước

mà công ty nhận thi công.

Qua đây ta có thể thấy tổ chức bộ máy của công ty là mô hình “trực tuyến

chức năng” có sự phân chia bố trí nhiệm vụ của các phòng ban Trên cơ sở đó đểđánh giá mức độ trách nhiệm, mức độ phức tạp cña từng công việc để các nhânviên trong cụng ty có thể hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty nhằm đạt được lợi nhuận một cách tối đa.

* Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một số năm gần đây

Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cải cách chế độ làm việcvà quản lý trong toàn bộ công ty Cụng ty luôn đóng góp và hoàn thành nghĩa vụđối với nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộcông nhân viên trong cụng ty Trong nền kinh tế thị trường công ty luôn xácđịnh cho mình hướng phấn đấu, tìm hiểu đối tác với nhiều bạn hàng, phát triểnnhiều ngành nghề kinh doanh Sự tồn tại và phát triển của công ty được thể hiệnrõ qua một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính trong 3 năm gần đây như sau.

Bảng : Kết quả phát triển trong một số năm gần đây

( Tón tắt số liệu trong 3 năm 2004 - 2005 - 2006 )

Nhận xét : Nhìn vào bảng tón tắt số liệu trong 3 năm của công ty ta thấy

được rằng năm 2004 là năm thành lập của công ty các chi phí đều rất cao thayvào đó là doanh thu thuần và giá vốn hàng bán thì tương đối thấp do vậy lợinhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty là âm.

( 69.566.390 - 36.463.670 - 64.738.848 - 11.475.000 = - 43.109.128 )Ta cũng thấy được rằng trong năm 2005 và 2006 Công ty có phát triểnxong tốc độ phát triển còn chậm Tuy doanh thu thuần và giá vốn hàng bán năm2006 không bằng năm 2005 nhưng thay vào đó công ty đã giảm được các khoản

chi phí một cách đáng kể do đó ta thấy được rằng lợi nhuận sua thuế của năm2006 cao hơn năm 2005 là (15.495.532 - 3.385.840 = 12.109.692 )

Công ty TNHH Anh Linh là một doanh nghiệp hoạt động, kinh doanh chủyếu trong lĩnh vực điện nước nên các trang thiết bị cũng như việc đào tạo cán bộcông nhân viên rất được Công ty quan tâm Hiện nay Công ty đã trang bị đượcnhững loại máy móc, thiết bị cÇn thiÕt cho qu¸ tr×nh s¶n cuÊt kinh doanh cñac«ng ty Ngoài những trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanhCông ty còn có đội ngũ cán bộ công nhân viên đã có nhiều năm kinh nghiệm dođó các công trình mà công ty tham gia thi công đều đạt chất lượng và đúng theoyêu cầu quả nhà đầu tư.

II Công tác tổ chức sản xuất kinh doanh.1 Các yếu tố đầu vào.

Như đã thấy Công ty TNHH Anh Linh là một Công ty chuyên về lắp đặtđiện nước nên các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất này bao gồm có laođộng sống, các loại vật liệu mang đặc trưng riêng của ngành điện nước như dâyđiện, ổ cắm, ống dẫn nước và một số trang thiết bị liên quan khác, ngoài ra còncó nhiên liệu, máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình thi công của Công ty.

2 Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh.

Do Công ty chuyên về thi công các công trình điện nước nên sản phẩm củaCông ty là những công trình mà Công ty đã hoàn thành do đấu thầu được haynhận thi công.

Các sản phẩm chính của Công ty là những hợp đồng lắp đặt điện nước màcông ty đã thi công, những sản phẩm này thường là đơn chiếc, được thi công lắpđặt ở những địa điểm khác nhau nên chúng có thiết kế riêng, do đó các chi phí

Nhận hồ sơ mời thầu của khách hàng

Nguyên cứu hồ sơ, yêu

của Công ty

Trả lời bằng văn bản( Công trình nhỏ )Lập hồ sơ dự thầu

( đối với công trình lớn)

Triển khai lắp đặt khi trúng thầu

Nguyệm thu và thanh lý hợp đồng

phát sinh và lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình thi công lắp đặt làkhác nhau.

Sơ đồ 2 : Quá trình kinh doanh các công trình điện nước

Tại Công ty TNHH Anh Linh bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hìnhtập chung, tức là mọi quyền hành đều thuộc giám đốc và phó giám đốc, do đó,mọi hoạt động kinh doanh của công tt đều do giám đốc trực tiếp chỉ đạo và điềuhành Nêm trong quá trình thi công lắp đặt điện nước nếu có thay đổi hay vướng

mắc gì trong thiết kế đều được giải quyết một cách nhanh chóng tạo điều kiệncho quá trình lắp đặt diễn ra thuận lợi, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật và tiến độcông trình.

PHẦN II

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TYTNHH ANH LINH

I TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN1 Bộ máy kế toán

* Bộ máy kế toán.

Trong một nền kinh tế xã hội nói chung và một nền kinh tế thị trường cósự điều tiết của Nhà Nước nói riêng, thì mọi doanh nghiệp dù kinh doanh theohình thức nào thì cũng đều cần có sự quản lý.

Trong khi đó kế toán lại là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệthống quản lý kinh tế đó Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tổng hợp, cung cấp thôngtin một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ mọi biến động về tài sản và nguần vốntrong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Do đó tại các doanh nghiệp nóichung và tại Công ty TNHH Anh Linh nói riêng thì việc tổ chức bộ máy kế toánrất được quan tâm

Tại công ty TNHH Anh Linh là một Công ty tư nhân có quy mô sản xuấtnhỏ nên bộ máy kế toán hoạt động theo mô hình tập chung Do đó mọi hoạt độngkế toán đều diễn ra tại phòng kế toán, mỗi nhân viên kế toán được phân công,quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác nhau nhưng cùng hoạt động vìmục tiêu chung của công ty.

Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty

* Chức năng , nhiệm vụ của từng bộ phận.

Kế toán trưởng Là người tham mưu cho ban giám đốc về mặt quản lý

tài chính, hướng dẫn và chỉ đạo, theo dõi và tổng hợp số liệu phát sinh trong quátrình kinh doanh xây dựng của công ty Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụkiểm tra các loại hoá đơn chứng từ phát sinh trong quá trình kinh doanh của côngty để lập các báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm

Kế toán tiền lương Theo dõi và tính toán tiền lương của cán bộ công

nhân viên trong công ty theo quy chế trả lương được duyệt Theo dõi giám sátviệc chi trả lương ở đội, trích nộp và thu BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định

Kế toán NVL, CCDC Theo dõi tình hình dự trữ, sử dụng các loại vật

liệu và ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quá trình thu mua nguyênvật liệu, dụng cụ, máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công

Kế toán trưởng

Kế toán

kiêmThủquỹKế toán

NVL,CCDC

ty Ngoài ra kế toán NVl còn phụ trách việc theo dõi tình hình tài sản, trích khấuhao, tiến hành kiển kê vật tư trong kho cũng như trong công trình theo yêu cầucủa công ty.

Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ Có nhiệm vụ kiểm tra số sách,

kiểm tra đối chiếu các khoản nợ của công ty với khách hàng để phục vụ chocông tác quyết toán

Quản lý tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hượp pháp, hợp lệ tiến hành

thu chi tại doanh nghiệp, xuất từ quĩ và ghi số quỹ Hàng ngày cân đối cáckhoản thu chi vào cuối ngày.

2 Tổ chức vận dụng sổ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính kế toán * Hệ thống sổ sách sử dụng tại Công ty.

Công ty TNHH Anh Linh có quy mô nhỏ ngành nghề kinh doanh chủyếu là lắp đặt các đường điện nước lên khối lượng sổ sách cũng như các nghiệpvụ kinh tế phát sinh là rất ít Để phù hợp với tình hình thực tế đó công ty TNHH

Anh Linh đang áp dụng hình thức sổ Nhật Ký Chung Hiện nay công ty đang sử

dụng máy tính để phục vụ cho công tác kế toán nên mọi sổ sách đều được lưutrong máy và chỉ in ra khi cần thiết.

* Trình tự ghi sổ kế toán:

Hằng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty thì kế toán itiến hành lập các chứng từ gốc sau đó kiểm tra đối chiếu, xin chữ ký rồi chuyểnlên cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt sau đó chuyển xuống phòng kếtoán cho các phần hành kế toán từ đó nhập vào máy( vào các sổ có liên quan nhưsổ chi tiết, nhật ký chung ) sau khi công trình lắp đặt hoàn thành được cộngphát sinh , kiểm tra đối chiếu thấy khớp, đúng thì số liệu đó sẽ được dùng để lập

Chứng từ gốc

Báo cáo tài chínhBảng cân đối tài

khoảnSổ CáiNhật ký chung

Sổ Chi tiếtSổ quỹ

Sơ đồ4 : Trình tự ghi sổ kế toán

Ghi chú

* Tài khoản sử dụng

Tại Công ty TNHH Anh Linh việc hạch toán và tập hợp chi phí được làmtheo từng công trình Nên hệ thống tài khoản đang sử dụng tại công ty do Bộ TàiChính ban hành theo quyết định số 15/2006 - QĐ/ BTC ngày 20/ 03 / 2006 củaBộ Trưởng Bộ Tài Chính Do là một Công Ty TNHH mà nghành nghề kinhdoanh chủ yếu là thi công lắp đặt điện nước, do đó tất cả các loại chi phí phát

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

sinh đều được tập hợp theo từng công trình Nên ngoài những tài khoản do BộTài Chính ban hành ngày 20/03/2006 để tiện cho việc tập hợp và theo dõi côngty còn chi tiết thêm một số tài khoản cấp hai.

TK 154.1 : Chi phí NVL trực tiếpTK 154.2 Chi phí nhân công trực tiếpTK 154.3 : Chi phí thuê máy.

TK 154.4 : Chi phí sản xuất chung

Cụng ty TNHH Anh Linh sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúngchế độ, quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tàichính của Công ty.

Theo định kỳ mỗi quý và mỗi năm thì kế toán trưởng tiến hành lập cácbáo cáo theo quy định như.

+ Báo cáo kết quả kinh doanh + Bảng cân đối kế toán

+ Tờ kê khai thuế.

+ Thuyết minh báo cáo tài chính.

Khi báo cáo hoàn tất sẽ được ban giám đốc xem xét và ký duyệt sau đóđược nộp lên các cơ quan có thẩm quyền như.

Chi cục thuế huyện thanh trì Cơ quan đăng ký kinh doanh Cơ quan thống kê

Đội trưởng Tập hợp chứng từ ban đầu

Bảo quản và lưu trữ

Việc lập báo cáo một cách đầy đủ giúp cho Giám Đốc công ty nắm bắtđược tình hình tăng giảm tài sản cũng như tình hình công nợ của công ty trongquá trình sản xuất kinh doanh lắp đặt điện nước.

Quy Trình luân chuyển chứng từ

II.MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY

1 Kế toán nguyên vật liệu

Do đặc thù là một Công ty chuyên về thi công lắp đặt điện nước nên khicó công trình cần thi công thì vât tư được mua trực tiếp của nhà cung cấp và vậnchuyển thẳng đến nơi cần thi công Vì chuyên về điện nước nên vật liệu được sửdụng chủ yếu là dây điện, ổ cắm, công tắc và một số loại ống dẫn nước Căn cứvào yêu cầu của công trình cần thi công thì phòng vật tư sẽ viết phiếu yêu cầutrình lên giám đốc ký duyệt rồi mua nguyên vật liệu cho công trình đó.

* Tài khoản sử dụng: Các tài khoản sử dụng chủ yếu cho kế toán nguyên

vật liệu là.

TK 152: Nguyên vật liệu Được sử dụng cho việc thu mua vật liệu phụcvụ cho quá trình thi công lắp đặt điện nước.

TK 153: Công cụ dụng cụ Dùng để phản ánh các loại dụng cụ sử dụngcho quá trình lắp đặt điện nước.

TK142 : Chi phí trả trước Dùng để theo dõi các dụng cụ được phân bổnhiều lần hay sử dụng cho nhiều công trình trong thời gian dài.

* Quy trình luân chuyển chứng từ.

Khi các hợp đồng lắp đặt điện nước được ký kết phòng vật tư thiết bị tiếnhành tổng hợp các loại vật tư, thiết bị cần dùng cho công trình đó rồi chuyển lêncho giám đốc ký duyệt, khi giám đốc ký duyệt xong sẽ được chuyển xuốngphòng vật tư cho bộ phận cung ứng làm thủ tục mua và đưa đến chân công trình.

Các hoá đơn chứng từ bao gồm hoá đơn mua vật liệu, phiếu xuất kho côngcụ dụng cụ, các loại hoá đơn mua ngoài khác.