QD so 01.2013.SC

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SỐP CỘP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 01/2013/QĐ-UBND Sốp Cộp, ngày 05 tháng năm 2013 Độc lập - Tự - Hạnh Phúc QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SỐP CỘP Căn Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Căn Thơng tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp; Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ; tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Xét đề nghị Trưởng phịng Nội vụ huyện Tờ trình số 184/TTrPNV, ngày 05 tháng năm 2013, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Sốp Cộp, gồm Chương 38 Điều Điều Quyết định có hiệu lực sau 07 ngày kể từ ngày ký bãi bỏ Quyết định số 1652/2010/QĐ-UBND ngày 12 tháng năm 2010 UBND huyện Sốp Cộp việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Sốp Cộp Điều Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện, Trưởng Phòng Nội vụ, Thủ trưởng quan, phịng, ban chun mơn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Sở Nội vụ tỉnh Sơn La; - Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La; - Sở Tư pháp tỉnh (phòng VBQPPL); - TT HĐND huyện; - TT UBND huyện; - Trung tâm Công báo tỉnh Sơn La; - Như Điều 3; - Phòng Tư pháp huyện; - Lưu :VT; PNV, (Khải NV 01) 37b TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Ngọc Tú UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SỐP CỘP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh Phúc QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ HUYỆN SỐP CỘP (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2013/QĐ-UBND ngày 05/8/2013 UBND huyện Sốp Cộp) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định công tác Văn thư công tác Lưu trữ UBND huyện Sốp Cộp; áp dụng thống HĐND, UBND huyện; phòng, ban chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện; quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện để thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Đối tượng áp dụng Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động HĐND, UBND huyện Sốp Cộp, phòng, ban chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện; đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động HĐND, UBND huyện Sốp Cộp, phịng, ban chun mơn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện; đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện Điều Giải thích từ ngữ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Sốp Cộp bao gồm tất quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình qu ản lý, đạo, điều hành HĐND, UBND huyện Sốp Cộp, phịng, ban chun mơn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện; đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện để thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn HĐND, UBND huyện Sốp Cộp, phịng, ban chun mơn thuộc UBND huyện; đơn vị, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn hồn chỉnh nội dung, thể thức văn HĐND, UBND huyện Sốp Cộp, phịng, ban chun mơn thuộc UBND huyện; đơn vị, tổ chức ban hành Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc HĐND, UBND huyện Sốp Cộp, phịng, ban chun mơn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện, cá nhân lập thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ huyện Sốp Cộp 13 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động HĐND, UBND huyện Sốp Cộp, phịng, ban chun mơn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện, cá nhân 14 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Chủ tịch UBND huyện việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Pháp luật hành b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm Trưởng phòng Nội vụ huyện Trưởng phòng Nội vụ huyện chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện thực quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm công tác văn thư, lưu trữ huyện hướng dẫn tổ chức thực cấp có thẩm quyền phê duyệt; tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện giúp Chủ tịch UBND huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc UBND huyện Trách nhiệm Trưởng quan, đơn vị Thủ trưởng quan chun mơn, đơn vị trực thuộc UBND huyện có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định UBND huyện văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân Trong trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định UBND huyện văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Gồm loại hình văn sau: - Văn quy phạm pháp luật - Văn hành - Văn chuyên ngành - Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước Điều Thể thức văn Văn quy phạm pháp luật Thực theo Quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn hành Thực theo Quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn chuyên ngành Thực theo quy định chuyên ngành Bộ, ngành Trung ương quy đinh Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực quy định Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng năm 2008 ban hành văn quy phạm pháp luật Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Lãnh đạo quan, tổ chức giao cho đơn vị công chức, viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị công chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan - Soạn thảo văn - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo quan, tổ chức tham khảo ý kiến quan, tổ chức liên quan cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo - Trình duyệt dự thảo văn Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Lãnh đạo quan, tổ chức phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng quan đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Đối với văn trình HĐND, UBND huyện ký ban hành Thủ trưởng quan, đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND huyện ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện giúp Lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND huyện kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn HĐND, UBND huyện phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 10 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Khoản Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Chính phủ theo Quy chế làm việc quan, đơn vị Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Thủ trưởng quan, đơn vị ký tất văn quan, đơn vị ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa uỷ quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.) Khơng dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn Điều 11 Bản văn Các hình thức gồm: Sao y chính, lục trích Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Việc y chính, lục, trích văn Lãnh đạo quan, tổ chức, Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thơng tin, tham khảo Khơng sao, chụp, chuyển phát quan, tổ chức, đơn vị ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo quan, tổ chức, đơn vị ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hố văn hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến HĐND, UBND huyện phải quản lý tập trung phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hoả tốc (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước hướng dẫn Quy chế Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo quan, tổ chức, Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện để xử lý Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn vào ý kiến đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan, tổ chức Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo HĐND, UBND huyện tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho quan, đơn vị liên quan Điều 17 Trình tự giải văn Tất văn HĐND, UBND huyện quan, tổ chức phát hành (sau gọi chung văn quan) phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 18 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng ban hành văn a) Ghi số văn - Tất văn HĐND, UBND huyện ghi số theo hệ thống số chung HĐND, UBND huyện Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành b) Ghi ngày, tháng văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 19 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng Đăng ký văn Việc đăng ký văn thực theo phương pháp cổ truyền (đăng ký số) đăng ký máy tính Điều 20 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn khơng liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo 10 c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo quan, tổ chức thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng đấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HOẢ TỐC, HOẢ TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều 21 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư quan, tổ chức tiến hành công việc sau phát hành: a) Lựa chọn bì b) Viết bì c) Vào bì dán bì 11 d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn b) Đối với văn "HẸN GIỜ", "HOẢ TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành c) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đ) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn b ản không bị thiếu thất lạc d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý Điều 22 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: Bản gốc lưu Văn thư UBND, quan, đơn vị 01 lưu hồ sơ cơng việc 12 Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật Nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu s dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HUYỆN Điều 23 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ UBND huyện, quan, đơn vị tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện thực tế công việc giao, cán bộ, cơng chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ HĐND, UBND huyện, quan, đơn vị hình thành hồ sơ b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 13 Điều 24 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện Sốp Cộp theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ huyện biết phải đồng ý Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện thời hạn giữ lại không 02 năm b) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ chức, đơn vị cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức, đơn vị làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức, đơn vị khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc b) Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ huyện bên giao tài liệu bên giữ loại Điều 25 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện Sốp Cộp Chủ tịch UBND huyện đạo Trưởng Phòng Nội vụ huyện tham mưu lập kế hoạch hàng năm, Danh mục hồ sơ HĐND, UBND huyện, đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện theo quy định Trách nhiệm Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện a) Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm Thủ trưởng quan, đơn vị Thủ trưởng quan, đơn vị có trách nhiệm trực tiếp đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ quan, đơn vị quản lý Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc phân công theo dõi, giải 14 b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND UBND huyện Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn quan, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện theo quy định Nhà nước Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 26 Quản lý dấu Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện việc quản lý, sử dụng dấu HĐND, UBND huyện Thủ trưởng quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc quản lý sử dụng dấu quan, đơn vị quản lý (đối với quan, đơn vị có dấu riêng) Các dấu HĐND, UBND huyện giao cho cán Văn thư thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện quản lý sử dụng; dấu quan, đơn vị thuộc UBND huyện giao cho công chức, viên chức kiêm văn thư quan quản lý sử dụng Cán Văn thư, công chức, viên chức giao kiêm nhiệm văn thư quan (đối với quan, đơn vị thuộc UBND huyện) giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc cán văn thư (đối với dấu HĐND, UBND huyện); phịng làm việc cơng chức, viên chức giao kiêm nhiệm công tác văn thư quan (đối với quan, đơn vị thuộc UBND huyện có dấu riêng) Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, tổ chức phải đồng ý người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc b) Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mịn biến dạng, cán bộ, cơng chức, viên chức làm công tác văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan, tổ chức phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 27 Sử dụng dấu Cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, tổ chức 15 Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền; văn thiếu chữ ký nháy Chánh văn phòng HĐND - UBND huyện (đối với văn HĐND, UBND huyện) Chương CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 28 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện Hàng năm lưu trữ viên huyện có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ huyện Hướng dẫn quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 29 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu HĐND, UBND huyện phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc (khơng phá vỡ hồ sơ lập) c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động HĐND, UBND huyện Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu 16 d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 30 Xác định giá trị tài liệu Bộ phận Văn thư, Lưu trữ huyện có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phịng HĐND - UBND huyện xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo UBND huyện ban hành sau có ý kiến thẩm định quan tham mưu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Điều 31 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật Lưu trữ năm 2011 Điều 32 Huỷ tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011 Điều 33 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011 Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 34 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ huyện cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ huyện tập trung bảo quản kho lưu trữ huyện Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Chánh Văn phịng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ huyện có trách nhiệm: Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm 17 tra tra cứu; thường xun kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 35 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan, đơn vị thuộc UBND huyện cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan thuộc UBND huyện nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có Giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có Đơn xin sử dụng tài liệu, Chứng minh thư nhân dân Hộ chiếu phải Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện đồng ý Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật Lưu trữ năm 2011 Điều 37 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật Lưu trữ 2011 Điều 38 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ huyện phải có Nội quy phòng đọc Nội quy phòng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu c) Những vật dụng khơng mang vào phịng đọc d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phòng đọc đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng, chống cháy nổ quan, tổ chức Cán lưu trữ huyện phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu./ TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Ngọc Tú 18 ... luật HĐND, UBND Việc so? ??n thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần so? ??n thảo, Lãnh đạo quan, tổ chức giao cho đơn vị công chức, viên chức so? ??n thảo chủ trì so? ??n thảo văn b) Đơn... quan, tổ chức cá nhân nước Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều So? ??n thảo văn Việc so? ??n thảo văn quy phạm pháp luật thực quy định Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng năm... chức, viên chức giao so? ??n thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan - So? ??n thảo văn - Trường