Đề tài nghiên cứu Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc gia Hà Nội hệ thống hóa vấn đề lý luận và khảo sát thực trạng Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam; đề xuất các giải pháp hoàn thiện Cơ sở dữ liệu thư mục, đáp ứng nhu cầu của người dùng tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.
Trang 1NGUYEN NGQC NAM
LIEU THU MUC TAI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM Chuyên ngành: Khoa học Thông tin — Thư viện
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN Người hướng dẫn khoa học: TS VŨ DƯƠNG THÚY NGÀ
Trang 2của TS Vũ Dương Thuý Ngà Các kết quả nghiên cứu và các kết luận trong luận văn này là
trung thực, không sao chép từ bất kỳ một nguồn nào và dưới bắt kỳ hình thức nào Việc tham khảo các nguồn tài liệu được thực hiện trích dẫn và ghi nguồn tài liệu tham khảo đúng quy
định
Hà Nội, ngày 25 thắng 11 năm 2017
Tac giả luận văn
Trang 3DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC BIÊU ĐỎ, HÌNH VẼ
MO DAU 1
Chương 1: CƠ SỞ DU LIEU THU’ MUC TRONG HOAT DONG CUA THU’ VIEN QUOC
GIA VIET NAM 5
1.1 Những vấn dé chung về Cơ sở dữ liệu thư mục 5
1.1.1 Khái niệm về Cơ sở dữ liệu thư mục 5
1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng Cơ sở dữ liệu Thư mục 8 1.1.3 Các yêu cầu đối với Cơ sở dữ liệu thư mục 1
1.1.4 Các tiêu chí đánh giá chất lượng Cơ sở dữ liệu thư mục 12
1.2 Khái quát về Thư viện Quốc Gia Việt Nam 13
1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Quốc Gia Việt Nam 13
1.2.2 Đặc điểm vốn tài liệu tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam 15
1.2.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam 17
1.3 Vai trò của Cơ sở dữ liệu thư mục trong hoạt động của Thư viện Quốc gia việt Nam 21
1.3.1 Cơ sở dữ liệu thư mục hỗ trợ quản lý, kiểm soát vốn tài liệu của Thư viện Quốc Gia
Việt Nam 21
1.3.2 Cơ sở dữ liệu thư mục là cầu nói giữa người dùng tin và vốn tài liệu tại Thư viện
Quốc Gia Việt Nam 23
Tiểu kết chương 1 24
Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ MỤC TAI THU VIEN QUOC GIA VIET
NAM 25
2.1 Cấu trúc Cơ sở đữ liệu Thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 25
2.1.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu 25
2.1.2 Cấu trúc biểu ghỉ 30
2.2.Tổ chức xây dựng Cơ sở dữ liệu Thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 37
2.2.1 Quy trình xây dựng Cơ sở dữ liệu thư mục 37 2.2.2 Các loại cơ sở dữ liệu thư mục đã xây dựng 49 2.2.3 Khảo sát chất lượng các Cơ sở dữ liệu thư mục 53
Trang 4QUOC GIA VIET NAM 82 3.1 Nhóm giải pháp chủ yếu Error! Bookmark not defined
3.1.1 Cải tiến quy trình xây dựng Cơ sở dữ liệu Thư mục, nâng cao chất lượng dữ liệu
§2
3.1.2 Chuẩn hố các công cụ xử lý dữ liệu thư mục 87
3.1.3 Hoàn thiện phần mềm quản trị cơ sở đữ liệu 91
3.2 Nhóm giải pháp hỗ trợ Error! Bookmark not defined
3.2.1 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 82
3.2.2 Tăng cường cơ sở vật chất và hạ tằng công nghệ 91
3.2.3 Tăng cường đào tạo người dùng tin 92
Tiểu kết chương 3 92
KET LUAN 94
TAI LIEU THAM KHAO 95
Trang 5Tiếng Anh
AACR Anglo American Cataloguing Rules
CDS/ISIS Computer Documentation System Intergreted Set of Information System
DDC Dewey Decimal Classification
ISBD International Standard Bibliographic Description
MARC Machine Readable Cataloguing
OPAC Online Public Access Catalogue
Tiéng Viét
BMNT Biểu mẫu nhập tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
CSDLTM Cơ sở dữ liệu thư mục
KHPL Ký hiệu phân loại
LA Luận án
NDT Người dùng tin
TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam
Trang 6Bảng 1.2 Bảng 1.3 Bang 2.1 Bang 2.2 Bảng 2.3 Bảng 2.3 Bang 2.4
Lượt thẻ được cấp từ năm 2012-2017
Trình độ của người sử dụng thư viện từ 2012 ~ 2017 Mức độ bao quát nguồn tin trong các CSDLTM Đánh giá chất lượng xử lý hình thức tài liệu
Thống kê các lỗi xử lý hình thức trong khảo sát biểu ghi
Đánh giá chất lượng định từ khoá tài liệu
Trang 7Biểu đồ 1.1 Thành phần người sử dụng thư viện 18
Trang 8Cùng với nhân loại, đất nước ta đã và đang bước vào thế kỷ 21 với
nhiều thuận lợi và cũng không ít khó khăn Đây là thời điểm mà khoa học
công nghệ hiện đại phát triển nhanh chóng, trong đó có khoa học thông tin -
thư viện Với tốc độ phát triên nhanh và rộng như hiện nay, thông tin đóng vai
trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển của kinh tế và xã hội Thông tin không chính xác hoặc chưa kịp thời sẽ khiến nhiều quyết định quyết sách
không chính xác, đúng đắn, thiếu tính thực tiễn
Các cơ quan thông tin — thư viện, với vai trò là nơi tiếp nhận xử lý các
yêu cầu tin, phải thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin, góp phần thúc đây quá trình nghiên cứu học tập, sản xuất kinh doanh phục vụ đời sống con người Tuy nhiên để thỏa mãn nhu cầu tin một cách chính xác và nhanh
chóng các thư viện, trung tâm thông tin phải có những sản phẩm và dịch vụ
thông tin có chất lượng và hiệu quả Trên tỉnh thần đó, Thư viện Quốc gia 'Việt Nam đã tiến hành tự động hóa các quá trình tạo dựng sản phẩm và dịch vụ thông tin, trong đó có cơ sở dữ liệu thư mục nhằm hỗ trợ việc tìm kiếm và
khai thác thông tin Việc tạo ra các Cơ sở dữ liệu thư mục đã thúc đẩy mạnh
mẽ đến hiệu quả hoạt động thông tin, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin,
hỗ trợ người dung tin truy cập và tiếp cận tài liệu dễ dàng hơn
Hệ thống Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt nam hiện nay phản ánh nhiều lĩnh vực, chủ đề tài liệu (khoa học tự nhiên, khoa học xã
hội ), dưới nhiều hình thức khác nhau ( sách, báo tạp chí, luận án, băng đĩa, tranh ảnh ) Cùng với đó, TVQGVN cũng đưa ra những chính sách hợp lý, kịp thời giúp cho các bộ sưu tập, các cơ sở dữ liệu không ngừng tăng lên cả
về chất và lượng
Trang 9Xuất phát từ lý do trên, tôi mạnh dạn chọn đề tài : “Cơ sở dữ liệu thư:
mục tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam” làm đề tài luận văn thạc sỹ, chuyên
ngành Khoa học Thư viện - trường Đại học Văn Hóa Hà Nội 2 Tình hình nghiên cứu
Trong phạm vi nghiên cứu là Thư viện Quốc gia Việt Nam, hiện tại chưa có luận văn nào nghiên cứu về Cơ sở dữ liệu nói chung cũng như Cơ sở dữ liệu Thư mục nói riêng Mặc dù Cơ sở dữ liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng, nhưng lại được nghiên cứu trong các đề tài khác với vai trò là các
yếu tố bổ sung , chứ chưa được nghiên cứu cụ thẻ, độc lập
Về vấn đề khảo sát Cơ sở dữ liệu, hiện tại đã có một đề tài luận văn thạc sĩ của Trần thị Kiều Nga “Nghiên cứu đánh giá chất lượng Cơ sở dữ liệu
Thư mục tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội” ( 2008 ) Đến thời điểm hiện
tai, vẫn chưa có một đề tài nào nghiên cứu toàn diện, hệ thống và chuyên sâu về Cơ sở dữ liệu Thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích
Trên cơ sở hệ thống hoá những vấn đề lý luận và khảo sát thực trạng
Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam, luận văn đề xuất các giải pháp hoàn thiện Cơ sở dữ liệu thư mục, đáp ứng nhu cầu của người dùng tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về Cơ sở dữ liệu thư mục trong thư viện
- Khao sat và đánh giá thực trạng Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện
Trang 104 Giả thuyết nghiên cứu
Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam dù đạt được
nhiều thành tựu nhưng vẫn còn nhiều hạn chế Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam sẽ được nâng cao chất lượng nếu thực hiện đồng bộ
các vấn đề sau:
~_ Cải tiến quy trình xây dựng Cơ sở dữ liệu Thư mục
-_ Hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại Thư viện Quốc gia
Việt Nam
-_ Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
-_ Tăng cường công tác đào tạo Người dùng tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Š.1 Đối tượng nghiên cứu
Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 3.2 Phạm vỉ nghiên cứu
-_ Không gian : Thư viện Quốc gia Việt Nam
- Thời gian : Cơ sở dữ liệu thư mục hiện nay do Thư viện Quốc gia Việt Nam xây dựng
6 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
6.1 Phương pháp luận
Đề tải dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật
lịch sử, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta về phát triển sự nghiệp Thông tin
thư viện
6.2 Phương pháp nghiên cứu
Trang 11- Phương pháp phỏng van
7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 7.1 Ý nghĩa lý luận của đề tài
Góp phần hoàn thiện lý luận về Cơ sở dữ liệu thư mục tại các thư viện
và trung tâm thông tin
7.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Luận văn đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
8 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở dau, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo,
nội dung luận văn gồm có ba chương:
Chương 1: Cơ sở dữ liệu thư mục trong hoạt động của Thư viện Quốc gia Việt Nam
Chương 2: Thực trạng Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Chương 3 Các giải pháp hoàn thiện Cơ sở dữ liệu thư mục tại Thư viện
Trang 12TRONG HOAT DONG CUA THU VIEN QUOC GIA VIET NAM
1.1 Những vấn đề chung về Co sở dữ liệu thư mục
1.11 Khái niệm về Cơ sỡ dữ liệu thư mục
Co sở đữ liệu (CSDL) là một tập hợp các biểu ghi có cấu trúc, được tô
chức theo tiêu chuẩn về nội dung và hình thức, được lưu trữ bằng bắt cứ
phương tiện nào mà máy tính điện tử có thể đọc được CSDL là tập hợp một
số tệp máy tính có quan hệ với nhau, thống nhất với nhau về cấu trúc và được quản lý theo một cơ chế thống nhất Các CSDL là một trong những bộ phận
cấu thành bộ máy tra cứu hiện đại và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thư viện hiện đại CSDL thông thường được lưu trữ trên các đĩa CD-ROM, các bộ nhớ của máy tính, hoặc trực tuyến CSDL được quản lý bởi một hệt quản trị CSDL,
Hiện nay trên thế giới dịch vụ cung cấp thông tin trong các CSDL đang rất phổ biến và sôi động Phụ thuộc vào yêu cầu của người dùng tin mà các thư viện, cơ quan thông tin có kế hoạch xây dựng và cung cấp các dạng thông,
tin khác nhau như thông tin thư mục, thông tin dữ kiện, thơng tin tồn văn, thông tin hỗn hợp bao gồm cả thông tin dữ kiện và thông tin thư mục Và
để cung cấp được các dạng thông tin trên, cơ quan thông tin thư viện cần phải
xây dựng cho mình những CSDL tương ứng “CSDL thư mục, CSDL toàn văn, CSDL dữ kiện ”
Có thể phân chia CSDL thành nhiều loại khác nhau dựa trên những dấu
hiệu nhất định Nếu căn cứ theo tính chất dũ liệu có thê chia CSDL thành các
loại như : CSDL thư mục , CSDL toàn văn, CSDL dữ kiện
Cơ sở dữ liệu thư mục là CSDL chứa các thông tin về bản thân tải liệu Chúng chứa các thông tỉn cấp hai, tức là các thông tỉn mô tả thư mục hay còn
Trang 13gốc, CSDL thư mục còn chứa các thông tin chỉ dẫn giúp người dùng tin có thể
tiếp cận được tài liệu gốc ở một thư viện
Đối tượng quản trị của Cơ sở dữ liệu thư mục bao gồm các loại tài liệu
như sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, các sáng chế Thông qua cơ sở dữ liệu thư mục, các cán bộ thư viện và người dùng tin có thể có được những
hình dung ban đầu về tài liệu mà không cần tiếp xúc với tài liệu
Như đã phân tích ở trên CSDL thư mục chứa các siêu dữ liệu
(metadata), hay thường được mô tả là dữ liệu về các dữ liệu Tuy vậy định
nghĩa này chỉ thể hiện mức độ khái quát nhất của khái
nhiều các định nghĩa khái niệt
các định nghĩa, khái niệm đó đều lưu ý chung một điểm là siêu dữ liệu là
iệm Hiện nay có rất
khác nhau, phức tạp và dài hơn Tựu chung lại
những thông tin có cấu trúc mô tả về thuộc tính của các tài nguyên thông tin
nhằm mục đích nhận diện, tìm kiếm, lựa chọn, sử dụng, truy cập và quản trị
© Cấu trúc của Cơ sở dữ liệu Thư mục
Trang 14động hoá, mỗi trường tương ứng với một yếu tố mô tả trong hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống Trường được chia làm 02 loại gồm “Trường khoá
chính” và “Trường khoá phụ” Trường khoá chính là trường quan trọng, có ý nghĩa xác định đối tượng còn trường khoá phụ là trường phản ánh các thuộc
tính đơn lẻ của đối tượng
- Biéu ghi (Record): Day là cấp độ tổ chức dữ liệu cao hơn cấp độ trường, là tập hợp các trường được tô chức có cấu trúc Một biểu ghi về tài liệu gồm các trường dữ liệu phản ánh các đặc điểm, tính chất của tài liệu như
trường tên sách, trường tác giả, trường địa chỉ xuất bản, trường bồ sung thong tin cho nhan đề Mỗi biểu ghi tương đương với phiếu mô tả trong hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống
- Tếp dữ liệu (File): Đây là cấp độ tô chức dữ liệu cao hơn cấp độ biểu ghi Mỗi tệp dữ liệu được cấu tạo bởi nhiều biểu ghi có cùng các đặc điểm,
tính chất về cấu trúc và ngữ nghĩa Các biểu ghi có số lượng trường, tên trường và thứ tự trường giống nhau dẫn đến ngữ nghĩa của các biểu ghi cũng
giống nhau Mỗi tệp dữ liệu phản ánh đầy đủ đặc điểm, tính chất của một tập
hợp đối tượng Một tệp dữ liệu tương đương với một hộp phiếu, bộ phiếu
trong hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống
Có nhiều cách tổ chức tệp khác nhau, tuy nhiên có hai cách tô chức tệp
chính là : Tổ chức tệp chủ và Tổ chức tệp đảo
Tệp chủ quản trị dữ liệu theo nguyên lý từ đối tượng đến thuộc tính
Đây là bộ phận không thể thiếu trong cơ sở dữ liệu Tệp chủ được cấu tạo
bằng cách nhập lần lượt các biểu ghi vào bộ nhớ của máy tính Biểu ghi nào
nhập trước sẽ được đứng trước, nhập sau sẽ đứng sau Mỗi biểu ghi nhập mới
Trang 15máy tính phải tìm lần lượt trên tất cả các biểu ghi Quá trình tìm kiếm sẽ khó khăn và gây tốn thời gian
Tập đáo quân trị dữ liệu theo nguyên lý từ thuộc tính tới đối tượng Tệp đảo được xây dựng nhằm mục đích phục vụ việc truy cập nhanh, tra cứu
nhanh ở tệp chủ Tệp đảo được xây dựng trên cơ sở tệp chủ, gắn liền với tệp
chủ và bỗ trợ cho tệp chủ Các tệp đảo được xây dựng trên cơ sở các trường dữ liệu mà người đọc và người dùng tin thường quan tâm Ở trên tệp đảo
chúng ta sẽ xây dựng các biểu ghi mà mỗi biểu ghi ứng với một trường dữ
liệu Trong đó, ngoài dữ liệu mà chúng ta lấy làm cơ sở xây dựng tệp đảo còn
có trường số liệu biểu ghi tệp chủ Trường này chứa các số hiệu biểu ghi của tệp chủ có đề cập đến dữ liệu mà chúng ta lấy làm cơ sở xây dựng tệp đảo Với một tệp chủ ta có thể xây dựng được nhiều tệp đảo đề giúp máy tính tìm
được tài liệu nhanh theo các yếu tố đó Số lượng tệp đảo tối đa chỉ bằng số
lượng các trường của biểu ghi tệp chủ
thư mục: Đây là cấp độ tô chức dữ liệu cao cấp hơn cấp
tệp Mỗi cơ sở dữ liệu thư mục được tạo thành bởi 01 hoặc một số tệp dữ liệu có liên quan đến nhau Cơ sở dữ liệu thư mục tương đương với một mục lục hoặc
một hệ thống mục lục trong hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống Và hệ thống,
ệ quản trị CSDL
cơ sở dữ liệu này được tạo lập và quản lý bởi một
1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng Cơ sở dữ liệu Thư mục
Để Cơ sở dữ liệu thư mục hoạt động hiệu quả, cần có sự đánh giá tổng
hợp các yếu tố tác động lên CSDL này, bao gồm 04 yếu tố sau
Nhân lực
Trong mọi hoạt động, yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng và
Trang 16nghiệm nghề nghiệp Vốn kinh nghiệm được tích luỹ sau nhiều năm làm việc
thực tế sẽ giúp người cán bộ thư viện thực hiện tốt những nhiệm vụ được
giao Chất lượng sản phẩm thông tin nói chung, hay chất lượng CSDL thư
mục nói riêng chính là thước đo cụ thể cho năng lực của họ
Những cán bộ này, ngoài việc được đảo tạo chính quy trong nhà trường
còn cần thường xuyên cập nhật những kiến thức chuyên môn mới, nâng cao
trình độ vốn có của bản thân Bản thân họ cần đáp ứng một số yêu cầu sau
Có đạo đức nghề nghiệp
Có kỹ năng sử dụng tài liệu tra cứu
Có kinh nghiệm làm việc với các tài liệu khoa học Có kiến thức về hệ thống truy hồi thông tin
Nắm vững kiến thức về ngôn ngữ, bao gồm về ngôn ngữ văn bản, văn phong và thuật ngữ khoa học Ngoài ra cũng cần biết những ngoại ngữ
liên quan
~ Có khả năng phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, tư duy logic và sáng tạo
-_ Nắm vững phương pháp luận xử lý thông tin
Công cụ hỗ trợ
Một trong những điểm cốt lõi ảnh hưởng tới chất lượng của Cơ sở dữ
liệu thư mục chính là công tác Xử lý tài liệu ( bao gồm xử lý hình thức và nội dung tài liệu ) Công tác xử lý tài liệu chịu nhiều ảnh hưởng từ các tiêu chuẩn,
quy định kỹ thuật và các quy phạm thực hành Các quy định cụ thể được thể
hiện qua các quy tắc biên mục, các khung phân loại, các bảng tiêu đề chủ dé,
hệ tl
ống thuật ngữ, các quy định về trình tự và thủ tục, khổ mẫu biên mục đọc
máy Những công cụ trên giúp cho hoạt động thư viện tuân thủ theo các
Trang 17Chất lượng xử lý tài liệu chỉ tốt khi bản thân các cán bộ xử lý tuân theo
các nguyên tắc, quy định cụ thê cũng như sử dụng các công cụ đạt chuẩn Yếu tố quản lý
Co sở dữ liệu thư mục là một sản phẩm có chu trình sản xuất phức tạp, trải qua nhiều công đoạn khác nhau Chất lượng CSDL thư mục sẽ bị ảnh
hưởng bởi từng khâu nhỏ trong quá trình tạo lập Theo nguyên tắc chung,
xây dựng Cơ sở dữ liệu thư mục cần trải qua nhiều công đoạn và các công
đoạn đó phải được bố trí hợp lý, khoa học, đảm bảo hỗ trợ cho nhau theo những nguyên tắc thống nhất Phân cứng Một yếu tố khác tác động đến chất lượng Cơ sở dữ liệu thư mục chính là hệ thống phần cứng Ở đây, phần cứng có thể hiểu là hệ thống các trụ sở, các máy móc, trang thiết bị, các phương tiện kỹ thuật ống máy tính, máy
chủ, máy khách, các đường truyền, hệ thống mạng Internet Trong thời điểm
khi nhu cầu tin của người dùng tin dang tăng lên nhanh chóng, cùng với đó là sự đảm bảo chính xác trong xử lý, trong quá trình phục vụ khiến việc tự động
hoá là một vấn đề cần được lưu tâm Hệ thống phần cứng hiện đại, cơ sở vật
chất đổi mới sẽ là những yếu tố quan trọng đây nhanh quá trình xử lý tài liệu,
giúp cán bộ xử lý rút ngắn thời gian phân tích, thực hiện quy trình nghiệp vụ thư viện, nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác Ngoài ra, với việc áp dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là xây dựng hạ tầng mạng Internet, các cán bộ xử lý không chỉ xử lý tài liệu mà còn có thể tham khảo các kết quả xử lý, công tác biên mục của các đơn vị khác để có những đánh giá và chỉnh lý kịp thời Chất lượng của Cơ sở dữ liệu thư mục sẽ được cải thiện ngay từ khâu đầu vào
Cuối cùng, khi phát triển hệ thống hạ tầng tốt, người dùng tin khi tra cứu,
ngoài việc truy cập dễ dàng thông qua các điểm truy cập đã được tạo sẵn, còn
Trang 181.1.3 Các yêu cầu đối với Cơ sở dữ liệu thư mục
Hệ thống Cơ sở dữ liệu thư mục được đánh giá là hạt nhân trong việc xây dựng và tổ chức bộ máy tra cứu tin hiện đại tại các thư viện và trung tâm thông tin, đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động của cơ quan thông tỉn
Khi xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục này, cần phải chú ý một số những yêu cầu sau
Thứ nhất, CSDL thư mục phải đảm bảo phản ánh được nguồn lực
thông tin tại thư viện, cơ quan thông tin Khả năng bao quát của CSDL được
trải rộng trên nhiều phạm vi như :
© Bao quát tồn bộ nguồn lực thơng tin của cơ quan thông tin
o Bao quát một bộ sưu tập trong nguồn lực thông tin của cơ quan
thơng tin
© Mở rộng liên kết đến các nguồn lực thông tin của cơ quan thông tin khác Với yêu cầu cần phản ánh đầy đủ và sâu rộng như vậy, các CSDL thư
mục cần được thường xuyên kiểm tra, cập nhật, chỉnh sửa, đối chiếu, loại bỏ
thông tin trong hệ thống nhằm vận hành đúng mục tiêu đề ra
Thứ hai, CSDL thư mục cần mang lại hiệu quả trong việc tra cứu thông tin Là hạt nhân đóng vai trò quan trọng trong bộ máy tra cứu tin hiện
đại, hệ thống CSDL thư mục cần tạo lập được nhiều điểm truy cập khác nhau
để người ding tin dé dang tìm kiếm được những thông tin họ cần
Ngoài ra tính hiệu quả còn được thể hiện trong việc chia sẻ nguồn lực
thông tin Một hệ thống CSDL thư mục khi xây dựng và đưa vào vận hành,
cần phải tuân theo các chuẩn, các khé mẫu, các quy định Các siêu dữ liệu
trong CSDL thư mục được thiết kế, xử lý và trình bày theo một nguyên tắc
chung, hỗ trợ tốt cho việc chia sẻ, tương tác giữa các hệ thống khác nhau mà
Trang 19Thứ ba, CSDL thư mục cần có tính linh hoạt trong việc cập nhật và loại
bỏ thông tin Một CSDL thư mục khi được xây dựng cần quan tâm đến khả năng tuỳ biến của các trường, các biểu ghi, các tệp Nhiệm vụ của CSDL thư mục là phản ánh đầy đủ các thông tin xoay quanh tài liệu gốc, mà các thông tin
này biến đổi theo thời gian, thay đổi dưới nhiều góc độ nên đòi hỏi sự linh hoạt trong kết cầu của CSDL thư mục Việc chỉnh sửa cập nhật, loại bỏ, sửa đổi, mở
rộng thông tin trong các CSDL thư mục cần được tiến hành dễ dàng, không gây
khó khăn cản trở hoặc làm ảnh hưởng tới cấu trúc hệ thống
Một góc độ khác cần lưu tâm chính là việc các CSDL thư mục cần có
sự linh hoạt trong việc di chuyển từ các hệ thống này sang hệ thống phần
mềm phần cứng khác mà vẫn phải đảm bảo được tính linh hoạt, tính hiệu quả
sử dụng
1.1.4 Các tiêu chí đánh giá chất lượng Cơ sở dữ liệu thư mục
Từ các yêu cầu trên, có thể xác định các tiêu chí đánh giá CSDL thư
mục như sau:
Tiêu chí 1: Mức độ bao quát nguồn tin
Tiêu chí này phản ánh sự đầy đủ của các nguồn tin được đưa vào trong
Cơ sở dữ liệu thư mục so với thực tế tại vào thời điểm tạo lập Ở đây có thể hiểu là tính đầy đủ của dữ liệu được đưa vào trong Cơ sở dữ liệu thư mục
Tiêu chí 2: Chất lượng dữ
Chất lượng dữ liệu có thể hiểu là khả năng phản ánh dữ liệu về đối
tượng tài liệu như thế nảo khi đưa vào CSDL thư mục Nó phản ánh cả những
yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan ảnh hưởng tới việc xử lý trong quá
trình tạo lập CSDL thư mục
è mô tả hình thức
Dữ liệu trong CSDL thư mục bao gồm các dữ liệ
Trang 20cũng giúp đánh giá mức độ đúng đắn của việc định từ khoá, tóm tắt, phân loại
tài liệu
Kết quả xử lý tài liệu đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới
độ chính xác của CSDL thư mục Chất lượng xử lý này phụ thuộc vào trình độ của cán bộ thư viện Để đánh giá tính chính xác hiệu quả của các CSDL sẽ
cần đưa ra thêm các tiêu chí để đánh giá trình độ của cán bộ xử lý
Ngoài ra, một trong các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng cơ sở dữ liệu
thư mục là chu trình tạo lập CSDL thư mục Việc áp dụng các tiêu chí đánh giá chu trình tạo lập sẽ giúp kiểm tra được sự phủ hợp của chu trình này trong việc tạo ra các CSDL thư mục
Tiêu chí 3: Khả năng tìm kiếm linh hoạt
Việc áp dụng tiêu chí giúp đánh giá khả năng tìm kiếm linh hoạt theo
mọi cách có thê của CSDL thư mục Đó là khả năng tìm kiếm theo bắt kỳ một dấu hiệu nào của đối tượng tài liệu đưa vào CSDL thư mục như năm xuất bản, từ khoá, tên tác giả, nhan đề Tiêu chí này cũng đánh giá việc tạo lập các điểm
truy cập đã hợp lý chưa, và phần mềm được lựa chọn có ảnh hưởng như thế
nào đến chất lượng của cơ sở dữ liệu thư mục
1.2 Khái quát về Thư viện Quốc Gia Việt Nam
1
Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Theo quyết định số 888/QDD-BVHTTDL ban hành ngày 28/3/2014
của Bộ trưởng Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch, Thư viện Quốc Gia Việt Nam
có những chức năng và nhiệm vụ như sau © Chie nang
Thư viện Quốc gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản thư
tịch của dân tộc; bỗ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn
Trang 21Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung tâm của cả nước, có con
dấu, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật; trụ sở tại thành phó Hà Nội e Nhiệm vụ và quyền hạn
Cũng theo quyết định trên, Thư viện Quốc Gia Việt Nam có một số nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Trinh Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dai han,
hàng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt
- Thu thập, xây dựng, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm lưu
chiểu trong nước và bảo quản lâu dài vốn tài liệu quốc gia và tài liệu chọn lọc
của nước ngoài dưới tất cả các định dạng truyền thống và điện tử theo quy
định của pháp luật
- Thu nhận lưu chiều các xuất bản phẩm Việt Nam, luận án tiến sĩ của
công dân Việt Nam được bảo vệ ở trong nước và nước ngồi, của cơng dân nước ngoài được bảo vệ tại Việt Nam
- Bồ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của các tổ chức, cá nhân
trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật
- Xử lý kỹ thuật tài liệu theo những chuẩn nghiệp vụ thống nhất theo
quy định của pháp luật
- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu của Việt Nam, cơ sở dữ liệu liên hợp
tài liệu các thư viện Việt Nam Biên soạn, xuất bản thư mục quốc gia và phối
hợp với thư viện trung tâm của các Bộ, ngành, hệ thống thư viện trong nước
biên soạn xuất bản Tổng thư mục Việt Nam, Tạp chí Thư viện Việt Nam, tài
liệu nghiệp vụ và các sản phẩm thông tin khác
- Tổ chức phục vụ các đối tượng người đọc trong nước và nước ngoài
sử dụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tô chức;
tổ chức thông tin, tuyên truyền, giới thiệu vốn tài liệu thư viện; tổ chức sự
kiện, hội nghị, hội thảo, phổ biến phục vụ các nhiệm vụ chính trị, văn hóa,
Trang 22học tập, giải trí của cộng đồng theo sự phân công của Bộ Văn hóa, Thể thao
và Du lịch và quy định của pháp luật
- Nghiên cứu khoa học về thư viện và các lĩnh vực có liên quan thư viện, ứng dụng khoa học, công nghệ vào hoạt động thư viện
- Tổ chức tập huấn, bồi đưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm
công tác thư viện, hướng dẫn nghiệp vụ thư viện trên phạm vi cả nước theo sự phân công của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
- Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tô chức quốc tế về
thư viện, xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ về lĩnh vực thư viện theo
quy định của pháp luật
- Lưu trữ các tài liệu có nội dung quy định tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ người đọc theo quy định của pháp luật
- Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật
- Thực hiện, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của Thư viện; đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan môi trường do Thư viện quản ly
- Xác định vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề
nghiệp và số lượng người làm việc trình cấp có thâm quyền phê duyệt; quản
lý tổ chức bộ máy, nhân sự; thực hiện chế độ chính sách đối với công chức,
viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý của Thư viện, theo quy định của pháp luật và phân cắp quản lý của Bộ
~ Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và ngân sách được phân
bổ và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao 1.2.2 Đặc di
vốn tài liệu tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Hiện tại vốn tài liệu thư viện hiện có hơn 2,5 triệu đơn vị tư liệu và bộ
sưu tập số gần 5,8 triệu trang tài liệu do Thư viện Quốc Gia tạo lập Trong đó
Trang 23e Tài liệu dạng in ấn
~ 5.280 bản Hán Nôm viết tay;
- 68.500 đơn vị tư liệu Đông Dương, trong đó có 1.700 tên báo-tạp chí; ~ 29200 luận án tiền sĩ của người Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam;
~ 3.996 tư liệu thời kỳ kháng chiến từ 1946-1954;
~ 1.580.000 bản (bao gồm: sách, báo, tạp chí, các bản mô tả, tranh,
nhạc, bản đồ và nhiều loại ấn phâm đặc biệt khác) đây là bộ sưu tập các xuất bản phẩm Việt Nam, về Việt Nam được nộp lưu chiều từ 1922 đến nay;
- 500.000 đơn vị tư liệu nước ngồi thơng qua trao đôi, nhận biếu tặng
từ các thư viện, các cơ quan thông tin, các tổ chức, cá nhân nước ngoài và ở Việt Nam;
~ 9.000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài ( tương ứng với hơn
1.300.000 số báo, tạp chí ) e Tài liệu dạng số hoá
Hiện nay hệ thống CSDL thư mục tại TVQGVN khá đa dạng với :
Bảng I.1 Thống kê các cơ sở dữ liệu thư mục CSDLTM | CSDLTM „ CSDLTM CSDLTM CSDLTM CSDLTM Sach Quéc | Sách Ngoại Bài trích Sách Đông Luận án Sách Hán ˆ
văn văn dương Nôm Số tên tài , | 350000 185000 90000 68039 29100 5200 liệu thực tế Số biểu ghi : 350012 110049 81000 68046 29165 5206 thực tế
Thư viện Quốc Gia Việt Nam cũng tiến hành mua quyền truy cập của
Trang 24SpringerNature, Sach dién tir IG Publishing, SAGE Journal, SAGE Research Method
© Tai ligu vi dang
Hiện nay Thư viện Quốc Gia Việt Nam có 10.000 tên sách xuất bản ở
Việt Nam trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng microfilm, microfiche Ngoài ra còn có 4300 cuộn vi phim do chính Thư viện Quốc Gia
'Việt Nam tiến hành chụp và xử lý
Bên cạnh đó còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh, ảnh,bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của
người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài
1.2.3 Đặc điễm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Thư viện Quốc Gia Việt Nam là thư viện lớn nhất trong hệ thống thư
viện công cộng ở Việt Nam, với nguồn lực thông tin lớn có thể đáp ứng được đa dạng những nhu cầu tin từ phía người dùng tin Để nâng cao hơn công tác đó thì việc tìm ra những đặc điểm cụ thể của từng đối tượng người dùng tin là
một trong những nhiệm vụ quan trọng của Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Người sử dụng thư viện và nhu cầu của họ đã trở thành một cơ sở thiết yếu
định hướng cho hoạt động của các cơ quan thông tin, thư viện
Việc tìm hiểu đặc điểm người sử dụng thư viện của TVQG và xác
định nhu cầu tin của họ đã được nghiên cứu thông qua kết quả của quá trình phân tích số liệu thống kê dựa trên số đăng ký thẻ đọc, số thống kê
đọc hàng ngày
Phương pháp nghiên cứu trên xác định được thành phần người sử dụng
thư viện tại TVQG, xác định được trình độ học „ lĩnh vực chuyên môn, và
ngôn ngữ mà họ thường sử dụng, từ đó đưa ra những điều chỉnh đối với chính sách phát triển nguồn lực thông tin phù hợp để ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu
Trang 25Bảng 1.2 Lượt thẻ được cấp từ năm 2012-2017 Thành phần người dùng được cáp thẻ Năm Thẻ Cán bộ ThHœamwsmue.— | 'ỏngnăm Nam Nữ Nam Nữ 2012 283 3,660 2,688 7,050 16,251 2013 2,884 3912 2,601 6991 16,388 2014 3,158 4248 2,487 6812 16,705 2015 2,798 3,627 1,684 4791 12,900 2016 2,179 3309 L101 3,503 10,092 Tong 32,628 39,708 Cán bộ Học Sinh/Sinh Viên
Biểu do 1.1 Thanh phan người sử dụng thư viện
Theo như bảng trên thì số lượng thẻ trung bình hằng năm được cấp ra tại đây là xấp xỉ 16000 thẻ/ năm Tuy nhiên có sự sụt giảm tương đối lớn
trong 2 năm 2015 ( còn 12900 thẻ ) và năm 2017 ( còn 10092 ) Điều này có
thể lý giải bởi sự bùng nỗ của công nghệ thông tin khiến sự quan tâm của giới trẻ với các tài liệu sách báo truyền thống giảm xuống, và giờ đây họ nắm bắt
Trang 26Bang 1.3 Trình độ của người sử dụng thư viện từ 2012 ~ 2017 Giáo | Tiến | Thạc | SV Đại | SVCao | Trung Pho thông sư sỹ sỹ học đẳng cấp trung học sa | 987 [10.111] 20238] 415 210 527 Phổ thông Cao ding '#Trung cấp Giáo sư
Biểu đồ 1.2 Tỷ lệ % trình độ của người sử dụng thư viện từ 2012 ~ 2017
Một nguyên nhân khác có thể nhắc đến là sự thiếu phong phú, đa dạng
và cập nhật của những tài liệu, tài nguyên, nguồn lực thông tỉn tại Thư viện
Quốc Gia việt Nam và chính những điều này đã làm giảm sức hút của
người sử dụng đến thư viện
Từ năm 2012 đến 2017 đã có 72336 thẻ được cấp Trong đó chiếm
45% là đối tượng cán bộ Còn lại 55% là đối tượng học sinh sinh viên Như
vậy có thê thấy Học sinh/Sinh viên là đối tượng đăng ký thẻ nhiều hơn cán
bộ, nhưng tỉ lệ chênh lệnh này cũng không quá nhiều ( chỉ 10% )
Số liệu thống kê của thư viện cho thấy, chiếm 2/3 người sử dụng thư
viện là trình độ đại học, tiếp đến là trình độ thạc sĩ, tiến sĩ
Trang 27Nhóm 1: Cán bộ làm công tác lãnh đạo, quản lý:
Đây thực chất là các cán bộ lãnh đạo các cấp, những người đứng đầu các ban ngành ở địa phương Tuy số lượng không nhiều (chiếm 10%) nhưng
đặc biệt quan trọng bởi họ sẽ đưa ra các quyết sách về kinh tế, chính trị, văn
hoá, xã hội của mỗi địa phương Nhóm này gồm những người có trình độ cao,
đối với họ thông tin vừa là đối tượng lao động vừa là công cụ quản lý Nhu cầu tin của họ cao và bền vững, cũng vừa sâu vừa rộng để từ đó có những quyết sách hợp lý Đối tượng này không những quan tâm tới các thông tin tổng hợp về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về các vấn đề phát triển và quản lý kinh tế xã hội mà còn là các thông tin sâu về nhiều
chuyên ngành thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Với đặc thù vừa làm công tác quản lý, vừa tham gia giảng dạy làm nghiên cứu nên điểm chung của nhóm
này là cần các thông tin, số liệu, dữ kiện đã được xử lý, tổng hợp một cách
chính xác, logic và ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ Chính vì vậy Thư viện cần
phải đưa ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao để phục vụ tốt cho nhu cầu của nhóm đối tượng này Một số dịch vụ có thể kể đến như các dịch vụ sao chép tài liệu gốc, làm tổng quan, tông thuật, phô biến thông tin có chọn
lọc, dịch vụ mạng
Nhóm 2: Các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, các cán bộ công tắc trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh doanh:
Đây là nhóm đối tượng chiếm tỉ lệ 35% tại TVQG Đây là nhóm người
dung có trình độ, được đào tạo chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định và
thường có vốn ngoại ngữ tốt Trong môi trường đào tạo họ đóng vai trò là
những người chuyển giao trí thức khoa học tới các sinh viên, học viên Chính vì đặc thù này nên họ thường tìm đến các tài liệu có tính chuyên ngành sâu, có tính mới trong khoa học nhằm phục vụ cho công việc nghiên cứu, giảng
Trang 28các tài liệu sâu, chuyên ngành, tài liệu quý hiếm, tài liệu nước ngoài chuyên ngành, nhưng TVQG lại là thư viện khoa học tổng hợp, nên đôi khi việc đáp
ứng nhu cầu tin cho đối tượng trên cũng gặp những khó khăn nhất định
Nhóm này thường xuyên tìm đến các sản phẩm thông tin như sách
chuyên khảo, tạp chí khoa học, đ cương bài giảng, các công trình nghiên cứu khoa học, luận án Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm NDT này hêt sức
đa dạng và phong phú bao gồm tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử, tài liệu tiếng Anh, tiếng Việt
Nhóm 3: Sinh viên các trường Đại học ~ Cao Đẳng và Học sinh các cấp Đây là nhóm người sử dụng thư viện thường có số lượng lớn nhất so với các nhóm khác của TVQG (chiếm 55% lượng người đến thư viện hàng năm) Đây cũng là chủ thê thông tin có nhu cầu tin đông đảo và biến động do
vì sự khác biệt giữa các giai đoạn nghiên cứu và học tập của mỗi cá nhân
Điểm đặc biệt của nhóm người dùng này là tần suất sử dụng thư viện tăng cao
đột biến trong các kỳ thi, các đợt bảo vệ khoá luận hoặc khi tham gia nghiên
cứu khoa học Nhu cầu tin của họ rất đa dạng và phong phú do yêu cầu và
tính chất chuyên ngành đào tạo của các trường học, trường đại học: đó là các tài liệu như sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, các tài
liệu cập nhật kiến thức phổ thơng về văn hố, khoa học, xã hội, các tài liệu về
các ngành khoa học cơ bản, tài liệu mang tính chất chuyên ngành phục vụ cho việc học tập, làm khóa luận hoặc luận văn tốt nghiệp
1.3 Vai trò của Cơ sở dữ liệu thư mục trong hoạt động của Thư viện
Quốc gia việt Nam
1.3.1 Cơ sở dữ liệu thư mục hỗ trợ quản lý, kiểm soát vốn tài liệu của Thư
viện Quốc Gia Việt Nam
Trong hoạt động của Thư viện quốc gia Việt Nam, Cơ sở dữ liệu thư
Trang 29
viện với vốn tài liệu Cơ sở dữ liệu thư mục cũng là yếu tố cót lõi để xây dung
một bộ máy tra cứu thông tin hiện đại, giúp cho việc phục vụ những yêu cầu tin một cách hiệu quả hơn Cụ thể vai trò của Cơ sở dữ liệu thư mục với Thư
viện Quốc gia Việt Nam được thẻ hiện dưới các bình diện sau đây :
- Cơ sở dữ liệu thư mục hỗ trợ Thư viện Quốc gia Việt Nam quản lý,
kiểm soát được vốn tài liệu hiện có trên nhiều phương diện khác nhau như qui mô, thành phần cơ cấu, đặc điểm nội dung, đặc điểm hình thức Trong xu thế hiện tại, khi Thư viện Quốc gia Việt Nam chuyển từ phần mềm CDS/ISIS
sang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp ILIB, vai trò của Cơ sở đữ
liệu thư mục càng thể hiện rõ hơn Đặc trưng của hệ phần mềm quản trị tích
hợp là cung cấp các module độc lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ với nhau để bao quát các khâu nghiệp vụ trong dây chuyền thông tin tư liệu bao gồm bổ
sung, biên mục, lưu thông, trao đổi dữ liệu Các kết quả xử lý hình thức và
nội dung tài liệu giờ đây không chỉ còn đẻ áp dụng cho việc tìm kiếm, mà còn
vận dụng các đặc trưng của tài liệu để chia sẻ nguồn lực, hỗ trợ quản lý lưu
thông mượn trả tài liệu Sau quá trình xử lý tài liệu về nội dung và hình thức, kết quả nhận được sẽ là những đặc trưng của tài liệu Những đặc trưng này sẽ
giúp nhà quản lý, mà cụ thể ở đây là Thư viện Quốc Gia Việt Nam dé dang quản lý được vốn tài liệu theo nhiều phương diện khác nhau Việc lấy các số
liệu, quản lý vốn tải liệu vì vậy cũng hiệu quả hơn
- Thực tế việc tạo lập các cơ sở dữ liệu thư mục trong tô chức thông tin
hiện đại chính là quá trình biên mục tài liệu Kết quả của công tác này sẽ tạo
ra những điểm truy cập đa dạng phục vụ nhu cầu tìm kiếm tài liệu cũng vận
hành bộ máy tra cứu hiện đại Cơ sở dữ liệu thư mục chính là tiền dé quan
trọng để tạo ra mục lục điện tử (OPAC) Như vậy thông qua Cơ sở dữ liệu thư
mục, Thư viện Quốc Gia Việt Nam có thé đưa ra thêm nhiều điểm truy cập
mới để giúp Người dùng tin tra cứu tìm kiếm, khai thác thông một cách nhanh
Trang 30- Co sé dir ligu thu mục cũng đóng vai trò quan trong trong việc giúp
Thư viện Quốc Gia Việt Nam định hướng công tác phát triển nguồn lực thông, tin, tổ chức các dịch vụ phô biến thông tin nhằm đáp ứng sâu rộng các nhu cầu khác nhau của người dùng tin
1.3.2 Cơ sở dữ liệu thư mục là cầu nỗi giữa người dùng tin và vốn tài liệu tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Ngoài những vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu thư mục đối với bản thân Thư viện Quốc Gia Việt Nam, còn có những vai trò khác với người dùng tin
Cơ sở dữ liệu thư mục là thành phần cốt lõi trong bộ máy tra cứu tin tại
Thư viện Quốc gia Việt Nam Cơ sở dữ liệu thư mục giúp người dùng tin có
thể nắm bắt được các đặc trưng của vốn tài liệu, nhận biết được nhiều thông, tin cụ thể về tài liệu Đặc biệt với các nguồn lực thông tin được tổ chức dưới dạng đóng, rất khó để người dùng tin tiếp cận được với tài liệu, lúc này cơ sở
dữ liệu thư mục đóng vai trò như là cầu nối giữa tài liệu và người dùng tin
Thông qua Cơ sở dữ liệu thư mục, người dùng tỉn có thể tra tìm tài liệu
và thông tin với nhiều đấu hiệu khác nhau như : Tên tác giả, nhan đề tài liệu, chủ đề, lĩnh vực, môn ngành tri thức hoặc thời gian xuất bản, nơi xuất bản,
ngày phát hành Cũng chính từ những điểm truy cập đa dạng như vậy sẽ giúp người dùng tin được định hướng rõ ràng trong việc khai thác thông tin một cách hiệu quả, có chọn lọc
Là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng nên Mục lục điện tử (OPAC),
Cơ sở dư liệu thư mục giúp người dùng tin có thể tra cứu, tìm kiếm thông tin
tại Thư viện vào bất cứ thời điểm nào, tại bất cứ đâu Điều này mang lại nhiều
Trang 31Tiểu kết chương I
CSDL thư mục là một tập hợp các biểu ghi có cấu trúc, chứa thông tin về bản thân tài liệu, được tổ chức theo tiêu chuẩn về nội dung và hình thức, được lưu trữ bằng bất cứ phương tiện nào mà máy tính điện tử có thể đọc được là bộ phận quan trọng trong các cơ quan thông tin thư viện, là cầu nối
giữa người dùng tin và nguồn lực thông tin
Chất lượng của CSDL thư mục trong cơ quan thông tin - thư viện chịu
ảnh hưởng của nhiều yếu tố và được xác định qua khả năng phản ánh đầy đủ
nguồn lực thông tin; chất lượng dữ liệu được xử lý và tính linh hoạt trong quá
trình cập nhật và sử dụng
Với Thư viện Quốc gia Việt Nam, nơi có nguồn lực thông tin phong
phú hàng đầu của đất nước, vai trò của các CSDL thư mục vô cùng to lớn, đồng thời các CSDL thư mục cũng phải đạt chất lượng cao, đảm bảo hỗ trợ
Trang 32Chương 2
THUC TRANG CO SO DU LIEU THU MUC TAI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM
2.1 Cấu trúc Cơ sở dữ liệu Thư mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
3.1.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu
Cho đến trước năm 1986, tồn bộ cơng việc của Thư viện Quốc gia
'Việt Nam đều được thực hiện bằng phương pháp thủ công,
Những bước đi đầu tiên trong việc tin học hoá Thư viện Quốc gia Việt Nam đã được thực hiện với sự giúp đỡ về trang thiết bị, chuyên gia và đào tạo cán bộ của Thư viện Quốc gia Australia TVQGVN bắt đầu thực hiện tin học
hoá vào năm 1985, khi Thư viện quốc gia Australia trang bị chiếc máy tính Olivetty M24 đầu tiên cùng với sự chuyển giao công nghệ và đào tạo cán bộ
cho TVQGVN Mục đích của sự hỗ trợ này là để biên soạn tự động hóa thư
mục quốc gia Việt Nam và chia sẻ biểu ghi thư mục với TVQG Australia, từ
đó đã mở ra thời kỳ ứng dụng CNTT ngày càng tích cực và có hiệu quả tại TVQGVN và Hệ thống TVCC Việt Nam Có thể nói TVQGVN là một trong những cơ quan thông tin - thư viện đầu tiên ứng dụng CNTT tại Việt Nam
Các chương trình ban đầu để xử lí đữ liệu là Wordstar, Inmagic, Sau đó với sự phát triển Phần mềm CDS/ISIS của UNESCO, TVQGVN đã sử dụng
chương trình này từ 1988
TVQGVN là một trong những cơ quan thông tin - thư viện đầu tiên của Việt Nam ứng dụng CNTT Lĩnh vực được ứng dụng tin học đầu tiên là xử lý
thư mục tài liệu tiếng Việt được nhập vào Thư viện Quốc gia Việt Nam thông, qua chế độ lưu chiểu và biên soạn thư mục quốc gia
'Việc tự động hoá biên soạn thư mục được tiền hành nhằm:
~ Xây dựng cơ sở dữ liệu bao quát toàn bộ tình hình xuất bản trong nước; ~ Đảm bảo tìm lại thông tin một cách nhanh chóng, chính xác theo các
Trang 33- Tổ chức văn bản đầu ra theo các hình thức tuỳ chọn và được cấu trúc theo một trật tự định trước Trường hợp sắp xép theo trật tự chữ cái tiếng Việt
phải tuân theo đúng chuẩn chính tả hiện hành;
- CSDL đã lập phải dễ dàng cho bổ sung, sửa đổi và vận hành
Đối tượng quản lý là sách, bài báo và các tài liệu lưu chiêu khác được
phát hành trong nước, tức là ấn phẩm chủ yếu bằng tiếng Việt
Thư viện Quốc gia Việt Nam đã lựa chọn sử dụng chương trình CDS/ISIS
Để tiến hành tin học hố thành cơng, các nhà chuyên môn của
TVQGVN ngay từ đầu đã lo giải quyết những vấn đề sau:
- Nghiên cứu xây dựng mục lục đọc bằng máy (MARC) TVQGVN đã dựa trên UNIMARC tạo ra MARC riêng cho các thư viện công cộng Việt
Nam Nó có cấu trúc đơn giản (chỉ gồm 30 trường) và có khả năng mở rộng, khi cần thiết
+ Nghiên cứu xây dựng các cơ sở dữ liệu và quyết định các cơ sở dữ
liệu sẽ xây dựng phân chia theo loại hình tài liệu: hệ thống cơ sở dữ liệu của
TVQG gồm 3 loại tương ứng với 3 loại hình tài liệu khác nhau cần quản lý
như tài liệu dạng sách; báo, tạp chí; bài trích
+ Nghiên cứu phát triển và hợp lý hố qui trình cơng nghệ trong tin học hoá thư viện
- Nghiên cứu xây dựng bộ từ khoá có kiểm soát Trong xây dựng các CSDL thì việc lựa chọn ngôn ngữ tìm tin là cực kỳ quan trọng Sau khi nghiên cứu kỹ, TVQG Việt Nam đã chọn từ khóa làm ngôn ngữ tìm tin trong các cơ sở dữ liệu TVQG không tạo ra bộ từ khoá có kiểm soát hoặc bộ từ
chuẩn trước khi xây dựng CSDL mà tiến hành song song với nó Do đó sau
một thời gian định từ khoá tự do, TVQG đã rút các từ khoá tự do đó ra và tạo
Trang 34xuất bản năm 1997 Mặc dù còn một số hạn chế, sai sót nhưng bộ từ khoá này
đã có những đóng góp nhất định cho việc chuẩn hoá từ khố trong mạng
thơng tin thuộc hệ thống thư viện công cộng Hiện nay, Thư viện đang tiến
hành hiệu đính, bổ sung, mở rộng Bộ từ khoá đó
- Xây dựng và ban hành các tài liệu quy định quy trình công nghệ xử lý
thông tin thư viện, bộ từ khoá có kiểm soát, quy định viết hoa trong CSDL
của các thư viện công cộng v.v nhằm hướng dẫn và thống nhất nghiệp vụ
máy tính của các thư viện công cộng Mặc dù còn có thiếu sót nhưng các tải liệu này đã đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập, quản lý và sử dụng các
sản phẩm của tin học hoá trong các thư viện công cộng Đồng thời, hàng năm Thư viện Quốc gia Việt Nam cử nhiều đoàn cán bộ chuyên môn xuống các
địa phương đào tạo cán bộ, hướng dẫn nghiệp vụ về ứng dụng CNTT, sửa
chữa các hỏng hóc cả phần cứng lẫn phần mềm
TVQGVN sử dụng Chương trình CDS/ISIS để tạo lập các CSDL thư
mục, trước hết cho các tài liệu mới nhập về thư viện (sách tiếng Việt và sách
nước ngoài xuất bản bằng tiếng Latinh) Sau đó TVQG đã tổ chức công tác
hồi cố các tài liệu xuất bản trước đây để tăng số lượng biểu ghi và để phản ánh đầy đủ vốn tài liệu của TVQGVN trong các CSDL, nhằm phục vụ tra tìm
tài liệu nhanh chóng trên máy tính cho bạn đọc tại TVQGVN
Sau hội nghị “10 năm ứng dụng CNTT vào hệ thống thư viện công
cộng” (2000), Bộ VHTT đã giao cho Thư viện Quốc gia Việt Nam triển khai
dự án "Xây dựng hệ thống thông tin Thư viện điện tử/thư viện số" Trong năm 2001, một nhóm chuyên viên đã nghiên cứu mô hình thư viện điện tử/ thư
viện số của Thư viện Quốc gia Việt Nam Kết quả là vào năm đó Thư viện
Trang 35các thiết bị ngoại vi khác (máy in, 6 ghi CD, máy đọc mã vạch, máy scan, máy ảnh số, máy quét mã vạch, .); đặc biệt là trang bị Phần mềm thư viện
tích hợp mới (vì CDS/ISIS không đáp ứng tin học hóa toàn bộ các chức năng của TV) TVQGVN đã lựa chọn Phần mềm ILIB do Công ty CMC Việt Nam
phát triển Phần mềm này gồm nhiều phân hệ (module) đáp ứng yêu cầu tự
động hóa nghiệp vụ thư viện với các chức năng: bổ sung, biên mục, tra cứu
trực tuyến, quản lý lưu thông, quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ, quản lý kho,
mượn liên thư viện, quản trị hệ thống Các phân hệ này được thiết kế đảm bảo các chuẩn nghiệp vụ thư viện (khổ mẫu trao đổi ISO 2709, khổ mẫu biên mục
đọc máy MARC21, chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50 ), dễ sử dụng và có khả năng tùy biến cao TVQG đã dùng kênh thuê riêng Leased Line 192 kbps cho các hoạt động thư viện
Điều quan trọng của giai đoạn này là tìm kiếm một phần mềm thư viện tích hợp thay cho CDS/ISIS, vì phần mềm này không đáp ứng được các hoạt
động nghiệp vụ cho một thư viện điện tử Dựa vào những ý kiến đóng góp và
kết luận từ các hội thảo, TVQGVN đã quyết định lựa chọn phần mềm ILIB
của Công ty CMC Đây là phần mềm quản trị thư viện tích hợp được phát triển dựa trên nền tảng của Oracle, đáp ứng được các tiêu chí sau đây:
+ Khổ mẫu trao đổi ISO 2709: cho phép trao đổi với CDS/ISIS
+ Khổ mẫu MARC21
+ Hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư
mục khác nhau như ISBD, AACR2,
+ Hỗ trợ đa ngôn ngữ Chuẩn UNICODE
Tích hợp các Module, có thể liên thông và chuyền đôi tương tác với nhau Từ tháng 10/2004 đến nay TVQGVN đã chuyển sang sử dụng phần
mềm ILIB thay cho phần mềm CDS/ISIS và hiện tại các CSDL do Thư viện
Trang 36Thư viện Quốc gia Việt Nam và bạn đọc có thé tra tim tài liệu thông qua
mạng Internet với địa chỉ trang Web: http://Aww.nlv.gov.vn Dự án đã 2 lần
được nâng cấp: năm 2002, Thư viện được nâng cấp lần thứ nhất với việc trang, bị thêm 5 máy chủ (server), hàng chục máy trạm khác và cuối năm 2006 - đầu năm 2007, Thư viện lại được Bộ VHTT cấp hơn 6 tỷ đồng để nâng cấp cơ sở hạ tầng của Thư viện điện tử/thư viện số như thay thế 11 server, 216 máy
trạm mới, có cấu hình mạnh hơn, trang bị một phòng đào tạo từ xa với 25 máy tính, tăng cường thêm máy tính (16 máy) tại quầy tra cứu cơng cộng
ILIB ngồi việc quản lý thư viện truyền thống còn bổ sung thêm các
tính năng của thư viện điện tử, thư viện số, biến thư viện thành trung tâm thực sự hiện đại, tạo cho người sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin Điểm
quan trọng cũng như ưu điểm vượt trội của ILIB so với các phần mềm truyền
thống trong việc tạo lập và xây dựng, phát triển Cơ sở dữ liệu là :
- Cé khả năng quản trị hệ thống Cơ sở dữ liệu lớn lên tới hàng triệu
biểu ghi
-_ Có khả năng bảo mật phân quyền đối với các CSDL, người dùng tin, cán bộ xử lý thông tin hoặc phân quyền với các đường truyền trong hệ thống
- Day là phần mềm có hệ thống công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh Hỗ trợ đa ngôn ngữ và hỗ trợ giao thức tìm kiếm Z39.50, rất phù hợp để tiến hành
Biên mục sao chép
-_ Hỗ trợ tắt các tiêu chuẩn, quy tắc mô tả thư mục hiện hành, các khung
phân loại phổ biến : ISBD, AACR2, MARC21, BBK, UDC, ISO 2709 - Cé giao dign tuy chon WEB, GUL
-_ Quản lý mọi dạng dữ liệu số hoá — chia sẻ nguồn lực thông tin giữa
các thư viện
~_ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, trực quan
Trang 37Để quản lý tốt Cơ sở dữ liệu Thư mục, phần mềm được lựa chọn cần hỗ
trợ tốt cho quá trình tạo lập Cơ sở dữ liệu thư mục cũng việc vận hành khai
thác hệ thống Cơ sở dữ liệu thư mục đó Trước đây với các phần mềm truyền
thống như CDS/ISIS, các cán bộ phòng tin học và phòng Phân loại - Biên
mục sẽ có nhiệm vụ thực hiện nhiều bước để tạo lập được Cơ sở dữ liệu thư
mục Họ cần trải qua công tác xác định danh mục các trường dữ liệu phù hợp
với thư viện Quốc gia Tiếp theo, cần xây dựng một biểu mẫu nhập tin trên
máy tính và tạo các tệp đảo ( định chỉ mục ) Từ những công đoạn này có thể
tạo ra các điểm truy cập giúp người dùng tiến hành tra cứu, tiếp cận với các
tài liệu của Thư viện Tuy vậy, ILIB khi ra đời đã giải quyết triệt đề các vấn để trên khi vừa tích hợp sẵn các module, các biểu mẫu nhập tin theo khô mẫu
MARCA2I, hỗ trợ quy tắc mô tả ISBD và AACR2 Điều này vừa giúp Thư
viện tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc tạo lập các Cơ sở dữ liệu
thư mục, vừa đảm tính đồng nhất và tính tương thích hỗ trợ chia sẻ các cơ sở dữ liệu Các điểm truy cập đến tài liệu, được tạo lập bằng ILIB, có tính ồn
định và chính xác cao hơn, đồng thời cũng linh hoạt hơn Người dung tin giờ
đây có thể kết hợp nhiều điểm truy cập để tìm kiếm tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ Một ưu điểm khác của ILIB so với các phần mềm truyền thống là
khả năng hỗ trợ xử lý tài liệu Với việc tạo lập các phân hệ chuyên dụng là “Phân hệ Biên mục”, các cán bộ có thể xử lý hình thức và xử lý nội dung tải
liệu dễ dàng thông qua các form có sẵn tương ứng với từng loại tài liệu Ngoài ra, vì có sự liên kết trong các phân hệ nên các cán bộ quản lý có thể kiểm tra, hiệu đính phần xử lý ngay trực tiếp trên phần mềm 2.12 Cấu trúc biểu ghỉ
Thời kì đầu, khi sử dụng phần mềm CDS/ISIS do UNESCO cung cấp,
Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiến hành nghiên cứu và xây dựng một bản
Trang 38trên UNIMARC, có cấu trúc đơn giản chỉ gồm 30 trường, có khả năng mở rộng khi cần thiết Thư viện cũng đưa ra những chỉ dẫn, quy tắc riêng, các hướng dẫn cách điền dữ liệu vào các trường Khổ mẫu này áp dụng cho tat ca các loại hình tài liệu như Sách, Báo, tạp chí, Luận án Dưới đây là khổ mẫu:
MEN | Một biểu ghỉ khi được tạo ra sẽ được CDW/ISI3 tự động gán
cho một số hiệu nhất định, gọi là số hiệu biểu ghi tệp chủ MEN
Trang 39
Truong 181 | Ma tên sách Truong 19 | Dac điểm Trường 20 | Từ khoá Trường 27 | Kho đọc Trường 21 | Tóm tắt
Truong 24 | Phiếu bổ sung ( dùng đề in phiếu bổ sung )
Tuy vay, phần mềm CDS/ISIS sau này bộc lộ ra nhiều nhược điểm như
không hỗ trợ ƯNICODE, không phải là phần mềm dựa trên công nghệ WEB, không có các module tích hợp, và đặc biệt là không hỗ trợ khỗ mẫu MARC
21, quy tắc biên mục ISBD hoặc AACR2 Xu thế chung của thế giới lúc này
là chuyển sang sử dụng MARC21 và ISBD hoặc AACR2 nhằm dễ dàng trong
việc liên kết, trao đôi chia sẻ, tạo sự thống nhất giữa các thư viện Do vậy Thư
viện Quốc Gia Việt Nam tiến hành chuyên đôi sang sử dụng phần mềm ILIB
từ năm 2004
Ngoài đáp ứng những yêu cầu về quản lý thư viện, hỗ trợ nền tảng web,
hỗ trợ UNICODE, tích hợp các module , phần mềm ILIB do CMC thiết kế còn hỗ trợ các khỗ mẫu MARC21, UNIMARC, khổ mẫu trao đổi ISO — 2709
Ngoài ra phần mềm này còn hỗ trợ biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc
mô tả thư mục khác nhau như ISBD, AACR2, TCVN 4743-89, hỗ trợ các khung phân loại UDC, DDC, LCC, BBK
Với việc chuyển sang sử dụng phần mềm ILIB, Thư viện Quốc Gia
'Việt Nam cũng tiến hành xử lý tài liệu theo khổ mẫu MARC2I và quy tắc mô
tả ISBD Theo khảo sát thực tế đến thang 11/2017, tại phòng Phân loại — biên
mục, với một số tài liệu nhất định, có thẻ là tài liệu mới, hoặc tài liệu ngoại
Trang 40tương lai, khi Thư viện Quốc gia Việt Nam sẽ tiến hành chuyển đổi dần sang sit dung AACR? dé phi hop hon với xu thế chung của thế giới Thời điểm
hiện tại, phần lớn các tài liệu đều được xử lý theo quy tắc mô tả ISBD Điểm
đặc biệt ở đây là các cán bộ sử dụng bộ quy tắc mô tả ISDB do Thư viện
Quốc Gia Việt Nam dịch và chỉnh sửa để phù hợp với các tài liệu Tiếng việt
Tài liệu này được xuất bản vào năm 1994 gồm các hướng dẫn sau: Mô tả Sách Mô tả Ấn phẩm liên tục Mô tả Trích Mô tả Bản đồ Mô tả các tiêu chuẩn và quy phạm kỹ thuật Mô tả luận án Mô tả các ấn phẩm âm nhạc Mô tả tài liệu nghe nhìn M6 ta Microfilm, Microfiche Mô tả các tệp máy tính
Theo tai liệu này, ISBD có 9 vùng chính dùng cho mô tả tai liệu, gồm:
- Vung 1: Chi sé ISBN
- Vùng 2: Nhan đề nhan đề chính, nhan để song song, thông tin liên
quan đến nhan đề)
-_ Vùng 3: Thông tin về tác giả
~ - Vùng 4: Thông tin về xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản), - Vung 5: Đặc trưng số lượng và giá tiền ( khối lượng, minh hoạ, khổ
sách, tài liệu kèm theo ) ~_ Vùng 6: Tùng thư
- Vung 7: Cha dé tài liệu và ký hiệu phân loại