BÀI 7: ỨNG DỤNG EXCEL 2003 TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Bài 7: Ứng dụng Excel 2003 công tác kế tốn BÀI 7: ỨNG DỤNG EXCEL 2003 TRONG CƠNG TÁC KẾ TOÁN Nội dung    Hướng dẫn học     Nghe giảng đọc tài liệu để nắm bắt nội dung Làm tập luyện thi trắc nghiệm theo yêu cầu Liên hệ lấy ví dụ thực tế để minh họa cho nội dung học Thực hành toán kế toán học Thời lượng học  tiết ACC201_Bai 7_v1.0011103225 Ứng dụng Excel toán kế toán tiền lương Ứng dụng Excel toán kế toán tiền mặt Ứng dụng Excel tốn kế tốn hàng hóa Mục tiêu Sau học này, bạn có thể:  Nắm khái niệm nghiệp vụ kế tốn tiền lương, hàng hóa, tiền mặt  Sử dụng thành thạo công thức SUMIF, IF, VLOOKUP, ISBLANK, ISERROR, COUNTIF…  Sử dụng thành thạo chức Validation Conditional Formatting Excel  Sử dụng Excel giải toán kế toán  Tạo Macro 133 Bài 7: Ứng dụng Excel 2003 công tác kế tốn TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI Tình Hình 7.1: Tình dẫn nhập Giả sử cửa hàng DrinkShop có nhân viên với chức vụ Cửa hàng có số quy định sau: Mỗi nhân viên có mức lương Nếu làm đủ ngày hưởng thêm 10% lương Một ngày nghỉ không phép bị trừ ngày lương Làm thêm vào ngày lễ hưởng ngày lương Lương tháng = lương + thưởng + phụ trội – phạt Câu hỏi Chúng ta thực tính tốn lương, thưởng phạt nhân viên cho tháng thủ cơng khơng? Nếu có, có khó khăn gì? Có thể dùng Excel để giải tốn khơng? Nếu có cách giải nào? 134 ACC201_Bai 7_v1.0011103225 Bài 7: Ứng dụng Excel 2003 công tác kế tốn 7.1 Bài tốn tiền lương Mỗi đơn vị có cách tính lương riêng, làm kế tốn lương cho đơn vị phải thực quy định đơn vị, lẽ chương trình tính lương chung cho đơn vị khó khả thi Dưới hướng dẫn lập bảng lương theo thời gian, xuất phát từ bảng chấm công theo cách tính lương quy định đơn vị để tính tiền lương nhân viên 7.1.1 Mơ tả tốn Xét tốn tính lương cửa hàng DrinkShop, với yêu cầu sau:  Quy định nhập bảng chấm công Mỗi nhân viên làm chấm công hàng ngày, làm ngày đánh dấu X, làm nửa ngày đánh dấu O, nghỉ có phép nhập chữ CP, nghỉ khơng phép nhập chữ KP  Quy định tính lương o o o o o 7.1.2 Mỗi nhân viên vào làm việc nhận mức lương Trong tháng làm đủ ngày cơng (khơng có ngày nghỉ) thưởng thêm 10% lương Một ngày nghỉ không phép bị trừ ngày lương Một ngày phụ trội tính thêm ngày lương bản, tháng quy định 26 ngày công, số ngày phụ trội số ngày dư so với 26 ngày quy định số ngày phụ trội không vượt ngày Trong năm, nhân viên nghỉ phép 12 ngày, nhân viên 12 ngày ngày nghỉ vượt bị trừ ngày lương o Một ngày lương = Lương bản/26 o Lương tháng = Lương + thưởng + lương phụ trội – phạt Cách giải 7.1.2.1 Phân tích tổ chức bảng liệu  Để tổ chức tính lương, tạo trang tính bảng chấm công nhập chấm công nhân viên hàng ngày vào  Sau lập trang tính bảng tính lương với cơng thức tính theo quy định lương theo ngày cơng nhân viên bảng chấm công  Lập trang tính lưu trữ số ngày nghỉ có phép tháng nhân viên để so sánh số ngày nghỉ có phép với tổng số ngày nghỉ có phép nhân viên từ đầu năm đến tháng tính lương  Mỗi tháng sau tính lương xong lưu thành tệp, qua tháng mở tệp tháng cũ xóa hết kết chấm công, điều chỉnh hệ số lương lương nhân viên có thay đổi, nhập nhân viên lưu thành tệp ACC201_Bai 7_v1.0011103225 135 Bài 7: Ứng dụng Excel 2003 công tác kế tốn 7.1.2.2 Tạo bảng chấm cơng Tại trang tính thứ đặt tên BCCONG, tổ chức liệu sau: Hình 7.2: Bảng chấm cơng  Từ ô D3 đến AH3, ta nhập số từ đến 31 ngày tháng: Nhập số vào ô D3 dùng AutoFill kéo ngang đến ô AH3, sau chọn Fill Series, Excel tự động điền liên tiếp từ số đến số 31 Hình 7.3: Chức Autofill  Từ ô D4 đến AH4 nhập ngày tháng năm 2009 cách nhập D4 giá trị 1/1/2009, sau dùng AutoFill kéo ngang đến AH4, Excel tự động điền liên tiếp ngày từ 1/1/2009 đến ngày 1/31/2009 Muốn định dạng ngày tháng theo khác chọn vùng liệu đó, nháy nút phải chuột, chọn Format Cells, sau chọn định dạng thích hợp  Từ A5 đến C17 ta nhập nhân viên cửa hàng  Từ ô D5 đến ô AH5 ta nhập thứ tuần vào cách nhập vào ô D5 giá trị Thursday ngày thứ tương ứng với 1/1/2009, sau dùng Autofill kéo ngang đến AH5, Excel tự động điền liên tiếp thứ từ Monday đến Sunday Để ô chứa giá trị Sunday tự động định dạng khác ngày thường, ví dụ màu đỏ, chữ màu trắng đậm, ta làm sau: o Chọn khối D5 đến AH5 (khối chứa giá trị thứ tháng) o Chọn Format → Conditional Formatting, xuất hộp thoại 136 ACC201_Bai 7_v1.0011103225 Bài 7: Ứng dụng Excel 2003 cơng tác kế tốn Chọn biểu thức lôgic, trường hợp chọn equal to Chọn Format để định dạng màu chữ màu nền, trường hợp chữ trắng đỏ Nháy OK để hồn thành Hình 7.4: Hộp thoại Conditional Formatting  Các ô từ D6 đến AH17 thực việc chấm công người ngày  Thực tính tổng số ngày cơng nhân viên cột Ngày công ta nhập chấm công, thực sau: o Tại ô AI6 lập cơng thức tính tổng số ngày cơng Diệp Thanh Tùng: =COUNTIF(D6:AH6,"X")+COUNTIF(D6:AH6,"O")/2 (Dấu X tính ngày cơng, dấu O tính nửa ngày cơng) o Sau dùng Autofill kéo xuống đến AI17  Để tính tổng số ngày nghỉ có phép nhân viên cột Có phép ta nhập chấm cơng, thực sau:  Tại AJ6 lập cơng thức tính tổng số ngày nghỉ có phép Diệp Thanh Tùng: =COUNTIF(D6:AH6,"CP")  Sau dùng Autofill kéo xuống đến AJ17  Để tính tổng số ngày nghỉ khơng phép nhân viên cột Không phép ta nhập chấm công, ta thực sau: o Tại ô AK6 lập công thức tính tổng số ngày nghỉ khơng phép Diệp Thanh Tùng: =COUNTIF(D6:AH6,"KP") Sau dùng Autofill kéo xuống đến ô AH17 Quy định giá trị chấm công nhập: Chúng ta nhập chấm công khối D6:AH17 giá trị X, O, CP, KP Nếu nhập sai làm kết chấm công bị sai Chúng ta quy định vùng D6:AH17 chứa bốn giá trị X, O, CP, KP Validation Cách thực sau: o  Chọn khối D6:AH17 (là khối nhập giá trị chấm công cho nhân viên)  Chọn Data → chọn Validation xuất hộp thoại: ACC201_Bai 7_v1.0011103225 137 Bài 7: Ứng dụng Excel 2003 công tác kế tốn Hình 7.5: Hộp thoại Data Validation Chọn Custom khung Allow, nháy vào khung Formula, sau nhập cơng thức: =OR(D6="x",D6="o",D6="CP",D6="kp") Cơng thức có nghĩa D6 giá trị x, o, cp, kp (chú ý: Excel không phân biệt chữ hoa chữ thường) Sau chọn trang Error Alert để nhập câu nhắc nhở vào khung Error message Sau thực xong, lần nhập giá trị chấm công sai quy định, Excel đưa thông báo: Chỉ nhập giá trị X, O, CP, KP Hình 7.6: Lỗi nhập giá trị chấm công sai bảng chấm công 7.1.2.3 Tạo bảng tổng hợp nghỉ phép  Chúng ta cần lưu ý số ngày nghỉ có phép hàng tháng vào trang riêng để biết tổng số ngày nghỉ có phép tính đến tháng lập bảng lương, sau tổng số ngày nghỉ có phép xác định người nghỉ vượt 12 ngày phép để trừ lương 138 ACC201_Bai 7_v1.0011103225 Bài 7: Ứng dụng Excel 2003 công tác kế tốn  Trang tính thứ hai đặt tên THNGHIPHEP, tổ chức lưu số ngày nghỉ có phép theo tháng Vào cuối tháng trước in bảng lương, chép số ngày nghỉ có phép trang tính BCCONG sang cột tháng tương ứng trang tính THNGHIPHEP Thực chép sau:  Chọn khối AJ6:AJ17 trang tính BCCONG, sau nháy Copy  Chuyển sang vị trí D5 trang tính THNGHIPHEP, chọn Edit → Paste Special, hộp thoại Paste Special ta chọn nút Values, nháy OK để hồn tất Hình 7.7: Bảng tổng hợp nghỉ phép nhân viên  Cột Tổng lưu tổng số ngày nghỉ CP tháng nhân viên Tại ô P5 nhập cơng thức =SUM(D5:O5), sau dùng Autofill để chép xuống ô P6:P16 7.1.2.4 Tạo bảng lương Tại trang tính thứ ba đặt tên LUONG, liệu tổ chức sau: Hình 7.8: Bảng tính lương nhân viên Thực tính lương cho Diệp Thanh Tùng sau: ACC201_Bai 7_v1.0011103225 139 Bài 7: Ứng dụng Excel 2003 cơng tác kế tốn  Tại ô E6, lập công thức tính lương thưởng 10% lương làm đủ ngày công không nghỉ: =IF((BCCONG!AJ6+BCCONG!AK6)=0,LUONG!D6*0.1,0)  Tại F6 lập cơng thức tính lương phụ trội: =IF((BCCONG!AI6–26)