TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VHR
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐÀO TẠO VÀ CUNG ỨNG NHÂN LỰC- VHR
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển a Sơ lược về công ty VHR
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Tư vấn Đào tạo và Cung ứng Nhân lực Việt
Tên viết tắt: Viet Nam Human Resource Supply And Training Consulting Joint Stock
Company Địa chỉ: 47, đường số 8, khu phố 4, phường Bình An, Quận 2, TP.HCM
Website: www.timviec24h.com.vn Điện thoại: 0976401001
Email: vietdang@nhanlucvietnam.net Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:
Mã số thuế: 0107942109 Loại hình công ty: Công ty Cổ phần Người đại diện theo pháp luật: Ông Đặng Đức Việt – Tổng giám đốc Vốn điều lệ: 3 tỷ
Ngành nghề kinh doanh chính:
- Cung ứng và quản lý nguồn lao động
Nhân sự: Trên 90 nhân viên
Sứ mệnh của VHR là kết nối doanh nghiệp với nguồn nhân lực chất lượng, góp phần vào sự phát triển nhanh chóng và bền vững Dựa trên nhu cầu thị trường và thế mạnh của mình, VHR cung cấp đa dạng dịch vụ tuyển dụng nhân sự.
- Dịch vụ cung ứng Nhân viên Kinh doanh (Direcsales, Telesales,CSKH…)
- Dịch vụ Headhunter: Dịch vụ tuyển dụng các vị trí cao cấp
- Dịch vụ tuyển dụng các trí nhân viên văn phòng: Hành chính, kế toán, Lễ tân, Nhân sự
- Dịch vụ tuyển dụng Thực tập sinh
Công ty Cổ phần tư vấn đào tạo và cung ứng nhân lực Việt Nam là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo và cung ứng nhân lực tại Việt Nam, hợp tác với hàng trăm doanh nghiệp và tập đoàn lớn cả trong và ngoài nước Chúng tôi cam kết mang đến hàng ngàn cơ hội việc làm cho sinh viên mới tốt nghiệp, góp phần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao cho thị trường lao động.
Giá trị cốt lõi: Niềm tin – Trách nhiệm – Đoàn kết – Vượt trội – Hiệu quả
VHR cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo hiệu quả và sự tin cậy tuyệt đối cho khách hàng khi chọn VHR làm đối tác.
7/33 b Lịch sử hình thành và phát triển
VHR, được thành lập hơn 1 năm và hoạt động từ ngày 31/07/2017 tại Hà Nội, đã nhanh chóng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu thị trường lao động, nhận được sự tin tưởng từ khách hàng qua nhiều dự án Tại chi nhánh chính ở Thanh Xuân, Hà Nội, VHR hiện đang tuyển dụng cho 30 công ty với hơn 50 vị trí và tổng cộng 160 ứng viên Để mở rộng hơn nữa, VHR đã khai trương chi nhánh miền Nam tại Hồ Chí Minh vào ngày 29/09/2018 với 10 nhân viên, và tôi đã được tổng giám đốc tin tưởng giao cho vị trí hiện tại.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý a Sơ đồ tổ chức tại chi nhánh Tp.HCM
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức VHR
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR) b Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng Quản trị (HĐQT) là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, có quyền biểu quyết và chịu trách nhiệm quản lý công ty HĐQT đại diện cho công ty để đưa ra các quyết định quan trọng.
- Chủ tịch Hội đồng Quản trị là ông Đặng Đức Việt
- Ban Tổng giám đốc: Gồm Tổng Giám đốc và các Phó Giám đốc điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT về quyền và nhiệm vụ được giao
Phòng Website chịu trách nhiệm thiết lập và quản lý hệ thống dự án tuyển dụng trên website công ty, đồng thời tư vấn phát triển và cập nhật thông tin Đội ngũ này quản lý toàn bộ hoạt động xử lý thông tin, cơ sở dữ liệu và hạ tầng CNTT, đảm bảo phù hợp với mục tiêu, chiến lược và định hướng hoạt động của công ty, đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát các hoạt động thu, chi, mua, bán và thanh toán, đồng thời phản ánh chính xác tình hình kinh doanh Ngoài ra, kế toán còn phân tích số liệu và thông tin để đề xuất giải pháp hữu ích cho bộ phận quản trị.
Hành chính – nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp đủ số lượng nhân sự phù hợp với mục tiêu phát triển và hoạt động của công ty Điều này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn lực hiệu quả, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên.
• Pháp chế: Thẩm định khách hàng, cung cấp các hỗ trợ về hành chánh để đảm bảo cho hoạt động của công ty được vận hành trơn tru
Quản trị chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập chính sách chất lượng cho công ty Nó bao gồm việc kiểm soát chất lượng, thanh tra, giám sát và đánh giá các vấn đề chất lượng trên toàn bộ hệ thống của công ty.
Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời, phòng cũng đề xuất các cải tiến cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong toàn bộ tổ chức.
9/33 nhằm đạt hiệu quả theo định hướng phát triển của công ty Tìm kiếm và chăm sóc khách hàng cho công ty
Phòng cung ứng đảm nhận vai trò quản lý và điều hành các hoạt động tuyển dụng, nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu từ khách hàng trong quá trình cung cấp nhân lực.
- Headhunter: là phòng ban chuyên “săn người” cấp cao
2.1.3 Năng lực đơn vị a Tài chính
Bảng 2.1 Năng lực tài chính VHR
(Nguồn: Bảng cân đối tài chính VHR 2018)
T Nội dung T Năm 2017 (Đơn vị: Triệu VND)
Năm 2018( Tới quý 3) (Đơn vị:
4 Nguồn vốn chủ sở hữu 3.000 4.256
7 Tiền và tương đương tiền 3.457 6.703
8 Tổng nợ phải trả 1.563 2.478 b Cơ sở vật chất
- Văn phòng đại diện tại Hà Nội
- Văn phòng đại diện tại bắc Giang
- Văn phòng đại diện tại TP.HCM
- Fanpage: Công ty cổ phần đào tạo và cung ứng nguồn nhân lực Việt Nam VHR c Đội ngũ nhân viên
Về tổng số lao động:
- Chi nhánh Hà Nội: 80 nhân viên
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 15 nhân viên
Cơ cấu lao động theo giới tính và độ tuổi:
STT Họ Tên Chức Danh Trình Độ Chuyên
1 Đặng Đức Việt Chủ tịch HDQT ĐH
2 Trần Tuấn Phong Phó chủ tịch HDQT ĐH
3 Trần Hương Giang Line manager ĐH
4 Nguyễn Hoàng Hiệp Line manager ĐH
1 Đặng Đức Việt CEO ĐH
2 Trần Tuấn Phong Vice CEO ĐH
Bảng 2.2 Cơ cấu hội đồng quản trị VHR
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức VHR)
Từ khi thành lập tới nay, sơ đồ tổ chúc của VHR vẫn không có gì thay đổi về ban điều
Số lượng nhân viên phân theo phòng ban:
Cơ cấu nhân viên VHR theo độ tuổi:
Bảng 2.3 Cơ cấu nhân viên VHR
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức VHR)
2.1.4 Thị trường mục tiêu – Sản phẩm/ dịch vụ - Đối thủ cạnh tranh a Thị trường mục tiêu
Thị trường của VHR hiện nay tập trung tại Bắc Giang, Hà Nội và TP.HCM, với kế hoạch mở rộng ra Đà Nẵng vào năm 2019 Khách hàng mục tiêu của VHR là các doanh nghiệp B2B, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân lực, do không đủ sức hút để thu hút nhân tài.
STT Phòng ban Số Lượng nhân sự Tỉ Trọng
4 Kinh doanh 5 10% b Sản phẩm dịch vụ
- Dịch vụ cung ứng: Nhân viên kinh doanh (Direcsales, Telesales, CSKH,…) Có
2 loại gói: cơ bản ( bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc ) và gói nâng cao ( bảo hành 01 tháng kể từ ngày úng viên nhận việc )
Dịch vụ headhunter chuyên tuyển dụng các vị trí cao cấp với hai gói dịch vụ: gói cơ bản bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc và gói nâng cao bảo hành 01 tháng kể từ ngày ứng viên nhận việc.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tuyển dụng cho các vị trí nhân viên văn phòng, bao gồm hành chính, kế toán, lễ tân và nhân sự Dịch vụ có hai gói lựa chọn: gói cơ bản với chế độ bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc và gói nâng cao với chế độ bảo hành 01 tháng kể từ ngày ứng viên nhận việc.
Dịch vụ tuyển dụng thực tập sinh của chúng tôi cung cấp hai gói dịch vụ: gói cơ bản với chế độ bảo hành 07 ngày kể từ ngày ứng viên nhận việc và gói nâng cao với chế độ bảo hành 01 tháng kể từ ngày ứng viên nhận việc.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA VHR
a Sơ đồ tổ chức phòng vận hành
Hình 2.2 Sơ đồ phòng vận hành
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR)
Kế toán HC - NS Pháp chế Quản trị chất lượng b Nhiệm vụ phòng vận hành
- Bộ phận HC – NS: hoạch định cơ cấu nhân sự của công ty, tuyển dụng nhân sự cho tổ chức, chấm công cho nhân viên
- Bộ phận kế toán: Tính lương cho nhân viên, cân đối thu chi
Bộ phận pháp chế chịu trách nhiệm đàm phán và thương thảo các hợp đồng với đối tác, đồng thời soạn thảo và thẩm định các dự thảo quy chế, quy định quản lý và các văn bản quan trọng khác theo sự phân công của lãnh đạo Ngoài ra, bộ phận này còn cập nhật thông tin về các văn bản pháp luật mới ban hành và tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh.
Bộ phận quản trị chất lượng chịu trách nhiệm sàng lọc hồ sơ ứng viên trước khi giới thiệu cho đối tác, soạn thảo các mẫu câu hỏi sơ loại và đưa ra tiêu chuẩn cụ thể cho ứng viên, đồng thời phối hợp triển khai với bộ phận cung ứng.
- Bộ phận HC – NS: Đảm bảo nhân sự cho toàn công ty, các kế hoạch nhân sự
- Bộ phận kế toán: Đảm bảo chỉ tiêu tài chính của công ty
- Bộ phận pháp kế: Đảm bảo việc ký kết hợp đồng và vận hành công ty theo quy định của pháp luật
- Bộ phận quản trị chất lượng: Đảm bảo chất lượng ứng viên trước khi đến tay khách hàng
2.2.2 Phòng cung ứng a Sơ đồ phòng cung ứng
Hình 2.3 Sơ đồ phòng cung ứng
(Nguồn: Sơ đồ tổ chức VHR ) b Nhiệm vụ phòng cung ứng
- Cung ứng 1: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng
- Cung ứng 2: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng
- Cung ứng 3: Team gồm 4 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng
- Headhunter: Team gồm 3 người, thực hiện việc đăng tuyển, tìm ứng viên qua internet, mạng xã hội, các trang tuyển dụng
Cung ứng 1 Cung ứng 2 Cung ứng 3 Headhunter c Chức năng phòng cung ứng
Cung ứng nhân viên chất lượng cho đối tác và đảm bảo duy trì hoạt động cho công ty
2.2.3 Hiện trạng tuyển dụng của VHR
Công ty VHR đã sử dụng hiệu quả các nguồn tuyển dụng của mình bao gồm nguồn online và offline
- Nguồn online của VHR bao gồm website của công ty và mạng xã hội
Nguồn online từ website của VHR cung cấp cho ứng viên một cách chủ động để tiếp cận nhu cầu tuyển dụng, giúp họ dễ dàng theo dõi thông tin Đây là một phương thức tuyển dụng hiệu quả, không chỉ thu hút ứng viên tiềm năng mà còn góp phần quảng bá hình ảnh thương hiệu của VHR.
Nguồn chính mà VHR sử dụng để tuyển dụng là Facebook, nơi mỗi nhân viên tận dụng tài khoản cá nhân của mình để đăng tin tuyển dụng trên các trang và nhóm tìm việc.
Nguồn offline của VHR rất đa dạng và quan trọng không kém nguồn online, bao gồm nhiều hình thức như ứng viên tự nộp đơn và các chương trình ngày hội việc làm.
Ứng viên tự nộp đơn là một nguồn tài nguyên giá trị giúp VHR tiết kiệm thời gian và chi phí Tuy nhiên, không phải lúc nào các hồ sơ này cũng phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của VHR Do đó, bộ phận tuyển dụng cần phân loại và lưu trữ hồ sơ một cách hợp lý để đáp ứng mục tiêu tuyển dụng ở từng giai đoạn.
VHR chủ động tìm kiếm ứng viên qua sự kiện “Ngày hội việc làm” hàng năm tại các trường đại học, đồng thời tận dụng nguồn lực từ các sinh viên thực tập để nhanh chóng tìm ra ứng viên phù hợp Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng mà còn giúp công ty tiết kiệm thời gian hiệu quả.
2.2.4 Quy trình tuyển dụng của VHR a Sơ đồ quy trình
Hình 2.5 Sơ quy trình tuyển dụng của VHR
(Nguồn: Sơ đồ quy trình tuyển dụng VHR)
Tiếp nhận và làm rõ dịch vụ của khách hàng
Theo dõi ứng viên trong thời gian nhận việc và bảo hành theo quy định
Chăm sóc, hướng dẫn ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đến nhận việc
Tìm kiếm, phỏng vấn, đánh giá và cung cấp ứng viên phù hợp cho đối tác
Hỗ trợ đối tác tiến hành phỏng vấn Đàm phán, ký kết hợp đồng b Diễn giải quy trình
Bước 1: VHR tiếp nhận và làm rõ yêu cầu dịch vụ của khách hàng
Giám đốc liên lạc trực tiếp với bên đối tác để làm rõ yêu cầu dịch của khách hàng
Các trưởng bộ phận cung ứng có thể tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng nếu họ chủ động liên hệ, bên cạnh Giám đốc Để trở thành đối tác, công ty cần đảm bảo đáp ứng các tiêu chí của VHR Yêu cầu từ khách hàng có thể bị hủy nếu đối tác không cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp Giai đoạn này là bước sơ bộ quan trọng, bao gồm việc tìm hiểu và đánh giá năng lực của các phòng cung ứng, đảm bảo khả năng cung cấp cho đối tác Sai sót trong giai đoạn này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các bước tiếp theo.
Mặc dù có các tiêu chí và quy định nghiêm ngặt đối với doanh nghiệp, gần đây vẫn xảy ra một số trường hợp phải ngừng cung ứng do vi phạm đạo đức kinh doanh.
Bước 2: Hai bên đàm phán và ký kết hợp đồng
Giám đốc sẽ trực tiếp đàm phán với khách hàng, tuy nhiên các trưởng bộ phận cung ứng cũng có thể tham gia khi được Giám đốc phê duyệt Sau đó, bộ phận pháp chế sẽ soạn thảo hợp đồng giữa hai bên Trong giai đoạn này, hai bên sẽ thương thảo về các quy định, gói dịch vụ và mức giá trước khi ký kết hợp đồng Đây là bước quan trọng, vì sau khi hợp đồng được ký, các bên sẽ dựa vào các cam kết trong hợp đồng để thực hiện việc cung ứng.
Trong quá trình làm việc tại công ty, tôi nhận thấy rằng các điều khoản trong hợp đồng thường bị đối tác vi phạm, điều này gây khó khăn cho việc tuyển dụng của các phòng cung ứng Mặc dù vậy, Ban lãnh đạo vẫn chưa có biện pháp can thiệp quyết liệt để giải quyết vấn đề này.
Bước 3: VHR tiến hành tìm kiếm, phỏng vấn, đánh giá và cung cấp ứng viên phù hợp cho Doanh nghiệp
Phòng cung ứng sẽ nhận dự án đã được phê duyệt từ Giám đốc và bắt đầu đăng tuyển
Bước Lưu Đồ Mô tả công việc
Tiếp nhận dự án đã được phê duyệt từ Giám đốc
1 Trưởng dự án nhận dự án sau đó trao đổi trực tiếp với bên khách hàng để thu thập đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển
2 Trưởng dự án chuẩn bị nhân sự và thời hạn hoàn thành dự án
Thành viên trong dự án viết content, nội dung tuyển dụng
Bước 1 của Quy trình tuyển dụng chính
Thu thập thông tin cần thiết về vị trí tuyển dụng
Lên kế hoạch tuyển dụng
Trưởng dự án có trách nhiệm kiểm tra và soát xét bảng mô tả đăng tuyển để đảm bảo hiệu quả trong quy trình tuyển dụng Nếu đồng ý với bảng mô tả, sẽ tiến hành thực hiện bước tiếp theo; nếu không đồng ý, sẽ quay lại bước 2 để điều chỉnh.
4 Đăng tuyển trên nguồn phù hợp
Quy trình đăng tuyển như vậy dễ dàng trong việc kiểm soát chất lượng Tuy nhiên trong giai đoạn này thường gặp những vấn đề:
- Bên đầu mối liên lạc của đối tác không cung cấp đủ JD, khiến cho việc viết bài và tư vấn cho ứng viên gặp nhiều khó khăn
- Tại chi nhánh TP HCM còn thiếu nhân sự để chạy các dự án lớn
Tiếp theo VHR sẽ thực hiện quy trình phỏng vấn qua điện thoại để đánh giá chất lượng ứng viên nộp CV về
Soát xét bảng mô tả đăng tuyển
Quy trình tuyển dụng chính
Bước Lưu Đồ Mô tả công việc
2 Phỏng vấn bằng điện thoại hoặc trực tiếp bởi nhân viên của VHR
- Đạt thì chuyển bước tiếp theo là đưa ứng viên sang phỏng vấn với khách hàng
- Không đạt thì gửi thư cảm ơn bằng email hoặc thông báo bằng điện thoại
3 - Khách hàng của VHR sẽ là người phỏng vấn và lựa chọn ứng viên cuối cùng
- Nếu đậu pv 2, ứng viên nhận việc
- Nếu fail pv 2 sẽ gởi thư cảm ơn cho ứng viên
Bước 04: Quy trình tuyển dụng chính
Sơ vấn qua điện thoại
Chuẩn bị và chuyển hồ sơ ứng viên sang pv 2 với khách hàng Đạt
Không đạt Đạt Không đạt
Phỏng vấn qua điện thoại là một phương pháp quan trọng để đánh giá chất lượng ứng viên trước khi chuyển họ sang vòng phỏng vấn trực tiếp, từ đó nâng cao uy tín của VHR với đối tác Tuy nhiên, hiện tại chưa có bộ câu hỏi chuyên nghiệp để đánh giá ứng viên qua điện thoại, dẫn đến việc sử dụng các câu hỏi ngẫu nhiên Giai đoạn này thường gặp tình trạng ứng viên hủy hẹn phỏng vấn hoặc không nghe máy, do họ chưa thực sự muốn làm việc, đang tìm kiếm cơ hội thu nhập cao hơn hoặc có lý do cá nhân khác.
Bước 4: Doanh nghiệp trực tiếp tiến hành phỏng vấn chuyên sâu với sự hỗ trợ của
VHR sẽ đồng hành cùng ứng viên trong buổi phỏng vấn theo thời gian mà doanh nghiệp quy định Đại diện của VHR sẽ có mặt tại địa điểm phỏng vấn để hướng dẫn và hỗ trợ cho doanh nghiệp Sau mỗi buổi phỏng vấn, hai bên sẽ kiểm tra, báo cáo kết quả và ký xác nhận vào biên bản.
Lượng ứng viên đạt tiêu chuẩn của doanh nghiệp còn thấp, khiến tỷ lệ đậu chưa cao
Việc báo cáo kết quả ứng viên bên doanh nghiệp đối tác vẫn còn chậm, khiến cho VHR dễ bị động trong công tác cung ứng
Bước 5: VHR chăm sóc và hướng dẫn ứng viên đến nhận việc
VHR hỗ trợ ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn của doanh nghiệp đến nhận việc, và gửi thư cảm ơn đến ứng viên không phù hợp
Nhân viên VHR có trách nhiệm theo dõi và nhắc nhở các ứng viên về ngày nhận việc, đặc biệt là đối với những công ty có thời gian hẹn lịch làm việc kéo dài Việc động viên và hỗ trợ ứng viên trong quá trình chờ đợi là rất quan trọng để đảm bảo họ không bỏ lỡ cơ hội.
Bước 6: VHR theo dõi ứng viên sau khi nhận việc để có điều chỉnh phù hợp trong thời gian bảo hành
NHẬN XÉT CHUNG VỀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI VHR
Công ty quản lý công tác tuyển dụng một cách chặt chẽ và rõ ràng, với phân công trách nhiệm và quyền hạn chi tiết cho từng cá nhân và bộ phận Quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động được xác định một cách cụ thể.
Nguồn tuyển dụng của công ty rất đa dạng, giúp công ty lựa chọn được nhân sự phù hợp và chất lượng.
Các chuyên viên tuyển dụng không chỉ có kiến thức chuyên sâu mà còn được đào tạo bài bản, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Họ luôn nỗ lực tìm kiếm những phương pháp đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển dụng.
- Các thông tin tuyển dụng được đăng tuyển rõ ràng dựa vào bảng miêu tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc đặt ra cho từng vị trí
- Chưa đánh giá được năng lực ứng viên trước khi đưa qua doanh nghiệp.
- Ứng viên do VHR tuyển vẫn chưa đạt tiêu chuẩn doanh nghiệp đề ra.
- Chưa có hệ thống quản lý nhân sự.
Hồ sơ ứng viên chưa được hệ thống hóa gây khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý, dẫn đến việc sàng lọc ứng viên chất lượng trở nên kém hiệu quả.
Quy trình tuyển dụng của công ty được thiết kế khoa học và chi tiết, nhưng việc áp dụng chung cho tất cả các vị trí tuyển dụng khiến thời gian và chi phí tăng cao.
GIẢI PHÁP
THỰC HIỆN BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN
3.1.1 Cơ sở đề ra giải pháp
Mặc dù quy trình tuyển dụng của công ty đã được xây dựng khoa học, nhưng việc thiếu bộ câu hỏi đánh giá ứng viên đã làm giảm hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên Các phòng cung ứng thường chỉ sử dụng câu hỏi ngẫu nhiên dựa trên kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến việc không đánh giá chính xác năng lực, tính cách và khả năng tham gia phỏng vấn của ứng viên Do đó, tỷ lệ ứng viên trúng tuyển vẫn còn thấp.
- Đánh giá được năng lực thực sự của ứng viên trước khi đưa qua phỏng vấn bên khách hàng
- Đánh giá được tính cách là yếu tố quyết định đến khả năng gắn bó của ứng viên đó đối với doanh nghiệp
- Tăng tỷ lệ đậu cũng như giảm tỷ lệ bảo hành cho công ty
Nghiên cứu khảo sát nhằm xác định tiêu chí cho bảng câu hỏi đánh giá ứng viên đã được thực hiện thông qua phỏng vấn với 4 chuyên gia, bao gồm 2 chuyên gia trong lĩnh vực dịch vụ tuyển dụng và 2 chuyên gia nhân sự nội bộ Câu hỏi đặt ra là: "Theo anh/chị, việc đánh giá ứng viên có chất lượng tốt hay không phụ thuộc vào những tiêu chí nào?" Kết quả khảo sát cho thấy việc đánh giá ứng viên dựa trên 3 tiêu chí chính: Thái độ, kỹ năng và kinh nghiệm.
- “Kinh nghiệm và thái độ là quan trọng nhất” – trưởng bộ phận tuyển dụng công ty VHR trụ sở Hà Nội
- “Thái độ là tiên quyết” - trưởng bộ phận tuyển dụng công ty VHR chi nhánh HCM
"Thái độ là yếu tố bắt buộc và quyết định, trong khi kỹ năng và kiến thức có thể được học hỏi Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của thái độ trong môi trường làm việc, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử."
"Việc sếp giao cần được thực hiện nghiêm túc, nếu không hiểu phải chủ động hỏi để làm rõ Đến công ty, nhân viên cần tuân thủ các quy định đã đề ra Cuối cùng, thái độ làm việc vẫn là yếu tố quan trọng nhất."
- Tất cả các chuyên gia đều đồng ý 3 tiêu chí thái độ; kỹ năng; kinh nghiệm nên chia theo tỷ lệ 60% - 20% -20%
Dựa trên ba tiêu chí đánh giá, chúng ta cần xây dựng bảng câu hỏi phù hợp cho từng vị trí tuyển dụng Mỗi vị trí sẽ có những tiêu chí riêng, vì vậy trước khi tiến hành tuyển dụng, cần thêm bước soạn thảo câu hỏi cụ thể cho từng vị trí ngay ở bước ba của quy trình tuyển dụng.
Sau khi hoàn thành bảng câu hỏi đánh giá, các trưởng phòng cung ứng sẽ triển khai cho nhân viên Mỗi tuần, nhân viên sẽ báo cáo về quá trình thực hiện; nếu gặp khó khăn, họ sẽ cùng nhau thảo luận để tìm ra giải pháp phù hợp.
Trong quá trình thực hiện bảng câu hỏi đánh giá ứng viên, việc ghi chú lại các câu trả lời của ứng viên là rất cần thiết Những ghi chú này giúp lưu trữ thông tin quan trọng để có thể đối chiếu và phân tích sau này, đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra một cách chính xác và công bằng.
Sau khi hoàn thành 29/33 viên khác, chúng ta sẽ tiến hành kết hợp với quá trình ứng tuyển và sử dụng kết quả để thực hiện nghiên cứu, từ đó làm cơ sở cho việc tuyển dụng các vị trí tương tự trong tương lai.
3.1.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Tỷ lệ đậu phỏng vấn đạt 2/3 trên tổng số lượng ứng viên tham gia buổi phỏng vấn
- Chủ động xây dựng bảng câu hỏi cho bất kì vị trí nào
- Xây dựng được bảng số liệu tham khảo cho các vị trí thường tuyển
- Hạn chế được rủi ro bảo hành cho các vị trí tuyển dụng -
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ỨNG VIÊN
Trong quy trình tuyển dụng, việc chưa đánh giá đúng năng lực ứng viên dẫn đến tỷ lệ đậu phỏng vấn thấp tại các doanh nghiệp Thực trạng hiện nay cho thấy nhiều phòng cung ứng quá chú trọng đến số lượng ứng viên mà bỏ qua chất lượng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả tuyển dụng.
3.2.2 Mục tiêu của giải pháp
Tăng lượng ứng viên trúng tuyển tại các doanh nghiệp là đối tác, nhằm tăng độ tin cậy, chất lượng dịch vụ của công ty
Nguyên nhân phổ biến khiến ứng viên không vượt qua phỏng vấn thường liên quan đến kỹ năng giao tiếp kém, khả năng giải quyết tình huống chưa tốt và thiếu tự tin Để khắc phục vấn đề này, quy trình sàng lọc ứng viên cần được thực hiện nghiêm túc Đầu tiên, cần chọn đơn ứng tuyển phù hợp với tiêu chí mô tả công việc của khách hàng Tiếp theo, tiến hành gọi điện và đặt các câu hỏi đã được chuẩn bị theo kịch bản của VHR Cuối cùng, đánh giá ứng viên dựa trên ba tiêu chí đã xác định.
Thái độ, kinh nghiệm và kỹ năng là ba tiêu chí quan trọng được xác định từ khảo sát chuyên gia, với trọng số lần lượt là 60%, 20% và 20% Điểm giá trị cho mỗi tiêu chí được tính toán và sau đó, điểm trung bình có trọng số được xác định dựa trên ba tiêu chí này.
Để tăng cơ hội thành công cho ứng viên, chúng tôi áp dụng tiêu chí tuyển chọn dựa trên điểm trung bình, trong đó những ứng viên đạt từ 6 điểm trở lên sẽ được tuyển dụng, còn lại sẽ không được xem xét Đối với những ứng viên thường thiếu tự tin khi gặp nhà tuyển dụng, chúng tôi thực hiện thêm một công đoạn hỗ trợ tinh thần quan trọng, bao gồm củng cố tâm lý, hướng dẫn trả lời một số câu hỏi thường gặp và tư vấn về trang phục phù hợp để tạo ấn tượng tốt đẹp trước nhà tuyển dụng.
3.2.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Mức độ hài lòng của doanh nghiệp đối với ứng viên được đưa qua là rất hài lòng
- Doanh nghiệp tái ký kết hợp đồng với VHR cho dự án tuyển dụng mới
Hiện nay, tỷ lệ ứng viên đậu sau phỏng vấn với đối tác chỉ đạt 1/3 tổng số ứng viên tham gia Tuy nhiên, sau khi áp dụng phương pháp mới, tỷ lệ này dự kiến sẽ tăng lên 2/3, mang lại hiệu quả cao hơn trong quá trình tuyển dụng.
HỆ THỐNG NHÂN SỰ BẰNG PHẦN MỀM
3.3.1 Cơ sở đề ra giải pháp
Khi nhập liệu thủ công dưới 10 hồ sơ, công việc diễn ra dễ dàng, nhưng khi số lượng hồ sơ tăng lên hàng trăm, hàng nghìn, việc quản lý trở nên khó khăn và tốn thời gian Việc sử dụng phương pháp thủ công sẽ tiêu tốn nhiều công sức và nguồn lực của công ty Hơn nữa, nếu tiếp tục nhập liệu bằng tay trên các bảng tính như Google Drive hay Excel khi dữ liệu ngày càng lớn, việc theo dõi tình hình ứng viên trở nên phức tạp, dẫn đến nguy cơ mất đi nhiều ứng viên tiềm năng trong bối cảnh nhu cầu nhân lực tại các doanh nghiệp đối tác đang rất cao.
3.3.2 Mục tiêu của giải pháp
Giúp theo dõi tình hình ứng viên một cách dễ dàng, phân loại và tìm kiếm ứng viên khi cần thiết, đồng thời tạo nguồn tài nguyên để khai thác trong tương lai.
- Tiết kiệm chi phí vận hành cho công ty, tối giản hoá các bước, hạn chế sử dụng nguồn lực con người
3.3.3 Nội dung giải pháp Để xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh thì sẽ phải cần có sự liên kết giữa công ty và một công ty phần mềm ứng dụng Vậy để xây dựng được một hệ thống nhân sự bằng phần mềm quản lý thì cần có sự kết hợp giữa cá nhân hoặc tổ chức hiểu về hệ thống, quy trình nhập liệu tại công ty VHR cùng với đơn vị phần mềm làm ra hệ thống có thể giải quyết các vấn đề:
- Có thể lưu trữ được hồ sơ ứng viên
- Có thể kiểm tra tình hình ứng viên đó đã đi làm chưa hay còn đang tìm việc
- Có thể dò xem trình độ học vấn, kỹ năng kinh nghiệm của ứng viên
- Mọi thông tin dữ liệu đều có thể lưu trữ trên phần mềm quản lý
Mỗi quý, toàn bộ nhân viên sẽ dành một ngày để rà soát và loại bỏ các hồ sơ cũ không cần thiết, nhằm tránh tình trạng quá tải trong việc lưu trữ tài liệu.
3.3.4 Kết quả dự kiến đạt được
- Giảm 2/3 thời gian cho mỗi lần nhập dữ liệu cũng như rà soát lại ứng viên cũ
- Có nguồn ứng viên duy trì xuyên suốt cho các dự án của công ty.
