Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính ngành giáo dục và Đào tạo

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tuyển sinh đầu cấp, giải quyết các vấn đề trong công tác tuyển sinh. Công cuộc cải cách hành chính ở nước ta đã được thực hiện từ nhiều năm qua, với mục tiêu là xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả và đến năm 2010, hệ thống hành chính về cơ bản được cải cách phù hợp với yêu cầu quản lý nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Việc cải cách hành chính trong Ngành Giáo dục thành phố Vinh nhiều năm qua đã đạt được nhiều kết quả đáng kể. Tuy nhiên, việc cải cách hành chính ở một số lĩnh vực còn rườm rà, phức tạp, kỹ năng hành chính, phong cách làm việc chậm đổi mới,…vì vậy phần nào làm giảm hiệu quả phục vụ nhân dân và hiệu lực quản lý nhà nước. Việc đưa phần mềm tuyển sinh trực tuyến vào công tác tuyển sinh sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho cả người dân và bộ phận tuyển sinh của các nhà trường; tinh giản tối đa thủ tục rườm rà và có thể thực hiện giờ hẹn bằng phiếu điện tử, người dân có thể kiểm tra thông tin, điều kiện tuyển sinh qua trang thông tin điện tử khi nối mạng Internet. Hiện nay, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, điều hành đang được các cấp, các ngành đặc biệt quan tâm. Để tiếp tục đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại các nhà trường thì việc đưa phần mềm tuyển sinh trực tuyến vào sử dụng là việc rất cấp thiết. Trong quá trình tuyển sinh, cán bộ tuyển sinh hoặc các bậc phụ huynh chỉ cần truy cập vào phần mềm tuyển sinh trực tuyến nhập họ tên, địa chỉ của con em mình lên hệ thống, ngay lập tức hệ thống sẽ cho ra ngay kết quả em đó thuộc tuyến nào và sẽ được nhập học vào trường nào, đồng thời hệ thống cũng sẽ thông báo cho các bậc phụ huynh biết thời gian làm thủ tục nhập học cho con em mình. Tương lai, các nội dung trong phần mềm này sẽ phát triển thêm để phù hợp với yêu cầu đặt ra của một phần mềm ứng dụng trong giáo dục. Hiện nay thành phố Vinh đang xây dựng chính quyền điện tử, vì vậy, đối với ngành giáo dục, cần có những bước đệm triển khai điện tử trong hệ thống quản lý giáo dục. Việc tuyển sinh sẽ theo nguyên tắc tuyển đúng tuyến, học sinh cư trú ở phường nào thì học tại phường đó. Phần mềm sẽ lưu giữ, cập nhật các thông tin điều tra phổ cập tại các phường trên địa bàn. Phụ huynh chỉ cần vào mạng Internet để đăng ký nạp hồ sơ. Nếu hồ sơ đúng, đủ như dữ liệu đã điều tra thì học sinh đó sẽ được học ở trường đúng tuyến tuyển sinh. Những trường hợp học sinh trái tuyến, không cư trú thực tế trên địa bàn thì sẽ không được hệ thống khởi tạo hồ sơ. Một tiện ích khác là phần mềm sẽ tích hợp luôn cả chức năng lưu trữ hồ sơ học sinh để giúp ngành giáo dục quản lý, đánh giá học sinh suốt cả quá trình. Công tác tuyển sinh đầu cấp tại Thành phố Vinh luôn là nỗi trăn trở của các cấp lãnh đạo cũng như các nhà quản lý. Nhiều năm qua, cứ đến mùa tuyển sinh là các trường trên địa bàn Thành phố Vinh, đặc biệt là các phường, xã “nóng” về công tác tuyển sinh lại diễn ra tình trạng chạy trường “trái tuyến”, chạy lớp, chọn cô, đặc biệt là đối với những trường có chất lượng giáo dục cao. Điều này đồng nghĩa áp lực tuyển sinh đầu cấp là rất lớn, gây ra rất nhiều tiêu cực trong công tác tuyển sinh. Từ nhiều năm nay, thành phố đã hạn chế tuyển sinh những trường hợp học sinh gửi hộ khẩu (có hộ khẩu nhưng không thực ở tại địa phương) nhưng vẫn không triệt để được vì nhiều nguyên nhân khách quan. Để thực hiện tốt công tác tuyển sinh, thay vì cách tuyển sinh trên nguyên tắc xét tuyển như trước đây, việc đưa vào sử dụng hệ thống tuyển sinh trực tuyến sẽ tạo ra tính khách quan, minh bạch, công bằng. Từ những lý do trên, nhóm tác giả đã nghiên cứu sáng kiến “Ứng dụng CNTT trong công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành chính tại Thành phố Vinh” nhằm mục đích giải quyết triệt để những bất cập trong công tác tuyển sinh đầu cấp đã tồn tại từ rất nhiều năm trước nhằm nâng cao chất lượng tuyển sinh đầu cấp góp phần nâng cao chất lượng giáo dục của Thành phố trong những năm học tiếp theo.

1 MỤC LỤC Nội dung Trang Nội dung Trang .1 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài .3 Mục tiêu yêu cầu nghiên cứu .4 Phạm vi đối tượng nghiên cứu .5 Phương pháp nghiên cứu B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận .7 1.1 Cơ sở pháp lý 1.2 Tính cấp thiết việc cải cách hành việc thực tuyển sinh đầu cấp hình thức trực tuyến Cơ sở thực tiễn 10 2.1 Thuận lợi khó khăn 10 2.2 Đánh giá thực trạng việc tuyển sinh lớp đầu cấp thành phố Vinh 11 CHƯƠNG II: GIẢI PHÁP CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TRONG CƠNG TÁC TUYỂN SINH ĐẦU CẤP TẠI THÀNH PHỐ VINH .13 Nhóm giải pháp triển khai thực hiện: 13 1.1 Công tác tuyên truyền: 13 1.2 Nâng cao nhận thức công tác tuyển sinh đầu cấp hình thức trực tuyến: 13 1.3 Tổ chức lớp tập huấn 13 Nhóm giải pháp xây dựng quy trình, cơng nghệ: 14 2.2 Xây dựng module theo yêu cầu số hóa quy trình tuyển sinh đầu cấp thành phố Vinh 15 1.3 Xây dựng hệ thống phân lớp tự động: 20 1.4 Xây dựng số yêu cầu khác 22 C PHẦN KẾT LUẬN 23 Kết sáng kiến .23 Đánh giá lợi ích thu 24 Khả áp dụng phát triển sáng kiến 24 Kết luận 24 Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa từ THCS Trung học sở PHHS Phụ huynh học sinh TSĐC Tuyển sinh đầu cấp PGD Phòng giáo dục Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công cải cách hành nước ta thực từ nhiều năm qua, với mục tiêu xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu đến năm 2010, hệ thống hành cải cách phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Việc cải cách hành Ngành Giáo dục thành phố Vinh nhiều năm qua đạt nhiều kết đáng kể Tuy nhiên, việc cải cách hành số lĩnh vực cịn rườm rà, phức tạp, kỹ hành chính, phong cách làm việc chậm đổi mới,…vì phần làm giảm hiệu phục vụ nhân dân hiệu lực quản lý nhà nước Việc đưa phần mềm tuyển sinh trực tuyến vào công tác tuyển sinh tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí cho người dân phận tuyển sinh nhà trường; tinh giản tối đa thủ tục rườm rà thực hẹn phiếu điện tử, người dân kiểm tra thơng tin, điều kiện tuyển sinh qua trang thông tin điện tử nối mạng Internet Hiện nay, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác quản lý, điều hành cấp, ngành đặc biệt quan tâm Để tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT công tác quản lý nhà trường việc đưa phần mềm tuyển sinh trực tuyến vào sử dụng việc cấp thiết Trong trình tuyển sinh, cán tuyển sinh bậc phụ huynh cần truy cập vào phần mềm tuyển sinh trực tuyến nhập họ tên, địa em lên hệ thống, hệ thống cho kết em thuộc tuyến nhập học vào trường nào, đồng thời hệ thống thông báo cho bậc phụ huynh biết thời gian làm thủ tục nhập học cho em Tương lai, nội dung phần mềm phát triển thêm để phù hợp với yêu cầu đặt phần mềm ứng dụng giáo dục Hiện thành phố Vinh xây dựng quyền điện tử, vậy, ngành giáo dục, cần có bước đệm triển khai điện tử hệ thống quản lý giáo dục Việc tuyển sinh theo nguyên tắc tuyển tuyến, học sinh cư trú phường học phường Phần mềm lưu giữ, cập nhật thông tin điều tra phổ cập phường địa bàn Phụ huynh cần vào mạng Internet để đăng ký nạp hồ sơ Nếu hồ sơ đúng, đủ liệu điều tra học sinh học trường tuyến tuyển sinh Những trường hợp học sinh trái tuyến, khơng cư trú thực tế địa bàn không hệ thống Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” khởi tạo hồ sơ Một tiện ích khác phần mềm tích hợp ln chức lưu trữ hồ sơ học sinh để giúp ngành giáo dục quản lý, đánh giá học sinh suốt q trình Cơng tác tuyển sinh đầu cấp Thành phố Vinh nỗi trăn trở cấp lãnh đạo nhà quản lý Nhiều năm qua, đến mùa tuyển sinh trường địa bàn Thành phố Vinh, đặc biệt phường, xã “nóng” cơng tác tuyển sinh lại diễn tình trạng chạy trường “trái tuyến”, chạy lớp, chọn cơ, đặc biệt trường có chất lượng giáo dục cao Điều đồng nghĩa áp lực tuyển sinh đầu cấp lớn, gây nhiều tiêu cực công tác tuyển sinh Từ nhiều năm nay, thành phố hạn chế tuyển sinh trường hợp học sinh gửi hộ (có hộ không thực địa phương) khơng triệt để nhiều ngun nhân khách quan Để thực tốt cơng tác tuyển sinh, thay cách tuyển sinh nguyên tắc xét tuyển trước đây, việc đưa vào sử dụng hệ thống tuyển sinh trực tuyến tạo tính khách quan, minh bạch, cơng Từ lý trên, nhóm tác giả nghiên cứu sáng kiến “Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” nhằm mục đích giải triệt để bất cập công tác tuyển sinh đầu cấp tồn từ nhiều năm trước nhằm nâng cao chất lượng tuyển sinh đầu cấp góp phần nâng cao chất lượng giáo dục Thành phố năm học Mục tiêu yêu cầu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu tình hình tuyển sinh cấp học địa bàn thành phố Vinh Trên sở đưa giải pháp để xây dựng hệ thống tuyển sinh đầu cấp nhằm tối ưu hóa việc tuyển sinh dựa vào hệ thống liệu phổ cập toàn thành phố xếp lớp tự động • Đối với Phịng Giáo dục – Đào tạo: - Dễ dàng quản lý, theo dõi công tác tuyển sinh nhà trường - Thống kê số lượng học sinh tuyển sinh số học sinh chưa lớp • Đối với nhà trường: - Phục vụ cho công tác tuyển sinh, rà soát đối tượng phổ cập tuyến Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” địa bàn; - Xếp lớp tự động, ngẫu nhiên; - Xây dựng hệ quản trị sở liệu phục vụ cho công tác quản lý học sinh; - Giảm bớt khối lượng công việc thời gian tuyển sinh cho trường • Đối với phụ huynh học sinh: - Giảm thiểu thời gian lại, thủ tục hồ sơ - Theo dõi trình tiếp nhận nhà trường có kết trả hệ thống phân lớp xong •Đối với học sinh: - Có kết cơng khách quan việc xếp lớp 2.2 Yêu cầu nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận, thực tiễn công tác tuyển sinh thành phố Vinh - Nghiên cứu giải pháp, đề xuất để xây dựng hệ thống tuyển sinh trực tuyến thành phố Vinh Phạm vi đối tượng nghiên cứu - Phạm vi: Thực nghiên cứu trường học Mầm non, Tiểu học, THCS thành phố Vinh - Đối tượng nghiên cứu: Tất đối tượng độ tuổi tuyển sinh, cấp mầm non từ độ tuổi 18 tháng đến tuổi, cấp tiểu học đối tượng học sinh lớp cấp THCS đối tượng học sinh lớp - Thời gian thực hiện: Năm học 2020-2021 Phương pháp nghiên cứu Để giải đề tài này, q trình tìm tịi, sưu tầm tài liệu, thử nghiệm sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp điều tra: Khảo sát, điều tra thực trạng việc tuyển sinh đầu cấp trường Mầm non, Tiểu học, THCS - Phương pháp thực nghiệm: Qua thực tế tuyển sinh từ năm học trước trường học địa bàn Thành phố Vinh Tính đóng góp đề tài Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” Tuyển sinh đầu cấp theo hình thức trực tuyến vấn đề không riêng thành phố Vinh mà nước Tại Nghệ An, thành phố Vinh đơn vị thực tuyển sinh đầu cấp hình thức trực tuyến Những giải pháp đề tài mang lại góp phần tác động đến nhận thức cán quản lý, giáo viên, nhân viên nhà trường toàn phụ huynh, học sinh hiểu rõ ý nghĩa vai trò, tầm quan trọng thực công tác tuyển sinh phần mềm tuyển sinh online Từ trường có định hướng rõ hơn, hướng đồng thời đề tài có giải pháp mang tính định hướng, cẩm nang để trường tham khảo triển khai thực việc tuyển sinh vào hoạt động đơn vị Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận 1.1 Cơ sở pháp lý 1.1.1 Cải cách hành gì? Cải cách hành khái niệm nhiều nhà nghiên cứu hành giới đưa dựa điều kiện trị, kinh tế - xã hội mõi quốc gia, phụ thuộc vào quan điểm mục tiêu nghiên cứu, hầu hết định nghĩa khác Tuy nhiên, qua xem xét phân tích nhiều góc độ thấy khái niệm cải cách hành nêu có số điểm thống sau: + Cải cách hành thay đổi có kế hoạch theo mục tiêu định, xác định quan nhà nước có thẩm quyền + Cải cách hành khơng làm thay đổi chất hệ thống hành chính, mà làm cho hệ thống hiệu hơn, phục vụ nhân dân tốt hơn, chất lượng quản lý nhà nước đồng bộ, khả thi vào sống, chế hoạt động, chức năng, nhiệm vụ máy, chất lượng đội ngũ cán , công chức làm việc quan nhà nước sau tiến hành cải cách hành đạt hiệu quả, hiệu lực hơn, đáp ứng yêu cầu quản lý + Cải cách hành tùy theo điều kiện thời kỳ, giai đoạn lịch sử, yêu cầu phát triển kinh tế xã hội quốc gia, đặt trọng tâm, trọng điểm khác nhau, hướng tới hoàn thiện nội dung hành chính, tổ chức máy, đội ngũ cán bộ, cơng chức, thể chế pháp lý, tài cơng… 1.1.2 Các văn quy định cải cách hành cơng tác tuyển sinh + Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10/01/2007 thị số 32/2006/CTTTg ngày 07/9/2006 Thủ tướng Chính phủ, rà sốt thủ tục hành chính, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, sửa đổi, bãi bỏ kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bãi bỏ thủ tục hành mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, khơng cịn phù hợp trái pháp luật hành, gây khó khăn, phiền hà cho cá nhân tổ chức + Nghị Quyết số 66/ NQ-CP ngày 23/12/2010 việc đơn giản hóa thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Bộ Giáo dục Đào tạo + Nghị Định số 115/2010/NĐ-CP ngày 24/12/2010 Thủ tướng Chính Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” phủ quy định trách nhiệm, quản lý nhà nước giáo dục + Thông tư số 09/2009/TT-BGD-ĐT ngày 07/5/2009 thực công khai sở giáo dục sở giáo dục quốc dân + Quy chế tuyển sinh trung học sở tuyển sinh trung học phổ thông ban hành kèm theo Thông tư số 11/2014/TT-BGDĐT ngày 18/4/2014, Thông tư số 18/2014/TT-BGDĐT ngày 26/5/2014 Thông tư số 05/2018/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 02 năm 2018 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 11 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; + Công văn số 960/SGD&ĐT-GDTrh ngày 05/6/2020 Sở Giáo dục Đào tạo Nghệ An việc tuyển sinh lớp đầu cấp năm học 2020 – 2021; + Công văn số 490/PGDĐT ngày 27/7/2020 việc hướng dẫn công tác tuyển sinh năm học 2020 – 2021 1.1.3 Những vấn đề tồn việc tuyển sinh trực tiếp trường học chưa thực cải cách hành cơng tác tuyển sinh trực tuyến 1.1.3.1 Đối với trường học B1: Điều tra Phổ cập (Thu thập thông tin, liệu dân số đặc biệt độ tuổi đến trường) B2: Xây dựng tiêu số học sinh, số lớp trường dựa theo số liệu phổ cập điều tra (Kế hoạch phát triển năm học) B3: Chuẩn bị công tác tuyển sinh - Xây dựng kế hoạch tuyển sinh - In danh sách học sinh dự kiến tuyển sinh (dựa theo liệu Phổ cập) - Phụ huynh nạp đơn (Phải nạp làm việc) - Xét duyệt hồ sơ (Đối chiếu với liệu phổ cập, khó xác định đối tượng phổ cập Phường, xã khác) - Lập danh sách học sinh tuyển sinh - Rà soát đối tượng Phổ cập chưa lớp trường (Khơng xác định đối tượng học trường khác) -> Vấn đề khó xác định tuyển sinh trực tiếp B4: Phòng Giáo dục – Đào tạo duyệt tuyển sinh (Đảm bảo kế hoạch phát triển giáo dục đào tạo xây dựng) Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” B5: Ban tuyển sinh nhà trường tự xếp lớp, phải tự cân sỹ số, cân giới tính số tiêu chí mà nhà trường đặt B6: Sau xếp lớp, nhà trường phải nhập danh sách học sinh vào phần mềm Vnedu để quản lý học sinh 1.1.3.2 Đối với Phòng Giáo dục Đào tạo Để thực duyệt tuyển sinh cho nhà trường, Phòng Giáo dục – Đào tạo phải rà soát danh sách tuyển sinh trường, cụ thể: B1: Các trường tuyển sinh -> Nhập danh sách vào Excel -> Gửi danh sách tuyển sinh lên Phòng Giáo dục B2: Thu nhận danh sách -> Ghép danh sách trường thành danh sách chung -> xử lý chức (cùng 01 học sinh nạp hồ sơ nhiều trường, kiểm tra tính đúng/sai đối tượng phổ cập -> để kiểm tra phải gõ tên học sinh vào phần mềm phổ cập xác định đối tượng phổ cập - > nhiều thời gian để giải với số lượng 100 trường cấp học) B3: Sau xử lý xong -> Trả kết lại cho nhà trường -> Nhà trường phải xử lý trường hợp Phòng kiểm tra -> Hoàn thiện hồ sơ B4: Tổng hợp kết tuyển sinh trường -> Phải tổng hợp thủ công phần mềm excel cách đếm đối tượng học sinh khó xác định đối tượng tuyến trái tuyến (Do phụ huynh khai báo sai thời điểm phổ cập, khai báo sau phổ cập thực chất phổ cập phường, xã khác) B5: Duyệt tuyển sinh cho nhà trường B6: Tổng hợp kết tuyển sinh 1.1.3.3 Đối với phụ huynh học sinh B1: Đến trường nạp đơn, loại hồ sơ theo quy định, đến làm việc quy định B2: Chờ kết tuyển sinh, đến ngày theo thông báo nhà trường, đến trường xem kết tuyển sinh B3: Xem kết phân lớp 1.2 Tính cấp thiết việc cải cách hành việc thực tuyển sinh đầu cấp hình thức trực tuyến Từ tồn cơng tác tuyển sinh hình thức trực tiếp, Phịng Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 10 Giáo dục – Đào tạo đề xuất phương án tuyển sinh trực tuyến hình thức online, phụ huynh nạp hồ sơ thời gian nào, đâu có máy tính điện thoại kết nối Internet Việc thực tuyển sinh đầu cấp hình thức trực tuyến sau hồn thành việc duyệt tuyển sinh, hệ thống tự cấu hình phân lớp tự động, bốc thăm giáo viên, hạn chế việc xếp lớp theo yêu cầu Sau xếp lớp xong hệ thống đẩy danh sách lớp vào phần mềm Quản lý học sinh khóa cứng danh sách Việc đưa vào sử dụng hệ thống tuyển sinh trực tuyến tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí cho người dân phận tuyển sinh nhà trường Tinh giản tối đa thủ tục rườm rà, hẹn phiếu điện tử người dân kiểm tra thông tin, điều kiện tuyển sinh qua trang thơng tin điện tử nối mạng Internet, mục tiêu mà Phòng Giáo dục thành phố Vinh hướng tới Trong trình tuyển sinh, cán tuyển sinh bậc phụ huynh cần truy cập vào phần mềm tuyển sinh trực tuyến nhập họ tên, địa em lên hệ thống, hệ thống cho kết em thuộc tuyến nhập học vào trường nào, đồng thời hệ thống thông báo cho bậc phụ huynh biết thời gian làm thủ tục nhập học cho em Cơ sở thực tiễn 2.1 Thuận lợi khó khăn 2.1.1 Thuận lợi - Được quan tâm, ủng hộ cấp lãnh đạo, ban ngành đặc biệt đồng tình phụ huynh học sinh - Thành phố xây dựng hệ thống liệu phổ cập nên có số liệu xây dựng kế hoạch tuyển sinh phù hợp - Các trường học địa bàn thành phố có đầu tư sở vật chất đặc biệt thành thạo việc sử dụng hệ thống phần mềm - Đa số phụ huynh lo lắng, quan tâm đến việc tuyển sinh con, em có điều kiện, hiểu biết để thực việc nạp hồ sơ online 2.1.2 Khó khăn - Thành phố Vinh trung tâm kinh tế Tỉnh Nghệ An, nên việc phát sinh dân số đến sau thời điểm điều tra phổ cập nhiều, nên liệu chưa đủ đối tượng tuyển sinh - Cơng tác điều tra phổ cập cịn gặp nhiều khó khăn có nhiều địa bàn phức tạp công tác tuyển sinh số phụ huynh không hợp tác Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 11 công tác điều tra phổ cập dẫn đến xác định sai phổ cập số đối tượng 2.2 Đánh giá thực trạng việc tuyển sinh lớp đầu cấp thành phố Vinh - Phòng Giáo dục – Đào tạo: + Tổng hợp số liệu tuyển sinh trường thủ cơng; + Rà sốt số liệu Phổ cập giáo dục thủ công đối tượng học sinh; + Kiểm tra danh sách học sinh nhập học nhiều trường thủ công cách danh sách tuyển sinh trường; + Khơng kiểm sốt danh sách trường bổ sung đối tượng đến sau thời điểm phổ cập - Các trường học: + In danh sách phổ cập, rà soát đối tượng phổ cập, tuyển sinh thủ cơng học sinh có danh sách phổ cập; + Tổng hợp số liệu trình duyệt Phịng Giáo dục – Đào tạo phương pháp thủ công, thống kê số lượng tuyến, trái tuyến khơng xác; + In danh sách duyệt tuyển sinh thủ công, phải chỉnh sửa nhiều; + Xếp lớp thủ cơng dẫn đến tình trạng khơng cơng bằng, khách quan, thời gian; + Nhập danh sách vào phần mềm Quản lý nhà trường thủ công - Phụ huynh học sinh: + Phải đến trường nạp hồ sơ nhập học làm việc; lại nhiều lần thời gian - Việc tuyển sinh trường học thành phố Vinh từ nhiều năm thực theo quy trình, nhà trường thơng báo tuyển sinh, phụ huynh đến nạp hồ sơ trực tiếp trường, nhà trường phải đối chiếu theo danh sách phổ cập kiểm tra hồ sơ theo quy định để tuyển sinh, việc học sinh nhập học nhiều trường khác địa bàn thành phố khơng kiểm sốt học sinh có hộ tạm trú địa bàn khác Trong đó, từ nhiều năm nay, thành phố hạn chế tuyển sinh trường hợp học sinh gửi hộ (có hộ khơng thực địa phương) triệt để Ngoài ra, Thành phố Vinh trung tâm kinh tế Tỉnh Nghệ An, nên việc phát sinh dân số đến sau thời điểm điều tra phổ cập nhiều, dẫn đến việc xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục đào tạo số địa phương chưa đủ đối tượng diện tuyển sinh Công tác điều tra phổ cập cịn gặp nhiều khó khăn có nhiều địa bàn phức tạp cơng tác tuyển sinh số phụ huynh không hợp tác công tác điều tra phổ cập Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 12 dẫn đến xác định sai phổ cập số đối tượng gây khó khăn lớn cơng tác tuyển sinh hàng năm - Mặt khác, công tác tuyển sinh đầu cấp Thành phố Vinh nỗi trăn trở cấp lãnh đạo nhà quản lý nhiều năm qua, đến mùa tuyển sinh trường địa bàn thành phố, đặc biệt phường, xã “nóng” cơng tác tuyển sinh lại diễn tình trạng chạy trường “trái tuyến”, chạy lớp, chọn cô, đặc biệt trường có chất lượng giáo dục cao Điều đồng nghĩa áp lực tuyển sinh đầu cấp lớn, gây nhiều tiêu cực công tác tuyển sinh Trước đó, năm học 2019 – 2020, Thành phố Vinh lần đạo trường Tiểu học THCS bốc thăm bố trí lớp phân cơng giáo viên chủ nhiệm Vi triển khai việc thực tuyển sinh hình thức trực tuyến nhằm tạo khách quan, công minh bạch Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 13 CHƯƠNG II: GIẢI PHÁP CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TRONG CƠNG TÁC TUYỂN SINH ĐẦU CẤP TẠI THÀNH PHỐ VINH Để thực cải cách hành cơng tác tuyển sinh trực tuyến Thành phố Vinh đưa hệ thống vào hoạt động cách hiệu có nhiều giải pháp triển khai thực hiện, cụ thể sau: Nhóm giải pháp triển khai thực hiện: 1.1 Công tác tuyên truyền: Để thực tốt cơng tác tuyển sinh đầu cấp theo hình thức trực tuyến cơng tác tun truyền đóng góp vài trị lớn Tại họp Thành ủy UBND thành phố, Phòng Giáo dục Đào tạo trình bày cụ thể từ chủ trường, cách thức thực lợi ích mang lại công tác tuyển sinh đầu cấp theo hình thức trực tuyến qua tạo đồng thuận lớn cấp lãnh đạo Ngoài ra, cơng tác tun truyền tuyển sinh đầu cấp theo hình thức trực tuyến cịn thực thơng qua kênh khác truyền hình, báo chí mạng xã hội Qua giúp cho tồn phụ huynh, học sinh toàn thành phố biết chủ trương thực công tác tuyển sinh năm học 2020-2021 năm học tạo đồng thuận cao nhân dân 1.2 Nâng cao nhận thức công tác tuyển sinh đầu cấp hình thức trực tuyến: Ngồi cơng tác tun truyền việc nâng cao nhận thức cán quản lý, giáo viên, nhân viên nhà trường toàn phụ huynh, học sinh hiểu rõ ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng thực công tác tuyển sinh phần mềm tuyển sinh online góp phần giúp cho cơng tác tuyển sinh theo hình thức trực tuyến đạt hiệu cao Từ trường có định hướng rõ hơn, hướng để triển khai thực việc tuyển sinh vào hoạt động đơn vị 1.3 Tổ chức lớp tập huấn Để thuận lợi cho công tác tuyển sinh trực tuyến nhà trường, Phòng Giáo dục – Đào tạo tổ chức tập huấn cho cấp học hướng dẫn quy trình bước tuyển sinh trực tuyến dành cho nhà trường dành cho phụ huynh học sinh, đồng thời trường đưa ý kiến góp ý nội dung phù hợp với tình hình thực tế tuyển sinh trường để chỉnh sửa phù hợp Trước thời gian tuyển sinh, trường phụ huynh học sinh test thử bước quy Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 14 trình tuyển sinh tiếp tục đóng góp ý kiến Đến thời điểm tuyển sinh, toàn liệu test thử reset khóa liệu đến ngày tuyển sinh hệ thống hoạt động Nhóm giải pháp xây dựng quy trình, cơng nghệ: 2.1 Xây dựng quy trình tuyển sinh trực tuyến Quy trình thực tuyển sinh hình thức trực tuyến: 2.2.1 Đối với Phòng Giáo dục – Đào tạo B1: Đẩy liệu Phổ cập giáo dục điều tra lên hệ thống tuyển sinh trực tuyến B2: Xây dựng quy trình tuyển sinh -> Cấu hình tuyển sinh -> Thời gian tuyển sinh B3: Kiểm tra việc thực tuyển sinh nhà trường, thống kế số liệu tuyển sinh trường, hỗ trợ trường đối tượng sau sót phổ cập B4: Duyệt tuyển sinh 2.2.2 Đối với phụ huynh học sinh: B1: Truy cập hệ thống tuyển sinh trực tuyến thành phố Vinh B2: Tìm kiếm đến Phường mà học sinh cư trú (Nếu khơng khơng có tên học sinh) B3: Gõ tên học sinh vào tìm kiếm B4: Tạo hồ sơ, điền thông tin mà hệ thống yêu cầu bổ sung thêm, chọn trường có hệ thống phường mà học sinh phổ cập -> Nạp hồ sơ -> Hệ thống báo hồ sơ chờ tiếp nhận 01 học sinh nhập học trường khác B5: Phụ huynh chờ tiếp nhận hồ sơ, có kết báo số điện thoại mà phụ huynh đăng ký gồm kết tiếp nhận kết xếp lớp 2.2.3 Đối với nhà trường: B1: Đăng nhập vào hệ thống tuyển sinh trực tuyến thành phố Vinh B2: Kiểm tra thông tin phụ huynh nạp hồ sơ để tiếp nhận B3: Kiểm tra danh sách học sinh đối tượng phổ cập địa bàn nhập học trường địa bàn thành phố Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 15 B4: Thống kê học sinh thuộc đối tượng phổ cập chưa lớp (có thể chuyển chưa nắm thông tin tuyển sinh) -> thông báo cho phụ huynh để tuyển sinh thời gian B5: Tổng hợp số liệu, In danh sách học sinh trúng tuyển có hệ thống tuyển sinh theo mẫu phần mềm -> Hoàn thành hồ sơ -> Duyệt tuyển sinh B6: Khóa danh sách tuyển sinh -> Xếp lớp tự động phần mềm tuyển sinh trực tuyến -> Danh sách học sinh theo lớp tự động đẩy vào phần mềm quản lý học sinh Vnedu 2.2 Xây dựng module theo u cầu số hóa quy trình tuyển sinh đầu cấp thành phố Vinh S TT Lưu đồ Chịu trách nhiệm Thực Phối hợp PGD Trường, Phường/xã Đẩy liệu phổ cập lên trang TSĐC PGD PGD Trường Nhà trường cấu hình thơng tin tuyển sinh Trường PGD PHHS vào trang nộp hồ sơ online, đăng ký tài khoản PHHS PGD, Trường, Phường/xã Nộp hồ sơ Online( hồ sơ phải danh sách phổ cập) PHHS Trường, Phường/xã Lập kế hoach tuyển sinh Duyệt hồ sơ Trường PGD Tự động phân lớp Trường PGD Trường PGD, Ghi Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 16 Gửi kết phân lớp đến PHHS Bổ sung hoàn tất hồ sơ Thống kê báo cáo kết thực Phường/xã PHHS Trường Trường PGD Các bước thực quy trình đầu cấp hệ thống sau: Bước 1: Sở/Phịng giáo dục kích hoạt đợt Tuyển sinh đầu cấp cách vào hệ thống tuyển sinh đầu cấp > Start > Các phần mềm tiện ích > Tuyển sinh đầu cấp Vào Menu Cấu hình > điền đủ thông tin nhấn Tạo Bước 2: Các trường vào cấu hình tiêu, cấu hình Tuyến tuyển sinh, tài liệu cách vào hệ thống tuyển sinh đầu cấp > Start > Các phần mềm tiện ích > Tuyển sinh đầu cấp Vào Menu Cấu hình > điền đủ thông tin nhấn Lưu Bước 3: Học sinh nộp hồ sơ cho nhà trường, nhà trường rà soát lại DS phổ cập nhập hồ sơ học sinh đạt yêu cầu cách vào Menu hồ sơ, chọn Chức > Dữ liệu phổ cập Nhập thơng tin tính tìm kiếm > Chọn học sinh thông tin nhấn nút + để tạo hồ sơ Bước 4: Sau tiếp nhận đủ hồ sơ, trường thực in báo cáo gửi phòng giáo dục cách vào menu Hồ sơ, nhấn nút Nhập/ xuất Excel > Danh sách hồ sơ trúng tuyển phổ cập > In danh sách ký nhận gửi phịng giáo dục Trong q trình xây dựng, Phịng để xuất bổ sung thêm nhiều tính cụ thể sau: - Chức Cấu hình tiêu cho trường đa cấp - Chức Thống kê tuyến, ngoại tuyến - Chức Thêm liệu phổ cập, Tra cứu Nhập tuyển sinh đầu cấp từ danh sách Dữ liệu phổ cập Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 17 - Chức xuất Danh sách trúng tuyển – phổ cập a Chức Cấu hình tiêu cho trường đa cấp Đối với trường đa cấp địa bàn, bổ sung thêm phần cấu hình tiêu lớp học dự kiến, tiêu học sinh dự kiến cho cấp học khác b Chức Thống kê tuyến, ngoại tuyến Bổ sung mục thống kê số lượng học sinh Đúng tuyến, Ngoại tuyến cho trường cho Phịng/ Sở theo dõi Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 18 c Chức Thêm liệu phổ cập, Tra cứu Nhập tuyển sinh đầu cấp từ danh sách Dữ liệu phổ cập Bổ sung chức Thêm liệu phổ cập từ file excel Bổ sung chức Tra cứu liệu phổ cập: hệ thống hỗ trợ tìm kiếm theo trường liệu Huyện/ Xã/ Cấp/ Họ tên/ Ngày sinh Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 19 Bổ sung chức Nhập hồ sơ tuyển sinh đầu cấp từ danh sách Dữ liệu phổ cập d Chức xuất Danh sách trúng tuyển – phổ cập Bổ sung chức xuất báo cáo Danh sách trúng tuyển – phổ cập theo mẫu phòng giáo dục thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 20 Mẫu báo cáo 1.3 Xây dựng hệ thống phân lớp tự động: Nhà trường tạo lớp học tương ứng số lớp cấu hình phân lớp tự động Ví dụ trường THCS có lớp: => Tạo lớp 6A, 6B, 6C, 6D Nhà trường nhấn nút Thêm tạo lớp 6A, 6B, 6C, 6D tương ứng, điền đầy đủ thông tin nhấn nút cập nhật Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 21 Nhà trường vào chức Tuyển sinh đầu cấp, chọn mục Hồ sơ, tiếp nhận toàn hồ sơ PHHS nộp vào trường Sau nhà trường chọn tính Khóa danh sách hồ sơ để PHHS không nộp hồ sơ vào trường Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 22 Sau nhà trường khóa thành công hồ sơ, nhà trường thực vào Hồ sơ chọn Chức năng, chọn Cấu hình phân lớp tự động để cấu hình lớp học 1.4 Xây dựng số yêu cầu khác Đối với bậc THCS, việc xếp lớp cho học sinh vào lớp bổ sung thêm tiêu chí như: Điểm kiểm tra bàn giao chất lượng lớp 5, điểm thi vào Trường THCS Đặng Thai Mai (trường trọng điểm chất lượng cao Thành phố Vinh) thành tích học tập khác Nhà trường dựa vào tiêu chí để cấu hình phân lớp tự động cho học sinh Việc bố trí giáo viên môn giao cho hiệu trưởng trường chủ động Bên cạnh đó, Thành phố Vinh triển khai lớp Tiếng Anh tăng cường số trường thuộc phường Bến Thủy, Trung Đô, Hưng Dũng, Lê Mao, Hà Huy Tập, Quang Trung, Hưng Bình, Hồng Sơn, Đội Cung Nếu hồ sơ đăng ký vượt tiêu, nhà trường chủ động lựa chọn, sàng lọc theo tiêu chí ưu tiên, ví dụ điểm chứng Tiếng Anh quốc tế, kết học tập môn Tiếng Anh năm tiểu học học sinh, vượt tiêu, hệ thống phần mềm tự động lọc số học sinh theo sĩ số quy định Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 23 C PHẦN KẾT LUẬN Kết sáng kiến Trước áp dụng SK (những hạn Sau áp dụng SK (kết đạt chế mặt kinh tế, kỹ thuật, mặt kinh tế, kỹ thuật, …) …) - Chưa có đơn vị triển khai hệ - Triển khai thành công thống Tuyển sinh đầu cấp địa bàn trường mầm non, tiểu học trung Tỉnh học sở địa bàn thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An cho đầu năm học 2020 – 2021 - Phụ huynh học sinh phải đến trường nạp đơn, nhà trường rà soát danh sách phổ cập in ra, kiểm tra hồ sơ, nhận đơn, nhập thông tin học sinh vào máy tính - Tại thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An, số học sinh phổ cập bậc mầm non, tiểu học trung học sở khoảng 30.000 học sinh Khi chưa có phần mềm tuyển sinh đầu cấp, trường phải trích xuất số lượng gần 30.000 học sinh phần mềm phổ cập, nhập vào file excel hồ sơ quản lý trường, làm báo cáo tay gửi phịng giáo dục Việc rà sốt, nhập liệu đưa báo cáo hồn tồn thủ cơng nhiều thời gian nhân lực - Phòng giáo dục sau nhận báo cáo danh sách trúng tuyển trường phải rà soát lại liệu file excel, rà soát trường hợp hệ thống phổ cập việc rà soát thực thủ công với số lượng học sinh lớn dễ dẫn đến sai sót, thiếu sót, tốn nhiều thời gian, nhân lực - Phụ huynh nạp hồ sơ lúc nào, đâu có máy tính điện thoại kết nối Internet - Các trường cần vào tìm kiếm thơng tin học sinh, tạo hồ sơ từ liệu có sẵn xuất báo cáo theo mẫu phòng giáo dục yêu cầu Hệ thống tuyển trực tuyến giúp trường tiết kiệm nhiều thời gian nhân lực công tác nhập liệu danh sách hồ sơ trúng tuyển đầu cấp kiểm tra liệu trúng tuyển với liệu phổ cập cho trường, tiết kiệm thời gian nhân lực để lên danh sách báo cáo trúng tuyển trường gửi Phòng giáo dục - Phòng giáo dục thực việc xuất báo cáo danh sách trúng tuyển hệ thống để kiểm tra liệu trúng tuyển với liệu phổ cập cho phòng giáo dục/ sở giáo dục Hệ thống tuyển sinh đầu cấp tiết kiệm nhiều thời gian, nhân lực, đáp ứng tính xác đầy đủ liệu cho Phòng giáo dục Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 24 Đánh giá lợi ích thu - Triển khai thành cơng việc tuyển sinh trực tuyến cho toàn hệ thống trường Mầm non, Tiểu học, THCS địa bàn Thành phố Vinh phân lớp tự động, gửi kết xếp lớp điện thoại phụ huynh đăng kí tuyển sinh online - Hỗ trợ trường chuẩn hóa CSDL học sinh suốt q trình học, giảm bớt công việc phải nhập danh sách học sinh lên phần mềm Quản lý nhà trường - Tiết kiệm thời gian nhập học cho học sinh đầu cấp, làm báo cáo danh sách trúng tuyển xác theo mẫu Phòng Giáo dục – Đào tạo yêu cầu cho trường - Tiết kiệm thời gian kiểm tra liệu cho Phòng Giáo dục – Đào tạo thời gian ngắn với độ xác cao Khả áp dụng phát triển sáng kiến Hệ thống tuyển sinh trực tuyến áp dụng thành công tất trường Mầm non, Tiểu học, THCS địa bàn Thành phố Vinh cho kì tuyển sinh năm học 2020 – 2021 ủng hộ cấp quyền đơng đảo phụ huynh nhà trường, mang lại hiệu kinh tế, thuận tiện tính xác cao Đề tài ứng dụng để tuyển sinh tất trường học địa bàn tỉnh Nghệ An Kết luận Công tác tuyển sinh năm học 2020-2021 Thành phố Vinh thực hoàn thành theo kế hoạch Với việc tuyển sinh 12.000 học sinh mầm non gần 13.000 HS lớp lớp theo hình thức tuyển sinh trực tuyến hạn chế việc lại tiếp xúc, giữ an toàn sức khỏe cho phụ huynh, học sinh bối cảnh dịch bệnh COVID-19 Đồng thời, việc tuyển sinh, xếp lớp hệ thống phần mềm trực tuyến bảo đảm tính khách quan, cơng bằng, cơng khai, minh bạch Chấm dứt tình trạng chạy trường “trái tuyến”, chạy lớp, chọn cô, đặc biệt trường có chất lượng giáo dục cao Chấm dứt tình trạng học sinh phổ cập 2, phường, xã học trái tuyến nhiều tiêu cực công tác tuyển sinh tồn lâu mà chưa xử lý dứt điểm Ngoài ra, việc đưa phần mềm tuyển sinh trực tuyến vào công tác tuyển sinh tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí cho người dân phận Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 25 tuyển sinh nhà trường; tinh giản tối đa thủ tục rườm rà thực hẹn phiếu điện tử, người dân kiểm tra thông tin, điều kiện tuyển sinh qua trang thông tin điện tử nối mạng Internet Những giải pháp đề tài mang lại góp phần tác động đến nhận thức cán quản lý, giáo viên, nhân viên nhà trường toàn phụ huynh, học sinh hiểu rõ ý nghĩa vai trò, tầm quan trọng thực công tác tuyển sinh phần mềm tuyển sinh online Từ trường có định hướng rõ hơn, hướng đồng thời đề tài có giải pháp mang tính định hướng, cẩm nang để trường tham khảo triển khai thực việc tuyển sinh vào hoạt động đơn vị Tuy nhiên thời gian nghiên cứu có giới hạn nên đề tài cịn có hạn chế định, hy vọng nhận ý kiến đóng góp quý báu thầy cô, đồng nghiệp, người để đề tài hoàn thiện triển khai ứng dụng đạt hiệu ngày cao đáp ứng yêu cầu phát triển Giáo dục Đào tạo giai đoạn Xin chân thành cảm ơn Vinh, ngày 20 tháng năm 2021 Nhóm tác giả Ứng dụng CNTT công tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” ... trực tiếp B4: Phòng Giáo dục – Đào tạo duyệt tuyển sinh (Đảm bảo kế hoạch phát triển giáo dục đào tạo xây dựng) Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” B5:... trực tuyến nhằm tạo khách quan, công minh bạch Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố Vinh” 13 CHƯƠNG II: GIẢI PHÁP CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TRONG CƠNG TÁC TUYỂN SINH... thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Bộ Giáo dục Đào tạo + Nghị Định số 115/2010/NĐ-CP ngày 24/12/2010 Thủ tướng Chính Ứng dụng CNTT cơng tác tuyển sinh đầu cấp góp phần cải cách hành Thành phố