Xuất phát từ lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê nói riêng, luận văn Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cao su Chư Sê đánh giá tồn tại và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty này.
Trang 1
TRÀN THỊ THANH THÚY
KIÊM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CAO SU CHƯ SÊ
LUAN VAN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH
Trang 2BO GIAO DUC VA DAO TAO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRAN TH] THANH THUY
KIÊM SOAT NOI BO VE CHI PHi SAN XUAT
KINH DOANH TAI CONG TY TRACH NHIEM
HUU HAN MOT THANH VIEN CAO SU CHU SE
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: G‡ rương Bá Thanh
Da Nang — Nam 2013
Trang 3Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Trang 4MỤC L 1 Tính cấp thiết của đề
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
5 Cầu trúc luận văn
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐÈ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIÊM SỐT CHI PHÍ SKKD TRONG DOANH NGHIỆP
1.1, TONG QUAN VE KIEM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 1.1.2 Mục tiêu của kiếm soát nội bộ
1.1.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
1.2 KIÊM SỐT CHI PHÍ SÂN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Khái quát chung về chỉ phí
1.2.2 Bản chất, mục đích và yêu cầu kiểm soát chỉ phi SXKD trong DN 1.2.3 Nội dung kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh
KET LUAN CHUONG 1
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CONG TAC KIEM SOAT CHI PHI
SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ
3.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Trang 52.1.7 Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty 45
2.2 THUC TE CÔNG TÁC KIÊM SỐT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY
TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ
3.2.1 Mơi trường kiểm sốt chỉ phí SXKD của Công ty
2.2.2 Hệ thống thông tin kế tốn tại Cơng ty
2.2.3 Tình hình dự toán chỉ phí sản xuất kinh doanh tại công ty
2.2.4 Thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất tại Công ty 50 s0 33 35 61
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIÊM SỐT CHI PHÍ SXKD TẠI CƠNG TY
2.3.1 Về ưu điểm
2.3.2 Về nhược điểm, hạn chế
2.3.3 Nguyên nhân của những tổn tại KET LUẬN CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIÊM SOÁT
CHI PHI SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ 3.1.HOÀN THIỆN MỖI TRUONG KIEM SOÁT
3.1.1 Quan điểm điều hành, lãnh dao
3.1.2 Cơ cầu tổ chức
3 3 Chính sách nhân sự
3.2 HOÀN THIEN HE THONG THONG TIN KE TOAN
3.2.1 Hoan thiện hệ thống thông tin chung
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống các chứng từ
3.2.3 Lập các báo cáo phân tích chỉ phí
Trang 63.3.2 Kiểm soat chi phi NCTT 8
3.3.3 Kiểm soát chỉ phí sản xuất chung 94 3.3.4 Kiểm soát chỉ phí bán hàng, 95 3.3.5 Kiểm soát chỉ phí quản lý doanh nghiệp 95
3⁄4 HOÀN THIEN CONG TAC DY’ TOAN CHI PHI PHUC VU CHO
KIÊM SOÁT CHI PHÍ SXKD 9%
3.4.1 Đối với chỉ phi NVLTT 96
3.4.2 Đối với chỉ phí NCTT 96 3.4.3 Đối với chỉ phí sản xuất chung 96 3.4.4 Đối với chỉ phí bán hàng 97
3.4.5 Đối với chỉ phí quản lý doanh nghiệp 98
KET LUAN CHUONG 3 99
100
Trang 7
BCTC Báo cáo tài chính BH : Bán hàng
BHYT Bảo yté
BHXH Bảo hiểm xã hội CCDC Công cụ dụng cụ DN Doanh nghiệp KPCD Kinh phí cơng đồn MTV Một thành viên NVL Nguyên vật liệu
NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp
NCTT Nhân công trực tiếp
Trang 8DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu ing “Tên bảng Trang 2T | Tinh hinh sin xudt va ché biển mù cao su qua các năm | 36 22 [Bảng định chỉ phí NVLTT Khai thác mù cao su 56 23 [Băng định mức chỉ phi NVLTT sơ chế mù cao su cho T tấn mủ thành phẩm các loại §7 24 _ | Bang kế hoạch giá thành phân chỉ phí NVLTT cho 1 tấn sản phẩm các loại 58 25 _ | Bang dinh mite giao khoản đối với vườn cây cạo bình thường 60
26 [Băng định mức nhân công chế biến mù cao su sĩ 3.1 [Báo cáo phân tích bign động chỉ phí NVLTT phục vụ
khai thác năm 2012 §7
3.2 TTinhhinh thực hiện chỉ phi san xuất năm 2012 so 33 [Tinh hình thực hiện chỉ phí sản xuất năm 2012 90
Trang 9
Số hiệu Ki Tên hình vẽ Trang 2-1 [5ø đồ quy trình công nghệ sản xuất mù cao su 40 22 [Sơ đỗ tô chức bộ máy quản lý tại Công ty a 23 [S0 đỗ tô chức bộ máy kế toán tại Công ty 46 24 [Sơ đỗ hình thức ghỉ số kế tốn tại Cơng ty 49 2-5 [Lưu đỗ kiểm soát chu tình nhập kho NVL từ bên ngoài | 63 2.6 [Tu đồ kiểm soát chu trình nhập kho NVL, Khai thác từ
vườn cây 6
2.7 [im đồ kiểm soát chu trình xuất kho NVL 7
| 2.8 | Lưu đỗ kiếm soát chỉ phí nhân công trực tiếp [ ø |
Trang 10MO BAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thé giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới đẻ phát triển nhưng đồng thời cũng
chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức Đứng trước những thử thách đó, đồi hỏi doanh nghiệp phải ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh, hiệu quả sử dụng vốn, quản lý và sử dụng tốt nguồn tài nguyên vật
chất cũng như nhân lực của mình.Để thực hign diéu đó thì tự bản thân doanh nghiệp phải hiểu rõ được “tỉnh trạng sức khỏe” của mình để điều chỉnh quá trình kinh doanh cho phủ hợp
Hơn nữa, để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt
này đồi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, da dang hóa sản phẩm Mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chỉ phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình
Như chúng ta đã biết việc thiết lập một hệ thống
ằm soát trong nền kinh tế thị trường chặt chẽ, hiệu quả là một trong những yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong điều kiện Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thể giới (WTO)
Chính vì sự lớn mạnh từng ngày của các Doanh nghiệp cả về quy mô sản
xuất lẫn thị trường tiêu thụ, kéo theo là sự cạnh tranh gay gắt khốc liệt của thị
trường cộng với những gian lận thường xuyên xây ra trong nội tại Doanh nghiệp Cho nên vấn đề cấp thiết đặt ra là làm thế nào để hạ thấp giá thành, giảm thiểu chỉ phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro, lãng phí trong kinh doanh mà chất lượng sản phẩm vẫn không thay đổi, đó chính là vũ khí sắc
bén, là lợi thế hàng đầu trong chiến lược cạnh tranh của Doanh nghiệp
Trang 11nghiệp với mục đích giúp cho công ty có thể ngăn ngừa các rủi ro cản trở,
công ty đạt được mục tiêu kinh doanh đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh
đáp ứng cho nhu cầu trong nước và ở nước ngoài 2 Mục tiêu nghiên cứu
Xuất phát từ lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất
kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và nghiên cứu thực
trạng kiểm soát nội bộ về chỉ phí sản xuất kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê nói riêng, từ đó đánh giá tồn tại và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty này
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cínu: Là công tác kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Cao Su Chư Sẽ
Phạm ví nghiên cứu: ĐỀ tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chỉ phí sản
xuất kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê, bao gồm: 5 nông trường và 1 xí nghiệp Cơ khí chế biến
-4 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp chung là
hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Tiếp cận các quyết toán, dự toán chỉ phí và thực tế thực hiện chỉ phí tại
'Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sẽ
Trên cơ sở đó, Luận văn sử dụng tông hợp các phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh, chứng minh giữa lý luận và thực tiễn để nghiên
cứu kết quả khảo sát đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống, kiểm sốt chỉ phí tại Cơng ty
Trang 12Điều tra, khảo sát, phóng vấn, chọn mẫu và dùng sơ đồ, biểu mẫu kết hợp với
diễn giải, phân tích để trình bày kết quả nghiên cứu
5 Cấu trúc luận văn
Nội dung của luận văn gồm ba chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
“Chương 2: Thực trạng về kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH một thành viên cao su Chư Sẽ
Chương 3: Một số biện pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt chỉ phí sản xuất
kinh doanh tại công ty TNHH một thành viên Cao su Chư Sẽ
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Có thể thấy trong tình hình các doanh nghiệp hiện nay, một trong những công cụ giúp công tác quản lý mang lại hiệu quả nhất đó là cơng tác kiểm sốt
chỉ phí sản xuất kinh doanh Do đó, có được một hệ thống kiểm soát nội bộ
thực sự vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cu tối ưu dé xác
định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp
'Kiểm soát chỉ phí là hoạt động thiết yếu cho bắt kỳ doanh nghiệp nào, vì nó có vị trí đặc biệt va hết sức hữu ích cho các nhà quản lý thuộc nhiều cấp phân quyền khác nhau Bởi vì, ch phí liên quan chặt chẽ đến lợi nhuận của
doanh nghiệp, chỉ phí phát sinh một cách khách quan trong quá trình SXKD nhằm đạt đến mục đích cuối cùng là lợi nhuận Lợi nhuận nhiều hay ít chịu
ảnh hưởng trực tiếp từ chỉ phí đã chỉ ra Chính vì vậy, một yêu cầu hết sức
‘quan trong trong công tác quản lý điều hành là phải sử dụng và tiết kiệm chỉ
phí một cách hợp lý Điều cần thiết đặt ra đó là hiểu được các loại chỉ phí,
Trang 13quyết định Tính toán, kiểm soát chỉ phí giúp doanh nghiệp kiểm soát và tính giá thành sản phẩm một cách hợp lý Việc kiểm soát chỉ phí của doanh nghiệp
không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng
người của nhà quản trị Đây chính là vấn để sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập Hiểu được tẩm quan trọng của việc kiểm soát chỉ phí nên hiện nay, một số doanh nghiệp đã quan tâm đến việc xây dựng cho mình một hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chỉ phí nhằm đảm bảo các lợi ích cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, cũng đã có rất nhiều chuyên gia đã đưa các ý
tưởng, giải pháp mang tính khoa học và các đề tải nghiên cứu
soát c
phi SXKD trong doanh nghiệp như:
~ Đề tài “Hồn thiện cơng tác kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cao su Kon Tum" cia tac giả Trần Thị Diệp Thúy (2008)
Đề tài tập trung nghiên cứu về đặc điểm chỉ phí SXKD trong doanh
nghiệp sản xuất nông nghiệp, từ đó đưa ra nội dung, trình tự của quá trình kiểm soát chỉ phí từ đơn vị cơ sở đến Công ty tai Công ty cao su Kon Tum
:m soát chỉ phí SXKD đã phát hiện
ra những tồn tại trong việc kiểm soát chỉ phí và từ đó để ra những giải pháp
Trên cơ sở nghiên cứu các vấn
nhằm hồn thiện cơng tác kiểm soát chỉ phí SXKD tại Công ty nhưng không nghiên cứu quá trình chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp mà đây là một bộ phận cấu thành chiếm tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chỉ phí SXKD
- ĐỀ tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất tại Công ty cổ
phân thép Đà Nẵng ” của tác giả Hoàng Thị Thu Vân (2010)
Đề tài đã trình bày được những nội dung cơ bản như: Mơi trường kiểm sốt, quy trình kiểm soát và các thủ tục kiểm soát Việc thực hiện kiểm soát
Trang 14thể hiện rõ sự phân công phân nhiệm, tuân thủ theo quy trình mà doanh nghiệp xây dựng Không chỉ vậy, tác giả đã đưa ra biện pháp hợp lý để tăng cường công tác kiểm soát chỉ phí Cụ thể như giải pháp tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất thông qua việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chỉ phí
= Dé tai “Tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất tại Công ty cổ phần cao
su Đà nẵng ” của tác giả Nguyễn thị Hồng Thảo (2010)
Dé tai tập trung nghiên cứu kiểm soát chỉ phí tại Doanh nghiệp sản xuất công nghiệp mà trường hợp điển hình là Công ty Cổ phần Cao su Da Nẵng trên cơ sở nghiên cứu về bản chất, vai trò và nội dung của kiểm soát chỉ phí cũng như các giải pháp chỉ phí gắn liền với thực tiển Tuy nhiên, ở đây tác giả
tập trung nghiên cứu một
tội dung chỉ phí trực tiếp ảnh hưởng đế!
tổng chỉ phí trong việc tính giá thành sản xuất công nghiệp liên quan trực tiếp
đến sản phẩm
“Từ các công trình đã nghiên cứu trên, luận văn kế thừa những cơ sở lý
luận về hệ thống kiểm soát chi phi SXKD để làm cơ sở tiền để phân tích
những thực trạng trong quá trình kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp hiện nay và dựa trên các thực trạng đó đưa ra những giải pháp giúp doanh nghiệp
khắc phục những sai sót để hoàn thiện hơn cho chính bản thân doanh nghiệp VỀ cơ bản luận văn đã giải quyết được các vấn đề sau:
'Khái quát các lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp nói riêng
iép đến, trong phan thực trạng công tác kiểm soát chỉ phí SXKD tại doanh nghiệp sẽ đi kiểm soát bằng các thủ tục kiếm soát chỉ phí và so sánh thực tế phát sinh với dự toán chỉ phí SXKD đẻ điều chỉnh đưa ra biện pháp nhằm giảm thiểu chỉ phí SXKD Trong phần này, sẽ đặc biệt chú ý đến việc kiểm soát chỉ phí NVLTT
lễ xảy ra nhiều gian lận sai sót
Trang 15toán định mức nhằm giúp công ty có thể kiểm soát chặt chẽ hơn các khoản chỉ
phí góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong các giai đoạn sau
Vì vậy, từ những kế thừa của các nghiên cứu trên, với mục tiêu là làm í SXKD một cách hiệu quả nhất Tác giả đã đi
thế nào để kiểm soát chỉ pl iu nghiên cứu đề tài "Kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh tại công ty trách
Trang 16CHUONG 1
NHUNG VAN DE LY LUAN CO BAN VE KIEM SOAT
CHI PHÍ SXKD TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 TƠNG QUAN VỀ KIÊM SỐT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Thuật ngữ kiểm soát nội bộ gồm hai thành phần là kiểm soát và nội bộ
Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã
dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau Ví dụ như theo chuẩn mực kế toán Việt
Nam sé 07
tế toán các khoản dầu tư vào công ty liên kết” da định nghĩa
Kiểm soát là quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thu được lợi ích kinh tế từ các hoạt động của doanh nghiệp đó; 'Nội bộ có nghĩa là thuộc về hay liên quan đến cơ cấu của một tô chức
Hiện nay định nghĩa về kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi chính
la định nghĩa của COSO (committee of Sponsoring Organization): “Kiểm soát là quá trình được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cắp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Thông tin đáng tin cậy; Tuân
thủ các luật lệ và các quọ định”
Bên cạnh đó, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành (số 400) cũng
định nghĩa khá rõ ràng về kiểm soát nội bộ Cụ thể là: “//£ thống kiếm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy
định, để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện những gian lận, sai sót
ä sử
để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản
dung có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thông kiểm soát nội bộ bao gồm môi
Trang 17thống các thủ tục, chính sách được thiết kế và thực hiện trong nội bộ một tổ
chức nhằm đâm bảo thực hiện có hiệu quả các mục tiêu Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận
trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba
nhóm:
~ Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhắn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực
sáo cáo tài chính: Nhắn mạnh đến tính trung thực và
~ Nhóm mục tiêu
'hức cung cấp
đáng tin cây của báo cáo tài chính mà
~ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Nhắn mạnh đền việc tuân thủ pháp luật
và các quy định
Các mục tiêu trên có th tách biệt nhưng cũng có thé trùng với nhau, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục
tiêu nêu trên Việc phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các
phương diện khác nhau
1.1.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần có đủ năm thành phần: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Các hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát
4 Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên
ngoài của đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ
Trang 18đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác
trong hệ thống kiểm soát nội bộ Một môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm
bảo cho các quá trình kiểm soát và cả hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt Song
một môi trường kiểm sốt khơng thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn một đến tính
hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
~ Môi trường bên trong
Đặc thù về quản jý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác
nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan
điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao, là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp Có thể không trực tiếp chỉ đạo cho các quá trình kiểm soát nội bộ, nhưng một triết lý
và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhắn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận
một cách quá mức thì vô hình dung nó sẽ làm mờ nhạt đi tính đầy đủ trong
việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm đi tính hiệu lực trong việc duy trì các quá trình kiểm soát nội bộ ấy
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tỗ chức là một trong những nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh
của đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp
phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như ki
m
tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và
sai sót trong hoạt động tài chính kế toán doanh nghiệp
Trang 19
lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc
Dé thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý
phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Thị
lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghỉ chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng
Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội
ngũ cán bộ, công nhân viên và họ luôn là yếu tố quan trọng nhất trong bắt cứ
hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát Nếu lực lượng này của đơn vị có
năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết nhưng vẫn đám bảo các hoạt động trong đơn vị được diễn ra tốt và báo
cáo tải chính có cơ sở để tin cây Nhưng nếu con người kém năng lực và
không trung thực thì dù có tồn tại nhiều quá trình kiểm soát thì cũng không
thể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát là có hiệu quả Một khía cạnh khác của
chính sách nhân sự đó là khuyết điểm bẩm sinh của con người, tính chán nản
"Ngay cả khi con người có năng lực và trung thực nhưng khi các vấn đề vẻ cá nhân không được thða man thi họ có thé sinh ra tính chán nản và có thể làm rối loạn trong việc thực thỉ công việc của họ cũng như việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức
Như vậy, chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu
Trang 20đợi từ nhân viên Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc
tuyển dụng, hướng nghiệp, đảo tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen
thưởng và kỷ luật
Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch sản xuất,
tiêu thụ, thu chỉ quỹ, kế hoạch đầu tư, sữa chữa tài sản cổ định, đặc biệt là kế
hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai Nếu việc lập và thực hiện các
kế hoạch được tiền hành khoa học và nghiêm túc, thi nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Chính vì thể các nhà quản lý phải quan tâm xem xét
vị độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch, để phát hiện những vấn đề bắt thường và xử lý kịp thời
'Bộ phận kiểm toán nội bộ: Chức năng kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là
kiểm tra, giám sát và đánh giá một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động
của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ qua đó phát hiện những
sai phạm làm thất thoát tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến hoạt động
Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đám bảo sự độc lập so với tắt cá các bộ phận khác trong đơn vi, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng vả thực hiện báo cáo trực tiếp cho cắp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị
- Môi trường bên ngoài
Các yếu tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hưởng đến các quá trình kiểm
Trang 21hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị Là mắt xích
quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán có hiệu quả phải sóp phần đảm bảo thõa mãn tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ
Các hệ thống này phải được thiết kế sao cho thể hiện rõ các mục tiêu chi tiết của kiểm soát đã được tính đến trong đó Chẳng hạn, đối với các giao dịch về bán hàng, hệ thống kế toán phải được thiết kế sao cho chỉ cho phép ghi số doanh thu những giao dịch bán hàng thực tế đã xảy ra, không cho phép ghi số doanh thu với số hàng chưa được giao; Số liệu ghi chép phải phản ánh đúng đắn về giá trị và chính xác về kỹ thuật Ngoài ra hệ thống kế toán cũng còn
phải đảm bảo không được để bắt cứ khoản doanh thu đã thực hiện nào ngoài
hệ thống số kế toán, nhưng cũng không cho phép ghi trùng, ghi sai tài khoản, ghi không đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Chứng từ kế toán: Thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn bộ tổ chức của đơn vị khách hàng và giữa các tổ chức, các đơn vị với
nhau Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tắt cả các tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tắt cả các nghiệp vụ kinh tế đều
được ghi số đúng đắn và chính xác Những nguyên tắc thích hợp nhất
các chứng từ đó là
+ Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng quy định của Luật kế toán,
các chế độ kế toán cũng như các quy định của pháp luật có liên quan
+ Chứng từ phải được đánh số liên tiếp: Việc thực hiện đánh số liên tiếp
trên các chứng từ sẽ giúp tăng cường kiểm soát đối với các trường hợp chứng từ bị thiếu, chứng từ chưa ghỉ số kế toán và tránh được những trường hợp
Trang 22Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay
sau đó cảng sớm cảng tốt: Việc lập chứng từ kịp thời sẽ đảm bảo phản ánh
trung thực nhất về bản chất và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế nói chung
và giúp cho việc ghi số kế toán được kịp thời, đúng kỳ phát sinh của nghiệp
vụ kế toán
+ Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu: Nếu chứng từ kế toán quá phức tạp có thể sẽ dẫn đến sự hiểu không đúng về các
nghiệp vụ kinh tế, do vậy việc ghi số kế toán cũng bị ảnh hưởng
+ Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát nội bộ: Một giao địch kinh tế có thể liên quan đến nhiều đối tượng kế toán khác nhau, nhiều mục tiêu quản lý và mục tiêu kiểm soát khác nhau ĐỂ giảm thiểu số lượng các mẫu khác nhau cho những mục tiêu cụ thể khác nhau liên quan đến một loại giao dịch kinh tế thì các chứng từ phải được thiết kế có thể đáp ứng cho nhiều công dụng khác nhau Ví dụ, một hóa đơn bán hàng nếu được thiết kế và sử dụng đúng đắn sẽ đáp ứng được nhiều mục tiêu khác nhau, như: Là căn cứ để phê chuẩn giao hàng, căn cứ để ghi số kế toán doanh thu,
vào nhật ký bán hàng, căn cứ để thống kê bán hàng và là căn cứ để đời tiền và
tính hoa hồng hàng bán Mặt khác, chứng từ cũng phải được thiết kế để có thể thực hiện tối đa các quá trình kiểm soát nội bộ cần thiết ngay trong phạm vi
mẫu của các chứng từ đó Vi dụ, mỗi loại chứng từ được thiết kế, kèm theo nó
là những hướng dẫn cần thiết cho công việc ghi chép và sử dụng chúng như việc điền các yếu tố của chứng từ, việc xử lý xóa bỏ những phần thừa, phần
trống trên các chứng từ để gat bỏ khả năng chúng từ bị sửa chữa, gỉ thêm sau
khi nghiệp vụ kinh tế đã kết thúc Vấn để này đặc biệt cần chú ý đối với những chứng từ hướng dẫn, chứng từ do đơn vị tự thiết kể
Trang 23sốt thơng tin từ khi chúng phát sinh đến khi chúng được tập hợp và đi tới đúng nội dung các chỉ tiêu, các khoản mục trên BCTC Một hệ thống tải khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát
“sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu các chỉ
tiểu trên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng Ngoài ra, đối với
kế toán quản trị, một hệ thống tài khoản kể toán thích hợp còn giúp cho đơn vị thấy rõ luồng đi của thông tin tới từng đối tượng cụ thể của quản lý trên cơ sở đó mà có những quyết sách đúng đắn trong quản lý và kinh doanh Điều đặc
biệt trong mô tả các hệ thống tài khoản là phải làm rõ nội dung phản ánh của các tài khoản Đối với từng đơn vị, khi quy định nội dung của từng tài khoản
phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán chung
- Số sách kế toán: Có nhiều hình thức số kế toán và tương ứng với mỗi
hình thức có một hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghỉ số nhất định Đơn
vị phải cân nhắc lựa chọn hình thức số kế toán phù hợp và tổ chức các số kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán của mình Chẳng hạn với hình thức
"chứng từ ghỉ
` ngoài việc phải lập các “chứng từ” làm căn cứ ghỉ sổ và
các số cái, số chỉ tiết thích hợp, đơn vị còn phải mở số “đăng kí chứng từ ghi số” để đăng kí và quản lí các chứng từ Sự thiểu vắng của sổ nảy trong hình thức “chứng từ ghi số” có thể sẽ dẫn đến những vấn đẻ nghiêm trọng trong
quản lí và kiểm soát, do vậy sẽ ảnh hưởng đến mức độ trung thực, đúng đắn
của các thông tin trên các BCTC Ngoài việc có đầy đủ các số kế toán thích
hợp, một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi số kế toán phải có
đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ Điều này đòi hỏi những quá trình kiểm soát
nội bộ cần phải có đối với người giữ số kế toán là phải kiểm tra các chứng từ
Trang 24
từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu kiểm soát cụ thể như loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế thực tế không phát sinh, hoặc giá trị của chúng phản ánh không đúng với thực tế xảy ra
- Hệ thống báo cáo kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép, Cuối cùng phải được tổng hợp theo
những chỉ tiêu tải chính và được trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định Hệ thống báo cáo kế toán nói chung bao gồm các báo cáo tài chính (chủ yếu cung cấp thông tin cho bên
ngoài đơn vị) và các báo cáo kế toán quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin
phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị) © Các nguyên tắc và thú tục kiểm sốt
Ngồi các yếu tổ về môi trường kiểm soát vả sự tham gia của kế toán trong quá trình kiểm soót (hì các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cũng là một
bộ phận quan trọng trong cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị Để kiểm soát có
hiệu quả có thể phải cần đến rất nhiều các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cụ
thể khác nhau, tuy nhiên chúng thường thuộc các loại nguyên tắc và thủ tục
sau đây:
- Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”: Phân công phân nhiệm rõ
rang được xem là nguyên tắc quan trong của kiểm soát Trong một tổ chức có nhiều người cùng làm thì các công việc trong tổ chức phải được phân công
cho tất cả mọi người trong tổ chức, không để một số người phải làm quá nhiều việc trong khi đó một số người khác lại không có việc làm Mỗi cá thể
Trang 25kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức Ở một đơn vị không có sự phân công, phân nhiệm rõ rằng thì không có hy vọng ở đó có hệ thống
kiểm soát nội bộ tốt
- Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”: Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm Cách ly thích hợp vẻ trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý Đặc biệt trong những trường hợp sau nguyên tắc bắt
kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tải sản với kế toán
+ Bắt kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc 'thực hiện các nghiệp vụ ấy
+ Bắt kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi s6,
~ Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể
của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mắt tính tập trung của đơn vị Nguyên tắc phê chuẩn, yêu cầu ủy quyền tắt cả các nhiệm vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mắt tính tập trung của
đơn vị
Sự phê chuẩn có thể chung hoặc cụ thể Phê chuẩn chung được thực hiện cho nhiều các giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc ban giám đốc, hội
đồng quản trị xây dựng các chính sách để cắp dưới và nhân viên của tổ chức
Trang 26
ban giám đốc có thể xây dựng và ban hành chính sách giá bán cổ định cho
việc bán sản phẩm; Hay cé inh sich tín dụng đối với các khách hàng
Phê chuân cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt, ví dụ mua
hay thanh lý một tài sản
ĐỂ thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tắt cả các nghiệp vụ kinh tế phải
được phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng có thể mua hoặc
"bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xây ra
Có
nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện ở các đơn
vị Tuy nhiên, chúng thường được chia thành 2 loại: Kiểm soát trực
kiểm soát tổng quát
~ Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, quy cÌ
, quá tình kiểm soát được thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chỉ tiết của kiểm soát đã được
nghiên cứu Thuộc loại này gồm có:
+ Kiểm soát bảo vệ tài sản hoặc thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đích này bao gồm: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin; Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận
đến tải sản, thông tin của những người không có trách nhiệm; Đảm bảo các
điều kiện vật chất như kho tảng, thiết bị cho việc bảo vệ va kiểm soát tài san, số sách và thông tin; Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận
của bên thứ 3
+ Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát được dat ra dé trong quá trình xử lý, ghi số các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghỉ
chúng vào số kế toán là đúng đắn
+ Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập với việc thực hiện): Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện
Trang 27có ai đó thực hiện việc quan sát và đánh giá công việc thực hiện của họ
Ngoài ra, những sai phạm có thể vô tình hoặc hữu ý đều có thể xảy ra, bit
luận chất lượng của quá trình kiểm soát là như thế nào Kiểm soát quản lý là biện pháp hữu hiệu để giảm thiêu những gian lận và sa sót đó
~ Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm sốt tơng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau Trong môi trường tin học, kiểm soát tổng quát trước hết thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán Đối với những đơn vị có sử dụng hệ thống vi tinh, tin học trong công tác kể tốn thì cơng việc kiểm toán cần phải sử dụng đến những chuyên gia có am hiểu về lĩnh
vực máy tính, tin hoe
1.2 KIÊM SỐT CHI PHÍ SÁN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Khái quát chung về chỉ phí
a Khái niệm chỉ phí
Chi phí có thể hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đặt được một mục đích nào đó Bản
chất của chỉ phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả Kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng, hoặc không có dạng vật chất
như kiến thức dịch vụ được phục vụ,
5 Phân loại chỉ phí
* Phân loại chỉ phí theo công dụng kinh tế
- Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là toàn bộ những khoản chỉ phí
liên quan đến chỉ phí NVL được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế
tạo sản phẩm, dịch vụ Đây chính là chỉ phí NVL chính như hạt nhựa trong
ngành chế biến nhựa, gỗ trong sản xuất bàn ghế
Trang 28thực hiện quy trình sản xuất và các khoản trích theo lương tính vào chỉ phí sản xuất của công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất như kinh phí cơng
đồn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
~_ Chỉ phí sản xuất chung: Có thể định nghĩa bao gồm tắt cả các chỉ phí
sản xuất không thuộc hai khoản mục trên Như vậy, chỉ phí sản xuất chung,
thường bao gồm:
+ Chỉ phí lao động gián tiếp, phục vụ, tổ quản lý sản xuất tại phân
xưởng
+ Chỉ phí NVL dùng trong máy móc thiết bị, phục vụ sản xuất + Chỉ phí công cụ, dụng cụ dùng trong sản xuất
+ Chỉ phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất
+ Chỉ phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như điện, nước, sửa chữa,
'bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất
- Chỉ phí bán hàm
phí tôn cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện chiến lược và chính sách bán
: Còn được gọi là chỉ phí lưu thông, là những dòng hàng của DN Khoản mục chỉ phí bán hàng thường bao gồm: + Chỉ phí toàn bộ lao động trực tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển š lương và các khoản trích theo lương tính vào chỉ phí của hàng hóa tiêu thụ
+ Chỉ phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu ding trong việc bán hàng, vận “chuyển hàng hóa tiêu thụ
+ Chỉ phí về công cụ, dụng cụ dùng trong việc bán hảng như bao bì sử
dụng luân chuyển, các quày hàng
+ Chỉ phí khấu hao thiết bị và tài sản cố định dùng trong việc bán hàng
như thiết bị đông lạnh, phương tiện vận chuyển, cửa hang, nha kho
Trang 29chợ, bảo trì, bảo hành, khuyến mãi
+ Chỉ phí khác bằng tiền trong việc bán hàng
~ Chỉ phí quản lý doanh nghiệp: Gồm tắt cả các dòng phí tổn liên quan
đến công việc hành chánh, quản trị ở phạm vi toàn doanh nghiệp Ngoài ra, ¿gi nhận vào tắt cả những khoản mục nói trên Cụ thể chỉ phí QLDN bao gồm:
chỉ phí QLDN còn bao gồm tắt cả những chỉ phí mà chúng ta không tỉ
+ Chỉ pÏ ién lương và các khoản trích theo lương tính vào chỉ phí của
người lao động, quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp
+ Chỉ phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu ding trong hành chính quan tri văn phòng + Chỉ phí công cụ dụng cụ dùng trong công việc hành chính quản trị văn phòng + Chỉ phí khẩu hao thiết bi, tài sản cố hành chính quản trị văn phòng
inh khác ding trong công việc + Chỉ phí địch vụ điện, nước, điện thoại, bảo hiểm, phục vụ chung toàn doanh nghiệp,
+ Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản
+ Các khoản chỉ phí liên quan đến sự giảm sút giá trị tài sản dùng trong
SXKD do biến động thị trường như dự phòng nợ phải thu khó đồi, dự phòng
giảm giá hàng tổn kho, hao hụt trong khâu dự trữ
- Chỉ phí khác: Ngoài những chỉ phí
kinh doanh chức năng của DN, trong thành phần chỉ phí của doanh nghiệp còn tồn tại những đồng chỉ phí khác Về cơ bản, đây chính là ding chỉ phí
liên quan đến hoạt động sản xuất
hoạt động tải chính, chỉ phí hoạt động bắt thường Dòng chi phi này thường
chiếm tỷ lệ nhỏ Trong một DN có quy mô nhỏ, chỉ phí này có thể bằng
Trang 3021
* Phân loại chỉ phí theo cách ứng xử chỉ phí
Bao gồm chỉ phí khả biển, chỉ phí bắt biển và chỉ phí hỗn hợp
- Chỉ phí khả biến: Là những mục chỉ phí ít thay đổi hoặc không thay
đổi theo mức độ hoạt động của đơn vị Nếu xét trên tổng chỉ phí, định phí
không thay đổi, Ngược lại, nếu quan sát chúng trên một đơn vị mức độ hoạt
động, định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động Như vậy, dù doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí; ngược lại, khi doanh nghiệp gia tăng mức độ hoạt động thì định phí trên một đơn vị mức độ
hoạt động sẽ giảm dần
Trong doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, định phí luôn luôn xuất
hiện như chỉ phí khẩu hao, chỉ phí thuê nhà xưởng, chỉ phí quảng cáo, chỉ phí
giao té,
Định phí bao gồm: định phí bắt buộc và định phí không bắt buộc
+ Định phí bắt buộc là những dòng chỉ phí liên quan đến khấu hao tải sản
«dai hạn, chỉ phí sử dụng tải sản đài hạn va chỉ phí liên quan đến lương của các
nhà quản trị gắn liền với cấu trúc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của một
doanh nghiệp
+ Định phí không bắt buộc còn được xem như chỉ phí bắt biến quản trị Dòng chi phí này phát sinh từ các quyết định hàng năm của quản trị như chỉ
phí quảng cáo, nghiên cứu, giao tế
~ Chỉ phí bắt biến: Là những mục chỉ phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động của đơn vị Mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số giờ máy vận hành, tỷ lệ có thể là tỷ lệ thuận trong một phạm vi hoạt động Nếu xét về tổng số, biển phí thay đổi tỷ lệ thuận và ngược lại nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động (một sản phẩm, một giờ máy chạy) thì biển phí là một hằng số
Trang 31
+ Biến phí thực thụ: Là loại biến phí mà sự biến động của chúng thực sự thay đổi ty lệ thuận với mức độ hoạt động như chỉ phí hoa hồng bán hang,
+ Biến phí cấp bậc: Là biến phí mà sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn nhất định như chỉ phí lương thợ bảo
trì,
~ Chỉ phí hỗn hợp: Chỉ phí hỗn hợp là những mục chi phí bao gồm các yếu tố biến phí và định phí pha trộn lẫn nhau Ở một mức độ hoạt động nào
đó, chỉ phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí, ở một mức độ hoạt động
khác chúng lại thể hiện đặc điểm của biến phí
* Phân loại chỉ phí theo mỗi quan hệ chỉ phí giữa chỉ phí với lợi nhuận
~ Chỉ phí sản phẩm: Là những mục chỉ phí gắn liền với sản phẩm được
với một đơn vị sản xuất, chỉ phí sản
phẩm chính là chi phi NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC Đối với một don vị kinh doanh thương mại, chi phi sản phẩm chính là giá mua và chỉ phí mua
sản xuất ra hoặc được mua vào
hàng hóa
- Chỉ phí thời kỳ: Đơn giản có thể hiểu là những ding phí tổn phát sinh
và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong một thời kỳ Chỉ phí thời kỳ không
phải là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hóa mua vào mà
chúng là những dòng chỉ phí được khấu trừ vào kỳ tính lợi nhuận Chỉ phí
thời kỳ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tổn tại khá phổ biến như chỉ phí hoa
phí văn phòng,
1.2.2 Ban chat, myc đích và yêu cầu kit
a Ban chat của kiểm soát trong quản lJ'
ig bán hàng, chỉ phí quảng cáo, chỉ phí thuê nha, chỉ
soát chỉ phi SXKD trong DN
Trang 322B
phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ đẻ đạt được các mục tiêu tốt hơn Như vậy, kiểm soát bao gồm cả việc thiết lập các chuẩn mực, các thước
đo và các thủ tục để nắm lấy và điều hành quá trình hoạt động nhằm đạt mục
tiêu đã định
“Thực hiện kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cắp dưới và đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được những mục tiều của DN
Theo Fayol, “Trong ngành kinh doanh, sự kiểm sốt gơm có việc kiểm
chứng xem mọi việc có được thực hiện như kế hoạch đã vạch ra với những chỉ
thị, những nguyên tắc đã được ẩn định hay không Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sữa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm” [6]'
Mỗi quá trình kiểm sốt gồm những cơng việc được thực hiện theo trình
tự sau
Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát
Đây là quá trình kiểm soát xác định đích cần đạt tới, nó được xem như là
cơ sở thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cụ thể Mục tiêu này được xây dựng phải
có tính hợp pháp, có khả năng do lường được Khi xây dựng mục tiêu phải
quan tâm đến các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ sẵn có Bước 2: Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát
'Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình thực hiện hoạt động của DN Các tiêu chuẩn này phải phù hợp với mục tiêu để ra và có thể định lượng
được,
Bước 3: Đo lường kết quả và so sánh với các tiêu chuẩn
Dựa vào các phương pháp, công cụ để định lượng các kết quả của công
việc cần kiển soát Đây chính là cơ sở để so sánh và phân tích kết quả đạt được với
Trang 33kết quả thực hiện
Bước 4: Phân tích các nhân tố, nguyên nhân và điều chính các sai
lệch
Xác định nhân tổ của sai lệch để biết được xu hướng và mức độ ảnh
hưởng của chúng cùng những nguyên nhân dẫn đến chênh lệch này Ở bước này phải xác định được những nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân
cơ bản, đồng thời cũng đánh giá sự ảnh hưởng của những nhân tổ cá biệt đến kết quả của hoạt động
Phan tích các nhân tố và nguyên nhân gây nên sự sai lệch giúp nhà quản
lý thấy được công việc cần giải quyết để điều cl
5 Mục đích kiém soát chỉ phi SXKD
Kiểm soat chi phi SXKD ol
DN, giảm thiểu chỉ phí không cần thiết, tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả trong
th sai lệch
mục đích tăng hiệu quả hoạt động của
cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của đơn vị hoặc những cam kết với
khách hàng Ngoài ra nó còn là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá
nhân, mỗi bộ phận trong toàn DN Do vậy, kiểm soát chi phí SXKD cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị DN
¢ Vai trồ của kiểm soát chỉ phí SXD
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, được thành lập với mục dích
thu được lợi nhuận, dé thu được lợi nhuận DN cần:
Một là, tăng doanh thu, đồng nghĩa với tăng giá bán khi số lượng sản
phẩm sản xuất ra không đổi Cách này thiểu tính khả thi vì hiện nay trên thị
trường rất nhiều đối thủ cạnh tranh
Hai là, giảm chỉ phí bằng hoạt động kiểm soát của DN, đó là những, khoản chỉ ma DN có thể chủ động giảm như giảm chi phí bằng cách giảm giá
Trang 3435
4 Yêu cầu của kiểm soát chỉ phí SXKD Việc kiểm soát chỉ phí của đơn vị trước ~ Tất cả các chỉ phí đều được ghỉ nhận
~ TẤt cả các chỉ phí được ghi nhận là đúng theo chế độ kế toán
~ Các nghiệp vụ chỉ phí phát sinh được xác định, cộng dồn và hạch toán cần đảm bảo các yêu cầu sau: một cách chính xác, ~ Các chỉ phí đã hạch toán đại diện cho các khoản chỉ tiêu có hiệu lực vì mục dich SXKD
~ Các chỉ phí phát sinh có thực được tập hợp đầy đủ, đúng mực
~ Các chỉ phí phát sinh được ghỉ nhận đảm bảo nguyên tắc phủ hợp và
nhất quán giữa các niên độ
Fu chi phi trén BCTC khớp đúng với số liệu trên số kể toán, chỉ phí
được ghỉ nhận đúng niên độ
~ Các chỉ phí được phân loại, trình bày và công bố phù hợp trong BCTC
1.2.3 Nội dung kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh
a Dự toán chỉ phí SXKD
Dự toán chi phi SXKD được dựa trên cơ sở tổng hợp các định mức chỉ
phí của toàn bộ sản phẩm SX hoặc toàn bộ dịch vụ cung cấp
Dinh mite chi pt
là khoản chi phí được định trước bằng cách lập ra
những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể
Định mức chỉ phí không những chỉ ra được các khoản chỉ dự kiến mà còn xác định nên chỉ trong trường hợp nào Tuy nhiên, trong thực tế chỉ phí luôn thay
đổi vì vây các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo
tính hợp lý của chúng,
~ Xây dựng định mức và dự toán chi phi NVLTT:
Trang 35+ Định mức về lượng: phản ánh số lượng NVL bình quân để sản xuất
một đơn vị sản phẩm
+ Định mức về giá: phản ánh đơn giá bình quân của một don vi NVL Dự toán chi phí NVLTT = Dự toán sản phẩm sản xuất x Định mức chỉ phí NVLTT ~ Xây dựng định mức và dự toán chỉ phí NCTT: Định mức chỉ phí NCTT cũng được xây dựng dựa trên cơ sở định mite về lượng và định mức về giá
+ Định mức về lượng: Phản ánh lượng thời gian bình quân để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc một giai đoạn của quá trình sản xuất
+ Định mức về giá: Phản ánh giá giờ công bình quân phải trả cho công, nhân
Dự toán chỉ phí NCTT = Dự toán nhu cầu thời gian lao đông x Dinh mite giá/ đơn vị thời gian
Trong đó
'Dự toán nhu cầu thời gian lao động = Dự toán sản phẩm sản xuất x Định mức thời gian sản xuất sản phẩm
~ Xây dựng định mức và dự toán chi phi SX
Định mức chỉ phí SXC được xây dựng dựa trên định mức biển phí SXC và định mức định phi SXC
+ Định mức biến phí SXC được xây dựng trên cơ sở:
Định mức về lượng biến phí SXC: Phản ánh về lượng cần thiết sử dụng,
lượng hao hụt, nghĩ ngơi cần thiết, lượng hư hỏng, ngừng nghỉ trong sản xuất Định mức về giá biến phí SXC: Phản ánh về giá mua NVL, đơn giá tiền
lương cơ bản, phụ cấp theo lương, các khoản trích theo lương, chỉ phí thu
mua, vận chuyên, bốc dỡ,
Trang 3627 trong kỳ và mức độ hoạt động trung bình Định mức định phí SXC = Tổng định phí SXC ước tính/ Mức độ hoạt động trung bình 'Dự toán chỉ phí SXC: Bao gồm dự toán biến phí và định phí SXC + Dự toán NVLTT phí SXC: được thực hiện như việc lập dự toán chỉ phí + Dự toán định
* Đối với định phí SXC bắt buộc, DN lấy từ định phí SXC hằng năm chia đều cho bốn quý để xác định định phí SXC hàng quý
* Đối với định phí SXC không bắt buộc, DN căn cứ vào hoạt động xác
định thời điểm chỉ tiêu để tính vào chỉ phí cho kỳ dự toán thích hợp, ~ Xây dựng định mức và dự toán chỉ phí bán hàng, QLDN: Xay dung định mức chỉ phí BH và QLDN được xây dựng tương tự như xây dựng định mức chỉ phí SXC
+ Dự toán chỉ phí BH: Bao gồm dự toán biển phí và định phí BH
Dự toán biến phí BH = Dự toán số lượng SP tiêu thụ x Định mức biến
phí BH cho một đơn vị SP tiêu thụ
Dự toán định phi BH: Được xác định tương tự như định phí SXC Điều
này có nghĩa là dự toán định phí BH chính là tổng hợp dự toán định phí bắt 'buộc và định phí quản trị cần thiết cho kỳ BH
+ Dự toán chỉ phí QLDN: Cũng bao gồm dự toán biến phí và định phí
QLDN
Dự toán biến phí QLDN = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí
QLDN
Dự toán định phí QLDN: Được lập tương tự như dự toán định phí SXC
Trang 37loại chủ yếu là hệ thống thơng tin ké tốn và hệ thống thông tỉn kỹ thuật
~ Hệ thống thông tin kế to:
chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Bắt đầu từ việc lập và luân :: Gồm có hệ thống thơng tin kế tốn tài
chuyển chứng từ đến lập các báo cáo về chỉ phí để phục vụ cho công tác quản
trị chỉ phí, phục vụ cho nhu cầu quản lý chỉ phí nói chung và kiểm soát chi
ng
Muốn kiểm soát chỉ phí SXKD thì phải tổ chức hệ thống kế toán phù
phí nó
hợp, cung cắp thông tin kịp thời, linh hoạt hướng về tương lai, thể hiện quá 'khứ và phải tuân thủ nguyên tắc kế tốn
Để có được thơng tin về chỉ phí SXKD, phải tổ chức tập hợp các chứng từ gốc phát sinh chi phi SXKD, kiểm soát thông qua việc đối chiếu với các
định mức, dự toán của đơn vị đã lập, các quy định, quy chế hoạt động của nhà nước và của đơn vị Đối với chỉ phi NVLTT, chi phi NCTT, kế toán tài chính
cập nhật hàng ngày khi chỉ phí phát sinh và hạch toán vào các tài khoản quy
định, đồng thời theo dõi ở các số chỉ tiết, các bảng tổng hợp Đối với chỉ phí
SXC, không những cập nhật hàng ngày mà đến cuối kỳ kế toán, kế toán tài chính phải tiến hành phân bổ theo tiêu thức phù hợp với đơn vị Sau dé, lap
các báo cáo kế toán
Đối với kế toán quản trị, để có được thông tin về chỉ pl
SX, kế toán
quản trị nhận thông tin chỉ phí SXKD được cung cấp từ kế toán tài chính để tiến hành phân loại chỉ phí theo yêu cầu của quản trị, tổng hợp, phân tích chỉ
phí SXKD thực tế phát sinh, kiểm soát, đánh giá sự biến đông và lập các báo cio chi phi SXKD
~ Hệ thống thông tin kỹ thuật: Cũng bao gồm việc lập, luân chuyển các
hồ sơ kỹ thuật và lập báo cáo kỹ thuật Hỗ sơ kỹ thuật bao gồm: Quy trình kỹ
thuật; Bản dự toán, định mức khối lượng chỉ tiết công việc; Bảng phân tích
Trang 3829
thu khối lượng cơng việc hồn thành,
© Thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với từng khoản mục chỉ phí
* Kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rit lớn trong chỉ phí sản
xuất của doanh nghiệp Ngoài các mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội
bộ thì việc
jém soát chỉ phí còn phải chú ý đến các mục tiêu sau: Chi phi nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh phái đảm bảo tính có thật, được phản ánh
vào các số sách có liên quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác phủ hợp với các chuẩn mực, quy định của chế độ kế toán hiện hành; Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chỉ phí phải được phê chuẩn đẩy đủ Muốn vậy,
các nhà quản lý cần thông qua các thủ tục kiểm soát sau
~ Kiểm soát quá trình mua NVL nhập kho: Để kiểm soát chặt chẽ quá
trình này, cần có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận có liên quan kiểm soát
và quản lý thực hiện nghiệp vụ như: Bộ phận mua hàng (Phòng kinh doanh),
bộ phận xét duyệt (thông thường là giám đốc), bộ phận kho, bộ phận sản xuất,
bộ phận kế toán
Nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua NVL,
các bộ phân nói trên phải độc lập với nhau Ngoài ra, các chứng từ cần có đủ chữ ký của các bộ phận liên quan
-Ki soát quá trình xuất kho N' tuất phát từ đặc điểm của ngành cao su nên NVL tại DN rất đa dạng về chủng loại từ khâu khai thác đến khâu
jém soát quá trình xuất kho NVL là quá trình quan
chế biến Do đó, việc
trọng nhất tong toàn bộ quá trình kiểm soát chỉ phí NVLTT
Để việc kiểm soát quá trình xuất kho diễn ra một cách chặt chẽ cũng cần
có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận có liên quan như: Bộ phận xét duyệt,
bộ phận kế toán, bộ phận kho, đại diện của các đơn vị cơ sở Cẳn ngăn ngừa
Trang 39Một thủ tục kiểm soát hữu hiệu đối với chỉ phí NVLTT là việc xây dựng
định mức kế hoạch Ngoài ra, để có thể phát hiện ra các biến động bất thường
của chi phi, bộ phận kế toán sẽ định kỳ đối chiếu, so sánh giữa chỉ phí thực
hiện với chỉ phí kế hoạch, chỉ phí định mức và chỉ phí của các kỳ kế toán khác
* Kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp
'Bên cạnh thực hiện tốt các mục tiêu tổng quát thì việc kiể
mm soát chỉ phí NCTT cũng cần phải thực hiện các mục tiêu sau: Chỉ phí nhân công trực tiếp
phải tuân thủ các chính sách, quy định của pháp luật về chế độ tiền lương, tiền công, tiền thưởng; Các chỉ phí phát sinh về tiền lương là có thật, đầy đủ và
chính xác;
"Những sai sót và gian lận thường xảy ra đối với chỉ phí NCTT chẳng hạn như: Khai khống số nhân công tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay
là việc chấm công không đúng với thực tế, Từ những sai sót và gian lận rất
dễ xây ra đó, doanh nghiệp cần phải tăng cường kiểm soát chỉ phí thông qua các thủ tục kiểm soát sau
~ Thực hiện việc phân công, phân nhiệm trong công tác về tiền lương
giữa các bộ phận chức năng Thường xuyên (heo dõi tình hình nhân sự, thời gian làm việc, khối lượng lao động, việc lập bảng lương, thanh toán lương và ghỉ chép lương
~ Việc tuyển dụng nhân sự phải được tô chức và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên làm việc tại công ty phải có một bộ hồ sơ gốc lưu lại ở phòng quản lý
nhân sự Phòng kế toán căn cứ vào hỗ sơ này để tính lương cho nhân viên Đội
ngũ nhân viên được tuyển dụng phải đảm bảo về tay nghề và đạo đức làm việc
~ Xây dựng các chính sách về tiền lương: Thường xuyên đánh giá nhân viên để điều chinh mức lương phù hợp, các khoản tiền lương phải được phê duyệt bởi các cấp có thắm quyền
Trang 4031
tiền lương, số nhật ký chứng từ ghi số và số cái phải được thống nhất, hợp lý
'CTT dựa trên cơ sở của quá trình sản xuất thir
~ Lập định mức chỉ pÏ
hay quá trình sản xuất trước đó để làm cơ sở cho việc tính lương và lập các kế
hoạch khác
~ Lập dự toán chỉ phí NCTT và theo dõi việc thực hiện kế hoạch này để kịp thời phát hiện ra những sai lệch giữa thực tế và kế hoạch
* Kiểm soát chỉ phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều loại chỉ phí khác nhau như chỉ phí
tiếp khách, công tác phí, chỉ phí địch vụ mua ngoài chỉ phí diện, nước, Đó
là các loại chỉ phí rất dễ bị gian lận Do vậy, để kiểm soát tốt chi phi sản xuất chung thì ngoài việc tuân thủ theo các mục tiêu tổng quát cũng cần phải thực
hiện các mục tiêu chỉ tiết như: Chỉ phí này phải được ghi chép kịp thời, phản
ảnh đúng đắn, chính xác; Việc tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất chung
cần phải tuân theo các thủ tục kiểm soát sau:
~ Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng như quản lý, ghỉ
chép, theo đõi và hạch toán chỉ phí sản xuất chung
~ Tuân thủ đầy đủ các chế độ về tiền lương và các khoản trích theo lương
của chế độ kế toán hiện hành
~ Quy định một cách chặt chẽ trình tự ghi sổ, luân chuyển chứng từ, Khi phát sinh các khoản chỉ liên quan đến chỉ phí sản xuất chung thì kế toán phải căn cứ vào chứng từ liên quan để kịp thời phản ánh vào số sách và thực
hiện kiểm tra chéo lẫn nhau
~ Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định kế toán tiến hành hạch toán, ghi số và phân bổ chính xác cho đúng đối tượng Các công cụ
dụng cụ xuất dùng được phân bổ nhiều lần thì cằn phải có chứng từ phân bỗ cụ thể, chính xác