Trên cơ sở nghiên cứu Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần 504 một cách có hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, tìm hiểu về thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần 504, từ đó tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYÊN THỊ PHƯƠNG MAI
Trang 2Tại cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi
“Những thơng ti và nội dung trong đề tài này dựa trên nghiên cứu thực
16 và hồn tồn đúng với nguơn trích dẫn
Tác giá
Trang 3MỤC LỤC
MO DAU
1 Tính cắp thiết của để tài 2 Mục đích nghiên cứu,
3 Đồi tượng và phạm vì nghiên cứu 4, Phuong pháp nghiên cứu, 5 Bồ cục của để tải
6 Tổng quan tài liệu nghiêncứu
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE KIEM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LÁP 7 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỆM SỐT NỘI BỘ 7 7 8
1.1.1 Khái niệm kiểm sốt nội bộ 1.12 Mục tiêu của kiểm sốt nội bộ,
1.13 Các bộ phận hợp tình hệ thống kiểm sốt ni bộ lơ
1.144 Quá trình kiểm sốt 16
1.15 Hạn chế vốn cĩ của hệ thống kiểm sốt nội bộ 21
1.2, KIEM SOAT CHI PHI XAY LAP 2
1.2.1 Dic diém cia sin phim xây ấp ảnh hướng đến cơng tác quản lý chỉ
phí 2
22 Nội dụng của chỉ phí xây lấp trong doanh nghiệp 24
1.23 Kiểm sốt chỉphi xây lắp 35
KET LUAN CHUONG 1 31
CHONG 2 THYC TRANG VE KIEM SOAT NOL BO CHI PHI XÂY
LAP TAI CONG TY CO PHAN 504 2
3.1 KHÁI QUAT CHUNG VE CONG TY CO PHAN 504 2
2.11 Qúa tình hình thành và phát iển của cơng ty cổ phẫn 504 3
3.13 Chức năng và nhiệm vụ của Cơng ty 35
Trang 42.2 THUC TRANG VE KIEM SỐT NOI BO CHI PHI XÂY LAP TAI CONG
‘TY CO PHAN 504 49
2.2.1 Quy tinh kiểm sốt đi với chỉ phí xây lắp 49
2.22 Kiém sốt nội bộ chi phí xây lắp 50
23, DANH GIA THUC TRANG KIEM SOAT NOI BO CHI Pui XAY LAP
CUA CONG TY CO PHAN 508 st
231 Ưu điểm st
232 Hạn chế 82
KET LUAN CHUONG 2 86
CHONG 3 MOT SO GIAL PHAP NHAM GOP PHAN HỒN THIỆN KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHI XAY LAP TAI CONG TY CO PHAN 504.57
3.1 SU CAN THIET PHÁI HỒN THIỆN KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ
AY LAP TAI CONG TY CO PHAN 504 87
3.2 MOT SO GIẢI PHÁP GĨP PHAN HOAN THIEN KIEM SOAT NOL BO
CHI PHI XAY LAP TAI CONG TY CO PHAN 504 87
3.2.1 Kim soat nib chi phi nguyen vat ligu trc tiếp 87 3.22 Kiém sốt nội bộ chỉ phí nhân cơng rực tiếp 95 3.23 Kiểm sốt nbib6 chi phi my hi cong 98 3.24 Kiểm sốt nội bộ chỉ phí sản xuất chung 103
3.3 DIEU KIEN DE THUC HIEN CAC GIẢI PHÁP 104
Nhà nước 104
ía Cơng y cổ phn 504 105
KET LUAN CHUONG 3 107
KET LUAN CHUN 109
TÀI LIỆU THAM KHẢ
Trang 5DANH MUC CHU VIET TAT KSNB Kiểm sốt nội bộ HĐQT Hội đồng quan trị BGD Bạn Giám đốc 'CPNVLTT “Chỉ phí nguyên vật liệu trực tỉ CPNCTT Chỉ phí nhân cơng trực tiếp CPSDMTC “Chỉ phí sử dụng máy th cơng CPSXC “Chỉ phí sản xuất chung
KHTSCĐ Khẩu bao tài sản cổ định
GIGT Giá tr gia tăng pp Đã duyệt KTCL Kiểm tr ~ chất lượng TCHC Tổ chúc - hành chính TT “Thanh tốn ‘TNH Trách nhiệm hữu han cP Cổ phần BCTC Báo cáo tài chính CN Cơng nhân Mc Miy thi cdng
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
BHTN Bao hiém thit nghiệp
Trang 6Số hiệu - 'Tên bảng - Trang bang
Di | R&tqua hoat ding cia Cong ty 35
2a | S lượng cần bộ cơng nhân viên rong ning nim gn | đây
23 _ | Bing phan loai LD theo tinh d tinh đến năm 2011 [38 24, | Tinh hinh TSCD cia Cong ty eudi nim 2011 39
Trang 7DANH MỤC CÁC SƠ ĐỊ
Số hiểu sư đồ ọ “Tên sơ đồ Trang
2T | Guy trình cơng nghệ sản xuất 30
22 [Søđỗtõ chúc bộ máy quản Iy Cong ty Co phin SH | “4
23 [Tõ chức bộ máy Kế tốn của Cơng ty 5
Trang 8Bắt cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mục tiêu là lợi nhuận của cơng ty ngày cảng tăng, quy mơ hoạt động ngày cảng được mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội Để thỏa mãn những mục tiêu ấy doanh nghiệp cần cĩ những kế hoạch hoạt động rõ rằng, nghiên cứu đối tác, đối thủ thì doanh nghiệp cũng cần cĩ một hệ thống kiểm sốt nội bộ "hữu hiệu Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm sốt nội bộ vững mạnh đem
đến cho doanh nghiệp như: Đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu
kế tốn trên số sách, báo cáo tải chính, giảm bối rủi ro gian lần hoặc trồm cắp
đối với nhân viên của cơng ty gây ra;
làm bớt sai sĩt khơng cổ ý của nhân
viên gây tổn hại cho cơng ty, giảm bớt rủi ro khơng tuân thủ chính sách ví quy trình kinh doanh của cơng ty, cuỗi cũng h thống kiểm sốt nội bộ cĩ thể
giúp ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro khơng cằn thiết do quân lý rồi ro
chưa đầy đủ Đối vị
cơng ty cổ phẩn 504 hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì một "hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả là vơ cùng quan trọng Mặt khác, đặc điểm
của quá trình xây lắp là quá trình thi cơng được chia làm nhiều giai đoạn, các
cơng việc chủ yếu được thực hiện ngồi trời nên các điều ki
thiên nhiên cĩ thể ảnh hưởng đến tiễn trình thỉ cơng Quá trình tập hợp chỉ phí kéo dài, phát sinh nhiễu chỉ phí ngồi dự tốn, chỉ phí khơng ơn định và phụ thuộc vào từng
giai đoạn thi cơng Do đĩ, kiểm sốt tốt chỉ phí xây lắp là việc cần thiết đổi
với cơng ty, vừa hạ thấp được giá thành sản phim ma cin dim bio được chất lượng và từ đĩ cơng ty cĩ thể tạo dựng được một hình ảnh trên thương trường Hiện nay, cơng ty cổ phẫn 504 đã tổ chức cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với chỉ phí xây lắp, tuy nhiên việc kiểm sốt vẫn cịn tồn tại nhiều yếu
Trang 9những mục tiêu của mình Xuất phát từ tỉnh hình thực tế đĩ, em đã chọn đề tải: “Kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp tại cơng ty cỗ phần 504” làm luận văn thạc sỹ kinh tế, Để tài uận văn sẽ chỉ ra những điểm thích hợp cũng như những hạn chế cịn tổn tại của cơng tác kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lấp tại cơng ty cổ phần 504, từ đĩ đề xuất một số giải pháp nhằm gĩp phần hồn thiệu cơng tác kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp tại cơng ty 2 Mục đích nghiên cứu “Trên cơ sở nghiên cứu một cách cĩ hệ thống lý luận về kiểm sốt nội bộ chi pl
ấy lip, tim higu vé thực trang kiếm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp tỉ cơng ty cỗ phần 504, từ đồ tác giả để xuất các giải pháp nhằm hồn thiên cơng túc kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp ti cơng ty
3, Đối tượng và phạm xi nghiên cứu
Đối trợng nghiên cứu à kiểm sốt nội bộ vỀ chỉ phí xây lấp
Pham vi nghiên cứu là Cơng ty cỗ phần 504
4 Phương pháp nghiên cứu
ĐÈ ải chủ yêu sử dung các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp phỏng vẫn: được sử dụng để phỏng vẫn trực nhận viên tại Cơng ty nhằm đánh giá được vẫn dỀ phúc tạp, khĩ khăn trong
.cơng tác kiểm tra, kiểm sốt chỉ phí xây lắp
Phương pháp quan sit trực tiếp và thu thập số liệu (chủ yếu thu thập số liệu thơng qua các chứng từ, sổ sích tại phịng kế tốn)
Phương pháp phân tích: sử dụng phương pháp so sánh và phương pháp tỷ lệ nhằm phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tổ tới các chỉ phí xây lấp
Trang 10`Ý nghĩa khoa học và thực tiễn c
Kết quả nghiên cứu của đ tải sẽ là nguồn tải liệu tham khảo hữu ích hỗ trợ cho Cơng ty cỗ phần 504 nĩi riêng và các Cơng ty xây lắp ở Việt Nam nĩi chung trong cơng tác kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp nhằm giảm thiểu gian
lận và sai sĩt ở mức thấp nhất Bên cạnh đĩ, kết quả nghiên cứu của đề tài cịn
gĩp phần giúp cho các cơng ty cĩ cái nhìn tổng quát và đúng đắn về sự hữu
Ích của hệ thống kiểm sốt nội bơ
&, Bố cục của đề tài
`Ngồi lời mở đầu, kết luận thì đ tài gồm cĩ 3 chương: “Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp
“Chương 2: Thực trang cơng tác kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lấp tại cơng ty cổ phần 504
“Chương 3: Một số giải pháp nhằm gĩp phần hồn thiện kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp tại cơng ty cổ phần 504
6 Tổng quan tài liệu nghĩ
“Trong khuơn khổ của đề tải đang thực hiện, tác giả đã tham khảo, tim hiểu tư liệu các đề tài đã nghiên cứu về các vấn đề kiểm sốt nội bộ trong các cđoanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Tác giả Trịnh Thị Hồng Dung (2006) “Tăng cường kiểm sốt nội bộ
về chỉ phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ sỹ kinh tế, chuyên ngành kể tốn, Dại học Đà Nẵng;
~ Tác giả Hồng Thị Thanh Hải (2005) “Nâng cao hiệu quả cơng tác
kiểm sốt nội bộ về chỉ phí ở Cơng ty Điện lực 3+ Luận văn thạc sỹ kinh tế,
in văn thạc
chuyên ngành kế tốn, Đại học Đà Nẵng
Trang 11sốt nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biển” - Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế tốn, Đại học Kinh tế Thành phố Hỗ Chí Minh,
- Tác giả Vũ Phan Bảo Uyên (201 1) “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty cỗ phần Bảo hiểm dầu khí Việt Nam” ~ Luận văn thạc sÿ kinh tế, chuyên ngành kế tốn, Đại học Kinh tế Thành phố Hỗ Chí Minh;
“Qua việc tìm hiễu các cơng trình khoa học này, tơi nhận thấy nội dung, chủ yếu mà các cơng trình đã nghiên cứu, cụ thể:
~ Đề tài “Tăng cường kiểm sốt nội bộ về chỉ phí ở các doanh nghiệp
thuộc khu quản lý đường bộ Š° của Tác giả Trịnh Thị Hồng Dung: tác giả đã sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng để làm rõ cơ sở lý luận về hệ thống kiểm sốt nội bộ và kiểm sốt nội bộ về chỉ phí (chỉ phí ở đây cụ thể thơng qua quá trình mua hàng ~ thanh tốn tiền); tìm hiểu thực trạng kiểm sốt nội bộ chỉ phí ở cơng ty, thơng qua đĩ đề xuất một số ý kiến nhằm tăng cường hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ nĩi chung và kiểm sốt nội bộ về chỉ phí nĩi riêng tại cơng ty nghiên cứu
- ĐỀ tải “Nang cao hiệu quả cơng tác kiểm sốt nội bộ về chỉ phí ở “Cơng ty Điện lực 3° của Tác giả Hồng Thị Thanh Hải: tác giả đã sử dụng
phương pháp luận duy vật biện chứng để làm rõ cơ sở lý luận về hệ thống kiểm sốt nội bộ và kiểm sốt nội bộ về chỉ phí (chỉ phí ở đây cụ thé thơng 4qua qué trình mua hàng ~ thanh tốn tiền) tìm hiểu thực trang kiểm sốt nội bơ chỉ pl
cquả của hệ thống kiểm sốt nội bộ nĩi chung và kiểm sốt nội bộ về chỉ phí cơng ty, thơng qua đĩ đ xuất một số kiến nhằm nâng cao hiệu
lêng tại cơng ty nghiên cứu
~ Để tài “Hồn thiện một số quy trình kiểm sốt nội bộ tại các doanh
nghiệp sản xuất, chế biến” của Tác giả Lê Thị Như Vân: Với phạm vi nghiên
Trang 12
pháp nghĩ
chất lượng độ tin cây của thơng tin kinh tế, tải chính của Báo cáo tải chính, Báo cáo kế tốn quản trị và hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp
Kiểm ta việc tần thủ các nguyên ắc hoạt động, quản lý kính doanh, đặc biệt
cứu như: phương pháp tổng hợp, phân tích, phơng vấn, đánh gi
sự tuân thủ pháp luật, chính sách chế độ kế tốn phát hiện những sơ hở, yếu Xêm, gian lận trong quản ý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, Đồng thời
cịn kết hợp sử dụng thêm một số phương pháp khác như: phương pháp diễn
giải, quy nạp, phương pháp so sánh và đối chiều
“Thơng qua các phương pháp sử dụng này, ác giả đã làm rõ được những, vẫn đề chung về kiểm sốt nội bộ, kiểm sốt nội bộ đối với chu tình mua hàng — thanh tốn và bán hàng - thu tiền; khảo sát và đánh giá thực trạng kiểm sốt nội bộ tại một số doanh nghiệp (thơng qua bảng cầu hơi, thơng qua tìm "hiểu thực tẾ tại một số doanh nghiệp); từ đĩ đề xuất nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ nĩi chung và kiểm sốt nội bộ quy trình mua hàng ~ thanh ốn, bán hàng ~ thu tiễn nơi riêng tại các doanh nghiệp sản xuất, chế "Việt Nam
- Đề tài "Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty cổ phần Bảo hiểm dầu khí
h, bởi lš báo hiểm là
iệt Nam” của Tác giả Vũ Phan Bảo Uyên: đây là
một đề tài rất hữu inh vue die thi trong nén kinh té,
các cơng ty bảo hiểm được xem là một tổ chức trung gian tải chính cĩ nhiệm
vụ cung cấp các hợp đồng bảo hiểm cho các cá nhân và các doanh nghiệp làm
giảm bớt rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và cuộc sơng của họ Vì
‘vy bảo hiểm là lĩnh vực gắn liền với rồi ro Cơng ty bảo hiểm tổn tại dựa trên
việc mua bắn rủi ro nên việc quản trị rủ ro phải được tu tiên bằng đầu Do đĩ
Trang 13một vấn đề cần thiết quan trọng nhằm dem lại sự tin tưởng cho những người sử dụng bảo hiểm
“Tác giả Vũ Phan Bảo Uyên đã sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng để hệ thống hĩa cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ: tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty cơ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt `Nam (cụ thể tìm hiểu thực trang kiểm sốt quy trình theo đõi doanh thu, cơng, nợ phí bảo hiểm gi „ kiểm sốt quy trình bồi thường) để tim ra những hạn chế thiểu sĩt của nĩ và nguyên nhân gây ra những hạn chế đĩ Trên cơ sở đĩ, tác giả đã đề xuất những ý kiến nhằm nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm
im Dầu khí Việt Nam
“Tơi cho rằng những cơng trình khoa học trên là những tư liệu rất quý sốt ib tại Tổng cơng ty cổ phần Bảo
bầu cả về lý luân và thực tiễn Nhịn chung, tất cả các nghiên cứu này đã kh cquát được các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm sốt nội bộ Tuy nhiên, các nghiên cứu đã cơng bổ hầu như chỉ tập trung nghiên cứu các quy trình mua hằng ~ thanh tốn, bán hằng — (hủ tiền tại một cơng ty boặc các doanh nghiệp sản xuất, chế biển nĩi chung ở Việt Nam Chưa cĩ để tải nghiên cứu nào nghiên cứu chuyên sâu về kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp cho từng cơng ty thuộc lĩnh vục xây dựng hoặc các cơng ty xây dựng ở Việt Nam Vì vậy, luận
_văn mã tác giả dang tập trung nghiên cứu là kiểm sốt chỉ phí xây lắp tại cơng
ty cổ phần 504, trên cơ sở nghiên cứu thực tế kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp đánh
tại cơng ty, cụ thể nghiền cứu các thủ tục kiểm sốt, đổng thời phân
giá cắc ri to cĩ thể xây rà và cơng tác giảm sắt đổi với từng khoản mục chỉ
phí xây lắp tại cơng ty (khoản mục chỉ phí nguyên vật liều trực tp, chỉ phí
nhân cơng trực tiếp, chi phi sử dụng máy thi cơng và chi phi sản xuất chung),
cua đĩ tác giả đánh giá những ưu điểm và hạn chế cịn tồn tại của kiếm sốt
nội bộ chỉ phí xây lắp tại cơng ty để đề xuất những giải pháp nhằm giúp cho
Trang 14'VẺ KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LÁP
KHI QUÁT CHUNG VẺ KIÊM SỐT NỘI BỘ 1-1-1 Khái niệm kiểm sốt nội bộ
‘Theo Coso thì: Kiểm sốt nội bộ là một quá trình do ban giám đốc,
nhà quản lý và các nhân viên đơn vị chỉ phối, được thiết lập để cung cắp một ‘su dam bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
® Bao cio tin céy
'#ˆ Các luật ệ và quy định được tuân thủ
'#ˆ Hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và bảo vệ được tải sn
Khai nigm được hiểu như sau: Kiểm sốt nội bộ là một quá trình bao gồm một chuỗi hoạt động nhau kiểm sốt hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp v thành một thể thống nhất
Kiểm sốt nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Bởi vì chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm sốt ở mọi nơi và vận hành chúng Kiểm sốt nội bộ bao gồm con người tong doanh nghiệp va những chính sích, thủ tục đo con người của doanh nghiệp đặt ra
Trang 15sốt tồn điện đơn vị mình Nhà quản lý cịn chịu trách nhiệm trong việc trình bay BCTC phù hợp với nguyên tắc và chuẩn mực kế tốn chung
1.1.2 Mục tiêu của kiểm sốt nội b
Kiểm sốt nội bộ nhằm những mục tiêu cơ bản sau:
_Mặẹc tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động .# Sử dụng cĩ hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác
© Han ché rủi ro
© Dim bao su phéi hop, lam việc của tồn bộ nhân viên để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng,
© Tránh được các chỉ phí khơng đáng cĩ
“Mục tiêu thơng tin: Độ tìn cậy, tính hồn thiện và cập nhật của các thơng tin tài chính
'# Các BCTC cần thiết được lập đúng han và đáng tin cậy để ra quyết định trong nội bộ doanh nghiệp
'# Thơng tỉn gửi tới ban giám đốc, HĐQT, các cỗ đơng và các cơ quan
‘quan lý phải cĩ chất lượng và tinh nhất quán
= Ci báo tài chính và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa trên các
_Mục tiêu tuân th
Sự tuân thủ pháp luật các quy định của nhà nước Hệ thống kiểm sốt nội bộ đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đu tuân thủ:
'# Các luật và quy định của nhà nước
sách kế tốn đã được xác định rõ rằng
tự tuân thủ pháp luật và quy định
- Các yêu cầu quản ý của nhà quản lý
© Ci chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp
'Ngội những mục tiêu cơ bả trên thì những mục tiêu sau cũng bt sức
Trang 16
đánh cấp, lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu khơng, được bảo vệ bởi các hệ thống kiếm sốt thích hợp Việc bảo vệ tải sản càng, trở nên cần thiết hơn trong xu thể hội nhập và phát triển
> Bảo đâm độ tin cây của các thơng tin
“Thơng tìn kinh tế, tải chính do bộ máy kế tốn xử lý và tổng hợp cứ quan trọng cho việc bình thành các quyết định của nhà quản lý Vì thé các thơng tin cung cấp phi bảo đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và
tủn cây về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kính tế, tài chính
> Bảo đảm việ thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm sốt nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải bảo dđảm các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kính doanh của doanh nghiệp
Hệ thống kiểm sốt nội bộ cần
+ Duy tri va kiém tra việc tuân thủ các chính sách cĩ liên quan đến các "hoạt động của doanh nghiệp
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lân trong mọi hoạt động của doanh nghiệp,
+ Đảm bảo việc gỉ chép kế tốn đầy đủ, chính xác cũng như việc lập "báo cáo tải chính trung thực và khách quan
>- Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lục quản lý
Trang 1710
nghĩ im sít của hệ thống kiếm sốt nội bộ
nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy doanh nghiệp “Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ
(Cé6 nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phân của kiểm sốt nội bộ, thơng thường được chia thành năm yếu tổ chính: Mơi trường kiểm sốt,
; Được thực hiện với cơ chị
cơng tác nhận dạng, đánh gi rủi ro, hệ thống thơng ta, thủ tục kiểm sốt và cơng ác giám sit
«4, Mơi trường kiểm sốt % Khai niệm
Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên hội đồng quản trị, Ban giám đốc với hệ thống kiểm sốt nội bộ và vai trị ccủa hệ thống kiểm sốt nội bộ trong đơn ví
'# Tác động của mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiếm sốt Một mơi trường kiểm sốt mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm sốt cụ thể Tuy nhiên, mơi trường kiểm sốt mạnh khơng đồng nghĩa với hệ thống KSNB mạnh,
dam bảo tính hiệu quả của tồn bộ hệ thống KSNB
Mơi trường kiểm sốt cịn chịu tác động của mơi trường bên trong và
ơi trường kiểm sốt mạnh tự nĩ chưa đủ
mơi trường bên ngồi
> Mơi trường bên trong, © Bae thi về quản lý “Các đặc thù
È quản lý để cập tới các quan điểm khác nhau trong điều
hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đĩ sẽ ảnh
Trang 18= Coe!
Co edu tổ chức là một nhân tổ đĩng vai trị quan trọng đối với việc chỉ
đạo và kiếm sốt các hoạt động kinh doanh của đơn vị Xây dựng cơ cấu tổ tổ chức
chức của đơn vị là việc phân chia nĩ thành các bộ phân, với chức năng và quyển hạn cụ thể đồng thời xác định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phân đĩ Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiếm sốt tiên tồn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho khơng bị chồng chéo hoặc bỏ trồng; Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phân, tạo khả
năng kiểm tra, kiểm sốt lẫn nhau trong các bước thực hiện cơng việc
"Để thiết lập một cơ cầu tổ chức thích hợp và cĩ hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
-+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp, khơng bơ sĩt lĩnh vực nào đồng thời khơng cĩ sự ching chéo giữa các bộ phận
“+ Thực hiện sự phân chia rảnh mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghỉ chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản
+ Dim bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phân nhằm đạt được hiệu cquả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng
- “Chính sách nhân sự
Su pl
viên và họ luơn là nhân tổ quan trọng trong mơi trường kiểm sốt cũng như
triển của mọi doanh nghiệp luơn gắn liền với đội ngũ nhân chủ thể trự tiếp thực hiện mọi hủ tuc kiểm sốt rong hoạt động của doanh
nghiệp Vì thế các nhà quản lý doanh nghiệp cần cĩ những chính sách cụ thể
và rõ rằng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, để bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân
Trang 1912
© ng tic ké hoach
“Cơng tác lập kế hoạch và dự tốn cĩ ý nghĩa rất lớn trong kiểm sốt nội bộ, một khi việc lập và thực biện các kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc thì nĩ sẽ trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Vì vy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiễn độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tổ ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đi
thường để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp tời
z Uỷ ban kiểm sốt
Uỷ ban kiểm sốt bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng khơng
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm sốt
> Mơi trường bên ngồi
Mơi trường kiểm sốt chung của doanh nghiệp cịn phụ thuộc vào các nhân tổ bên ngồi Các nhân tổ này tuy khơng phu thuộc sự kiểm sốt của các nhà quản lý nhưng cĩ ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiếm sốt ni bộ
% Cơng tác nhận dang, đánh giá, quản lý rải ro
Rũi ro được hiểu là sự khơng chắc chắn xảy ra trong các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp
Nhận dạng rủi ro là lệc nhận thức vẻ hình thức, thời điểm và mức
độ một sự kiện hay một hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến
doanh nghiệp
Để đối phố với rủi ro thì nhà quản lý cằn phải:
-> Thiết lập các th tụ kiến sốt #> Mua bảo hiểm
Trang 20Để quản lý rủ ro thì nhà quản lý cần phải: '# Thiết lập các mục tiêu của tổ chức '# Nhận dạng các rủi ro
'# Phân tích rủ ro, những nguyên nhân và thiệt hai ' Xây dựng các biện pháp trong từng trường hop © Té chức thực hiện
Hệ thẳng thơng tin
Hệ thống kế tốn là một phần quan trọng nhất trong hệ thống thơng tin của doanh nghiệp Việc kiểm sốt chỉ cĩ thể được thực hiện khi cĩ các thơng, tin trung thực, chính xác, được truyền thơng kịp thời và hợp lý
“Thơng qua việc ghi nhận, tính tốn, phân loại, gỉ vào số sách, tổng "hợp và lập báo cáo; Hệ thống kế tốn khơng chỉ cung cắp những thơng tin cần thiết cho quá trình quản lý, mà cịn đĩng vai trị quan trọng trong việc kiểm sốt các mặt hoạt động đơn vi, nên nĩ là một bộ phận quan trong trong hệ thống KSNB,
Tìm hiểu hệ thống kế tốn sẽ đưa tới những mục tiêu sau
Đánh giá các nghiệp vụ kinh ế chủ yêu của đơn vì nguồn gốc của nĩ
“Tổ chức bộ máy kế tốn: Hệ thống chứng từ, tài khoản kế tốn, số kế tốn và hệ thống BCTC được lập
Quy trinh ké todn các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày BCTC
Hệ thắng thơng tin k tốn bao gồm:
# Chứng từ
tốn
1 Ảnh hưởng quyết định đến tính trung thự, chính xác và phù hợp
của thơng tin
2, Là cơng cụ quan trọng trong bảo vệ:
Trang 214
4, Diing kiếm tra trước và su nghiệp vụ xây ra
5 Là tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trích nhiệm của các bên cĩ
= Sé sich ké ton
1 Đảm nhận vai trị ghỉ chép và xử lý các dữ liệu, thơng tin 2 Gĩp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản thơng qua các số
chỉ tiết như: Số chỉ tết vật tư, nợ phải th,
n quan trong và ngồi đơn vị
# Báo cáo kế tốn
1._ Các báo cáo tải chính 2 Các báo cáo kế tốn quản trị “Các yêu cầu của hệ thống thơng tin
Tính trung thực: Thơng tin phải đảm bảo chính xác
Sự phê chuẩn: Thơng tin được ban giám đốc xác nhận
“Tính diy đủ: Thơng tin dam bảo diy đủ những nghiệp vụ, hoạt động Sự đánh giá: Thơng tính mang tính chất đánh giá chung
Sự phân loại: Phân chia theo từng yêu cầu của chủ doanh nghiệp Kịp thời: Thơng tin cồn mang tính chất kịp thời nhanh chồng “Chuyển số và tổng hợp chính xác
.4 Các thủ tục kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt là những thủ tục đưa ra nhằm đảm bảo cho các cquy định, chính sách mà ban lãnh đạo ban hành được thực hiện đúng Ching bao gồm các hoạt động:
1.Phê duyệt, cho phép, 2 Xác mình, đối chiếu
Đánh giá kết quá hoạt động 4 Đảm bảo an tồn cho tài sản
Trang 226 Kiém tra độc lập
7 Lư trừ tải liệu, bằng chứng, 8 Kiém ké tai sin
Để thực hiện các mục tiêu kiểm sốt, các nhà quản lý phải quy định các thủ tục kiểm sốt và chúng được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của
cơ cầu tổ chức thường cĩ ha loại kiểm sốt sau:
© Kiém sốt ngăn ngừu: Là các thủ tục kiểm sốt được thị
"ngân chặn các sa phạm hoặc các điều kiện dẫn đến ai phạm kiểm sốt phịng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xây ra và được thực hiện "ngay trong cơng việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: Phân chỉa trách nhiệm, giám sắt, kiểm tra tính hợp lý,
> Kiém sốt phát hiện: Là các thủ tục được thễt kế nhằm phát
hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai pham nhưng được thực hiện sau khi các nghiệp vụ kinh tế xây ra Nhìn chung các thủ tục kiểm sốt được thi p tong đơn vị đều dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau
> Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
'Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ cĩ liên quan nhằm ngăn ngừa các si pham và hành vĩ lam dung
quyền hạn Cụ thể như: Khơng được bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ:
Phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ, kế tốn, bảo quản tả sản, chức năng kiểm sốt,
>> Nguyên tắc phân cơng, phân nhiệm
“Theo nguyên tắc này trách nhiệm và cơng việc cần được phân chia cụ
thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân cơng,
phân nhiệm rõ rằng tạo sự chuyên mơn hĩa trong cơng việc, si sốt ít xây mì
Trang 2316
> Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để tuân thủ tốt các quy trình kiểm sốt theo sự ủy quyền của các nhà quin lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số cơng việc trong phạm vi nhất định
Mục tiêu của thủ tục kiểm sốt
Mục tiêu Nội dung
T- Sự đẩy đủ.- [Cđe nghiệp vụ Kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đây ii trong kỳ kế tốn
ã- Tĩnh chính |Cie nghiệp vụ Knh tế ph snh được ghi chấp chính xác xác vio ce ti khoản trong kỹ kế tốn và phủ hợp niên độ, Ã- Tính hiệu |Cik nghiệp vụ knh tổ, ải chính được thực hiện su Rhi đã
lực cĩ sự chấp thuận của những người cĩ thẩm quyền
Gist ban |Chỉ được Hấp cơn tực Hấp với li lên Kế tấn của ác
truy cập nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sự phân cơng của người cĩ
thắm quyền
e Cơng tác giám s
“Giám sát là việc đánh giá thường xuyên và định kỳ của nhà quản lý đối với hệ thơng KSNB nhằm xem tinh trang hoạt đơng của nĩ cĩ đúng như thiết
kế khơng 2 C từng giai đoạn khơng Giám
sát là hoạt động quan trong trong KSNB vì nĩ giúp hệ thống KSNB duy trì được sự hiện hữu qua các giai đoạn hoạt động
1.1.4, Quá trình kiểm sốt
Để hiểu rõ hơn về kiểm sốt và xem xét khả năng áp dụng chúng vào
diều chính cho phù hợp vớ
tất cả các hoạt động của doanh nghiệp 4a Trién khai các mục tiêu
Trang 24điều gì đĩ là lý do để ban lãnh đạo triển khai các mục tiêu Những mục tiêu này cĩ thể là ở mức tổng quát hoặc cũng cĩ thể là ở mức chỉ tit, 1 rang "Nhưng trong mọi trường hợp thì đặc điểm chung là đều cĩ mục tiêu xác định 19 rằng Diễu quan trọng của quá trình kiểm sốt là tính hợp lý của các mục, tiêu được xây dựng cân thận như thể nào, cĩ đặc điểm ra sao, cĩ sự chấp nhận tính hợp pháp hay khơng, mức độ thực hiện mục tiêu cĩ đo lường được với tình hình
khơng Vì thể hiệu quả của quá trình kiểm sốt trực tiếp gi
thực hiện các mục tiêu trên cơ sở được xây dựng như thể nào? Triển khai các
mục tiêu cần thực hiện xem xét những vấn đề sau:
® Cải gì phải được kiểm sốt: Đề tiên khá việc kiểm sốt thực sự hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải it cái gì cần được kiểm sốt đây là vẫn Ề cĩ tính chất quan trọng đặt ra cho tồn bộ doanh nghiệp và các cấp hoạt
động Khi xác định được yêu cầu trên doanh nghiệp tiến hành xem xét những
điểm sau:
- Những nguồn lực chủ yếu là gì? Ở mỗi cắp và yêu cầu hoại động thì nguồn lực là khác nhau như: Nhân lực, máy mĩc, vật tư Trong những "nguồn lực đĩ thì doanh nghiệp cần xác định nguồn lực nào là quan trọng đĩng vai trỏ quyết định, những rủi ro cĩ thể xảy ra cũng như hiệu quả tiềm năng “của các nguồn lực trong mối quan hệ với nhau
- Những chỉ phí chủ yếu là gì? Trong mỗi nghiệp vụ thì để đạt được kết quả thì doanh nghiệp cần phải trang trải nhiều loại chỉ phí nhưng doanh nghiệp cần xem xét loại chỉ phí nào chiếm tỷ lệ lớn nhất, loại chỉ phí cĩ thể kiểm sốt được Việc nhận định cân thận
việc kiểm sốt cĩ kết quả tốt nhất
- Những vấn đề then chốt là gì? Ở mỗi cắp hoạt động nghiệp vụ đều cĩ
lũng din về chỉ phí sẽ giúp cho
Trang 2518
= Céc mye tigu kiém sốt cĩ nhất quán với chủ trương phân cấp trách nhiệm khơng? Một cách quan sát tốt vấn dé kết hợp đúng đắn các nhu cầu kiểm sốt là việc xem xét mức độ của các mục tiêu kiểm sốt ở mỗi cấp nghiệp vụ cĩ nhất quán với việc phân cấp trách nhiệm hay khơng,
` Những mục tiêu được xác định như thế nào: Việc xác định cái gì phải chịu sự kiểm sốt dẫn doanh nghiệp đến vấn đề cần xác định mục tiêu cu thể như thể nào Vì thế doanh nghigp cin chủ ý đến những đặc trưng sau:
Phải cụ thể: Nhu cầu đầu tiên của doanh nghiệp là đi từ cái chung đến cái iêng về các mục tiêu kiểm sốt
- Khả năng lượng hố tối đa: Mục tiêu cĩ được lượng hố mới cĩ độ chính xác cân cho việc kiễm sốt
- Định rõ những mốc thời gian: Mục tiêu cần đến việc xác định mốc thời gian vì nĩ cần thiết để làm khuơn khổ cho cơng tác kiểm sốt
~ Dự đốn giai đoạn đo lường: Khi định ra mục tiêu phải dự đốn xem nĩ cĩ thuận lợi cho việc đo lường kết quả hay khơng,
© Mặc tiều được xây dựng cự thể như thế nào: Khi xây dựng các
mục tiêu cần chú ý đến các dữ liệu:
- Số liệu quá khứ: Số liệu này cho bit cái gì đã xây ra trong quá khứ để doanh nghiệp biết đã làm được những việc gì, kết quả ra ao, chỉ phí bỏ ra như thể nào và rút ra kinh nghiệm
~ Những nhân tổ mới trong tình hình hiện tại: Với lệc đầu tư, cải cơng nghệ nhằm đạt được kết quả cao hơn đơi hỏi phải cĩ sự kiểm sốt chặt
chẽ và xây dưng hệ thơng mục tiêu phủ hợp
~ Dự kiến tương lai: Hiện tại cĩ thể doanh nghiệp chưa đủ điều kiện
Trang 261b Bo lường các hết quả
Khi mục tiêu đã xác định là đo lường được thì bước bai của quá tình kiếm sốt là đo lường cụ thể thành tích hiện tại Doanh nghiệp cần biết thực tế đã hồn thành được gì trong tiền trình thực hiện các mục tiêu đã đặt ra Chỉ cĩ bằng cách này doanh nghiệp mới cĩ cơ sở đúng đắn để so sánh và phân tích những gì đã đại được hoặc cĩ hành động quản lý nảo cần thiết khác Ở giai
đoạn này cĩ một
+ Nhất quán với co cầu của mục tiêu: Số liệu vẻ việc thực hiện phải im cần lưu ý:
giống như đã xây đựng các mục tiêu +c ính xác: Yêu cầu cơ ban là số li về thực hiện phải nêu chính xác
+ Sir dung những cách tính tốn sơ bộ
+ Phân phối: Trong một hệ thống kiểm sốt cĩ hiệu lực thì số liệu về thành tích trước tiên được đưa đến cấp giám sát cĩ trách nhiệm trực tiếp, rồi số liệu đĩ được tập hợp để cắp quản lý kế trên sử dụng
So sinh thành tích cụ thể với các mục tiêu
© giai đoạn này chúng ta đem số liệu thực hiện so sánh với các mục tiêu đã được xây dựng; từ đĩ biết được những số chênh lệch Tuy so sánh là một bước riêng trong quá tình kiếm sốt, nhưng trong thực thực tế thi nĩ được kết hợp với báo cáo kết quả hoạt động Việc so sánh sẽ tuỷ thuộc vào sự thực hiện cụ thể và các mục tiêu đã được tính tốn Nhưng cĩ một số điểm cần xem xét
+ Trinh bày: Để việc sử dụng số liệu cĩ hiệu quả thì điều cần thiết trước tiên là được trình bảy rồ rằng và để hiểu
Trang 2720
+ Sử dụng các dự kiến tương lai: Việc sử dụng các dự kiến giúp cho doanh nghiệp cĩ hành động cần thiết giải quyết những vấn đề mới
4d Phan tich nguyên nhân chênh lệch:
Khi cĩ sự chênh lệch xảy ra phải ìm ra nguyên nhân của nĩ, xem xét để biết những nhân tổ gây ma chênh lệch và tính tốn mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tổ Xác định những nguyên nhân trực tiếp, cơ bản đánh giá nhận định nhân
+ Phạm vi cơng việc phân tích: Việc phân cơng đảm nhiệm cơng việc phân tích để hồn thành tốt nhất
+ Định thời gian phân tích: Vì hành động quản lý tuỳ thuộc việc nhận biết
‘céic nguyên nhân nên thời gian phân tích quyết định cơng việc kiểm sốt tốt
-+ Nhận biết những nguyên nhân cĩ thé kiểm sốt: Mức độ mà những nguyên nhân cĩ thể kiểm sốt đã nhận biết được đánh giá so với những
lệt quan trong ảnh hưởng Thể hiện ở các cơng việc sau:
nguyên nhân khơng thể kiểm sốt
Xác định hành động quản lý thích hợp
Sau khi phân tích nguyên nhân các số chênh lệch sẽ dẫn đến việc xác định hành động thích hợp của quản lý Trong mọi
thể hành động quản lý thuộc vé người cĩ trách nhiệm cùng tuyến với những hoạt động cĩ liên quan Cụ thể:
+ BO sung phân tích: Việc xác định cái gì phải làm đồi hỏi cĩ kiếm tra huỗng việc xác định cụ rồ rằng của cơng việc phân tích đầy đủ + Định th
gian: Khi đề ra quyết định về hành động cần cân nhắc kỹ khơng nên vội vàng, song cũng phải xác định được mốc thời gian để
tiến hành
Trang 28Jf Hanh dong
Hanh dong cần thực hiện cĩ thể nhanh (như sửa chữa một sai lầm) hoặc phải cĩ một thời gian (như diều chỉnh một hệ thơng phức tap) Nhưng trong trường hợp nào thì vẫn để kiếm sốt kèm theo nĩ sẽ làm thoả mãn người quản lý cĩ trách nhiệm là hành động được thực hiện như mong muốn Để làm được
điều đĩ cần xác định:
+ Ai phải thực hiện hành động: Người nhận trách nhiệm phải là người đáng tin cậy, cĩ năng lục chuyên mơn, cĩ trách nhiệm trong cơng việc
+ Hành động phải được thực hiện như thé nào: Trước tiên người thực
hiện phải hiểu rõ vì sao cĩ hành động này và hành động này giải quyết v #l, cĩ như vậy hành động mới đem lại kết quả mong muốn
1
Hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu chỉ cĩ thể hạn chế tối đa các sai
Hạn chế vốn cĩ của hệ thống kiểm sốt nội bộ
phạm để giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình chứ khơng thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sĩt khơng thể xảy ra Những hạn chế của kiểm sốt nội bộ bao gồm: kiểm sốt nội bộ khĩ cĩ thể ngăn cản được gian lân và sai sĩt của nhà quản lý cấp cao Các thủ tục kiểm sốt là do người quản lý đặt ra, nĩ chỉ kiểm tra việc gian lân và sai sĩt của nhân viên Khi người quản lý cắp cao cổ tỉnh gian lận, họ cĩ th tìm cách bỏ qua các thủ tục kiếm sốt cần thiết Hệ thống bị thất bại bởi vì nĩ phụ thuộc vào yếu tổ con người Con người là nhân tố iém sốt nội bộ dù được tÌ tốt nhưng cũng cĩ thể gây ra sai sốt từ những hạn chế của bản thân như: vơ ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp đưới
Gian lận cũng cĩ thể xảy ra do sự thơng đồng giữa các nhân viên trong
Trang 292
Nha quan ly lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm sốt trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cĩ thể dẫn đến việc khơng kiểm sốt được các rủi ro và làm cho mơi trường kiểm sốt trở nên yếu kém
Phần lớn hoạt đơng kiểm sốt chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, các nghiệp vụ thường xuyên thường xảy ra hơn là các nghiệp vụ khơng thường xuyên, do đĩ khi xảy ra các sai phạm bắt thường thì thủ tục kiếm sốt trở nên kém hữu hiệu, thâm chí vơ hiệu
“Chỉ phí thực hiện hoạt động kiểm sốt phải nhỏ hơn lợi ích hệ thống kiếm sốt nội bộ mang lại, hay nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sĩt hay gian lân gây ra
hing thay đồi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và diều kiện "hoạt động dẫn đến những thủ tục kiểm sốt bị lạc hậu, khơng cịn phủ hợp
Tĩm lại, hệ thống kiểm sốt nội bộ chỉ cung cắp một sự đảm bảo hợp lý chứ khơng phải dim báo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện Tắt cả các hệ
thống kiểm sốt nội bộ đều chứa đựng những hạn chế ủa nĩ Đĩ là những hạn chế liên quan đến nhân tổ con người: làm si, bắt cẩn, hiểu sử sự thơng đồng của các nhân viên, nhà quản lý lạm quyền, Kiễm sốt nội bộ chỉ cĩ thể ngăn ngửa và phát hiện những sai sĩi, gian lận nhưng khơng đảm ảo là chúng khơng xây ra Chính vì vậy một hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định Vấn đề là người quản lý
biết nhận định, đánh giá và giới hạn chúng rong mức độ chấp nhận được 1.2 KIÊM SỐT CHI PHÍ XÂY LÁP
1.2.1 Đặc điểm của sản phi quản lý chỉ phí
Xay dung cơ bản là ngành sản xuất vật chất cĩ vi tri quan trong trong
xây lắp ảnh hướng đến cơng tác
n kinh tế của mỗi quốc gia, sản xuất xây lắp là một ngành sản xuất cơng
Trang 30- Sản phẩm xây lắp mang tính riêng lẽ Sản phẩm xây lắp khơng cĩ sản phim nào là giống sản phẩm nào, mỗi sản phẩm cĩ yêu cầu về mặt kinh tẾ mỹ thuật kết cấu, hình thức, địa điễm xây dựng khác nhau Do sản phẩm cĩ tính chất đơn chiếc và được sin xuit theo don dặt hàng nên chỉ phí bỏ vào sản
xuất th cơng cũng hồn tồn khác nhau giữa các cơng trình, ngay cả khi cơng
trình thì cơng the thiết kế mẫu nhưng được xây dưng ở những địa điểm khác nhau ắc điều kiện thí cơng khác nhau tì chỉ phí xây lắp cũng khác nhau
Vi vậy mỗi sản phẩm xây lắp đều cĩ yêu cầu tổ chức quản lý, thì cơng và biện
pháp thi cơng phủ hợp với đặc điểm của từng cơng trình cụ thể, cĩ như vậy việc thì cơng mới mang lại hiệu quả và đảm bảo cho xây lắp được liên tục
= Sin phẩm xây lắp cĩ giá tị lớn, khối lượng cơng tình lớn, thời gian thí cơng tương đối đài, ác cơng trình xây lắp thường cĩ thời gian th cơng tắt dài, trong thời gian thì cơng chưa tạo ra sản phẩm cho xã hội, do đồ kh lập kế
"hoạch xây lắp cần cân nhắc thận trọng, nêu rõ các yêu edu về vật tư, tiễn vốn, inh thì cơng phải chặt chẽ, bảo đảm
nhân cơng,
chất lượng cơng trình lệc quản lý theo dõi quá
- Thời gian sử dụng sin phẩm xây lắp tương đối dài Các cơng trình xây lắp thường cĩ thời gia sử dụng dài nên mọi sả lằm trong quá tình tỉ cơng
thường khĩ sữa chữa mà phải phá đi làm lại nếu như hư hỏng, khơng đảm bảo
chất lượng Sai lẫm trong thí cơng vừa gây lãng phí vừa dễ lạ hậu quả cĩ khi
tất nghiêm trong va khĩ khắc phục, do đặc điểm này mà quá trình thí cơng
cần phải thường xuyên kiểm tra giám sát chất lượng cơng trình
- Sản phẩm xây lắp được sử dụng tai chỗ, địa điểm xây dựng luơn thay
đổi theo địa bàn thi cơng, do đặc điểm này mà khi thi cơng cần nghiên cứu
Trang 311.2.2 Nội dung của chỉ phí Khái niệm chỉ phí xây lắp
“Chỉ phí sản xuất xây lấp là tồn bộ chỉ phí về lao động sống và lao
p trong doanh nghiệp
động vật hĩa phát sinh rong quá trình sản xuất xây lắp mã doanh nghiệp chia ra trong một thời kỳ nhất định để thực hiện cơng tác xây lắp nhằm tạo ra các sản phẩm khác nhau theo mục đích kinh doanh cũng như theo hợp đồng nhận thầu đã kỹ kết
% Phân loại chỉ phí xây lắp
“Cĩ nhiều cách phân loại chỉ phí như: Phân loại chỉ p
Phân loại chỉ phí theo lĩnh vực hoạt động kính doanh Phân loại chỉ phí theo cơng dụng kinh tẾ
Phân loại chỉ phí theo cách ứng xử của chỉ phí
theo yếu tổ chỉ phí
“Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lip phương pháp lập dự tốn nên phương pháp phân loại chỉ phi xây lắp phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo cơng dụng kinh tễ, bao gồm: rủ `3 Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
Gm tit oa các chỉ phí vỀ nguyên vật liệu rực tiếp dũng cho thỉ cơng
xây lắp như: vật liệu xây dựng (cát, đá, sỏi, sắt, thép, xi măng, ) vật liệu khác (bột màu, đinh, ), nhiên liệu
'% Chỉ phí nhân cơng trực tiếp
Bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cắp cĩ
chất lương và các chỉ
phí theo chế độ tỉnh cho một ngày cơng định mức liên quan trực tiếp đến thí
cơng xây lắp ở từng cơng trình, hạng mục cơng trình như: Tiền lương chính
các khoản phụ cấp theo lương, tiền lương phụ % Chi phi siedung may thi cong
Trang 32của máy mĩc thiết bị thỉ cơng ở từng cơng trình, hạng mục cơng trình như: “Tiền lương của cơng nhân điều khiển máy thi cơng, chỉ phí khẩu hao may thi cơng, chỉ phí cơng cụ dung cụ dùng cho máy thí cơng, chỉ phí sửa chữa, bảo,
trì máy thì cơng * Chỉ phí chung
Bao gồm tồn bộ chỉ phí trực tiếp khác, chỉ phí phục vụ, quản lý quá trình thí cơng được tính theo một tỷ lệtrên chỉ phí nhân cơng trực tiếp
1.23 Kiểm sốt chỉ phí xây lắp Sựy cân thiết phải
âm sốt chỉ phí xây lắp
Một yêu cầu quan trọng nhất của cơng tác quản lý doanh nghiệp là phải tiết kiệm chỉ phí vì chỉ phí cĩ quan hệ chặt chề đối với lợi nhuận Muốn tiết
kiệm được chỉ phí trước hết các nhà quản lý phải kiểm sốt được chỉ phí; trong, 446 vige kiém sốt chỉ phí xây lắp sẽ gĩp phần hạ thấp giá thành sản phẩm Bên canh đĩ, sản phẩm xây lắp là những cơng trình, vật kiến trúc cĩ quy mơ lớn, kết cấu phức tp, thời gian thí cơng dài, địa điểm thí cơng phân tần nếu kiếm sốt tốt chỉ phí sẽ chống được lãng phí cũng như đánh giá được tỉnh hình thực "hiện cơng tác dự tốn, tiền độ thỉ cơng và chất lượng cơng trình
Vi vay kiém sốt chỉ phí xây lắp thể hiện năng lực điều hành, quản lý
của ban lãnh đạo và cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành, tạo lợi
thể cạnh tranh; mặt khác cịn tao dựng uy tín cho cơng ty trước sự nhìn nhận
+ Kiém sốt chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
"Ngồi các mục tiêu tổng quát hàng đầu của kiểm sốt nội bộ là:
+ Bảo đâm độ tin cậy của các thơng tin
+ Bảo dam việc thực hiện các chế độ pháp lý
+ Bảo vệ tải sản
Trang 3326
Kiểm sốt chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp phải tuân theo một quá trình kiểm sốt cụ thể được thể hiện như sau
'VỀ mục tiêu: Chỉ phí nguyên vật
trình là cĩ thật, được phê chuẩn, phản ánh vào số sich diy đủ, chính xác, đánh giá đúng phủ hợp với chuẫn mực, chế độ kể tốn hiện hành
bu trực tiếp phát sinh cho từng cơng
“rên cơ sở các mục iêu đồ, các bude tgp theo của quá nh kiểm sốt
được thể hiện qua các thủ tục kiểm sốt như sau:
+ Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua vật tr, chức năng mua vật tr, bảo quản kho và kế tốn vật tư
đề
-+ Ban hành các chính sách mua vật tu: Bao gồm c
- Chính sách thu mưa vật tư: Đưa ra nguyên tắc xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hằng như:
* Dự trừ tối đa tong khả năng cho phép của vốn sẽ bảo đảm cho quá trình xây lấp lí tuo, duge sir dung trong điều kiện vật tư khan hiếm
* Dự trữ ở mức độ c
(EOQ), được áp dụng trong điều kiện nguồn cung cắp vật tư ơn định thiết dùng mơ hình số lượng đặt hàng tối ưu
~ Chính sich v chất lượng, iá cả vật tr: Nhằm xác định thứ tư ưu mua vật tư, cĩ sự kết hợp hợp lý v chất lượng và giá cả
~ Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: Do địa bàn thi cơng được xác định
theo từng cơng trình nên việc lưa chọn nhà cung cấp là ắt khĩ khăn song cũng phải sàng loc cẫn thân để chọn được nhà cung cấp với giá cả hạ nhất và chấ lượng cao nhất
“+ Thiết lập các thủ tục mua vật tư như: Mọi nghiệp vu mua vat tư đều
được xét duyệt của bộ phận mua hàng và phải lập Phiéu dé nghị mua vật tư
+ Thiết lập các thủ tục giao nhận vật tr: Nếu vật tư được nhập kho thì phải cĩ ban kiểm nhận để kiểm tra số lượng và chất lượng của vật tư trước sư
Trang 34chữ kỹ của các bên; nếu vật tư khơng qua kho thì phải cĩ hố don mua hàng và biên bản giao nhận hàng
+ Xây dựng định mức và hao hut vat tu: Tuỷ thuộc vào đặc tính của một số loại vật tư mà phải xây đựng định mức và tỷ lệ bao hụt cho vật tự
+ He thống kế ốn chỉ iết vật tư- Quy định các số sách chỉ iết mở ra cho từng loại vật tư, ghỉ chép cả về số lượng lẫn chất lượng Hệ thống bảo đảm, sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vật tr được chặt chế
+ Hệ thống kế tốn tổng hợp: Phải cĩ các số sách để theo dồi vật tư, phân loại vật tr theo chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành
+ Xây dựng quy trình luân chuyển chứng tr + Định kỳ phải cĩ sự kiểm tra, kiểm kế vật tư
‘Qua các thủ tục kiếm sốt được xây dựng doanh nghiệp tiền hành đo lường các kết quả, so sánh việc thực hiện với các mục tiêu từ đĩ phân tích "nguyên nhân, xác định hành động quản lý thích hợp
cơng trực tiếp
Việc kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực tiếp cũng phải thực hiện được các mục tiêu tổng quát Bên cạnh đĩ cịn phải xây dựng các mục tiêu sau:
CChỉ phí nhân cơng trụ tếp phải tuần thủ các chính sách, quy định về
c Kiểm sốt chỉ phím
quan lý tiền lương, các chỉ phí phát sinh vẺ tiền lương là cĩ thật, được ghỉ chép đầy đủ, chính xác
Được thực hiện thơng qua các thủ tục kiểm sốt sau
+ Xây dựng các chính sách và định mức về lao đơng tiễn lương: “Thường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh mức lương thích hợp, các
khoản tiền lương, tiền thưởng phải được phê duyệt bởi cấp cĩ thẳm quyền
“Thiết lập một chính sách tuyển dụng rõ rằng bằng văn bản và duy trì một hệ thống số nhân sự được cập nhật liên tục
Trang 3528
lao động, tính lương, ghi chép lương trả lương
+ Ghi số sách kế tốn về tiễn lương: Thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thơng các bảng tính lương, bảng tổng hợp chỉ phí én lương, Chứng từ gh số và số Cái
+ Trả lương: Việc phát lương cho nhân viên căn cứ vào bảng lương đã
được duyệt
“Thơng qua các th tục kiểm sốt đĩ, doanh nghiệp tiến hành đo lưỡng XẾt quả, so sánh với các mục tiêu, phân tích chênh lệch và xác định hình động quản lý thích hợp
.4 Kiểm sốt chỉ phí sử dụng máy thỉ cơng
“Tuân theo các mục tiêu tơng quát trên và thiết lập hệ thống mục tiêu
cu thể Những chỉ phí phát sinh là cĩ thật, được ghỉ chép đầy đũ chính xác thể hiện: + Tích biệt cing tc bao quản với cơng việc ghỉ chế; phân chia trích nhiệm đối ví h shi st các chức năng quản lý, vận hành máy, theo d tốn chỉ phí sử dụng máy
+ Phin loại máy th cơng, tổ chức theo dõi cho từng loại, xác định thời gian sử dụng để thuận lợi cho việc trích khẩu hao; phải cĩ bộ hỗ sơ riêng để theo đõi tồn diện máy thỉ cơng từ khi hình thành đến khi thanh lý hay nhượng bán
“+ Cĩ chế độ kiểm kê máy thì cơng, đánh giá tỉnh trang kỹ thuật để cĩ biện pháp diều chính cũng như cơng tác bảo tr, bảo dưỡng
“Qua những quy định và việc thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp phải đo lường kết quả, so sánh nĩ với mục tiêu, phân tích các chênh lệch từ đĩ cĩ "hành động thích hợp
¢ Kid sodt chi phi xin xudt chung
Trang 36mục tiêu cụ thé Những chỉ phí phát sinh phải được ghỉ chép kịp thời, các chỉ phí đĩ là cĩ thật, được phản ánh đúng đắn, chính xác
“Các thủ tục kiểm sốt nội bơ đối với chỉ phí sản xuất chung:
+ Tuân thủ các chuẳn mực và chế độ kế tốn hiện hành đối với chỉ phí sản xuất chung Chỉ phí sản xuất chung phải được tập hợp theo từng cơng trình hoặc đội th cơng, phải được tổ chức quản lý và theo đõi theo từng đối tượng cụ thể Chỉ phí sản xuất chung gồm các khoản chỉ phí như: Chỉ phí nhân viên phân
xưởng, chi phí vật liệu, dụng cụ, chỉ phí khấu hao tài sản cổ định và các chi phi
bằng tiễn khác Vì thể
lệ hạch tốn chỉ phí sản xuất chung phải trung thực, "khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu và cĩ thể so sánh được
+ Kiểm tra việc thực hiện các thủ tục quy định đối với việc quân lý và "hạch tốn chỉ phí sản xuất chung Phân chia các chức năng quản lý, ghỉ chép, theo dõi, kiểm tra đối với chỉ phí sản xuất chung
+ Quy định trình tự ghỉ số, quá trình luân chuyển chứng từ Khi phát sinh các khoản chỉ liên quan đến chỉ phí sản xuất chung thì kế tốn phải căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghỉ số kịp thời và việc theo dõi chỉ phí sản
xxuất chung để cĩ ch độ kiểm tra chéo lẫn nhau
¬+ Tuân hủ các chế độ về tiền lương và các khoản tích theo lương Đối
với doanh nghiệp xây lắp thì các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT,
BHITN, KPCD) được tập hợp và tính tốn ở chỉ phí sin xuất chung
+ Phải căn cit vio bảng trich khẩu hao TSC dé theo đõi nh hình
'TSCĐ dùng cho đội thi cơng từ đĩ cĩ cơng tác quản lý phù hợp
+ Cac khoản chỉ bằng tiền phải cĩ chứng từ đầy đủ và cĩ sự phê duyệt
của những người cĩ thẩm quyền
+ Đổi với cơng cụ dụng cụ xuất dùng cho thỉ cơng thì cần phải lưu ý
đến cơng cụ dụng cụ phân bổ nhiễu lần và phải cĩ chứng từ phân bổ cụ thể,
Trang 3730
Đối với chỉ phí sản xuất chung ở doanh nghiệp xây lắp thường quy định định mức, ví dụ: Chỉ phí sản xuất chung đối với xây lắp cơng trình dân dụng, là 58% chỉ phí nhân cơng trực tiếp; xây lắp cơng trình cơng nghiệp, trạm thuỷ điện nhỏ là 67% chỉ phí nhân cơng trực tiếp
“Từ những mục tiêu đến việc thực hiện cịn trải qua quá trình kiểm sốt là do lường kết quả, so sánh, phân tích nguyên nhân, xác định hành động thích hợp Vì
phí sản xuất chung cho từng cơng trình Dựa vào bảng tổng hợp chỉ phí và
Trang 38KET LUAN CHUONG 1
Việt Nam chính thức trở thành một thành viên trong tổ chức thương, mại thể giới (WTO) đã thúc đẩy
và chất lượng, tạo nhiều cơ hội cho các DN tiếp cận các cơng nghệ quản lý
le hoạt động kinh tế phát tiển cả về quy mơ
tiên tiến của thế giới cũng như rong vẫn đề lựa chọn ngành nghề và nhà đầu tư Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi thì các DN cũng gặp khơng it khĩ
khăn trong việc cạnh tranh v chất lượng và giá cả hảng hĩa giữa các DN
trong nước với nhau kể cả các DN ở nước ngồi Trước những thách thức và khĩ khăn đĩ đồi hỏi các doanh nghiệp phải đưa ra một chính sách quản lý linh "hoạt và sing tạo trong hoạt dơng sản xuất kinh doanh nhằm kiếm sốt CPSX
một cách hữu hiệu nhất đề ting ch
sức cạnh tranh trong tị trường nội địa và tị trường thể giới Đặc biệt đối với
các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vục xây lắp, chỉ phi sản xuất thường, lượng sản phẩm với giá thành hợp lý đủ
phát sinh lớn thì việc thực hiện kiểm sốt nội bộ chỉ phí là hết sức cắp bách và cẩn thiếc
“Chương này trình bảy những vấn để chung về kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp Trước hết tác giả trình bày những vấn để chung về kiểm sốt nội bộ, ccu thé tim hiểu khái niệm, mục tiêu, các bộ phận hợp thành hệ thống kiếm sốt nội bộ, quá trình kiểm sốt và những hạn chế vốn cĩ của hệ thống kiểm sốt nội bộ Tiếp đĩ, tác giả khái quát nội dung kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp và xác định vai tr kiểm sốt chỉ phí xây lắp trong DN
Phần nghiên cứu này sẽ là cơ sở lý luận cho việc phản ánh thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chỉ phí xây lắp tại Cơng ty cổ phần 504, từ đĩ tìm a giải pháp gĩp phần kiếm sốt ní
Trang 39
32
CHUONG 2
THỰC TRẠNG VỀ KIỀM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LÁP
TAL CONG TY CO PHAN 504 2.1, KHAI QUAT CHUNG VE CONG TY CO PHAN S04
2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của cơng ty cỗ phần $04 “504 là một tổ chức kinh tế cĩ tư cách pháp nhân, hạch
Cơng ty cổ p
tốn độc lập, cĩ mã số thuế, cĩ tài khoản riêng, cĩ con đấu riêng mang tên cơng ty cổ phần 504
~ Tên hợp pháp của Cơng ty bằng tiếng Việt : Cơng ty Cổ phần 504 -_ Tên đăng ký hợp pháp của Cơng ty bằng tiếng Anh: Joint Stocks ~_ Tên giao dịch của Cơng ty là: Jseo S04
~_ Trụ sở chính: $7 — Nguyễn Thị Định — TP Quy Nhơn - Tỉnh Bình Định -_ Điện thoại: 0563.646.017
-_ Fax: 056.3646.092
~ Email : CiencoS-S04@vnn.vn ~ _ Vốn điều lệ: 12.000.000.000 đồng
“Cơng ty cổ phần 504 được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 3503000061 ngày 12/05/2005 Giấy phép đăng ký kinh doanh được Cơng ty thay đổi lần 4 vào ngày 28/03/2008 Thơng qua quyết định số 225/QÐ — HĐQT Cơng ty cỗ phần 504 ngày 25/03/2008 bỗ nhiệm ơng Phạm Cơng “Chấn làm giám đốc Cơng ty
> Thời
fim thành lập và các mốc quan trong,
Là đơn vị ra đời sau ngày miễn nam hồn tồn giải phĩng Cơng ty Cổ phần 504 phải đương đầu với nhiều khĩ khăn về vốn, cơng ăn việc làm tốc độ phát triển trong sản xuất chậm nhưng cán bộ cơng nhân trong cơng ty vẫn
Trang 40
“Tiền thân của Cơng ty Cổ phần S04 là Cơng ty cơng trình 16 (cục quản lý đường bộ Việt Nam) thành lập sau ngày miễn nam hồn tồn giải phĩng,
Đến năm 1931 sáp nhập thêm Cơng ty cơng trình 14 (cục quản lý đường bộ), Cơng ty cơng trình 16 đổi tên thành Cơng ty dai tu cơng trình giao thơng 504 trực thuộc khu quản lý đường bộ 5
Đến năm 1983 đoạn quản lý đường bộ Nghĩa Bình nhập vào Cơng ty và được đổi tên là Xí nghiệp đường bộ 504
Đến thing 7 nim 1989 do điều kiện tách tỉnh và để phù hợp cho hoạt động trên địa bàn và nhằm cho cơ cầu được gọn nh, xí nghiệp đường bộ 504 .được chia thành bai bộ phân: Một bộ phân ở Quảng Ngãi, một bộ phân ở Bình Định Bộ phận ở Quảng Ngãi thành lập xí nghiệp đường bộ 509 và bộ phận ở Binh Dinh la xi nghigp quản lí đường bộ 504
“Căn cứ vào quyết định số 200/QĐ/TCCB-LLĐ ngày 13/05/1993 của Bộ trưởng Bộ giao thơng vận tải khu quản lí đường bộ 5 đã tách lực lượng dại tu,
xây dựng cơ bản, sửa chữa ra khỏi đơn vị thành lập Cơng ty cơng trình giao thơng 504 trực thuộc khu quản lí đường bộ 5
Đến tháng 12/1996 Bộ trưởng bộ giao thơng vận tải ra quyết định điều chuyển Cơng ty cơng trình giao thơng 504 sang trực thuộc Tổng cơng ty xây cdựng cơng trình giao thơng 5
Năm 2005 Cơng ty dã tiến hành Cỏ phẩn hĩa và đổi tên thảnh Cơng ty “Cổ phần 504 Cơng ty cĩ các đơn vị trực thuộc:
'% Cơng ty TNHH Vạn Mỹ * Cơng ty TNHH 4.2
'# Xí nghiệp thỉ cơng cơ giới 4.1 '% Trùng tâm thí nghiệm las-193