Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trung tâm kinh doanh VNPT Quảng Nam là hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán kế toán tại TTKD VNPT - Quảng Nam trong giai đoạn 2016 - 2020, đánh giá những ƣu điểm cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục.
Trang 1DAI HQC DA NANG
TRUONG DAI HOC H TẾ
DO TH] KIM NHUNG
CONG TAC KE TOAN TAI TRUNG TAM KINH DOANH VNPT QUANG NAM
2022 | PDF | 170 Pages buihuuhanh@gmail.com
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Trang 2ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRUONG DAI HOC H TẾ
ĐƠ THỊ KIM NHUNG
HỒN THIỆN TO CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH VNPT QUẢNG NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 834.03.01
Người hướng dẫn khoa học: GS.TS Trương Bá Thanh
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của
lêng cá nhân tôi
Kết quả nghiên cứu nảy chưa được công bố trong bat cứ công trình khoa học
nào Các thông tin trích dẫn trong luận văn nảy đều đã được trần trọng chỉ rõ
nguồn gốc Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật Người cam đoạn
Đỗ Thị Kim Nhung
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập và nghiên cứu tại Trường Đại học Kinh Tế Đà
Nẵng, dưới sự hướng dẫn tận tình của các thẩy cô giáo khoa Kế toán, em đã
tiếp thu được nhiều kiến thức bỏ ích về ngành mình học để vận dụng vào công
việc hiện tại nhằm nâng cao năng lực trình độ chuyên môn
Luận văn Thạc sỹ với đề tài "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
trung tâm kinh doanh ~ VNPT Quảng Nam” là kết quả của quá tình
nghiên cứu lý luận và thực tế
Em xin bày tô lòng cảm ơn sâu sắc đến GS.TS Truong Ba Thanh da
tận tinh hướng dẫn và giúp đỡ em thực hiện tốt luận văn này
Em vô cùng biết ơn các thầy cô trường Đại học Kinh Tế - Đại Học
Đà Nẵng đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong thời gian em học tập, nghiên cứu tại trường
Em xin chân thành cảm ơn khoa Kế Toán - Trường Đại học Kinh Tế đã
tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành luận văn
Cuối cũng, em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo Trung tâm, các
Phòng chức năng, tập thể Phòng Kế toán - Kế hoạch và bộ máy làm công tác
kế toán tại Trang tâm kinh doanh - VNPT Quảng Nam, VNPT Quảng Nam, gia định, bạn bè và đồng nghiệp đã hỖ trụ, chỉa sẻ và không ngừng động viên
em trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu
“Tác giả luận văn
Trang 5MỤCL LOLCAM DOAN i LOI CAM ON - - ii MỤC LỤC v
DANH MỤC NHỮNG TỪ VIỆT TẮT viii
DANH MUC BANG ix DANH MỤC SƠ ĐỎ x MO DAU 1 CHƯƠNG 1: LY LUAN VE TO CHUC CONG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIEP 8 1.1 Ý nghĩa, nguyên tắc, nhiệm vu của tổ chức công tác kế tốn trong doanh nghiệp §
1.1.1 Ý nghĩa của tổ chức cơng tác kế tốn 8 1.1.2 Nguyên tắc tổ chức cơng tác kể tốn 10
1.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức cơng tác kế tốn " 1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 12
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 12
1.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 18
1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 2B
1.2.4 Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống số kế toán 25
1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 27
1.2.6 Té chite kiểm tra va phân tích thơng tin kế tốn 30 1.2.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn 36
Kết luận chương 1 37
CHƯƠNG 2 : THỰC TRANG TO CHUC CONG TAC KẾ TOÁN TẠI
TRUNG TAM KINH DOANH VNPT QUANG NAM 38
Trang 62.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển Trung tâm Kinh
doanh VNPT ~ Quảng Nam 38
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tim kinh doanh VNPT - Quiing Nam 39 2.1.3 Chính sách kế toán tại Trung tâm Kinh doanh VNPT - Quảng Nam 4 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại TTKD Quảng Nam 42 2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 42
2.2.2 Tô chức hệ thông chứng từ kế toán 46 2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 49 2.2.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế ô kế 52
2.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán 55 2.2 6 Tổ chức kiểm tra và phân tích thơng tin kế tốn - 56
2.2.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tìn trong cơng tác kế tốn S8
3.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại TTKD Quảng Nam 59
2.3.1 Những kết quả đạt được s9
2.3.2 Một số mặt tồn tại, hạn chế 63
Két luan chong 2 69
CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN TƠ CHỨC CƠNG TÁC KE TỐN TAL
TRUNG TÂM KINH DOANH VNPT - QUANG NAM 70
3.1 Dinh hướng tổ chức SXKD của Tập doàn Bưu chính Viễn thông Việt
nam trong giai đoạn từ 2020-2030 T0
3.2 Yêu cầu cơ bản hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Kinh
doanh VNPT - Quảng Nam lì
Trang 73.3.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán
'hức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn 3.3.3 Hồn thiện hệ thống tài khoản kế toán
hệ thống số kế toán, báo cáo kế tốn
3.3.5 Hồn thiện tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
3.3.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán
Trang 8DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TÁT
TU VIET TAT VIET DAY DU
'VNPT Vinaphone “Tổng công ty dịch vụ Viễn thông Việt Nam
VNPT Tập đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt nam
TTKD Quang Nam ‘Trung tâm kinh doanh VNPT ~ Quảng Nam
SXKD San xuất kinh doanh
DN Doanh nghiệp
TCCTKT 'Tổ chức cơng tác kế tốn
TKKT Tai khoản kế toán
SKT Số kế toán
BCTC Báo cáo tài chính
CNTT Công nghệ thông tin
Trang 9DANH MỤC BẢNG
"Bảng 3.1: Bảng mô tả chỉ tắt bộ tư viện KPls của chức danh kể toán tổng hợp 6
Bảng 3.2: Diễn giải chỉ tiết lưu dé 80
Bang 3.3: Ma trận phân quyên, phân nhiệm RACI 8 Bảng 3.4: Chứng từ tổng hop doanh thư VT-CNTT phát sinh trên hệ thống điều
‘anh SXKD ciia đơn vị (BC29 86
Bang 3.5 Giao diện màn hình cập nhật doanh thụ trên hệ thẳng quản lý thông tin
tài chỉnh 86
Trang 10DANH MỤC SƠ ĐÒ
Sơ đô 1.1: Mô hình bộ máy kề toán tập trung 14 Sơ đô 1.2: Mơ hình bộ máy kế tốn phân tản 15
So dé 1.3: M6 hink bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tân 16
Sơ đô 2.1: Tổ chức bộ máy Trung tâm Kinh doanh VNPT - Quảng Nam 41 Sơ đỗ 2.2: Tổ chức bộ máy kề toán tại TTKD Quảng Nam 45
So dé 2.3: Trình tự ghỉ số kể toán theo hình thức ghỉ trên máy tính 53
So do 2.4: Trình tự ghỉ sô kế toán theo hình thức chứng từ ghỉ số 54
Trang 11MỞ ĐÀU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Tổng công ty dịch vụ Viễn thông (VNPT Vinaphone) là đơn vị thành viên của Tập đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt nam (VNPT) được thành lập ngày 1/6/2015 nhằm chuyên biệt hóa các chuỗi mắt xích trong hoạt động sản xuất kinh doanh để ngày cảng chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa và chuyên biệt hóa các khâu trong chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh của VNPT
Là một đơn vị trực thuộc VNPT Vinaphone, Trung tâm kinh doanh 'VNPT - Quảng Nam (TTKD Quảng Nam) có chức năng hoạt động sản xuất
kinh doanh, phục vụ và cung cấp các dịch vụ viễn thông — công nghệ thông
tin trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, có bộ máy quản lý, bộ máy điều hành và các
'bộ phận trực tiếp sản xuất Trong đó bộ máy làm công tác quản lý tài chính kế
toán (TCKT) được thành lập và tổ chức hoạt đông theo các quy định của pháp
luật hiện hành có kế toán trưởng và các kế toán viên thực hiện công tác quản
lý tài chính tại đơn vị
TTKD Quảng Nam là một trong những đơn vị có quy mô lớn của Tổng
công ty Dịch vụ Viễn thông, với doanh thu hàng năm trên 400 tỷ đồng, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước hàng năm từ 15 đến 20 tỷ đồng, có địa bản hoạt
động lớn trải dài trên toàn Tỉnh với 15 đơn vị trực thuộc Trung tâm có cơ cấu
tổ chức phức tạp, quy mô lớn, đòi hỏi công tác kế tốn khơng chỉ được tổ
chức trong phạm vi nhỏ hẹp mà phải tổ chức khoa học hợp lý trên toàn hệ
thống của Trung tâm nói riêng và của Tổng công ty nói chung Tuy nhiên
trong điều kiện hiện nay mô hình tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị cấp
đưới mà cụ thể tại các Trung tâm Kinh doanh trên địa bàn của Tổng công ty
dịch vụ Viễn thông vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau:
Trang 12xây dựng được bộ máy kế toán quản trị để quản trị và phân tích thông tin kinh tế Bên cạnh đó cơng tác kiểm sốt nội bộ còn phụ thuộc nhiều vào bộ máy là
công tác quản lý TCKT của Trung tâm mà chưa có nhiều sự phối hợp của các
bộ phận khác dẫn đến không mang tính khách quan
Hệ thống chứng từ, số sách phát sinh quá nhiều, ứng dụng công nghệ
thông tin (CNTT) va chứng từ điện tử vào công tác quản lý còn hạn chế dẫn
đến công tác lưu trữ và kiểm soát còn tồn tại nhiều bắt cập và tốn kém chỉ phí
lưu trữ
Hệ thống tài khoản kế tốn do Tổng cơng ty quản lý tập trung và khai bao, tại đơn vị không được phép mở tài khoản cấp thấp đẻ quản lý chỉ tiết tài sản - nguồn vốn của Trung tâm Việc tổng hợp, phân tích số liệu còn gặp
nhiều khó khăn
'Hệ thống số sách báo cáo còn chưa đáp ứng được việc tách bạch chỉ tiết số liệu báo cáo của các đơn vị cấp dưới tại các Trung tâm dẫn đến việc đánh giá thông tin quản lý tại từng đơn vị không thực sự hiệu quả và tốn kém nhân
lực, chỉ phí
“Từ những nhược điểm nói trên, có thể thấy rằng với địa bàn rộng lớn và
phức tạp như tại Quảng Nam, nếu không tổ chức cơng tác kế tốn khoa học sẽ
dẫn tới rất nhiều bắt cập trong tổ chức hoạt động và kiểm soát, từ đó dẫn đến
những rủi ro lớn ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình tài chính và hoạt động sản
xuất kinh doanh của Doanh nghiệp
“Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề trên, tác giả chọn để tài: “Hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm kinh doanh VNPT - Quảng
Nam” với mong muốn thông qua lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế
toán tại đơn vị để rút ra một số giải pháp nhằm góp phần củng có, cải cách, hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác kế toán tại đơn vị, đáp ứng yêu cầu ngày cảng cao của công tác quản lý
Trang 13srt] Tinh || ưng de áeche westn | PB Lm hậc hing đứng tn
1 | Hữu Đồng | 2012 | học công 6 lập khoản, số sách và báo cáo kế toán; các na
quá trình kế toán cơ bản; hệ thống kiểm soát
Gồm 5 yếu tố: con người, dữ liệu, thủ tục,
2 | Vũ Bá Anh | 2015 |DNSXKD | là có phần cứng, phần mềm là cà
Nguyễn T Gồm Š yếu tố: con người, công nghệ
3 Tha Nea [7217] BHXH | ong êm dữ liệu, sự trình, iil: soát Gỗm 5 yếu tố: con người, hệ thống
4 ‘Dang thi 3017 Dich vu Íchứng từ, tài khoản, số kế toán và báo
Thúy Hà Logistic Í cáo kế toán; các chu trình kế toán; cơ sở ha ting CNTT; kiểm soát nội bộ
Nguyễn Gồm 4 bộ phận HTTT KTQT: quy trình
s | Thành | up; DN viên thu thập - xử lý - cung cấp thơng tin; hệ Hương thong Íthống phương tiện hỗ trợ; bộ phận kế
toán; kiểm soát nội bộ đối với hệ thống
ôm 5 bộ phận: phân cứng và hệ thông,
6 | Lê Việt Hà | 2019 nd mig vin tn tein, , quy trình nghiệp vụ và chế độ kế 1 «
tốn, người sử dụng
Gồm 4 bộ phân HTTT KTQT: thông tin
1 | mtn) abn myn Anh khách sạn hệ thống; các công cụ kỹ thuật hỗ trợ hệ $ ee
Trang 142.2 Tổng quan các nghiên cứu TCCTKT tại Doanh nghiệp Viễn thơng Tác giả Hồng Văn Ninh (2010) về *Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ công tác quản lý trong các tập đoàn kinh tế Việt Nam” Tác giả
đã tiếp cận nội dung tổ chức TCCTKT theo cách tiếp cận quy trình, gồm 3 nội dung: tổ chức thu thập thông tin, tổ chức xử lý và sử dụng thông tin, tổ chức
phân tích và cung cấp thông tia Thông qua khảo sát thực trạng tổ chức TCCTKT tại các tập đoàn kinh tế lớn như Tập đoàn VNPT, Tập đoàn điện lực
Việt Nam (EVN), Tập đoàn Dầu khí quốc gia (PVN) dé đưa ra nhóm các
giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức TCCTKT trên các khía cạnh như hoàn
thiện tổ chức bộ máy kế toán; chuẩn hóa hệ thống chứng từ kế toán; bổ sung
thêm một số số kế toán chỉ tiết nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản
trị; xây dựng và hoàn thiện hệ thống báo cáo bộ phận Tuy nhiên, hạn chế
của nghiên cứu là tác giả tập trung vào tổ chức TCCTKT dưới góc độ của KTTC, chưa có sự quan tâm đến TCCTKT dưới góc độ KTQT Ngoài ra,
nghiên cứu chưa nhắn mạnh vai trò của CNTT và việc áp dụng các phần mềm
cquản lý để nâng cao hiệu quả TCCTKT [20]
Nguyễn Thành Hương (2017) “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
quản trị chỉ phí trong các doanh nghiệp viễn thông Việt Nam” đã hệ thống hóa lý luận và xác lập khung lý thuyết về nội dung tổ chức HTTT KTQT chỉ
phí trong DN với cách tiếp cận theo quá trình tạo lập thông tin, đã xác định nhu cầu thông tin về chỉ phí, thực trạng về mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin
KTQT chỉ phí của nhà quản trị Đồng thời, xác định các nhân tố và mức độ
anh hưởng đến tổ chức HTTT KTQT chi phí gồm: chất lượng dữ liệu đầu vào, nguồn nhân lực kế toán, tằm nhìn và cam kết của nhà quản trị Từ đó, có các tác động thích hợp để nâng cao hiệu quả tổ chức HTTT KTQT chi phi trong các DNVT Việt Nam, để xuất các giải pháp mang tính đồng bộ và khả 'thi để hoàn thiện tổ chức HTTT KTQT chỉ phí liên quan đến
thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin chỉ phí; tổ chức hệ thống
Trang 15tin KTQT chỉ phí Tuy nhiên, nghiên cứu chưa đi sâu làm rö ảnh hưởng của
hệ thống phần mềm quản lý đến tô chức HTTT KTQT chỉ phí trong các
DNVT [15]
'Vũ Thị Quỳnh Chỉ (2019) với đề tài “Nghiên
trong các DN kinh doanh dịch vụ viễn thông thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) Luận án nghiên cứu cả hai góc độ KTTC và KTQT
Kết quả nghiên cứu của luận án đã chỉ ra 07 nhân tổ có ảnh hưởng tích cực
cứu kế toán doanh thu
(cùng chiều) tới cơng tác kế tốn doanh thu tại các DN viễn thơng thuộc Tập
đồn VNPT và phân tích sự tác động của các yếu tố này, bao gồm: Hệ thống
pháp luật - thuế, đặc điểm DN, sự chuyên nghiệp, quy mô DN, trình độ
chuyên môn của kế toán, chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ, phương pháp kế toán [6]
Về các bài báo đăng trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo chuyên ngành liên quan đến tập đoàn BCVT VNPT, tác giả Vũ Thị Quỳnh Chỉ (2016), Nghiên
cứu các nhân tổ ảnh hưởng đến kế toán doanh thu tại các DN kinh doanh dịch vụ viễn thông - trường hợp Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) [6] Tác giả Trin Thi Dign (2015) “Thong tin Kinh tế phục vu cho việc ra quyết định tải chính của Tập đồn Viễn thơng VNPT” tạp chí nghiên cứu tài chính kế toán số 12 (149), trang 66-68 [9]
chung, gin đây những nghiên cứu về TCCTKT đang đựoc các tác
giả Việt Nam quan tâm hơn, nội dung nghiên cứu ngày càng hướng về những lĩnh vực cụ thể hơn, tính ứng dụng cho từng ngành ngày cảng cao hơn, chỉ tiết
hơn Tuy nhiên trên góc độ nghiên cứu hoàn thiện TCCTKT tại đơn vị cụ thể
ngành dọc kinh doanh dịch vụ viễn thông nghiên cứu cả về KTTC và KTQT và các yếu tô cấu thành, ảnh thì chưa có tác giả nảo đi sâu nghiên cứu Đây còn là một khoảng trống và cần tiếp tục nghiên cứu nhằm bổ sung thêm vào
Trang 163 Myc dich nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh
nghiệp,
~ Nghiên cứu thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn kế toán tại TTKD 'VNPT - Quảng Nam trong giai đoạn 2016 - 2011, đánh giá những ưu điểm cần
phát huy và những hạn chế cần khắc phục
~ Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
TTKD Quảng Nam phù hợp với mô hình, tổ chức hoạt động SXKD của 'VNPT, VNPT Vinaphone trong thời gian tới
4, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu
Tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Kinh doanh VNPT - Quảng, Nam
4.2 Phạm vì nghiên cứu
~ Phạm vi không gian: Nghiên cứu tổ chức cơng tắc kế tốn tại TTKD ~ 'Quảng Nam, đơn vị trực thuộc Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông
~ Phạm vi thời gian: Nội dung nghiên cứu là các vấn đẻ về tổ chức cơng
tác kế tốn tại TTKD - Quảng Nam trong giai đoạn từ năm 2016 ~ 2021
~ Phạm vi nội dung: Tập trung vào các vấn để về tổ chức cơng tác kế tốn bao gồm tổ chức bộ máy, tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống số sách và hệ thống báo cáo tài chính tại TTKD - Quang
Nam
5 Dự kiến kết quả đạt được của đề tài
- Đánh giá nhìn nhận những tồn tại trong mô hình tổ chức bộ máy, công tác tổ chức hạch toán kế toán hiện nay tại Trung tâm kinh doanh VNPT
~ Quảng Nam và giải quyết những tổn tại đó
~ Đưa ra được giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung
Trang 17~ Hồn thiện cơng tác tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo kế
toán, tổ chức kiểm tra và phân tích thông tỉn kế tốn, tổ chức cơng tác quản trị
và kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp với bộ máy nhân sự hiện có
6 Phương pháp nghiên cứu
~ Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến tổ chức công tác kể toán trong doanh nghiệp
~ Phương pháp thu thập tải liệu
+ Thu thập tài liệu là các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, các
văn bản quy định hướng dẫn tổ chức hoạt động của các đơn vị trực thu
hình tổ chức bộ máy và hướng dẫn trong công tác quản lý nói chung và hướng
dẫn tổ chức bộ máy và tổ chức hoạt động quản lý TCKT tại Tập đồn/ Tổng
cơng ty nói riêng
+ Sách, các website, các báo cáo phân tích
+ Các báo cáo tài chính đã được kiểm toán của kiểm toán độc lập
+ Báo cáo kết quả hoạt động SXKD
~ Phương pháp tổng hợp và phân tích số liệu
“Tổng hợp các dữ liệu đã thu thập được giúp tác giả đưa ra các đánh giá
về thực trạng tổ chức bộ máy quản lý và tô chức cơng tác kế tốn trong Tập
đồn/Tổng cơng ty và tại Trung tâm Kinh doanh VNPT - Quảng Nam Kết quả đánh giá được thực hiện dựa trên thông tin thu thập đã được sắp xếp, phân loại
1 Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn gồm 3 chương chính:
Chuong 1: Ly luận về tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Kinh
doanh VNPT - Quảng Nam
Trang 18CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VÈ TÔ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Ý nghĩa, nguyên tắc, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong
doanh nghiệp
LLL
nghĩa của tổ chức cơng tác kế tốn
“Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các chủ doanh nghiệp, nhà quản
lý luôn phải tìm ra giải pháp nhằm tối ưu hóa lợi nhuận Hệ thống thông tin sử dụng cho việc đưa ra các quyết định quản lý được thu thập từ nhiều nguồn
khác nhau, tuy nhiên thông tin kể tốn ln đóng một vai trò vô cùng quan
trọng và không thể thiếu Thơng tin kế tốn phản ánh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện và có hệ thống đối với toàn bộ hoạt động,
sức khỏe của một doanh nghiệp (DN) Vì vậy tổ chức công tác kế toán
(TCCTKT) tốt là nền tảng cơ bản để có thông tin chính xác, chất lượng phục vụ cho nhu cầu của quản lý
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 [6], kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tải
chính dưới hình thức gị n vật và thời gian lao động Kế toán còn là
tr,
khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong DN, nhằm kiểm tra, giám
sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của DN
TCCTKT trong doanh nghiệp có thể hiểu là việc tổ chức thực hiện ghỉ chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế - tổ chức phát sinh theo
những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán,
phù hợp với chính sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của DN dé phát huy chức năng, vai trò quan trọng của
kế toán trong quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế [2, tr.17] Luật Kế toán số
Trang 19Thứ nhát, tô chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp
xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng,
'từ trong phòng kế toán của DN
Thứ hai, tỗ chức vận dụng chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằng chứng, pháp lý:
và là thông tin vô cùng quan trọng trong công tắc kế toán của DN
Thứ ba, tô chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán (TKKT) là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kể toán riêng biệt Một DN bình thường sử dụng rất nhiều TKKT khác
nhau, tạo nên một hệ thống TKKT
Thứ tư, tô chức hệ thơng số kế tốn: Số kế toán (SKT) là khâu trung
tâm của toàn bộ cơng tác kế tốn, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc
ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống phục vụ cơng tác
tính tốn, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế thể hiện toàn bộ quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của DN và phản ánh lên các báo cáo kế toán
Thứ năm, tỗ chức lập và phân tích báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo
tài chính (BCTC) là bộ phận cấu thành trong hệ thống chế độ kế toán DN Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp, thời gian lập và gửi đối với các báo cáo kế toán định kỳ
Thứ sáu, tổ chức công tác kế toán: TCCTKT là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý ở DN Chất lượng của công tác kế toán
phụ thuộc trực tiếp vào khả năng, trình độ thành thạo, đạo đức nghề nghiệp, sự phân công, phân nhiệm hợp lý các thành viên trong bộ máy kế toán
Thứ bảy, tỗ chức trang bi, ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong
Trang 20Như vậy, tô chức có thể hiểu là việc sắp xếp các bộ phận trong một hệ
thống để đạt được các mục tiêu của hệ thống Nói cách khác tổ chức là việc
thiết lập các yếu tổ trong một hệ thống, mối quan hệ và sự hợp tác giữa các hệ thống nhằm phát huy tối đa các chức năng trong mối quan hệ tương hỗ TCCTKT chính là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng kế toán, phương pháp kế toán và bộ máy kế tốn Thơng qua đó phát huy tốt nhất các tác dụng của kế toán trong hoạt động của doanh nghiệp
Tom lai, TCCTKT tai don vị kế toán một mặt phải giải quyết được việc tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc
toán và các
phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán, mặt khác phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý nhằm tạo được sự
liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán đảm nhiệm và thực
hiện tốt cơng tác kế tốn trong đơn vị Điều này khẳng định rõ TCCTKT là
một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động c
DN và có ý nghĩa trên các khía cạnh sau:
Thứ nhắt, TCCTKT sẽ cung cấp thông tin kế toán một cách trung thực,
kịp thời phục vụ cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh, hạn chế bớt rủi
ro, đồng thời giúp cho DN thực hiện đúng các quy định của pháp luật trong, công tác quản lý TCKT
Thứ hai, tỗ chức tốt sẽ giúp DN quản lý chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của DN đúng mục đích, xác
định rõ lợi ích và nghĩa vụ của DN
Thứ ba, tỗ chức tốt sẽ giúp nâng cao hiệu quả bộ máy kế tốn, cơng tác quan lý, tăng năng suất lao động, tiết kiệm chỉ phí và giảm thiểu sự chồng chéo
1.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Theo giáo trình TCCTKT trong DN của Học viện Tải chính [19, trl1],
TCCTKT trong DN can phai dim bảo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc I: TCCTKT phải tuân thủ pháp luật, qui định của Nhà
nước về tài chính kế toán TCCTKT chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi các chính
Trang 21sách kinh té, tài chính, kế toán với tư cách là nền tảng pháp lý quan trọng để
đảm bảo tính hợp pháp của thơng tin kế tốn Việc ban hành chế độ, thể lệ kế
toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế tốn trong tồn bộ nền kinh tế quốc dân Vì vậy TCCTKT phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống TKKT doanh nghiệp, hệ thống BCTC mà nhà
nước qui định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quan lý
kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ
"Nguyên tắc 2: TCCTKT phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất,
kính doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp Mỗi DN có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau Vì vậy, không
thể có một mô hình cơng tác kế tốn tối ưu cho tắt cả các DN, nên đề tổ chức
tốt cơng tác kế tốn trong DN thì việc TCCTKT phải căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô
và địa bàn hoạt động của DN để cụ thể hóa
Nguyên tắc 3: TCCTKT phải đảm bảo ngu) tắc tiết kiệm và hiệu quả
Tiết kiệm, biệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và TCCTKT nói riêng Đồng thời nguyên tắc này cũng phải đảm bảo tính khoa
học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao
chất lượng cơng tác kế tốn, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường
chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nguyên tắc 4: TCCTKT phải đảm bảo thẳng nhất giữa kế toản và quản tý Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và
kiểm tra hoạt động tai chính của DN Vì vậy trong hoạt đông quản lý chung
cia DN va quan ly tai chính kế toán nói riêng phải có sự thống nhất chung vẻ các chỉ tiêu, mục tiêu và kết quả
1.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
'Để thực hiện tốt TCCTKT trong DN cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý dé thực hiện toàn bộ cơng việc kế tốn phù hợp với DN, phân định trách nhiệm rõ rằng của từng cá
Trang 22nhân, từng khâu quy toán cua DN
nghiệp vụ, từng đơn vi trong tổng thể công tác kế
~ Tổ chức vận dụng phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán, chế độ kế toán và hệ thống TKKT phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý, đảm bảo chất lượng của thơng tin kể tốn
~ Sử dụng phương tiện, kỹ thuật tính tốn, thơng tin hiện đại vào công
tác kế toán của DN
~ Xây dựng, tổ chức mối quan hệ giữa bộ máy kể toán với các bộ phận
quản lý khác trong DN về các công việc, các khâu, các công đoạn có liên
quan đến công tác kế toán của DN
~ Tổ chức hướng dẫn công tác chấp hành chế độ kế toán, tổ chức bộ
máy thực hiện kiểm tra công tác kế toán trong nội bộ DN
~ Tổ chức phân tích, đánh giá thông tỉn, cung cấp kịp thời cho các nhà quản trị thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị, các bảng báo cáo phân
tích tình hình tài chính DN
1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, các DN phải tổ chức bộ máy kế
toán (BMKT) trong DN là tổ chức các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các
phương tiện kỹ thuật được trang bị để thực hiện tồn bộ cơng tác kế toán từ
khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp
những thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý Vì vậy, việc
tổ chức cơ cấu BMKT sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cắp thơng tin kế tốn một cách kịp thời, chính
xác, trung thực, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin Để
đảm bảo được những yêu cẩu trên, việc tổ chức BMKT của DN cần phải dựa vào các căn cứ sau:
- Lĩnh vực SXKD của DN;
~ Đặc điểm tổ chức và quy trình hoạt động SXKD của DN;
Trang 23~ Quy mô và phạm vi địa bản hoạt động SXKD của DN; ~ Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ DN;
~ Khối lượng, tính chất, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ tài chính; ~ Biên chế BMKT và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ; ~ Trình độ trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật
Ngoài ra, DN còn phải xác định đơn vị kế toán chính (phòng kế toán trung tâm), các đơn vị kế toán hạch toán độc lập, các đơn vị hạch toán báo số và quy định, cơ chế làm việc, chế độ báo cáo, thông tin giữa các đơn vị kế toán với kế toán đơn vị chính Tổ chức BMKT doanh nghiệp cần thực hiện
theo các nguyên tắc sau:
~ Đảm bảo phủ hợp với quy định pháp lý về kế toán của Nhà nướ
- Bim bao sự chỉ đạo toàn diện, tập trung, thống nhất cơng tác kế tốn,
thống kê thông tin kinh tế trong DN của kế toán trưởng;
- Phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực,
~ Phải phù hợp với tổ chức SXKD và yêu cầu quản lý của DN;
~ Tạo điều kiện cơ giới hóa cơng tác kế tốn
“Theo giáo trình Kế toán Tài chính [2, tr18], nội dung của tổ chức BMKT
trong DN hiện nay bao gồm những công việc chính sau:
Lựa chọn mô hình tỗ chức bộ máy kế toán: Hiện nay trong doanh nghiệp, BMKT có thể được tổ chức theo một trong các mô hình:
~ Mô hình tổ chức BMKT tập trung; ~ Mô hình tổ chức BMKT phân tán;
~Mô hình tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán
Theo mô hình tỗ chức B.MẤT tập trung, DN có phòng kế toán được tô chức theo các bộ phận kế toán, mỗi bộ phận thực hiện các phần hành kể toán
cụ thể
riêng mà chỉ bồ trí nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiêm DN có đơn vị phụ thuộc thì các đơn vị này không tổ chức kế toán
tra, phân loại và định kỳ chuyển chứng từ kế toán (CTKT) cùng các báo cáo
nghiệp vụ về phòng kế toán trung tâm để xử lý và tổng hợp thông tin, trường
Trang 24hợp này các đơn vị phụ thuộc được gọi là đơn vị báo sổ Lfu điểm của mô
hình này là đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán,
thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát, xử lý và cung cấp thông tin một cách
kịp thời Tuy nhiên mô hình này không phủ hợp với DN có địa bàn hoạt động,
rộng, nếu áp dụng sẽ tạo nhược điểm rất lớn trong công tác kiểm tra, kiểm
soát của người quản lý Vì vậy mô hình này chủ yếu được áp dụng cho các DN có quy mô nhỏ hoặc vừa, tổ chức hoạt đông tập trung trên cùng địa bản hoặc ở những DN có quy mô lớn, dia bin hoạt động phân tán nhưng dược trang bị phương tiện kỹ thuật ghỉ chép, tính toán hiện dại Mô hình bộ máy kế toán tập trung được khái quát theo sơ KẾ TOÁN TRƯỜI Bộ Bộ phân || Í Bộ phận Bộ Bộ
phân kếboán | | CPSX- kếtoán | | kếtoán vốn kếtoản | | phận Tscp, | | kế toán phận
¬ giá bing NVL | | doanh động, thành tiền và thu tiên SP thanh "Nhân viên nghiệp vụ ở các đơn vị trực Sơ đà 1.1: Mô hình bộ máy kế toán tập trung [2]
.Mô hình tổ chức BMKT phân tán là mô hình mà DN tổ chức một phòng kế toán trung tâm và các phòng kế toán ở các đơn vị phụ thuộc Phòng kế toán
hành kể toán phát sinh tại DN, đồng thời hướng, cdẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo
trung tâm thực hiện các phầ
cáo kế toán do các đơn vị phụ thuộc gửi đến và tổng hợp lập BCTC toàn DN Các đơn vị phụ thuộc có tổ chức BMKT riêng, thực hiện toàn bộ cơng tác kế
tốn tại đơn vị mình, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp chung toàn DN Với ưu điểm lớn là công tác kế toán gắn liền với hoạt động SXKD của đơn vị phụ thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra trực tiếp các hoạt
động kinh tế, tải chính Mô hình này phủ hợp với các DN có quy mô vừa hoặc
Trang 25lớn Tuy nhiên mô hình cũng có nhược điểm là BMKT đòi hỏi số lượng cán bộ
kế toán lớn, cơng việc kế tốn được thực hiện tại nhiều địa phương khác nhau sẽ
hạn chế sự kiểm tra, chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động của DN Mô hình bộ máy kế toán phân tán được khái quát tại sơ đồ 1.2 dưới đây: KẾ TOÁN TRƯỜNG Bộ phận | [ Bộphankế | |[_ Bộ phân Bộ phận KT oat | | tốmtơng | || kiếm tra kế động cị hợp toán DN chính Phòng KT đơn vị phụ thuộc: CT 'Bộ phận Bộ phận Bộ phận kế Bộ phận
kếmẩn || kếmán || tánehi || kếtốn TSCD, | | tođơng, || ph~gá || tina NVU | [ dênlương ||[ thành | [ ham oán
Sơ đồ 1.2: Mô hình bộ máy kế toán phân tán [2]
.Mô hình tổ chức BMKT vừa tập trung vừu phân tắn là sự kết hop bai mô hình trên Đặc điểm của mô hình này là DN có một số bộ phận phân cấp
và một số bộ phận không phân cấp hay phân cấp đến một mức độ nhất định Theo đó, DN tổ chức một phòng kế toán trung tâm; đối với các đơn vị phụ
thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tải chính nội bộ ở mức độ cao thì tổ chức BMKT riêng, thực hiện tồn bộ cơng việc kế toán
phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập các báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán
trung tâm; còn đối với các đơn vị phụ thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ quản
lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì
không tổ chức BMKT riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển CTKT vẻ phòng kế toán trung tâm Với sự
Trang 26kết hợp hai mô hình tập trung và phân tán, mô hình này tạo điều kiện cho kế toán gắn liền với hoạt động của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt
động phục vụ quản lý có hiệu quả trong DN Tuy vậy BMKT theo mô hình
vừa tập trung vừa phân tán còn khá công kènh, vì vậy thích hợp với các DN
có quy mô lớn, hoạt động trên dia bàn vừa tập trung vừa phân tán Mô hình này được khái quát qua sơ đồ 1.3 đưới đây: KẾ TOÁN TRƯỜNG Bộphên | [ Bphanki | | [ Bôphậnkế | [ Bạphản xétoan | | tốntơng | | | tántềnvà | | kếtoán Văn tap thành tổng hợp,
phòng trúng âm toần kiến tra
Kế toán các đơn vi phụ thuộc có chứ kế oán tiếng thuộc khơng có tổ chức kế tốnriểng Nhân viên hạch toán các đơn vị phụ
Sơ đã 1.3: Mô hình bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán [2]
Xây dựng đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán: Xây dựng đội ngũ nhân sự cho BMKT chính là xác định biên chế trong BMKT của đơn vị; đồng
thời phân công các bộ phận kế toán trong phòng kế tốn và phân cơng nhiệm
vụ của từng cán bộ, nhân viên kế toán Đội ngũ nhân sự trong BMKT bao
gồm kế toán trưởng và các nhân viên kể toán Kế toán trưởng là người đứng đầu BMKT - có đủ tiêu chuẩn và điều kiện về mặt đạo đức và chuyên môn
nghiệp vụ, chịu sự chỉ đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, thực
hiện giám sát tài chính, tổ chức thực hiện toàn bộ cơng việc kế tốn trong DN Nhân viên kế toán là các cán bộ kế toán chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng,
chịu trách nhiệm vé các nội dung công việc cụ thể liên quan dén phan hành kế
tốn được phân cơng như cập nhật CTKT, ghỉ chép tổng hợp và chỉ tiết vào
các SKT đồng thời lập các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trưởng
ˆ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kề tốn: Cơng tác quản
Trang 27lý kế toán có được nhanh chóng, kịp thời hay không phụ thuộc rất nhiều vào
các công cụ, phương tiện phục vụ cho việc xử lý số liệu, tổng hợp số liệu của
DN Việc trang bị hệ thống CNTT hiện đại, các phần hành kể toán sẽ giúp ích rất nhiều cho DN trong công tác quản lý kế toán nói riêng và hoạt động SXKD của DN nói chung Trong xu thế tắt yếu hiện nay của Việt nam và thế giới, công tác ứng dung CNTT trong quan lý kế toán ngày càng phát triển và có nhiều tiến bộ để áp dụng vào hoạt động quản lý Việc DN ứng dụng CNTT
là xu thể tất yếu Ứng dụng CNTT giúp cho DN thu được những lợi ích:
- Công tác thu thập, xử lý thông tin được nhanh chóng, kịp thời;
~ Công tác lưu trữ, bảo quản số liệu đảm bảo tính bảo mật cao, an toàn
và tiết kiệm chỉ phí lưu trữ, chỉ phí kinh doanh;
~ Công tác phân tích hoạt động kinh tế của DN được tổ chức tốt hơn, số
liệu được tổng hợp nhanh chóng, tin cậy; ~ Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý
* Tầ chức công tác KTTC và KTQT: Trong quá trình TCCTKT ở các DN,
việc tổ chức BMKT thường được thực hiện theo một trong các mô hình sau: ~ Mô hình tách biệt giữa KTTC và KTQT: Là việc tổ chức công việc
KTTC và KTQT riêng rẽ cả về mặt nhân sự và nghiệp vụ kế toán Khi tổ chức
theo mô hình này, KTQT trở thành một bộ phận riêng nên sẽ chuyên môn hóa sâu hơn, do vậy hiệu quả cung cắp thông tin cao Tuy nhiên để thực hiện được
điều này đòi hỏi DN phải có sự dồi dào về nguồn nhân lực chuyên môn kế toán và tốn kém về chỉ phí
~ Mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT: Là việc kết hợp bộ phận KTTC và KTQT trong hệ thống kế toán của toàn DN Với ưu điểm lớn về mặt nhân sự khi có thể sử dụng chung cán bộ kế toán từng phần hành nên có thể tiết
kiệm được chí phí cho tổ chức BMKT, tuy nhiên bộ phận KTQT không được
chuyên môn hóa sâu dẫn đến hiệu quả cung cắp thông tin không cao như mô
hình tách biệt
Trang 28~ Mô hình hỗn hợp: Là mô hình kết hợp hình thức tách biệt và kết hợp
trên Đối với các phần hành kế toán mà hai bộ phận này có liên quan với nhau
về nội dung thì áp dụng mô hình kết hợp, còn với các phần hành kế toán mà hai bộ phận này có sự khác biệt hoặc những phần hành kế toán có đặc thù riêng thì được tổ chức theo mô hình tách biệt Áp dụng mô hình hỗn hợp sẽ
vận dụng được cả hai mô hình tách biệt và kết hợp một cách linh hoạt, nhưng
đồi hỏi nhân sự về kế toán nhất là kế toán trưởng phải có trình độ cao, việc phân công, phân nhiệm phải phù hợp và kết hợp hài hòa các bộ phận kế toán 1.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
CTKT là những giấy tờ và vật mang tin phan ánh nghiệp vụ kinh tế, tải chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi SKT CTKT vừa là phương tiện thong tin, vừa là phương tiện để chứng minh bằng văn bản tính hợp pháp
của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành Tổ chức
CTKT có thể được hiểu là tổ chức công tác hạch toán ban đầu các đối tượng
kế toán nhằm thực hiện chức năng thông tin, kiểm tra của kế toán và của các chủ thể quản lý DN, Đây thực chất là việc thiết kế và thực hiện khối lượng
công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống văn bản chứng từ và quy trình luân
chuyển chứng từ cho mỗi đối tượng hạch toán và mỗi loại nghiệp vụ phát sinh
cấu thành đối tượng hạch toán Như vậy tổ chức CTKT có ý nghĩa lớn với
TCCTKT trong các mặt sau
~ Về mặt pháp lý: Tổ chức tốt CTKT là đảm bảo, nâng cao tính pháp lý: của thông tin kế toán từ giai đoạn ban đầu của công tác kế toán trong DN;
~ Về mặt quản lý: Tổ chức tốt các CTKT chính là tạo lập hệ thống thông
tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý trong DN;
~ Về mặt kế toán: Tổ chức tốt CTKT giúp các thông tin được ghi chép
trong SKT có những minh chứng rõ rằng, hợp lệ và có giá trị, đồng thời tạo điều
mn dé ma héa théng tin va 4p dụng CNTT vào cơng tác kế tốn
Để tổ chức chứng từ kế toán, DN cần dựa trên những nguyên tắc sau:
Trang 29- Phải căn cứ vào quy mô SXKD, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của DN để xác định số lượng, chủng loại CTKT và trình tự luân chuyển chứng từ phủ hợp;
~ Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sân và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa
các bộ phân có liên quan trong DN;
~ Phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ để xây
đựng quy trình luân chuyển chứng từ phủ hợp với từng loại;
~ Phải căn cứ vào chế độ Nhà nước để tăng cường tính pháp lý của
'CTKT và bảo đảm cho chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc ghỉ
SKT, cung cắp thông tin cho công tác quan ly trong DN 1.2.2.1 Về công tác kế toán tài chính
* Xác định danh mục chứng từ kể toán
Xác định danh mục CTKT sử dụng trong DN là khâu đầu tiên nhằm phục vụ cho việc thu nhận thông tin một cách đầy đủ, trung thực và kịp thời
về các nghiệp vụ kinh tế tài chính Đối tượng của kế toán trong DN vận động
thường xuyên, liên tục và rất đa dạng, mỗi sự vận động đó đều được phản ánh
vào CTKT Danh mục CTKT là một bảng liệt kê và phân loại các CTKT theo tên, số hiệu và tính chất của chứng từ, Xác định danh mục CTKT là việc xây
dựng các chứng từ theo cách phân loại chứng từ, xác định các yếu tố thông tin cho mỗi loại và chọn hình thức kết cấu của mỗi loại chứng từ
* Tổ chức hạch toán ban đầu: Đề thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong DN, cần phải tổ chức việc hạch toán ban đầu Quy trình kế toán bao gồm tổ chức lập CTKT, tổ chức kiểm tra, phân loại, ting hop
và lập định khoản kế toán
Nội dung của tổ chức lập CTKT trong DN bao gồm:
- Sử dụng các chứng tir ban đầu phủ hợp với nghiệp vụ phát sinh của từng đối tượng kế toán và yêu cầu quan ly tai DN;
~ Xác định địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để lập chứng từ;
Trang 30~ Lựa chọn các phương tiện kỹ thuật để lập CTKT,
~ Xác định những người liên quan đến việc lập chứng từ, kiểm tra và
'thực hiện nghiệp vụ kinh tế
Tổ chức kiểm tra, phân loại, tổng hợp định khoản kế toán: Kiểm
tra CTKT là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghỉ trên CTKT CTKT là cơ sở số liệu dé ghi SKT, thông tin trên CTKT có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng thông tin trên các báo cáo kế toán Do vậy trước khi được sử dụng để ghi sổ, các thông tin này cần phải được kiểm tra nhằm đảm bảo đẩy đủ các yêu cầu đối với CTKT, bảo vệ lợi ích và tài san cua DN
Trong mọi trường hợp, việc kiểm tra CTKT phải được quy định rõ rằng, chất chẽ về nội dung, trách nhiệm và cách thức kiểm tra Như vậy nội dung của sm tra CTKT bao gồm: ~ Kiểm tra tính rõ rang, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên CTKT Đối với việc \c chứng từ thủ tục nghiệp vụ kế toán, chứng từ nghiệp vụ
tổng hợp phải kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo;
~ Kiểm tra tinh hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của CTKT,
~ Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý nội bộ của những người lập,
kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế trong DN,
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Trong tổ chức CTKT, tổ chức và xây dựng chương trình luân chuyển CTKT có ý nghĩa rất quan trọng vì qua đó xác định được mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy CTKT; xác định được rõ trách nhiệm vật chất của những người tham gia 'thực hiện, luân chuyển, xác minh nghiệp vụ kinh tế; góp phần tổ chức tốt hệ
thống thông tin nội bộ, tránh trùng lặp, tỉ
sót giữa các bộ phận, tăng tính
chính xác, kịp thời của thông tin kế toán đồng thời tránh gian lận, mắt mát chứng từ Trong DN, kế toán trưởng hoặc phụ trách kể toán cần quy định rõ trình tự luân chuyển của chứng từ theo các nội dung cụ thể là: quy định người
lập và kiểm tra chứng từ; thời hạn chuyển giao chứng từ, nơi nhận và sử dụng
Trang 31
chứng từ; thời gian ghi SKT và bộ phân lưu trừ chứng từ Để xây dựng kế hoạch và quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý trong DN, theo tác giả cần
dura vào một số căn cứ sau
~ Vào quy mô hoạt động, đặc điểm tô chức quản lý và SXKD của DN; ~ Vào tình hình thực tế về tổ chức BMKT, mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy và tổ chức hệ thống thông trong DN;
- Vào đặc điểm của từng loại CTKT và các loại nghiệp vụ kinh tế mà 'CTKT phản ánh
* Tổ chức quản lý, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
'CTKT phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ Nếu chứng từ kế toán bị mắt hoặc bị hủy hoại thì phải có
biên bản kèm theo bản sao chụp tải liệu hoặc bản xác nhận Chứng từ kế toán
phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán
năm hoặc kết thúc công vi
lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định Chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan
Nhà nước có thắm quyển thì được phép tiêu hủy theo quyết định của thủ
c kế toán Thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời han
trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền Tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị
kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy chứng từ kế toán cho phù hợp như đốt
cháy, cắt, xế nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã
tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó 1.2.2.2 Về công tác kế toán quản trị
Từ chức năng phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, CTKT chính là
tải liệu phản ánh thông tin ban đầu về các hoạt động của DN cho công tác kế tốn Hệ thống thơng tin
ï với công tác KTQT bao gồm thông tin quá khứ
và thông tin tương lai Dựa vào hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn sử dụng trong KTTC để thu thập hệ thống các thông tin quá khứ chỉ tiết theo yêu cầu của KTQT Lúc này, hệ thống thông tin dành cho KTTC
và KTQT được sử dụng chung từ một hệ thống CTKT Ngoài hệ thống chứng
Trang 32từ dùng trong công tác KTTC, doanh nghiệp cần thiết phải thiết lập một hệ
thống chứng từ riêng phục vụ cho các thông tin của KTQT mà chưa thể hiện
được trong các chứng từ dùng trong công tác KTTC Chứng từ dành cho
KTQT được thiết kế hết sức linh hoạt theo yêu cầu quản lý của bản thân DN
Đối với các chứng từ và tài liệu KTỌT, đặc biệt là các báo cáo KTQT mang
tính quản trỉ nội bộ phân tích kết quả kinh doanh chiến luợc kinh doanh việc lưu trữ và hủy được thực hiện theo quyết định của giám đốc DN trên cơ sở vận dụng các quy định của pháp luật vẻ lưu trữ tài liệu kế toán
Khi ứng dụng CNTT vào tổ chức hệ thống CTKT, cần đảm bảo nguyên tắc ghi nhận thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tải chính phát sinh ở DN Do đó phải giải quyết tốt mối quan hệ giữa ghi nhận thông tin theo trình tự
thời gian với phân loại và ghi nhận thông tin theo hệ thống các nghiệp vụ kinh
tế, tai chính phái sinh ở DN
CTKT nhất thiết phải được mã hóa theo loại, tên gọi chứng từ và được tổ
chức theo các tập tin Việc mã hóa chứng từ phải đảm bảo yêu cầu đơn giản,
cđễ kiểm ra, đối chiếu, dễ tổng hợp và bảo mật dữ liệu, Những thông tin được
tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài
chính được gọi là chúng từ điện tử Chứng từ điện tử được coi là CTKT khi
có đầy đủ các nội dung được quy định đối với CTKT bằng giấy và được thể
hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá
trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ,
các loại thẻ thanh toán Chứng từ điện tử có thé được chuyển đổi thành chừng, từ bằng giấy và ngược lại DN phải tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ điện
tử Việc bảo quản phải được thực hiện với các điều kiện kỹ thuật chống thoái
hóa chứng từ điện tử và chống tỉnh trạng truy cập thông tỉn bắt hợp pháp từ
'bên ngoài Trước khi đưa vào lưu trữ phải ¡n chứng từ điện từ ra giấy, nếu lưu trữ chứng từ điện tử bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trừ các
Trang 331.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Theo Nghiêm Văn Lợi [5, tr 92], TKKT là phương tiện để phân loại,
tổng hợp và cung cắp thông tin về tình trạng, sự biến động của từng đối tượng kế toán trong đơn vị kế toán Đứng ở góc độ DN, tổ chức hệ thống TKKT là việc thiết lập danh mục tài khoản cần sử dụng để phản ánh toàn bộ các đối tượng kế toán và tổ chức việc ghi chép, hạch toán vào các tải khoản đó Tổ chức hệ thống TKKT khoa học giúp DN tiết kiệm các chỉ phí, tạo thuận lợi cho việc cung cấp một hệ thống thông tin có chất lượng cao, đảm bảo thỏa mãn lợi ích cho các đối tượng sử dụng thông tin qua hệ thống các BCTC và
báo cáo KTQT
1.2.3.1 Về cơng tác kế tốn tài chính
* Xây dựng hệ thống tài khoán kể toán sử dụng trong doanh nghiệp
Căn cứ vào yêu cầu của Nhà nước, đặc điểm hoạt động SXKD và yêu
cầu quản lý của DN để xây dựng hệ thống TKKT trong DN Hệ thống TKKT
gồm các tài khoản tổng hợp về tài khoản chỉ tiết để phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau, DN cần xây
dựng danh mục tài khoản tổng hợp và tài khoản chỉ tiết Để mở tài khoản, DN
phải xác định được các đối tượng kế toán cụ thể đối với tài khoản tổng hợp
DN căn cứ vào hệ thống TKKT đã được ban hành để xây dựng danh mục tải
khoản Đối với tài khoản chỉ tiết, DN căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất kết hợp với đặc điểm SXKD của DN, yêu cầu quản lý chỉ tiết và khả năng thực hiện kế toán chỉ tiết để xác định danh mục TKKT chỉ tiết Việc mở tài khoản chỉ tiết phải đảm bảo tiêu thức phân bại ở cấp mở tài khoản chỉ tiết là đồng nhất Sau khi xây dựng danh mục tài khoán tổng hợp và chỉ tiết, DN xác định nội dung, nguyên tắc và phương pháp hạch toán trên từng nhóm tải khoản tông hợp và chỉ tiết
* Xác định nguyên tắc và phương pháp kể toán chủ yếu dé tổ chức xứ lý, ghi nhận và tổng hợp thông tin trên các tài khoán kế toán
'Thực hiện hạch toán ghi chép trên các TKKT đòi hỏi DN phải xác đỉnh
Trang 34được các nguyên tắc và phương pháp hạch toán chủ yếu, đây chính là việc
xây dựng các chính sách kế toán cụ thể đối với các nội dung hạch toán chủ
yếu của DN Các nguyên tắc và phương pháp hạch toán này được xác định
đưa trên các nguyên tắc kế toán và phương pháp hạch toán được quy định
chung trong Luật kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc thù hoạt động SXKD của DN và yêu cầu quản lý riêng của DN
'Sau khi phân lọai, xử lý các thông tin từ các CTKT ban đầu, thơng tin kết
tốn được ghỉ nhận vào các TKKT một cách liên tục và hệ thống trong kỳ
Cuối kỳ, nhân viên kế toán phụ trách phân hành kế toán tiến hành tổng hợp
thông tin theo từng đối tượng kế toán trên từng TKKT để cung liệu cho 'bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán
12
VỀ cơng tác kế tốn quấn trị
Hệ thống TKKT đối với công tác KTQT cần phải có tính mở để ghi nhận
thông tin cần thiết cho các nhu cầu đa dạng luôn thay đổi của ban quản trị
DN Việc tổ chức hệ thống TKKT phục vụ cho KTQT, có thể chỉ tiết hoá tải
khoản theo các cấp 2, cắp 3, cấp 4, cấp 5 phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cắp thông tin của KTQT trong DN,
Trong KTQT khi xử lý thông tin bằng các phương pháp tính giá, việc tính giá không đòi hỏi phải tuân thủ theo các nguyên tắc chung mà gắn với
mục đích sử dụng thông tin theo yêu cầu quan tri DN Giá trị các loại tải sản
và các đối tượng kế toán khác không chỉ được tính toán giá đã thực hiện mang
lại thông tin quá khứ mà còn liên quan đến các ước tính hay các dự báo dé
đưa ra các phương án liên quan đến các quyết định trong tương lai, điều này
tạo ra sự khác hiệt lớn trong xử lý thông tỉn giữa KTỌT so với KTTC
Khi vận dụng phần mềm kế toán trong KTQT, cần đảm bảo mối quan hệ
Trang 35
thống TKKT để quản lý đến từng loại vật tư, tài sản,
toán Các TKKT cần được mã hóa, hộ thống mã hóa các tải khoản sử dụng từng loại chỉ phí, dự
trong DN phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng 1.2.4 Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống số kế tốn 1.2.4.1 Về cơng tác kế toán tài chính
'Hình thức kế toán thực chất là hệ thống SKT, bao gồm số lượng và kết cấu các loại số, mỗi quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các CTKT theo một trình tự và phương pháp nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán Tổ chức
hình thức kế toán là việc DN căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD,
trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán để tổ chức hệ thống SKT nhằm mục đích hệ thống hóa thông tin Nội dung của tô chức hình thức kế toán trong DN [3, tr 99] bao gồm:
~ Xác định số lượng SKT tông hợp và SKT chỉ tiết sir dung trong DN; ~ Xây dựng mỗi quan hệ và trình tự ghi SKT theo đúng quy tắc trình tự ghi số và nguyên tắc hạch toán
SKT là tổ hợp các tờ số để ghi chép kế toán ở các DN, đây là phương
tiện dùng để hệ thống hóa thơng tin kế tốn nhằm cung cấp thông tin cho các
đối tượng sử dụng SKT bao gồm SKT tổng hợp và SKT chỉ tiết SKT chỉ tiết dùng để hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế cụ thể SKT tổng hợp 'bao gồm số Nhật ký và số Cái, số Nhật ký là số ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trật tự thời gian Số Cái là số ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Như vậy tổ chức hệ thống SKT cần đáp ứng các yêu cầu sau:
~ DN phải lựa chọn và sử dụng một hệ thống SKT chính thức và duy
nhất trong một kỳ kế toán năm
~ Hệ thống SKT phải đảm bảo được
Trang 36~ Phải đảm bảo mối quan hệ kiểm tra đối chiếu cụ thể giữa các SKT với
nhau để thông tỉn có tính chính xác cao
~ Phải đâm bảo mồi quan hệ đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa SKT tổng
hợp và các SKT chỉ tiết Số liệu trên các SKT chỉ
liệu trên SKT tổng hợp, nhằm phản ánh cụ thẻ hơn các đối tượng kế toán + phải minh họa được số
~ DN phải tuân thủ quy trình và nguyên tắc mở số, ghi số, khóa số và chữa số nều có sai sót SKT cần phải được ghi chép thường xuyên, liên tục có
hệ thống, phải căn cứ trên cơ sở các CTKT hợp pháp, hợp lý, hợp lệ tuân theo
nguyên tắc ghi số
1.2.4.2 Về cơng tác kế tốn quản trị
SKT quản trị không những phải phản ánh các thông tin quá khứ mà cin chú trọng đến các thông tin tương lai SKT quản trị cần được thiết kế theo yêu
cầu quản lý nội bộ và theo từng chỉ tiêu cụ thể Các chỉ tiêu này phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo yêu cầu quản lý cũng như sự thuận
tiện trong việc trình bày, tổng hợp, báo cáo và sử dụng thông tin Đảm bảo
cung cắp được những thông tin chỉ tiết phục vụ cho việc lập báo cáo KTQT
và phân tích thường xuyên các chỉ tiêu kinh tế, tài chính Do vậy SKT quản trị
còn cần phản ánh được các chỉ tiêu dự toán, kế hoạch, định mức nhằm đảm
bảo cơ sở cho việc kiểm tra tình hình thực hiện dự toán, kế hoạch, định mức Khi tổ chức hệ thống SKT có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, việc
thiết kế trên phần mềm kế toán được thực hiện theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế tốn thủ cơng hoặc kết hợp các hình thức kế toán
đó Phản mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các
loại số của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn toàn giống mẫu SKT
thủ công Chương phần mềm kế toán phải thuận tiện cho việc sữa đổi,
chữa SKT theo đúng nguyên tắc chữa SKT trong các trường hợp sai sót
Trang 371.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế tốn cung cấp thơng tin chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài
DN là báo cáo tài chính, báo cáo kế toán chỉ cung cấp thơng tin kế tốn phục
vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ DN là báo cáo KTQT
1.2.5.1 VỀ cơng tác kế tốn tài chính
* Xây dựng danh mục hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống BCTC là bắt buộc, nó phản ánh tổng quát và có hệ thống những thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của DN trong một thời kỳ nhất định vào một hệ thống mẫu biểu quy định thống nhất Tình hình tài chính và tình
hình kinh doanh của doanh nghiệp được tổng hợp theo các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính có cùng tính chất kinh tế thành các yếu tố của BCTC BCTC phản
ánh theo một cấu trúc chặt chẽ với hệ
ig số liệu được tổng hợp từ các số kế toán tổng hợp và chỉ tiết của doanh nghiệp cùng với những thuyết minh
cần thiết bằng văn bản về những số liệu đó Một BCTC phản ánh được trình bảy một cách trung thực và hợp lý tình hình tải chính, tình hình hoạt động,
kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp Để đảm bảo yêu cầu này, BCTC phải được lập và trình bảy trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực kế toán,
chế độ kế toán và các quy định hiện hành có liên quan Việc thuyết minh
BCTC phải căn cứ vào yêu cầu trình bảy thông tin quy định trong các Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định hiện hành có liên quan Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực
trạng tài chính của DN Với di
doanh nghiệp chủ yếu là các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như các cơ
tượng sử dụng thông tin trên BCTC của
quan quản lý chức năng và các đối tượng khác (chủ nợ, nhà đầu tư và các bên
liên quan), thông tin trên BCTC thường được trình bày một cách công khai,
minh bạch theo quy định chung nhất và thông lệ phổ biến nhằm kiểm tra,
đánh gi
nghiệp theo các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước
nh hình tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của doanh
Hệ thống BCTC của doanh nghiệp bao gồm BCTC năm, BCTC quý,
Trang 38BCTC giữa niên độ dạng đầy di, hoặc dạng tóm lược Căn cứ để lập BCTC là số liệu từ BCTC năm trước (kỳ trước) và số liệu tại thời điểm báo cáo từ các
số kế toán tổng hợp hoặc số kế toán chỉ tiết của doanh nghiệp BCTC phải tuân thủ các yêu cầu của Chuẩn mực kế toán “Trinh bay BCTC” bao gồm:
- Hợp lý và trùng thực;
~ Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của
từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cắp thông tin thích hợp với nhu cầu ra các quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông
tin dáng tin cây
* Tổ chức lập và công khai báo cáo tài chính
Việc tổ chức lập BCTC được thực hiện qua các giai đoạn trước, trong và sau khi lập BCTC Công việc trước khi lập BCTC bao gồm:
~ Thu nhận đầy đủ chứng từ kế toán tính tới thời điểm lập BCTC, đảm
bảo các nghiệp vụ kinh tế đã được ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống,
vào số kế toán,
- Đối chiếu, xác minh thông tin liên quan đến các đối tượng kế toán có
liên quan đến các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như thông tin với khách hàng, nhà cung cắp, ngân hàng ;
~ Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán tổng
hợp và tải khoản chỉ tiết;
~ Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh như các nghiệp vụ phân bổ, kết chuyển nhằm xác định đúng đắn kết quả hoạt động trong kỳ của DN;
~ Kiểm tra tính chính xác với các số kế toán tổng hợp và bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo tính trung thực của tài liệu kể toán
'Khi lập BCTC, cán bộ kể toán được phân công cần kiêm tra tính hợp lý của từng iêu trong báo cáo nhằm tránh nhằm lẫn và các sai phạm xảy ra, đồng thời tuân thủ thời gian theo tiến độ quy định Sau khi lập BCTC, kế toán
trưởng và người đứng đầu doanh nghiệp phải kiểm tra thông tin BCTC trên
các khía cạnh trọng yếu BCTC hoàn thành phải được tổ chức thực hiện công
Trang 39khai theo quy định hiện hành Nội dung, hình thức và thời hạn công khai BCTC của DN phải tuân thủ pháp luật hiện hành về kế toán Để thực hiện tổ
chức tốt việc công khai thông tin tài chính, trên trang thông tin điện tử của
DN phải có chuyên mục riêng về nội dung công khai thông tỉn tải chính 12
Về công tắc kế toán quản trị
Báo cáo KTỌT là các báo cáo kế toán chỉ cung cấp thơng tin kế tốn
phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ DN, Báo cáo KTQT phản ánh các chỉ tiêu
kinh tế, tài chính theo từng lĩnh vực cụ thể theo yêu cầu quản lý của DN trong việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT cần được thực hiện với các công việc như xác định rõ danh mục 'báo cáo KTQT cần lập, thiết kế mẫu biểu cho báo cáo, quy định sự phối hợp
cung cấp thông tin của các bộ phận chủ yếu trong DN và xác định thời điểm
cung cấp của từng báo cáo
Khi xác định danh mục báo cáo KTQT cần lập, trên cơ sở toàn bộ thông
tin đã tập hợp, hệ thống báo cáo KTQT được thiết lập bao gồm các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất Hệ thống
báo cáo KTQT là nguồn thông tin chủ yếu giúp các nhà quản trị đưa ra các
cquy định hợp lý trong quá trình thực hiện chức năng của mình Số lượng báo
Trang 40Để hệ thống báo cáo KTQT thực sự phát huy tác dụng của một công cụ quản lý, phục vụ cho các nhà quản trị, khi thiết lập hệ thống báo cáo KTQT"
trong DN cần đảm bảo các yêu cầu:
~ Nội dung cung cấp phải đầy đủ và có tính so sánh được với các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định kinh tế của DN ~ Phủ hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ DN ~ Các chỉ tiết trong báo cáo KTQT cần phải được thiết phù hợp với
các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và BCTC nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp
Các báo cáo KTQT không được công khai ra bên ngoài DN mà chỉ được cung cấp cho chủ sở hữu DN và nhà quản trị Thời gian công bố không theo quy định của Nhà nước mà được thực hiện định kỳ hoặc bắt thường tùy theo
nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý
Hệ thống BCTC và báo cáo KTQT của DN bao gồm nhiều loại khác
nhau, vì vậy khi ứng dụng phần mềm kế toán, DN phải quy đinh hệ thống báo cáo kế toán về danh mục, nội dung, phương pháp lập, kỳ hạn lập đối với
từng loại báo cáo để đáp ứng yêu cầu quản lý vi mô và vĩ mô đối với DN Đối
với hệ thống các BCTC, DN phải thực hiện định kỳ bắt buộc về việc lập, in và lưu giữ theo quy định của Nhà nước Đối với hệ thống báo cáo KTQT, tuy không đòi hỏi thống nhất về mẫu biểu, nội dung theo yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước, xong các DN cũng cần phải căn cứ vào yêu cầu quản trị DN để có quy định rõ ràng trong việc in những báo cáo cần thiết, phục vụ cho việc
sử dụng thông tin trong nội bộ DN
1.2.6 Tổ chức kiểm tra và phân tích thơng tin kế tốn 1.2.6.1 Về cơng tác kế tốn tài chính
Công tác kiểm tra kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý,
cơng tác kế tốn DN nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ quản lý, do vậy phải thường xuyên tiền hành theo đúng