Câu 1: Nêu khái niêm và vai trò của thông tin trong quản trị tổ chức là gì? Thông tin trong quản trị tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu nào (hãy phân tích)? Câu 2: Hãy lựa chọn 01 chức năng Quản trị nhất định, phân tích, lấy ví dụ về cách áp dụng chức năng đó trong thực tiễn quản trị. Câu 3: Tình huống quản trị Laura, Kelly phải làm gì?Laura là phó giám đốc của một tổ chức phi lợi nhuận cung cấp hỗ trợ cho trẻ em và gia đình. Cô là người đứng đầu một bộ phận tập trung vào việc đánh giá các chương trình xây dựng kỹ năng mà cơ quan này cung cấp cho các gia đình. Gần đây, tổ chức của cô đã thận trọng hơn khi tuyển dụng vì nguồn tài trợ từ chính quyền ngày càng khó khăn. Tháng trước, hai giám đốc, ba nhân viên nghiên cứu chủ chốt và một nhân viên của phòng tài chính đã rời đi. Laura giám sát hai người quản lý đã được bổ nhiệm trong vòng sáu tháng qua
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG BÀI TỰ LUẬN MÔN: Quản trị học - BA06.049 ĐỀ SỐ 202103 Câu 1: Nêu khái niêm vai trị thơng tin quản trị tổ chức gì? Thơng tin quản trị tổ chức phải đáp ứng yêu cầu (hãy phân tích)? Câu 2: Hãy lựa chọn 01 chức Quản trị định, phân tích, lấy ví dụ cách áp dụng chức thực tiễn quản trị Câu 3: Tình quản trị Laura, Kelly phải làm gì? Laura phó giám đốc tổ chức phi lợi nhuận cung cấp hỗ trợ cho trẻ em gia đình Cơ người đứng đầu phận tập trung vào việc đánh giá chương trình xây dựng kỹ mà quan cung cấp cho gia đình Gần đây, tổ chức thận trọng tuyển dụng nguồn tài trợ từ quyền ngày khó khăn Tháng trước, hai giám đốc, ba nhân viên nghiên cứu chủ chốt nhân viên phịng tài rời Laura giám sát hai người quản lý bổ nhiệm vòng sáu tháng qua Quản lý - Kelly: Cô quản lý nhân viên phận hỗ trợ cung cấp dịch vụ sức khỏe cho thiếu niên Kelly hỗ trợ nhân viên có tổ chức; nhiên, thường có thái độ rõ ràng, tách bạch vấn đề Kelly có tảng cụ thể nghiên cứu, lãnh đạo cấp cao đánh giá tốt nghiên cứu gần cô chuyên môn Kelly có động lực, ln thúc đẩy mong đợi điều tương tự từ nhân viên Quản lý 2- Linda: Cơ có tảng vững nghiên cứu đánh giá khoa học xã hội Cô quản lý nhân viên làm việc dự án khác quan Cô biết đến người giải vấn đề ủng hộ nhân viên Cơ có tổ chức có nhiều kinh nghiệm việc đánh giá dịch vụ gia đình Linda có khả đơi đảm nhận q nhiều việc Các nhà quản lý cảm thấy nhân viên trở nên làm việc sức người đảm nhận trách nhiệm tăng lên Nhân viên đề cập phong cách ứng xử Laura khiến họ cảm thấy chán nản Ngoài ra, Laura không chia sẻ thông tin kế hoạch phân bổ ngân sách cho người quản lý mình, họ gặp khó khăn việc bố trí cơng việc cho nhân viên Laura lý giải chưa nhận thơng tin đầy đủ từ phận tài Bộ phận tài lại cho biết họ gửi cho Laura tất thơng tin họ có Nhân viên nhà quản lý trở nên thất vọng Các nhà quản lý cảm thấy họ biện hộ cho nhân viên giải vấn đề mà khơng có thơng tin ngân sách Câu hỏi: Bạn có lời khuyên cho Laura, Kelly để cải thiện kỹ quản lý lãnh đạo? Theo bạn, phong cách lãnh đạo có hiệu tình này? BÀI LÀM Câu 1: Khái niệm vai trị thơng tin quản trị tổ chức: a Khái niệm: - Thuộc tính phản ánh: Là đặc điểm vốn có vật tượng, khẳng định tồn vật tượng - Tín hiệu: Là hình thức phản ánh tồn khách quan vật tượng Các thực thể môi trường (trong có tồn vật tượng) khơng thể tiếp nhận tín hiệu Đối với người, để tiếp nhận tín hiệu vật tượng, chủ yếu sử dụng giác quan vốn có cách trực tiếp gián tiếp (thông qua phương tiện, thiết bị kỹ thuật mà người sáng tạo ra: máy móc, thành tựu khoa học, cơng nghệ) - Dữ liệu: Là tín hiệu mà người nhận biết vật tượng sau tái lại dạng tư liệu cá nhân (số liệu, mơ hình, đặc tính, cảm nhận v.v) Dữ liệu hiểu biết thô, hiểu biết ban đầu người vật tượng d Thông tin: Là liệu đem lại hiểu biết ích lợi cho người Đó liệu người hệ thống xử lý đem lại cho người hiểu biết định, nhờ giúp cho người hoạt động có hiệu - Tri thức (kiến thức, hiểu biết): Là khối lượng thông tin đủ lớn, đồng hóa, xử lý trở thành hiểu biết riêng có người Tri thức bao gồm hai phần: Phần mềm tri thức (tri thức hiện, software) tri thức bên não người, dạng vật hóa, thương mại hóa (sách, tư liệu ghi văn tự, đĩa CD, ổ cứng máy vi tính v.v) Phần ướt tri thức (tri thức ngầm, wetware) tri thức lưu giữ não cá nhân, thương mại hóa (niềm tin, kỹ năng, kỹ xảo, thủ thuật, phương thức hành động v.v) b Vai trò: - Thông tin (và tri thức) tiền đề trình quản trị: Để tiến hành hoạt động quản trị, việc mà chủ thể quản trị cần biết phải có đầy đủ thơng tin ràng buộc môi trường mà tổ chức phải tuân thủ (các ràng buộc khách quan mang tính khoa học bắt buộc, ràng buộc phải có để đạt mục tiêu tổ chức) Chẳng hạn tổ chức nhà nước thơng tin ràng buộc mơi trường luật pháp, thông lệ quốc tế, mối quan hệ bỏ qua, quan điểm để phát triển tổ chức; thơng tin đóng vai trị tiền đề trình quản trị đất nước Hoặc đội bóng đá muốn tham gia thi đấu việc phải nắm luật chơi, thơng tin khởi đầu đóng vai trị tiền đề đội bóng - Thơng tin sở q trình quản trị: Để quản trị tổ chức, chủ thể quản trị sau tuân thủ ràng buộc môi trường khách quan, việc mà chủ thể quản trị cần biết, thông tin thực trạng tổ chức (các nguồn lực, hội, hiểm hoạ, rủi ro v.v.) Các thông tin đóng vai trị sở việc định quản trị chủ thể quản trị Dựa thơng tin mang tính sở phản ánh thực trạng khách quan mình, chủ thể quản trị tính tốn, cân nhắc để đưa phương án hành động cho tổ chức Chính điều người ta khẳng định thông tin sở q trình quản trị - Thơng tin cơng cụ trình quản trị: Căn vào thông tin ràng buộc môi trường, thông tin thực trạng tổ chức, chủ thể quản trị phải: đưa định, thơng tin điều hành phân hệ, phần tử, các nhân tổ chức hoạt động phải theo dõi kết thu lại mà tổ chức đạt q trình hoạt động, thơng tin phản hồi q trình quản trị; trường hợp thơng tin đóng vai trị cơng cụ q trình quản trị - Thơng tin biểu quyền lực, cải sức mạnh quản trị tổ chức: Trong tổ chức, cấp quản trị trải theo kênh tổ chức, nêu rõ cấp độ quyền hạn cấp Đối với người lãnh đạo tổ chức, cấp quản trị quy tụ tập trung giúp cho người lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược so với tầm nhìn thủ lĩnh cấp phân hệ Nói cách khác, khơng thể có bình đẳng tuyệt đối khả tiếp nhận thông tin cấp khác nhau, cá nhân người tổ chức Người lãnh đạo cao có quyền lực lớn tổ chức, đồng thời người có khả có nhiều thơng tin có liên quan đến tổ chức so với người khác Mức độ chênh lệch khả nhận thông tin tổ chức thể mức độ bình đẳng, mức độ dân chủ hóa tổ chức Giữa tổ chức, khả tiếp nhận thơng tin mơi trường chung bên ngồi khác nhau, thể sức mạnh tổ chức không Các công ty đa quốc gia có đại lý khắp nơi giới lượng tin sản phẩm họ phải lớn gấp nhiều lần lượng tin công ty nhỏ ngành phạm vi khu vực nước Trong trường hợp thông tin trở thành tài sản, cải sức mạnh tổ chức; giúp cho tổ chức khai thác có hiệu lợi thế, nguồn lực, hội; hạn chế giảm thiểu rủi ro Yêu cầu thông tin quản trị tổ chức: Thông tin dùng quản trị gồm nhiều loại phải đảm bảo yếu cầu chung sau đây: *Tính xác: - Thơng tin cần đo lường xác tiết hóa đến mức độ cần thiết, làm cho việc đề định đắn tiết kiệm chi phí - Thơng tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan đối tượng quản trị mơi trường xung quanh, để trở thành kim nam tin cậy cho quản trị *Tính kịp thời: - Thời gian kẻ thù thông tin, thời gian làm cho thông tin trở nên lỗi thời, vơ ích - Tính kịp thời thơng tin định điều kiện cụ thể, độ chín muồi vấn đề - Thu nhập xử lý thông tin muộn dẫn đến việc định không kịp thời, làm cho định trở nên hiệu - Mâu thuẫn tính đầy đủ tính kịp thời khắc phục cách hồn thiện kỹ thuật cơng nghệ xử lý thơng tin, nâng cao trình độ chun mơn cho người làm công tác thông tin - Thông tin cần tiện lợi cho việc sử dụng *Tính đầy đủ: - Kết hợp loại thơng tin khác theo trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản trị có hiệu - Làm cho chủ thể quản trị xem xét đối tượng quản trị với toàn tính phức tạp, đa dạng nó; điều chỉnh hoạt động đối tượng quản trị cho phù hợp với tình cụ thể - Bảo đảm cung cấp cho chủ thể quản trị thông tin cần thiết đủ, để định có sở khoa học tác động có hiệu đến đối tượng quản trị - Tránh tình trạng thiếu thơng tin cần thừa thơng tin khơng cần *Tính đọng, logic: - Thơng tin phải có tính qn, tính có luận cứ, khơng có chi tiết thừa vô nghĩa tự mâu thuẫn - Thông tin phải có tính đơn nghĩa để tránh cách hiểu khác từ ngữ sử dụng *Tính kinh tế: Thơng tin quản trị phải đảm bảo yêu cầu mặt kinh tế hoạt động quản trị Yêu cầu liên quan đến tính tối ưu, tính hiệu hoạt động thơng tin quản trị *Tính bảo mật: Thơng tin quản trị cần tránh thất thốt, rị rỉ bên ngồi khơng cần thiết, gây tổn hại cho tổ chức Câu 2: Phân tích chức hoạch định: Hoạch định chức quan trọng chức quản trị, gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động tương lai tổ chức Chức hoạch định chức tất nhà quản trị cấp tổ chức đồng thời để xác lập nên chức quản trị cịn lại khác Nhờ cơng tác hoạch định, người lãnh đạo tổ chức tổ chức điều khiển kiểm tra hoạt động phân hệ tổ chức nhằm đảm bảo thực tất mục tiêu thông qua hoạch định Hoạch định phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt tới mục tiêu định trước Vì phương pháp tiếp cận không tách rời khỏi môi trường, nên việc hoạch định tốt phải xét tới chất môi trường mà định hành động việc hoạch định dự kiến để hoạt động a Khái niệm: Hoạch định trình ấn định nhiệm vụ, mục tiêu phương pháp tốt để thực mục tiêu nhiệm vụ Việc hoạch định phải nhằm thiết lập môi trường tốt để cá nhân công tác với tổ chức thực nhiệm vụ có hiệu Nhiệm vụ cốt yếu nhà quản trị phải biết rõ người có hiểu nhiệm vụ, mục tiêu phận phương pháp để đạt mục tiêu hay không Để cố gắng phận có hiệu cá nhân phải biết họ u cầu hồn thành Hoạch định việc lựa chọn phương án hành động tương lai cho tổ chức cho phận tổ chức Nó bao gồm lựa chọn mục tiêu cho trước Việc hoạch định đòi hỏi đổi quản trị cách liên tục Chức hoạch định nhiệm vụ người lãnh đạo tổ chức Phải cân nhắc, tính tốn, định trước xem tổ chức, phân hệ, cá nhân tổ chức phải làm gì, làm nào, làm làm, theo tiến độ nào, theo yêu cầu v.v Hoạch định làm cho việc xảy khơng xẩy Nó đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải xác định chiến lược tổ chức sách cách có ý thức, đưa định dựa sở mục tiêu, đòi hỏi quy luật, hiểu biết đánh giá thận trọng Thực chất chức hoạch định nhằm hồn thành mục đích mục tiêu tổ chức đặt Xuất phát từ chất tổ chức tính cấu trúc, để thực mục đích chung tổ chức thơng qua hợp tác chặt chẽ người tổ chức b Vai trò chức hoạch định: - Việc hoạch định tổ chức giúp cho tổ chức đối phó với khơng ổn định thay đổi nội tổ chức ngồi mơi trường Bởi việc hoạch định việc đòi hỏi phải thực thời gian dài kết tương lai, mà tương lai lại chắn; tương lai xa kết hoạch định xẩy xác Nhiều biến cố xẩy hai phía bên tổ chức bên ngồi mơi trường, khiến cho người lãnh đạo tổ chức khó mà lường trước Thậm chí tương lai có độ xác cao, việc hoạch định cần thiết Đó vì: Thứ thủ lĩnh tổ chức phải tìm cách tốt để đạt mục tiêu đề cho tổ chức Thứ hai, cần phải đưa hoạch định để cho phận tổ chức phải biết đóng góp vào công việc phải làm - Việc hoạch định đưa mục tiêu cho tổ chức Toàn công việc hoạch định nhằm vào mục tiêu tổ chức hoạt động hoạch định tập trung ý tổ chức vào mục tiêu Việc hoạch định xem xét toàn diện thống hoạt động tương tác phận tổ chức - Việc hoạch định tạo khả cho việc điều hành tác nghiệp tổ chức Nó thay hoạt động manh mún, không phối hợp cá nhân, phận tổ chức nỗ lực theo định hướng chung với định cân nhắc kỹ lưỡng - Việc hoạch định làm cho việc kiểm tra dễ dàng nhà lãnh đạo tổ chức khơng thể kiểm tra công việc cấp mục tiêu xác định làm chuẩn mực để đo lường c Nội dung chức hoạch định: Xác định chuẩn xác quan điểm, đường lối tổ chức: *Quan điểm: Là tầm nhìn, hiểu biết, tham vọng, mong muốn người lãnh đạo việc tổ chức, vận hành phát triển tổ chức Một tổ chức phát triển bền vững đem lại điều tốt lành cho người, đáp ứng nhu cầu địi hỏi xã hội, phù hợp với xu phát triển thời đại đông đảo người tổ chức ủng hộ, bảo vệ Đây sứ mệnh tổ chức (những nhiệm vụ lớn lao đặc biệt mà tổ chức phải thực hiện, tổ chức khác) Các tổ chức có tham vọng thơn tính, khống chế, chà đạp lên tổ chức khác thường khó tồn lâu dài, thời tổ chức có sức mạnh to lớn, lấn áp Quan điểm tổ chức hình thành từ mong muốn thành viên tổ chức mà cốt lõi mong mong muốn, tham vọng trí tuệ người lãnh đạo người có sức chi phối tổ chức Hầu hết tổ chức lớn mạnh phát triển bền vững theo thời gian có triết lý làm chỗ dựa vững chắc, hình thành sở lý luận khác biệt, mà có thủ lĩnh kiệt xuất tổ chức có khả thực hiện; họ có sức lôi cuốn, tổ chức tập hợp người Quan điểm tổ chức vạch rõ mục đích lâu dài, mong muốn lớn lao (là sứ mệnh có) mà tổ chức hướng tới; địi hỏi tổ chức phải bền bỉ thực thời gian lâu dài (thậm chí vĩnh cửu) * Đường lối tổ chức: Là phương thức, biện pháp nguồn lực, trình tự,nguyên tắc mà tổ chức thực để đạt đến mục đích, mong muốn (sứ mệnh) tổ chức Đường lối kết tinh trí tuệ kinh nghiệm tổ chức hành trình hướng tới mục đích lâu dài tổ chức, phương án hy vọng có tính khả thi tổ chức hướng tới tương lai Đường lối khơng tính tốn, cân nhắc cách khoa học khó thành cơng Đường lối phải bám sát thích nghi với thực tế mơi trường (bên ngồi bên tổ chức) mục đích lâu dài lại không đổi Cốt lõi đường lối phải tìm khác biệt độc đáo ưu việt tổ chức (mà tổ chức khác khơng thể có, có khơng đáng kể, muốn có khơng thể thực được) để phát triển khác biệt lên theo thời gian Chiến lược: Chiến lược thuật ngữ có nguồn gốc từ quân sự, hoạch định đạo đấu tranh quân sự, biểu ý thức chủ quan người nhằm ý đồ giành chiến thắng Theo phát triển lịch sử, thuật ngữ ngày mở rộng sang lĩnh vực phi quân trở thành khái niệm chung hoạch định quan trọng mang tính tồn cục với ý nghĩa rộng nhiều lĩnh vực hệ thống Có khơng quan niệm khác thuật ngữ như: - Chiến lược nghệ thuật sử dụng lực lượng quân để đạt tới kết trị ấn định (quân sự) - Chiến lược nghệ thuật sử dụng sức mạnh nhằm đạt tới mục đích trị (chính trị) - Chiến lược nghệ thuật quy tụ lực lượng nhằm đạt tới mục đích trị (quân sự) - Chiến lược nghệ thuật xếp số biện pháp để thực mục đích định (xã hội học) - Chiến lược lựa chọn chiến thuật (chính trị) - Chiến lược đường lối ấn định mục đích huy động phương tiện cần thiết cho việc thực mục đích (khoa học tổ chức) - Chiến lược cách thức hoạt động khuôn khổ điều kiện ràng buộc để làm cho mục tiêu đạt giá trị cực đại (toán học) - Chiến lược việc lựa chọn cách có khoa học mục tiêu ưu tiên nghiệp phát triển hệ thống sở sử dụng cách tốt tất nguồn lực tổ chức (khoa học tổ chức) - Chiến lược điều hành thực đường lối sách biện pháp tốt (chính trị) - Chiến lược hệ thống quan điểm bản, mục tiêu ưu tiên giải pháp chủ yếu lựa chọn cách có khoa học sở huy động sử dụng tốt nguồn lực lợi phát triển đất nước (kinh tế) - Chiến lược việc tổng hợp biện pháp không đồng hoạt động giống việc thực mục tiêu tổng thể; nhằm kết hợp người với vật chất, số lượng với chất lượng, cần thiết với bất ngờ (triết học) Loại bỏ phần khác khơng định nghĩa, hiểu: chiến lược hệ thống quan điểm, mục đích mục tiêu giải pháp, sách nguồn lực nhằm sử dụng cách tốt nguồn lực, lợi thế, hội, mối quan hệ tổ chức để đạt mục tiêu đặt thời hạn ngắn Từ định nghĩa chiến lược nói trên, rút đặc điểm cần lưu ý sau: - Chiến lược bao hàm nội dung: + Các quan điểm trung hạn tồn phát triển tổ chức + Các mục tiêu dài hạn cần đạt + Các giải pháp, sách, thủ đoạn, phương tiện mà tổ chức phải sử dụng để biến quan điểm thành thực đạt mục tiêu đề - Chiến lược phải cần tới thời hạn tương đối dài (5 - 25 năm) thực được; nhờ mà lực tổ chức chuyển đổi đến ngưỡng ngưỡng phát triển lại đặt - Chiến lược liên quan đến toàn mặt, phận, mối quan hệ tổ chức có ý nghĩa sống cịn cho tồn hay diệt vong tổ chức; bước cụ thể hóa đường lối, chủ trương phát triển tổ chức *Chiến thuật: giải pháp mang tính mưu lược cụ thể để thực mặt, phần mục tiêu chiến lược; cụ thể hóa chiến lược Từ định nghĩa trên, rút điểm cần lưu ý sau chiến thuật: - Chiến thuật bao hàm nội dung: + Các giải pháp, thủ đoạn sử dụng + Các mục tiêu cụ thể cần đạt tới - Chiến thuật cụ thể hóa việc thực chiến lược cho mặt, lĩnh vực chiến lược; có thời hạn thực ngắn chiến lược (1-3 năm) - Chiến thuật có ý nghĩa quan trọng; chiến lược vạch mà khơng có chiến thuật thực thi hợp lý chiến lược mong muốn hão huyền Người xưa nói thuật (hoặc chiến thuật) xem xét động tĩnh công việc để chế ngự công việc * Hoạch định chiến lược: Là nghệ thuật xây dựng thực thành công chiến lược tổ chức Hoạch định chiến lược trình phức tạp mà thủ lĩnh tổ chức phải thực để qua lãnh đạo tổ chức bước tiến lên Nó bao hàm hàng loạt mục tiêu lớn, giải pháp sách phải thực chiến thuật phải tiến hành * Hoạch định chiến thuật: Là việc lựa chọn giải pháp, thủ đoạn để đạt mục tiêu chiến lược * Nội dung công tác hoạch định chiến lược: Nội dung công tác hoạch định chiến lược bao gồm: mục đích, mục tiêu, sách, chương trình, ngân sách Các mục đích - Khái niệm: Mọi hoạt động đơng người có tổ chức hoạt động cá nhân có ý thức, phải có mục đích định đặt Đó lý để hình thành tổ chức, nhằm kết hợp nỗ lực chung mong muốn riêng người phạm vi hệ thống để sử dụng tốt tiềm hội tổ chức Như vậy, mục đích tổ chức động hoạt động dài hạn thể chất tổ chức Mục đích thường thể thông qua kế hoạch phát triển dài hạn tổ chức Mọi tổ chức tồn tại, phát triển, không ngừng lớn mạnh phát huy lực, tránh rủi ro, trang trải chi phí, bảo đảm tính độc lập cho phép thỏa mãn đòi hỏi tổ chức người tổ chức Mọi tổ chức phải thu kết "thặng dư" hoạt động, đạt mục đích "sinh lợi" 10 muốn tồn thực hoạt động - tức theo phương hướng xác định rõ ràng để đạt mục tiêu hồn thành nhiệm vụ Từ mục đích tổ chức hình thành nên nhiệm vụ tổ chức, nhánh lớn tạo thành mục đích tổ chức Như nhiệm vụ tổ chức phân hệ chuyên môn nhằm thực nhiệm vụ mà tổ chức đảm nhận + Mục đích định trước hành động Khi đề mục đích, thủ lĩnh tổ chức đề loạt biện pháp dự đốn trước hành động Bởi tất mục đích cần có định, suy luận biện pháp để đạt điều Muốn đưa mục đích, thủ lĩnh tổ chức phải thu lượm thông tin cần thiết, đề giả thiết quy vùng vấn đề yếu lại, nghiên cứu giải pháp chọn lấy giải pháp hồn chỉnh Các mục đích thủ lĩnh tổ chức nêu rõ tất điều mà họ muốn cá nhân, phận khác hệ thống phải làm để thực dự đoán tổ chức + Các mục đích có liên quan tới hoạt động tương lai người khác tổ chức Khi đưa mục đích thủ lĩnh tổ chức định từ điều mà người tổ chức làm sau Điều có nghĩa mục đích phải khơng qn lãng yếu tố người Một mục đích tốt phải phù hợp với trình độ người tổ chức dẫn dắt họ tới kết mà tất người thấy rõ + Các mục đích bao hàm biến động Tương lai khác nhiều hay với tại, việc xác định mục đích phải khơng bỏ quên biến đổi Cho dù người lãnh đạo có muốn thử giữ ngun tình trạng tổ chức, họ khơng thể giữ ngun trạng mơi trường bên ngồi, Điều đáng lưu ý là: người thường khơng ưa thích biến đổi xẩy điều bất lợi cho Nếu người lãnh đạo khơng dự đốn trước việc có biện pháp để khắc phục, họ chắn gặp phải thất bại, trường hợp dự đoán đắn mặt kỹ thuật dẫn dắt cách sáng suốt Mặc dù mục đích đề đến mấy, khơng người tổ chức hưởng ứng hiểu rõ khó tránh khỏi thất bại phận hay toàn - Những trở ngại việc xác định mục đích 11 Con người thường hay bỏ quên, không thực dự trù cần thiết cho việc phải làm Điều trở ngại mà lẽ dễ khắc phục họ lại không lưu ý để xử lý Các trở ngại thường gặp xác định mục đích là: + Thứ nhất, thói quen hầu hết người thích hành động suy nghĩ, thường thích tập trung lực giải cơng việc mang tính chất vụ, dễ làm, mà để quên việc phải đề mục đích dài hạn + Thứ hai, người thường hay bỏ quên việc dự đoán tương lai tương lai chưa có chắn Khi nhìn tương lai người dễ đến kết luận cho dự đoán công việc phù phiếm không cần thiết Do dự đốn xác điều xảy tương lai nên người dễ cho vơ ích phải dự kiến từ hơm biện pháp có liên quan tới điều chưa biết ngày mai, hiển nhiên mục đích đặt lại phương pháp tốt ảnh hưởng tới tương lai + Thứ ba, người thường ích kỷ nhìn nhận tới lợi ích cá nhân tổ chức Điều dễ đưa họ tới việc hình thành mục đích thiếu tính tích cực khả thi sống - Các nguyên tắc để xác định mục đích + Nguyên tắc giới hạn tương lai: định giới hạn nguồn lực tổ chức tương lai Người ta thường bỏ qua trạng thái vấn đề Thế mà hiển nhiên giá trị loại người mà tổ chức tuyển dụng hôm thay đổi lớn đến chất lượng tổ chức tương lai Nếu không dự đoán chiều hướng biến đổi lực bên ngồi từ hơm cho ngày mai, tổ chức khó tồn phát triển + Nguyên tắc hành động tích cực: xác suất mong muốn tượng tương lai tăng lên tương ứng với cố gắng sử dụng cách hệ thống nhằm đạt mục đích Biện pháp tốt để đạt mục đích hướng từ định phải làm Mỗi hoạt động ứng với định mắt xích chuỗi định đưa người đạt tới mong muốn Giải pháp tốt biết có ảnh hưởng tới tương lai dự đốn cách bình tĩnh, sáng suốt ngày hơm nay; tạo thành mục đích mà tổ chức phải thực tương lai phải coi chúng bị thất bại 12 + Nguyên tắc cố gắng có tính tốn: cố gắng đưa phải tỷ lệ với kết dự kiến Nhiều thủ lĩnh tổ chức sau nhìn lại thời gian làm việc sửng sốt thấy làm q việc so với cố gắng bỏ Khơng có thước đo chung cố gắng kết Điều thực tế Trong công tác quản trị, thủ lĩnh thường thích o ép cấp dưới, đốc thúc họ làm việc, kiểm soát họ gắt gao, tình khơng cải thiện bao nhiêu; họ chịu suy nghĩ đến gốc bất lực đãi ngộ tôn trọng người họ không tương xứng với công lao người bỏ câu chuyện khác hẳn + Nguyên tắc ổn định: ổn định mục tiêu có xu hướng ngược chiều với dự kiến thời gian Dự kiến trước xa kết có khả xảy với mong đợi Cho nên dự đoán xa chúng phải linh hoạt tổng quát để bảo đảm cho mục đích đặt có tính ổn định tương đối + Ngun tắc biến đổi: mục đích đề phải thực thời gian dài với biến động mà lúc định mục đích khó lường hết; thủ lĩnh tổ chức phải biết biến đổi thích ứng cho phù hợp; khơng phải việc xóa bỏ tồn q khứ, mà biến đổi có tính tốn chuẩn xác, linh hoạt phải biết khai thác trí tuệ ủng hộ người tổ chức tổ chức khác khả Các mục tiêu Các mục tiêu điểm kết thúc hành động ấn định khoảng thời gian không dài Chúng không điểm cuối hoạch định mà cịn điểm kết thúc cơng việc tổ chức, làm cho việc điều khiển kiểm tra Như vậy, mục tiêu hoạch định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, đo lường lượng hóa kết Các mục tiêu tổ chức hoạch định tổ chức phận khác tổ chức có mục tiêu riêng - mục tiêu phận Các mục tiêu góp phần vào việc đạt mục tiêu chung tổ chức Hai tập hợp mục tiêu tạo thành mục tiêu tổ chức Các sách 13 ` Chính sách tổng thể quan điểm, chuẩn mực, biện pháp thủ thuật mà tổ chức phải sử dụng để tác động lên người có liên quan (cả trực tiếp gián tiếp) đến tổ chức việc thực có hiệu mục đích mục tiêu cụ thể định đặt tổ chức Các sách kế hoạch theo nghĩa chúng điều khoản quy định chung để hướng dẫn khai thông cách suy nghĩ hành động định thủ lĩnh tổ chức Chính sách có nhiều phận nhằm tác động tới yếu tố trình hoạt động hệ thống Các chương trình Chương trình tổ hợp mục tiêu, sách, bước phải tiến hành, nguồn lực cần sử dụng yếu tố phương tiện cần phải thực ý đồ, mục đích định tổ chức Nó thường gắn liền với ngân sách cần thiết Các chương trình chương trình lớn dài hạn (5-20 năm) hay chương tình trung hạn (2-3 năm), chương trình nhỏ, ngắn hạn có tính phận Một chương trình lớn thường bao gồm nhiều chương trình phận vừa nhỏ giao cho phận khác thực Khi thủ lĩnh tổ chức biết phải làm vấn đề gì, họ cần phải xét xem có biện pháp để giải vấn đề Trong việc thành lập chương trình, người thủ lĩnh xem xét biện pháp thực đề án định cách vận động mà họ phải làm Việc thành lập chương trình nhiệm vụ theo đó, người thủ lĩnh thành lập trình tự vận động cần thiết để thực mục tiêu Chương trình quy định ưu tiên hoạt động Nhờ vậy, thủ lĩnh tổ chức tập trung phần phương tiện tổ chức vào khâu xung yếu Khơng có chương trình người dễ có khuynh hướng làm điều quan trọng trước mắt để gạt bỏ vấn đề lớn, mà không bắt tay vào thực chúng từ đầu khó thực xong Một chương trình quy định tốt công cụ vô giá giúp người thủ lĩnh cân nhắc, đánh giá khả có dành cố gắng tối đa cho vấn đề quan trọng nhất, kịp hành động trước chúng trở thành cấp bách Chương trình cho 14 phép thủ lĩnh tổ chức phát trước giải pháp cho vấn đề phối hợp mục đích tiềm năng, lợi hội tổ chức Việc thành lập chương trình làm dễ dàng phối hợp công việc nhiều phận khác tổ chức Một định giai đoạn hành động rồi, người thủ lĩnh dùng đề án làm so sánh Bằng cách so sánh tiến độ tổ chức với chương trình, người thủ lĩnh đồng thời vừa dự đoán vừa kiểm tra Việc sử dụng chương trình tạo điều kiện thuận tiện lớn cho việc ủy thác trách nhiệm Một thông qua chương trình tồn tổ chức rồi, người thủ lĩnh ấn định xong giới hạn thẩm quyền người giúp việc cho điều kiện có liên quan tới phương pháp thực Bởi chương trình bao gồm tất hoạt động phận dự đoán trước ngăn cản việc sai phạm vơ ích; cịn tạo cho người, phận phạm vi tự vận động cách chắn phát huy sáng kiến Việc thành lập chương trình tiến hành cách có hệ thống theo bước sau: + Bước 1: Rà soát mục tiêu tổ chức Mỗi giai đoạn phải dẫn tổ chức tới kết mong muốn Cho nên đầu người thủ lĩnh cần xem lại mục đích tổ chức, phải tin biết rành rọt kết mong muốn Rõ ràng khơng biết rõ hệ thống muốn tới đâu, khó chọn đường tốt + Bước 2: Chia thành giai đoạn Người thủ lĩnh phải ghi rõ giai đoạn đạt mục tiêu giai đoạn nào, nhờ nắm đường lối tổng quan tổ chức, tránh khơng bị chìm ngập vào vấn đề chi tiết, khắc phục sai lầm chung thường mắc làm kế hoạch giai đoạn + Bước 3: Lựa chọn trình tự thực ưu tiên, xác định rõ việc cần phải làm trước việc khác, kết đạt mà ta mong muốn + Bước 4: Ấn định thời gian thực Trước tiên cần phải xác định thời gian mà công việc phải làm nằm thời gian Để làm tốt việc này, người thủ lĩnh giai đoạn cuối ngược lên theo thời gian Nếu biết từ giới hạn việc thực 15 dễ dàng tính lượng thời gian cần có, phân bố cách hợp lý cho giai đoạn khác + Bước 5: Xem xét phối hợp chương trình phận: Bước cuối việc xác lập chương trình cần phải xem xét phối hợp chương trình phận để tin chặt chẽ thống chúng Ngân sách Ngân sách tường trình kết mong muốn bảo đảm nguồn lực cần có, biểu thị số Đó chương trình số hóa Ngân sách đảm bảo vật chất cho chương trình vạch thực có kết mục tiêu quan trọng tổ chức giai đoạn phát triển mình; cách chi tiêu khơn ngoan người lãnh đạo việc dẫn việc dẫn dắt tổ chức đạt đến mục tiêu Các kế hoạch Kế hoạch kê chi tiết cơng việc dự tính phải làm sở tính tốn lựa chọn cách thức phải tiến hành, nguồn lực phải sử dụng (ngân sách), phí tổn thời gian, giải pháp thực để đạt tới mục đích, mục tiêu định thời hạn định Nói cách khác kế hoạch chương trình viết thành văn bản, quy định phối hợp hành động phận tổ chức Vì người ta thường dùng lẫn hai từ Điều khác biệt kế hoạch chương trình chỗ: kế hoạch chương trình việc định trước hành động, kế hoạch chưa nêu rõ tiến trình hành động theo trật tự nào, mang tính bao qt co giãn hơn, cịn chương trình vạch rõ trình tự cơng việc phải làm mục tiêu thực khẳng định rõ ràng cụ thể *Quá trình xây dựng thực hoạch định chiến lược Quá trình xây dựng thực hoạch định chiến lược bao gồm bước sau: + Hình thành chuẩn mực đánh giá phương án chiến lược Bước hình thành rõ quan điểm, đường lối phát triển mục đích mà tổ chức muốn hướng tới, để lựa chọn bước + Nghiên cứu, đánh giá chiến lược Bước nhằm phân tích, đánh giá vị trí tổ chức Nêu rõ nhược điểm, lợi thế, tiềm lực huy động tổ chức, hội chờ đón, giả thuyết 16 đặt ra, vị trí mà tổ chức đạt tới; trở ngại chắn mà tổ chức phải đương đầu Để thực bước có hiệu quả, thủ lĩnh tổ chức phải có thái độ bình tĩnh, khách quan thực cầu thị để đưa giả thiết, đào sâu khứ, dự đoán biến động tương lai để rõ hướng tới tổ chức Ngưỡng mà tổ chức cần phải tiến tới, hình thành quan điểm phát triển; xác định khó khăn thuận lợi để xử lý + Xác định mục đích mục tiêu tổ chức Mục đích mục tiêu tổ chức thủ lĩnh tổ chức đưa dựa tính tốn định tính định lượng cơng cụ tương ứng (tốn kinh tế, điều tra xã hội học, phương pháp chuyên gia, phương pháp mục tiêu ) Việc xác định mục đích mục tiêu này, thực theo cách khác Sử dụng phận tham mưu tổ chức để trực tiếp bàn luận, nghiên cứu đề xuất dự án chiến lược Bộ tham mưu tổ chức đề yêu cầu sống tổ chức; hướng dẫn yêu cầu nội dung phương pháp xây dựng chiến lược phân hệ tổ chức; lãnh đạo phân hệ soạn thảo chiến lược phân hệ để tổng hợp cân đối hình thành nên chiến lược chung tổ chức Kết hợp hai cách + Quyết định hướng chiến lược Đây kết tập hợp đánh giá để lựa chọn phương án hành động tối ưu, thể số phương án đưa bước trên, kèm theo chương trình, kế hoạch, ngân sách mà tổ chức thức thơng qua (do thủ lĩnh thực hiện, đưa cho thành viên tổ chức thảo luận lần cuối thủ lĩnh định) + Hình thành chiến thuật Nhằm cụ thể hóa bước thực hoạch định chiến lược, thông qua phân bổ nhiệm vụ thủ lĩnh xuống cho phân hệ tổ chức + Triển khai thực kế hoạch, chương trình chiến lược hoạch định chiến thuật Bao gồm việc thủ lĩnh đạo phân hệ, phận triển khai nhiệm vụ cấp tổ chức Theo dõi diễn biến thực cố đột biến, hội nảy sinh để kịp thời điều chỉnh cho thích hợp Việc điều chỉnh mang 17 tính cục bộ, chiến thuật; điều chỉnh tồn cục, mang tính chiến lược (bằng việc điều chỉnh tận gốc hoạch định chiến lược cũ) Quá trình xây dựng chiến lược tổ chức sử dụng nhiều phương pháp kỹ thuật khác tùy thuộc vào đặc điểm, quy mơ, tính chất tổ chức (là nước, địa phương, đảng phái, ngành, nhà trường, doanh nghiệp v.v) khả thu nhận thơng tin (nhất thơng tin mơi trường bên ngồi) như: phương pháp phân đoạn thị trường; phương pháp ma trận BCG; phương pháp ma trận Mc Kinsey (GE); phương pháp ma trận charles Hofer; phương pháp ma trận Michacl Porter; phương pháp ma trận SWOT; phương pháp ma trận A.D Little; phương pháp ma trận chiến lược tổng thể; phương pháp ma trận không gian (ma trận SPACE); phương pháp ma trận lượng hóa - Quantitative Stategic planning Matrix/ QSPM; phương pháp ma trận lượng hóa chun gia nhiều vịng; phương pháp kỳ vọng tốn; phương pháp mục tiêu v.v Ví dụ chức hoạch định: PHONG CÁCH QUẢN TRỊ CỦA BILL GATES Bill Gates xem tượng đài lý tưởng khơng lãnh đạo mà cịn tất người Ông vị thuyền trường tài tình, người cần lái vững đưa Microsoft vượt qua khó khăn, qua chặng đường dài đầy chông gai Xuất thân từ cậu bé thông minh tinh nghịch, ham mê lập trình đến mức độ điên khùng, tham gia tất công đoạn sản xuất phần mềm, Bill Gates hiểu cách sâu sắc hết đặc thù cơng nghệ sản xuất phần mềm Từ đó, ơng đề phương pháp quản trị vô độc đáo cơng ty Và yếu tố định thành cơng chói lọi Microsoft Bill Gates đặt hướng yêu cầu đặc biệt Đầu tiên ông xem trọng vấn đề nhân sự, muốn có công ty phát triển nhanh mạnh bền vững, yếu tố đặt lên hàng đầu Minh chứng cho điều cơng ty Microsoft cố gắng th người nằm số 5% thông minh hành tinh lĩnh vực chuyên môn họ Đây chiến lược mà Gates cố ý đề nhằm bảo đảm cơng ty thu hút não ưu tú ngành Việc lựa chọn người tiến hành nhiều hình thức Các nhân viên Microsoft tiếp xúc cơng khai bí mật với chuyên gia giỏi hãng khác; lôi kéo, mua 18 chuộc ưu vật chất tinh thần Microsoft Một nguồn nhân lực khác từ sinh viên trường đại học Một điều thú vị làm việc Microsoft cho dù người thông minh đến mức họ ln phải ln để tương xứng với cơng việc Họ phải khơng ngừng cống hiến lực tài cho cơng việc hãng bù vào đền đáp cách xứng đáng Công ty Microsoft cố gắng th người thơng minh, hay cịn gọi khơn ngoan được, tùy theo cách hiểu người hai từ Tiêu chuẩn nói cách ước lệ là: người nằm số 5% thông minh hành tinh lĩnh vực chuyên môn họ Vậy thông minh hiểu nào? Điều tùy thuộc vào công việc mà họ làm, người quản lý sản phẩm hay lập trình, luật sư hay kế tốn… cơng ty Phải hiểu chọn người khôn ngoan cho công việc họ từ khóa khơn ngoan khơng phải biết nhiều Người thơng minh có khả khởi động sớm não để suy nghĩ Họ có vai trị quan trọng chủ chốt, người nắm bắt lỗi lầm sớm bắt kịp với cách làm việc hiệu công việc, tiết kiệm thời gian hoạt động tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho công ty Tại Microsoft phải thật thông minh thành cơng Những người thông minh mong làm việc với người thông minh Các nhân viên Microsoft phải người thật giỏi họ phải làm việc với người thông minh Một điều thú vị làm việc Microsoft cho dù người thơng minh đến mức họ phải cố gắng hàng ngày tương xứng với cơng việc Để tuyển nhân tài cho hãng, phận nhân David Pritchard làm giám đốc đặt nhiệm vụ áp dụng biện pháp hữu hiệu để tuyển đào tạo siêu nhân Việc lựa chọn người tiến hành nhiều hình thức Hàng chục nhân viên làm việc theo kiểu săn đầu người chuyên theo dõi chuyên gia giỏi hãng trội công việc mà lĩnh tài thừa nhận Các nhân viên Microsoft tiếp xúc công khai bí mật với họ; lơi kéo, mua chuộc ưu vật chất tinh thần Microsoft, biết riêng tên Microsoft có sức lơi kéo lớn đa số chuyên gia tin học Mỹ nước 19 Những nhân tài cịn tiềm ẩn số sinh viên trường đại học, thông qua bảng điểm khả sáng tạo qua kỳ thi hay hội chợ lớn Nhưng việc lựa chọn khơng bó hẹp ngành chun mơn tin học Là công ty hàng đầu, động, Microsoft nhắm vào đội ngũ chuyên gia tài chính, marketing, tổ chức mạng lưới thương mại… Điều bắt buộc người giỏi Pritchard nói: Khi tuyển nhầm người có khả trung bình chuẩn bị cho ngày tàn Microsoft! Sau lọc lựa hàng nghìn hồ sơ để chọn một, nhờ có hệ thống xử lý thông tin tin học đánh giá cách tổng hợp, ứng cử viên phải qua đợt vấn Một nhóm 4-5 người phận nhân tiến hành vấn người dự tuyển Mỗi người vấn người vấn Tất nhiên câu hỏi khó, làm nản lòng người tự tin Song giám khảo không cho câu trả lời hay sai quan trọng Cái họ quan tâm lực tư để xác định cách ứng xử thông minh nhanh nhạy ứng cử viên trước tình khó cần giải Đối với vấn kỹ thuật có câu hỏi lập trình, câu hỏi nối tiếp câu hỏi kia, lúc ứng cử viên phải viết chương trình ngắn để trả lời Đối với vị trí người quản lý phần mềm thí sinh trao cho tình cách họ giải tình Nếu câu trả lời chung chung ứng cử viên đẩy vào tình đặc biệt chứng tỏ ứng cử viên rõ chủ đề Mỗi người vấn vấn kết thúc phải gửi e-mail cho tất người vấn khác với từ “thuê” hay “khơng th” Trong Microsoft có số người tài hoa, số người chí cịn chưa tốt nghiệp trung học ngành tin học Nhưng người lại trả lương người có cấp Khơng có lý ngành công nghiệp mà lại không thuê người có phẩm chất đơn họ khơng có cấp cả, tất vấn đề người thực cơng việc tốt đến đâu Được nhận vào Microsoft, tự hào nhân tài Nhưng chưa phải yên vị, phải biết cố gắng liên tục để giữ ghế Cứ tháng lần, người phải trải qua đánh giá hiệu làm việc Những đánh cho thấy người có làm tụt hậu cơng ty khơng, có kết 20 Kết đánh giá ảnh hưởng trực tiếp đến việc thăng tiến nghề nghiệp bạn, mức lương, số cổ phiếu phân phối Tóm lại, để làm việc Microsoft bạn phải người thông minh, biết cống hiến lực tài cho cơng việc hãng, bù vào bạn đền đáp cách xứng đáng Câu 2: Lời khuyên cho Laura Kelly để cải thiện kỹ quản lý lãnh đạo: Một giám đốc vừa nhà lãnh đạo người quản lý Tuy nhiên, với điều kiện hai quản lý có lực trực tiếp quản lý tất nhân viên phận, Laura nên tập trung làm lãnh đạo Nên giao trách nhiệm quản lý cho hai người quản lý Chiến lược xây dựng tự tin nhà quản lý, cho phép họ giải vấn đề cho nhân viên Nó giúp Laura có thời gian tập trung vào việc xây dựng ý thức tốt cam kết nhân viên với sứ mệnh tầm nhìn Nhân viên dường khơng chắn tương lai, tỷ lệ nghỉ việc cao phong cách hội thoại tiêu cực Laura Xây dựng lòng tin cho nhân viên bao gồm: Cung cấp cho nhà quản lý quyền tự chủ thông tin cần thiết để quản lý nhân viên họ Giao tiếp thường xuyên với nhân viên thay đổi Khuyến khích nhân viên theo đuổi hội phát triển học tập chuyên sâu cho họ thời gian để làm điều Tham gia tập tương tác team building Tăng cường hiệu tuyệt vời Nói thẳng phong cách hội thoại Laura, giải thích cho xem tác động tới nhận thức nhân viên Có liên quan tới nhân viên q trình tuyển dụng khi vị trí trống bổ sung Nói chuyện trực tiếp với nhân viên không trừng phạt với vấn đề họ cho góp phần khiến tỷ lệ nghỉ việc cao 21 Đánh giá tính cách lãnh đạo/quản lý giúp cho Laura Kelly Bằng cách này, Kelly xác định kỹ cá nhân họ, học cách hỗ trợ nhân viên tốt tìm cách àm việc để sử dụng mạnh nhau, điều hành phận Sử dụng phong cách tiếp cận, Kelly dường sử dụng cách tiếp cận theo định hướng nhiệm vụ Laura tập trung xây dựng kỹ lãnh đạo cách xây dựng mạnh Ngồi ra, Laura nên xem lại vai trò trách nhiệm vị trí mức độ phù hợp cơng việc phịng ban với nhiệm vụ tổng tổ chức Phù hợp với sứ mệnh tổng thể truyền thông với nhân viên giúp cải thiện tinh thần cung cấp rõ ràng vai trò đạo phịng ban Phong cách lãnh đạo có hiệu tình này: Một số cách lãnh đạo phù hợp với tình huống: - Kỹ năng: Trọng tâm vào khả giải vấn đề phức tạp Tổ chức phi lợi nhuận gặp nhiều khó khăn cấp tổ chức, bao gồm tỷ lệ nghỉ việc cao - Con đường mục tiêu: Tạo động lực cho nhân viên cách xác định mục tiêu, làm rõ đường đi, loại bỏ trở ngại hỗ trợ Kiểu lãnh đạo hoạt động tốt xây dựng tinh thần làm việc nhân viên - Chuyển đổi: Coi nhân viên người hoàn chỉnh, xem xét cảm xúc quan điểm Xây dựng động lực cách cung cấp tầm nhìn rõ ràng, hoạt động kiến trúc sư xã hội, xây dựng tin tưởng tự tin tích cực PHỤ LỤC Vì đến hạn nộp Bài tập nhóm có thành viên tương tác, thành viên cịn lại dù đơn đốc khơng có phản hồi không gửi tập em tổng hợp nên em tự làm riêng phần tập em Mong thầy/cô thông cảm ạ, làm có cơng việc riêng thành viên khác khơng hợp tác nên em khơng cịn cách khác 22 23 ... tin phản hồi trình quản trị; trường hợp thơng tin đóng vai trị cơng cụ q trình quản trị - Thơng tin biểu quyền lực, cải sức mạnh quản trị tổ chức: Trong tổ chức, cấp quản trị trải theo kênh tổ... trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản trị có hiệu - Làm cho chủ thể quản trị xem xét đối tượng quản trị với tồn tính phức tạp, đa dạng nó; điều chỉnh hoạt động đối tượng quản trị cho... trình quản trị: Để tiến hành hoạt động quản trị, việc mà chủ thể quản trị cần biết phải có đầy đủ thơng tin ràng buộc mơi trường mà tổ chức phải tuân thủ (các ràng buộc khách quan mang tính khoa học