TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MINH TÂN NHÔM
NHỮNG THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY
Tên Công Ty viết bằng tiếng việt: Công Ty TNHH MINH TÂN NHÔM
Tên Công Ty Viết bằng tiếng nước ngoài:Minh Tân ALuminium Co.,Ltd
Tên Công Ty viết tắt: Mital Co., Ltd
2 Địa chỉ trụ sở chính: 141/1 , Khu Phố 5, Đường Phạm Văn Thuận, Phường Tam Hiệp,
Thành Phố Biên Hòa , tỉnh Đồng Nai Điện Thoại: 0613.812264 Fax: 0613.812306
3.Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:Cấp ngày 12/05/2007
4 Loại hình doanh nghiệp:Công Ty TNHH có hai thành viên trở lên
5 Nghành nghề kinh doanh: Mua bán hàng trang trí nội thất, gia công cơ khí, sản xuất mua bán các sản phảm từ nhôm, sắt; gia công sơn tĩnh điện ( không sản xuất, gia công tại trụ sở chính)
Trong đó: Ông Vũ Thế Dũng: 3.400.000.0000 đồng
Bà Đoàn Thị Kim Hường : 1.600.000.000 đồng Ông Thông Sương Dân :500.000.000 đồng
- Tổng số lao động: 350 người
Trong đó: Trình độ Đại Hoc: 5 người
Trình độ Cao Đẳng: 20 người
Trình độ Trung Cấp: 210 người
Lao động phổ thông : 115 người
Xưởng làm việc có tổng diện tích: 5000m 2
+ Đặc điểm thiết kế, sản xuất cung cấp và lắp đặt tất cả các mặt hàng cao cấp ngoài trời tùy theo yêu cầu của khách hàng
+ Công nghệ bán tự động gồm: Cắt , uốn , hàn , sơn tĩnh điện, đóng gói Đặc điểm xử lý bề mặt chống ăn mòn kim loại
7 Người đạị diện theo pháp luật của Công Ty:
Họ và Tên : Đoàn Thị Kim Hường Giới tính : Nữ
Sinh ngày : 03/04/1962 Dân Tộc : Kinh
CMND số : 27010447 Quốc tịch : Việt Nam
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:141/1.Khu Phố 5,đường Phạm văn Thuận, Phường Tam hiệp, Thành Phố Biên Hòa
Chỗ ở hiện tại: 141/1, Khu Phố 5, Đường Phạm Văn Thuận, Phường Tam Hiệp, Thành Phố Biên Hòa Điện thoại: 091.8149290.
THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
Trường Cao Đẳng Nghề Số 8, tọa lạc tại cổng 11, Phường Long Bình Tân, Biên Hòa, cung cấp nguồn nhân lực trẻ tuổi, năng động và tay nghề cao, được đào tạo bài bản tại Trường Cao Đẳng Cơ Điện Đồng Nai.
+Nhân viên, công nhân khi bước vào môi trường làm việc đã có kiến thức nền tảng về công việc, giúp giảm bớt chi phí đào tạo nhân viên
+Cùng với các đối tác khách hàng là các tập đoàn, công ty lớn như:
- Tập đoàn Claude Neon Pty ( Sydny Australia)
- Công ty Shinwa Viet Nam co.ltd(Khu Công Nghiệp Amata)
Với các đối tác lớn như vậy chứng tỏ uy tín của Công ty trên trường Quốc tế
Khách hàng Nguyễn Bảo An từ công ty Hoàng Thanh đã chia sẻ: "Chúng tôi đã sử dụng các sản phẩm của MINH TÂN NHÔM và nhận thấy chất lượng rất tốt, giá thành hợp lý MINH TÂN NHÔM sẽ luôn là sự lựa chọn đầu tiên của chúng tôi."
Công ty sở hữu một đội ngũ cán bộ và công nhân viên gắn bó, đoàn kết, tạo nên môi trường làm việc tích cực Đặc biệt, công đoàn vững mạnh của công ty phối hợp chặt chẽ với Ban Giám Đốc để nâng cao trình độ chuyên môn và chăm sóc đời sống của cán bộ nhân viên.
2 Khó khăn:Trên thương trường đầy khốc liệt nhưng cũng nhiều tiềm năng này luôn rình rập những nguy hiểm đe dọa đến sự hưng vong của Công Ty , nhưng cũng có rất nhiều cơ hội lớn đang mở ra, nhưng Công ty với số vốn dưới 10 tỷ đồng để có thể đầu tư tham gia vào những dự án lớn là rất khó
Một số sản phẩm của Công Ty hiện vẫn sử dụng phương pháp gia công truyền thống, dẫn đến năng suất chưa đạt hiệu quả tối ưu và hiệu quả kinh tế chưa cao.
3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty:
3.1 : Sơ đồ tổ chức quản lý :
3.2: Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận , phòng ban:
Để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần không chỉ có vốn và chuyên môn của từng thành viên mà còn phải sở hữu một bộ máy quản lý hiệu quả Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty được thiết kế gọn nhẹ, với các phòng ban phân chia rõ ràng, phù hợp với hoạt động kinh doanh, nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
P.KẾ HOẠCH XUẤT - NHẬP KHẨU
PGĐ PHỤ TRÁCH TÀI CHÍNH
Lãnh đạo công ty là người chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp, quản lý và điều hành tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty.
3.2.2 : Phó Giám Đốc phụ trách kỹ thuật:
Phụ trách công việc liên quan đến kỹ thuật
3.2.3 : Phó Giám Đốc phụ trách tài chính :
Có trách nhiệm về chiến lược tài chính của Công ty
Phụ trách kỹ thuật về xây dựng cơ bản, ký kết hợp đồng liên quan đến xây dựng , sửa chữa các thiết bị máy móc trong doanh nghiệp…
3.2.5 : Phòng Tổ Chức Hành Chính:
Tham mưu cho giám đốc về tổ chức nhân sự, điều chuyển, tiếp nhận hoặc chấm dứt hợp đồng lao động của cán bộ công nhân viên Đảm bảo thực hiện các chế độ chính sách theo quy định của nhà nước đối với người lao động và duy trì điều kiện làm việc tại văn phòng Công ty.
Đánh giá nguồn nhân lực hiện tại là bước quan trọng để xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho công ty trong tương lai.
Xây dựng bảng mô tả công việc rõ ràng, hướng dẫn công việc chi tiết và hệ thống tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc là rất cần thiết để đánh giá thành tích và năng lực của nhân viên hiệu quả.
Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, công ty cần thực hiện các chính sách liên quan đến hưu trí, mất sức lao động, ốm đau, thai sản và các trường hợp độc hại theo quy định của pháp luật hiện hành Việc tuân thủ các quy định này không chỉ bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc công bằng và bền vững.
- Kết hợp với các bộ phận , phòng ban kỹ thuật xác định nghành nghề được hưởng chế độ phụ cấp độc hại cho người lao động
3.2.6 : Phòng Kế Toán Tài Vụ:
Tổ chức quản lý giá trị tài sản của Công Ty, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật tư và tiền vốn, lập kế hoạch thu chi ngân quỹ tài chính, và thực hiện báo cáo tài chính theo quy định Đồng thời, tổ chức cần duy trì liên hệ thường xuyên với ngân hàng để thực hiện thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên và giao dịch thu chi với khách hàng.
Phòng Kinh Doanh tập trung vào việc đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán sản phẩm, đồng thời tìm kiếm khách hàng để mở rộng thị trường cả trong nước và quốc tế Chúng tôi sẽ giới thiệu mẫu mã và sản phẩm mới của Công Ty trong thời gian tới, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của thị trường.
3.2.8 :Phòng Kế Hoạch Xuất - Nhập Khẩu :
- Có nhiệm vụ kiểm tra việc nhập - xuất hóa đơn bán hàng
- Báo cáo định kỳ công tác xuất - nhập khẩu
Phòng Kế Hoạch Sản Xuất có chức năng tư vấn cho Ban giám Đốc Công Ty trong việc xây dựng kế hoạch thiết kế sản phẩm và triển khai quy trình sản xuất với thời gian nhanh chóng, đảm bảo chất lượng và giá thành hợp lý Nhiệm vụ của phòng bao gồm quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất để đạt hiệu quả cao nhất.
Tổ chuẩn bị sản xuất :
Nhận hợp đồng sản xuất, hoạch định tiến độ sản xuất sản phẩm
Kiểm tra nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu của sản phẩm
Kiểm tra nguồn nhân lực cần có để sản xuất sản phẩm
Lập lệnh sản xuất và phát lệnh sản xuất đến các bộ phận sản xuất
Tổ thiết kế sản phẩm :
Có nhiệm vụ thiết kế , vẽ mẫu sản phẩm đặt hàng đúng kích cỡ, kiểu dáng do khách hàng yêu cầu
Tổ điều độ sản xuất :
Theo dõi hàng ngày tiến trình sản xuất của từng khâu là rất quan trọng Nếu phát hiện có sự sai lệch so với bản thiết kế, cần nhanh chóng đưa ra giải pháp và tiến hành điều chỉnh kịp thời để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Kiểm soát nhập kho thành phẩm
Tổ chức phân tích đánh giá kết quả sản xuất và tiến độ giao hàng trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp khắc phục
4.Quy trình công nghệ sản xuất tại Công Ty:
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
PHƯƠNG TIỆN KẾ TOÁN
Công ty hạch toán toàn bộ quá trình trên máy tính.
HÌNH THỨC TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Hình thức tổ chức công ty áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức chứng tử ghi sổ hạch toán theo Sơ đồ sau :
Bảng cân đối tài khoản
Sổ Kế Toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hình thức sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là phương pháp tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này không chỉ dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế mà còn giúp quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối phát sinh.
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ ghi vào sổ Kế toán và lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời cập nhật vào bảng tổng hợp các sổ chi tiết Các chứng từ này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách liên quan Cuối tháng, kế toán khóa sổ để tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có Sau đó, kế toán tính số dư từng tài khoản trên từng sổ cái Cuối năm, dựa vào Sổ cái, kế toán tổng hợp bảng cân đối tài khoản và lập Báo cáo tài chính.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình giảm tài sản và nguồn vốn, đồng thời phân bổ chi phí để tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
1.Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế Toán:
2 Ch ứ c n ă ng , nhi ệ m v ụ c ủ a K ế Toán trong công Ty :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Tiến hành công tác kiểm tra theo qui định của Nhà nước
Lập Kế Toán báo cáo và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo của các phòng ban khác lập
Giúp giám Đốc tổ chức công tác thông tin kế Toán , hạch toán kinh tế và phát triển hoạt động kinh tế
Lưu trữ , bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập chung thống nhất các số liệu Kế Toán
Cung cấp số liệu cho các bộ phận liên quan trong Công Ty
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của phòng kế toán, báo cáo trực tiếp với Giám Đốc và tuân thủ các quy định của nhà nước Công việc của kế toán trưởng bao gồm tổ chức, quản lý và ghi chép tài chính của đơn vị theo chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ được quy định tại nghị quyết 26/CP.
Giải quyết xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát hư hỏng, các khoản nợ khó đòi và khoản thiệt hại khác
Hạch toán sản xuất kinh doanh và tính giá thành dịch vụ là công việc quan trọng trong kế toán, bao gồm việc báo cáo định kỳ số liệu kế toán và tổng hợp lên sổ cái, sổ chi tiết và sổ tổng hợp để lập báo cáo hàng tháng, quý và năm Đồng thời, phân tích tình hình sử dụng tài sản cố định và tính khấu hao cần được thực hiện đúng để phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí Kế toán viên cần ghi chép sổ sách một cách chính xác, lập Bảng Cân Đối Kế Toán và ghi sổ các chứng từ liên quan để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
Nhiệm vụ thanh toán với khách hàng bao gồm lập sổ báo cáo thu chi, thực hiện báo cáo định kỳ và theo dõi doanh thu từ khoản nợ ngân sách nhà nước Ngoài ra, cần quản lý thanh toán tạm ứng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách hiệu quả.
Để quản lý vật tư hiệu quả, cần ghi chép chi tiết và chính xác vào sổ vật tư, lập bảng kê Nhập – Xuất – Tồn kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Việc phân bổ định kỳ hàng tháng và đối chiếu số liệu với Phòng Kế Toán giúp phát hiện kịp thời các vấn đề như mất mát, hư hỏng và lãng phí vật tư trong quá trình sản xuất.
Chịu trách nhiệm quản lý và thu tiền mặt, khóa sổ và đối chiếu số liệu quỹ với số tiền hiện có trong két Vào cuối tháng, báo cáo tổng số tiền và lập bảng kê chi tiết từng loại cho Ban Giám Đốc và Phòng Kế Toán.
Dựa trên bảng chấm công và các quyết định khen thưởng hoặc trừ lương từ Phòng Hành Chính, tiến hành tính lương và thanh toán cho công nhân viên Đồng thời, giải quyết các vấn đề liên quan đến trợ cấp và bảo hiểm xã hội cho công nhân viên.
PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TÂN NHÔM
A.KHÁI NI Ệ M: Hệ thống kiểm soát nội bộ Kế Toán tại doanh nghiệp là hệ thống của tất cả những gì mà tổ chức cần làm để có được những điều muốn và tránh được những điều không muốn tránh hay nói một cách khác đó là hệ thống của các chính sách thủ tục kiểm soát vốn của doanh nghiệp
KIỂM SOÁT TIỀN
NỘI DUNG VÀ ĐẶC ĐIỂM CÁC KHOẢN MỤC TIỀN
Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất
Trên Bảng Cân đối kế toán, tiền được liệt kê trong phần tài sản, cụ thể là tài sản ngắn hạn, tại mục tiền và tương đương tiền Số liệu về tiền được trình bày tổng hợp và chi tiết trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Tiền mặt (TK 111) bao gồm tiền Việt Nam (TK 1111), ngoại tệ (TK 1112), và vàng bạc, kim khí quý, đá quý (TK 1113) Số liệu của tài khoản này được trình bày trên báo cáo tài chính vào thời điểm khóa sổ, đã được đối chiếu với số thực tế và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Tiền gửi ngân hàng ( TK 112): bao gồm tiền Việt Nam- TK 1121, ngoại tệ- TK
Tài khoản 1122 liên quan đến vàng bạc, đá quý và kim khí quý, trong khi tài khoản 1123 phản ánh số tiền gửi tại ngân hàng Số dư của tài khoản tiền gửi ngân hàng cần được đối chiếu và điều chỉnh theo sổ phụ ngân hàng vào thời điểm khóa sổ, đảm bảo tính chính xác trong Bảng cân đối kế toán.
Tiền đang chuyển (TK113) bao gồm các khoản Tiền Việt Nam và Ngoại tệ mà doanh nghiệp đã gửi vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hoặc chuyển qua bưu điện cho ngân hàng Dù đã thực hiện thủ tục chuyển tiền từ tài khoản Tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho các đơn vị khác, nhưng đến ngày khóa sổ, doanh nghiệp vẫn chưa nhận được giấy báo có, bảng sao kê từ ngân hàng, hoặc giấy báo từ kho bạc.
Tiền là mục đầu tiên trong Bảng Cân đối kế toán và đóng vai trò quan trọng trong tài sản ngắn hạn Vì thường được sử dụng để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp, nên khoản mục này có thể bị trình bày sai lệch một cách cố ý.
Tiền không chỉ là một khoản mục quan trọng mà còn ảnh hưởng đến nhiều yếu tố then chốt của doanh nghiệp, bao gồm thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác.
Tiền còn là tài sản rất “ nhạy cảm ” nên khả năng xảy ra gian lận, biến thủ thường cao hơn các tài sản khác
Một đặc điểm quan trọng của tiền là bên cạnh việc số dư có thể sai lệch do sai sót và gian lận, còn có những trường hợp số dư trên Báo Cáo Tài Chính vẫn chính xác nhưng các sai lệch đã xảy ra trong các nghiệp vụ phát sinh, ảnh hưởng đến các khoản mục khác Do đó, việc kiểm tra tiền là rất cần thiết, mặc dù khoản mục này thường không chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản.
Sơ đồ : Mối liên hệ giữa tiền và các chu kì kinh doanh chính
Chu trình bán hàng Tiền mặt, Tiền gởi và thu tiền ngân hàng Doanh thu Phải thu của bán hàng khách hàng Chi phí tài chính
Hàng bán bị trả lại
Tiền mặt, Tiền gởi Phải trả cho Chi phí nhân công trực tiếp ngân hàng công nhân viên Chi phí sản xuất chung
Phải trả khác Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chu trình mua hàng và trả tiền
Phải trả cho người bán Hàng tồn kho, mua hàng
Các khoản tiền có thực hiện đều được ghi nhận trên Báo Cáo Tài Chính
Doanh nghiệp có quyền sở hữu về mặt pháp lý đối với các khoản tiền được ghi nhận
Số dư tài khoản tiền được ghi phù hợp với giá được xác định theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
Số liệu trên sổ chi tiết tiền được tổng hợp đúng và phù hợp với tài khoản tổng hợp trên sổ cái
Số dư tiền được phân loại và trình bày một cách hợp lý trong báo cáo tài chính, đảm bảo rằng tất cả các trường hợp tiền bị hạn chế quyền sử dụng đều được khai báo đầy đủ.
Nhân viên có đủ khả năng và liêm chính
Trong việc quản lý tiền phải qui định trách nhiệm cho từng đối tượng có liên quan
Ghi chép tức thời và đầy đủ số thu
Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ quỹ
Chấp hành nghiêm chỉng các qui định về tồn quỹ và nộp tiền bán hàng
Hạn chế chi bằng tiền mặt
Đối chiếu số liệu giữa thực tế và sổ sách kế toán
3.2 Thủ tục kiểm soát tài sản :
Người nộp tiền sẽ đề nghị nộp tiền và kế toán thanh toán lập Phiếu thu để trình Kế Toán Trưởng ký duyệt Sau khi nhận lại phiếu thu, Kế Toán Thanh Toán sẽ đưa cho người nộp tiền ký và nộp tiền Thủ quỹ nhận phiếu thu và thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ Kế Toán Thanh Toán cũng sẽ dựa vào các chứng từ này để ghi sổ kế toán tiền mặt.
Sơ đồ :Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt
Sơ đồ : Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt
Dựa vào các chứng từ như Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng và Hóa đơn, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi để Kế Toán Trưởng ký duyệt Nếu được đồng ý, phiếu chi sẽ được gửi lên ban giám đốc để ký và đóng dấu Sau khi nhận phiếu chi, Kế Toán Thanh Toán sẽ chuyển cho Thủ Quỹ, người sẽ chi tiền từ quỹ, ký tên và đóng dấu “Đã chi tiền” Người nhận tiền cũng sẽ ký vào phiếu chi và ghi lại tình hình chi tiền vào Sổ Quỹ tiền mặt trước khi chuyển các chứng từ cho kế toán.
Mỗi ngày, kế toán và thủ quỹ tiến hành đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, một nhân viên khác sẽ thực hiện việc kiểm kê số tiền thực tế trong quỹ và so sánh với số liệu ghi trên sổ sách.
Tiền phải để trong két sắt do thủ quỹ quản lý Hạn chế các đối tượng khác tiếp xúc
Cuối kỳ, việc kiểm kê quỹ tiền mặt được thực hiện để so sánh giữa số liệu thực tế và sổ sách Thành phần tham gia kiểm kê bao gồm kế toán tiền, thủ quỹ và một đại diện bên ngoài phòng kế toán Kết quả kiểm kê sẽ được lập biên bản, có chữ ký xác nhận của các thành viên tham gia, sau đó chuyển cho kế toán trưởng để xác nhận Trong trường hợp phát hiện chênh lệch, biên bản sẽ được chuyển lên Ban giám đốc để giải quyết theo quy định.
Khi ngân hàng nhận tiền, họ sẽ lập Giấy báo Có và gửi cho kế toán ngân hàng Dựa trên Giấy báo Có, kế toán ngân hàng sẽ tạo chứng từ thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt và ghi sổ tiền gửi.
Sơ đồ Mô hình hóa hoạt động thu tiền gửi:
Kế toán ngân hàng thực hiện quy trình lập Ủy nhiệm chi, sau đó gửi cho Kế Toán Trưởng để ký và duyệt Khi được Kế Toán Trưởng đồng ý, Ủy nhiệm chi sẽ được gửi đến ban giám đốc để ký và tiếp theo là gửi đến ngân hàng Ngân hàng nhận Ủy nhiệm chi và tiến hành thực hiện lệnh chi, đồng thời lập giấy Báo Nợ Kế toán ngân hàng nhận giấy Báo Nợ và ghi sổ kế toán tiền gửi.
Sơ đồ : Mô hình hóa hoạt động chi tiền gửi
II KIỂM SOÁT TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TÂN NHÔM:
Khi Mua hàng, bán hàng Công Ty thanh toán cho người bán hoặc khách hàng thanh toán cho bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàng
.Thủ tục mua hàng – trả tiền (CHI TIỀN ):
Xác định nguyên vật liệu cần
Lựa chọn nhà cung cấp Đặt hàng
Xem mẫu Hợp đồng mua bán
Khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, Phó Giám Đốc kỹ thuật sẽ lập phương án sản xuất, xác định nguyên vật liệu cần thiết Sau khi gửi sơ đồ cho phòng kế hoạch và được duyệt bởi Giám Đốc, Công Ty sẽ phát hành đơn đặt hàng để liên hệ với các nhà cung cấp Mục tiêu là yêu cầu báo giá và chính thức đặt hàng với nhà cung cấp phù hợp, đảm bảo về giá cả và chất lượng nguyên vật liệu.
Người chụi trách nhiệm mua sẽ xác định mẫu , kiểm tra mẫu có đạt yêu cầu
Hóa đơn thuế GTGT (Hóa đơn bán hàng); Hóa đơn thông thường
Giấy báo Có ngân hàng
Biên bản bù trừ công nợ
Một số tài khoản sử dụng: Hàng hóa ( 156,1561,1562) , Tiền mặt (111,1112), chuyển khoản (112,1121), phải trả cho người bán (331) …
Nhà cung ứng vật tư chủ yếu của Công Ty:
Công Ty TNHH MINH TÂN (Biên Hòa, Đồng Nai)
Công Ty TNHH YNGHUA VIỆT NAM (KCN Biên Hòa 2)
Chi nhánh Công Ty TNHH XNK CÁT TƯỜNG (Tân Bình, Tp.HCM)
Công TyTNHH Hữu Liên Á Châu (Tp.HCM)
Công TyTM-SX Cẩm Nguyên (Tp.HCM)
Inox Đông Nam Á (Tp.HCM)
Công Ty TNHH Bluescope Buildings Việt nam (KCN Biên Hòa 2)
Công Ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng VN (KCN Nhơn Trạch)
Công Ty TNHH Đại Phú (Tp.HCM)
Biên bản giao nhận Hóa đơn mua hàng Phiếu nhập kho
Phiếu chi Phiếu ủy nhiệm chi
KIỂM SOÁT NỢ PHẢI THU
Đặc điểm
Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô
Nợ phải thu khách hàng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, vì vậy nó thường bị sử dụng để áp dụng các thủ thuật nhằm tăng cường doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nợ phải thu khách hàng được thể hiện theo giá trị thuần có thể thu hồi Tuy nhiên, việc lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi thường dựa vào ước tính của các nhà quản lý, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót và khó khăn trong việc kiểm tra.
Các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép đều có thực tại thời điểm lập báo cáo và phải được ghi nhận đầy đủ
Các khoản nợ phải thu khách hàng vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị
Các khoản nợ phải thu từ khách hàng cần được ghi chép chính xác tổng số tiền trên báo cáo tài chính và phải đảm bảo sự phù hợp giữa chi tiết nợ phải thu và sổ cái.
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi cần được tính toán một cách hợp lý để đảm bảo rằng giá trị thuần của nợ phải thu từ khách hàng phản ánh chính xác giá trị thuần có thể thu hồi.
Việc trình bày và công bố khoản nợ phải thu từ khách hàng cần phải chính xác, bao gồm cả việc thể hiện đúng các khoản nợ và công bố đầy đủ các vấn đề liên quan như các khoản cầm cố và thế chấp.
- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng liên quan
- Ban hành các chính sách và thủ tục bán chịu
- Hoàn thiện hệ thống kế toán chi tiết nợ phải thu
- Báo cáo phân tích định kỳ nợ phải thu
- Tổ chức công tác đối chiếu công nợ
- Qui định thủ tục xóa nợ
3.2 Thủ tục kiểm soát Để tìm hiểu và đánh giá rủi ro kiểm soát nợ phải thu khách hàng, cần phải khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ đối với toàn bộ chu trình bán hàng Sau đây là cách thức tổ chức chu trình bán hàng:
L ậ p l ệ nh bán hàng ( hay phi ế u xu ấ t kho )
Dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận liên quan sẽ xem xét về số lượng và chủng loại để xác định khả năng thanh toán và cung ứng đúng hạn Khi nhận đơn đặt hàng qua e-mail, điện thoại hay fax, cần thực hiện các thủ tục đảm bảo tính pháp lý Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được thông báo cho khách hàng để tránh tranh chấp trong tương lai.
Trước khi tiến hành bán hàng, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng dựa trên đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát khả năng thu hồi nợ Để hỗ trợ công việc này, doanh nghiệp nên thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng và duy trì danh sách cập nhật về tình hình tài chính của khách hàng Đặc biệt, trong môi trường kinh doanh có rủi ro cao, yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hoặc ký quỹ có thể là một biện pháp hiệu quả.
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng
Bộ phận gửi hàng cần lập chứng từ chuyển hàng và kèm theo hóa đơn khi gửi hàng cho khách hàng Trước khi gửi hóa đơn, cần kiểm tra kỹ các số liệu trên hóa đơn Tổng số tiền trên hóa đơn phát hành hàng ngày phải được ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng.
Sau khi lập hóa đơn và giao hàng cho khách, kế toán cần theo dõi các khoản nợ phải thu Để quản lý việc thu tiền hiệu quả, cần phân loại các khoản nợ theo từng nhóm tuổi Công việc này thường được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu để đảm bảo việc thu hồi nợ được thực hiện chặt chẽ.
Để nâng cao hiệu quả thu hồi nợ, các đơn vị nên thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng Hành động này không chỉ giúp thu hồi nhanh chóng các khoản phải thu mà còn hỗ trợ xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch giữa số liệu của hai bên, nếu có.
Xét duy ệ t hàng bán b ị tr ả l ạ i và gi ả m giá
Nếu khách hàng không hài lòng với hàng hóa nhận được do sai quy cách hoặc chất lượng kém, họ có quyền trả lại sản phẩm Do đó, doanh nghiệp cần thành lập một bộ phận độc lập để tiếp nhận và xét duyệt các yêu cầu trả hàng, đồng thời thực hiện khấu trừ liên quan đến hàng hóa này Để quản lý quy trình này, một chứng từ riêng đã được thiết kế nhằm phản ánh sự xét duyệt đối với hàng trả lại hoặc giảm giá, và chứng từ này cũng sẽ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ.
Cho phép xóa s ổ các kho ả n n ợ không thu h ồ i đượ c
Khi không còn khả năng thu hồi nợ từ khách hàng, nhà quản lý cần xem xét cho phép xóa sổ các khoản nợ này và đề nghị cấp có thẩm quyền chấp thuận Dựa trên quyết định này, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách Để nâng cao kiểm soát đối với việc xóa sổ nợ khó đòi, đơn vị cần thiết lập quy trình xét duyệt chặt chẽ.
Sơ đồ : Mô hình hóa hoạt động bán hàng và thu nợ
CHƯƠNG III:THỦ TỤC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO
3.1 Nội dung và đặc điểm của khoản mục
Hàng tồn kho bao gồm các tài sản được lưu giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh thông thường, cũng như những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh dở dang Ngoài ra, hàng tồn kho còn bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho được ghi nhận trên Bảng cân đối kế toán trong phần "Tài sản ngắn hạn", bao gồm hai chỉ tiêu chính: giá trị hàng tồn kho và tổng số dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chi tiết về các loại hàng tồn kho sẽ được công bố trong Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Hóa đơn thuế GTGT (Hóa đơn bán hàng); Hóa đơn thông thường
Giấy báo Có ngân hàng
Biên bản bù trừ công nợ
3.3 Sổ kế toán sử dụng
Sổ chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người mua
Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký và Sổ cái (TK 131)
THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH MINH TÂN NHÔM
1 Thủ tục kiểm soát nợ phải thu:
Phải thu của khách hàng – TK131:
Phải thu hợp đồng + đơn vị lẻ -TK131HD;
Phải thu TM khác – TK131KH
Phải thuCông ty TNHH nhựa Sakaguchi Việt Nam
Phải thu Công Ty cổ phần Sonadezi Long Bình
Phải thu Nhà máy hóa chất biên Hòa
2 Kiểm soát nợ phải thu
Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng dựa trên các nguồn thông tin khác nhau để quyết định việc bán chịu Đồng thời, phòng cũng lập danh sách bán chịu, theo dõi và cập nhật tình hình tài chính cũng như khả năng chi trả của khách hàng Ngoài ra, phòng yêu cầu khách hàng thực hiện thế chấp hoặc ký quỹ để đảm bảo nghĩa vụ thanh toán.
Khi phòng kinh doanh chấp nhận đơn đặt hàng, họ sẽ thông báo cho khách hàng về việc chấp nhận Sau đó, phòng kinh doanh lập lệnh bán hàng và chuyển cho kế toán vật tư Khi nhận được lệnh, kế toán vật tư sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất hàng Phòng kinh doanh cũng sẽ lập hóa đơn bán hàng và chuyển hàng cho khách Cuối cùng, khách hàng nhận hàng và hóa đơn, trong khi kế toán công nợ ghi chép vào sổ công nợ.
Sau khi lập hóa đơn và giao hàng cho khách, kế toán tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu bằng cách ghi chép chi tiết vào sổ công nợ theo từng khách hàng Họ liệt kê thời hạn thanh toán và phân loại các khoản nợ theo từng nhóm tuổi, giúp bộ phận kinh doanh lập kế hoạch thu nợ hiệu quả Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp các khoản nợ theo nhóm tuổi và gửi thông báo nợ hàng tháng đến khách hàng để đảm bảo việc thu hồi nợ được thực hiện kịp thời.
Vào cuối nửa năm và cuối năm, kế toán công nợ thực hiện việc xác nhận và đối chiếu công nợ với khách hàng để đảm bảo tính chính xác và thống nhất về số nợ của từng khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn, họ sẽ phải chịu lãi suất nợ quá hạn theo quy định trong từng hợp đồng hoặc mức lãi suất nợ quá hạn hiện hành của ngân hàng.
Nếu khoản nợ quá hạn trên 30 ngày chưa được thu hồi, Phòng kế toán sẽ lập báo cáo trình Giám đốc để có biện pháp thu hồi kịp thời Các biện pháp có thể bao gồm thương lượng, hòa giải, nhờ tổ chức chuyên thu nợ, bán nợ cho tổ chức mua bán nợ, hoặc nộp đơn lên tòa án Việc thu nợ thông qua phán quyết của tòa án là giải pháp cuối cùng cho những khách hàng có khoản nợ lớn và quá hạn lâu ngày.
Khách hàng P Kinh doanh Kế toán Thủ kho
Nhận hàng và hóa đơn
Nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng
Lập HĐBH và chuyển hàng
Nhận phiếu và xuất hàng
Sơ đồ :Mô hình hoạt động bán hàng và thu nợ của công ty
Khi không còn khả năng thu hồi các khoản nợ từ khách hàng, nhà quản lý cần xem xét việc xóa sổ các khoản nợ này và đề xuất lên ban giám đốc Dựa trên quyết định đó, bộ phận kế toán sẽ thực hiện ghi chép vào sổ sách.
Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp có thể lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi hoặc không thể đòi nếu có đủ bằng chứng và căn cứ Dự phòng này được xác định riêng cho từng khoản nợ và sau đó tổng hợp để tính toán tổng số cần lập dự phòng.
CHƯƠNG III :KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO
I Nội dung và đặc điểm khoản mục hàng tồn kho
Hàng tồn kho bao gồm tất cả các nguồn nguyên liệu, phụ tùng và hàng cung ứng mà công ty sử dụng trong quá trình sản xuất Ngoài ra, hàng tồn kho còn bao gồm các công việc đang thực hiện, tức là hàng hóa ở nhiều giai đoạn sản xuất khác nhau, cùng với thành phẩm đang chờ xuất kho để bán hoặc vận chuyển đến khách hàng.
Tài sản lưu động bao gồm các mặt hàng được giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh thông thường, cũng như những sản phẩm đang trong giai đoạn sản xuất hoặc kinh doanh dở dang Ngoài ra, nó còn bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Trên Bảng cân đối kế toán, phần A "Tài sản ngắn hạn" thể hiện hai chỉ tiêu chính: giá trị hàng tồn kho và tổng số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập Chi tiết các loại hàng tồn kho được công bố trong Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Hàng mua trên đường - TK 151 bao gồm các vật tư và hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng vẫn chưa hoàn tất thủ tục nhập kho tính đến thời điểm khóa sổ.
Nguyên liệu, vật liệu tồn kho – TK 152: là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, chế biến
Công cụ và dụng cụ trong kho, được ghi nhận tại TK 153, là những tư liệu lao động không đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng như quy định đối với tài sản cố định.
Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (TK 154) đề cập đến các chi phí phát sinh liên quan đến khối lượng sản phẩm và dịch vụ chưa hoàn thành tại thời điểm khóa sổ.
Thành phẩm tồn kho – TK 155: là những sản phẩm đã hoàn tất quá trình sản xuất, chế biến, gia công và được nhập kho để chờ bán
Hàng hóa tồn kho – TK 156: là những vật tư, hàng hóa được đơn vị mua để bán lại
Hàng gửi đi bán – TK 157 là những vật tư và hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị, nhưng được lưu giữ tại kho khác Các loại hàng này có thể bao gồm hàng gửi bán đại lý, hàng ký gửi, và trị giá dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp thuận thanh toán.
